Virtuele gebeurtenissen zijn een standaardformat geworden om een wereldwijd publiek te bereiken.
Bedrijven vertrouwen erop voor productlanceringen, webinars, interne town hall-bijeenkomsten en grootschalige conferenties. Nu virtuele gebeurtenissen steeds belangrijker worden, is de keuze van het platform veel belangrijker dan een paar jaar geleden.
Op het eerste gezicht beloven de meeste tools hetzelfde: snelle installatie, lage kosten en een eenvoudige manier om live te gaan.
Maar in werkelijkheid kan een doe-het-zelf-software voor virtuele gebeurtenissen weliswaar de uitzending verzorgen, maar moeite hebben met alles eromheen. Technische problemen, lage betrokkenheid en beperkte rapportagemogelijkheden kunnen de impact van een gebeurtenis lang na afloop verminderen.
Hieronder laten we u zien hoe u een platform voor virtuele gebeurtenissen kunt kiezen dat meer biedt dan alleen technische ondersteuning. Het transformeert een virtueel evenement in een boeiende, veilige en meetbare ervaring.
Wat is een platform voor virtuele gebeurtenissen?
Een virtueel platform voor gebeurtenissen is software waarmee organisaties online gebeurtenissen kunnen organiseren, beheren en evalueren.
Op basisniveau fungeert een virtueel platform voor gebeurtenissen als een virtuele locatie. Het stelt deelnemers in staat om zich te registreren, deel te nemen aan live of vooraf opgenomen sessies, te chatten, polls of Q&A te gebruiken, en naadloos over te schakelen tussen sessies, net zoals ze dat zouden doen bij een fysiek evenement.
Geavanceerdere platforms gaan verder dan alleen streaming. Ze bieden functies voor publieksbetrokkenheid, moderatie van gebeurtenissen, analyses, integraties met marketing- of CRM-tools en rapportage na afloop van de gebeurtenis, waardoor teams inzicht krijgen in wat goed werkte en wat er verbeterd kan worden.
📌 Voorbeeld van een virtueel platform voor gebeurtenissen in de praktijk
Stel je voor dat een marketingteam een wereldwijde virtuele conferentie organiseert om een nieuw product te lanceren. Met een modern virtueel evenementenplatform kunnen ze:
- Organiseer meerdere live- en on-demand-sessies in verschillende tijdzones zonder prestatieproblemen.
- Betrek deelnemers via chat, polls, Q&A en breakout rooms.
- Beheer de ervaring met moderatietools, sprekersbeheer en virtuele locaties met uw merknaam.
- Volg de prestaties van de gebeurtenis aan de hand van aanwezigheidsgegevens, betrokkenheid bij sessies en afhaakmomenten.
- Integreer met marketing- en CRM-tools om leads vast te leggen en follow-ups na de gebeurtenis te triggeren.
Het resultaat: deelnemers blijven betrokken, sessies verlopen soepel en u krijgt inzicht in hoe u toekomstige virtuele en fysieke gebeurtenissen kunt verbeteren.
Waarom is het belangrijk om het juiste virtuele gebeurtenisplatform te kiezen?
De belangrijkste vraag bij het evalueren van een platform voor virtuele gebeurtenissen is eenvoudig: verbetert het de ervaring voor zowel deelnemers als organisatoren?
Hier leest u waarom het belangrijk is om het juiste platform voor virtuele gebeurtenissen te kiezen.
Heeft invloed op de betrokkenheid en retentie van het publiek
Een sterk virtueel platform voor gebeurtenissen doet meer dan alleen video streamen. Het houdt deelnemers actief betrokken.
📌 Voorbeeld: Tijdens een webinar voor de lancering van een product biedt het platform live polls, gemodereerde vraag-en-antwoordrondes en chatprompts die deelname stimuleren in plaats van passief kijken.
Deelnemers kunnen tussen sessies wisselen, communiceren met sprekers en gedurende de hele gebeurtenis betrokken blijven.
⚡ Sjabloonarchief: Gratis sjablonen voor evenementenplanning in Excel en ClickUp
Bepaalt de schaalbaarheid van de gebeurtenis en de kwaliteit van de ervaring
Naarmate het aantal deelnemers toeneemt, worden kleine technische limieten grote problemen.
Het juiste virtuele gebeurtenisplatform kan zowel een handvol deelnemers als honderden deelnemers aan zonder vertraging, audioproblemen of sessiecrashes. Het ondersteunt meerdere gelijktijdige sessies, sprekerswisselingen en realtime moderatie zonder de ervaring te verstoren.
🌍 Het grotere plaatje: Naast kosten en bereik hebben virtuele gebeurtenissen ook een kleinere impact op het milieu. Uit een onderzoek van de Universiteit van Michigan blijkt dat virtuele conferenties 66% minder CO2 uitstoten dan fysieke gebeurtenissen.
✅ Feit: Bijna een derde van de deelnemers aan webinars keert terug om on-demand content te bekijken, zelfs nadat ze live aanwezig waren. Uw publiek kan on-demand herhalingen gebruiken om belangrijke punten nog eens te bekijken, gemiste segmenten in te halen en waardevolle momenten met anderen te delen, waardoor de impact van virtuele gebeurtenissen veel verder reikt dan de live sessie.
Beïnvloedt het rendement op investering en inzichten na de gebeurtenis
Virtuele gebeurtenissen eindigen niet wanneer de sessie wordt gesloten. Hun waarde komt voort uit wat u achteraf leert.
Geavanceerde platforms houden de aanwezigheid, betrokkenheid bij sessies, uitvalpunten en interactieniveaus tijdens uw gebeurtenis bij. Misschien ontdekt u dat breakout-sessies deelnemers langer vasthouden dan keynote-lezingen, of dat sessies met veel vragen en antwoorden leiden tot meer vervolgverzoeken.
Deze inzichten helpen teams om toekomstige gebeurtenissen te verfijnen, contentformats te verbeteren en uitgaven voor gebeurtenissen te rechtvaardigen op basis van data.
