Il marketing degli eventi genera un ROI straordinario. Il 52% dei professionisti del marketing attribuisce agli eventi una quota importante delle proprie trattative e il 72% afferma che le trattative si concludono più rapidamente dopo che i potenziali clienti hanno partecipato a un evento.
Ma una tipica strategia di marketing degli eventi si basa ancora su liste di controllo manuali e strumenti scollegati tra loro. Quando ti metti a cercare i sondaggi post-evento e le email di follow-up, il momento è ormai passato.
Questa guida ti mostra come creare un funnel per eventi basato sull'IA. E se desideri ottenere un ROI elevato, ti consigliamo di utilizzare ClickUp come hub per il marketing e la pianificazione degli eventi.
Ti guideremo attraverso tutte le fasi del funnel di marketing degli eventi, ti mostreremo dove si nascondono le lacune più comuni e ti forniremo un modello per colmarle.
Che cos'è un funnel di marketing degli eventi?
Un funnel di marketing per eventi è il percorso che i tuoi potenziali clienti intraprendono per interagire con i tuoi eventi. Inizia quando sentono parlare per la prima volta del tuo evento e termina quando agiscono, registrandosi, partecipando o diventando lead. Pensalo come il percorso di un acquirente.
Il funnel svolge quattro funzioni fondamentali:
- Concentra i tuoi messaggi in modo che la consapevolezza non sia casuale.
- Organizza le tue comunicazioni in modo che l'interesse si trasformi in registrazioni.
- Coordina i passaggi in modo che le registrazioni si traducano in presenze effettive.
- Acquisisci i dati necessari per dimostrare il ROI
Quando ogni fase funziona bene, gli eventi creano opportunità e relazioni. Quando non funzionano, la tua spesa sembra uno spreco.
Fasi di un funnel di marketing tradizionale per eventi
Un funnel di marketing per eventi standard prevede quattro fasi fondamentali:
- Consapevolezza (entrare nel radar)
- Interesse (incrementa le visite e le registrazioni)
- Decisione (convertire gli iscritti, confermare la partecipazione) e
- Azione (partecipazione, coinvolgimento e conversione post-evento)
🤝 Promemoria: ogni fase richiede contenuti, sistemi e metriche diversi. La consapevolezza si basa su un'ampia portata e sulle prestazioni degli annunci/delle campagne. L'interesse dipende dalle landing page e dal nurturing via email. La decisione richiede una registrazione semplice e veloce e dei promemoria. Infine, l'azione richiede un'ottima esperienza sul sito e un follow-up tempestivo.
Dove falliscono i funnel manuali
La maggior parte dei team gestisce ancora queste fasi con strumenti scollegati tra loro e passaggi manuali. Fogli di calcolo per gli elenchi degli invitati. Una piattaforma separata per la vendita dei biglietti. Strumenti di email che non effettuano la sincronizzazione con il tuo CRM. E sondaggi post-evento che arrivano con settimane di ritardo.
Questo crea quattro problemi:
- Dati persi: nessuna fonte di verità unica
- Attività mancate: i promemoria manuali vengono dimenticati
- Attribuzione inadeguata: non è possibile collegare gli eventi alle entrate
- Follow-up lento: i lead si raffreddano prima che il reparto commerciale li veda
Vuoi trasformare gli eventi in motori di guadagno? Ti mostriamo come colmare queste lacune con l'IA.
Funnel di marketing per eventi basato sull'IA vs. funnel di marketing per eventi tradizionale
Il tradizionale funnel di marketing potrebbe non essere sufficiente per massimizzare il ROI degli eventi. Ecco perché hai bisogno di un funnel basato sull'IA:
| Cosa stai facendo | Funnel basato sull'IA | Funnel tradizionale |
| Gestione dei dati | L'IA raccoglie automaticamente i dati sul comportamento dei partecipanti e quelli CRM. | I dati risiedono in strumenti separati che richiedono di unire e pulire manualmente. |
| Targeting del pubblico | I modelli di IA prevedono chi convertirà e quando raggiungerlo. | Teams utilizzano regole empiriche di base, perdendo segnali importanti |
| Creazione di contenuti | L'IA generativa redige bozze di email e messaggi personalizzati per ogni segmento. | Email generiche per tutti |
| Campagne in corso | /IA gestisce la comunicazione, i promemoria e i follow-up. | Lavoro manuale pesante |
| Esperienza in loco | Suggerimenti in tempo reale basati su dati live | Programmi stampati e messaggi ad hoc |
| Misurazione dei risultati + attribuzione | I modelli collegano rapidamente gli eventi alle entrate | Monitoraggio frammentario che non consente di dimostrare il ROI |
| Velocità e costi | Esecuzione più rapida con meno persone | Processi lenti e laboriosi |
Vantaggi dell'utilizzo dell'IA nei funnel di marketing degli eventi
/IA risolve proprio quei problemi che rendono gli eventi costosi e difficili da scalare. Ecco cosa risolve:
Migliore targeting e conversione più elevata nelle fasi iniziali
L'IA individua le persone più propense a registrarsi e a convertirsi, sulla base dei modelli di coinvolgimento. Ciò significa meno pubblicità sprecate e risultati migliori a parità di budget.
