Megan Thompson, Senior Executive Assistant van de CTO bij een Series A B2B AI-startup, kreeg van haar leidinggevende de taak om naast haar reguliere taken het cruciale 'Cloud Integration Initiative' te beheren.
Aanvankelijk was Megan ontmoedigd door de omvang van het project van 2,5 miljoen dollar, maar ze maakte gebruik van haar expertise op het gebied van samenwerkingssoftware om tweewekelijkse cross-functionele vergaderingen te organiseren, zeven gelijktijdige deadlines bij te houden en de afstemming te behouden tussen een divers team van 25 leden uit de engineering-, product- en marketingafdelingen.
Terwijl ze haar dagelijkse taken, waaronder complexe reisarrangementen en investeerdersrelaties, bleef uitvoeren, loodste Megan het project met succes en volgens planning naar de voltooiing.
Executive Assistants zoals Megan zijn veel meer dan kalendermanagers of poortwachters – ze zijn de onbezongen helden van het projectmanagement en zorgen achter de schermen voor operationele uitmuntendheid.
Denk eens na over uw eigen rol. Waarschijnlijk maakt u dagelijks gebruik van belangrijke modellen en methodologieën voor projectmanagement, van het opstellen van roadmaps en Gantt-grafieken voor gebeurtenissen tot het uitvoeren van stakeholderanalyses en het beheren van risicoregisters. U fungeert als het bindweefsel tussen afdelingen, wijst middelen efficiënt toe en draagt rechtstreeks bij aan een hogere productiviteit.
Zijn dit niet de kernvaardigheden van een projectmanager?
Als u zich, net als Megan, overweldigd voelt door de steeds groter wordende reikwijdte van uw verantwoordelijkheden, kunt u er zeker van zijn dat u niet de enige bent. Deze gids reikt u beproefde strategieën aan om projectmanagement naadloos te integreren in uw rol als EA.
De rol van executive assistants in projectmanagement
De Harvard Business Review verwijst naar EA's die voor C-suite executives werken als "de rechterhand van leiders, de ruggengraat van bedrijven en het gezicht van de bedrijfscultuur. Ze zijn de ogen, oren en de lijm van de organisatie. "
EA's zijn ervoor verantwoordelijk dat de bedrijfsactiviteiten op rolletjes lopen. Van het reserveren van regelmatige teamlunches tot het afhandelen van complexe eenmalige projecten, zoals de lancering van een nieuwe productlijn, ze doen er alles aan om het leven van iedereen gemakkelijker te maken. Ze vormen de noodzakelijke schakel tussen strategische intenties en de praktische uitvoering van projecten.
Waarom executive assistants worden beschouwd als experts in projectmanagement
De ongeëvenaarde organisatie, het tijdmanagement, de probleemoplossende vaardigheden, de communicatieve vaardigheden en de kennis van projectmanagementprincipes maken EA's tot projectmanagers van topklasse. Dit is waarom executive assistants goed passen in de rol van projectmanager:
- Uitzonderlijke organisatorische vaardigheden: Organisatie is de ruggengraat van projectcoördinatie, en EA's blinken hierin uit. Het beheren van ingewikkelde planningen, het prioriteren van dringende en impactvolle taken en ervoor zorgen dat alle radertjes in de organisatie naar behoren draaien, zijn enkele van de belangrijkste organisatorische vaardigheden die elke executive assistant moet bezitten
- Multitaskingvaardigheden: Het beheren van een groot aantal activiteiten tegelijk is onvermijdelijk voor een projectmanager, en EA's zijn bedreven in het jongleren met taken. Het ene moment bent u bijvoorbeeld bezig met de voorbereiding van een presentatie voor de raad van bestuur, en het volgende moment coördineert u de beschikbaarheid van uw managing partner
- Beheer van middelen: Het verzorgen van de logistiek is een andere verantwoordelijkheid van een executive assistant, die overlapt met die van een projectmanager. EA's beheren bijvoorbeeld organisatorische middelen, waaronder projectbudgetten, technologieën, tools, personeel, externe leveranciers, documentatie of reisarrangementen
Essentiële vaardigheden voor executive assistants bij het managen van projecten