⚡ Sjabloonarchief: gratis sjablonen voor uw volgende conferentie
Beïnvloedt de perceptie van het merk en de professionaliteit
De virtuele gebeurtenisomgeving weerspiegelt uw merk. Een soepele registratiewerkstroom, een virtuele locatie met uw merknaam, betrouwbare streaming en goed georganiseerde sessies stralen professionaliteit en oog voor detail uit.
Aan de andere kant kunnen inlogproblemen, slechte moderatie of technische storingen het vertrouwen snel ondermijnen.
Bij externe gebeurtenissen heeft deze perceptie direct invloed op hoe potentiële klanten uw product of bedrijf zien. Bij interne gebeurtenissen beïnvloedt het het vertrouwen en de deelname van medewerkers.
⭐ Bonus: Hier zijn enkele AI-tools voor evenementenbeheer die de moeite waard zijn om te verkennen als u de automatisering van de planning wilt realiseren, de coördinatie wilt verbeteren en handmatige inspanningen wilt verminderen.
Belangrijkste sleutels voor het evalueren van virtuele gebeurtenisplatforms
Een snelle blik op G2 leert u dat er 210 virtuele platformen voor gebeurtenissen zijn! Overweldigend, toch?
Hoe kunt u uw zoektocht naar het juiste platform verfijnen? 👇
- Mogelijkheden voor publieksbetrokkenheid: Controleer of het platform live chat, polls, gemodereerde Q&A, breakout rooms en interactie op niveau van de sessie ondersteunt.
- Schaalbaarheid en betrouwbare prestaties: Test hoe het platform presteert naarmate het aantal deelnemers toeneemt. Evalueer ook hoe het platform omgaat met storingen: automatische herverbindingen, herstel van sessies en back-upstreams zijn belangrijk wanneer er tijdens een live-evenement iets misgaat.
- Flexibiliteit voor meerdere sessies en agenda's: zoek naar ondersteuning voor gelijktijdige sessies, het doorgeven van sprekers en agendawijzigingen zonder de ervaring van de deelnemers te verstoren. Dit is van cruciaal belang voor virtuele conferenties en hybride gebeurtenissen.
- Analytics en rapportagemogelijkheden: beoordeel of het platform sessiebetrokkenheid, uitvalpunten, reacties op enquêtes, deelname aan vraag-en-antwoordrondes en on-demand weergaven bijhoudt om de effectiviteit van gebeurtenissen te kunnen meten.
- Inzichten en toegang tot gegevens na de gebeurtenis: Zorg ervoor dat u engagementgegevens kunt exporteren of integreren in uw CRM- of marketingtools. Deze inzichten zijn de basis voor follow-ups, hergebruik van content en ROI-rapportage.
- Gebruikerservaring voor organisatoren en deelnemers: Beoordeel hoe gemakkelijk het voor deelnemers is om deel te nemen aan sessies en voor organisatoren om sprekers, moderatie en live wijzigingen te beheren zonder technische problemen.
- Ondersteuning en betrouwbaarheid tijdens live-gebeurtenissen: vraag naar realtime ondersteuning tijdens gebeurtenissen. Als er tijdens een sessie iets misgaat, is een snelle reactietijd belangrijker dan een lange lijst met functies.
⚡ Sjabloonarchief: Sjablonen voor conferentieagenda's in Word en ClickUp
⭐ Bonus: hoeveel moet u betalen voor het virtuele platform voor gebeurtenissen?
Uw investering is afhankelijk van de grootte van de gebeurtenis, de frequentie, de betrokkenheidsbehoeften en de diepgang van de rapportage.
Basisabonnementen: Gratis – $ 100 per maand
Handig voor kleine teams die af en toe webinars of interne gebeurtenissen organiseren.
Dit niveau omvat doorgaans:
- Live video streaming
- Basis chatten en Q&A
- Limiet op het aantal deelnemers
- Minimale branding
- Basisrapportage over aanwezigheid
✅ Meest geschikt voor: Interne vergaderingen, kleine webinars of programma's voor gebeurtenissen in een vroege fase. Ze bieden geen geavanceerde interactiemogelijkheden en inzichten na afloop van de gebeurtenis.
Professionele abonnementen: $ 100 – $ 500 per maand
Ontworpen voor groeiende organisaties die regelmatig virtuele gebeurtenissen organiseren.
Dit niveau voegt meestal het volgende toe:
- Hogere deelnemerslimieten
- Interactieve functies zoals polls en gemodereerde vraag-en-antwoordrondes
- Opname van sessies en on-demand toegang
- Aangepaste branding en registratiepagina's
- Diepere analyses en integraties met marketingtools
✅ Meest geschikt voor: Productlanceringen, webinars voor klanten of trainingsprogramma's vallen binnen dit bereik van prijzen.
Bedrijfsplatforms: $ 1.000+ per maand of aangepaste prijzen
Ontworpen voor grootschalige conferenties, gebeurtenissen met meerdere tracks en marketingprogramma's voor ondernemingen.
De prijzen voor ondernemingen omvatten:
- Onbeperkt of zeer hoog deelnemersaantal
- Gebeurtenissen met meerdere sessies en meerdere dagen
- Geavanceerde tools voor betrokkenheid en moderatie
- Gedetailleerde analyses van deelnemers en betrokkenheid
- CRM-integraties en attributierapportage
- Toegewijde ondersteuning en SLA's
✅ Meest geschikt voor: Wereldwijde virtuele conferenties, gebeurtenisgerichte groeiprogramma's en organisaties waar virtuele bedrijfsevenementen een belangrijk kanaal zijn voor het genereren van leads, het versterken van het merk of het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers.
💡 Pro-tip: Maak bij het vergelijken van virtuele gebeurtenisplatforms een evaluatiescorekaart in ClickUp met behulp van AI Fields om automatisch inzichten te verkrijgen.
