U besteedt het grootste deel van uw dag aan taken die urgent lijken, maar die niets zinvols opleveren.
Je inbox barst uit zijn voegen met 'snelle vragen'. Vergaderingen vermenigvuldigen zich als konijnen. 🐇🐇🐇🐇
Het werk dat er echt toe doet, wordt weer eens uitgesteld tot morgen.
Dit is geen persoonlijke tekortkoming, maar een bedradingsprobleem.
Wetenschappers noemen dit het 'Mere Urgency Effect', d.w.z. dat mensen zich gedragen alsof het uitvoeren van een dringende taak een eigen aantrekkingskracht heeft, los van het objectieve resultaat ervan.
Met andere woorden: we zijn verslaafd aan het blussen van brandjes in plaats van ze te voorkomen.
De Eisenhower-matrix (ook wel de urgent-belangrijk-matrix genoemd) doorbreekt deze mentale chaos.
Wat is de Eisenhower-matrix?
Beschouw de Eisenhower-matrix als uw persoonlijke assistent bij het nemen van beslissingen.
Dit ogenschijnlijk eenvoudige raamwerk met vier kwadranten (urgent of niet urgent, belangrijk of niet belangrijk) dwingt u om onderscheid te maken tussen wat urgent aanvoelt en wat daadwerkelijk resultaat oplevert.
Maar hier is het addertje onder het gras: het belangrijkste voordeel van de matrix IS NIET dat uw productiviteit toeneemt.
Het helpt je juist om de regie over je leven te nemen. 👇🏼
Onderzoek toont aan dat mensen die prioriteitskaders gebruiken, rapportage geven over veel meer controle over hun tijd EN minder stress ervaren, zelfs als hun output niet drastisch toeneemt (hierover straks meer).
Het blijkt dat je takenlijst niet je echte vijand is. Je hersenen kunnen geen onderscheid maken tussen een sabeltandtijger en een Slack-notificatie.
TL;DR: Hoe de Eisenhower-matrix werk is
Oké, onze hersenen zijn buggy. Maar is dat allemaal de schuld van de hersenen? Niet helemaal.
Het moderne leven zit vol afleidingen: je telefoon, je laptop voor je werk, Alexa en zelfs je Roomba! (Geef me even rust?).
Als u deel uitmaakt van een team dat met meer dan 15 tools werkt , is de kans volgens onderzoek vier keer zo groot dat u vastloopt in de productiviteitsdip. Geen wonder dat 42% van onze werkuren wordt opgeslokt door chaos door contextwisselingen.
Wat doen we dan? We bedenken onze eigen tijdmanagementtrucs ( 92% van ons, om precies te zijn ), terwijl ongeveer 76% van ons zweert bij onze persoonlijke prioriteitssystemen.
Toch geeft 65% toe dat ze alleen de gemakkelijke of urgente taken afvinken, terwijl de echte gamechangers onder het stof blijven liggen.
Maak kennis met de Eisenhower-matrix: het originele hulpmiddel om jezelf niet langer voor de gek te houden.
Het snijdt door de ruis heen en dwingt u om te kijken naar wat echt belangrijk is.
De Matrix is uw realiteitscheck, uw productiviteit-kompas en uw beste kans om ervoor te zorgen dat uw werkdag er echt toe doet.
| Kwadrant | Actie | Beschrijving | *voorbeelden |
| Kwadrant 1: Urgent + Belangrijk | *nog te doen | Echte crises die onmiddellijke aandacht vereisen | De server ligt plat en klanten kunnen niets aangepast kopen |
| Kwadrant 2: Belangrijk + Niet urgent | BESLIS | Een Business-abonnement schrijven, nieuwe vaardigheden leren en naar de sportschool gaan | Een Business-abonnement schrijven, nieuwe vaardigheden leren of naar de sportschool gaan |
| Kwadrant 3: Urgent + Niet belangrijk | DELEGEREN | De prioriteiten van anderen die urgent lijken, maar niet belangrijk zijn voor uw doelen | De meeste e-mails, willekeurig onderbrekingen of vergaderingen die ook via e-mail hadden kunnen worden afgehandeld |
| Kwadrant 4: Niet urgent + Niet belangrijk | DELETE | Tijdverspillende activiteiten die niet bijdragen aan uw doelen | Social media rabbit holes, je bureau voor de derde keer deze week reorganiseren |
En plotseling weet u precies welke uw aandacht nodig heeft!
🛠️ Kant-en-klare toolkit: ClickUp's Eisenhower Matrix-sjabloon, dat een vooraf gebouwde structuur biedt die taken automatisch in kwadranten sorteert en zich aanpast aan uw veranderende prioriteiten.
Bovendien kunt u uw matrixitems eenvoudig omzetten in ClickUp-taken EN dieper ingaan op elk kwadrant van uw matrix voor meer diepgang.
Welk probleem lost de Eisenhower-matrix eigenlijk op?
We hebben er al eerder een melding van gemaakt: je hersenen hebben een bug.
Wanneer iets urgent aanvoelt, laat je prehistorische alarmsysteem je geloven dat het ook belangrijk is.
Je angst is al eeuwenoud!
Daar, we hebben het gezegd!
Je hersenen draaien prehistorische software in een wereld die razendsnel is veranderd.
Gedurende meer dan 95% van de menselijke geschiedenis was de angst van onze voorouders een fijn afgestemd alarmsysteem, dat hen in leven hield in de wildernis ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). In die tijd kon een geritsel in de struiken een roofdier betekenen, dus een golf van angst was volkomen logisch.
Vandaag de dag is onze omgeving sneller veranderd dan onze biologie kan bijbenen: landbouw bestaat pas 10.000 jaar, elektriciteit slechts een eeuw en digitale overbelasting staat nog in de kinderschoenen.
Onze hersenen, die nog steeds zijn ingesteld op bedreigingen door sabeltandtijgers, reageren nu met dezelfde oerinstinctieve urgentie op e-mails, deadlines en meldingen op sociale media.
de mismatch is reëel: *Wat ons vroeger veiligheid bood, maakt ons nu soms overweldigd door 'bedreigingen' die onze voorouders zich niet konden voorstellen. Dus als je angst ongepast lijkt, is dat geen persoonlijke tekortkoming. Het is je oeroude brein dat nog te doen heeft in een gloednieuwe wereld.
En dat brengt ons bij het volgende punt.
Het louter urgentie-effect: ik ben het probleem, ik ben het!
Het is dinsdagmiddag en uw inbox zit vol: 47 e-mails over lunchbestellingen. U beantwoordt ze allemaal. Het project dat uw carrière kan maken? Nog steeds onaangeroerd. Waarom?
Lunch heeft een deadline. Het project niet. Je hersenen kiezen elke keer voor lunch.
Omdat het Mere Urgency Effect optreedt, wat vooral duidelijk is bij mensen die zichzelf als druk beschouwen.
Je hersenen geven niets om salaris, groei of impact. Ze zien een deadline en gaan in de oermensmodus. En hoe drukker je je voelt, hoe erger het wordt. Overweldiging leidt tot slechte prioriteiten, waardoor je nog drukker wordt, waardoor je nog slechter wordt in het stellen van prioriteiten. Een vicieuze cyclus.
Onderzoekers die het 'Mere Urgency Effect' aan het licht brachten, ontdekten een manier om de cyclus te doorbreken: maak de resultaten van belangrijke taken duidelijker. (Waarom hebben we daar niet aan gedacht!)
Wanneer mensen duidelijk konden zien wat ze zouden winnen bij het belangrijke werk, waren ze eerder geneigd om de dringende afleiding te negeren.
Dit is precies wat de Eisenhower-matrix doet: het doorbreekt de urgentieval en dwingt u om uzelf de volgende vraag te stellen:
Maakt de taak die me zo aan het schreeuwen is echt een verschil? Of ben ik gewoon op zoek naar de dopamine-kick die ik krijg als ik iets van mijn lijstje kan afstrepen?