L'automazione delle attività ripetitive libera il team per dedicarsi alla strategia
Attività come la redazione di email, l'esecuzione di sequenze di promemoria, l'inoltro di note in loco e l'aggiornamento dei record CRM possono essere automatizzate con l'IA generativa e gli agenti del flusso di lavoro. Ciò riduce gli errori manuali e velocizza l'esecuzione. Il tuo team può così concentrarsi sulla strategia.
Misurazione del ROI più rapida e affidabile
🧠 Curiosità: nel 2024-25, il 95% dei team che si occupano di eventi ha dichiarato di aver migliorato l'attenzione al ROI e alla misurazione come priorità assoluta.
L'IA è in grado di integrare registrazioni, presenze, coinvolgimento e comportamenti post-evento in un unico modello di attribuzione. In questo modo, puoi collegare rapidamente gli eventi alla pipeline e alle entrate.
Le esperienze personalizzate in loco aumentano il coinvolgimento
I consigli in tempo reale migliorano la soddisfazione. A quali sessioni dovrebbe partecipare qualcuno? Chi dovrebbe incontrare? L'IA suggerisce le opzioni migliori, trasformando i partecipanti occasionali in lead utilizzabili.
Scalate senza aumentare il personale
Quando l'IA si occupa del lavoro pesante (segmentazione, bozze di contenuti, comunicazioni di base, attribuzione), puoi organizzare più eventi senza assumere più personale.
Fasi di un funnel di marketing per eventi basato sull'IA
Vediamo come funziona ogni fase del funnel di eventi con l'IA. Vedrai esempi concreti di marketing degli eventi che puoi applicare subito alla pianificazione dei tuoi eventi.
Fase 1: Consapevolezza
Nella parte superiore del funnel, il tuo obiettivo è raggiungere un pubblico ampio e catturare l'attenzione. Ma non puoi semplicemente spargere messaggi ovunque e sperare che qualcosa rimanga impresso. L'IA ti aiuta a creare contenuti ottimizzati per la fase di consapevolezza.
Utilizza strumenti di IA generativa come ClickUp Brain per redigere bozze di post per blog, snippet per social media o testi pubblicitari ottimizzati per la SEO in base alle parole chiave ricercate dal tuo pubblico. ClickUp Brain è l'assistente IA più completo al mondo, basato sulle conoscenze della tua azienda, quindi tutti i suoi suggerimenti sono personalizzati in base alle tue attività.
Nel frattempo, gli strumenti di targeting pubblicitario basati sull'IA analizzano i segnali comportamentali (ora del giorno, dispositivo, consumo di contenuti passati) per fornire il messaggio giusto alle persone giuste.
📌 Ad esempio, l'IA potrebbe prevedere quali segmenti di pubblico sono interessati alla tua conferenza sull'espansione dell'intelligenza artificiale. Quindi genera varianti creative e le distribuisce attraverso i canali di distribuzione. Puoi ricollegare tutto a uno strumento come ClickUp for Marketing Teams.
Fase 2: Interesse
Una volta che le persone sono a conoscenza del tuo evento, spingile a partecipare.
Alcune opzioni basate sull'IA includono:
- Chatbot basati sull'IA sulla pagina di destinazione del tuo evento. Pongono domande di qualificazione come "Quale argomento ti interessa di più?" Suggeriscono sessioni e acquisiscono dati. Questi dati confluiscono nel tuo CRM.
- Pagine di destinazione basate sull'IA. Cambiano in base al comportamento dei visitatori. Se qualcuno ha partecipato al tuo webinar sugli agenti IA lo scorso anno, vedrà contenuti personalizzati.
- Strumenti di analisi del sentiment basati sull'IA che monitorano i social media e il comportamento di registrazione. Individua tempestivamente il disimpegno o l'interesse crescente
💡 Suggerimento professionale: trasforma ogni conversazione con il chatbot in un'attività di ClickUp.
