Bij ClickUp HQ documenteren we alles. Ons onboardingproces, onze werkstroom voor het beoordelen van content en zelfs het opvallend vreemde naamgevingssysteem dat iemand drie jaar geleden heeft bedacht.
Als we een paar jaar teruggaan in de tijd, zagen we dat we enorm veel tijd kwijt waren aan documentatiewerk. Het format duurde eeuwig, mensen sloegen overal verschillende versies op en processen raakten in het slop zodra iemand het team verliet.
We ontdekten de kloof, maar pas maanden later begonnen we te merken dat er iets mis was. Gelukkig was onze poging om onszelf te redden succesvol: we hebben ClickUp Docs gebouwd! 🤩
Toen kwam ClickUp Brain, dat al onze standaardwerkprocedures (SOP's) opstelde met slechts een prompt.
In deze blogpost onthullen we hoe ClickUp AI Docs gebruikt om het aanmaken van SOP's te vereenvoudigen, waardoor wat vroeger een vervelend, handmatig proces was, nu snel, slim en (durven we te zeggen?) zelfs een beetje bevredigend is geworden. 📝
Wat zijn AI-documenten in ClickUp?
AI Docs in ClickUp zijn intelligente documenten die worden aangedreven door ClickUp Brain en zijn ontworpen om teams te helpen bij het efficiënt creëren, beheren en samenwerken aan content.
Ze gebruiken AI om informatie op te stellen, samen te vatten en te organiseren, waardoor het eenvoudiger wordt om SOP's, wiki's en projectdocumentatie rechtstreeks binnen uw werkruimte op te stellen.
Omdat ClickUp 's werelds eerste Converged AI-werkruimte is, staan uw SOP's naast de taken, projecten en werkstroomen die ze documenteren, en niet in aparte tools waarvoor u van context moet wisselen.
Dit voorkomt Work Sprawl door documentatie met een verbinding te houden aan het daadwerkelijke werk, zodat wanneer processen veranderen, uw SOP's in context kunnen worden bijgewerkt in plaats van verouderde bestanden te worden die niemand meer bijhoudt.
🎥 AI kan het schrijven van documenten een stuk eenvoudiger maken, van gebruikershandleidingen en SOP's tot juridische contracten en productbeschrijvingen. In deze video laten we u aan de hand van praktijkvoorbeelden en beproefde prompts precies zien hoe u AI kunt gebruiken om documentatie te schrijven.
Waarom zijn SOP's belangrijk voor teams?
Wij beschouwen SOP's als het draaiboek van ons team. Ze helpen ons allemaal op één lijn te blijven en ons werk elke keer op de juiste manier te doen.
Hier is waarom ze de moeite waard zijn. 👀
✅ Zorg voor consistentie tussen processen
Wanneer we SOP's voor onze belangrijkste taken schrijven, creëren we een betrouwbare standaard die onze kwaliteit hoog houdt.
Elke klant krijgt van ons dezelfde uitstekende ervaring, of ze nu werken met ons nieuwste teamlid of met iemand die hier al jaren werkt. Duidelijke begeleiding vermindert fouten, versnelt de onboarding en zorgt ervoor dat niemand tijd verspilt met vragen als: 'Wacht even, hoe doen we dit ook alweer?
🔍 Wist u dat? Cognitief psycholoog George Miller stelde dat de gemiddelde mens ongeveer 7 (plus of min 2) 'brokken' informatie in het kortetermijngeheugen kan opslaan. Bij het ontwerpen van SOP's betekent dit dat u één stap niet moet overladen met te veel substappen of gegevenspunten.
✅ Verminder kennislacunes
Wat gebeurt er als een van onze belangrijkste medewerkers op vakantie gaat of een nieuwe rol krijgt? Zonder SOP's verdwijnt hun stilzwijgende kennis met hen.
Met SOP's kunnen onze meest ervaren leden van het team snelkoppelingen, uitzonderingen en fouten uit het verleden documenteren, zodat we allemaal kunnen profiteren van hun kennis.