Maakt de taak die me zo aan het schreeuwen is echt een verschil? Of jaag ik gewoon de dopamine-kick na die ik krijg als ik iets van mijn lijstje kan afstrepen?
📖 Lees meer: Productiviteitstips en -trucs die u moet kennen!
De Eisenhower-matrix is niet bedoeld om uw productiviteit te verhogen
Het echte voordeel van de Eisenhower-matrix is eigenlijk psychologisch.
Omdat de matrix uw gevoel van controle over tijd aanzienlijk vergroot, wat stress drastisch vermindert en burn-out voorkomt.
Elke productiviteit is slechts een welkom neveneffect.
Er is zelfs een hele reeks onderzoeken die de mythe ontkrachten dat tijdmanagementmodellen je productiever maken. In werkelijkheid doen ze iets heel anders.
Waarom het gevoel dat je de controle hebt belangrijker is dan productiviteit
Het belangrijkste onderzoek naar tijdmanagement werd in 1994 uitgevoerd door Therese Macan. Zij wilde vaststellen of tijdmanagement mensen daadwerkelijk hielp om beter te presteren op hun werk.
Spoiler alert: dat was niet het geval.
Macan heeft het tijdmanagementgedrag van een grote steekproef van werknemers getest. Mensen die doel instelling en prioriteiten instelling gebruikten, hadden veel meer controle over hun tijd. Ze waren minder gestrest en gelukkiger op het werk.
Hun bazen vonden niet dat ze beter presteerden.
Misschien ligt het belangrijkste voordeel van tijdmanagement niet in het effect op de prestaties, maar in het effect op de houding.
Misschien ligt het belangrijkste voordeel van tijdmanagement niet in het effect op de prestaties, maar in het effect op de houding.
Een onderzoek uit 2010 door Häfner en Stock ging hier nog verder op in.
Ze gaven een aantal werknemers een training in tijdmanagement. De getrainde groep voelde zich meer in controle en minder gestrest. Maar volgens meetbare criteria werden ze niet echt beter in hun werk.
De resultaten van ons onderzoek tonen aan dat een grotere waargenomen controle over tijd leidt tot een afname van stress en een toename van zelfgerapporteerde prestaties
De resultaten van ons onderzoek tonen aan dat een grotere waargenomen controle over tijd leidt tot een afname van stress en een toename van zelfgerapporteerde prestaties
💁♀️ Vertaling: Tijdmanagementkaders zijn therapie, geen boosters van de productiviteit.
Geschiedenis van de Eisenhower-matrix: bekijk het in context
Dwight D. Eisenhower heeft de Eisenhower-matrix niet uitgevonden. Hij gebruikte zelfs geen 2×2-raster.
Wat hij deed, was het kernprincipe populair maken dat later het favoriet raamwerk van elke productiviteitsgoeroe zou worden.
Als u dit onderscheid begrijpt, wordt duidelijk waarom de matrix werkt en waarom deze soms niet werkt.
De man die daadwerkelijk belangrijke problemen had
Voordat hij president werd, was Eisenhower tijdens de Tweede Wereldoorlog het oppercommando van de geallieerden.
Hij had D-Day-abonnement. Hij gaf leiding aan generaals die dachten dat ze slimmer waren dan hij. Hij had op dezelfde dag te maken met Churchill en Stalin (jeetje).
Toen Eisenhower het had over urgent versus belangrijk, had hij het niet over een lege inbox.
Hij had het over het verschil tussen reageren op Hitlers laatste zet en het nemen van het abonnement voor de invasie die een einde zou maken aan de oorlog.
Zijn vermogen om gefocust te blijven op wat belangrijk was terwijl de wereld in brand stond, maakte hem tot het boegbeeld van een prioriteringskader.
Het citaat dat iedereen verkeerd begrijpt
De beroemde uitspraak over urgente en belangrijke problemen? Eisenhower zei het, maar hij citeerde iemand anders.
Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit dringend.
Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit dringend.
Hij bracht dit naar voren tijdens een toespraak in 1954, waarbij hij expliciet krediet gaf aan een niet bij naam genoemde voormalige universiteitsvoorzitter. Die voorzitter werd later geïdentificeerd als Dr. J. Roscoe Miller van Northwestern University.
Eisenhower's eigen woorden uit een toespraak uit 1961 geven de echte worsteling weer:
Wie kan ons nauwkeurig het verschil tussen de lange en korte termijn uitleggen? Vooral wanneer onze zaken in crisis lijken te verkeren, voelen we ons bijna gedwongen om onze eerste aandacht te richten op het urgente heden in plaats van op de belangrijke toekomst
Wie kan ons nauwkeurig het verschil tussen de lange en korte termijn uitleggen? Vooral wanneer onze zaken in crisis lijken te verkeren, voelen we ons bijna gedwongen om onze eerste aandacht te richten op het urgente heden in plaats van op de belangrijke toekomst
Het belangrijkste detail? Zelfs de man die de bevrijding van Europa op abonnement plande, voelde de aantrekkingskracht van dringende maar zinloze taken.
Eisenhower matrix: van filosofie tot productiviteitstool
Stephen Covey nam het inzicht van Eisenhower en verwerkte het in het vierkantige raster dat we vandaag de dag kennen.
In zijn boek De 7 eigenschappen van effectief leiderschap uit 1989 creëerde Covey het visuele kader dat het concept populair maakte.
Eisenhower was the provider of the wisdom. Covey was the provider of the worksheet.
👉🏽 Wilt u een korte uitleg in een video? Hier komt hij!
De Eisenhower-matrix ontleed
Elk kwadrant in de Eisenhower-matrix is in feite een strategische zone met een specifiek actie-commando en psychologische toestand.
Hier volgt een kort overzicht van hoe deze kwadranten uw gedrag beïnvloeden:
Eisenhower-matrix: het emotionele landschap van elk kwadrant
| Kwadrant | Kernemotie | Typisch gedrag | strategisch doel* |
| V1: Urgent + Belangrijk | Stress, druk | Brandbestrijding, reageren | Beperk en verminder in de loop van de tijd |
| Q2: Niet urgent + belangrijk | Duidelijkheid, controle | Abonnement, diepe concentratie | Bescherm en breid uit |
| Q3: Urgent + Niet belangrijk | Schuldgevoel, verplichting | Mensen tevreden stellen, van taak naar taak springen | Delegeer of minimaliseer |
| Q4: Niet urgent + Niet belangrijk | Gevoelloosheid, verveling | Vermijding, uitstelgedrag | Elimineer of limiet |
💡Pro-tip: Bekijk eerst je emotionele toestand voordat je taken gaat sorteren. Als je werkdag aanvoelt als een spelletje whack-a-mole, zit je waarschijnlijk vast in Q1 of Q3. Je echte invloed ligt in Q2.
Kwadrant 1: Het kwadrant van crisis
Dit is de plek voor alle urgente en belangrijke act-items.
Denk aan echte noodsituaties, dringende problemen en projecten waarvan de deadline is verstreken.
- voorbeelden:* Ernstige noodsituatie bij een belangrijke client, kritieke systeemstoring die het hele bedrijf blokkeert, presentatie voor een vergadering die over een uur begint
- Psychologische toestand: Stress, burn-out, constant brandjes blussen. Reactief management, waarbij u voortdurend reageert op problemen in plaats van ze te voorkomen
- strategisch doel: *Minimaliseren. Hoewel sommige Q1-taken onvermijdelijk zijn, duidt een schema dat door deze taken wordt gedomineerd op een slecht abonnement. De meeste Q1-noodsituaties zijn Q2-taken die zijn verwaarloosd totdat ze urgent werden
Kwadrant 2: Het kwadrant van kwaliteit en strategie
Welkom bij de startpagina van niet-urgente en belangrijke taken. Waar langetermijnsucces wordt ontworpen en opgebouwd.
