Operations managers zijn net orkestleiders. Net zoals de dirigent alle verschillende instrumentalisten coördineert en zorgt voor een harmonieuze muzikale uitvoering, superviseert en coördineert een operationeel manager taken en middelen om de business te synchroniseren.
Of het nu gaat om het herzien van processen om redundanties te verwijderen en workflows kosteneffectief te maken of om het beheren van snelle kwaliteitsborgingsprogramma's, een operations manager doet meer dan zijn best om het bedrijf draaiende te houden. 💡
Om een idee te krijgen van de complexiteit van deze positie, kun je onze kijk op een dag uit het leven van een operations manager bekijken. Naast de dagelijkse taken verkennen we verschillende aspecten van deze belangrijke rol, waaronder:
- Gewenste kwalificaties
- Tools en technieken die operations managers gebruiken
De rol van een operationeel manager begrijpen
Een operations manager heeft vele petten op in een organisatie. Ze zijn betrokken bij meerdere vitale processen en procedures, van strategische planning en efficiënt bundeling van taken tot kwaliteitsborging. Ze communiceren meestal met andere afdelingen en divisies binnen een bedrijf, maar hebben soms ook te maken met klanten.
Vanwege de dynamische aard van de baan moeten ze over sterke technische en zakelijke expertise beschikken en het vertrouwen hebben om snel cruciale beslissingen te nemen. Ze moeten ook een breed bereik aan zachte vaardigheden hebben, zoals tijdmanagement en communicatie.
In de volgende paragrafen zullen we de drie belangrijkste functies van een operationeel manager uitsplitsen:
1. Plannen en prioriteiten stellen om de efficiëntie te verhogen
De operations manager moet eerst de algemene bedrijfsdoelstellingen van de organisatie grondig begrijpen. Het is hun taak om de doelen van het bedrijf op hoog niveau af te stemmen op de doelen van de operationele teams door een effectief team op te bouwen operationele strategie .
Tijdens het strategievormingsproces richt de operations manager zich op:
- Operations planning: De operations manager definieert de acties die de organisatie of specifieke teams moeten ondernemen en stelt hiervoor deadlines vast. Deze abonnementen vormen de basis van het beleid van de operationeel managerabonnement op capaciteit en risicobeheerstrategieën
- Prioritering: De operationeel manager overlegt met andere senior managers om te beslissen welke activiteiten hoger op de lijst van het team moeten komen te staan. Enkele doelstellingen prioriteren tegelijk voorkomt kwaliteitsproblemen verderop in het proces
- Prestatiemaatstaven bepalen: De operationeel manager moet tijd besteden aan het bepalen van de sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) die het succes van de operatie zullen markeren en zullen bijdragen aan de gezondheid van het bedrijf in de financiële overzichten
2. Procesontwerp en bewaking en beheer van kwaliteitsborgingsprogramma's
Rekening houdend met de doelen van het bedrijf, wetten en industrienormen stelt de operationeel manager beleid en werkstromen op voor de hele organisatie. Ze moeten dit beleid bijwerken en processen verbeteren als er nieuwe informatie binnenkomt.
De operations manager moet coördineren met andere afdelingen die betrokken zijn bij het leveren van producten en diensten. Dit kan inhouden kwaliteitsborging programma's om de efficiëntie van de productie, de kosteneffectiviteit van de huidige logistiek en de optimale toewijzing van human resources (HR) te controleren.
Als de operationele prestaties niet bevredigend zijn, kan de manager een herontwerp of processen optimaliseren om ze kosteneffectief te maken en gunstige resultaten te behalen.
De operations manager houdt ook toezicht op de afwikkeling van operaties, zowel op locatie als in het veld. Bovendien bewaakt hij budgetten en voert hij een kosten-batenanalyse uit om de financiële impact van operationele beslissingen te beoordelen. 💵
Pro tip: De gratis ClickUp sjabloon voor kosten-batenanalyse stelt operationeel managers in staat om snel de kosteneffectiviteit van beschikbare processen te evalueren voordat ze erin investeren. Dankzij het eenvoudige ontwerp met kleurcodes vereenvoudigt de sjabloon complexe besluitvorming.