✅ Verbeter de efficiëntie en naleving
SOP's besparen ons elke week uren tijd, omdat we oplossingen die we al hebben bedacht niet opnieuw hoeven uit te vinden. We kunnen verwijzen naar eerdere SOP-voorbeelden en onze energie richten op nieuwe uitdagingen in plaats van de basis opnieuw te doen.
Ook voor ons wordt naleving eenvoudiger. Bij audits kunnen we verwijzen naar duidelijke procedures die precies aangeven hoe we omgaan met gevoelige gegevens en de kwaliteit handhaven, waardoor risico's worden verminderd en we er zeker van kunnen zijn dat we het goed doen.
📮 ClickUp Insight: 44% van de respondenten van onze enquête houdt zich bij het browsen aan 1-5 tabbladen, maar 8% leeft in 'chaosmodus' met meer dan 31 tabbladen.
Hoewel het niet altijd opzettelijk is, overkomt het zelfs de besten onder ons: een Miro-bord voor brainstormen, een Google-document voor SOP, een tabblad voor projectmanagement en dan ChatGPT voor extra ondersteuning. 👀
Maar elke overschakeling tussen apps of vensters zorgt voor 'toggle tax', oftewel een verborgen mentale belasting die je mentale bandbreedte aantast en je een versnipperd gevoel geeft.
Met ClickUp kunt u al uw tools centraliseren: denk aan Whiteboards, documenten, taken, zoeken op internet, AI-modellen zoals ChatGPT, Gemini en Claude, en nog veel meer onder één Converged AI-werkruimte. Het is tijd om contextwisselingen te verbieden en die extra tabbladen voorgoed te sluiten!
Belangrijkste functies van ClickUp AI Docs voor SOP's
Dit zijn de belangrijkste AI-functies die u krijgt. 👇
AI-ondersteund opstellen van SOP-sjablonen en content
Vroeger waren we veel te veel tijd kwijt met het helemaal zelf opstellen van SOP's.
ClickUp Brain heeft daar verandering in gebracht. Nu openen we een document, typen we een '/' (schuine streep), beschrijven we wat we nodig hebben en krijgen we een werkbaar concept.
Dit is hoe het in zijn werk gaat: we moesten ons nieuwe redactionele beoordelingsproces documenteren. We hebben ClickUp Brain gevraagd om de eerste structuur te genereren, zoals secties voor vereisten bij verzending, beoordelingscriteria, goedkeuringsfasen en feedbackprotocollen.
We hebben het in ongeveer 20 minuten aangepast aan de werkstroom van ons team (iets wat anders meer dan twee uur zou hebben gekost 😮💨).
📌 Voorbeeldprompt: Maak een SOP voor ons redactionele beoordelingsproces, inclusief richtlijnen voor inzendingen, beoordelingscriteria, goedkeuringsfasen en feedbackprocedures. Formatteer het met koppen, genummerde stappen en ruimte voor schermafbeeldingen.
Realtime teamsamenwerking met opmerkingen en bewerkingen
We werken samen in realtime aan SOP's, waardoor er geen problemen zijn met het beheer van documentversies.
Ons contentteam, onze ontwerpers en projectmanagers voeren allemaal tegelijkertijd dezelfde bewerking uit aan hetzelfde document met ClickUp's Collaboration Detection. Dus wanneer iemand een probleem ontdekt dat moet worden bijgewerkt in ons ontwerpoverdrachtproces, lost hij of zij dat op terwijl anderen doorgaan met het verfijnen van hun secties.
ClickUp Brain helpt ons ook om lange discussies te begrijpen. Wanneer we in de opmerkingen debatteren over procesverbeteringen, heeft dit vaak als resultaat tientallen heen-en-weer-berichten. De AI-documentatietool leest de hele thread door en vat de belangrijkste beslissingen en actiepunten samen.
Als iemand in een toegewezen opmerking in ClickUp voorstelt om een sjabloon voor bugrapporten toe te voegen, zet het platform dit automatisch om in een taak met een toegewezen persoon.
