nieuwsgierig naar Google Sheets projectbeheer?
Google Sheets is een mooie spreadsheet software .
Dus waarom zou je het niet proberen en er een vast onderdeel van je projectmanagementproces van maken, toch?
Laten we daar stoppen.
Het is niet omdat Google Sheets gratis tonnen gegevens kan verwerken dat het alle problemen kan oplossen.
In dit artikel bekijken we de voordelen van projectbeheer in Google Sheets, de beperkingen ervan en een betere manier om het aan te pakken.
Laten we beginnen.
Wat is Google Sheets projectbeheer?
Google Sheets is een online spreadsheetprogramma dat gratis is, net als de meeste andere Google-apps.
En tenzij je onder een steen geleefd hebt, zijn we er vrij zeker van dat je bekend bent met de interface van Google Sheet.
Het is in wezen één grote spreadsheet, net als Excel!
**Wil je de verschillen tussen de twee weten?
Bekijk onze_ Google Sheets vs Excel gids en artikel over Excel projectbeheer . Google Sheets gebruiken voor projectbeheer is de go-to oplossing voor professionals die open-source gegevenssets willen maken, basisgegevensanalyses willen uitvoeren en andere ingewikkelde wiskundige problemen willen oplossen. 😵
Je kunt bijvoorbeeld zelfs handmatig een Google Sheets-kalender maken !
Google Sheets biedt meerdere functies voor projectbeheer, zoals:
- Basissjablonen voor een projecttijdlijn, planningen, trackers, enz
- Gantt chart functionaliteit om de startdatum, taakduur en einddatum van uw project bij te houden
- Diagrammen zoals een staafdiagram, gestapeld staafdiagram, lijndiagram, enz. voor visualisatie
- Voorwaardelijke opmaak, gegevensvalidatie en tabellen voor geavanceerde gegevensanalyse
- Delen en real-time samenwerking ondersteunen
Het belangrijkste is dat Google Sheets moeiteloos samengaat met andere Google-tools voor projectbeheer, zoals Slides, Documenten en Gmail.
Dus als je eenmaal in de Workspace bent, kun je je hart ophalen bij Google.
Bonus: Meer informatie over Google projectbeheer .
3 Voordelen van Google Sheets Projectbeheer
Een spreadsheet is niets minder dan levensveranderend.
En als het een Google-spreadsheet is? Dan staat je een hele productiviteitsrit te wachten!
Dit zijn volgens ons de drie belangrijkste voordelen van het gebruik van Google Sheets voor projectmanagement.
1. Gebruiksvriendelijkheid
Google Sheets heeft een doe-het-zelf charme.
Zolang je vertrouwd bent met het spreadsheetformaat, heb je Google Sheets in een mum van tijd onder de knie.
Maar Google laat het daar niet bij.
Het biedt ook templates voor een reeks persoonlijke en professionele projecten.
Denk je nog steeds dat je vastloopt?
Je kunt het altijd nog 'Googlen!
Google's gedetailleerde online handleidingen en hechte gebruikerscommunity staan altijd klaar om je te helpen.
2. Moeiteloze samenwerking
Google Sheets is een geweldige plek om samen te werken aan gegevens.
Het kan gemakkelijk tot 100 gebruikers tegelijkertijd aan, terwijl de eigenaar van de spreadsheet de rechten behoudt om de toegang te bewerken.
Zelfs als een gebruiker geen Google ID heeft of zich buiten uw netwerk bevindt, wordt hij in Google Sheets weergegeven als 'Anoniem naam exotisch dier invullen'
_Wat een handige manier om je kennis van het wild op te bouwen!
3. Gratis software
Niemand zou zoveel van Google Sheets houden als het achter een betaalmuur zat.
Natuurlijk moet je misschien betalen voor Google Drive-opslag als je de persoonlijke limiet van 15 GB overschrijdt. Maar tot die tijd is de hele Google Workspace gratis voor iedereen!
Weet je niet hoe je Google Sheets moet gebruiken voor projectbeheer?