EA's hebben diverse vaardigheden nodig voor effectief projectmanagement. Hier zijn enkele van de belangrijkste:
- Probleemoplossing: EA's moeten in staat zijn om problemen snel te identificeren en op te lossen. Ze moeten snel kunnen denken en oplossingen bedenken voor last-minute annuleringen van sprekers tot onvoorziene vertragingen die de projectkosten en tijdlijnen escaleren
- Tijdmanagement: EA's moeten ervoor zorgen dat cruciale projectdeadlines worden gehaald, ook al neemt de dagelijkse coördinatie, zoals het plannen van vergaderingen, het instellen van deadlines en ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de deadlines, het grootste deel van hun dag in beslag neemt
- Strategisch denken: Het organiseren van de taken van het team in overeenstemming met de algemene strategische doelstellingen is ook een van de kernvaardigheden die EA's moeten bezitten. Een EA zal bijvoorbeeld een bedrijfsconferentie afstemmen op de doelstellingen van het projectmanagement van het bedrijf door marktleiders uit te nodigen, zich te concentreren op opkomende trends, zich te richten op belangrijke stakeholders en ervoor te zorgen dat de strategische thema's op elkaar zijn afgestemd om de marktpositie te versterken
Dagelijkse uitvoering van projectmanagementfasen door executive assistants
Een projectmanagementcyclus bestaat uit vijf verschillende fasen: planning, initiatie, uitvoering, bijhouden van prestaties en evaluatie. Door de aard van hun werk zijn executive assistants aanwezig om in elke fase van een cruciaal project een helpende hand te bieden.
Hier volgt een kijkje in de dag van een executive assistant die deze fasen beheert:
- Ochtend: De voortgang van taken beoordelen en de projectmanagementtool bijwerken. Een vergadering met het projectteam plannen en bijwonen om eventuele problemen te bespreken en vooruit te plannen
- Middag: Contact onderhouden en afstemmen met externe leveranciers om ervoor te zorgen dat het project op schema ligt
- Middag: Problemen identificeren en communiceren aan het team, en een vergadering met belanghebbenden voorbereiden om de voortgang en mijlpalen van het project te bespreken
- Einde van de dag: De tijdlijnen van projecten beoordelen en bijwerken op basis van de voortgang van die dag
Hoewel dit dagelijkse taken zijn, is het een goed idee om de fasen van projectmanagement beter te begrijpen, zodat u weet welke nieuwe rollen en verantwoordelijkheden u te wachten staan.
De fasen van projectmanagement voor executive assistants
Dit kunt u verwachten van elke fase van succesvol projectmanagement als EA:
1. Abonnement
De planningsfase omvat het ontwikkelen van een tijdlijn voor het project. Een waterdicht projectplan houdt rekening met de benodigde middelen en bepaalt hoe en wanneer er met de belanghebbenden wordt gecommuniceerd.
Een EA plant bijvoorbeeld de uitrol van nieuwe software door een budget toe te wijzen, trainingssessies te coördineren, systeemupdates te plannen, contracten met leveranciers te beheren en te zorgen voor communicatie met belanghebbenden voor een soepele en effectieve implementatie.
2. Initiatie
Wanneer u een volledig beeld heeft van de doelen en doelstellingen van het project, is uw volgende taak om het hele project op te splitsen in kleinere, beter beheersbare taken. Nu is het tijd om deadlines vast te stellen en verschillende mijlpalen voor het project te creëren.
Door deze uitsplitsing blijft iedereen in uw team op de hoogte van zijn of haar verantwoordelijkheden en tijdlijnen en kunt u uw takenlijst beter beheren.
Concentreer u bijvoorbeeld op het instellen van belangrijke mijlpalen, zoals het voltooien van de analyse van de vereisten, het afronden van de training van gebruikers en het uitvoeren van succesvolle testruns om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.
3. Uitvoering
De uitvoeringsfase begint wanneer het team officieel aan het werk gaat en iedereen duidelijk zijn rol, verantwoordelijkheden en tijdlijnen begrijpt.