AI Velden kunnen samenvattingen genereren, vereisten categoriseren of de sterke en zwakke punten van het platform markeren op basis van uw criteria (bijv. engagementfuncties, diepgang van analyses, integraties).
📚 Lees meer: Uw gids voor het plannen van virtuele gebeurtenissen
Hoe u het juiste platform voor virtuele gebeurtenissen kiest
Vraagt u zich af waar u moet beginnen? Begin hier. 👇
Stap 1: Bepaal de doelen van uw gebeurtenis en uw doelgroep
Voordat u tools gaat vergelijken, moet u eerst bepalen waarom u de gebeurtenis organiseert en voor wie het bedoeld is. Stel uzelf vragen als:
- Is de gebeurtenis gericht op het genereren van leads, klantvoorlichting, training of interne communicatie?
- Hoe ziet succes eruit: registraties, live aanwezigheid, betrokkenheid, impact op de pijplijn of kennisdeling?
- Hoe interactief moet de gebeurtenis zijn?
- Wordt dit een eenmalige gebeurtenis of een terugkerend programma?
- Organiseert u een webinar, virtuele conferentie, workshop of hybride gebeurtenis?
💡 Pro-tip: Schrijf in deze fase 3-5 meetbare succescriteria op. Voorbeelden van doelstellingen van gebeurtenissen:
- 25% van de deelnemers neemt deel aan polls of vraag-en-antwoordrondes.
- Het aantal on-demand weergaven overtreft het aantal live bezoekers binnen 14 dagen
- De verkoopafdeling neemt binnen 48 uur contact op met alle geïnteresseerde deelnemers.
Stap 2: Evalueer de belangrijkste platformfuncties
Evalueer de virtuele platformen voor gebeurtenissen op basis van het type gebeurtenis dat u daadwerkelijk organiseert. Verdeel het verder in must-have en nice-to-have functies.
📌 Voorbeeld: Uw primaire doel is om meer gekwalificeerde leads voor uw merk te genereren. Uw platform moet het gemakkelijk maken om gegevens van deelnemers vast te leggen, te verrijken en ernaar te handelen.
Onmisbare functies:
- Geïntegreerde registratieformulieren of native CRM-integraties
- Bijwoning en betrokkenheid bijhouden op deelnemersniveau
- Geautomatiseerde gegevensexport of -synchronisatie voor vervolgwerkstroomen
Leuke extra functies:
- Aanpasbare landingspagina's of thema's
- Branded CTA's tijdens of na sessies
- Lichte gamificatie om deelname te stimuleren
📌 Voorbeeld: Uw gebeurtenis is gericht op netwerken en het opbouwen van een community. Hier is de kwaliteit van de interactie belangrijker dan de kwaliteit van de uitzending.
Onmisbare functies:
- 1-op-1 video-netwerken in kleine groepen
- Eenvoudige matching van deelnemers of netwerken aan de tabel
- Duidelijke moderatie en tijdscontrole
Leuke functies:
- Profielen en interesses van deelnemers
- Berichten na de gebeurtenis of follow-uptools
📮 ClickUp Insight: Meer dan de helft van de respondenten typt dagelijks in drie of meer tools en kampt met " app-wildgroei " en versnipperde werkstroom.
Hoewel het misschien productief en druk aanvoelt, raakt uw context gewoonweg verloren tussen alle apps, om nog maar te zwijgen van de energie die het typen kost.
BrainGPT brengt alles samen: één keer spreken en uw updates, taken en aantekeningen komen precies terecht waar ze horen in ClickUp. Geen heen en weer schakelen meer, geen chaos meer – alleen nog maar naadloze, gecentraliseerde productiviteit.
Stap 3: Beoordeel de integratie- en automatiseringsmogelijkheden
Virtuele gebeurtenissen staan niet op zichzelf. Ze zijn voor en na de gebeurtenis verbonden met marketing-, verkoop-, HR- en operationele werkstroomen.
Evalueer:
- Worden registratie- en aanwezigheidsgegevens synchroniseerd met uw CRM- of marketingtools?
- Kunnen betrokkenheidssignalen (enquêtes, vragen en antwoorden, kijktijd) trigger zijn voor follow-ups?
- Kunt u deelnemers segmenteren op basis van hun gedrag?
- Zijn integraties native of zijn ze afhankelijk van handmatige exports?
- Is er API- of webhook-toegang beschikbaar als u aangepaste instellingen nodig hebt?
Waarom zijn integraties zo belangrijk voor de functies van evenementenbeheersoftware? Ze zorgen ervoor dat evenementgegevens worden gebruikt voor follow-ups, rapportages en toekomstige planning.
🚀 Het voordeel van ClickUp: terwijl uw virtuele gebeurtenisplatform de live-ervaring verzorgt, fungeert ClickUp for Marketing Teams als de operationele ruggengraat eromheen.
Teams gebruiken ClickUp om:
- Coördineer de planning, goedkeuringen en tijdlijnen van gebeurtenissen
- Beheer de voorbereiding van sprekers, het aanmaken van content en repetities
- Houd acties na de gebeurtenis bij, zoals follow-ups, hergebruik van content en rapportage.
- Automatiseer de overdracht tussen marketing, verkoop en operations, zodat er niets misgaat.
In plaats van spreadsheets, e-mailthreads en taaktools aan elkaar te knopen, houdt ClickUp al het werk rond gebeurtenissen – en de acties die door gebeurtenisgegevens worden aangestuurd – bij in één verbonden werkruimte.
Stap 4: Bekijk de gebruikerservaring en ondersteuning
Naast functies en functionaliteit wilt u natuurlijk ook dat het gebruiksvriendelijk is voor gebruikers.
Voer een pilot uit en kijk of deelnemers gemakkelijk en zonder problemen kunnen deelnemen. Het platform moet een intuïtieve interface hebben voor zowel hosts als moderators.