- voorbeelden:* Strategisch abonnement, ontwikkeling van vaardigheden, preventief onderhoud, het opbouwen van sleutel relaties, lichaamsbeweging of het identificeren van nieuwe kansen
- Psychologische toestand: Visie, perspectief, evenwicht, controle. Een proactieve toestand die doordacht, hoogwaardig werk mogelijk maakt en leidt tot meer werkplezier
- strategisch doel: *Leef hier. De meest effectieve personen nemen bewust abonnement op tijd voor Q2-activiteiten en beschermen die tijd. Door te plannen, voor te bereiden en te voorkomen, verminderen ze systematisch Q1-brandjes
Kwadrant 3: Kwadrant van misleiding
Hier is de vergadering met de poseurs: al die urgente en niet-belangrijke taken. 🌚
Stel je een nep-productiviteitzone voor vol met taken die om aandacht schreeuwen, maar je kern-objectieven niet dichterbij brengen.
- Voorbeelden: Veel e-mails, enkele vergaderingen, frequente onderbrekingen en kleine problemen van anderen die ze zelf zouden kunnen oplossen. Deze taken geven u het gevoel productief te zijn zonder daadwerkelijk productief te zijn – dit is waar de urgentievalstrik schuilt
- Psychologische toestand: Kortetermijnfocus, het gevoel verplicht te zijn aan de prioriteiten van anderen, het gevoel dat je eigen doelen voortdurend op een laag pitje staan. Druk bezig zijn, maar niet effectief
- strategisch doel: *Bescherm uzelf. Om Q3 onder de knie te krijgen, moet u de instelling van grenzen, beleefd 'nee' zeggen, effectief delegeren en systemen opzetten die onderbrekingen tot een minimum beperken
Kwadrant 4: Kwadrant van verspilling
Hallo, prullenbak? 🗑️
Misschien is dat een beetje hard. Maar deze taken bieden geen echte waarde en doen actief afbreuk aan een goed geleefd leven.
- Voorbeelden: gedachteloos scrollen op sociale media, overmatig televisiekijken, oude e-mails sorteren om te voorkomen dat je aan een groot project begint, enz.
- Psychologische toestand: Gebrek aan verantwoordelijkheid en doelgerichtheid. Vaak een vluchtplaats voor mensen die uitgeput zijn door te veel tijd in Q1 en Q3
- strategisch doel: * Stel meedogenloos prioriteiten en schrap wat niet nodig is. Dit vereist een eerlijke zelfbeoordeling en discipline. Hoewel rust en vrije tijd belangrijk zijn (Q2-activiteiten), vertegenwoordigt Q4 afleidingen die moeten worden aangepakt
Hoe u de Eisenhower-matrix effectief kunt gebruiken
De Eisenhower-methode werkt het beste als dagelijkse routine, niet als een eenmalige oefening.
Stap 1: Leg alles op papier
Neem 10 minuten de tijd om alle taken, projecten en verplichtingen op te schrijven die om uw aandacht vragen. Filter nog niet. Schrijf gewoon alles op.
Stap 2: Bepaal wat voor u 'belangrijk' is
Dit is de meest cruciale stap. Schrijf uw 3-5 belangrijkste doelen voor het huidige kwartaal op. Een taak is alleen 'belangrijk' als deze direct bijdraagt aan een van deze doelen. Al het andere is per definitie niet belangrijk.
Stap 3: Sorteer meedogenloos
Ga door uw brain dump heen en plaats elk item in het juiste kwadrant. Wees eerlijk. Die 'dringende' e-mail van uw collega is misschien wel een Q3-onderbreking die zich voordoet als werk.
Stap 4: Blokkeer tijd voor uw Q2
Q2-taken hebben geen deadlines die u onder druk zetten, dus worden ze voortdurend uitgesteld. Plan specifieke tijdsblokken in voor uw belangrijkste Q2-werk en behandel die blokken als even heilig als een client-vergadering.
💡Pro-tip: Met ClickUp-taak kunt u matrixitems omzetten in taken en deze zelfs delegeren aan uw teamleden. Bovendien kunt u altijd tijdsinschattingen toewijzen om op schema te blijven.
Stap 5: Bouw uw verdedigingssystemen
Q3-taken zijn de vijand van Q2-voortgang. Bouw systemen om ze te minimaliseren:
- Stel specifieke instellingen in voor het checken van e-mail in plaats van direct te reageren
- Gebruik sjablonen voor veelvoorkomende reacties
- Stel 'kantooruren' vast voor niet-urgente vragen
- Leer vaker te zeggen: "Kan dit wachten tot morgen?"
💟 Bonus: hoe vaak moet u uw Eisenhower-matrix bijwerken?
Dagelijkse evaluaties werken het beste. Besteed elke ochtend 5-10 minuten aan het sorteren van nieuwe taken en het aanpassen van prioriteiten op basis van veranderingen die 's nachts hebben plaatsgevonden. Wekelijkse evaluaties helpen u te beoordelen of u daadwerkelijk tijd besteedt aan Q2 of er alleen maar over praat.
4 veelgemaakte fouten bij het gebruik van de Eisenhower-matrix
De Eisenhower-matrix faalt vaak om dezelfde voorspelbare redenen.
(Maak je geen zorgen, voor elk probleem is er ook een oplossing!)
1. Je denkt dat je beter bent in tijdsinschatting dan je in werkelijkheid bent
Iedereen denkt dat zijn volgende project anders zal zijn.
Deze keer bent u vroeg klaar. Deze keer zijn er geen verrassingen.
Je hebt het mis. Je hebt het eerder mis gehad. Je zult het weer mis hebben.
de planningsdwaling is reëel: *U onderschat hoe lang taken duren, zelfs als u over gegevens beschikt die aantonen dat u altijd onderschat hoe lang taken duren.
Stel bijvoorbeeld dat u 'Marketingstrategie schrijven' in Q2 zet en dit voor vrijdagmiddag plant. De realiteit? Er zijn gegevens van drie afdelingen, twee goedkeuringsrondes en juridische controle nodig. Twee weken later is het een Q1-crisis omdat de vergadering morgen plaatsvindt.
Plotseling besef je dat dit geen taak voor vrijdagmiddag is.
🧠 De oplossing: Verdeel grote taken in kleine taken. 'Marketingstrategie schrijven' wordt 'Verkoopgegevens opvragen bij Jake', 'Prijzen van concurrenten bekijken' en 'Positie opstellen'
2. "Belangrijk" is wat uw baas belangrijk vindt
Urgentie is objectief. De deadline is vrijdag, of niet.
Belangrijkheid is subjectief. Te vaak wordt het gekaapt door degene die het hardst praat of de hoogste titel heeft.
De 'snelle vraag' van uw baas voelt belangrijk aan omdat hij van uw baas komt. Maar helpt hij u ook echt om uw doelen te bereiken? Waarschijnlijk niet.
🧠 De oplossing: Schrijf uw werkelijke doelen voor het kwartaal op. Behandel taken die deze doelen direct ondersteunen als prioriteit. Als er iets anders opduikt, vraag uzelf dan af: ondersteunt het de bredere missie van het bedrijf, helpt het een teamgenoot of voorkomt het grotere problemen later? Zo niet, dan is het waarschijnlijk niet belangrijk, hoe urgent het ook lijkt.
3. Je kunt eigenlijk niets delegeren
Volgens de Eisenhower-matrix moeten Q3-taken worden gedelegeerd.
Cool. Voor wie?
Als je een solo-oprichter, student of iemand zonder directe rapportage bent, is 'delegeren' een onrealistisch advies. Het is alsof je wordt verteld 'gewoon iemand aan te nemen' wanneer je aan het opstarten bent.
