We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat het onboarden van clients misgaat.
Verspreide kick-off-e-mails. Contractdetails die verloren gaan in een thread. Clients die hetzelfde formulier twee keer invullen. Wat vertrouwen zou moeten wekken, zorgt uiteindelijk voor wrijving in de allereerste week.
Maak kennis met: AI-gestuurde onboarding van clients.
Van het automatisch genereren van kickoff-taken tot het opstellen van gepersonaliseerde welkomstdocumenten en het synchroniseren van client-gegevens tussen verschillende tools: AI kan repetitieve taken automatiseren die het onboarden van clients vertragen.
Als u zich afvraagt hoe u de client onboarding met AI kunt automatiseren, dan is dit bericht iets voor u.
We delen hoe u een AI-gestuurde onboardingflow voor clients kunt instellen die uw team uren tijd bespaart, clients vanaf dag één tevreden stelt en meegroeit met uw bedrijf. En het beste? We laten u een tool zien waarmee u dit allemaal onder één dak kunt doen. Ja, dat is ClickUp!
⭐ Functioneel sjabloon
Gebruik de sjabloon voor klantonboarding van ClickUp om snel onboarding-werkstroom op te zetten, in plaats van elke keer opnieuw te beginnen wanneer u een nieuwe klant binnenhaalt. Deze sjabloon biedt vooraf geconfigureerde taakreeksen, geautomatiseerde toewijzingsregels, in kaart gebrachte afhankelijkheden en mijlpaalregistratie die zich aanpassen aan de specifieke eisen van uw client.
Wat is het onboarden van clients en waarom heeft dit automatisering nodig?
Clientonboarding is het proces waarbij nieuwe klanten worden verwelkomd in uw bedrijf en worden begeleid vanaf de eerste aanmelding tot de succesvolle acceptatie van het product. Het omvat het verzamelen van klantgegevens, het aanmaken van accounts, het geven van trainingen en het opzetten van communicatiekanalen om ervoor te zorgen dat clients de gewenste resultaten behalen met uw dienst (zonder voortdurend heen en weer te moeten communiceren).
Als uw onboardingproces voor clients gefragmenteerd is, leidt dit tot wrijving en heeft dit invloed op de algehele product- of service-ervaring. U hebt een geautomatiseerd onboardingproces voor clients nodig omdat:
- Handmatige processen zijn niet schaalbaar: elke nieuwe client vereist dezelfde tijdrovende installatie, wat leidt tot knelpunten die de lancering vertragen en groeiende bedrijven frustreren
- tijdlijnen worden langer door onduidelijkheid over de onduidelijke eigendom van taken*: zonder geautomatiseerde toewijzingsregels blijven taken ongewikkeld, terwijl teamleden ervan uitgaan dat iemand anders ze afhandelt
- herhaaldelijke gegevensinvoer heeft als resultaat fouten*: het handmatig verplaatsen van client-informatie tussen systemen verhoogt het risico op typefouten, gemiste details en onvolledige records
- Vertraagde follow-ups kosten clients vertrouwen: Inconsistente communicatie kan ertoe leiden dat de client twijfelt aan uw professionaliteit en aandacht voor hun succes
- gebrek aan zichtbaarheid vertraagt de voortgang*: zonder een centraal systeem voor clientbeheer is het moeilijk om te weten welke clients vooruitgang boeken en welke stappen problemen opleveren
👀 Wist u dat? 74% van de grote ondernemingen heeft nu een speciaal onboardingteam. Bedrijven beschouwen onboarding niet langer als een bijzaak, maar als een cruciaal onderdeel van hun groei- en retentiestrategie.
Voordelen van de automatisering van onboarding met AI
De beste onboarding-ervaringen ontstaan wanneer alles soepel verloopt en klanten zich gehoord voelen. Helaas krijgen de meeste klanten die ervaring niet. Onderzoek toont aan dat 90% van de klanten vindt dat bedrijven beter kunnen presteren als het gaat om het onboarden van nieuwe klanten.
Welnu, het automatiseren van onboardingprocessen met AI vult die verwachtingskloof. Hier volgt hoe automatisering kan bijdragen aan de algehele klanttevredenheid:
Snellere doorlooptijd en minder handmatig werk
AI-aangedreven workflowautomatisering (zoals geautomatiseerde documentverzameling, gegevensinvoer en verificatie) vermindert de lange reeks heen-en-weer-e-mails en de tijd die wordt besteed aan repetitieve beheerder-taken, waardoor het onboardingproces wordt teruggebracht van weken tot dagen.
