Uit onderzoek van Gartner blijkt dat slechte datakwaliteit organisaties gemiddeld 12,9 miljoen dollar per jaar kost. Of je nu een team van één of duizend mensen hebt, die kosten worden door hetzelfde veroorzaakt: fragmentatie.
Wanneer je klantgeschiedenis in de ene tool staat en je dagelijkse werk in een andere, ben je constant bezig met het zoeken naar de context die je nodig hebt om een deal vooruit te helpen.
Je CRM moet de basis vormen van waar je werk daadwerkelijk plaatsvindt.
Deze gids laat je zien hoe je een krachtig CRM-systeem in ClickUp opzet. Breng je gegevens en taken samen om een einde te maken aan het voortdurende schakelen tussen apps en breng je relaties onder één dak. 📈
Wat is een CRM?
Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) is een tool waarmee je contactgegevens opslaat, interacties bijhoudt en deals beheert via je verkooppijplijn. Het biedt je team een gedeeld overzicht van elke klantrelatie, zodat follow-ups, eigendommen en de voortgang van deals zichtbaar blijven.
In de praktijk doet het beste CRM meer dan alleen klantgegevens opslaan: het helpt je team te weten wat de volgende stap is en waar dat werk zich bevindt.
In de praktijk doet het beste CRM meer dan alleen klantgegevens opslaan: het helpt je team te weten wat de volgende stap is en waar dat werk zich bevindt.
Simpel gezegd helpt een CRM je bij het beantwoorden van vragen als:
- Wat moet er nu gebeuren?
- Wie is deze klant?
- Waar komt deze lead vandaan?
- Wat was het laatste gesprek?
- In welke fase bevindt de deal zich?
📮 ClickUp Insight: 35% van de respondenten is overgestapt van spreadsheets naar een andere tool en is daar bij gebleven, en nog eens 25% overweegt actief om over te stappen.
De verschuiving suggereert dat teams niet zozeer gebonden zijn aan spreadsheets als wel aan vertrouwdheid. Velen lijken op zoek te zijn naar systemen die meer ondersteuning bieden naarmate het werk complexer wordt.
ClickUp biedt teams een manier om die overgang te maken zonder momentum te verliezen. Het platform bevat kant-en-klare sjablonen voor projectopvolging, CRM, voorraadbeheer, tijdbeheer en honderden andere toepassingen, waardoor teams kunnen beginnen met een gestructureerde aanpak in plaats van deze helemaal opnieuw te moeten opbouwen.
Weergaven zoals Lijst, Tabel, Bord en Gantt komen spreadsheetgebruikers bekend voor, terwijl automatiseringen, AI-ondersteuning en geïntegreerde, codevrije dashboards teams helpen verder te gaan dan handmatige updates.
Waarom zou je je CRM in ClickUp bouwen in plaats van spreadsheets of een aparte tool te gebruiken?
Veel CRM-tools zijn goed in het opslaan van contacten en het bijhouden van dealfasen. Maar voor groeiende teams is de grotere uitdaging wat er rondom de deal gebeurt: interne overdrachten, aantekeningen van vergaderingen, offertes, onboarding-taken, levering aan klanten, verlengingen en rapportages.
Wanneer de context in afzonderlijke tools staat, wordt je CRM een archief van de relatie, maar niet de plek waar de relatie daadwerkelijk vooruitgang boekt.
ClickUp lost dat op door klantgegevens, taken, documenten, dashboards, chat en AI samen te brengen in één werkruimte. Dat betekent dat je CRM direct naast de werkzaamheden staat die nodig zijn om klanten binnen te halen, te onboarden en te behouden – in plaats van als een losstaand systeem te functioneren.
Een CRM maken in ClickUp: stapsgewijze handleiding
Klantgegevens in spreadsheets, e-mails en verouderde CRM-systemen zijn een veelvoorkomend probleem voor verkoopteams. Dealinformatie staat in de ene tool, taken in een andere, en er is geen verbinding tussen beide.