ClickUp's Sjabloon voor kosten-batenanalyse helpt operations managers om financieel verantwoorde beslissingen te nemen
3. Personeelsbeheer
Een goede operations manager werkt vaak samen met de HR-manager om het volgende te doen:
- Roosters van werknemers bijhouden
- Nieuwe medewerkers inwerken
- Effectief werk plannen, in lijn met de vaardigheden en beschikbaarheid van werknemers
- Best practices documenteren enstandaard werkprocedures (SOP's)* Effectieve trainingsprogramma's ontwikkelen om de efficiëntie van productieteams te verbeteren
- Nieuwe systemen implementeren voor de aanwezigheid van werknemers en tijdsregistratie
- Proceshandleidingen schrijven om de efficiëntie en productiviteit van teams te verbeteren
- Veiligheidsmaatregelen implementeren in fabrieken en kantoren
Pro tip: Om de capaciteit van teams te beoordelen en taken effectief te verdelen, kunnen managers gebruik maken van de ClickUp Werknemers Roostersjabloon .
Ongeacht de grootte van uw team, ClickUp's Employee Schedule Template maakt het gemakkelijk om werklasten te coördineren
De sjabloon heeft verschillende functies, zoals Board en Kalender, zodat managers het werk vanuit verschillende invalshoeken kunnen beoordelen. Ze kunnen ook de voortgang naar projectspecifieke mijlpalen bijhouden.
Een typische dag in het leven van een operationeel manager
Elke dag is uniek voor een Operations Manager. We hebben hieronder beschreven wat hun gemiddelde dag inhoudt.
In de ochtend
Meestal is de operations manager een van de eersten die op kantoor aankomt. Zo kunnen ze hun hoofd leegmaken om de uitdagingen van de dag aan te gaan. Ze zorgen er eerst voor dat alles op bestelling is zodat de operationele processen van start kunnen gaan. 🌄
Om te zien wat er die dag op het programma staat en effectieve abonnementen te maken, bekijkt de operationeel manager hun nog te doen lijst en kalender. Ze controleren ook hun e-mail inbox om te zien of er problemen zijn die dringend moeten worden aangepakt.
Pro tip: Zeer productieve operations managers gebruiken meestal een oplossing voor taakbeheer zoals ClickUp om dingen digitaal georganiseerd te houden. Bijvoorbeeld, Checklist voor ClickUp-taak functie is de go-to voor veel managers omdat het complexe Taken vereenvoudigt en beter beheersbaar maakt.
De Checklists voor Taken van ClickUp verhogen uw productiviteit door moeilijke taken op te splitsen in kleinere stukjes
Dagelijks problemen oplossen (met voorbeelden)
Het grootste deel van de dag van de operations manager is gewijd aan het oplossen van nieuwe problemen. 🚨
Een voorbeeld: de leverancier laat weten dat hij door weersomstandigheden te laat is met de levering van grondstoffen. In dat geval evalueert de operations manager de bestaande voorraad, prioriteert hij de productie van de meest dringende producten en informeert hij de klanten over mogelijke vertragingen. Ze kunnen ook contact opnemen met alternatieve leveranciers om onderbrekingen tot een minimum te beperken.
In het geval van een plotselinge storing aan de apparatuur roept de operations manager een team bij elkaar om de reparaties onmiddellijk uit te voeren. Als een snelle oplossing niet mogelijk is, bepaalt de manager hoe hij al het werk kan voltooien met de beschikbare machines en productievertragingen kan voorkomen.
Een ander stressvol scenario voor het oplossen van problemen ontstaat wanneer een sleutelwerknemer onverwacht voor onbepaalde tijd met ziekteverlof moet. Hier krijgt de operations manager de taak om een tijdelijke vervanger te vinden.
De hele dag door moet een operationeel manager dus klaar staan om deze onverwachte problemen aan te pakken risicobeheer het spel moet van topkwaliteit zijn.