📌 Aanbevolen test: Voer, voordat er een toewijzing plaatsvindt, een live pilot uit met echte sprekers en een klein publiek. Test de werkstroom voor deelname, de moderatorfuncties en hoe het platform omgaat met onverwachte problemen tijdens de sessie.
Stap 5: Houd rekening met het budget, de schaalbaarheid en het rendement op investering
Weeg ten slotte de kosten af tegen de waarde op lange termijn.
Kijk verder dan de maandelijkse prijs en vraag uzelf af:
- Kan het platform meegroeien met het aantal deelnemers?
- Biedt het inzichten die helpen om toekomstige gebeurtenissen te verbeteren?
- Zal het handmatig werk verminderen of nieuwe operationele overheadkosten met zich meebrengen?
💰 ROI waar uw leidinggevenden om geven wanneer u virtuele gebeurtenissen organiseert:
- Kosten per betrokken deelnemer, niet alleen kosten per registratie
- Impact op de pijplijn of conversie voor externe gebeurtenissen
- Hergebruik van content uit opnames, herhalingen en clips
- Tijdwinst bij de installatie, moderatie, rapportage en opvolging
Topplatforms voor virtuele gebeurtenissen om te verkennen
Hier is een lijst met populaire platforms voor virtuele gebeurtenissen. 👇
1. ClickUp
In vergelijking met andere tools in deze lijst die u helpen bij het organiseren van de virtuele gebeurtenis, is ClickUp de operationele ruggengraat. De eerste geconvergeerde AI-werkruimte ter wereld is de plek waar u het werk plant, coördineert, bijhoudt, automatiseert en meet dat dit werk de live-ervaringen tot een succes maakt.
Hier leest u hoe u de beheersoftware voor gebeurtenissen van ClickUp kunt gebruiken 👇
Plan en structureer gebeurtenissen binnen een speciale werkruimte
Begin met het aanmaken van een speciale ClickUp Space voor virtuele gebeurtenissen of evenementcampagnes. Deze Space wordt het commandocentrum voor alles wat met planning en uitvoering te maken heeft.
Elk gebeurtenis wordt beheerd als een lijst binnen de ruimte. Voeg individuele taken toe voor activiteiten zoals het benaderen van sprekers, het afronden van de agenda, promotiemateriaal, repetities en follow-ups.
Aangepaste velden houden belangrijke details bij, zoals het type van de gebeurtenis, het publiek, de eigenaar, de regio en de datum van de gebeurtenis. Aangepaste statussen geven fasen weer, zoals intake, planning, promotie, evenementdag en na het evenement.
Deze hiërarchie maakt het eenvoudig om eenmalige gebeurtenissen of herhaalbare programma's op grote schaal te beheren.
Verzamel verzoeken en input met behulp van formulieren
Standaardiseer de manier waarop gebeurtenissen in het systeem worden ingevoerd met behulp van ClickUp-formulieren. Marketing-, HR- of interne teams dienen verzoeken in met duidelijke doelen, details over het publiek, tijdlijnen en statistieken over succes.
Elk ingediend formulier creëert automatisch een gestructureerde gebeurtenis-taak met vooraf gedefinieerde velden, eigenaren en statussen. Dit zorgt ervoor dat elke gebeurtenis duidelijk van start gaat en voorkomt heen-en-weer-gepraat voordat het werk begint.
Formulieren worden ook na de gebeurtenis gebruikt om feedback van deelnemers, interne evaluaties of beoordelingen van sprekers te verzamelen, waardoor inzichten direct terugkoppelen naar de werkruimte.
Gebruik AI-agenten en BrainGPT voor planning en analyse
De Super Agents en BrainGPT van ClickUp voegen contextuele intelligentie toe aan de hele levenscyclus van de gebeurtenis.
Tijdens de planning gebruiken teams Brain om vereisten samen te vatten, documenten voor het verloop van het evenement op te stellen of risico's aan het licht te brengen op basis van taakafhankelijkheden.
Super Agents kunnen vervolgens de volledige werkstroom afhandelen, van het genereren van promotieteksten en het samenvatten van feedback tot het analyseren van prestatiegegevens na de gebeurtenis, rechtstreeks binnen taken en documenten.
Omdat Brain contextbewust is, beantwoordt het vragen als "Welke gebeurtenissen lopen deze maand risico?" of "Wat waren de belangrijkste drijfveren voor betrokkenheid tijdens ons laatste webinar?" aan de hand van echte gegevens uit de werkruimte.
Automatiseer de uitvoering van gebeurtenissen met ClickUp AI en automatisering
De kern van het evenementenbeheersysteem van ClickUp wordt gevormd door de codevrije automatiseringen. Deze nemen repetitieve coördinatietaken uit handen, zodat uw team zich kan concentreren op planning en uitvoering met een grote impact.
Zodra uw gebeurtenistrechter is gedefinieerd, zorgt ClickUp automatisering ervoor dat het werk automatisch wordt voortgezet op basis van echte triggers, in plaats van handmatige updates.
📌 Voorbeeld: Wanneer een gebeurtenisideeformulier wordt ingediend, maakt ClickUp automatisch een nieuwe gebeurtenis-taak aan en stelt de status ervan in op Intake.
Wanneer alle subtakens voorafgaand aan de gebeurtenis als voltooid zijn gemarkeerd, wordt de bovenliggende taak zonder tussenkomst van iemand anders verplaatst naar 'Promotie bezig'.
Nadat de datum van de gebeurtenis is verstreken, werkt ClickUp de status bij naar 'Follow-up na de gebeurtenis' en wijst Taaken toe voor het verzamelen van feedback en interne debriefing.
De ClickUp AI helpt ook bij het intelligent toewijzen en plannen van taken.
Als uw team gebeurtenissen in verschillende regio's beheert, kunnen taken voor gebeurtenissen in de VS naar één eigenaar worden doorgestuurd, terwijl gebeurtenissen in het Verenigd Koninkrijk naar een andere eigenaar gaan. AI kan zelfs automatisch deadlines voor taken en subtaaken instellen, zodat elke deadline in lijn blijft met de tijdlijn van de gebeurtenis.
