De ultieme gids voor e-mailprojectbeheer

Wil je meer leren over email project management ?

Email project management helpt projectmanagers en teams efficiënter te werken door ze te laten communiceren en werken binnen hun e-mail inbox.

Maar het sorteren van tonnen e-mails voor je projectmanagement klinkt als iets waar je je haren bij uit zou willen trekken. 🤯

Was er maar een tool die je van die ellende kon verlossen..

is het een vogel? Is het een vliegtuig? Nee, het is een _email project management tool! Email project management tools veranderen inboxen in werkruimten voor samenwerking, waardoor kostbare tijd wordt bespaard en de efficiëntie van het team wordt verhoogd.

Maar wat is de beste e-mail project management tool voor jou?

Maak je geen zorgen, wij komen je helpen. 🦸

In dit artikel behandelen we wat e-mailprojectbeheer is de beste tool voor Gmail- en Outlook-projectbeheer en de voordelen van e-mailprojectbeheer.

Laten we beginnen.

Wat is e-mailprojectbeheer?

Email projectmanagement houdt in dat je je e-mail inbox gebruikt om projecten te beheren. Dit omvat het gebruik ervan om taken te maken en toe te wijzen, deadlines te beheren en taakspecifieke communicatie.

maar_ emailklanten _zoals Gmail en Outlook zijn niet ontworpen voor projectmanagement, toch?

Nee, dat zijn ze niet. Daarom heb je op e-mail gebaseerde projectmanagementtools!

Met op e-mail gebaseerde projectmanagementsoftware kunt u taken bijhouden, communiceren met teamleden en externe belanghebbenden en zelfs to-do lijsten toevoegen via je e-mail.

hoe ver kan slakkenpost je immers brengen?

En hoewel onze goede vrienden Gmail en Outlook eigenlijk niet zijn gebouwd voor projectbeheer, helpt e-mailprojectbeheersoftware die kloof te overbruggen.

Laten we eens kijken hoe..

A. Gmail projectbeheer

Met Gmail kun je e-mails omzetten in taken, maar alleen met de hulp van een speciale projectbeheertool dat integreert met Google Apps.

Dit is wat u nog meer kunt doen met Gmail projectbeheer :

• Voeg teamleden toe aan een e-maillijst van Groepen, zodat iedereen in het team updates ontvangt via één e-mailadres
• Gebruikgedeelde kalenders voorprojectupdates en vergaderroosters* Sla uw documenten op een veilige gedeelde schijf op
• Belangrijke e-mails automatisch categoriseren met de prioriteits-inbox van Google
• Gebruik de ingebouwde schermdeling van Google Meet
• GebruikGoogle Documenten &Google Sheets om in realtime samen te werken en te chatten binnen bestanden
• GebruikGoogle formulieren om online enquêtes en formulieren te maken en te delen
• Gebruik versiebeheer om terug te gaan naar eerdere versies van documenten zonder informatie te verliezen
• Volg en werk samen aan taken met behulp van eenGantt-diagram in Google Sheets
• Je kunt zelfs Alexa &Google Assistent en je takenlijst uitspreken!

B. Outlook projectbeheer

Met de ingebouwde projectbeheertools van Outlook zal uw team een betere blik hebben op hun verantwoordelijkheden. Met Microsoft Outlook kun je taken maken met herinneringen, vervaldatums en takenlijsten zonder extra software.

Met een toegewijde Outlook-projectbeheertool kunt u echter ook:

• Projecttaken toevoegen aan een gedeelde kalender voor het bijhouden van taken
• De consolidatiefunctie gebruiken om e-mails, contactgegevens en afspraken samen te voegen
• E-mails automatisch groeperen op basis van het project waartoe ze behoren
• Het journaal gebruiken voor projectplanning
• Taken toewijzen aan projectteamleden
• Factureerbare en totale tijd die aan een project is besteed bijhouden
• Gegevens exporteren naar verschillende bestandsformaten
• Projectvergaderingen houden metMicrosoft Teams Kortom, als standalone projectbeheertool haalt Outlook het nauwelijks.

het is alsof je een taart bakt met een broodrooster. Je kunt het proberen, maar dat is niet de beste manier, toch?

Je kunt het beste gaan voor een Outlook-ondersteunde projectbeheertool dat je veel meer functionaliteit kan bieden.

Bonus: Email Alternatieven !