We hebben onlangs onze SOP voor het onboarden van klanten herzien met input van meerdere teamleden. Iedereen liet opmerkingen achter met suggesties voor verbeteringen, en ClickUp Brain haalde daaruit de punten naar voren waar we het allemaal over eens waren.
Het creëerde ook aparte ClickUp-taken voor items die extra werk vereisten, zoals het bouwen van e-mailsjablonen en het configureren van automatisering.
💡 Pro-tip: Gebruik ClickUp Chat om SOP-ontwerpen direct naast het document te bespreken, zonder over te schakelen naar e-mail of Slack. Tag materiedeskundigen om specifieke secties te beoordelen, vragen te stellen over processtappen en direct feedback te krijgen.
Chat heeft gesprekken in threads die een verbinding houden met de SOP, zodat u nooit de context kwijtraakt over waarom bepaalde procedures op een bepaalde manier zijn gedocumenteerd.
Versiebeheer om wijzigingen in de loop van de tijd bij te houden
We experimenteren met onze processen, en soms werken die experimenten niet.
ClickUp Docs slaat automatisch elke versie op, zodat we kunnen zien wie wijzigingen heeft aangebracht, versies naast elkaar kunnen vergelijken en indien nodig eerdere iteraties kunnen herstellen.
Het marketingteam heeft bijvoorbeeld hun SOP voor het publiceren van content aangepast door een extra controlepunt toe te voegen. Na een paar weken merkten ze dat de tijdlijn aanzienlijk was verlengd. Ze openden de versiegeschiedenis, vergeleken het huidige proces met het vorige en identificeerden waar de bottleneck zich voordeed.
Van daaruit was het eenvoudig om de gestroomlijnde versie te herstellen die beter paste bij het tempo van ons team.
De versiegeschiedenis ondersteunt ook trainingsinspanningen.
Nieuwe leden van het team bekijken de evolutie van de SOP voor de start van het project om te begrijpen hoe het proces in de loop van de tijd is verfijnd. Ze zien welke stappen zijn toegevoegd om specifieke problemen op te lossen en welke zijn verwijderd omdat ze geen waarde hadden.
🔍 Wist u dat? Ons brein onthoudt dingen beter wanneer we ze actief produceren (schrijven, spreken) in plaats van alleen maar lezen. Wanneer u SOP's opstelt of doorvoert, helpt het om uw team te vragen 'de stappen hardop uit te spreken' of 'u door het proces te leiden' om ze in het geheugen te verankeren.
Integratie met taken, checklists en werkstroomen
We stellen onze SOP's op om het daadwerkelijke werk te stimuleren, niet om ze ergens in een map te laten liggen.
Het customer success-team raadpleegt bijvoorbeeld de SOP voor escalaties van klanten en volgt ingebouwde checklists bij het oplossen van problemen. Elk checklistitem kan subtaaken genereren met opdrachten en deadlines.
ClickUp Brain stroomlijnt deze verbinding. Wanneer het team een gedetailleerde SOP schrijft voor driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen, markeren ze specifieke secties en vragen ze AI om op basis van die content taken aan te maken. De AI-projectmanager genereert een lijst met voorgestelde toegewezen personen op basis van werkruimtepatronen.
De SOP, checklist en werkstroom blijven met elkaar verbonden, zodat updates van het ene document ook worden doorgevoerd in de andere.
👀 Wist u dat: Volgens Forrester Research hebben organisaties die ClickUp gebruiken in een periode van drie jaar een geschat rendement op investering (ROI) van 384% behaald . Deze organisaties genereerden ongeveer 3,9 miljoen dollar aan extra inkomsten door projecten die mogelijk werden gemaakt of verbeterd door ClickUp.
Mogelijkheid om automatisch SOP's te genereren op basis van bestaande processen
We hebben honderden projecten voltooid en veel van onze effectieve processen zijn op organische wijze ontwikkeld door middel van opmerkingen bij taken en discussies.