- Collega il tuo chatbot o il Modulo ClickUp in modo che ogni nuovo lead crei automaticamente un'attività nel tuo elenco di eventi.
- Utilizza i campi personalizzati per acquisire dettagli quali interesse per la sessione, ruolo o punteggio di intenzione.
- Aggiungi tag in base a ciò che suggerisce il chatbot.
- Quindi imposta semplici automazioni per assegnare i lead ad alto potenziale al team commerciale, avvisare il titolare dell'evento o trigger attività di follow-up.
Questo mantiene i lead in movimento.
Fase 3: Considerazione
Questa è la fase in cui i potenziali clienti decidono se commit.
L'IA fa davvero la differenza in questo caso.
I modelli predittivi di lead scoring studiano il comportamento in tempo reale (pagine visitate, interesse per la sessione, risposte del chatbot) e assegnano una probabilità di registrazione o partecipazione.
Il tuo motore di automazione email può utilizzare l'IA per inviare sequenze di nurturing ultra-mirate: se qualcuno ha cliccato sulla sessione dedicata alle "Tendenze del settore", invia un breve video teaser di 60 secondi del tuo relatore principale più uno snippet sul "perché vorrai essere presente".
Il tuo team interviene solo quando i lead sono caldi. Nessun lavoro richiesto.
Fase 4: Decisione/Conversione
Attrito minimo e massima rilevanza. Questo è il mantra nel punto di conversione, che si tratti di registrazione o pagamento.
L'IA alimenta i motori di raccomandazione che rendono possibile tutto questo. Se qualcuno desidera "contenuti sul successo dei clienti", il sistema propone la sessione giusta. Aggiunge persino uno sconto limitato nel tempo: "Registrati entro 48 ore per ottenere l'accesso VIP".
Perché? L'IA rileva i comportamenti vicini alla conversione e aggiunge automaticamente incentivi contestuali. In questo modo, il tasso di abbandono del checkout diminuisce.
Fase 5: Post-evento/Fidelizzazione
Il funnel non termina con l'evento. La fidelizzazione, il follow-up e la creazione di una community determinano se il tuo evento genera opportunità e relazioni a lungo termine o se diventa un costo una tantum.
L'IA analizza i feedback dei sondaggi. Rileva il sentiment e segnala i partecipanti a rischio. I reclami ricorrenti relativi a "sessioni generiche" vengono inoltrati automaticamente. I partecipanti di alto valore ricevono un'assistenza personalizzata. Quelli insoddisfatti ricevono delle scuse e un'offerta.
L'IA identifica anche i partecipanti con interessi comuni. Quindi, genera inviti di networking o prompt di discussione per aumentare le registrazioni da un evento all'altro.
Mettendo insieme tutte queste fasi, il tuo funnel di eventi diventa un sistema connesso. Ti allontani dalle liste di controllo manuali per passare a un impatto strategico.
📮 ClickUp Insight: solo il 10% dei partecipanti al nostro sondaggio utilizza regolarmente strumenti per le automazioni e cerca attivamente nuove opportunità di automazione.
Questo evidenzia un importante fattore di produttività ancora inutilizzato: la maggior parte dei team si affida ancora a lavoro manuale che potrebbe essere semplificato o eliminato.
Gli agenti AI di ClickUp semplificano la creazione di flussi di lavoro automatizzati, anche se non hai mai utilizzato l'automazione prima d'ora. Grazie ai modelli plug-and-play e ai comandi basati sul linguaggio naturale, l'automazione delle attività diventa accessibile a tutti i membri del team!
💫 Risultati reali: QubicaAMF ha ridotto i tempi di reportistica del 40% utilizzando i dashboard dinamici e i grafici automatizzati di ClickUp, trasformando ore di lavoro manuale in informazioni in tempo reale.
Strumenti di IA per la promozione e la gestione degli eventi
L'IA trasforma la promozione e la gestione degli eventi da una serie di passaggi manuali a un sistema orchestrato.
Molti team di marketing utilizzano già strumenti di IA per eventi come Cvent o Bizzabo per le registrazioni, HubSpot o Marketo per le email e chatbot per rispondere alle domande e qualificare i lead. Altri utilizzano strumenti di analisi per effettuare il monitoraggio del coinvolgimento e del ROI.
Il problema è che questi strumenti non comunicano bene tra loro. Il lavoro viene suddiviso tra diverse piattaforme e i team perdono tempo a spostare i dati, generando costi enormi dovuti alla dispersione del lavoro.