Wat te zoeken in een tool voor e-mailprojectbeheer?

Er zijn veel e-mailprojectmanagementtools om uit te kiezen, maar om de beste voor je team te vinden, moet je nagaan welke functies je nodig hebt, en de e-mailmarketing KPI's die u wilt volgen.

Enkele essentiële functies van een app voor e-mailprojectbeheer zijn:

1. E-mail integratie2. Planning3. Teamsamenwerking4. Taken maken Laten we deze functies snel bekijken:

1. E-mailintegratie

Je kunt geen e-mailprojectbeheertool hebben zonder een e-mailintegratie, toch?

De tool die je kiest moet integreren met populaire platforms, zoals Gmail of Outlook.

Tweewegintegratie zorgt er ook voor dat updates op je projectmanagementtool op je persoonlijke e-mailaccount verschijnen.

Het zal je team helpen om zo NSYNC (in sync, snap je?) te zijn

2. Planning

E-mailprojectbeheer draait vooral om projectplanning. Het spreekt dus voor zich dat de tool die u kiest functies voor planning en planning moet hebben.

Je moet taken kunnen toewijzen aan teamleden, deadlines kunnen instellen en projecttaken via e-mails kunnen organiseren.

Bekijk deze_ emailproductiviteitstools !

3. Team samenwerking

De ideale software voor e-mailprojectbeheer moet je in staat stellen om via e-mail opmerkingen toe te voegen aan een taak. Alles wat je typt of bijvoegt in de e-mail wordt automatisch toegevoegd als commentaar voor die specifieke taak.

Daarnaast bieden ingebouwde chat rooms je team een persoonlijke ruimte om taakspecifieke discussies te voeren. @mentions zijn ook een must-have functie in elke e-mail project management tool omdat het je helpt om snel specifieke teamleden te verwittigen om actie te ondernemen.

Maak je geen zorgen, je ontvangt e-mailmeldingen voor al deze updates en meer!

Voor handige_ team samenwerking tips, bekijk deze post!

4. Taak aanmaken

De app voor e-mailprojectbeheer moet je in staat stellen taken aan te maken via je e-mail. Je moet in één keer bijlagen, vervaldatums en taakomschrijvingen kunnen toevoegen.

Ja, dat klopt, zeg maar dag tegen de "ik heb je e-mail niet ontvangen" en "ik ben je e-mail vergeten" reacties!

De beste tool voor e-mailprojectbeheer: ClickUp

De meeste teams beginnen en eindigen hun dagen met e-mails, dus het is geen verrassing dat projectmanagers een uitstekende e-mailgebaseerde projectmanagementoplossing nodig hebben.

En daarom moet u ClickUp , de perfecte software voor e-mailprojectbeheer voor elk team.

ClickUp is de wereldleider op het gebied van projectmanagement. Van het maken van onbeperkte projecten om intern te volgen of team op afstand clickUp biedt teams alles wat ze nodig hebben om zelfs het meest complexe project te beheren.

Hier is waarom ClickUp de beste software voor e-mailprojectbeheer is

Stel ClickUp voor als Robin en uw e-mails als Batman.

Robin, oftewel ClickUp, voorkomt dat uw e-mails naar de dark side gaan:

(cue Batman's stem)

"de kant van verloren e-mails en team verwarring."

En zo gebeurt het:

1. Direct e-mails verzenden en ontvangen vanuit taken

Hoeveel tijd zou u besparen als u direct e-mails kon verzenden of beantwoorden naast het relevante werk - zonder ooit van tabblad te hoeven wisselen?

Met E-mail in ClickUp kunt u precies dat doen!

• E-mailberichten rechtstreeks vanuit ClickUp-taken verzenden en ontvangen
• Bijlagen toevoegen,Formulieren, gesjabloneerde antwoorden en meer
• Organiseer uw e-mailconversaties als opmerkingen ofGedeelde opmerkingen* E-mail instellenAutomatiseringen voordruppel campagnes ennieuwsbrieven gebaseerd op gebeurtenissen binnen ClickUp

U kunt bijvoorbeeld e-mails toewijzen aan teamleden, samenwerken aan verzendingen en antwoorden en automatiseringen activeren op basis van aangepaste velden, klantgebeurtenissen en zelfs bugtracking. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt!