Dealinformatie staat in het ene systeem, taken in het andere, en de klantcontext raakt daardoor verloren. ClickUp helpt je een CRM te bouwen dat verder gaat dan het bijhouden van de pijplijn. Dankzij de flexibele hiërarchie – ruimtes, mappen, lijsten en aangepaste instellingen op taakniveau – kun je op één plek een systeem creëren voor leads, accounts, deals, follow-ups, onboarding en rapportage.
En omdat ClickUp AI, automatiseringen, documenten, dashboards en werkbeheer combineert in één werkruimte, kan uw CRM een echt besturingssysteem worden voor klantgericht werk – niet alleen een database.
Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor de instellingen. 🛠️
Stap 1: Begin met een ClickUp CRM-sjabloon
Ga naar het ClickUp Template Center (toegankelijk via je Workspace-avatar of door /Template ergens in ClickUp te typen), zoek naar CRM en pas de ClickUp CRM-sjabloon toe op een ruimte of map.
De ClickUp CRM-sjabloon biedt je een snel startpunt voor het organiseren van contacten, deals, fasen en follow-upwerk, zonder dat je je systeem helemaal zelf hoeft op te bouwen.
Het beschikt over een mappenstructuur die aansluit bij de fasen van je pijplijn, samen met ClickUp-weergaven zoals Lijst, Bord en Tabel. Bovendien wordt het geleverd met vooraf ingestelde aangepaste velden waarmee je de dealwaarde, contactgegevens, leadbron en prioriteit kunt bijhouden. Alles is vanaf dag één zo ingesteld dat het een echte werkstroom weerspiegelt.
Vervolgens kun je het in de volgende stappen aangepast maken aan jouw proces.
👀 Wist je dat? Na een omzet van 112,91 miljard dollar in 2025 zal de wereldwijde markt voor Customer Relationship Management dit jaar naar verwachting 126,17 miljard dollar bereiken. En tegen 2034 zal de sector naar verwachting bijna verdrievoudigen tot maar liefst 320,99 miljard dollar, met een stabiel jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 12,4%.
Stap 2: Voeg weergaven toe om contacten te beheren en prioriteiten te stellen
Een CRM wordt veel nuttiger als je je gegevens duidelijk kunt zien.
Met ClickUp-weergaven kunt u dezelfde CRM-gegevens op verschillende manieren ordenen, afhankelijk van wat u wilt zien. Om een weergave toe te voegen, klikt u op de weergavebalk bovenaan een ruimte, map of lijst en selecteert u de gewenste weergave.
Dit zijn de vier weergaven die het meest nuttig zijn voor je CRM-systeem:
- Board View geeft je pijplijn weer als een Kanban-bord, waarbij elke kolom een fase van de deal vertegenwoordigt. Sleep kaarten tussen kolommen naarmate deals door de pijplijn lopen, zodat je team een live overzicht krijgt van de status van de pijplijn
- De tabelweergave werkt als een spreadsheet, waarbij elke rij een contactpersoon of deal vertegenwoordigt en elke kolom een veld. Dit is de beste optie voor de bulkbewerking van records, het vergelijken van waarden tussen deals of het exporteren van gegevens
- De lijstweergave organiseert contacten en deals als een takenlijst die kan worden gegroepeerd op status, toegewezen persoon of elk aangepast veld. Gebruik deze weergave om te filteren op specifieke segmenten, zoals alle openstaande deals die aan één vertegenwoordiger zijn toegewezen
- De kalenderweergave brengt taken in kaart op basis van de deadline, zodat aankomende follow-ups zichtbaar zijn zonder dat je naar een aparte kalender-app hoeft over te schakelen
💡 Pro-tip: Verspil voor een belangrijk gesprek geen 20 minuten aan het doorzoeken van maandenlange commentaren en oude documenten om te achterhalen hoe het met een deal staat.