ClickUp Brain analyseert bestaand werk en stelt SOP's op basis van de patronen die we al volgen. We kunnen het vragen om onze voltooide websitelanceringen te beoordelen en een SOP-sjabloon te genereren op basis van wat consistent resultaten oplevert.
Vorig jaar hebben we ClickUp Brain ingezet voor onze merkrichtlijnen. Ons ontwerpteam beantwoordde regelmatig terugkerende vragen over het gebruik van merkmiddelen. We hebben ClickUp Brain opdracht gegeven om zes maanden aan gerelateerde opmerkingen en taken te analyseren en vervolgens een SOP te genereren. Dit resulteerde in een uitgebreid document dat onze daadwerkelijke werkwijze weerspiegelde. We hebben het kort bijgewerkt en gepubliceerd voor het team.
We gebruiken de AI-integratie ook om procesdocumentatie af te stemmen op de werkelijkheid.
Toen we merkten dat onze onboardingpraktijken voor klanten verder waren geëvolueerd dan wat onze SOP beschreef, vroegen we ClickUp Brain om onze recente onboardingprojecten te analyseren en updates voor te stellen.
De AI-tool identificeerde drie stappen die we in onze werkstroom hadden opgenomen en twee stappen die we hadden afgeschaft, die we hebben onderworpen aan een bewerking om de kennis up-to-date te houden.
💡 Handige tip: Organiseer ClickUp SyncUps wanneer u nieuwe leden van het team traint in SOP's of procesupdates met uw team bespreekt.
Gebruik vervolgens ClickUp Brain om de vergadering automatisch te transcriberen, belangrijke procedurele punten uit de bespreking te halen en vragen of randgevallen om te zetten in aanvullingen voor uw SOP-documentatie. Zo wordt de mondeling gedeelde kennis van de groep ook vastgelegd in uw officiële procedures.
Hoe gebruiken teams AI Documents om SOP's te maken?
In dit gedeelte onthullen we alles. Dit is echt hoe we AI intern gebruiken voor documentatie. 📝
Snel nieuwe SOP's opstellen
We hebben een heleboel Doc-sjablonen opgeslagen voor verschillende soorten SOP's. Wanneer we een nieuw proces moeten documenteren, kiezen we het juiste sjabloon en vragen we ClickUp Brain om het aangepast te maken.
De laatste keer dat we een belangrijke functie lanceerden, hebben we onze sjabloon voor het lanceren van functies tevoorschijn gehaald en de AI de secties laten aanpassen aan onze behoeften. Zo bleef onze structuur consistent, maar werden de details voor die specifieke lancering ingevuld.
We voegen schermafbeeldingen, tabellen, video's en andere visuele hulpmiddelen toe om het proces duidelijker te maken.
Onze SOP voor ontwerpbeoordeling bevat daadwerkelijke schermafbeeldingen van onze feedbacktool en een tabel die aangeeft hoe lang elke beoordelingsfase zou moeten duren. ClickUp Brain helpt ons te bepalen waar deze afbeeldingen moeten komen, zodat mensen ze daadwerkelijk kunnen volgen.
🔍 Wist u dat? In de geheugentheorie betekent 'interferentie' dat nieuwe herinneringen het oproepen van oudere herinneringen kunnen belemmeren (retroactief) of dat eerdere informatie nieuwe herinneringen kan blokkeren (proactief). In documenten: vermijd het begraven van updates of wijzigingen in dichte tekst. Maak ze duidelijk, zodat ze niet 'vervagen' in de rommel van het geheugen.
Bestaande SOP's bijwerken
Processen veranderen en onze SOP's moeten daarmee gelijke tred houden. Als iets moet worden bijgewerkt, markeren we dat gedeelte en vragen we ClickUp Brain om het te herschrijven.
Soms realiseren we ons dat we te technisch zijn geweest, dus vereenvoudigen we de taal. Andere keren is een proces veranderd en moeten we een hele sectie herschrijven om deze aan te passen aan wat we nu daadwerkelijk doen.