🧠 De oplossing: Vervang 'delegeren' door 'minimaliseren, automatisering of batchgewijs uitvoeren'
Kan deze vergadering via e-mail plaatsvinden? Kunt u een automatische antwoordfunctie instellen? Kunt u al deze onderbrekingen in één uur samenvoegen in plaats van ze uw hele dag te laten verpesten?
De meeste Q3-taken hoeven niet te bestaan. Het zijn gewoon gewoontes die zich voordoen als werk. Zoals voor de tiende keer dezelfde vraag beantwoorden! Stel gewoon een AI-aangedreven antwoordagent in, zoals deze hier. 👇🏼
4. Je gebruikt een statisch hulpmiddel voor dynamisch werk
Uw prioriteiten veranderen. Een taak van kwartaal 2 kan morgen een crisis van kwartaal 1 worden.
En een papieren nog te doen lijst? Die is al verouderd op het moment dat je hem opschrijft.
En zoals deze Reddit-gebruiker zegt:
Ik heb zoveel taken dat ik geen idee heb hoe ik ze in een Eisenhower-matrix moet plaatsen. Ik heb het concept altijd geweldig gevonden. Ik heb het alleen nog nooit kunnen toepassen
Ik heb zoveel taken dat ik geen idee heb hoe ik ze in een Eisenhower matrix moet plaatsen. Ik heb het concept altijd geweldig gevonden. Ik heb het alleen nog nooit kunnen toepassen
🧠 De oplossing: Gebruik een dynamisch systeem. Met ClickUp kunt u bijvoorbeeld een levendige, aanpasbare prioriteit matrix bouwen:
- Stel aangepaste velden in voor 'Urgentie' en 'Belangrijkheid'
- Gebruik een bordweergave gegroepeerd op deze velden om een visuele weergave met vier kolommen te creëren
- Wanneer prioriteiten veranderen, werkt u het aangepaste veld bij en wordt de taak automatisch naar het juiste kwadrant verplaatst
Voor wie is de Eisenhower-matrix bedoeld?
Iedereen denkt dat ze de Eisenhower-matrix nodig hebben. Maar dat is niet voor iedereen het geval.
Maar als u verdrinkt in concurrerende eisen en het verschil niet kunt zien tussen een echte noodsituatie en de slechte abonnementen van iemand anders, lees dan verder.
Voor CEO's en leidinggevenden
Je grootste vijand is niet de concurrentie. Het is de illusie dat alles wat op je bureau terechtkomt even belangrijk is.
Als CEO wordt u betaald om strategisch te denken, niet om persoonlijk op elke e-mail van leveranciers te reageren of elke post op sociale media goed te keuren. De Eisenhower-methode dwingt u om uw meest waardevolle hulpbron te beschermen: tijd voor daadwerkelijk leiderschap.
👉🏽 Realiteitscheck: Als u meer tijd besteedt aan Q1 (crisisbeheer) dan aan Q2 (strategisch abonnement), bent u geen leider, maar gewoon de bestbetaalde brandweerman in het gebouw.
👉🏽 Uw sweet spot voor het tweede kwartaal: voorbereiding van bestuursvergaderingen, langetermijnstrategie, succesplanning en het soort diepgaande denkwerk dat niet tussen vergaderingen door kan plaatsvinden.
🤔 Wilt u uw strategisch denken een boost geven? Kyle Coleman, GVP bij ClickUp, legt uit hoe hij zijn prioriteiten op een rijtje houdt!
Voor solo-ondernemers en freelancers
U vervult alle rollen in uw Business. Klantenservice, marketing, account, productontwikkeling – alles komt op uw bureau terecht.
De matrix helpt u onderscheid te maken tussen taken die uw Business laten groeien (Q2) en taken die u het gevoel geven dat u druk bezig bent, maar die u uitputten (Q3 en Q4).
Als je bijvoorbeeld binnen 30 seconden op e-mails van clients reageert, maakt dat je niet professioneler. Het maakt je een goed getraind systeem dat reageert op onderbrekingen.
👉🏽 Uw overlevingsstrategie: Groepeer Q3-taken in specifieke tijdsblokken. Controleer uw e-mail twee keer per dag, niet 200 keer.
Voor studenten
School is zo ontworpen dat alles urgent lijkt. Elke opdracht heeft een deadline. Elke toets is belangrijk voor je GPA. Elke activiteit 'staat goed op je universiteitsaanmelding'
De Eisenhower-matrix helpt je echt leren (Q2) te onderscheiden van academisch drukwerk (Q3).
Besteed bijvoorbeeld drie uur aan het perfectioneren van het format van een paper in plaats van de concepten daadwerkelijk te begrijpen. Perfecte format is Q3. Diepgaand begrip is Q2.
Voor managers en teamleiders
Je zit tussen twee vuren in. Leidinggevenden laden je op met strategische objecten. Je team legt elke kleine beslissing aan jou voor. Clients willen om de vijf minuten updates.
De urgent-belangrijk matrix helpt u te bepalen wat uw aandacht vereist en wat uw handtekening vereist.
Uw directe ondergeschikte kan bijvoorbeeld dat 'dringende' telefoontje van een client afhandelen (Q3). U kunt de driemaandelijkse prestatiebeoordelingen die bepalen wie er promotie krijgt (Q2) niet delegeren.
👉🏽 Valkuil voor managers: denken dat je onvervangbaar bent. De meeste van je Q3-taken bestaan omdat je je team niet hebt getraind om ze uit te voeren.
Dit is wat Gaurav Agarwal, COO bij ClickUp, zegt over die specifieke valkuil!
Ik heb onlangs een verandering doorgevoerd in de manier waarop ik mijn driemaandelijkse Business-rapportage content voorbereid: Voorheen: ik besteedde 20 uur aan het verzamelen van gegevens, het formuleren van een verhaal en het maken van dia's. Nu: mijn team besteedt 30 uur en ik 5 uur. Dat is nu in totaal 35 uur tegenover 20 uur voorheen.
Lijkt inefficiënt, toch? Toch heeft deze aanpak de volgende voordelen: • Het levert me 15 uur extra tijd op voor werk met een hogere waarde • Het levert een beter eindresultaat op dan ik in mijn eentje zou kunnen bereiken • Mijn team krijgt een beter inzicht in de Business • De volgende keer dat we dit doen, zullen 35 uur in totaal worden teruggebracht tot 25 uur. Dit is de productiviteitsparadox van schaalvergroting: wat op unitniveau lijkt op verminderde efficiëntie, levert op systeemniveau juist exponentiële winst op
Ik heb onlangs een verandering doorgevoerd in de manier waarop ik mijn driemaandelijkse Business-content voorbereid: Voorheen: ik besteedde 20 uur aan het verzamelen van gegevens, het formuleren van een verhaal en het maken van dia's. Nu: mijn team besteedt 30 uur en ik 5 uur. Dat is nu in totaal 35 uur tegenover 20 uur voorheen.
Lijkt inefficiënt, toch? Toch heeft deze aanpak de volgende voordelen: • Het levert me 15 uur extra tijd op voor werk met een hogere waarde • Het levert een beter eindresultaat op dan ik in mijn eentje zou kunnen bereiken • Mijn team krijgt een beter inzicht in het Business • De volgende keer dat we dit doen, wordt 35 uur in totaal 25 uur. Dit is de productiviteitsparadox van schaalvergroting: wat op unitniveau lijkt op verminderde efficiëntie, levert op systeemniveau juist exponentiële winst op
Eisenhower-matrix voor teams versus individuen
| Criteria | Individuen | Teams |
| Gebruiksscenario | Persoonlijke productiviteit, gewoontevorming | Deel prioritering, delegeren, abonnement |
| Benodigde hulpmiddelen | Notitieboek, app of ClickUp-sjabloon | ClickUp met gedeelde velden, dashboard en automatisering |
| Voordelen | Minder stress, betere focus | Duidelijke account, minder micromanagement |
💡Pro-tip: Gebruik ClickUp dashboard om de verdeling over de kwadranten binnen uw team te monitoren. Als het grootste deel van uw team zich in Q1 bevindt, is het tijd om het abonnement voor Q2 te versterken.