Vraag ClickUp Brain gewoon om de volledige geschiedenis van de relatie voor je samen te vatten. Het haalt binnen enkele seconden de belangrijkste pijnpunten, de laatste interactie en de volgende stappen naar voren. Je kunt je pitch beginnen met volledige context en zonder stress over het werk aan de voorbereiding.
Stap 3: Voeg aangepaste velden toe om contactgegevens bij te houden
Een eenvoudige lijst met alleen namen biedt weinig toegevoegde waarde. Zonder gestructureerde gegevens kunnen verkopers niet filteren op leadbron, sorteren op dealwaarde of recente contacten bijhouden.
Met de aangepaste velden van ClickUp verandert een eenvoudige takenlijst in een doorzoekbare en filterbare contactendatabase. Elk veld slaat een specifiek gegevenspunt rechtstreeks op in het taakrecord.
Om een aangepast veld toe te voegen, klik je op het +-pictogram boven een kolom in de lijst- of tabelweergave, kies je een veldtype en geef je het een naam. Je kunt zoveel velden toevoegen als je proces vereist, en deze worden consistent toegepast op elk record in die lijst of map.
Dit zijn de veldtypen die het belangrijkst zijn om CRM te bijhouden:
| Veldtype | Het meest geschikt voor |
|---|---|
| E-mailadressen van contactpersonen rechtstreeks in het record opslaan | |
| Telefoon | Nummeren vastleggen zodat verkopers niet door contacten hoeven te zoeken |
| Dropdown | Categoriseren op leadbron, branche, fase of regio |
| Valuta | De waarde van deals bijhouden en de pijplijn sorteren op omzetpotentieel |
| Datum | Het vastleggen van data van laatste contact, deadlines voor follow-up en verlengingsperiodes |
| Labels | Contacten taggen met meerdere attributen voor filtering over verschillende segmenten heen |
| Tekst | Vrije aantekeningen toevoegen, zoals de voorkeurscommunicatiestijl van een contactpersoon |
| Aantal | Het bijhouden van het personeelsbestand, de contractduur of andere numerieke gegevens |
🤖 Met het instellen van aangepaste velden organiseer je je gegevens, maar door AI Native te worden zet je die gegevens aan het werk.
Maar Pat Henderson van path8 Productions laat zien dat je geen tech-expert hoeft te zijn om een 'zelfstandig draaiend' Business op te zetten.
Met behulp van de ClickUp Agent Builder heeft Pat zijn interne documenten en gegevens omgezet in een privé, betrouwbare AI-agent. In plaats van dat Pat zijn dag doorbrengt met het beantwoorden van vragen over de projectstatus of systeemprocedures, stuurt zijn team nu gewoon een 'DM' naar de agent.
Waarom dit werkt voor groeiende teams:
- Geen misvattingen: Omdat de agent is geprogrammeerd om alleen uw geverifieerde systeemdocumenten te lezen, zal hij geen antwoorden verzinnen of algemeen advies geven
- Geen technische leercurve: Als je je werkstroom in gewone taal kunt beschrijven, kun je een agent bouwen
- Directe schaalbaarheid: U kunt meerdere agents aanmaken voor verschillende afdelingen (Verkoop, Operations, Productie) die allemaal werken vanuit dezelfde centrale bron van informatie
Bekijk deze Clip om te zien hoe path8 AI-native werd zonder enige eerdere AI-expertise:
Stap 4: Maak aangepaste statussen voor je verkooppijplijn
Standaardtaakstatussen zoals 'Open' en 'Gesloten' zeggen niet veel in een verkoopcontext.
Met de aangepaste statussen van ClickUp kun je die standaardstatussen vervangen door pijplijnfasen die aansluiten bij je daadwerkelijke verkoopproces. Elke status wordt een kolom in je bordweergave, dus wanneer een verkoper de status van een deal bijwerkt, verschuift de kaart automatisch over het bord.