📌 Voorbeeldprompt: Herschrijf deze stap in duidelijke, bruikbare taal die iedereen in het team kan begrijpen.
💡 Pro-tip: Neem ClickUp-clips op wanneer leden van het team complexe procedures uitvoeren die moeilijk in tekst alleen te beschrijven zijn. Schermopnames met voice-overs laten precies zien hoe je door software navigeert, veelvoorkomende problemen oplost of processen met meerdere stappen voltooit.
Voeg deze video-Clips vervolgens rechtstreeks in uw SOP-documenten in, zodat procedures zowel schriftelijke stappen als visuele demonstraties bevatten.
Deel en toestemming
Door input te vragen van iedereen die het werk daadwerkelijk uitvoert, worden onze SOP's veel beter.
Met ClickUp Docs kunnen we gedetailleerde toestemmingen instellen voor wie elk document of elke pagina kan bekijken, becommentariëren of bewerken. We kunnen Docs delen met onze hele werkruimte (met uitzondering van gasten), inclusief specifieke personen of teams, of zelfs externe gebruikers uitnodigen via e-mail.
Tegelijkertijd volgen de toestemmingen in ClickUp een hiërarchie: toestemmingen op documentniveau hebben voorrang op bredere werkruimte-instellingen, en itemspecifieke toestemmingen (bijvoorbeeld op een bepaalde pagina) hebben voorrang op algemene toestemmingen.
Gecentraliseerde documentatie
We leven in ClickUp Docs Hub omdat daar alle SOP's, projectaantekeningen en brainstorms terechtkomen. Het biedt ons één plek waar we alles kunnen zien wat we hebben gemaakt of waaraan we hebben meegewerkt, zonder dat we door ruimtes of taken hoeven te spitten.
We kunnen filteren op wat met ons is gedeeld, wat we hebben geschreven of zelfs op documenten die zijn getagd voor een specifiek project.
Wat we het leukst vinden, is hoe gemakkelijk het is om verbanden te leggen. Concepten van bedrijfsbeleid en -procedures worden binnen de hub omgezet in gepolijste referenties, allemaal getagd, gekoppeld en klaar voor gebruik. We kunnen gerelateerde documenten groeperen, onze favorieten vastmaken en binnen enkele seconden alles doorzoeken.
Het is ons collectieve geheugen geworden, dat al onze kennis vindbaar en up-to-date houdt, hoe snel de dingen ook veranderen.
Stap voor stap: een SOP maken met ClickUp AI Docs
En zo schrijven we nu procedures met ClickUp Brain in documenten. 🧑💻
Stap 1: Open een nieuw document
We gaan naar de Docs Hub of de specifieke ruimte, map of lijst waar we de SOP willen opslaan.
We klikken op de knop + Document en geven onze SOP een duidelijke, beschrijvende titel. Iets als SOP voor het onboardingproces van klanten of Werkstroom voor goedkeuring van content werkt goed. Dankzij duidelijke titels kunnen mensen zonder te gissen vinden wat ze nodig hebben.
Vervolgens stellen we de toestemmingen in. We kiezen of het document openbaar moet zijn, zodat ons hele team het kan zien, of privé terwijl we nog bezig zijn met het opstellen ervan.
Voor gevoelige processen, zoals financiële procedures of HR-beleid, hanteren we strenge toestemmingen. Deze kunnen later altijd worden aangepast naarmate de SOP zich verder ontwikkelt.
👀 ClickUp-hack: We markeren het document vaak als Wiki wanneer het als bron van informatie voor de processen van ons team gaat dienen. Dit maakt het veel gemakkelijker om het later terug te vinden en te raadplegen.
Onze wiki met operationele strategieën bevat alle SOP's voor het hele bedrijf die op deze manier zijn georganiseerd, en nieuwe leden van het team vertellen ons dat dit een uitkomst is tijdens de onboarding.
Stap 2: Kies een sjabloon of vraag de AI om een SOP op te stellen
Er zijn twee manieren om dit te doen, en beide werken uitstekend, afhankelijk van wat u nodig hebt:
- Gebruik een proces- of SOP-sjabloon van ClickUp om meteen een gestructureerd overzicht te krijgen.