Impostazione di funnel di marketing per eventi basati sull'IA: piattaforma di gestione eventi di ClickUp
È qui che entra in gioco ClickUp. Il tuo sistema di gestione degli eventi ClickUp è composto da area di lavoro di ClickUp + Agenti IA + Automazioni + Moduli + Dashboard. Uniscili e otterrai un unico posto dove pianificare, gestire e misurare gli eventi dall'inizio alla fine.
Ecco come:
Inizia creando uno spazio ClickUp dedicato alle tue campagne di eventi. Questo diventerà il tuo Centro di comando. Conterrà tutti gli elenchi di attività, i documenti e le comunicazioni relativi agli eventi.
Ogni attività da fare per il tuo marketing degli eventi diventa un'attività di ClickUp (ad esempio, invitare relatori, creare post sui social media, ecc. ). Puoi raggruppare le attività correlate in un elenco di ClickUp. Ogni evento può avere un proprio elenco per mantenere tutto in ordine.
Puoi utilizzare i campi personalizzati di ClickUp per effettuare il monitoraggio di dettagli essenziali come la data dell'evento, la posizione, il titolare della campagna e la priorità.
Definisci ogni fase del tuo funnel di marketing degli eventi come uno stato personalizzato o un campo personalizzato in ClickUp, ad esempio "Accettazione", "Pianificazione", "Promozione in corso", "RSVP raccolti", "Giorno dell'evento" e "Follow-up post-evento".
📚 Leggi anche: Come utilizzare l'IA per la pianificazione di eventi
Automazione della gestione delle campagne: ClickUp AI e Automazioni
Il cuore della soluzione di gestione degli eventi di ClickUp è costituito dai suoi agenti IA contestuali e dalle automazioni. Si occupano delle attività ripetitive e consentono al tuo team di concentrarsi sul lavoro di alto valore.
Una volta che i tuoi funnel sono pronti, configura le automazioni ClickUp senza codice per spostare le attività attraverso ogni fase del funnel in base a determinati trigger.
📌 Ad esempio:
- Quando viene inviato un modulo con un'idea per un evento, crea una nuova attività relativa all'evento e imposta lo stato su "Accettazione".
- Una volta completate tutte le attività secondarie pre-evento, sposta automaticamente l'attività principale su "Promozione in corso".
- Una volta trascorsa la data dell'evento, trigger un cambiamento di stato in "Follow-up post-evento" e assegna le attività di raccolta dei feedback.
L'IA di ClickUp può assegnare automaticamente le attività in base a criteri quali la sede dell'evento o il tipo di campagna.
📌 Ad esempio, se il tuo team gestisce eventi in più regioni, puoi impostare delle automazioni in modo che le attività relative agli eventi negli Stati Uniti vengano assegnate a un manager, mentre quelle relative agli eventi nel Regno Unito vengano assegnate a un altro. Allo stesso modo, l'IA può impostare le date di scadenza per ogni attività o attività secondaria. Ciò garantisce che le scadenze siano sempre allineate con la sequenza dell'evento.
Guarda questo video per scoprire come l'IA compila automaticamente le proprietà delle attività all'interno di ClickUp:
Condivisione di aggiornamenti in tempo reale sui progressi: ClickUp AI Fields
Mentre il tuo team lavora alle attività della campagna, i campi AI di ClickUp possono generare riepiloghi istantanei e elementi da intraprendere per ogni attività secondaria contrassegnata come "pronta". Questi riepiloghi vengono aggiunti automaticamente all'attività principale, offrendo ai titolari della campagna una visione d'insieme dei progressi senza dover esaminare ogni singolo dettaglio.
Puoi anche porre domande a ClickUp Brain in linguaggio naturale per rimanere aggiornato sullo stato più recente.
Redazione di testi per la promozione di eventi: ClickUp Content Creator Agent
Il Content Creator Agent di ClickUp può generare testi pronti all'uso per post sui social media, annunci via email e landing page direttamente all'interno delle attività della tua campagna. Ciò significa che il tuo team può passare dall'idea al lancio più rapidamente, con meno tempo speso nella sindrome della pagina bianca.
Questo è un campione di flusso di lavoro che puoi utilizzare per creare il tuo agente. E no, non è necessario scrivere codice. Puoi crearne uno utilizzando un linguaggio semplice:
- Crea un'attività secondaria per ogni canale di promozione (ad esempio, "Bozza post LinkedIn", "Scrivi email di massa").
- Imposta lo stato su "Pianificazione in corso" per attivare l'agente IA, che redigerà una bozza iniziale nella descrizione dell'attività.