Eisenhower matrix versus andere productiviteitskaders
De Eisenhower-matrix is niet de enige tool die er is.
Hoewel het een solide uitgangspunt is, vragen sommige situaties om een andere aanpak.
Beschouw deze alternatieven als gespecialiseerde hulpmiddelen in uw productiviteitstoolkit, elk ontworpen om specifieke problemen op te lossen die de matrix niet kan oplossen.
Eisenhower-matrix versus het Pareto-principe (80/20-regel)
Het Pareto-principe is gebaseerd op een eenvoudig maar krachtig inzicht: 80% van uw resultaten komt voort uit 20% van uw inspanningen. Het gaat niet om het sorteren van taken, maar om het vinden van het kleine nummer activiteiten dat onevenredig veel waarde oplevert.
✅ Wanneer Pareto wint: Je wordt overspoeld door druk werk, maar weet niet zeker welke activiteiten echt verschil maken. De 80/20-regel dwingt je om naar je resultaten te kijken en terug te werken. Welke 20% van je clients genereert 80% van je omzet? Welke 20% van je functies zorgt voor 80% van de gebruikersbetrokkenheid?
Een marketingmanager realiseert zich bijvoorbeeld dat 80% van de gekwalificeerde leads afkomstig is van slechts 2 van de 10 marketingkanalen. In plaats van alle 10 kanalen gelijk te optimaliseren (Eisenhower-denken), verdubbelt ze de inzet op de twee kanalen die werk en schrapt ze de rest (Pareto-denken).
✅ Wanneer Eisenhower wint: Je weet wat belangrijk is, maar je kunt je niet afleiden door dringende maar zinloze taken. Pareto-analyse helpt je niet om die Slack-notificatie te negeren. De matrix wel.
💡Pro-tip: Gebruik beide. Pareto-analyse identificeert uw activiteiten met een hoge hefboomwerking (wat in Q2 terechtkomt). De Eisenhower-matrix beschermt de tijd voor die activiteiten door al het andere eruit te filteren.
Eisenhower-matrix versus MoSCoW-methode
Nee, niet de stad. Het is eigenlijk een acroniem: Must have, Should have, Could have, Won't have.
| De MoSCoW-methode (uitgelegd) |
| Must HaveNiet-onderhandelbare vereisten die cruciaal zijn voor de huidige projectincrement of release |
| moet hebben*Belangrijke vereisten die niet essentieel zijn voor de functie van de oplossing |
| zal (deze keer) niet worden geleverd*Vereisten waarover het team en de belanghebbenden expliciet overeenstemming hebben bereikt, zullen niet binnen het huidige tijdsbestek worden geleverd |
| zal (deze keer) niet worden geleverd*Vereisten waarover het team en de belanghebbenden expliciet overeenstemming hebben bereikt, zullen niet binnen het huidige tijdsbestek worden geleverd |
Dit raamwerk is ontstaan in de softwareontwikkeling voor één specifiek probleem: beslissen welke functies je moet bouwen als je niet alles kunt bouwen.
✅ Wanneer MoSCoW wint: U beheert een project met meerdere belanghebbenden die allemaal vinden dat hun verzoeken 'urgent en belangrijk' zijn. De Eisenhower-methode zal mislukken omdat iedereen een andere definitie van 'belangrijk' heeft.
MoSCoW dwingt tot moeilijke gesprekken over wat echt essentieel is. 'Must have'-functies zijn niet onderhandelbaar: als ze niet worden opgenomen, mislukt het project. 'Should have'-functies zijn belangrijk, maar geen dealbreakers. 'Could have'-functies zijn leuke extra's. 'Won't have'-functies vallen expliciet buiten het bereik.
Dit is het geniale van 'Zal niet hebben' (deze categorie bestaat niet in de Eisenhower-matrix): het is een formele manier om te zeggen 'nu niet, misschien later', waardoor scope creep wordt voorkomen en verwachtingen worden beheerd.
✅ Wanneer Eisenhower wint: U werkt alleen of met een klein, op elkaar afgestemd team waarbij de omvang niet het belangrijkste probleem is. MoSCoW maakt het prioriteren van eenvoudige taken onnodig ingewikkeld.
Eisenhower-matrix versus ABCDE-methode
De ABCDE-methode is de Eisenhower-matrix op steroïden – en steroïden hebben bijwerkingen.
| *aBCDE-methode voor taakbeheer | ||||
| *$$$a | B | C | D | E |
| Zeer belangrijk | Belangrijk | leuk nog te doen* | Delegeer | Elimineer |
| Verplichte taken met ernstige gevolgen als ze niet worden voltooid | Taak die nog te doen is, maar met geringe gevolgen. Nuttig, maar niet cruciaal | Taken zonder gevolgen. Leuk, maar zonder invloed op de doelen | Taken die aan anderen kunnen worden toegewezen om tijd te maken voor A-taken | Onnodige taken die geen waarde toevoegen |
| gouden regel: *Werk nooit aan een B-taak als er een A-taak is. Werk nooit aan een C-taak als er een B-taak is. |
Zo werkt het: elke taak krijgt een letter.
- Een taak heeft ernstige gevolgen als ze niet wordt voltooid
- B-taaken hebben milde gevolgen
- C-taken hebben geen gevolgen
- D-taken moeten worden gedelegeerd
- E-taken moeten worden geëlimineerd
en hier is de belangrijkste regel: *Werk nooit aan een B-taak als er nog een A-taak is. Werk nooit aan een C-taak als er nog een B-taak is. Enzovoort.
✅ Wanneer ABCDE wint: Je bent een chronische uitsteller die zich aangetrokken voelt tot gemakkelijke, weinig waardevolle taken. De strikte 'A-first'-regel biedt de discipline die de matrix mist.
Uw lijst bevat bijvoorbeeld 'Reageren op voorstel van client' (A), 'LinkedIn-profiel bijwerken' (B) en 'Computerbestanden ordenen' (C).
Met Eisenhower zou je je ochtend kunnen besteden aan het ordenen van bestanden, omdat dat productief aanvoelt. Met ABCDE is dat letterlijk tegen de regels totdat het voorstel klaar is.
✅ Wanneer Eisenhower wint: Uw werk is onvoorspelbaar. Er doen zich echte noodsituaties voor. Prioriteiten verschuiven. De rigiditeit van de ABCDE-methode wordt een belemmering wanneer u flexibiliteit nodig hebt.
De grootste uitdaging van de ABCDE-methode is dat deze ervan uitgaat dat u iemand hebt aan wie u taken kunt delegeren. Als u een solo-ondernemer, freelancer of junior medewerker bent, worden 'D'-taken 'B'- of 'C'-taken, wat kan leiden tot een onbeheersbare werklast.
Eisenhower-matrix versus actieprioriteit-matrix
De Action Prioriteit Matrix is de zakelijke tegenhanger van de Eisenhower Matrix. In plaats van 'urgent' en 'belangrijk' maakt deze gebruik van 'inspanning' en 'impact'
De vier kwadranten:
- Grote impact, weinig inspanning = snelle resultaten (doe deze eerst)
- Grote impact, grote inspanning = grote projecten (zorgvuldig plannen)
- Geringe impact, weinig inspanning = invullingen (doe dit wanneer u tijd over heeft)
- Weinig impact, veel inspanning = ondankbare taken (ten koste van alles vermijden)
Het sleutelverschil is dat de actieprioriteit matrix denkt in termen van rendement op investering, terwijl Eisenhower denkt in termen van deadlines en doelen.