Bekijk deze video om te zien hoe ClickUp helpt bij het intelligent toewijzen van taken 👇
Gebruik de sjabloon voor virtuele evenementenprojecten van ClickUp om de planning te centraliseren.
Wanneer u het beste virtuele gebeurtenisplatform hebt gekozen, is de volgende uitdaging om uw plannen zonder chaos in daden om te zetten. Enter: ClickUp's sjabloon voor virtuele gebeurtenisprojecten.
Dit sjabloon dient als een gestructureerd draaiboek voor de hele levenscyclus van uw gebeurtenis, waarbij alle taken, tijdlijnen, verantwoordelijken en deliverables in één werkruimte worden samengebracht.
Met dit sjabloon kunt u:
- Definieer mijlpalen, zoals bevestigingen van sprekers, repetities en lanceringsdata.
- Organiseer taken voor logistiek, contentcreatie, marketing en technische installatie.
- Stel afhankelijkheden in, zodat niets begint voordat alle voorwaarden zijn voltooid.
- Houd eigendom en deadlines bij in één gecentraliseerde weergave
- Coördineer cross-functioneel werk tussen productie, marketing en operations
De beste functies van ClickUp
- Gebruik ClickUp SyncUps voor de voorbereiding van sprekers, repetities, interne doorlopen en nabesprekingen na de gebeurtenis. Leg automatisch aantekeningen vast en zet beslissingen om in taken zonder van tool te wisselen.
- Houd de voltooiing van taken, aankomende deadlines, follow-ups en werklast voor meerdere gebeurtenissen bij in één weergave met ClickUp Dashboards.
- Tijdens de vroege planningsfase helpt ClickUp Whiteboards u om agenda's voor gebeurtenissen, werkstroom, publieksreizen en noodplannen visueel in kaart te brengen.
- ClickUp Chat houdt gesprekken over gebeurtenissen contextueel. Berichten worden naast taken, documenten en tijdlijnen weergegeven, zodat beslissingen niet verloren gaan in Slack-threads of e-mailketens.
Limieten van ClickUp
- Een uitgebreide reeks functies kan overweldigend zijn voor een nieuwe gebruiker.
Prijzen van ClickUp
ClickUp-beoordelingen en recensies
- G2: 4,7/5 (meer dan 10.600 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 4500 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over ClickUp?
Luister naar een klant van ClickUp:
Met ClickUp kunnen we allemaal in één programma werken en samen aan de gebeurtenis werken tijdens de pre-productie, maar ook op de dag van de gebeurtenis kunnen we alles uitvoeren in de wetenschap dat al onze details op één plek staan.
Met ClickUp kunnen we allemaal in één programma werken en samen aan de gebeurtenis werken tijdens de pre-productie, maar ook op de dag van de gebeurtenis kunnen we alles uitvoeren in de wetenschap dat al onze details op één plek staan.
2. Zoom Beurtenissen
Zoom Events is een alles-in-één platform voor virtuele gebeurtenissen. Het helpt u bij het organiseren van meeslepende online gebeurtenissen, van kleine sessies tot grootschalige virtuele gebeurtenissen zoals meerdaagse conferenties en bedrijfstopontmoetingen.
Het combineert registratie, ticketing, netwerken en beheer van sessies in één virtuele gebeurtenisomgeving.
De tools van Zoom maken het voor deelnemers eenvoudig om deel te nemen en te communiceren, en geavanceerde functies ondersteunen betrokkenheid en analyses die organisatoren helpen het gedrag en de resultaten van het publiek te begrijpen.
De beste functies van Zoom Gebeurtenissen
- Evenementhubs met registratie, ticketing en netwerken in de lobby voor een naadloze werkstroom van bezoekers
- Beheer van meerdere sessies en gebeurtenissen met merknaam voor grote virtuele conferenties
- AI-aangedreven samenvattingen en automatiseringstools om het bijhouden van betrokkenheid en inzichten te stroomlijnen
Beperkingen van Zoom-gebeurtenissen
- Hoewel deelnemers zonder Zoom-account kunnen deelnemen aan Zoom Events, heeft de organisator of gastheer doorgaans een betaald Zoom-abonnement (via Workplace) met een Meetings-licentie nodig voordat u Zoom Events-functies kunt kopen of activeren.
Prijzen van Zoom Beurtenissen
- Basis: Gratis
- Pro: $ 16,99 /maand
- Business: $ 21,99 /maand
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Aantekening: dit zijn de prijzen van Zoom Workplace.
Beoordelingen en recensies van Zoom Events
- G2: 4,5/5 (meer dan 350 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 6000 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Zoom-gebeurtenissen?
Luister naar een G2-gebruiker:
Het beste aan Zoom is dat het kan worden geïntegreerd met andere platforms om vergaderingen te transcriberen. Wij gebruiken Fellow om onze bedrijfsgesprekken op te nemen en we hebben geen enkel probleem gehad om dit in te stellen. Ik ben ook erg te spreken over alle filteropties en instellingsopties, andere platforms kunnen hier gewoon niet aan tippen.
Het beste aan Zoom is dat het kan worden geïntegreerd met andere platforms om vergaderingen te transcriberen. Wij gebruiken Fellow om onze bedrijfsgesprekken op te nemen en we hebben geen enkel probleem gehad om dit in te stellen. Ik ben ook erg te spreken over alle filteropties en instellingsopties, andere platforms kunnen hier gewoon niet aan tippen.
🧩 Voordeel van ClickUp: Het integratie-ecosysteem van ClickUp zorgt voor de verbinding tussen uw belangrijkste werkstacks, waardoor de werkstroom voor planning, uitvoering en follow-ups soepel verloopt.
Synchroniseer agenda-gebeurtenissen, CRM-gegevens, triggers voor marketingautomatisering, bestandsbibliotheken, communicatie-apps en analysesystemen rechtstreeks in ClickUp.
