I team di approvvigionamento sono sotto pressione per fare di più con meno risorse, in un contesto caratterizzato da mercati volatili, shock di offerta e tagli dei costi incessanti.
L'utilizzo di ChatGPT per i casi d'uso nell'ambito degli acquisti consente al tuo team di rispondere più rapidamente ai cambiamenti dei mercati e delle aspettative. ChatGPT è in grado di simulare scenari relativi ai fornitori, analizzare l'esposizione al rischio, redigere richieste di offerta e persino suggerire modi per ottimizzare le strategie di approvvigionamento.
In questo blog condivideremo alcuni dei principali casi d'uso di ChatGPT per i team di approvvigionamento. Per ogni caso d'uso, condivideremo prompt ChatGPT appositamente creati.
Per iniziare, basta copiare e incollare questi prompt nel tuo contesto. Personalizzali per ottenere informazioni personalizzate.
⭐ Funzionalità/funzione del modello
Il modello di approvvigionamento di ClickUp centralizza il sourcing, i dati dei fornitori e le approvazioni degli acquisti per i team di approvvigionamento e operazioni.
Campi come Livello fornitore, Criticità e Stato di conformità consentono di stabilire le priorità, mentre le visualizzazioni per Contratti, Approvazioni e Ordini di acquisto offrono al tuo team una visibilità immediata su ogni passaggio del ciclo di approvvigionamento.
Perché utilizzare ChatGPT negli acquisti?
I team di approvvigionamento sono oberati da un carico di lavoro enorme: gestione dei contratti, dei dati dei fornitori, della conformità e di una vasta documentazione.
La sfida è fondamentale: un recente rapporto dell'Hackett Group progetta che, mentre il carico di lavoro dell'approvvigionamento aumenterà del 10%, il budget del team crescerà solo dell'1%, creando un divario di efficienza del 9%.
ChatGPT semplifica questa complessità. Utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), agisce come un partner di pensiero per analizzare dati isolati, redigere contenuto essenziale e fornire approfondimenti in pochi minuti anziché in giorni, accelerando il processo decisionale e colmando il divario di efficienza.
Ecco come ChatGPT può aiutarti:
- Obiettivo strategico: automatizza la ricerca e la documentazione per assistere i professionisti degli acquisti, liberando tempo per le negoziazioni e l'approvvigionamento strategico.
- Maggiore efficienza: accelera i processi di approvvigionamento manuali come la ricerca dei fornitori e l'analisi dei contratti, e automatizza la creazione della prima bozza di contratti, SLA, richieste di preventivo, politiche di approvvigionamento e riaggiornamenti delle riunioni utilizzando strumenti di IA.
- Analisi complessa: confronta i profili dei fornitori, i termini e i mercati, rafforzando al contempo la gestione dei rischi con riepiloghi degli scenari e avvisi: sfide di approvvigionamento che la supervisione umana potrebbe trascurare.
- Riduzione degli errori umani: poiché ChatGPT automatizza l'analisi e la raccolta dei dati, elimina gli errori derivanti dall'inserimento manuale dei dati e dalla formattazione incoerente.
- Leadership e abilitazione: fornisce ai responsabili degli acquisti informazioni in tempo reale e aiuta gli specialisti ad accelerare il processo grazie a suggerimenti guidati e modelli riutilizzabili per migliorare il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori.
- Eccellenza operativa: acquisisci le lezioni apprese e chiudi il cerchio per un miglioramento continuo lungo tutto il ciclo di vita degli acquisti.
📮 ClickUp Insight: Il 37% dei nostri intervistati utilizza l'IA per la creazione di contenuto, inclusi scrittura, modifica ed email. Tuttavia, questo processo richiede solitamente il passaggio da uno strumento all'altro, come uno strumento di generazione di contenuto e il tuo spazio di lavoro.
Con ClickUp, ottieni assistenza alla scrittura basata sull'intelligenza artificiale in tutto lo spazio di lavoro, inclusi email, commenti, chat, documenti e altro ancora, il tutto mantenendo il contesto dell'intero spazio di lavoro.
👀 Lo sapevi? Il 90% dei professionisti degli acquisti sta già facendo un piano di utilizzare agenti IA per ottimizzare le proprie operazioni di approvvigionamento.
Casi d'uso di ChatGPT nell'ambito degli acquisti
Forse sei un professionista degli acquisti che desidera utilizzare ChatGPT per redigere documenti di approvvigionamento. Oppure sei un responsabile degli acquisti che desidera utilizzare ChatGPT per semplificare flussi di lavoro composti da più passaggi.
Forse sei un responsabile degli acquisti o un CPO che intende utilizzare l'IA per la pianificazione del piano e il supporto decisionale.
Abbiamo creato casi d'uso di ChatGPT per ogni livello di utente. Dai un'occhiata.
Casi d'uso di ChatGPT nell'ambito degli appalti per la documentazione di base
1. ChatGPT per la redazione di RFP (richieste di proposta)
La redazione manuale delle RFP richiedeva ai team di partire da zero o di riutilizzare modelli obsoleti.