Pro tip: Wanneer operations managers voor een veeleisende beslissing staan, kunnen ze zich wenden tot de ClickUp Waarde Risico Matrix Sjabloon . Met de sjabloon kunnen ze een lijst maken van alle oplossingen voor een probleem, waarde en risico beoordelingen toekennen en visualiseren waar elke optie staat in de Whiteboard matrix. Zodra de optimale oplossing naar voren komt, kan de manager deze prioriteren in de werkruimte zodat het team er zo snel mogelijk aan kan werken.
Vergaderingen
Operations managers nemen meestal deel aan of leiden veel vergaderingen en gesprekken gedurende de dag, zoals met:
- Andere managers: Doorgaans organiseert de operations manager wekelijkse vergaderingen met alle managers en afdelingshoofden. Tijdens deze vergadering geven ze een overzicht van de vorigewerk van de vorige week en maken ze een abonnement voor de volgende week. Dit is een kans om problemen aan het licht te brengen en rapportages te beoordelen
- Klanten: Clients, vooral nieuwe, hebben vaak veel vragen en zorgen. De operationeel manager behandelt een aantal van deze vragen en legt uit hoe het bedrijf het werk zal uitvoeren waarvoor het is ingehuurd
- Bestuurders: De operations manager neemt proces- of kwaliteitsproblemen mee naar het senior management, zoals de Chief Executive Officer (CEO) en General Manager (GM), voor tijdige oplossingen
Pro tip: Het hebben van een duidelijke vergadering agenda en eraan vasthouden zorgt ervoor dat deze gesprekken efficiënt en vruchtbaar verlopen. Met ClickUp kunnen managers agendasjablonen maken voor verschillende gebruikssituaties om de voorbereidingen voor toekomstige vergaderingen te versnellen.
ClickUp vergaderagenda sjabloon
Einde van de dag
De operations manager moet tot het einde van de dag blijven voor last-minute noodgevallen. Meestal sluiten ze de dag af door hun inbox opnieuw te controleren, vergaderingen in te plannen en taken voor de volgende dag voor te bereiden. 🌇
Hoe de industrie de dagelijkse werkzaamheden van een operations manager kan beïnvloeden
De dagelijkse taken van een operationeel manager zijn afhankelijk van de bedrijfstak waarin hij werkt. Bekijk vier voorbeelden en relevante verantwoordelijkheden per bedrijfstak:
- Bouw: Beheren van de inkoop van materialen voor bouwplaatsen, bijhouden van het gebruik van middelen, zorgen voor het onderhoud van apparatuur, uitsturen van apparatuur en bouwvakkers, bewaken van de prijzen van leveranciers,projectbudgetmanagement2. Informatietechnologie (IT): Bewaken, onderhouden en optimaliseren van netwerkinfrastructuur, toezicht houden op veiligheid en gegevensoverdracht, beheren van upgrades van hardware en software, analyseren van systeemprestaties en verbeteringen voorstellen, oplossen van belangrijke technische problemen
- Gezondheidszorg: Bestellen en bijhouden van de inventaris (medische apparatuur en benodigdheden), bijhouden van patiëntendossiers, vaststellen van het beleid en de procedures van de instelling, toezien op naleving, bedenken van strategieën om de patiëntervaring te optimaliseren
- Detailhandel: Relaties met klanten opbouwen en onderhouden, voorraad beheren, bestellingen en verzendingen opvolgen, verkoop genereren, klachten en suggesties van klanten onderzoeken
Vaardigheden en vereisten voor een Operations Manager
Gezien de veelzijdigheid en het belang van operations management, moeten kandidaten over de juiste kwalificaties en vaardigheden beschikken om in aanmerking te komen voor deze rol. Ontdek welke dat zijn in de secties hieronder.