- Vraag ClickUp Brain om iets aangepast te maken
Klik op de knop Ask AI of typ /write in het document en voer vervolgens een opdracht in, zoals Stel een SOP op voor het inwerken van nieuwe medewerkers of Maak een procedure voor driemaandelijkse prestatiebeoordelingen.
ClickUp Brain genereert een concept op basis van wat u vraagt.
Zodra u dat eerste concept hebt, bekijkt u het en verfijnt u het. Vraag de AI om secties die te dun aanvoelen uit te breiden, te complexe taal te vereenvoudigen of opsommingstekens toe te voegen waar dingen duidelijker moeten worden.
Toen we bijvoorbeeld onze SOP voor het onboarden van leveranciers opstelden, gaf AI ons een goede structuur. We hebben echter de sectie over verificatie van nalevingen uitgebreid en de taal van de contractgoedkeuring vereenvoudigd, zodat ons inkoopteam deze kon volgen.
👀 Vriendelijke tip: We herhalen dit proces totdat het goed voelt. Ons team probeert vervolgvragen te stellen om de toon aan te passen, specifieke voorbeelden toe te voegen of aantekeningen op te nemen die onze branche vereist. ClickUp Brain past zich aan op basis van wat we nodig hebben, zodat we het eerste concept niet als definitief hoeven te accepteren.
Stap 3: Aangepaste content met teamspecifieke details
Nu maken we het ons eigen. We nemen elke sectie door en vervangen plaatshouders door onze daadwerkelijke procedures, tools en contactpersonen.
Algemene stappen worden gedetailleerde instructies die ons team zonder verwarring kan volgen. We voegen schermafbeeldingen toe die precies laten zien wat mensen moeten zien en koppelen naar de bronnen die ze nodig hebben: stijlgidsen, goedkeuringsformulieren en sjabloonbibliotheken.
Vervolgens voegen we toe:
- Rich text-format om de SOP gemakkelijk te volgen te maken
- Koppen om lange secties op te splitsen
- Tabellen om informatie overzichtelijker te ordenen
- Afbeeldingen om te laten zien wat mensen zouden moeten zien
- Voeg ClickUp Whiteboards toe om werkstroomen rechtstreeks in de SOP te visualiseren.
Onze SOP voor het overdragen van ontwerpen bevat bijvoorbeeld schermafbeeldingen van onze beoordelingstool, een tabel met doorlooptijden voor elke beoordelingsfase en links naar onze merkrichtlijnen.
💡 Pro-tip: U kunt ClickUp Whiteboards gebruiken om diagrammen van werkstroomdiagrammen en beslissingsbomen te schetsen voordat u uw SOP-documentatie schrijft. Teams kunnen samen elke stap in kaart brengen, overdrachtspunten identificeren en knelpunten of ontbrekende procedures in een visueel format opsporen.
Zodra het proces op het Whiteboard is afgerond, kunt u het direct omzetten in gestructureerde SOP-taken of het koppelen aan uw ClickUp-document. Op deze manier kunnen lezers zowel het algemene diagram van de werkstroom als de gedetailleerde stapsgewijze instructies zien.
Stap 4: Voeg checklists, werkstroomen en taaklinks toe voor uitvoering
Vervolgens richten we ons op het uitvoerbaar maken van de SOP.
We voegen checklists toe die de procedure in stappen opsplitsen, zodat mensen tijdens het werk kunnen afvinken wat ze al hebben gedaan.
Voor belangrijke stappen maken we taken rechtstreeks vanuit het document aan of koppelen we deze. Markeer een stap, gebruik de optie + Taak en koppel deze aan het daadwerkelijke werk in de werkruimte.
Bovendien gebruiken we Doc Relationships om onze SOP te koppelen aan gerelateerde taken, projecten of terugkerende werkstroomen. Het document voor het onboarden van klanten is bijvoorbeeld gekoppeld aan het sjabloon voor onboardingstaken, zodat iemand die een nieuwe klantrelatie start, meteen over de juiste context beschikt.