Ci vorrebbero ore o addirittura giorni per allineare l'ambito, le specifiche tecniche, la Sequenza, i criteri di valutazione e le clausole di conformità.
Gli input mancanti spesso emergevano in ritardo, costringendo a chiedere chiarimenti ai fornitori e prolungando il ciclo, con conseguente allungamento dei tempi di approvvigionamento.
Con ChatGPT, è sufficiente inserire il contesto del progetto: categoria, volumi, siti, politiche e scadenze. Riceverai immediatamente una bozza completata di RFP con sezioni strutturate: obiettivi, ambito, specifiche, formato di invio, pesi di valutazione e nota di conformità.
ChatGPT evidenzia anche le lacune e le trasforma in domande per i fornitori. Il tuo team recupera tempo da dedicare ad attività di maggior valore, come la valutazione dei fornitori e la negoziazione.
🤖 Prompt generale per la bozza di RFP: "Redigi una RFP per [progetto/categoria]. Includi: obiettivi, ambito, specifiche tecniche, tempistiche, criteri di valutazione con ponderazioni, formattare di invio e requisiti di conformità in linea con [politica/standard]. Evidenzia eventuali input mancanti come domande dei fornitori. "
2. ChatGPT per la lista di controllo di onboarding dei fornitori
Dalla raccolta dei documenti all'impostazione dei sistemi, dall'ottenimento delle approvazioni e tutto ciò che sta in mezzo: l'inserimento di un nuovo fornitore richiede molto lavoro.
Utilizzando ChatGPT, puoi creare un flusso di lavoro di onboarding personalizzato in base alle esigenze specifiche della tua azienda. In questo modo il tuo team non dovrà reinventare la ruota ogni volta che viene inserito un nuovo fornitore.
🤖 Lista di controllo generale per l'onboarding: "Crea una lista di controllo per l'onboarding dei fornitori per [settore/tipo di azienda]. Includi sezioni relative a documenti legali, certificazioni di conformità, configurazione finanziaria, accesso IT/sicurezza, KPI di performance e gate di approvazione."
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3. ChatGPT per la redazione di email di comunicazione con i fornitori
La gestione manuale delle email dei fornitori crea gravi colli di bottiglia.
Poiché ogni acquirente utilizza il proprio stile di comunicazione, la mancanza di standardizzazione causa confusione tra i fornitori, perdita di dettagli e risposte lente.
Decine di email manuali (richieste di offerta, chiarimenti, promemoria) comportano la facile perdita di informazioni critiche, costringendo i team a perdere tempo alla ricerca di dettagli fondamentali che avrebbero dovuto essere chiari fin dall'inizio.
ChatGPT può risolvere questo problema diventando il tuo assistente alla redazione. Inserisci le informazioni necessarie e ti fornirà email professionali dei fornitori in pochi secondi.
Dalla prima presa di contatto ai promemoria delle scadenze e ai follow-up post-riunione, garantisce una comunicazione coerente.
🤖 Prompt di ChatGPT per la comunicazione con i fornitori
Contatto iniziale con il fornitore: "Scrivi un'email invitando [Nome fornitore] a partecipare a una richiesta di preventivo per [categoria/progetto]. Includi l'ambito del progetto, la scadenza per l'invio e i dettagli di contatto per eventuali chiarimenti. Mantieni un tono formale ma cordiale. "
Richiesta di chiarimenti: "Redigi un'email di chiarimento indirizzata a [Nome fornitore] in merito ai dettagli mancanti nella loro risposta alla richiesta di offerta. Chiedi specificatamente informazioni sui prezzi unitari, sui tempi di consegna e sui termini di garanzia. Richiedi una risposta entro il [data]."
Promemoria scadenza: "Genera un'email di promemoria a [Nome fornitore] per ricordare che la risposta alla richiesta di preventivo per [ID] deve essere inviata entro il [data]. Mantieni un tono cortese, conciso e professionale e includi nuovamente le istruzioni per l'invio."
Follow-up post-riunione: "Scrivi un'email di follow-up a [Nome fornitore] dopo la chiamata di negoziazione di oggi. Riepilogare/riassumere i punti concordati, i chiarimenti in sospeso e i passaggi successivi con i titolari assegnati e le scadenze".
📮 ClickUp Insight: Il 21% degli intervistati desidera sfruttare l'IA per eccellere professionalmente applicandola a riunioni, email e progetti.
Sebbene la maggior parte delle app di email e delle piattaforme di project management abbiano integrato l'IA come funzionalità, questa potrebbe non essere sufficientemente fluida da unificare i flussi di lavoro tra i diversi strumenti.
Ma noi di ClickUp abbiamo trovato la soluzione! Con le funzionalità/funzione di gestione delle riunioni basate sull'IA di ClickUp, puoi facilmente creare elementi all'ordine del giorno, prendere note durante le riunioni, creare e assegnare attività dagli appunti delle riunioni, trascrivere registrazioni e molto altro ancora, grazie al nostro AI Notetaker e ClickUp Brain.