- Rivedi, modifica e finalizza i contenuti con il feedback del tuo team, quindi contrassegna l'attività come "Pronta" per il lancio.
💡 Suggerimento professionale: puoi personalizzare i prompt/le istruzioni dell'agente IA in modo che corrispondano alla voce del tuo marchio o agli obiettivi della campagna, assicurandoti che ogni contenuto risulti autentico e in linea con il messaggio.
Guarda questo pratico tutorial per creare il tuo primo agente in ClickUp:
Monitoraggio delle prestazioni del funnel: dashboard ClickUp
Le dashboard di ClickUp ti consentono di visualizzare ogni aspetto del tuo funnel di marketing degli eventi. Tieni traccia di metriche quali volume dei lead, tassi di RSVP, coinvolgimento nella campagna e completamento delle attività, tutto in un unico posto.
- Aggiungi schede per lo stato delle attività, i valori dei campi personalizzati (come "Tipo di evento" o "Fonte del lead") e il monitoraggio del tempo.
- Utilizzali per visualizzare i tassi di conversione del funnel o confrontare le prestazioni di più eventi.
- Condividi i dashboard con gli stakeholder per una visibilità immediata sullo stato della campagna e sul ROI.
💡 Suggerimento professionale: imposta avvisi o notifiche per le metriche chiave (ad esempio, "Inviami un messaggio nella chat di ClickUp se il tasso di RSVP scende al di sotto del 50%") per rimanere proattivo.
Acquisizione di lead e feedback post-evento: moduli ClickUp
I moduli ClickUp sono uno strumento potente per raccogliere informazioni sui partecipanti, gestire le conferme di partecipazione e raccogliere feedback post-evento. La parte migliore? Possono anche triggerare flussi di lavoro automatizzati in tutto il tuo funnel.
Ecco una guida pratica:
- Crea un modulo RSVP personalizzato per ogni evento, incorporando campi per i dettagli dei partecipanti, le preferenze alimentari e gli interessi relativi alle sessioni.
- Imposta le automazioni in modo che ogni nuovo invio di modulo crei un'attività di follow-up, aggiorni lo stato del lead o triggeri un'email di ringraziamento.
- Dopo l'evento, invia un modulo di feedback a tutti i partecipanti.
- Assegna automaticamente le attività di follow-up in base alle risposte (ad esempio, "Contatta il partecipante per una testimonianza" se la valutazione dell'evento è positiva).
💡 Suggerimento professionale: utilizza le funzionalità di reportistica di ClickUp (o chiedi semplicemente a ClickUp Brain) per analizzare le tendenze dei feedback e identificare le aree di miglioramento nelle campagne future.
Che tu stia gestendo un singolo evento o un intero calendario di campagne, gli strumenti di IA di ClickUp ti offrono la struttura e la flessibilità necessarie per fare tutto questo.
Come creare un funnel di eventi basato sull'IA (passaggio dopo passaggio)
Creare un funnel per eventi basato sull'IA in ClickUp è un processo semplice ma personalizzabile. Un processo che ti aiuterà a guidare ogni evento dalla prima idea all'analisi post-evento.
Ecco una sequenza chiara che puoi seguire:
Crea uno spazio dedicato agli eventi e un modello di base
Crea uno spazio chiamato "Campagne eventi". Aggiungi un modello di gestione eventi riutilizzabile in ClickUp che includa attività secondarie per la pianificazione, le promozioni, la logistica e il follow-up post-evento. Dovresti anche aggiungere campi personalizzati (data dell'evento, budget, titolare, fonte del lead, punteggio dell'evento). I modelli di pianificazione degli eventi consentono di risparmiare tempo e garantiscono coerenza tra gli eventi.
Il modello di piano di marketing per eventi di ClickUp ti offre un modo strutturato per pianificare ed eseguire promozioni di eventi. Suddivide il lavoro in fasi come pianificazione, implementazione e valutazione e utilizza campi personalizzati per tenere traccia di budget, date e titolari. Grazie agli elenchi di attività e alle visualizzazioni del Calendario, il tuo team rimane allineato sulle responsabilità e sulle tempistiche. È l'ideale per i responsabili di eventi che hanno bisogno di un piano ripetibile che tenga sotto controllo ogni dettaglio e rispetti le scadenze.
Mappa il funnel come stati personalizzati e campi personalizzati.
Abbiamo già spiegato questo passaggio quando ti abbiamo presentato la piattaforma di gestione eventi di ClickUp.