Tijdens deze fase is het de enige verantwoordelijkheid van een EA om ervoor te zorgen dat het team over alle benodigde middelen beschikt.
Op de dag van de uitrol beheert de EA bijvoorbeeld de overgang en biedt hij realtime ondersteuning en probleemoplossing om een soepele implementatie met minimale verstoring te garanderen.
4. Monitoring en bijhouden van prestaties
Het bijhouden van de voortgang, het rapporteren van prestaties en het beheren van wijzigingen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt.
De EA merkt bijvoorbeeld tijdens de implementatie via wekelijkse feedback van gebruikers en prestatierapporten dat de nieuwe software aanzienlijke problemen met de functionaliteit vertoont. De EA beseft dat er haast geboden is en organiseert een spoedvergadering met het ontwikkelingsteam, stelt prioriteiten voor de kritieke bugfixes en plant extra testsessies in.
Door deze snelle actie werden de problemen vóór de volledige lancering opgelost, waardoor het project op schema bleef en aan de verwachtingen van de gebruikers kon voldoen.
5. Beoordeling
De laatste fase van het proces bestaat uit het evalueren, leren en toepassen van wat je tijdens het project hebt geleerd. Door te reflecteren kun je een betere aanpak kiezen voor je volgende project en inzicht krijgen in de sterke punten en beperkingen van je team.
Volgens het meest recente Talent Gap-rapport van PMI zullen er tot 2030 jaarlijks ongeveer 2,3 miljoen mensen nodig zijn om de verwachte vacatures in projectmanagement te vervullen.
Dit maakt projectmanagement een veelbelovende carrière, dus laten we eens kijken welke opleidingen hiervoor nodig zijn.
Overstap van Executive Assistant naar Project Manager
Hoewel de vaardigheden van de twee rollen elkaar overlappen, kunnen training, opleiding en certificering je helpen om je doelen sneller te bereiken en de overgang soepeler te laten verlopen.
Voorbeeld: Michael was executive assistant bij een marketingbedrijf, waar hij de agenda's van leidinggevenden beheerde, marketingcampagnes coördineerde, relaties met leveranciers onderhield en toezicht hield op de planning van evenementen. Hij wilde overstappen naar een functie als projectmanager in marketing.
Hij voltooide een Project Management Professional (PMP)-certificering om formele kennis op het gebied van projectmanagement te verwerven. Met deze nieuwe certificering en zijn ervaring als executive assistant in marketing werd hij aangenomen als marketingmanager bij hetzelfde bedrijf.
Een gebruiker van Fishbowl deelde zijn ervaringen met de overgang van een EA naar een rol als compliance manager. Hij benadrukte de uitzonderlijke kwaliteiten die EA's bezitten en die waardevol zijn in projectmanagement, zoals het maken van aantekeningen over de vele projecten die worden afgehandeld en het vragen om deel te nemen aan cursussen projectmanagement om beter voorbereid te zijn op de markt.
Een andere gebruiker vermeldde dat hij twee jaar ervaring had als programmacoördinator, wat hem hielp bij de overstap van EA.
Laten we eens kijken hoe u uw overgang soepel kunt laten verlopen.