👀 ClickUp Hack: Onze documentatie over escalatie van klanten bevat een stroomdiagram dat laat zien wanneer problemen moeten worden geëscaleerd en naar wie. Omdat we weten hoe handig het kan zijn om snel ingebedde procesdiagrammen of stroomdiagrammen te raadplegen voor visuele begeleiding. Mensen volgen het visuele pad en raadplegen indien nodig de gedetailleerde stappen.
Stap 5: Deel met relevante belanghebbenden ter beoordeling
We klikken op de knop Delen en nodigen belanghebbenden, managers of compliance officers uit om het te bekijken.
Voor HR-beleidsregels zorgen wij voor juridische beoordelingen. En voor operationele procedures is input nodig van teamleiders die deze processen dagelijks beheren.
Zo worden problemen opgespoord voordat ze een probleem voor iedereen worden. Daarnaast exporteren we sommige documenten als PDF-, HTML- of Markdown-bestand voor offline delen of nalevingsregistraties.
Stap 6: Houd versiebeheer bij en werk SOP's regelmatig bij
Onze SOP's zijn levende documenten die meegroeien met processen.
We hebben ClickUp-terugkerende taken ingesteld om ze regelmatig te controleren en bij te werken.
De meeste kritieke procedures worden elk kwartaal herzien, terwijl stabiele processen die niet veel veranderen jaarlijks worden gecontroleerd. Zo blijft onze documentatie actueel zonder dat we worden overweldigd door voortdurend onderhoudswerk.
Een gebruiker deelt op G2:
Ik vind het geweldig dat ik bijna alles op één plek kan doen: taken, documenten, dashboards, zelfs brainstormen. Het houdt mijn werk georganiseerd zonder dat ik vijf verschillende apps nodig heb. De integraties en automatiseringen besparen me enorm veel tijd en de zichtbaarheid over alle projecten is een groot pluspunt. Het voelt als een echte hub voor samenwerking en planning.
Ik vind het geweldig dat ik bijna alles op één plek kan doen: taken, documenten, dashboards, zelfs brainstormen. Het houdt mijn werk georganiseerd zonder dat ik vijf verschillende apps nodig heb. De integraties en automatiseringen besparen me enorm veel tijd en de zichtbaarheid over alle projecten is een groot pluspunt. Het voelt als een echte hub voor samenwerking en planning.
🎙️ Klantcasestudy: G-Loot gebruikt ClickUp om dagelijkse werkzaamheden te koppelen aan OKR's op bedrijfsniveau. Het esports-platform heeft ClickUp in alle teams geïmplementeerd om versnipperde tools te vervangen, Sprints te beheren, documenten te centraliseren en de voortgang ten opzichte van strategische doelen op één plek bij te houden.
Met ClickUp sluit elke taak nu aan bij een doelstelling, verloopt de samenwerking tussen product-, CRM- en creatieve teams sneller en heeft het management eindelijk volledig inzicht in de uitvoering.
Best practices voor het gebruik van AI-documenten bij het aanmaken van SOP's
Wanneer we bij ClickUp SOP's maken, vertrouwen we op een aantal beproefde methoden die onze teams helpen sneller te werken en de documentatie nauwkeurig en toegankelijk te houden:
- Gebruik de op rollen gebaseerde tools van ClickUp Brain om binnen enkele minuten SOP-ontwerpen, checklists en content in het format te genereren.
- Stel ClickUp-automatiseringen in om repetitieve taken uit te voeren, zoals het toewijzen van beoordelingstaken en het triggeren van vervolgacties, vooral wanneer een cruciale procedure wordt genegeerd.
- Koppel uw ClickUp-integraties om het delen van SOP's via Google Drive en andere tools moeiteloos te maken. Zo blijven discussies en bestanden synchroniseerd zonder dat u van tool hoeft te wisselen.
- Verzamel feedback met ClickUp-formulieren en zet reacties automatisch om in uitvoerbare taken.