Laat deze sjablonen het voor je doen:
10 sjablonen voor projectbeheer in Google Sheets
Versnel uw Google Sheets projectbeheer met deze moeiteloze sjablonen.
1. Google Sheets Maandelijkse uitgaven bijhouden
Elke cent telt. Maar niet als je je uitgaven niet kristalhelder bijhoudt.
Verlicht je problemen met deze superhandige sjabloon voor het bijhouden van maandelijkse uitgaven in Google Sheets.
Dit downloaden Google Sheets maandelijkse uitgaven tracker om een prijslijst voor uw team!
2. Google Sheets Project Charter Sjabloon
Het projecthandvest is een basisdocument voor elke nieuwe onderneming.
Zorg ervoor dat de details kloppen met deze sjabloon projectcontract in Google Sheets.
Dit downloaden Google Sheets project charter sjabloon .
3. Google Sheets Projectplan Sjabloon
Vul niet meerdere notitieblokken met uw grote projectplannen.
Hier is een uitgebreid sjabloon voor een projectplan dat bijna alles bestrijkt wat je nodig hebt.
Dit downloaden Google Sheets sjabloon voor projectbeheer .
4. Google Sheets Eenvoudige Gantt Grafiek Sjabloon
Gantt-diagrammen kunnen een geweldige manier zijn om de voortgang van je project visueel bij te houden.
Dit sjabloon voor eenvoudige Gantt-diagrammen is een goed begin als je nog nooit met Gantt-diagrammen hebt gewerkt.
Download deze eenvoudige sjabloon voor planningen
.
5. Google Sheets Evenement Planning Gantt Chart Sjabloon
Het plannen van een evenement kan stressvol zijn!
Gebruik deze Google Sheets sjabloon voor evenementplanning om alle bewegende delen van uw evenement te beheren!
Download deze Google Sheets evenement planning Gantt chart sjabloon
.
6. Google Sheets Project Tracking Dashboard Sjabloon
Het is belangrijk om een plek te hebben waar je je hele project in één oogopslag kunt bekijken.
Met dit Google Sheets project tracking dashboard kun je elk onderdeel van je project in één oogopslag bekijken.
Dit downloaden Google Sheets project tracking dashboard sjabloon .
7. Google Sheets Schema Sjabloon
Een dagelijks schema kan uw team helpen om op schema te blijven.
Deze Google Sheets schema sjabloon maakt het gemakkelijk om je dag te plannen.
Dit downloaden Google Sheets schema sjabloon .
8. Google Sheets Bouw Gantt Grafiek Sjabloon Als u een bouwteam leidt is het gebruik van een Gantt-diagram om je projecten te beheren een geweldige optie.
Download deze Google Sheets Construction Gantt chart sjabloon
.
9. Google Sheets Website Traffic Tracker Sjabloon
Als je een website beheert, is het belangrijk om op de hoogte te blijven van het verkeer en de analyses van je site.
Deze Google Sheets sjabloon voor websiteverkeer geeft het verkeer op je website weer op een overzichtelijk dashboard.
Download deze Google Sheets dashboard sjabloon voor websiteverkeer
.
10. Google Sheets CRM-sjabloon
Deze sjabloon voor projectbeheer hiermee kunt u eenvoudig contacten voor uw bedrijf organiseren en bijwerken.
Download deze Google Sheet CRM-sjabloon
.
Sjablonen of niet, Google Sheets is geweldig.
Het heeft echter nog een lange weg te gaan.
Hoewel het de juiste keuze kan zijn voor je persoonlijke, passieproject, is het omgaan met grootschalige, professionele projecten een heel ander spel.
Dat is waar Google Sheets tekortschiet.
Beperkingen van Google Sheets als hulpmiddel voor projectbeheer (met oplossingen)
Hoe hard je het ook probeert, Google kan zijn sheets niet verspreiden om aan al je projectmanagementbehoeften te voldoen.
Maar maak je geen zorgen.