Technische vereisten
Recruiters kunnen het volgende zoeken bij het aanwerven van operations managers:
- Opleiding: Meestal een bachelordiploma of hoger in Operations Management, Business Administration of een aanverwant veld. De graad geeft de theoretische kennis van de persoon aan
- Bewezen werkervaring: Ervaring met operationeel management is ideaal, maar een achtergrond in andere leiderschapsrollen werkt ook
- Harde vaardigheden: Enkele van de meest gevraagde vaardigheden zijn vaardigheid in gegevensanalyse, budgetbeheer en projectmanagementmethodologieën zoals agile enLean zes Sigma. Ervaring met relevante bedrijfs- en managementsoftware is wenselijk
- Certificeringen: Hoewel niet altijd noodzakelijk, tonen certificeringen aan dat de manager bereid is om zijn vaardigheden te blijven ontwikkelen. Geldigcertificeringen voor operations managers omvatten:
- Gecertificeerde managercertificering (CMC)
- Projectmanagement professional (PMP)
- Gecertificeerd toezicht op en beheer van veiligheid (CSM)
- Gecertificeerd management accountant (CMA)
- Industrie-specifieke vaardigheden: Kennis van en ervaring in de specifieke sector kan de kansen van de manager om te slagen in de rol vergroten
Zakelijk inzicht en administratie
Een operationeel manager moet over analytische vaardigheden beschikken om te begrijpen bedrijfsprocessen en herkennen wat er gedaan moet worden om het bedrijf draaiende te houden en te laten groeien. Ze moeten ook strategisch kunnen denken, risico's en kansen kunnen inschatten en de basiskennis hebben om door financiële overzichten te navigeren.
Vaardigheden op het gebied van tijd- en operationeel beheer
Omdat ze met veel Taken en middelen moeten jongleren, moet een operationeel manager georganiseerd zijn. Het is hun taak om planningen te maken en daarbij rekening te houden met tijdlijnen van projecten en de beschikbaarheid van medewerkers.
Operations managers gebruiken vaak Gantt grafieken ( beschikbaar in ClickUp) ) om tijdlijnen van projecten op te bouwen en bij te houden.
ClickUp's Gantt Tijdlijn sjabloon biedt een effectieve en aantrekkelijke manier om uw tijdlijn voor elk project te visualiseren
Interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden
Operations managers communiceren met bijna alle partijen die betrokken zijn bij het bedrijf. Dat omvat personeel, andere managers, leidinggevenden, distributeurs en clients. Daarom moeten ze beleefd zijn en sterke relaties onderhouden. Ze moeten in staat zijn om effectief ideeën uit te wisselen via elk medium.
Vaardigheden op het gebied van management en coaching
Bij het managen van personeel is de operationeel manager verantwoordelijk voor het trainen van werknemers, het helpen ontwikkelen van hun procedurele vaardigheden en het coachen van werknemers productiever te worden .
Gereedschappen en technieken die managers gebruiken voor dagelijkse taken
De volgende richtlijnen kunnen managers helpen om uitzonderlijk goed te worden in hun werk.
1. Gebruik de kracht van software en automatisering
Als je alle operationele processen goed hebt begrepen, begin dan met de invoering van technologie. Hierdoor kunnen jij en je team efficiënter werken, sommige alledaagse taken automatiseren en downtime door vertragingen bij de beheerder voorkomen. Enkele veelgebruikte software die operationeel managers gebruiken zijn:
- Tools voor projectmanagement
- Communicatiesystemen
- Helpdesktools
- Oplossingen voor het beheer van bedrijfsprocessen
Met een uitgebreid platform zoals ClickUp kunt u over al deze dingen beschikken tools voor operationeel beheer onder hetzelfde dak. 😍
ClickUp kan een hub zijn voor al uw kennis, abonnementen en werkstromen die voortgang bijhouden. Gebruik ClickUp-taak en zijn native capaciteiten voor projectmanagement taken plannen en toewijzen. Verdeel ze in subtaken of checklists en specificeer afhankelijkheden om een naadloze teambrede werkstroom te creëren.
Visualiseer al het komende werk in een van ClickUp's 15+ aanpasbare weergaven -de klassieke Weergave bord en Weergave kalender zijn favoriet onder operationeel managers!
Visualiseer al het aankomende werk en plan Taken met gemak met ClickUp-taak
Dat is nog niet alles - stroomlijn de klantenservice en verzamel feedback met behulp van ClickUp's aanpasbare formulier weergave . Het platform zet reacties automatisch om in Taken om u de tijd te besparen die u kwijt bent aan het handmatig verwerken ervan.