Met de Zoom-integratie van ClickUp kunt u rechtstreeks vanuit ClickUp-taken, documenten of Chat Zoom-vergaderingen starten of eraan deelnemen .
Links naar vergaderingen, opnames en details blijven gekoppeld aan het betreffende werk. Dit helpt u bij het beheren van repetities van sprekers, interne doorlopen en nabesprekingen na de gebeurtenis in de juiste context.
In plaats van te zoeken naar links of aantekeningen in verschillende tools, houden teams Zoom-gerelateerde activiteiten rechtstreeks gekoppeld aan taken voor gebeurtenissen en tijdlijnen, waardoor coördinatieproblemen voor en na de gebeurtenis worden verminderd.
3. Goldcast
U kunt Goldcast.io gebruiken om webinars, virtuele topontmoetingen met meerdere sessies, hybride gebeurtenissen en doorlopende series te organiseren. Het platform gaat verder dan live sessies door teams te helpen evenementcontent te hergebruiken en het bereik van het publiek te vergroten.
Met tools waarmee u gedragsintenties kunt vastleggen en integreren met uw tech stack, helpt Goldcast u om de betrokkenheid bij gebeurtenissen om te zetten in meetbare impact op uw pijplijn.
Met Goldcast kunt u de betrokkenheid vergroten met polls, video-Q&A's, GIF's en meer.
Als evenementenplanner kunt u het Goldcast-dashboard gebruiken om inzicht te krijgen in de prestaties van de gebeurtenis. U krijgt toegang tot geavanceerde analyses, waaronder onder andere de verdeling van het aantal bezoekers en de verdeling van bedrijven.
De beste functies van Goldcast
- Repurpose gebeurteniscontent op grote schaal met Content Lab, waarbij AI wordt gebruikt om sessies om te zetten in korte clips, blogs en social media-ready assets die het rendement op gebeurtenissen vergroten.
- Neem hoogwaardige sessies op en produceer ze met de ingebouwde Recording Studio voor podcasts, demo's en vooraf opgenomen lezingen.
- Automatiseer contentanalyse en -optimalisatie met AI-agenten die belangrijke momenten naar voren brengen en inzichten genereren.
Limieten van Goldcast
- Als je het vooral gebruikt voor kleine webinars of interne vergaderingen, is Goldcast misschien een beetje overdreven.
Prijzen van Goldcast
- Aangepaste prijzen
Goldcast-beoordelingen en recensies
- G2: 4,7/5 (meer dan 200 beoordelingen)
- Capterra: Onvoldoende beoordelingen
Wat zeggen echte gebruikers over Goldcast?
Luister naar een G2-gebruiker:
Het kan een groot aantal gelijktijdige gebeurtenissen hosten. De tijdelijke aard van gebeurtenissen vereenvoudigt de timing van de werkstroom in de productiekosten.
Het kan een groot aantal gelijktijdige gebeurtenissen hosten. De tijdelijke aard van gebeurtenissen vereenvoudigt de timing van de werkstroom in de productiekosten.
4. Livestorm
Livestorm is een browsergebaseerd virtueel evenementenplatform dat is ontworpen voor het naadloos hosten van webinars, online vergaderingen en grootschalige virtuele gebeurtenissen. Deelnemers en organisatoren van gebeurtenissen hoeven geen extra downloads te installeren of complexe installaties te configureren.
Het biedt flexibele engagementtools, duidelijke analyses en robuuste integraties die teams helpen om gepolijste gebeurtenissen te organiseren en bruikbare inzichten te verzamelen.
Livestorm combineert interactieve functies met sterke marketing- en CRM-verbindingen, waardoor het geschikt is voor terugkerende webinars, productdemonstraties en klantvoorlichtingsprogramma's.
De AI- en livestreamingmogelijkheden ondersteunen efficiënte contentcreatie en -verdeling, waardoor teams de waarde van elke gebeurtenis kunnen vergroten.
De beste functies van Livestorm
- Ontvang geautomatiseerde samenvattingen, transcripties en aanbevelingen voor content met Livestorm AI.
- Vergroot uw bereik met ingebouwde restreaming, waarmee organisatoren live sessies tegelijkertijd naar meerdere bestemmingen kunnen uitzenden en een breder publiek kunnen bereiken.
- Voeg aangepaste branding (kleuren, logo en achtergrondafbeelding) toe aan elke ruimte voor een gebeurtenis.
Limieten van Livestorm
- Geavanceerde aangepaste en brandingopties zijn beschikbaar in duurdere abonnementen.
Prijzen van Livestorm
- Pro: € 105/maand (jaarlijks gefactureerd)
- Business: Aangepaste prijzen
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Livestorm
- G2: 4,4/5 (meer dan 1500 beoordelingen)
- Capterra: 4,7/5 (meer dan 400 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Livestorm?
Luister naar een G2-gebruiker:
Ik gebruik Livestorm voor het organiseren van online vergaderingen, webinars en virtuele gebeurtenissen, omdat het ons favoriete platform is voor live presentaties en interactieve trainingssessies. Ik vind het prettig dat het beste platform voor virtuele gebeurtenissen een goede balans biedt tussen eenvoud en de juiste functionaliteit. De eerste installatie van Livestorm verliep vrij soepel en eenvoudig. Bovendien helpen de integraties met andere tools onze werkstroom te stroomlijnen.
Ik gebruik Livestorm voor het organiseren van online vergaderingen, webinars en virtuele gebeurtenissen, omdat het ons favoriete platform is voor live presentaties en interactieve trainingssessies. Ik vind het prettig dat het beste platform voor virtuele gebeurtenissen een goede balans biedt tussen eenvoud en de juiste functies. De eerste installatie van Livestorm verliep vrij soepel en eenvoudig. Bovendien helpen de integraties met andere tools onze werkstroom te stroomlijnen.