De integratie van uw e-mails met ClickUp helpt u:

• Tijd te besparen (geen heen en weer getabbel meer)
• Communicatie georganiseerd houden
• Zichtbaarheid behouden in e-mailconversaties

ClickUp ondersteunt momenteel Outlook, IMAP, Office 365 en Gmail. Alle e-mails die u vanuit ClickUp verstuurt, zien eruit alsof ze rechtstreeks vanuit uw e-mail zijn verzonden - geen rare doorstuuradressen!

2. Taken maken vanuit e-mail

ClickUp's functies voor e-mailprojectbeheer laat u taken maken door e-mails te sturen of door te sturen naar Lijsten in ClickUp.

De taak wordt gemaakt met details zoals:

• De taak naam wordt toegevoegd als onderwerpregel van uw e-mail
• De inhoud van de e-mail wordt toegevoegd als de taak beschrijving
• **Wijs taken toe met tags als , , in de onderwerpregel. Voeg zoveel contactpersonen of tags toe als je wilt!
• De bijlagen in de e-mail (inclusief afbeeldingen) worden automatisch toegevoegd als taakbijlagen
• Gebruik de tag in de onderwerpregel om taak vervaldatum toe te voegen

3. Commentaar geven en bestanden bijvoegen

Wil je extra info of een bijlage toevoegen aan een bestaande taak _?

Stuur of stuur een e-mail naar die taak en de commentaar verschijnt binnen de taak samen met de bijlage .

Als u zich afvraagt hoe het zit met afbeeldingen en ontwerpen, ClickUp legt de HTML-e-mail in zijn geheel vast, zodat uw inhoud er zo goed als nieuw uitziet.

maak u geen zorgen, grafisch ontwerpers, wij staan achter u!

4. Meldingen beantwoorden

Met ClickUp's software voor e-mailprojectbeheer kunt u beantwoorden op meldingen over ClickUp taken.

Reageer gewoon op de notificatie-e-mail met de e-mail-ID die is gekoppeld aan uw ClickUp account en het antwoord zal worden toegevoegd als een opmerking, samen met eventuele bijlagen.

_Hoe handig is dat?

5. Automatisering voor doorsturen van e-mails

Als je Mr. Populair bent en veel e-mails ontvangt, kun je meerdere projecten beheren door een email forwarding aan te maken automatisering regel.

Deze functie maakt automatisch taken voor je aan wanneer er een nieuwe e-mail in je inbox verschijnt.

batman heeft wel wat beters te doen dan talloze e-mails afhandelen, toch?

6. Gmail- en Outlook-integraties

Onthoud dat zonder integratie met Gmail en Outlook een app voor e-mailprojectbeheer gewoon nutteloos is.

net zoals Batman en Robin geen schurken kunnen bestrijden zonder hun gadgets (en iconische pakken, natuurlijk)._

Daarom biedt ClickUp krachtige Gmail en Outlook integraties, waardoor e-mailprojectbeheer een fluitje van een cent wordt.

U kunt:

• Taken maken vanuit uw Gmail- of Outlook-account
• Direct e-mails omzetten in taken
• E-mails bij taken voegen
• E-mailbijlagen automatisch uploaden naar de taak

7. Taken onderweg toevoegen

Met ClickUp kunt u gemakkelijk taken en lijstadressen opslaan in uw contactpersonenboek. Zo kunt u tijdens uw koffiepauze met één klik taken en opmerkingen uit e-mails aan uw takenlijst toevoegen. 🍵

8. Een krachtige Chrome-extensie

_Wil je controle over je inbox?

Gebruik de krachtige Chrome-extensie !

De extensie hiermee kunt u taken maken van e-mails en zelfs hele e-mails aan taken toevoegen.

Bekijk, spring terug of download je e-mails met gemak!

Voor het beheren van projecten en taken efficiënt kunt uitvoeren, kunt u met de ClickUp Chrome-extensie ook:

• Bijhouden hoe lang taken duren
• Schermafbeeldingen vastleggen, bewerken en bijvoegen
• Websites knippen en toevoegen aan ClickUp-taken ofdocs Maar dit is niet alles wat ClickUp voor u in petto heeft!