✅ Wanneer prioriteit wint: u beheert middelen (budget, teamtijd, ontwikkelingsuren) en moet beslissingen rechtvaardigen tegenover het management. "Dit heeft een grote impact en kost weinig moeite" is overtuigender dan "dit is belangrijk, maar niet urgent"
Een productmanager die bijvoorbeeld tussen verschillende functies moet kiezen, kan de matrix als volgt gebruiken:
- Functie A duurt 2 weken en verhoogt de retentie van de gebruiker met 15% (Quick Win)
- Functie B duurt 6 maanden en verhoogt het behoud met 20% (groot project)
- Functie C duurt 4 weken en verhoogt het behoud met 2% (Thankless Taak)
✅ Wanneer Eisenhower wint: Je hebt te maken met echt tijdgevoelig werk waarbij deadlines belangrijker zijn dan ROI-berekeningen. Bij noodsituaties van klanten doet je impact-/inspanningsanalyse er niet toe.
Hoe zit het met de Eisenhower-matrix versus agile methodologieën?
De Eisenhower-matrix en Agile helpen u bij het prioriteren van uw werk, maar ze hebben verschillende functies en werken op verschillende tijdschalen.
| Kader | Primair gebruiksscenario | Aandachtsgebied | Tijdshorizon |
| Eisenhower-matrix | Dagelijkse besluitvorming voor individuen | Urgentie versus belangrijkheid | Onmiddellijk tot korte termijn |
| Agile / Scrum | Team-gebaseerde projectlevering | Iteratieve abonnement en backlogbeheer | Sprint-gebaseerd (1–2 weken) |
Agile is een teamgebaseerde leveringsmethodologie voor het uitvoeren van werk in korte, gestructureerde cycli. Frameworks zoals Scrum helpen teams bij het abonnement van werk (via sprintplanning), het evalueren ervan (via retrospectieven) en het flexibel houden van prioriteiten (via backlogs). Agile geeft prioriteit aan samenwerking, snelheid en iteratie.
De Eisenhower-matrix daarentegen is een hulpmiddel om persoonlijke prioriteiten te stellen. Het helpt mensen taken te rangschikken op basis van urgentie en belangrijkheid, wat vooral handig is wanneer dagelijkse afleidingen de voortgang op lange termijn in gevaar brengen.
💡Pro-tip: Gebruik de Eisenhower-matrix vóór de sprintplanning om te bepalen welke taken echt de moeite waard zijn om aan te pakken. Het is een slimme manier om uw individuele prioriteiten af te stemmen op de Agile-leveringscyclus van uw team.
TL;DR: Frameworks vergeleken
| Kader | Eisenhower-matrix | MoSCoW-methode | Pareto-principe (80/20) | ABCDE-methode | *actieprioriteit matrix |
| Kernprincipe | Op attributen gebaseerde triage | Op vereisten gebaseerde scoping | Asymmetrische hefboomwerking | Op gevolgen gebaseerde volgorde | Op ROI gebaseerde toewijzing |
| Sleutel categorieën | Urgentie / Belangrijkheid | Moet / Zou moeten / Zou kunnen / Zal niet | 80% output / 20% input | A / B / C / D / E Gevolgen | Impact / Inspanning |
| Gebruiksscenario | Strategisch taakbeheer | Agile projectlevering en scopemanagement | Strategische analyse van activiteiten | Gedisciplineerde persoonlijke uitvoering | Business-/projectmiddelenabonnement |
| Beslissingsgerichtheid | "Waar moet ik nu mijn aandacht op richten?" | "Wat moeten we leveren voor een haalbare oplossing?" | "Waar ligt mijn grootste hefboomeffect?" | "Wat is het allerbelangrijkste nog te doen?" | "Wat is het meest efficiënte gebruik van middelen?" |
| Sleutel kracht | Eenvoud en conceptuele duidelijkheid | Afstemming tussen belanghebbenden en controle over de reikwijdte | Genereert strategisch inzicht | Zorgt voor discipline en gaat uitstelgedrag tegen | Focus op rendement op investering (ROI) |
| Zwakke punten | Vereenvoudigt onderling afhankelijk werk te veel | Geen rangschikking binnen categorieën | Stijfheid in een dynamische omgeving | Rigiditeit in een dynamische omgeving | Subjectiviteit bij het beoordelen van impact en inspanning |
| Ideale gebruiker | Iedereen die zich overweldigd voelt door zijn of haar prioriteiten | Agile productmanager or projectteam | Strategisch analist of leider die focus zoekt | Uitstellers die meer structuur nodig hebben | Teamleider of PM met beperkte middelen |
Welk raamwerk moet u eigenlijk gebruiken?
➡️ Begin met Eisenhower als u nog niet bekend bent met prioriteren of als u zich overweldigd voelt. Het leert u de fundamentele vaardigheid om urgente zaken te onderscheiden van belangrijke zaken
➡️ Voeg elk kwartaal een Pareto-analyse toe om te bepalen welke 20% van uw activiteiten 80% van uw resultaten opleveren
gebruik MoSCoW voor team-projecten waarbij scope creep een probleem is en stakeholders op één lijn moeten worden gebracht
➡️ Probeer ABCDE als u gedisciplineerd genoeg bent om strikte regels te volgen en moeite hebt met uitstelgedrag
schakel over naar Actieprioriteit wanneer u middelen beheert en beslissingen moet nemen op basis van ROI
gebruik Agile wanneer u met een team werkt aan deliverables die in de loop van de tijd evolueren. Agile helpt u bij het stellen van prioriteiten en het opleveren van werk in korte, iteratieve cycli – ideaal voor cross-functionele samenwerking, snelle feedback en aanpassing aan veranderingen
maar onthoud dat geen van deze kaders wondermiddelen zijn. *Het zijn hulpmiddelen voor besluitvorming die u dwingen om betere vragen te stellen over waar u het bijhouden van tijd verliest.
Het beste raamwerk is het raamwerk dat u daadwerkelijk consequent zult gebruiken.
Tips voor het gebruik van de Eisenhower-matrix (met ClickUp)
Je hebt de basis onder de knie.
Laten we het nu hebben over de geavanceerde technieken die matrixamateurs onderscheiden van echte prioriteitenmeesters.
Met ClickUp kunt u dit eenvoudige 2×2-raster omzetten in een dynamisch systeem dat leert van uw gedrag en zich aanpast aan uw realiteit.
1. Kleur-code-systeem
Uw hersenen verwerken visuele informatie 60.000 keer sneller dan tekst. Maak uw Eisenhower-matrix niet moeilijker dan nodig is.
Gebruik in plaats daarvan ClickUp-taak prioriteiten om matrixkwadranten te koppelen aan visuele aanwijzingen.
Stel urgente + belangrijke taken in met een rode vlag, belangrijke + niet-urgente taken in met een gele vlag, urgente + niet-belangrijke taken in met een blauwe vlag en niet-urgente + niet-belangrijke taken in met een grijze vlag.
✅ Waarom dit werkt: U kunt uw takenlijst in enkele seconden scannen in plaats van de beschrijvingen door te lezen. Rode taken springen meteen in het oog. Gele taken geven u een herinnering om tijdblokken in te plannen. Blauwe taken schreeuwen "delegeer mij". Grijze taken zijn kandidaten voor verwijdering.
💡Pro-tip: Maak aangepaste tags voor terugkerende Q2-activiteiten zoals 'Strategische planning', 'Teamontwikkeling' of 'Procesverbetering'. Zo kun je makkelijker patronen ontdekken in wat je over het hoofd ziet.
2. Agentische werkstroom en automatisering
De grootste fout bij het gebruik van de matrix is wanneer belangrijke taken in Q2 blijven staan tot hun deadline, waardoor ze urgent worden. ClickUp Automatisering kan dit voorkomen.