5. Airmeet
Airmeet is een virtueel evenementenplatform dat is ontworpen voor teams die interactieve webinars, conferenties en hybride gebeurtenissen organiseren waarbij betrokkenheid en operationele controle vereist zijn.
Het helpt organisatoren te begrijpen wat werkt via AirIntel, dat trends in betrokkenheid, gedrag van deelnemers en prestatiestatistieken weergeeft. Deze gegevens vormen de basis voor toekomstige planning en follow-ups.
Live sessies worden geproduceerd via AirStudio, een interface van professionele kwaliteit waarmee hosts nauwkeurige controle hebben over lay-outs, media en streamingelementen.
Achter de schermen centraliseert AirControl de configuratie van gebeurtenissen, toegangsbeheer, planning en realtime moderatie.
De beste functies van Airmeet
- Verbeter de inclusiviteit met ingebouwde toegankelijkheidsondersteuning, zodat ondertiteling, toetsenbordnavigatie en ondersteunende functies voor iedereen beschikbaar zijn.
- Stroomlijn uw gebeurtenisactiviteiten met AX360, het geïntegreerde platform van Airmeet dat planning, uitvoering en analyse op één plek samenbrengt.
- Lever volledig gemerkte virtuele omgevingen met white-labeling-mogelijkheden
Limieten van Airmeet
- Het onboardingproces op Airmeet kan lastig zijn voor nieuwe gebruikers, vooral voor sprekers of deelnemers die minder technisch onderlegd zijn.
Prijzen van Airmeet
- Premium webinars: vanaf $ 199 per maand
- Gebeurtenissen: Aangepaste prijzen
- Beheerde gebeurtenissen: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Airmeet
- G2: 4,6/5 (meer dan 700 beoordelingen)
- Capterra: 4,4/5 (meer dan 150 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Airmeet?
Luister naar een G2-gebruiker:
Wat ik het leukst vind, is de netwerkfunctie: je kunt tussen virtuele tafels wisselen en realtime video-chatten doen, wat een uniek, conferentie-achtig gevoel geeft. Het bootst de persoonlijke ervaring beter na dan de meeste andere platforms.
Wat ik het leukst vind, is de netwerkfunctie: je kunt tussen virtuele tafels wisselen en realtime video-chatten, wat een uniek, conferentie-achtig gevoel geeft. Het bootst de persoonlijke ervaring beter na dan de meeste andere platforms.
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden bij het kiezen van een platform voor virtuele gebeurtenissen
Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen waar u op moet letten:
❌ 1. Functies overschatten die u niet echt zult gebruiken
Veel platforms zien er indrukwekkend uit in demo's omdat ze alle mogelijke functies laten zien. In de praktijk vertrouwt u echter op een klein deel daarvan dat rechtstreeks uw gebeurtenisdoelen ondersteunt.
Als je een platform koopt omdat het alles kan, leidt dat vaak tot complexiteit, lage acceptatie en verwarring tijdens live-gebeurtenissen. Functies die niet worden ingekaderd door je successtatistieken uit stap 1 mogen geen invloed hebben op je beslissing.
❌ 2. Werkstroomen na de gebeurtenis negeren
Teams richten zich vaak sterk op de live-ervaring en vergeten dat de echte waarde van virtuele gebeurtenissen vaak verder gaat dan de sessie zelf.
Als een platform het moeilijk maakt om toegang te krijgen tot engagementgegevens, deelnemers te segmenteren, follow-ups te triggeren of opnames te hergebruiken, beperkt u uw ROI.
❌ 3. Integratiekloof onderschatten
Sommige platforms claimen integraties, maar zijn sterk afhankelijk van handmatige exports of gedeeltelijke gegevenssynchronisatie.
Deze hiaten vertragen follow-ups, verstoren de rapportage en zorgen voor extra werk voor marketing-, verkoop- of HR-teams. Na verloop van tijd vermindert deze fragmentatie het vertrouwen in gegevens over gebeurtenissen en verzwakt het de besluitvorming.
❌ De mobiele ervaring over het hoofd zien
Een aanzienlijk deel van de deelnemers neemt deel aan virtuele gebeurtenissen vanaf mobiele apparaten. Als de mobiele ervaring van het platform onhandig of moeilijk te navigeren is, neemt de betrokkenheid snel af.
🧠 Leuk weetje: De jaarlijkse vergadering van het World Economic Forum is een van de duurste gebeurtenissen ter wereld, met standaardtoegangskaarten die ongeveer 40.000 dollar per persoon kosten. Dit evenement trekt wereldleiders, miljardairs en topmanagers aan, waardoor het een van de meest exclusieve zakelijke gebeurtenissen is.
Bonustips bij het kiezen van uw tool
Op basis van onze ervaring volgen hier enkele extra tips die u kunt gebruiken:
1. Test het traject van de deelnemer van begin tot eind
Een soepele ervaring voor deelnemers kan uw gebeurtenis maken of breken. Dit is wat u moet controleren:
- Registratie > Bevestiging > Toegang tot de gebeurtenis (test deze werkstroom zowel op desktop als mobiel)
- Controleer op eventuele knelpunten, zoals inlogvereisten, app-downloaden en verwarrende navigatie.
- Evalueer de snelheid waarmee u toegang krijgt nadat u op 'Deelnemen aan gebeurtenis' hebt geklikt.
- Deelnemen aan ervaringen voor verschillende soorten browsers
Onthoud dat als het traject meer dan 2-3 klikken kost, het aantal afhakers aanzienlijk toeneemt.
📊 Strategisch inzicht: Virtuele stands veranderen de manier waarop kopers leveranciers beoordelen.
Bij fysieke gebeurtenissen worden bezoeken aan stands bepaald door de locatie, het aantal bezoekers en de sociale dynamiek. Bij virtuele gebeurtenissen worden bezoeken aan stands bepaald door intentie.