ClickUp, de best beoordeelde projectmanagementsoftware ter wereld is hier om de gaten in Google Sheets te dichten ' projectbeheer.
waarom?
Simpelweg omdat je project niet kan draaien op spreadsheets alleen.
Ontdek wat Google Sheets niet kan en hoe ClickUp de gaten opvult.
1. Geen functionaliteit voor het toewijzen van taken
Natuurlijk kunt u cellen en rijen in Google Sheets gebruiken om basisgegevens en projectplanning uit te voeren.
Maar daarna... niet veel meer.
Ik bedoel, wie gaat het plan uitvoeren als je geen taken kunt toewijzen aan mensen vanuit de Google spreadsheet?
Er zijn maar twee manieren om dit op te lossen:
- Taken handmatig toewijzen (door middel van één-op-één interactie) OF
- Een andere projecttaakbeheersoftware gebruiken.
En als je het ons vraagt, is dat een stap te veel.
ClickUp oplossingen: Taken, subtaken en toegewezen opmerkingen
ClickUp droomt niet alleen. Het werkt net zo hard als u.
Klaar voor actie?
Klik gewoon op het '+'-teken in uw ClickUp werkruimte en start een taak.
Binnen uw taak kunt u een taakomschrijving, Subtaken, Checklists en taak Afhankelijkheden .
Wijs nu gewoon taken toe aan de relevante personen (of het team) en laat ze het overnemen.
Probeer ClickUp's sjabloon voor taakbeheer om uw taken te beheren!
Houd al je taken georganiseerd op één plaats met deze sjabloon Deze sjabloon downloaden Elke taak heeft zijn eigen Mededelingen Sectie bedoeld voor taakspecifieke gesprekken.
Je kunt ook een belanghebbende taggen in een opmerking en er een taak voor hem of haar van maken. Dat is pas een vruchtbare conversatie!
2. Dashboards zijn ingewikkeld om te bouwen
Een dashboard is als een scorebord voor je project.
Hoe weet je zonder dashboard hoe ver je bent gekomen?
Het is echter eenvoudiger om een fysiek dashboard te bouwen in plaats van de hoepels over Google Sheets-dashboard !
Je zou de backend gegevens van het dashboard volledig moeten bouwen en handmatig moeten bijwerken. En zelfs dan blijft het probleem om mensen hun taakvoortgang te laten bijwerken bestaan.
Nogmaals, Google Sheets - 0, ClickUp - 1.
ClickUp oplossingen: Dashboards en Sprint Widgets ClickUp's Dashboards geven alle belangrijke projectgegevens in één oogopslag weer.
Van hoe dicht u bij het bereiken van uw doelen bent tot de totale bestede tijd, u kunt alles zien op uw Dashboard.
En draait u een Agile project ?
Je hebt geluk.
Gebruik de Dashboard-ruimte om Sprint Widgets in te bouwen, zoals:
- Snelheidsgrafiek : capaciteit trackteam
- Opbrandingstabel : voltooid werk visualiseren
- Burndown grafiek : resterend werk visualiseren
- Cumulatief stroomdiagram : knelpunten in projecten opsporen
Probeer ClickUp's sjabloon voor agile projectbeheer ! Deze sjabloon helpt u om uw sprints in kaart te brengen, komende taken te plannen en de voortgang van elke functie bij te houden. Met deze sjabloon kunt u snel eventuele problemen of vertragingen in het proces identificeren en dienovereenkomstig aanpassen. Beheer je backlog, taken prioriteren en ervoor zorgen dat iedereen samenwerkt om deadlines te halen. Aan de slag met ClickUp's Agile Projectmanagement
Sjabloon voor agile projectbeheer door ClickUp Deze sjabloon downloaden
3. Handmatige taakupdates nodig
Dansen de leden van je projectteam vaak om te vieren dat ze een taak hebben voltooid?
Hé, geen oordeel. Wij vinden dat een perfect gezonde manier om te zeggen dat je 'klaar' bent!