Noodzakelijke training en opleiding
Formele training en opleiding kunnen het gemakkelijker maken om met project situaties in het echte leven om te gaan. Hier zijn uw opties:
Certificeringen op het gebied van projectmanagement
- Projectmanagement Professional (PMP)
- Gecertificeerd Associate in Projectmanagement (CAPM)
- Agile-certificeringen
Cursussen en diploma's op het gebied van projectmanagement
- Korte online cursussen projectmanagement aan universiteiten of business schools
- Geavanceerde programma's zoals een master in projectmanagement (MPM) of een MBA met een specialisatie in projectmanagement
Opleiding en ervaring op de werkplek
- Schaduwbegeleiding en mentorschap om projectmanagementvaardigheden te leren
- Kleine projecten als vrijwilliger om praktijkervaring op te doen (een geweldige manier om soft skills te ontwikkelen)
Technische hulpmiddelen
- Kennis van projectmanagementtools zoals ClickUp
Aanbevolen certificeringen
Hier is een lijst met enkele cursussen, diploma's en tools die u op weg kunnen helpen:
- PMP en CAPM van het Project Management Institute (PMI)
- Korte cursussen van online platforms zoals LinkedIn Learning
- Executive education-programma's in projectmanagement aangeboden door instellingen als Harvard en Stanford
- De fijne kneepjes van het gebruik van ClickUp als projectmanagementtool leren en functies verkennen via de ClickUp University
Lees ook: Een dag uit het leven van een projectmanager: conclusies trekken uit chaos
Tools voor executive assistants in projectmanagement
Wat zoek je als executive assistant in een tool voor executive assistants, naast functies voor taak-, tijd-, document-, project- en onkostenbeheer? ClickUp heeft het allemaal!
ClickUp is de 'alles-in-één app voor werk'. Het biedt een eenvoudige en goed beheerde oplossing voor projectmanagement binnen ondernemingen op één plek, zodat u tijd bespaart en meer gedaan krijgt.
Met de software kunt u uw taken organiseren, plannen, delegeren, uitvoeren en bijhouden. De ingebouwde communicatietools verbeteren de samenwerking binnen het team. Bovendien zijn de aanpasbare rapporten en dashboards uitstekend geschikt voor het beoordelen en begrijpen van individuele en collectieve prestaties, zodat u in de toekomst nog beter kunt presteren.
Stapsgewijze handleiding voor executive assistants over het gebruik van ClickUp
Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe de meeste executive assistants ClickUp kunnen gebruiken om hun rol en verantwoordelijkheden uit te voeren:
- Aanmelden: Meld u aan voor ClickUp en maak een werkruimte voor uw team
- Mappen en lijsten: Binnen uw werkruimte kunt u ruimtes creëren voor elke afdeling waarmee u te maken hebt. Binnen ruimtes kunt u mappen aanmaken voor elk project of initiatief. Maak nu binnen die map een lijst van alle taken die nodig zijn om het project te voltooien
- Taken en subtaak maken: Voeg binnen elke lijst taken toe en verdeel deze waar nodig in subtaak. Een van uw taken kan bijvoorbeeld zijn om een locatie te reserveren voor een gebeurtenis, waaronder de subtaak het zoeken naar locaties en het contacteren van leveranciers valt
- Tags en aangepaste velden toevoegen: Maak ClickUp-tags zoals 'Dringend' of 'Betrokkenheid van de client' om taken te categoriseren en te filteren. U kunt ook een aangepast veld toevoegen met meer details over de taak, zoals het budget of het prioriteitsniveau
- Taken toewijzen: Wijs taken en subtaken toe aan uw team en stel deadlines in binnen ClickUp
- Bijhouden en rapportage: Gebruik de functie Projecttijdregistratie van ClickUp om de tijd die aan elke taak wordt besteed bij te houden en rapporten te genereren om de voortgang van het team te analyseren
- Controleer en pas aan: Controleer de voortgang van het project via meer dan 15 aangepaste weergaven, zoals de Gantt-grafiek of het bordoverzicht van ClickUp
ClickUp is niet alleen nuttig voor rollen en verantwoordelijkheden van executive assistants, maar kan ook helpen bij geavanceerder projectmanagement. Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen als projectmanagementsoftware.
Belangrijkste functies en voordelen van het gebruik van ClickUp voor projectmanagement
ClickUp brengt uw team dichter bij elkaar door middel van verbonden werkstromen en houdt u op de hoogte van deadlines met zijn weergaven en notificaties. Wat meer is? Het biedt een volledig aanpasbare oplossing voor projectmanagement voor elk team, van marketing en verkoop tot HR en operations.