Ecco un breve riepilogo/riassunto:
Definisci le fasi del funnel utilizzando gli stati personalizzati di ClickUp. Ad esempio: Accettazione → Pianificazione → Promozione in corso → RSVP raccolti → Giorno dell'evento → Post-evento.
Mappa i punteggi dei lead, i tipi di partecipanti e gli interessi delle sessioni come campi personalizzati con l'IA. In questo modo i dati necessari per l'IA saranno strutturati.
Automatizza l'acquisizione e la selezione dei clienti
Questo è il punto di partenza per ogni evento. È necessario un modo per consentire ai membri del team, ai clienti o alle parti interessate di inviare idee o richieste relative agli eventi in un formato strutturato.
Utilizza ClickUp Forms per creare un modulo semplice e condivisibile. Includi campi per il nome dell'evento, la data, la posizione, gli obiettivi e qualsiasi altro dettaglio necessario.
Quando qualcuno invia il modulo, ClickUp crea automaticamente una nuova attività nel tuo Elenco di attivazione eventi, raccogliendo tutte le informazioni in un unico posto.
Organizza il piano e le approvazioni
Una volta che una richiesta di evento è nel sistema, è il momento di esaminarla, assegnare i titolari e definire il piano. Questa fase spesso coinvolge più persone e molte parti in movimento.
Disporre di processi ripetibili è utile.
ClickUp ti consente di creare modelli per i tipi di eventi più comuni (come webinar, conferenze o workshop). Quando applichi un modello, questo aggiunge automaticamente tutte le attività secondarie, le liste di controllo e le dipendenze necessarie alla tua attività relativa all'evento.
Puoi anche impostare gli IA Super Agents per svolgere questo lavoro pesante.
📌 Ad esempio, un agente autore di briefing sugli eventi può generare automaticamente un riepilogo/riassunto dei dettagli chiave dell'evento, consentendo al titolare assegnato di mettersi rapidamente al corrente della situazione.
Diffondi la notizia e acquisisci lead
Ora è il momento di promuovere il tuo evento e raccogliere le iscrizioni. Ciò comporta la creazione e la programmazione di contenuti promozionali, la creazione di landing page e il monitoraggio delle risposte.
Ti abbiamo già mostrato l'esempio di un Content Creator Agent per aiutarti con le promozioni. E ClickUp Forms per raccogliere le conferme di partecipazione in un unico posto e trigger i follow-up.
💡 Suggerimento professionale: Imposta i segnali del pubblico e il punteggio predittivo per un ROI degli eventi più elevato. Cattura i segnali comportamentali (risposte ai moduli, visite alle pagine, partecipazioni precedenti) nei campi personalizzati. Inseriscili in un semplice punteggio predittivo dei lead (ad esempio, punti per ruolo, dimensioni dell'azienda, interesse per la sessione). Utilizza le automazioni per indirizzare i lead con punteggio elevato alle vendite o attivare inviti VIP.
Esegui e gestisci lo spettacolo
Il giorno dell'evento, il coordinamento è tutto. Devi assicurarti che tutti conoscano il proprio ruolo e che il programma sia chiaro.
Puoi creare un Run of Show Agent in ClickUp. Questo agente genera un programma dettagliato per l'evento, inclusi orari, attività e lead assegnati.
E quando hai bisogno di comunicare con il tuo team in tempo reale? Usa @mentions in ClickUp Chat o passa a Sync Ups per mantenere le cose in movimento rapidamente!
📚 Leggi anche: Modelli di programma dell'evento
Raccogli feedback e chiudi il cerchio
Dopo l'evento, è fondamentale raccogliere feedback, effettuare la condivisione delle risorse e coltivare i contatti per un coinvolgimento futuro.
Trigger un modulo post-evento quando lo stato cambia in "Post-evento".
Lascia che un agente di riepilogo degli eventi analizzi le risposte, valuti il sentiment e crei attività di follow-up (testimonianze, sequenze di nurturing, attività commerciali) in ClickUp in base alle regole da te definite.
Puoi anche creare una dashboard ClickUp che mostri le metriche del funnel: registrazioni per fonte, tassi di conversione tra le fasi, presenze rispetto alle conferme di partecipazione e pipeline attribuita all'evento. Esaminali dopo ogni evento e modifica i modelli per migliorare i risultati.
Un altro modo è utilizzare il modello di monitoraggio delle campagne di ClickUp per coordinare le tue campagne email, social ed eventi, misurare le prestazioni e individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia. In questo modo è più facile mantenere le campagne allineate e ottimizzarle per ottenere risultati migliori.