📌 Alumni Ventures, een venture capital-bedrijf, heeft zijn KYC/AML-verificaties en delen van het accreditatieproces voor het onboarden van investeerders geautomatiseerd door samen te werken met het AI-gedreven fintech-platform iCapital. Door automatisering werd niet alleen de onboarding-tijd voor investeerders met 66% verkort (van ~30 minuten naar ongeveer 10), maar daalde ook het aantal afhakers dankzij een verbeterde gebruikerservaring.
Gepersonaliseerde client-ervaring op grote schaal
AI kan client-profielen, sectoren en behoeften analyseren om op maat gemaakte bronnen, welkomstpakketten of trainingsmodules voor te stellen voor een naadloze onboarding-ervaring. In plaats van een 'one-size-fits-all'-proces, voelen clients zich vanaf dag één gezien.
In de woorden van Ryan Bezenek, vicepresident IT bij Ariat International
Het gaat erom verbindingen te leggen op basis van gegevens die u als mens misschien niet zou hebben gelegd. AI heeft het bijzondere vermogen om dingen over de consument te ontrafelen waar u misschien nooit aan zou denken.
Het gaat erom verbindingen te leggen op basis van gegevens die u als mens misschien niet zou hebben gelegd. AI heeft het bijzondere vermogen om dingen over de consument te ontrafelen waar u misschien nooit aan zou denken.
Minder fouten en betere naleving
Handmatige onboarding leidt vaak tot fouten in contracten, KYC/AML-controles of gegevensinvoer. AI-gestuurde validatie zorgt ervoor dat documenten nauwkeurig, volledig en voldoen aan de regelgeving, waardoor het risico wordt verminderd.
⚡ Sjabloonarchief: Gratis sjablonen voor intakeformulieren voor clients in Word en ClickUp
Proactieve betrokkenheid en begeleiding
Chatbots en AI-assistenten kunnen direct veelgestelde vragen beantwoorden, clients door portals leiden en volgende stappen aangeven zonder menselijke tussenkomst. Met andere woorden, AI-onboardingtools zorgen ervoor dat clients gedurende het hele proces betrokken blijven.
💡 Pro-tip: Gebruik de aangepaste Autopilot-agenten van ClickUp om specifieke onboarding-taken voor clients te automatiseren, zoals automatisch reageren op veelgestelde vragen in chat-kanalen of het triggeren van automatische herinneringen op basis van bepaalde updates van aangepaste velden.
Continue verbetering
AI houdt tijdens de onboarding drop-off points en engagementpatronen bij. Uw customer success team weet waar clients vastlopen en kan de werkstroom verfijnen. Zo wordt onboarding een datagestuurd proces dat voortdurend wordt verbeterd.
U moet niet alleen weten wat u moet automatiseren, maar ook wat u niet moet automatiseren.
📌 U wilt bijvoorbeeld sleutel interacties in het klanttraject, zoals de kick-offgesprekken, persoonlijke check-ins en mijlpaalbeoordelingen, door mensen laten uitvoeren. Door deze klantinteracties een menselijk tintje te geven, legt u de basis voor langdurige relaties.
Ook is human-in-the-loop belangrijk voor randgevallen en uitzonderingsafhandeling. Chatbots in uw onboardingsoftware zullen de klant alleen maar verder frustreren. Uw customer success manager (CSM) moet ingrijpen als de documenten van de client niet aan de standaardformaten voldoen of als ze ongebruikelijke onboardingvereisten hebben.
Hier volgt advies van Jonathan Murray, Chief Strategy Officer bij Mad Op, over hoe u AI kunt integreren in uw ervaringsstrategie:
AI kan repetitieve taken uitvoeren, gegevens analyseren en snel reageren, maar klanten blijven verlangen naar authentieke, gepersonaliseerde interacties. Menselijke CSM's bouwen vertrouwen op, begrijpen genuanceerde behoeften en creëren emotionele verbindingen.
AI kan repetitieve taken uitvoeren, gegevens analyseren en snel reageren, maar klanten blijven verlangen naar authentieke, gepersonaliseerde interacties. Menselijke CSM's bouwen vertrouwen op, begrijpen genuanceerde behoeften en creëren emotionele verbindingen.
⚡ Sjabloonarchief: gratis sjablonen voor onboarding-e-mails (voor clients of werknemers)
Sleutelstappen in een door AI aangestuurde onboarding-werkstroom
De voordelen van het gebruik van AI in uw onboarding-werkstroom voor clients zijn duidelijk. Het is nu tijd om de theorie in praktijk te brengen. Hier zijn de exacte stappen die u kunt volgen om een door AI aangestuurde automatisering van de onboarding van clients te creëren.