Maar als u een iets meer...traditionele route wilt, dan biedt Google Sheets die niet.
En zonder zulke updates is er geen manier om te weten waar het project naartoe gaat.
Nogmaals, je zou het handmatig moeten doen. Of..
ClickUp oplossing: Aangepaste taakstatussen Aangepaste taakstatussen van ClickUp zijn het complete pakket.
U kunt niet alleen de taakstatus bijwerken terwijl u bezig bent, maar u kunt deze statussen ook zo ontwerpen dat ze passen bij elk complex project.
Als je bijvoorbeeld een HR-manager bent die de wervingspijplijn beheert, kun je je taken labelen met aangepaste statussen zoals 'Gesolliciteerd', 'Geïnterviewd', 'Aangeworven', enz.
U kunt altijd kiezen uit de kant-en-klare sjablonen van ClickUp of uw eigen aangepaste workflow creëren.
4. Geen ruimte voor lange documentatie
Uiteindelijk zal zelfs de meest doorgewinterde spreadsheetgebruiker zich een beetje verloren voelen in Google Sheets. Want soms heb je meer nodig dan alleen rijen en kolommen voor je ideeën.
Als dat gebeurt, ga je je voelen als de personages in Westworld... allemaal vast in het doolhof. 👀
Maar het zit zo,
U hoeft niet te beginnen typen in een nieuw Google-document. Probeer gewoon ClickUp.
ClickUp oplossingen: Documenten, Kladblok en Mindmaps
Stel naar hartelust op in ClickUp's Documenten .
Maak gedetailleerde documenten met ruwe ideeën of volledig uitgewerkte plannen met krachtige schrijfvriendelijke functies.
Je krijgt:
- Rijke tekstbewerking voor prachtig opgemaakte documenten
- Flexibele opties voor delen om je document te beveiligen
- Importopties in PDF, Markdown en HTML-indelingen
- Geneste pagina's voor eenvoudige organisatie
Misschien hoef je niet altijd een meesterwerk op te stellen.
Soms is een snelle notitie voldoende.
Ga de volgende keer niet op zoek naar pen en papier als je in een creatieve overdrive zit.
Gebruik gewoon ClickUp's kladblok .
Klik op het 'vier puntjes' symbool in uw werkruimte en begin met het maken van notities. Het biedt u alle rijke tekstbewerkingsopties die de rest van ClickUp heeft, in een hapklare functie.
En dankzij de krachtige zoekfunctie van ClickUp kunt u uw oude notities gemakkelijk terugvinden.
Tot slot kunt u voor de ideeën die nog in de pijplijn zitten het volgende gebruiken ClickUp Mindmaps .
Maak een eenvoudige keten van gebeurtenissen of een ingewikkeld web van gedachten en ideeën, allemaal in een dag werk met de intuïtieve Mindmaps van ClickUp!
5. Geen tijdregistratie
Hoor je de klok naar de deadline tikken ⏰?
Niet in Google Sheets.
Omdat het geen tijd meet!
Als je klanten per uur rekent of gewoon projectrondes wilt bijhouden om de efficiëntie te meten, heb je pech met Google Sheets.
Hoewel je tijdslimieten kunt instellen, heb je een heel nieuw hulpmiddel nodig om te zien of je binnen deze limieten werkt.
Tenzij je..
ClickUp oplossing gebruikt: Native Tijdregistratie
Kostbare tijd verliezen op je project? Niet op onze watch 😉! Want ClickUp's ingebouwde timer volgt u waar u ook gaat.
Schakel de ClickApp voor tijdregistratie in om het timerpictogram toe te voegen aan elke taak in de werkruimte. Elke keer dat je aan een taak begint, druk je op start om bij te houden hoe lang het duurt om de taak te voltooien.
En omdat het een Global Timer is, kun je de tijd bijhouden op onze webapp, pauzeren en dan weer verdergaan met het bijhouden van de tijd op onze desktop- of mobiele app!