Maak regels die taken automatisch van Q2 naar Q1 verplaatsen op basis van de deadline. Bijvoorbeeld: "Als de deadline over 3 dagen is, wijzig dan de prioriteit naar Urgent en breng de toegewezen persoon op de hoogte."
Geavanceerde automatisering: Stel werkstroom in die terugkerende Q2-taken creëren. Maandelijkse strategische evaluaties, driemaandelijkse beoordelingen van de doelen en wekelijkse teamcheck-ins moeten automatisch in uw Q2 verschijnen zonder dat u eraan hoeft te denken ze toe te voegen.
🧠 De gamechanger: Gebruik Agents in ClickUp om Q3-taken automatisch te delegeren. Stel instellingen in zoals "Wanneer een taak is getagd met 'Routine Beheerder', wijs deze dan toe aan [naam collega] en stuur een melding via Slack. "
3. Slim prioriteiten stellen met AI
ClickUp Brain kan uw ClickUp-taak-geschiedenis analyseren en patronen ontdekken die u over het hoofd ziet.
Een van onze favoriete AI-prompts voor de Eisenhower-matrix is bijvoorbeeld:
“Analyseer mijn voltooide taken van de afgelopen maand. Welke 20% van de activiteiten leverde 80% van mijn resultaten op? Welke Q2-taken heb ik consequent uitgesteld en wat waren de gevolgen daarvan?”
ClickUp Brain kan het volgende identificeren:
- Welke soorten taken bestempelt u consequent als urgent, terwijl ze eigenlijk niet belangrijk zijn?
- Op welk moment van de dag bent u het meest effectief in verschillende kwadrantwerk?
- Welke Q3-taken blijven terugkomen omdat je de oorzaak niet aanpakt?
- Wanneer Taak uit het tweede kwartaal door een slechte tijdsinschatting uitgroeien tot crises in het eerste kwartaal
En dat, mensen, is de kracht van contextuele AI.
🎥 Ontdek hoe contextuele AI uw werk kan transformeren met 'echte' slimme prioritering. 👇🏼
4. "Onderbrekingsblokken"
Het werk in het tweede kwartaal sterft door duizend kleine sneetjes: e-mails, Slack-berichten, 'snelle vragen'
De oplossing is niet wilskracht. Het is architectuur.
*de ClickUp-installatie: Gebruik de ClickUp-kalender om twee soorten tijdblokken te maken:
- beschermde Q2-blokken:* Markeer deze als 'Bezig' en voeg aantekeningen toe zoals 'Diepgaand werk – Niet storen'
- Onderbrekingsblokken: Plan specifiek 30-60 minuten in voor het afhandelen van Q3-taken, zoals e-mail, korte vragen en kleine verzoeken
5. test 'toekomstige zelf'
De meeste mensen zijn slecht in het onderscheiden van belangrijk en urgent, omdat ze denken aan hoe ze zich op dit moment voelen, en niet aan de gevolgen.
Vraag jezelf bij elke taak af: "Als mijn toekomstige zelf mij een bericht zou kunnen sturen, zou hij/zij me dan bedanken voor het uitvoeren van deze taak, of spijt hebben van de tijd die ik eraan heb besteed?"
In ClickUp kunt u een aangepast veld toevoegen met de naam 'Future Self Rating' (beoordeling door toekomstige zelf) met opties als 'Will Thank Me' (zal me dankbaar zijn), 'Won't Matter' (maakt niet uit) of 'Will Regret' (zal spijt hebben)
Of gebruik een nummerbeoordeling, d.w.z. 0 = Dit verliep niet zoals gepland. 🙄
Dit dwingt je om verder te denken dan de directe druk.
💡De 10-10-10-regel: Hoe zul je over deze taak denken over 10 minuten, 10 maanden en 10 jaar? Gebruik de ClickUp-taak-beschrijvingen om deze analyse voor twijfelgevallen in een aantekening op te nemen.
6. Controle van de nauwkeurigheid van de matrix
Vergelijk elke week de tijd die u in elk kwadrant hebt doorgebracht met uw beoogde verdeling. De meeste mensen ontdekken dat ze 60% van hun tijd in Q3 doorbrengen, terwijl ze van plan waren 60% in Q2 door te brengen.
Stel deze vragen:
- Welke Q2-taaken duren consequent langer dan geraamd?
- Welke Q3-taken kosten meer tijd dan ze zouden moeten?
- Welk percentage van de 'noodsituaties' in Q1 had voorkomen kunnen worden met een betere Q2-abonnement?
ClickUp's Project Tijdsregistratie onthult de harde waarheid over waar uw tijd daadwerkelijk naartoe gaat in vergelijking met waar u van plan was deze aan te besteden. Gebruik deze gegevens om uw tijdsinschattingen te verbeteren en te bepalen welke Q3-taken systematische oplossingen nodig hebben in plaats van constante aandacht.
7. Q2 power hours
Houd bij wanneer u het meest effectief bent bij verschillende soorten werk.
Noteer gedurende twee weken elk uur uw energieniveau (1-10) met behulp van de tijdsregistratie-aantekeningen van ClickUp. Vergelijk dit met de kwaliteit en efficiëntie van de voltooide taken.
De meeste mensen merken dat ze 2 tot 4 uur per dag een piek in hun energie hebben voor strategisch werk in Q2. Bescherm deze uren meedogenloos.
clickUp-optimalisatie:* Plan uw belangrijkste taken voor het tweede kwartaal tijdens bewezen piekuren. Gebruik automatische tijdblokkering in ClickUp Kalender om deze tijden automatisch te blokkeren op basis van uw achterstand, prioriteiten en vergaderingen.
*afstemming van energie en taken
- Hoge energie: strategisch denken in Q2, complexe probleemoplossing
- Gemiddelde energie: Q1 urgente taken die concentratie vereisen
- Laag energieverbruik: Q3 routinetaken, e-mailverwerking
8. Accountability binnen de matrix
Individuele matrices werk. Teams-matrices met gedeelde account werk beter.
Wekelijkse matrixbeoordelingen: Gebruik ClickUp AI-kaarten om te beoordelen:
- Welke teamleden besteden te veel tijd aan Q1 (reactieve modus)?
- Welke Q2-doelen worden consequent uitgesteld?
- Welke taken uit het derde kwartaal worden steeds doorgeschoven in plaats van gesystematiseerd?
Maak Q2-tijdblokken zichtbaar voor uw team via gedeelde kalenders. Als iedereen ziet dat 9-11 uur beschermde Q2-tijd is, zullen ze minder snel onderbreken.
💡Pro-tip: Vraag tijdens wekelijkse teamvergaderingen: "Welk werk voor het tweede kwartaal hebben we deze week beschermd en welke afleidingen voor het derde kwartaal hebben we geëlimineerd?"
Eisenhower-matrix voor verschillende gebruikssituaties
De Eisenhower-matrix is een besluitvormingsmodel dat zich aanpast aan uw rol, doel en werkomgeving.
Of u nu multifunctionele projecten leidt of freelance clients bedient, hier leest u hoe u het in verschillende contexten kunt toepassen.
Voor projectmanagement en productbeheer
In rollen met complexe werkstroom – marketing, engineering, ontwerp – is de echte uitdaging niet een gebrek aan inzet, maar beslissingsmoeheid. De matrix externaliseert die beslissingen, zodat u zich kunt concentreren op de impact.