Project-KPI's eenvoudig monitoren
Om te beginnen hebt u een volledig beeld van uw project nodig. ClickUp Dashboards bieden een overzichtelijke weergave van de belangrijkste projectstatistieken en voortgang. Gebruik ze om:
- De prestaties van projecten bijhouden en verbeterpunten identificeren
- Houd teams georganiseerd en op koers gedurende de hele tijdlijn van het project
- Stakeholders snel toegang geven tot belangrijke projectgegevens
- Visualiseer de voortgang van projecten met aanpasbare grafieken en diagrammen
- Centraliseer de communicatie en probleemoplossing voor het project via chatfuncties
Taakbeheer vereenvoudigen
Maak ClickUp-taken en subtaken om uw project op te splitsen in beter beheersbare kleinere eenheden. Met deze tool kunt u verschillende taaktypes maken, de status van taken aanpassen, prioriteitsniveaus instellen, meer context krijgen met aangepaste velden en zelfs taken aan elkaar koppelen.
Delegeer druk werk aan AI en automatisering
Bovendien vormen projectmanagement en AI een buitengewone combinatie.
ClickUp Brain laat u al uw projectmanagementactiviteiten versnellen door automatisch subtaken te genereren op basis van taakbeschrijvingen, dagelijkse en wekelijkse stand-up updates asynchroon te delen en commentaarthreads samen te vatten. Het is alsof u een onzichtbare copiloot hebt die het drukke werk uit handen neemt, een assistent van de assistent, als het ware.
Je kunt het samen met ClickUp Docs gebruiken om een projectrapport te genereren, samenvattingen op te stellen, belangrijke suggesties uit te werken en zelfs ideeën te bedenken om je werk te vereenvoudigen en sneller te laten verlopen.
Om tijd te besparen en menselijke fouten te verminderen, kunt u met ClickUp Automations repetitieve taken automatiseren, zoals het toewijzen van taken, het verzenden van notificaties en het bijwerken van statussen. De mogelijkheid om eenvoudig automatiseringen te bouwen en aan te passen, stelt projectmanagers in staat hun processen te optimaliseren en zich te concentreren op werk met een hogere waarde.
Voortgang moeiteloos bijhouden
Met ClickUp kunt u eenvoudig prioriteiten stellen en plannen, waardoor u met verschillende weergaven inzicht krijgt in al uw projecten en taken. Het biedt meer dan 15 volledig aanpasbare ClickUp-weergaven om u te helpen alles op uw manier te beheren. Er zijn basisweergaven zoals lijst, bord en kalender en meer geavanceerde weergaven zoals Gantt-diagram, tabel, tijdlijn, werklast, box, activiteit en mindmap.
Naast het bijhouden van de voortgang via weergaven, kunt u ClickUp Goals gebruiken om al uw doelen op één plek te beheren. U kunt tegelijkertijd taakdoelen, nummerdoelen, voortgangsrapportages, waar/onwaar-doelen en budgetdoelen instellen.
Het beste deel? ClickUp werkt niet in silo's, wat betekent dat jij en je team ClickUp kunnen integreren met meer dan 1000 tools, zoals Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive en Dropbox, om een vlottere werkstroom te garanderen.
Werkstromen in sjablonen vastleggen
Geen tijd om handmatig een controlecentrum voor uw hele project op te zetten?
Ga meteen aan de slag met de sjabloon voor projectmanagement van ClickUp, die uw projectactiviteiten van begin tot eind ondersteunt.
Zo kan dit sjabloon u helpen:
- Creëer, wijs verschillende taken toe en houd ze bij binnen een project, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft
- Pas het sjabloon aan op basis van uw werkstromen en vereisten, afhankelijk van het type project dat u uitvoert
- Analyseer de voortgang van taken in één oogopslag met verschillende weergaven en het bijhouden van doelen
- Pas tags en filters toe om taken te ordenen en te scheiden op basis van de lijst met prioriteiten
Organisaties over de hele wereld hebben ontdekt dat ClickUp de meest effectieve manier is om hun projecten te organiseren en hun ambitieuze doelen te bereiken.