Stap 1: Intake en verzamelen van formulieren
Misschien wel het meest over het hoofd geziene pijnpunt bij onboarding is het intake-proces. Formulieren die alleen informatie verzamelen maar het moeilijker maken om er iets mee te doen, herhaalde vragen en handmatige gegevensinvoer frustreren clients en kosten CSM-medewerkers veel tijd. Het is fundamenteel werk, maar het voegt zelden directe waarde toe aan de klantervaring.
🤖 AI-tip: Gebruik AI-gestuurde intake-tools om clientinformatie uit uw CRM of contracten vooraf in te vullen, reacties in realtime te valideren en gegevens automatisch te synchroniseren met uw werkruimte. Zo hoeven clients zich niet te herhalen en beschikt uw team vanaf het begin over gestructureerde, betrouwbare gegevens.
Zo ziet dit er in de praktijk uit:
- Adaptieve formulieren: Dynamische formulieren passen vragen aan op basis van het type client of de branche, zodat verschillende klantsegmenten alleen zien wat voor hen relevant is
- Automatisch invullen en valideren: AI vult bekende velden vooraf in en controleert invoer zoals e-mailadressen of factuurgegevens om fouten te verminderen
- Naadloze routering: Inkomende gegevens worden direct gecategoriseerd en doorgestuurd naar het juiste team: financiën, onboarding-engineers of CSM-dashboards
- Klantvriendelijke ervaring: het proces voelt voor clients moeiteloos aan, wat vanaf dag één professionaliteit en voorbereiding uitstraalt
De vraag is hier: hoe activeert u dit binnen uw werkstroom?
Tip: Gebruik ClickUp, de alles-in-één app voor werk.
ClickUp automatiseert de onboarding van clients door formulieren, het verzamelen van documenten en het toewijzen van taken te centraliseren in één Converged AI Workspace. In plaats van tijd te verliezen aan eindeloze e-mailketens of het jongleren met verspreide spreadsheets, krijgen teams een gestroomlijnde, door AI aangestuurde werkstroom met volledige werkcontext. Het resultaat? Onboardingcycli worden teruggebracht van weken naar dagen, terwijl clients een vlottere, professionelere eerste indruk krijgen.
Hoe helpt ClickUp daarbij?
Met ClickUp Forms kunt u ingebouwde voorwaardelijke logica gebruiken om vragen aan te passen aan de branche, het gebruiksscenario, de beperkingen en de ambities van uw client. De verzamelde gegevens worden niet in een spreadsheet opgeslagen. In plaats daarvan kan elke verzonden formulier automatisch een ClickUp-taak genereren met aangepaste velden die al deze informatie registreren en in één oogopslag weergeven. Deze formulieren zijn aanpasbaar en kunnen eenvoudig worden gemaakt met een intuïtieve drag-and-drop-builder.
Als u echter helemaal zelf een intakeformulier wilt maken, laat deze video u zien hoe u dat kunt doen:
U kunt ook ClickUp Automatisering gebruiken om ervoor te zorgen dat de gegevens die via formulier worden verzameld, rechtstreeks in uw klantendatabase in ClickUp worden opgenomen. U hoeft clientgegevens niet handmatig tussen systemen over te zetten of te beheren en u hoeft zich geen zorgen te maken dat gegevens in e-mailthreads verloren gaan.
Zodra een formulier is ingediend (en een Taak is aangemaakt), kunt u trigger-automatiseringen instellen, zoals:
- De taak aan iemand toewijzen
- De status van de aangepaste taak wijzigen. Voorbeeld: wanneer een taak als voltooid is gemarkeerd (bijv. 'Klanttoegang verzonden'), maken of ontgrendelen automatiseringen onmiddellijk de volgende taak, zoals 'Startgesprek plannen'
- Het versturen van e-mails met notificaties naar belanghebbenden, inclusief herinneringen om uw interne team of clients aan te sporen actie te ondernemen in geval van vertragingen
- Volgers toevoegen die op de hoogte worden gesteld van Taakactiviteit
🧠 Leuk weetje: ClickUp heeft een AI Automatisering Builder, waar u in gewoon Engels beschrijft wat u wilt automatiseren, waarna ClickUp de triggers/acties bouwt (waaronder triggers voor het verzenden van formulier).
Zodra verzonden formulieren worden omgezet in taken, kunt u ClickUp Brain gebruiken, 's werelds meest voltooide en contextbewuste werk-AI, om ze te analyseren. Het is ook handig om trends of statistieken uit de formulierreacties te visualiseren.