Deelnemers klikken op stands wanneer iets aansluit bij een sessie die ze zojuist hebben bekeken, een probleem dat ze onderzoeken of een vervolg dat ze willen verkennen. Dit heeft als resultaat minder interacties met virtuele stands, maar wel aanzienlijk meer gekwalificeerde interacties.
2. Voer een stresstest uit om de streamingkwaliteit op verschillende apparaten te controleren
Voer een stresstest uit met uw eigen team. Controleer de streamingprestaties tijdens piekuren, scenario's met lage bandbreedte, mobiele hotspots, browserwijzigingen, enz. Evalueer zorgvuldig:
- Is er vertraging in het geluid?
- Hoe snel wordt de video stabiel?
- Zijn er noodmechanismen voor slechte internetverbindingen?
💡 Pro-tip: Vraag naar de CDN-verdeling van het platform. Als ze geen wereldwijde CDN-knooppunten gebruiken, kunnen internationale deelnemers te maken krijgen met bufferingproblemen.
3. Evalueer de werkelijke integratiediepte
Het door u gekozen platform heeft misschien een lijst met 50 integraties, maar 80% daarvan is eenrichtingsverkeer. U moet bijvoorbeeld het volgende controleren:
- Wordt de CRM-data in beide richtingen synchroniseerd?
- Welke post-analytics-velden kunt u in uw database invoeren?
- Ondersteunt het platform realtime synchronisatie?
- Worden engagementstatistieken in kaart gebracht bij contactgegevens?
Checklist: wat u wel en niet moet doen bij het evalueren van een platform
| ✅ Nog te doen | ❌ Doe dit niet |
| Bepaal duidelijke doelen voor gebeurtenissen voordat u tools op uw shortlist zet | Start demo's zonder te weten hoe succes eruitziet |
| Kies een virtueel platform dat past bij het type gebeurtenis dat u organiseert (webinar, conferentie, hybride). | Ga ervan uit dat één platform even goed werkt voor alle formats van gebeurtenissen |
| Geef prioriteit aan engagementfuncties die aansluiten bij uw doelen | Kies tools op basis van opvallende functies die u niet zult gebruiken |
| Voer een realistische pilot uit met echte sprekers en werkstroom. | Vertrouw alleen op gepolijste verkoopdemo's |
| Werkstroom voor de aanmeldingsprocedure voor deelnemers en de moderatorfuncties | Negeer de ervaring van de organisator van de gebeurtenis onder live druk |
| Evalueer analyses die verder gaan dan alleen bezoekersaantallen | Beschouw registratie en aanwezigheid als voldoende meetcriteria |
| Controleer tijdens proefversies of CRM- en marketingintegraties goed werken. | Ga ervan uit dat 'integreert' een naadloze werkstroom betekent. |
| Beoordeel de schaalbaarheid voor toekomstige gebeurtenissen, niet alleen voor vandaag. | Optimaliseer alleen voor de huidige grootte van uw publiek |
| Houd rekening met operationele inspanningen en verborgen kosten | Vergelijk platforms alleen op prijs |
| Plan voor werkstroom- en follow-upprocessen na de gebeurtenis | Behandel gebeurtenissen als eenmalige uitvoeringen |
📚 Lees meer: Beste software voor projectplanning
Organiseer indrukwekkende virtuele gebeurtenissen met ClickUp
Het kiezen van een platform voor virtuele gebeurtenissen komt uiteindelijk neer op één ding: een tool vinden die het werk van uw team gemakkelijker maakt.
U hebt een platform nodig dat alle werkzaamheden voor, tijdens en na de gebeurtenis ondersteunt.
ClickUp doet dat het beste.
Terwijl uw virtuele gebeurtenissoftware de live-ervaring verzorgt, brengt ClickUp planning, coördinatie, automatisering en metingen samen op één plek.
Met AI, automatisering en agents geïntegreerd in één werkruimte wordt ClickUp de operationele ruggengraat voor virtuele gebeurtenissen van elke grootte. Meld u gratis aan bij ClickUp.
Veelgestelde vragen
De onmisbare functies van een virtueel evenementplatform zijn: betrouwbare livestreaming, ingebouwde interactie met het publiek zoals chat, polls en Q&A, flexibele registratie en toegangscontrole, opname van sessies met on-demand weergave en geavanceerde analyses.
Virtuele gebeurtenisplatforms kunnen worden geïntegreerd met marketing- en CRM-tools. Dit gebeurt via native integraties, API's of webhooks. Dankzij deze integraties kunnen registratie-, aanwezigheids- en betrokkenheidsgegevens automatisch worden synchroniseerd. Dit is belangrijk omdat het zo gemakkelijker is om deelnemers te segmenteren, follow-ups te triggeren en resultaten te bijhouden zonder handmatige exports.
Enkele belangrijke statistieken die u moet bijhouden, zijn onder meer het niveau van betrokkenheid, het behoud van sessies, vervolgacties zoals demo-aanvragen of het downloaden van content, en on-demand weergaven. U kunt ook de kosten per betrokken deelnemer berekenen en evalueren hoe inzichten uit gebeurtenissen toekomstige formaten, berichten en algehele prestaties kunnen verbeteren.
Webinarplatforms zijn ontworpen voor eenvoudigere netwerkevenementen met één sessie. Ze zenden content uit met basisinteractie. Virtuele conferentieplatforms ondersteunen meerdere sessies, complexe agenda's, sprekersbeheer en rijkere betrokkenheid bij verschillende tracks. Als uw gebeurtenis parallelle sessies omvat of meerdere dagen beslaat, is een conferentieplatform meestal de betere keuze.
ClickUp helpt teams bij het beheren van alles rondom de virtuele gebeurtenis. Terwijl het evenementenplatform zorgt voor de hosting en betrokkenheid, ondersteunt ClickUp de planning van tijdlijnen, de coördinatie van sprekers, goedkeuringen, samenwerking en follow-ups na de gebeurtenis in één werkruimte, waardoor de uitvoering van gebeurtenissen consistenter en gemakkelijker schaalbaar wordt.