Om deze in te stellen, ga je naar de instellingen van je ruimte of map, open je het tabblad Statussen en voeg je je fasen toe.
Hier is een startstructuur die de meeste B2B-verkoopprocessen omvat:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Nieuwe lead | De contactpersoon is in de pijplijn opgenomen, maar is nog niet gekwalificeerd |
| Gekwalificeerd | De lead voldoet aan uw criteria en is het waard om verder te onderzoeken |
| Voorstel verzonden | Er is een offerte of voorstel gedeeld en dit wordt momenteel beoordeeld |
| Onderhandelen | Beide partijen werken actief aan een overeenkomst |
| Gesloten Gewonnen | De deal is getekend en voltooid |
| Gesloten Verloren | De deal is niet doorgegaan, met een reden die is vastgelegd ter beoordeling |
Een paar dingen die de moeite waard zijn om te doen zodra je statussen zijn ingesteld:
- Geef elke fase een kleurcode, zodat knelpunten in de pijplijn direct zichtbaar zijn op het bord
- Voeg een veld voor de reden toe aan records met de status 'Gesloten - Verloren', zodat je team in de loop van de tijd patronen kan herkennen
Vijf tot zeven fasen dekken de meeste pijplijnen goed. Als je merkt dat je er meer toevoegt, is dat meestal een teken dat twee fasen hetzelfde doen en samengevoegd kunnen worden.
Stap 5: Koppel records met ClickUp-relaties
Losstaande records vertragen het werk van verkopers. Zonder duidelijke koppelingen tussen contactpersonen, bedrijven en deals betekent het samenstellen van de geschiedenis vóór een gesprek dat je door meerdere tabbladen en tools moet spitten.
ClickUp Relationships lost dit op door je taken te koppelen aan andere taken in je werkruimte. Elke relatie werkt in twee richtingen, dus als je een deal koppelt aan een contactpersoon, wordt deze verbinding automatisch weergegeven in het dossier van de contactpersoon.
Om een relatie toe te voegen, open je een willekeurige taak, scrol je naar het gedeelte Relaties en zoek je de taak die je wilt koppelen. De meest voorkomende verbindingen die de moeite waard zijn om in te stellen:
- Contactpersonen per bedrijf: Bekijk alle personen die aan een account zijn gekoppeld op één plek
- Van deal naar contactpersoon: Weet wie elke deal aanstuurt zonder door e-mailthreads te hoeven spitten
- Van deal naar project: Zorg ervoor dat de verkoop- en leveringsafdelingen op één lijn zitten wat betreft wat er is beloofd en wat er momenteel in voortgang is
- Contact opnemen via een supportticket: Geef vertegenwoordigers volledige context over openstaande problemen voordat ze bellen
👀 Wist je dat? Het vroegste bewijs van een 'CRM' komt uit Mesopotamië (het huidige Irak). Handelaren gebruikten kleitabletten om economische en sociale interacties vast te leggen, waarmee ze in feite de eerste klantendatabase creëerden in 5000 v.Chr.
Klantverhaal: Wallester Wallester had behoefte aan een duidelijker weergave van klantrelaties, van leadgeneratie en onboarding tot de lopende dienstverlening. Met ClickUp bracht het team dat traject samen in één verbonden werkruimte, in plaats van het te verspreiden over losstaande systemen.
ClickUp gaf ons een duidelijke weergave van het hele klanttraject. Van leadgeneratie tot onboarding van klanten en doorlopende ondersteuning: alles is met elkaar verbonden. We kunnen zien waar elke klant zich bevindt en sneller reageren – dit heeft zowel de snelheid als de kwaliteit van onze dienstverlening verbeterd.
ClickUp gaf ons een duidelijke weergave van het hele klanttraject. Van leadgeneratie tot onboarding van klanten en doorlopende ondersteuning: alles is met elkaar verbonden. We kunnen zien waar elke klant zich bevindt en sneller reageren – dit heeft zowel de snelheid als de kwaliteit van onze dienstverlening verbeterd.