🎺 Voordeel van ClickUp: Omdat alle intake-gegevens uit uw onboardingformulier voor clients worden doorgestuurd naar het CRM-systeem van ClickUp, verloopt de overdracht van Sales naar Success naadloos. Klantinformatie, contracten en doel blijven niet alleen in een formulier staan. Ze worden opgeslagen in een centrale hub die voor alle belanghebbenden toegankelijk is. Dat betekent dat u niet langer hoeft te zoeken naar verspreide spreadsheets of ontbrekende context, en dat clients het gevoel hebben dat uw team hen vanaf dag één al kent.
Stap 2: Automatisering van taken en tijdlijnen
Traditioneel zou u de intakeformulieren bekijken en handmatig de volgende stappen bepalen, zoals het versturen van toegangslinks, het voorbereiden van onboardingdocumenten of de instelling van tools. Deze actiepunten moeten vervolgens worden omgezet in taken en met deadlines worden toegewezen aan de juiste teamleden.
Werk dat repetitief, inconsistent en gevoelig voor menselijke fouten is.
🤖 AI-tip: AI neemt dit werk uit handen van uw team. Hoezo? Het stelt u in staat om automatisch takenlijsten op te stellen, eigenaren toe te wijzen en tijdlijnen toe te voegen op basis van clientgegevens.
Hoe we dit zien gebeuren:
- Automatisch gegenereerde takenlijsten: AI-agenten kunnen onboarding-checklists maken op basis van client, branche of contractgrootte, zodat er geen stappen worden overgeslagen
- Slimme toewijzingen: Taken worden automatisch doorgestuurd naar de juiste eigenaren – implementatie-engineers, factureringsspecialisten of CSM's – zodat de verantwoordelijkheid van begin tot eind duidelijk is
- Automatisering van de tijdlijn: deadlines en afhankelijkheden worden direct in kaart gebracht, waardoor de vertraging die vaak optreedt wanneer teams handmatig schema's opstellen, wordt verminderd
- Dynamische updates: Naarmate clients mijlpalen voltooien, kan AI de tijdlijnen aanpassen en prioriteiten in realtime opnieuw toewijzen
Om dit in de praktijk te brengen, hebt u tools voor automatisering en agentische AI-tools nodig die de intake rechtstreeks in verbinding brengen met de uitvoering tijdens het onboardingproces.
Hoe helpt ClickUp daarbij?
U weet inmiddels dat ClickUp formulierreacties gebruikt om onboarding-werkstroom te triggeren. Wanneer een client uw intakeformulier indient, zet ClickUp Automatisering de ontvangen reacties om in uitvoerbare taken.
📌 Een voltooid intakeformulier kan bijvoorbeeld automatisch een projectmap genereren met alle vereiste onboarding-taken. Wanneer de status van een taak verandert (bijvoorbeeld 'Klanttoegang verzonden'), kunnen vervolgstaken zoals 'Startbijeenkomst plannen' of 'Trainingsdocumenten verzenden' automatisch worden aangemaakt.
Bekijk deze video voor meer informatie over het gebruik van automatisering.
Om consistentie bij elke klantonboarding te garanderen, beschikt u over sjablonen voor taakbeheer. U kunt vooraf opgestelde onboarding-checklists laden met vooraf gedefinieerde subtaken, toegewezen personen, deadlines en zelfs afhankelijkheden.
Een SaaS-client krijgt dus een sjabloon voor 'Technische implementatie' met API-installatie, SSO-configuratie en sandbox-testen. Een consultancyklant krijgt daarentegen een sjabloon voor 'Kick-off & Ontdekking' met workshopplanning, interviews met belanghebbenden en taken voor het afstemmen van de scope.
Bovendien voegt ClickUp Brain een intelligentielaag toe bovenop automatiseringen en sjablonen. Het kan:
- Analyseer de antwoorden op het intakeformulier om aan te bevelen welke sjabloon of takenlijst moet worden toegepast
- Wijs eigenaren automatisch toe op basis van werklast, expertise of type client
- Breng risico's aan het licht, zoals achterstallige taken, herhaalde blokkades of trage afhankelijkheden, zodat CSM's proactief kunnen ingrijpen
AI Fields en Autopilot Agents in ClickUp categoriseren, vatten samen en extraheren actiepunten, zodat mensen niet elke reactie volledig hoeven te lezen.
📌 Voorbeeld: Nadat een formulier, op basis van een veld zoals 'klanttype' of 'complexiteit van het verzoek', is gesorteerd, kan het AI Assign Field in ClickUp een geschikte toegewezen persoon selecteren. Of op basis van de werklastweergave (wie heeft het minder druk) kan het worden toegewezen aan iemand met capaciteit. Op dezelfde manier helpt het AI Prioritize Field ook bij het prioriteren van welke intake-taken het eerst moeten worden uitgevoerd.