Naast een geweldig gratis plan , deze e-mail project management software biedt ook een aantal andere functies, zoals:

• 50+ taak automatiseringen : automatiseer terugkerende taken en stroomlijn uw workflow
• Dashboard: bouw je eigenproject dashboard met aanpassingen zoalsSnelheid,Opbranding,BurndownenCumulatieve stroomdiagrammen en deel het met je hele team
• Mindmaps : visualiseer taken en plan projecten en ideeën met gemak
• Aangepaste velden: maak een aangepast veld voor het maken van inhoud, werving, verkoop en meer
• Sjablonen: gebruik een kant-en-klaar sjabloon om verder te komen met een specifiek project
• Meerdere weergaven : kies hoe je projecten wilt bekijken met behulp van weergaven zoalsTijdlijn,Werklast,Kanban-bord, en meer
• Aangepaste taakstatussen: maak een projectstatus volgens uw behoeften
• Taakprioriteiten: taakprioriteiten maken op basis van urgentie
• Taakafhankelijkheden: je team helpen taken in de juiste volgorde af te ronden
• Aangepaste toegangsrechten deel uw ClickUp werkruimte met een belanghebbende zonder in te boeten aan privacy

Het is net als een kind in een snoepwinkel; er zijn gewoon zo veel zoete functies om uit te proberen!

Wat zijn de voordelen van e-mailprojectbeheer?

Naast het helpen van teams om te communiceren en te werken in een gecentraliseerde ruimte, zijn er nog andere voordelen van e-mail projectmanagement software:

• Gecentraliseerde info hub
• Minimale leercurve
• Stroomlijnt communicatie
• Effectief taken delegeren
• Bespaart tijd

1. Gecentraliseerde info hub

E-mail tools voor projectbeheer bieden teams een ruimte waar ze gemakkelijk projectinformatie kunnen openen en opslaan. Teamleden, projecttaken en voortgang... alles opgeslagen in één centrale ruimte.

weet je wat dit betekent?

Je hoeft niet meer tussen een miljoen tabbladen te schakelen om iets te vinden wat je nodig hebt! 😍

2. Minimale leercurve

Op e-mail gebaseerde projectbeheertools zijn gemakkelijk te gebruiken omdat ze in feite een extra laag toevoegen aan je inbox.

Teamleden kunnen zich snel aanpassen en het duurt niet lang om de tool te integreren in uw normale workflow.

Wil je leren hoe je workflows beter kunt beheren? Lees onze uitgebreide gids hier .

3. Stroomlijnt communicatie

Met e-mailprojectmanagementsoftware heeft elk teamlid en elke projectmanager een gestroomlijnde manier om met elkaar te communiceren.

Bovendien hebben de meeste projectmanagementtools chatruimtes die teams een meer persoonlijke ruimte bieden voor effectieve communicatie.

Teamleden zijn eerder geneigd om zich in te zetten en te reageren in deze omgeving en wie houdt er niet van de goede oude emoticons om je punten over te brengen? 😁

4. Effectief taken delegeren

Jij krijgt een taak, jij krijgt een taak, iedereen krijgt een taak!

Met het maken en toewijzen van taken via e-mail zal er minder teamverwarring zijn omdat ieders taken perfect voor hen zijn uitgestippeld.

Je hoeft een teamlid niet te e-mailen en het halve bedrijf te CC-en voor updates over een taak.

Open gewoon je projectmanagement app om de voortgang van het project te zien!

5. Bespaart tijd

Met software voor e-mailprojectbeheer hoef je niet langer je innerlijke Dr. Evil te kanaliseren en manieren te bedenken om die lange e-mailketen te vernietigen!

hoe?

Hulpmiddelen voor projectbeheer helpen u tijd te besparen door lange e-mailketens, papierpaden en het sorteren van documenten overbodig te maken.

Omdat alle bedrijfs- en projectgerelateerde documenten op één plek zijn opgeslagen, hoeft uw projectteam geen uren meer te besteden aan administratieve taken; hoera! 🥳

Conclusie

Hoewel je altijd kunt vasthouden aan je ouderwetse inbox, heb je dan geen gecentraliseerde datahub of de mogelijkheid om taken, voortgang en deadlines bij te houden.

Met de juiste e-mail projectmanagementtool kun je dat wel en nog veel meer.

Als u op zoek bent naar de ultieme e-mail project management tool om uw taakbeheer naar een hoger niveau wilt tillen, kijk dan niet verder dan ClickUp.

Met functies die variëren van e-mailintegratie tot het automatisch aanmaken van taken, helpt ClickUp teams om zelfs de moeilijkste projecten met gemak te beheren. Ontvang ClickUp gratis vandaag nog en maak gebruik van de kracht van e-mailprojectbeheer!