Stap 6: Maak taken aan voor je deals en contacten
Zodra de structuur klaar is, kun je beginnen met het aanmaken van records. Elke Taak vertegenwoordigt één contactpersoon of één deal. Veel teams gebruiken aparte lijsten voor contactpersonen en deals, die via relaties uit de vorige stap met elkaar zijn verbonden.
Wanneer je een ClickUp-taak aanmaakt, vul dan je aangepaste velden in (bedrijfsnaam, e-mail, dealwaarde) en wijs een teamlid toe.
Stel een deadline in voor de volgende follow-up en voeg aantekeningen of bijlagen toe in de beschrijving van de taak. Houd meerstapsprocessen bij, zoals onboardinggesprekken of contractbeoordelingen, met ClickUp-checklists in elke taak.
⚡️ Het handmatig aanmaken van taken en invullen van velden is een goede manier om de installatie te leren kennen. Maar als je leiding geeft aan een afdeling die razendsnel moet werken, heb je ClickUp Accelerator nodig. Het is een kant-en-klare suite van enterprise-kwaliteit die meer dan 20 losstaande tools samenbrengt in één geïntegreerde AI-werkruimte.
Bovendien kunt u binnen slechts 20 dagen live gaan.
- Implementatie onder leiding van experts: Krijg maandelijks uren met een servicepartner om je te helpen je werkstroomen te automatiseren en ervoor te zorgen dat je team vanaf dag één AI-native is
- 10 Super Agents per afdeling: Je krijgt op maat gemaakte AI-collega's die speciaal zijn ontwikkeld voor jouw werkstroom, of je nu werkzaam bent in Marketing, Services of projectmanagement
- Volledige AI-convergentie: ClickUp AI koppelt je documenten, taken en chats aan elkaar, waardoor je AI de context krijgt om je werk volledig te automatiseren
- Directe toegang tot premium LLM's: Krijg ChatGPT, Claude, Gemini en andere toonaangevende LLM's op één plek, zonder dat u met meerdere abonnementen hoeft te jongleren
Tips om het maximale uit uw ClickUp CRM te halen
Je CRM is klaar. Maar zonder dagelijkse routines rondom het systeem glippen deals nog steeds door de mazen van het net.
Zo zorg je ervoor dat je pijplijn na de installatie soepel blijft lopen.
Integreer ClickUp met je favoriete tools
Gebruik ClickUp-integraties om alle verbindingen met je verkoopactiviteiten te maken en onder één dak te houden.
Maak eenvoudig verbinding met Everhour, Outlook, Slack, Zendesk en duizenden andere tools via native integraties. Het is simpel en zorgt ervoor dat alles soepel samenwerkt.
Automatiseer repetitieve CRM-taken
Het handmatig toewijzen van deals, het versturen van herinneringen en het toepassen van checklists kost kostbare verkoopstijd. Volgens CRM-onderzoek zien bedrijven die CRM implementeren een gemiddelde stijging van 29% in hun omzet.
Maak een einde aan dat routinematige werk met ClickUp-automatiseringen — trigger-en-actie-regels die je zonder code instelt. Klik op het bliksemschichtpictogram in een ruimte, map of lijst, kies je trigger en definieer de actie.
Bijvoorbeeld:
- Wanneer de status verandert in 'Gekwalificeerd': Wijs de deal automatisch toe aan een verkoper
- Wanneer een deadline nadert: Plaats een herinnering in Slack of maak een nieuwe Taak aan
- Wanneer de instelling van de leadbron is gedaan: pas een checklist-sjabloon toe voor dat type lead
💡 Pro-tip: Het bouwen van geautomatiseerde werkstroomen betekende vroeger dat je verwarrende "als/dan"-triggers aan elkaar moest rijgen en eindeloze velden moest in kaart brengen. Nu kun je ClickUp Brain gewoon in gewoon Engels vertellen wat je wilt. Typ: "Wanneer de status van een deal verandert in Gesloten Gewonnen, maak dan een starttaak aan en wijs deze toe aan het onboardingteam", en ClickUp AI maakt de automatisering.