ClickUp verzamelt informatie over de bestede tijd om gedetailleerde gebruiksrapporten te genereren die u kunt gebruiken om de prestaties van uw team te belonen en te verbeteren.
Als u al een externe tijdregistrator gebruikt, synchroniseer deze dan met uw ClickUp Workspace via een van onze vele integraties voor Time Doctor, Clockify, Pomodoro Timer en meer!
6. Beperkte integraties
Google Workspace is een universum op zich.
Heb je een grafiek nodig? Kies er een uit de tientallen variëteiten die het biedt.
Op zoek naar een illustratie? Ook daar kan Google Sheets je mee helpen.
Maar uiteindelijk heb je meer nodig.
Meer tools. Meer functies.
Google zal zijn best doen om je tevreden te stellen met zijn vele extensies. Ze zijn geweldig, zonder twijfel.
Maar dat is alles wat ze zijn... gewoon extensies.
Geen volwaardige software die complexe taken kan uitvoeren.
ClickUp oplossing: Integraties
Bij ClickUp zijn we er trots op dat we aan elke projectmanagementbehoefte kunnen voldoen.
Daarom bieden we een scala aan geweldige integraties .
Laat uw Slack gesprekken , schermopnames van Loom en nog veel meer met uw ClickUp Workspace.
Hier is een lijst van enkele van ClickUp's populairste integratieopties:
- GitHub
- Toggl
- OneDrive
- Outlook
- Google Agenda
- Zendesk
- Calendly
En de lijst gaat maar door!
7. Beperkte functionaliteit van mobiele app
Sommige dingen zijn gewoon niet bedoeld voor het mobiele scherm, zoals die selfie tijdens een bad hair day of spreadsheets op de Google Sheets mobiele app.
Veel succes met het openen van je gegevens op een klein mobiel scherm als je in de auto of in de metro zit.
Loensen. Scrollen. Herhaal. 🙄
Google heeft veel gedaan om de app licht genoeg te maken zonder afbreuk te doen aan de kernfuncties. Maar het blijft een schaduw van de desktopversie.
En we krijgen een enorme #FOMO.
Gelukkig is er de compromisloze oplossing voor werken onderweg:
ClickUp oplossing: Mobiele apps
De ClickUp telefoonapp is zowel licht als uitgebreid.
In feite mist u helemaal niets van de desktopversie.
Hij is even effectief op Android- en iOS-platforms en volledig geoptimaliseerd voor gebruik op uw mobiele apparaat. Het is de complete productiviteitstool!
Nu zal ClickUp geen complete project management tool zijn met alleen deze vele functies, toch?
Hier is een lijst van enkele van onze andere favoriete functies:
- Automatisering: kies een van ClickUp's meer dan 50 manieren om terugkerende taken te automatiseren
- Pulse: blijf de hele dag op de hoogte van de activiteiten van uw team
- Ganttgrafiekweergave: stel een uitgebreide projecttijdlijn samen
- Profielen: bekijk de taken van uw teamleden in het verleden, het heden en de toekomst
- ClickUp weergaven: beheer uw project via meerdere weergaven zoals takenlijst, bord en meer
- Time Estimates: bereken de voltooiingsdatum van een project met tijdsinschattingen per taak
Bonus: Google Sheets AI-tools !
Naar de toekomst van projectmanagement
Google Sheets zijn als spreadsheet-trainingswielen voor beginners.
Het is de basis voor basisgegevensbeheer en legt de basis voor complexe planning.
Maar je kunt niet te ver gaan met de trainingswielen, toch?
Als je een superster projectmanager wilt worden, heb je de paardenkracht van een krachtige tool nodig.
En dat is wat ClickUp biedt.
Maak gebruik van ClickUp's superieure taakbeheer, communicatie en
Agile projectbeheer
functies om naar de eindstreep te duwen.
Twijfel je nog?
Gewoon krijg ClickUp gratis en projecten beheren en effectief communiceren met belanghebbenden met de snelheid van het licht.