🤔 Wist u dat? Het gemiddelde onboardingproces voor nieuwe zakelijke clients kan tot 100 dagen duren. Met geautomatiseerde werkstroom verkorten toonaangevende bedrijven de onboardingstijd met minstens 30%.
⚡ Sjabloonarchief: Sjablonen voor het onboarden van werknemers in Excel en ClickUp
Stap 3: Welkomst e-mail en documenten genereren
De uitdaging waar de meeste teams mee te maken hebben bij de automatisering van het onboardingproces, is dat ze afhankelijk zijn van een standaard sjabloon of elk bericht handmatig moeten aanpassen voor elke klant. Als dit goed wordt gedaan, geeft dit de klant het vertrouwen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt.
Maar de kans is groot dat CSM's urenlang bezig zijn met het personaliseren van e-mails en het handmatig bijwerken van onboardinggidsen. Als dat misgaat, zal de client zich afvragen of uw team wel begrijpt wat zijn behoeften zijn.
Erger nog, clients merken het wanneer een bericht overhaast is geschreven of gekopieerd en geplakt.
🤖 AI-tip: AI verandert deze dynamiek door personalisatie en consistentie in documenten schaalbaar te maken. Hierdoor kunnen uw customer success managers zich concentreren op client-relaties in plaats van op het opstellen van e-mails en documenten.
Hoe we dit zien gebeuren:
- gepersonaliseerde welkomstmails: *Automatisch opgesteld, met taal aangepast aan de branche, de grootte van de client of de regio met behulp van AI-e-mailschrijvers
- Onboardingdocumenten op grote schaal: AI maakt en actualiseert handleidingen of playbooks door rechtstreeks uit uw kennisbank te putten – geen verouderde pdf's meer
- aangepaste succesplannen: *Op basis van de gegevens uit het intakeformulier genereert AI een klantspecifieke roadmap met mijlpalen, eigenaren en verwachte resultaten
- Consistente merkstem: Zelfs met door AI gegenereerde content kunnen teams modellen trainen op toon en stijl, zodat elk bericht professioneel en in lijn met het merk overkomt
Om dit naadloos te laten verlopen, moet u een verbinding leggen tussen de intake-context en AI-aangedreven contentgeneratie en documentatie.
Hoe helpt ClickUp daarbij?
ClickUp Brain kan makkelijk worden geïntegreerd met ClickUp Docs om je content te verbeteren met AI. Je kunt je onboarding-content op één plek maken en opslaan. Denk aan welkomst-e-mails, servicecontracten, onboarding-handleidingen, technische documentatie en nog veel meer.
U kunt taken ook rechtstreeks in Docs insluiten, zodat de welkomstgids van de klant bruikbaar is (bijvoorbeeld: "Sandbox-installatie voltooien" linkt rechtstreeks naar een ClickUp-taak). Iedereen, inclusief het ondersteuningsteam, technici en klanten, kan samen opmerkingen plaatsen, bewerking en de voortgang bijhouden.
Dankzij de ingebouwde versie worden documenten onmiddellijk bijgewerkt in alle gekoppelde weergaven. Met andere woorden, wanneer uw interne team een proces bijwerkt, ziet elke client de nieuwste richtlijnen zonder dat er opnieuw bestanden hoeven te worden verzonden.
ClickUp Brain werkt nauw samen met Docs om onboardingmateriaal verder te brengen dan statische sjablonen. Op basis van gegevens uit intakeformulieren kan Brain client-specifieke onboarding-Docs samenstellen.
Brain kan ook een klantspecifiek succesplan of trainingsgids opstellen op basis van uw kennisbank. U kunt zelfs complexe informatie samenvatten in klantvriendelijke taal. Zo kan het, als voorbeeld, technische installatie-instructies samenvatten in een duidelijke, niet-technische checklist voor zakelijke gebruikers.
Stap 4: Kick-offvergadering plannen
Tijdens het kickoff-gesprek gaat de onboarding van planning naar actie. Dit is het moment waarop de client uw volledig team ontmoet en de basis legt voor een succesvolle samenwerking. Maar ironisch genoeg is dit ook een van de moeilijkste stappen om goed te doen.
Het plannen zelf kan een nachtmerrie zijn met gemiste e-mails in verschillende tijdzones, last-minute conflicten en vertragingen die het onboardingproces weken vertragen.
🤖 AI-tip: AI maakt deze knelpunten makkelijker door het hele proces te automatiseren, van het boeken tot de voorbereiding en de follow-up.