Gebruik ClickUp-dashboards voor CRM-rapportage
Houd de status van je pijplijn in realtime bij door een ClickUp-dashboard te maken. Daarin kun je visuele widgets toevoegen voor verdere aanpassing.
Voeg widgets toe zoals:
- Staafgrafiek (deals in de loop van de tijd)
- Cirkeldiagram (deals per fase)
- Berekening (totale pijplijnwaarde)
- Tabel (gedetailleerde lijst met deals)
Filter elke widget op je CRM-map om de gegevens overzichtelijk te houden.
🎥 Naast het bijhouden van de interne pijplijn kunt u ook dashboards voor klanten maken om de voortgang van projecten, deliverables en belangrijke statistieken met klanten te delen. Bekijk deze stapsgewijze tutorial om te zien hoe u aangepaste klantdashboards in ClickUp kunt maken:
Open je CRM via de ClickUp-app
Deals wachten niet tot je weer achter je bureau zit. Werk de status van deals bij na een vergadering, voeg aantekeningen toe of bekijk pijplijndashboards vanaf elke locatie met de ClickUp mobiele app op iOS of Android. Blijf op de hoogte van wijzigingen aan taaken en aankomende follow-ups via notificaties, zodat er niets stilvalt terwijl je weg bent.
Bouw een CRM op de plek waar je team al werkt
Je CRM hoeft geen apart, duur platform te zijn. De belangrijkste vereisten (gestructureerde contactgegevens, een visuele pijplijn, geautomatiseerde follow-ups en rapportages) kunnen allemaal worden ondergebracht in de werkruimte waar je team projecten beheert en communiceert.
Naarmate je team groeit, voeg je nieuwe velden, automatiseringen en weergaven toe zonder over te stappen naar een andere tool. Je CRM kan precies daar staan waar je team al werkt.
Ga gratis aan de slag met ClickUp. Stel je CRM binnen enkele minuten in. ✨
Veelgestelde vragen
Kan ClickUp een speciale CRM-tool vervangen?
Ja. ClickUp kan een speciale CRM-tool vervangen, en je kunt de volledige pijplijn binnen je werkruimte beheren met CRM-werkstroomen, aangepaste velden en dashboards. Bovendien kunnen ClickUp Brain en AI-agenten helpen bij het opstellen van updates, het samenvatten van accountcontext en het automatiseren van follow-ups.
Hoe importeer ik bestaande CRM-gegevens in ClickUp?
U kunt contacten en deals via een CSV-upload rechtstreeks in een ClickUp-lijst importeren. ClickUp brengt de kolommen van uw spreadsheet in kaart als aangepaste velden, zodat uw gegevensstructuur behouden blijft. Voor doorlopende synchronisatie vanuit een ander CRM-systeem kunt u een Zapier- of Make-verbinding gebruiken om uw gegevens automatisch bij te werken.
Wat is het verschil tussen ClickUp CRM en tools zoals HubSpot of Salesforce?
HubSpot en Salesforce zijn speciaal ontwikkelde CRM-systemen met uitgebreide verkoop- en marketingautomatisering. ClickUp is een geconvergeerde werkruimte waar CRM samengaat met projectmanagement, documenten en teamcommunicatie. Je verkoopgegevens staan niet los van de rest van je werk. Speciale CRM-systemen richten zich op verkoopfuncties; ClickUp voorkomt een wildgroei aan tools door alles te centraliseren.
Welke soorten teams hebben het meeste baat bij het bouwen van een CRM in ClickUp?
Verkoopteams, bureaus, startups en operationele teams die ClickUp al gebruiken voor projectmanagement halen hier de grootste waarde uit. Ze hoeven geen extra tool toe te voegen en houden klantgegevens gekoppeld aan de werkstroom van de levering.