- kwadrant 1:* Last-minute lanceringsblokkers, veiligheidsproblemen, brandweeroefeningen bij clients
- *kwadrant 2: Strategiedocumenten, abonnementen voor gebruiker-tests, campagneretrospectieven
- *kwadrant 3: Terugkerende synchronisaties, 'snelle updates', statusrapportage van belanghebbenden
- *kwadrant 4: Spreadsheets opmaken, mappen reorganiseren, druk werk
Voor dagelijkse abonnement en persoonlijke productiviteit
Solopreneurs, creatievelingen en oprichters verwarren momentum vaak met voortgang. De Eisenhower-matrix helpt je om de vicieuze cirkel van reageren op alles wat je opvalt te doorbreken.
- Begin uw dag met een matrixbeoordeling van 5-10 minuten
- Geef prioriteit aan één zinvolle Q2-taak – voordat u uw inbox opent
- Gebruik energiematching: doe Q2-werk wanneer u het meest alert bent, Q3 tijdens periodes waarin u minder geconcentreerd bent
💡Pro-tip: Gebruik ClickUp-terugkerende taken om ochtendoverzichten en eindejaarsaudits in te plannen. Voeg tijdsinschattingen toe aan Q2-taken om binnen het bereik en gefocust te blijven.
Eisenhower-matrix voor teams op afstand en asynchroon werk
Wanneer uw team verspreid is over verschillende tijdzones, valt realtime prioritering in duigen. De matrix introduceert een gedeeld mentaal model, zonder dat er voortdurend hoeft te worden gecontroleerd.
- Kom tot een teambrede definitie van 'belangrijk'
- Voeg kwadrant tags toe zoals 'Strategisch', 'Klantgericht' of 'Beheerder'
- Maak onderbrekingsblokken voor Q3-taken (e-mails, pings, voorbereiding voor de vergadering)
💡Pro-tip: Automatiseer taakverschuivingen in ClickUp: "Als urgentie = hoog en deadline < 3 dagen → verplaats naar Q1 en breng de toegewezen persoon op de hoogte in Slack. " ClickUp Automatisering helpt dit dynamisch af te dwingen.
Voor op energie gebaseerd werk
Sommige banen bevinden zich in Q1 (ondersteunen, operaties). Andere gedijen in Q2 (strategie, leiderschap). Uw ideale kwadrant hangt af van uw rol en energieritmes.
| Rol | Primair kwadrant | Focus |
| Oprichter/productivityleider | Q2 | Visie, delegeren |
| Ops Manager | Q1/Q3 | Crisismanagement, triage |
| Ontwerper/marketeer | Q2 | Diepgaand werk, abonnement |
| Ondersteuningsmedewerker | Q1 | Realtime reactie |
❗️Wat betekent dit? Met de Eisenhower-matrix kunt u uw dag bewust indelen. De balans tussen de kwadranten moet een weerspiegeling zijn van uw doelen, niet van het aantal berichten in uw inbox.
📖 Lees meer: Voorbeelden van de Eisenhower-matrix
Voorbeelden van de Eisenhower-matrix in het echte leven
Theorie is leuk. Maar de praktijk is waar de rubber de weg ontmoet.
Marketingmanager bij een SaaS-bedrijf
Sarah opent haar laptop en ziet 47 ongelezen e-mails, drie Slack-kanalen met rode notificatie-badges en een kalender die voller is dan een metro in Tokio.
Haar Eisenhower-analyse:
- V1: Het e-mailautomatisering is in het weekend gecrasht. Klanten kunnen geen e-mails ontvangen om hun wachtwoord opnieuw in te stellen. Dit heeft gevolgen voor het product zelf
- V2: Analyseer de conversiefunnelgegevens van het afgelopen kwartaal om te achterhalen waarom de conversie van proefversies naar betaalde versies met 3% is gedaald. Deze analyse zal de strategie voor het volgende kwartaal bepalen
- V3: Goedkeuring van routinematige posts op sociale media (delegeren aan socialemediacoördinator). Wekelijkse 'marketingafstemming'-vergadering bijwonen, waar niets wordt beslist (vertegenwoordiger sturen of overslaan)
- V4: Onderzoek 'growth hacking'-tactieken op Twitter. Reorganiseer de reeds functionele projectmanagement-installatie
Sarah ontdekt dat de meeste van haar Q1-'noodgevallen' eigenlijk Q3-taken zijn die andere mensen als urgent hebben label. Het probleem met het resetten van het wachtwoord is echt Q1. Het verzoek van de CEO om een 'snelle' concurrentieanalyse die 'binnenkort' klaar moet zijn, is Q3 vermomd als Q1.
Freelance grafisch ontwerper
Jake heeft vier projecten tegelijkertijd lopen. Twee clients hebben net 'dringende' revisieverzoeken gestuurd. Een nieuwe potentiële klant wil een offerte. Zijn portfolio-website moet worden bijgewerkt.
Zijn matrixrealiteit:
- *logo-herzieningen van client A voor een campagne die morgen van start gaat (werkelijke deadline, werkelijke gevolgen)
- V2: Het portfolio bijwerken met recent werk om beter betalende clients aan te trekken. Dit voelt nooit urgent, maar heeft een directe invloed op zijn inkomensgroei
- V3: De 'dringende' wijzigingen van client B blijken slechts kleine aanpassingen aan de kleur te zijn voor een campagne die volgende maand van start gaat. Dringend voor hen, maar niet echt dringend
- V4: Onderzoek naar designtrends op Pinterest voor 'inspiratie' in plaats van daadwerkelijke projecten te werk te maken
Jake behandelt elk verzoek van een client als Q1 omdat hij bang is om Business mis te lopen. In werkelijkheid respecteren clients grenzen. Degenen die dat niet doen, zijn geen clients die het waard zijn om te behouden.
Werkende bovenliggende
Maria moet een evenwicht vinden tussen haar baan als marketingdirecteur, twee kinderen onder de 10 jaar en een zekere mate van persoonlijk evenwicht.
Haar familiem matrix:
- V1: Voorbereiding op de presentatie voor de raad van bestuur morgen (carrièrebepalend moment). Omgaan met eventuele noodsituaties met kinderen
- V2: Eén-op-één tijd met elk kind. Gezonde maaltijden nemen voor de week. Sporten. Date night met je partner. Deze dingen voelen nooit urgent, maar zijn bepalend voor het langdurige geluk van het gezin
- V3: Onmiddellijk reageren op elke e-mail van de schoolcommissie. Vrijwilligerswerk doen voor elke bakkerijverkoop. Hierdoor voelt ze zich een 'goede bovenliggende', maar kost het haar tijd die ze met haar eigen kinderen zou kunnen doorbrengen
- V4: Stressvol scrollen op sociale media nadat de kinderen naar bed zijn gegaan, in plaats van te slapen of verbinding te maken met haar partner
Voor Maria betekent 'een goede bovenliggende zijn' niet dat je ja moet zeggen tegen elke schoolactiviteit. Het gaat erom dat je er bent op de momenten die ertoe doen.
De Eisenhower matrix is hoe u urgentie te slim af bent
De Eisenhower-matrix biedt u iets beters dan productiviteit: perspectief.
Het gaat er niet om meer te doen. Het gaat erom dat je eindelijk het verschil ziet tussen taken die je tijd vragen en taken die je tijd verdienen.
Wanneer u uw matrix dagelijks bekijkt, bent u niet alleen bezig met het afvinken van taken. U maakt een keuze:→ Minder paniek. Meer intentie→ Minder nepbranden. Meer strategische voortgang→ Minder tijd besteed aan reageren. Meer tijd besteed aan het opbouwen van wat belangrijk is
En wanneer u een systeem zoals ClickUp gebruikt, wordt uw matrix dynamisch: hij groeit met u mee, beschermt uw Q2-tijd en helpt u om al het andere te delegeren of te verwijderen.
Omdat de meest productieve mensen gewoon beter zijn in zeggen: Dit is het waard. De rest kan wachten.
Probeer het uit. Ontsnap voorgoed aan de urgentievalkuil met ClickUp. Maak vandaag nog een Free account aan!