Hoe we dit zien gebeuren:
- *aI-planningsassistenten: Geautomatiseerde planningstools kunnen kalenders in verschillende tijdzones scannen en het beste tijdstip voor iedereen voorstellen, waardoor heen-en-weer-e-mail overbodig wordt
- Automatisch gegenereerde agenda's: antwoorden op intakeformulieren worden rechtstreeks in gestructureerde agenda's ingevoerd
- Takenlijst aanmaken: Actiepunten die tijdens de kick-off zijn besproken, worden automatisch omgezet in taken met eigenaren en deadlines
- AI-aantekeningen maken : met realtime transcriptie en samenvatting wordt elk gesprek gedocumenteerd voor toekomstig gebruik
Hoe helpt ClickUp daarbij?
ClickUp biedt een AI-aangedreven kalender die zich aanpast aan uw prioriteit en uw perfecte planning maakt op basis van uw taken en gebeurtenissen. In tegenstelling tot zelfstandige planningstools, integreert ClickUp Kalender rechtstreeks met uw projectmanagementwerkstroom.
Hieronder leest u hoe de mogelijkheden van ClickUp kalenders kunnen helpen tijdens de automatisering van het onboardingproces van clients:
- Links voor automatische planning: vraag ClickUp Brain om een gesprek in te plannen, waarna het een voor beide partijen geschikt tijdstip zoekt en de uitnodiging verstuurt
- Kalender zoeken: Vind direct alle geplande vergaderingen, taken of evenementen in ClickUp Calendar
- *cross-platform synchronisatie: haal automatisch vergaderlinks en oproepinformatie op uit Zoom, Google Meet en Microsoft Teams en neem rechtstreeks vanuit ClickUp deel aan vergaderingen
Het uitvoeren van vergaderingen verloopt nog soepeler met ClickUp AI Notetaker. Deze neemt deel aan uw kickoff-gesprek, neemt het op en transcribeert het om een doorzoekbaar transcript te maken dat u snel en gemakkelijk kunt raadplegen.
Deze video laat zien hoe u AI kunt gebruiken voor het maken van aantekeningen en het omzetten van discussies in uitvoerbare taken met ClickUp AI Notetaker en kalender.
Zo maakt ClickUp de verbinding tussen uw aantekeningen van de vergadering en de rest van uw werk:
| Bestemming | Wat gebeurt er met Notetaker? |
| Aantekeningen van vergaderingen + documenten | Slaat het volledige transcript, de samenvatting van de vergadering en de video op in een ClickUp Doc |
| Aantekeningen van vergaderingen + taken | Zet actiepunten uit uw vergadering om in toegewezen taken met een deadline |
| Aantekeningen van vergaderingen + chat | Plaats samenvattingen van gesprekken automatisch rechtstreeks in ClickUp Chat met behulp van AI |
🌟 Bonus: Met Talk to Text in ClickUp kunt u meer doen dan alleen tekst. Deze spraakassistent helpt u vier keer productiever te zijn dan met typen.
Het is beschikbaar in Brain MAX, uw desktop AI Super App. Het zet gesproken discussies direct om in gestructureerde tekst: samenvattingen, actiepunten of zelfs volledige onboarding-documenten.
Stap 5: Voortgang bijhouden en notificaties
Bij het onboarden van clients zijn meestal meerdere teams betrokken. De verkoopafdeling geeft klantgegevens door, onboarding-specialisten richten tools in, customer success managers begeleiden de implementatie en ondersteuningsteams of operationele teams behandelen uitzonderingen.
Zonder een gedeelde weergave kunnen deze overdrachten gemakkelijk mislukken, wat leidt tot verkeerde verwachtingen, gemiste afhankelijkheden en vertragingen die zowel clients als interne teams frustreren.
🤖 AI-tip: AI-aangedreven tools voor het onboarden van clients helpen u bij het bijhouden van voltooiingspercentages en het identificeren van knelpunten die de implementatie vertragen. Dankzij dit soort zichtbaarheid kunt u vroegtijdig ingrijpen, voordat er wrijving ontstaat.
Hoe helpt ClickUp daarbij?
ClickUp Dashboards bieden gecentraliseerde zichtbaarheid in het onboardingtraject van elke klant door middel van aanpasbare kaarten (bijv. gemiddelde voltooiingstijd en klanttevredenheidsscores) en voortgangsindicatoren die in realtime worden bijgewerkt naarmate klanten taken voltooien en door de werkstroomfasen gaan.
managers kunnen bijvoorbeeld mijlpalen bijhouden, achterstallige taken bekijken en knelpunten opsporen, terwijl CSM's en ondersteuningsteams precies weten wanneer ze moeten ingrijpen. Het resultaat is een transparant onboardingtraject waarbij clients op de hoogte blijven, teams op één lijn blijven en projecten vorderen zonder de gebruikelijke silo's of rapportage.