Op de vraag hoe ClickUp helpt bij het bereiken van doelen, zegt het bedrijf People Piece:
Sinds we ClickUp gebruiken, hebben we veel meer zichtbaarheid binnen onze organisatie op waar we aan werken en wat de status is, wat ons helpt om op schema te blijven en onze projecten tijdig af te ronden. We zijn het er allemaal over eens dat dit veruit de beste oplossing is voor onze projectmanagementbehoeften, en we hebben er heel wat tools geprobeerd!
Sinds we ClickUp gebruiken, hebben we veel meer zichtbaarheid binnen onze organisatie op waar we aan werken en wat de status is, wat ons helpt om op koers te blijven en onze projecten tijdig af te ronden. We zijn het er allemaal over eens dat dit veruit de beste oplossing is voor onze projectmanagementbehoeften, en we hebben heel wat tools geprobeerd!
Uitdagingen en tips voor executive assistants in projectmanagement
Hoewel de twee functies elkaar overlappen, worden EA's geconfronteerd met bepaalde uitdagingen op het gebied van projectmanagement die cruciaal zijn om te begrijpen.
Dit zijn de meest voorkomende:
Meerdere verantwoordelijkheden in evenwicht houden
EA's die in projectmanagement werken, moeten vaak jongleren met administratieve verantwoordelijkheden en taken op het gebied van projectmanagement. Als gevolg daarvan kan het een uitdaging zijn om hun tijd te beheren en hun verantwoordelijkheden in evenwicht te houden.
Tip: Stel regelmatige check-ins in, werk systemen bij en gebruik frameworks zoals de Eisenhower-matrix om taken te prioriteren, zodat je niet overweldigd raakt.
Omgaan met stress en conflicten
Omgaan met strakke deadlines, hoge verwachtingen en onvoorspelbare situaties kan lastig zijn. Het kan angst veroorzaken en soms zelfs tot conflicten leiden.
Tip: Neem pauzes, oefen mindfulness, gebruik ontspanningstechnieken en werk transparant om de kans op stress en conflicten te minimaliseren.
Veranderingsmanagement
Het aanpassen en bijstellen van projectplannen kan een uitdaging zijn, vooral wanneer er meerdere belanghebbenden bij betrokken zijn. Deze last-minute aanpassingen kunnen de taken van EA's aanzienlijk verzwaren.
Tip: Zorg altijd voor een noodplan om een gestructureerd abonnement te implementeren en veranderingen effectief te beheren.
Laten we tot slot een paar strategieën bekijken om beide rollen tegelijkertijd te vervullen en succes te boeken als projectmanager.
Strategieën om uitdagingen als executive assistant het hoofd te bieden
- Denk vooruit: Zorg altijd voor een back-up plan, zodat u het project ondanks de uitdagingen moeiteloos kunt uitvoeren
- Werk samen met anderen: Probeer niet alles zelf te doen, maar maak gebruik van de kracht van je team en delegeer verantwoordelijkheden om het project tot een succes te maken
- Maak gebruik van technologie: Vertrouw op technologie om alledaagse taken te automatiseren en versnellen en uw processen efficiënter te maken
Onthoud ook altijd dat vaardigheden zoals snel problemen oplossen, begrijpend lezen en duidelijk communiceren je kunnen helpen om uit te blinken als EA die de rol van projectmanager op zich neemt.
Het is ook belangrijk om projectdocumenten en abonnementen nauwkeurig te interpreteren, zodat u betere beslissingen kunt nemen en projecten met succes kunt uitvoeren.
Projectmanagement onder de knie krijgen voor executive assistants met ClickUp
Een drieledige aanpak van opleiding (voor het ontwikkelen van zowel harde als zachte vaardigheden), praktijkervaring en werkervaring als executive assistant maakt het gemakkelijk om in de schoenen van een projectmanager te stappen.
De sjablonen voor projectmanagement en de professionele oplossingen voor administratief beheer van ClickUp vereenvoudigen uw rol in beide categorieën. De mogelijkheid om verbonden werkstromen op te zetten, de transparantie bij het behalen van doelen te vergroten en toewijzingen te vereenvoudigen, maakt het een onmisbare oplossing voor projectmanagement.
Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en word lid van een community van succesvolle projectmanagers.