Om te communiceren met teams of individuen voor het snel oplossen van problemen, gebruik je de Weergave chatten of tag teamgenoten in Taak opmerkingen. En als u wilt brainstormen over nieuwe strategieën en processen in kaart wilt brengen in een meer visuele installatie, gebruik dan ClickUp Whiteboards en Mindmaps die samenwerking in realtime ondersteunen.
Brainstorm collectief en word creatief met behulp van ClickUp Whiteboards
Bonus gelezen: De beste sjablonen voor projectmanagement voor operations teams!
2. Gegevens zijn je beste vriend
Als je de prestaties niet meet, is het moeilijk te zeggen hoe succesvol je operaties zijn. Met gegevens kunt u objectief zijn en de voortgang bijhouden. Het is ook de sleutel tot het identificeren van knelpunten voordat ze escaleren tot grote problemen.
Je hebt ook een effectieve manier nodig om alle gegevens te organiseren zodat je ze binnen handbereik hebt. Maak kennis met ClickUp Documenten is de documentmanager en editor van het platform met uitgebreide functies voor opmaak. Het is uitgerust met een ingebouwde AI-assistent die kan:
- Verwerk gegevensverzoeken voor taken en processen in uw ClickUp-werkruimte
- Oplossingen voor operations teams kan bedenken (met meer dan 100 prompts)
- Tijdlijnen en procesgidsen voor projecten genereren
- Aantekeningen van vergaderingen samenvatten
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Thread-Summarization.gif ClickUp Documenten: AI Thread-samenvatting /$$$img/
Organiseer en vat uw onderzoek samen met behulp van ClickUp Docs en AI
3. Wees niet bang om concurrenten te analyseren
Kijk naar de activiteiten en statistieken die bedrijven en managers waar je tegenop kijkt gebruiken. Denk na over hoe je ze kunt implementeren in je werkstromen. Wees echter voorzichtig en overdrijf niet. Sommige tactieken werken misschien niet voor jouw specifieke niche.
Bonus om te lezen: Bekijk de top van vandaag tools voor concurrentieanalyse .
4. Houd toezicht maar ga niet micromanagen
Veel operations managers maken het zichzelf moeilijk door ALLE werknemers te micromanagen - dat werkt niet.
Het doel is dat werknemers onafhankelijk werken zonder voortdurend toezicht nodig te hebben. Hoewel je toezicht moet houden op het werk om ervoor te zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen, is het belangrijk om te investeren in personeelstraining en vertrouw op je team. Op die manier kunt u zich richten op belangrijkere taken, zoals het stroomlijnen van werkstromen en prestaties.
Met ClickUp kunt u de voortgang op afstand bijhouden terwijl het werk wordt voltooid. U kunt doelen instellen en meetbare targets. Blader door de 50+ kaarten en rangschik ze op je persoonlijke ClickUp Dashboard . Op die manier kunt u in realtime een snel overzicht krijgen van de processen in het team of het bedrijf.
Bouw een ClickUp Dashboard zodat u snel de voortgang van elke bewerking en teamprestaties kunt beoordelen
5. Breng efficiëntie en kwaliteit in balans
In de operationele wereld mag noch de efficiëntie noch de kwaliteit hieronder lijden. Hoewel het niet altijd mogelijk is om beide volledig te bereiken, is het essentieel om uw operationele strategie sterk te maken in beide aspecten. Als u altijd naar dit evenwicht streeft, versterkt u de winstgevendheid en duurzaamheid van uw bedrijf en positioneert u het als marktleider. ⚖️
Business-abonnementen efficiënt plannen en beheren met ClickUp
In dit kijkje in het dagelijkse leven van een operations manager hebt u geleerd over de specifieke taken en uitdagingen die deze rol met zich meebrengt. Hoewel de baan complex is, kan elke operations manager met de juiste aanpak, vaardigheden en motivatie efficiëntie en innovatie stimuleren met uitstekende resultaten.
Een tool om deze processen te ondersteunen kan je helpen om dit sneller te bereiken. Aanmelden voor ClickUp en gebruik een van de vele sjablonen voor bewerkingen en functies om slimmer te werken, niet harder 😉