💡 Pro-tip: Gebruik de vooraf gebouwde Autopilot Agents van ClickUp om de voortgang nog beter bij te houden. Agents zoals Daily Report of Weekly Report kunnen automatisch updates plaatsen in Chat of e-mail, met een overzicht van voltooide taken, bereikte mijlpalen en gesignaleerde risico's.
Praktijkvoorbeelden van AI-gestuurde onboarding
Laten we nu eens kijken naar enkele praktijkvoorbeelden van bedrijven die hun onboarding-werkstroom hebben geautomatiseerd met AI:
Pigment-use case van geautomatiseerde onboarding van werknemers
Pigment, een platform voor bedrijfsplanning, transformeerde het onboardingproces voor nieuwe medewerkers met behulp van de geautomatiseerde werkstroom van ClickUp, nadat het personeelsbestand in zes maanden tijd verdrievoudigd was. Het bedrijf verving gefragmenteerde e-mailketens en statische onboardingchecklists door gecentraliseerde, AI-aangedreven onboardingsequenties die automatisch werden getriggerd op basis van de profielen van nieuwe medewerkers.
De automatisering van ClickUp maakte de verbinding tussen de bestaande tools, zoals Salesforce, Outreach en Gong, tot uniforme werkstroom, waardoor een naadloze samenwerking tussen afdelingen werd gegarandeerd.
Resultaat:
De onboarding-tijd van Pigment werd teruggebracht tot 2 dagen (van 30 dagen) en hun onboarding-efficiëntie steeg met 88%. De communicatiesilo's tussen het team werden verminderd en schaalvergroting werd eenvoudiger.
Gebruik de ClickUp CRM-sjabloon om een vooraf gestructureerd clientbeheersysteem te krijgen met geautomatiseerde workflowtriggers en rapportagedashboards. Deze sjabloon bespaart u maanden aan installatie- en installatietijd en is kant-en-klaar met salespipeline-bijhouden en workflows voor klantcommunicatie.
Met de CRM-sjabloon kunt u alle contactgegevens centraliseren in onderling verbonden trackers, zodat wanneer een lead een client wordt, al hun gegevens automatisch in uw onboarding-werkstroom terechtkomen zonder dat u van systeem hoeft te wisselen.
RBC Wealth Management
Financieel adviseurs bij RBC moesten vroeger 26 systemen raadplegen om clients on te boarden. Het openen van een nieuwe account nam toen drie tot zeven dagen in beslag. Deze gefragmenteerde aanpak zorgde voor een slechte ervaring en frustreerde de adviseurs. Dit ging zo ver dat het bedrijf 25% van zijn nieuwe medewerkers verloor aan bedrijven met betere technologie.
Om de silo's op te lossen, implementeerde RBC een low-code, AI-aangedreven automatisering die de onboarding-werkstroom consolideerde in een uniform platform.
Resultaat:
De tijd die nodig was om een account te openen, daalde drastisch van 7 dagen naar slechts 24 minuten. De tevredenheid van adviseurs nam toe, het behoud van clients steeg en het onboarden van clients werd een concurrentievoordeel voor dit bedrijf.
📮 ClickUp Insight: "Het komt altijd op dezelfde mensen neer!" is een sentiment dat door 65% van de werknemers wordt gedeeld als het gaat om onzichtbare taken.
zoals het ondersteunen van die nieuwe medewerker tijdens zijn eerste week van onboarding of een weekend doorwerken om cruciale taken af te ronden. 👀)
Maar deze ongelijke verdeling kan al snel een voedingsbodem worden voor wrok, burn-out en een slechte teamdynamiek.
De oplossing? Breng uw team bij elkaar voor een korte brainstormsessie en in kaart brengen al die ondersteuningstaken via ClickUp-taak. Zet ze op een lijst met duidelijke eigenaren (die de bandbreedte hebben om te ondersteunen) en u bent klaar om te beginnen!
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Zelfs met de beste bedoelingen maken de meeste teams voorspelbare fouten bij het automatiseren van onboarding. Deze fouten (als ze niet worden gecorrigeerd) kunnen uw tijdbesparende automatiseringen veranderen in een bron van frustratie voor client en interne verwarring.
1. Over automatisering
Teams proberen vaak complexe werkstroom met meerdere triggers en voorwaarden te bouwen zonder eerst eenvoudigere versies te testen of bèta-tests uit te voeren. Wanneer u uw hele onboardingproces in één keer automatiseert (vooral als er meerdere contactmomenten in uw customer journey zijn), is het onmogelijk om het probleem te lokaliseren wanneer er iets misgaat.