🚀 Voordeel van ClickUp: Vergaderingen zijn geweldig, totdat je je realiseert dat niemand weet wat er is besloten of wie wat doet. De ClickUp AI Notetaker neemt de discussies van je team automatisch op, transcribeert ze en vat ze samen, waardoor mondelinge beslissingen worden omgezet in gestructureerde vergadernotities.
Actiepunten worden direct omgezet in taken en gekoppeld aan relevante documenten, zodat uw nieuwe procedures en updates nooit verloren gaan.
Praktijkvoorbeelden van het gebruik van AI-documenten
Hieronder leest u hoe verschillende teams bij ClickUp interne processen verbeteren:
- Verkoop: creëert en verfijnt documenten voor het kwalificeren van leads, het plannen van demo's en het overdragen van deals. De AI raadpleegt eerdere playbooks om de structuur en formulering van SOP's voor te stellen.
- Engineering: Opstellen van documenten voor releasebeheer en incidentrespons. ClickUp Brain bekijkt eerdere Sprint-retrospectieven om verbeterde werkstroomen voor te stellen.
- Klantensucces: werkt samen in AI Docs om onboarding-SOP's en vernieuwingsplaybooks bij te werken. Het haalt context uit feedback van klanten en prestatiestatistieken, waardoor het gemakkelijker wordt om sjablonen voor verschillende klantsegmenten aan te passen.
- Financiën: Standaardiseer processen voor goedkeuring van uitgaven, factuurverwerking en budgetbewaking. Zodra een concept klaar is, wijst de automatisering beoordelaars toe en houdt zij de goedkeuringen bij, zodat deze op schema blijven.
Werk samen met de SOP-helden van ClickUp
We hebben geleerd dat wanneer de procesdocumentatie een goede werkstroom heeft, alles anders ook goed verloopt. ClickUp AI Docs heeft saaie SOP's omgezet in levendige, bruikbare handleidingen die onze teams graag gebruiken.
Nu kunnen we binnen enkele minuten nieuwe procedures opstellen, oude procedures aanpassen zonder bang te hoeven zijn voor versieproblemen, en zien we hoe ClickUp Brain de lege velden sneller invult dan we onze koffie op kunnen drinken.
Elke SOP die we maken, bouwt voort op de vorige, waardoor onze kennis scherp blijft, onze processen duidelijk zijn en onze teams op één lijn zitten.
Waar wacht u nog op? Meld u vandaag nog aan voor ClickUp! ✅
Veelgestelde vragen (FAQ's)
AI Docs in ClickUp zijn intelligente documenten die worden aangedreven door ClickUp Brain. Met behulp van AI helpen ze teams om sneller content te creëren, te bewerken en te organiseren, zodat ze informatie direct in de documentatie kunnen opstellen, samenvatten en formatteren.
Het AI-gestuurde proces voor het aanmaken van SOPs van ClickUp Brain omvat het automatisch aanmaken van overzichten, stapsgewijze instructies en checklists. Teams kunnen op rollen gebaseerde prompts gebruiken om ervoor te zorgen dat elke SOP een consistent format volgt en alle belangrijke details bevat.
Ja. SOP's die in AI Docs zijn gemaakt, kunnen worden gekoppeld aan ClickUp-taaken, zodat teams nauwkeurige taaktoewijzingen kunnen garanderen, deadlines kunnen instellen of de voltooiing rechtstreeks vanuit het document kunnen bijhouden.
ClickUp slaat automatisch de versiegeschiedenis van elk document op. Teams kunnen bewerkingen bijhouden, eerdere versies bekijken en eerdere concepten herstellen, zodat alle updates zichtbaar zijn en goed kunnen worden gecontroleerd.
Ja. Teams kunnen AI Documents aanpassen met afdelingsspecifieke sjablonen, prompts en formaten. Dankzij deze flexibiliteit kunnen marketing-, verkoop-, engineering- en andere teams SOP's maken die aansluiten bij hun unieke werkstroom.