Questo è il modello per un funnel di eventi basato sull'IA facile da comprendere e utilizzare per tutto il tuo team!
Sfide e limiti dell'IA nel marketing degli eventi
L'IA non è magia. Aiuta a migliorare la personalizzazione e le automazioni, ma presenta anche limiti pratici, etici e tecnici. Ogni team organizzativo dovrebbe pianificarli in anticipo.
Qualità e integrazione dei dati
Questi sono i talloni d'Achille. I modelli di IA sono efficaci solo nella misura in cui lo sono i dati che vengono inseriti al loro interno. Registrazioni frammentarie dei partecipanti, tag incoerenti e campi CRM mancanti producono previsioni deboli e segmentazioni errate.
👀 Lo sapevi? Recensioni accademiche e ricerche di settore dimostrano che l'integrazione e i dati disordinati sono le cause principali dei risultati insoddisfacenti dell'IA.
Rischio di allucinazioni
L'accuratezza è fondamentale per la fiducia nel marchio. I modelli generativi possono redigere ottimi testi o riepilogare i feedback. Ma possono anche produrre affermazioni fuorvianti. Ecco perché la revisione umana è imprescindibile.
Pregiudizi e correttezza
Se i dati storici riflettono modelli distorti, l'IA li amplifica. Ad esempio, dare priorità alle presentazioni di profili simili riduce la diversità. Verifica attivamente la presenza di pregiudizi per evitare rischi etici e legali.
Privacy e consenso
La personalizzazione richiede dati cross-channel. Normative come il GDPR richiedono il consenso esplicito su ciò che raccogli e su come lo utilizzi.
Rischio di eccessiva dipendenza
Le aspettative sbagliate possono essere dannose. L'IA dovrebbe amplificare il lavoro dei pianificatori umani, non sostituirlo. La logistica complessa, le decisioni sul campo e le relazioni con i fornitori richiedono ancora la supervisione umana. Considera l'IA come un assistente che riduce il lavoro ripetitivo. Progetta flussi di lavoro in cui gli esseri umani hanno l'ultima parola.
Casi d'uso reali di funnel per eventi basati sull'IA
Ecco alcuni esempi di aziende reali che utilizzano l'IA per migliorare i risultati degli eventi in modo pratico:
Web Summit: IA Matchmaking
Il Web Summit è una delle più grandi conferenze tecnologiche globali al mondo. Riunisce startup, investitori e leader delle aziende.
Web Summit utilizza l'IA all'interno della sua app dedicata agli eventi per mettere in contatto partecipanti, relatori e investitori. Il sistema esamina i profili, gli interessi e le attività passate, quindi suggerisce le persone più rilevanti da incontrare. Questo ha portato a decine di migliaia di riunioni individuali. Invece di un networking casuale, i partecipanti hanno conversazioni aziendali reali che spesso si trasformano in accordi commerciali.
Agora: personalizzazione degli eventi ibridi
Agora è una piattaforma di coinvolgimento in tempo reale utilizzata da sviluppatori e team di prodotto che creano esperienze audio e video dal vivo.
Ha organizzato l'evento RTE (Real-Time Engagment) 2022 utilizzando la piattaforma basata sull'IA di Bizzabo. L'evento ha raggiunto circa 2.650 partecipanti in presenza e virtuali. Gli organizzatori hanno utilizzato analisi e messaggi mirati per mantenere entrambi i gruppi coinvolti. Le sessioni, i promemoria e i follow-up sono stati adattati in base al comportamento. Ciò dimostra come le piattaforme basate sull'IA contribuiscano a rendere gli eventi ibridi più personali ed efficaci.
Google: consigli per le sessioni I/O
Google I/O utilizza i profili degli sviluppatori per personalizzare l'esperienza dell'evento. I partecipanti selezionano i propri interessi, come strumenti, piattaforme o linguaggi di programmazione, e Google utilizza questi dati per consigliare sessioni e contenuti. Questo alimenta "My I/O", un programma personalizzato che aiuta le persone a trovare ciò che è più rilevante per loro.
Il futuro dell'IA nei funnel di marketing degli eventi
L'IA sta già ridefinendo il modo in cui gli eventi vengono pianificati, promossi e misurati. I prossimi mesi saranno decisivi per stabilire quali funzionalità diventeranno standard e quali rimarranno sperimentali. Ecco dove sta andando il settore:
L'adozione accelererà
L'adozione dell'IA crescerà, ma non in modo uniforme. Sebbene la maggior parte dei responsabili marketing abbia nel piano di investimento nell'IA, solo un numero limitato di team la utilizza oggi per migliorare l'esperienza dei partecipanti. Molti stanno ancora conducendo piccoli progetti pilota. I team che trasformeranno questi progetti pilota in flussi di lavoro quotidiani otterranno i maggiori vantaggi.