✅ Oplossing: Begin met de automatisering van kleinere taken, zoals het omzetten van verzonden formulier in taken en de automatisering van onboarding e-mails. Bouw de complexiteit van uw werkstroom geleidelijk op naarmate elk onderdeel betrouwbaar blijkt te zijn.
2. Geen feedbackloops-instellingen
Automatisering is geen eenmalige aangelegenheid. U kunt niet zomaar automatisering instellen en vervolgens verdergaan met andere projecten zonder de prestaties te monitoren of feedback van clients te verzamelen.
U weet namelijk nooit waar de klant problemen ondervindt, welke stappen voor vertragingen zorgen of of u tijdens de onboardingfasen potentiële upsellingkansen misloopt.
✅ Oplossing: bouw dashboards om de onboarding-werkstroom bij te houden. Enkele belangrijke zaken om in de gaten te houden zijn voltooiingspercentages, klanttevredenheidsscores en de tijd die per stap wordt besteed.
🧠 Leuk weetje: Bent u niet zo goed met nummers? Wat als uw dashboard in gewoon Engels met u zou kunnen praten? Bekijk dan eens de AI-kaarten in ClickUp Dashboards, die de belangrijkste trends belichten, de belangrijkste punten samenvatten en u duidelijke inzichten geven zonder dat u zich daarover hoeft te buigen!
3. Het team niet trainen
Automatisering werkt alleen zo goed als de mensen die het beheren. Als uw team niet is getraind in het gebruik van AI-tools, het controleren van geautomatiseerde werkstroom of het ingrijpen wanneer zich uitzonderingen voordoen, loopt het onboardingproces al snel spaak.
Het resultaat? CSM's verliezen hun vertrouwen in het systeem, clients krijgen inconsistente ervaringen en er gaat kostbare tijd verloren aan het oplossen van fouten.
✅ Oplossing: Train uw team zodat ze niet alleen begrijpen hoe automatiseringen werken, maar ook wanneer ze deze moeten overschrijven. Stel onboarding-playbooks op voor intern gebruik die betrekking hebben op het omgaan met verwachtingen en communicatie met clients. Ook moeten ze weten hoe ze automatiseringen kunnen monitoren.
4. Mensen uit het proces verwijderen
Automatisering bespaart weliswaar tijd, maar als u mensen volledig uit het proces haalt, voelt onboarding robotachtig en onpersoonlijk aan. Clients willen de zekerheid dat er een expert is die hen begeleidt, en niet alleen een reeks geautomatiseerde berichten.
✅ Oplossing: Ontwerp een hybride werkstroom waarbij AI het repetitieve werk afhandelt en mensen een stap zetten op momenten dat het ertoe doet. Bijvoorbeeld:
- AI plant gesprekken, stelt agenda's op en stelt voortgangrapporten samen
- Mensen leiden kick-offvergaderingen, verduidelijken complexe beslissingen en bouwen relaties op
- Zelfs als AI de updates afhandelt, plan dan regelmatig check-ins in om persoonlijk contact te hebben met clients
5. Generieke personalisatie
Ironisch genoeg vallen veel teams in de valkuil om hun onboarding 'gepersonaliseerd' te noemen, terwijl het slechts een sjabloon is met de naam van de client erop geplakt. In dat geval kunt u het net zo goed niet doen.
✅ Oplossing: Gebruik contextuele AI die verbinding maakt met uw CRM, formulieren en projectmanagement-systemen. Op die manier kan het in elke communicatie verwijzen naar specifieke projecttijdlijnen, zakelijke uitdagingen en aangepaste vereisten.
📍 Onthoud: 90% van de consumenten is bereid meer te betalen als de onboarding gepersonaliseerd aanvoelt. Als bedrijf kunt u het zich niet meer veroorloven om een one-size-fits-all onboarding te blijven hanteren. Maak uw interacties met de client hypergepersonaliseerd.
📚 Lees ook: Hoe u uw CRM in ClickUp kunt maken
Automatiseer het onboardingproces van clients met ClickUp
Laten we afsluiten met nogmaals het belangrijkste te benadrukken: wanneer u het onboardingproces van clients automatiseert, begin dan klein. Het kan zo simpel zijn als het automatiseren van onboarding-e-mails. Als u het onder de knie hebt, ga dan verder met de volgende stap.
ClickUp is een beginnersvriendelijke tool die u helpt om stap voor stap, werkstroom voor werkstroom, aan de slag te gaan met AI-aangedreven klantonboarding. Het brengt uw taken, formulier, client, communicatie en projectmanagement samen op één plek, zodat uw AI (ClickUp Brain) over alle benodigde context beschikt en niet geïsoleerd werkt.
Meld u gratis aan bij ClickUp en begin met de automatisering van het onboardingproces voor klanten.