La personalizzazione diventa il punto di riferimento
Le principali piattaforme di project management per gli eventi offrono ora funzionalità/funzioni di IA. Motori di raccomandazione, abbinamento delle sessioni e programmi personalizzati sono ormai lo standard per i grandi eventi.
Queste funzionalità/funzioni aiutano i partecipanti a trovare più rapidamente le persone e le sessioni giuste. Gli eventi che non offrono questo livello di assistenza rimarranno indietro.
L'attribuzione migliorerà
La misurazione degli eventi diventerà più intelligente. L'IA aiuta a stabilire la connessione tra i dati relativi alla partecipazione e al coinvolgimento e la pipeline e le entrate. Ciò rende più facile capire quali eventi hanno effettivamente funzionato e adeguare i budget tra un evento e l'altro. La reportistica più dettagliata e predittiva è già in fase di implementazione sulle principali piattaforme.
I vincoli pratici daranno forma all'adozione
L'IA funziona al meglio con dati puliti, integrazioni solide e revisione umana. Sistemi disorganizzati e rischi per la privacy possono rallentare i progressi. I team che investono in dati puliti e autorizzati e in flussi di lavoro solidi otterranno risultati migliori.
I pianificatori diventano orchestratori
Infine, il ruolo dell'organizzatore di eventi cambierà. Poiché l'IA si occuperà del lavoro ripetitivo, gli organizzatori si concentreranno maggiormente sulla strategia, la curatela e le partnership. I rapporti di settore indicano già questo cambiamento. Le raccomandazioni includono investimenti nelle persone + governance dell'IA piuttosto che nel puro numero di dipendenti.
Il risultato finale? L'IA nel marketing degli eventi sta passando dall'essere una novità a diventare un'infrastruttura. I team che investono tempestivamente in dati, progetti pilota misurabili e revisioni umane trasformeranno gli eventi in canali di guadagno prevedibili.
Trasformare gli eventi in motori di crescita
Gli eventi funzionano meglio quando sono gestiti come un sistema, non come una corsa frenetica.
Un funnel di marketing per eventi basato sull'IA ti aiuta a raggiungere le persone giuste, guidarle nel loro percorso e misurare l'impatto reale sul business senza lavoro manuale aggiuntivo.
Quando i tuoi dati e i tuoi flussi di lavoro sono raccolti in un unico posto, l'IA può muoversi più rapidamente e aiutare i team a prendere decisioni più intelligenti. È qui che ClickUp trova la sua naturale collocazione.
ClickUp combina intelligenza artificiale, automazione e reportistica in un unico spazio di lavoro. Puoi pianificare eventi, promuoverli, gestirli senza intoppi e analizzare i risultati senza dover passare da uno strumento all'altro.
Il risultato è un minor numero di abbandoni, un ROI più chiaro ed eventi che fanno davvero la differenza.
Se stai creando un funnel di marketing per eventi basato sull'IA e con un ROI elevato, inizia gratis con ClickUp!
Domande frequenti (FAQ)
Strumenti come Cvent e Bizzabo aiutano con la registrazione e i dati dei partecipanti, mentre piattaforme di marketing come HubSpot automatizzano le email e il lead nurturing. ClickUp riunisce questi flussi di lavoro tramite l'automazione delle attività, la generazione di contenuti promozionali e il monitoraggio dello stato in un'unica area di lavoro.
Eventi come Web Summit e Salesforce Dreamforce utilizzano l'IA per il matchmaking e i consigli sulle sessioni. Queste funzionalità/funzioni aiutano i partecipanti a trovare contenuti e connessioni pertinenti, il che porta a un maggiore coinvolgimento e a risultati aziendali più solidi.
Sì. L'IA utilizza i dati dei partecipanti, come il ruolo, gli interessi e il comportamento passato, per personalizzare email, landing page, consigli sulle sessioni e follow-up. Ciò rende la comunicazione più pertinente e aumenta i tassi di registrazione e coinvolgimento.
Tieni traccia delle registrazioni, delle presenze, del coinvolgimento e delle azioni di follow-up in un unico sistema. L'IA aiuta a collegare questi segnali alla pipeline e alle entrate, in modo da poter vedere quali eventi e attività hanno portato a risultati aziendali reali.