Risparmia fino a 8 ore di riunioni a settimana, proprio come i nostri client di Stanley Security!
4. ChatGPT per la creazione di un modulo di registrazione
Il tuo team di approvvigionamento riceve richieste di sourcing attraverso diversi canali, tra cui email, chat e note informali.
Senza un processo di acquisizione standard, dettagli fondamentali come budget, specifiche e scadenze vengono tralasciati. Potrebbe anche essere necessario inviare più richieste per ottenerli.
Utilizza ChatGPT per creare un modulo dettagliato che raccolga tutte le informazioni necessarie in anticipo: dettagli del richiedente, giustificazione aziendale, codici di bilancio, controlli di conformità e tempistiche.
In questo modo, ogni richiesta entra nella pipeline con dati standardizzati, completati e standardizzati, riducendo i tempi di attesa e consentendo approvazioni più rapide.
🤖 Prompt per creare un modulo di richiesta: "Crea un modulo di richiesta di approvvigionamento per [tipo di azienda/settore]. Includi campi per i dettagli del richiedente, la descrizione del progetto, la categoria di spesa, il budget stimato, la data di consegna richiesta, i controlli di conformità e il percorso di approvazione. Formattare come una lista di controllo strutturata o uno schema di modulo web".
💡 Suggerimento professionale: nell'area di lavoro di ClickUp non è necessario cercare i dettagli nelle email o nei fogli di calcolo. Utilizza i moduli ClickUp con logica condizionale in modo che i richiedenti o i fornitori vedano solo i campi rilevanti per loro.
Esempio, i caricamenti delle certificazioni vengono visualizzati solo quando viene selezionata una categoria regolamentata.
Ogni modulo inviato può creare automaticamente un'attività, assegnarla al titolare giusto e trigger le approvazioni, consentendo all'ufficio acquisti di passare dalla richiesta all'azione senza alcuno sforzo manuale.
Casi d'uso di ChatGPT nell'ambito degli acquisti per il middle management
5. ChatGPT per la revisione dei contratti e la valutazione dei rischi
La revisione dei contratti è uno dei maggiori ostacoli nell'ambito degli acquisti. È necessario affidarsi agli uffici legali, già sovraccarichi di lavoro, per individuare clausole non standard, lacune di conformità o rischi nascosti.
Sebbene ChatGPT non possa sostituire il team legale, funge da revisore di primo livello nel processo di gestione dei contratti.
Puoi promptarlo a esaminare i contratti per evidenziare trigger di prezzo insoliti, clausole di rinnovo automatico, limiti di responsabilità e requisiti di conformità. Può anche mettere in luce problemi che richiedono un'attenzione legale più approfondita.
🤖 Prompt per la revisione dei contratti con i fornitori: "Rivedi questo contratto con il fornitore per [categoria/progetto]. Estrai tutte le clausole relative ad adeguamenti dei prezzi, rinnovi automatici, diritti di rescissione, limiti di responsabilità, protezione dei dati e crediti di servizio. Per ciascuna di esse, classifica come Standard o Non standard in base alle pratiche di approvvigionamento comuni. Fornisci una breve nota sul rischio (Basso/Medio/Alto) con una motivazione e elenca le domande chiarificatrici che l'ufficio acquisti dovrebbe porre prima di inviare il contratto all'ufficio legale. Concludi con un riepilogo/riassunto di una pagina per la dirigenza che delinei i 5 rischi principali e i passaggi successivi raccomandati.
📚 Per saperne di più: Il miglior software di gestione dell'inventario (con modello gratis)
6. ChatGPT per il supporto alle negoziazioni
Immagina di aver simulato una negoziazione prima di partecipare a una riunione importante. È come avere un negoziatore personalizzato che mette alla prova i tuoi argomenti, individua i punti deboli e affina le tue risposte.
ChatGPT funge da partner per le prove di negoziazione. Puoi simulare conversazioni con i fornitori, testare controargomentazioni e anticipare eventuali resistenze prima della riunione vera e propria. Puoi anche utilizzare questa conversazione per preparare script per gestire le obiezioni e migliorare le tue capacità di negoziazione.
🤖 Prompt di roleplay per la negoziazione con i fornitori: "Ho bisogno di esercitarmi nella negoziazione con un fornitore prima del nostro incontro effettivo. Tu interpreterai il ruolo del fornitore e io quello dell'acquirente. Ecco la situazione:
Prodotto/servizio: [specificare cosa stai acquistando]
Condizioni attuali: [prezzi attuali, condizioni di pagamento, tempi di consegna]
Cosa desidero modificare: [nuovi termini che stai cercando]
Probabili preoccupazioni del fornitore: [flusso di cassa, margini, capacità, ecc. ]
Avvia la negoziazione rispondendo alla mia richiesta iniziale con le tipiche obiezioni dei fornitori. Utilizza vincoli e preoccupazioni realistici del settore. Sii esigente ma corretto, proprio come farebbe un vero fornitore.
Una volta terminato il scambio di opinioni, dammi un feedback sincero su:
- Quali dei miei argomenti erano più forti/più deboli?
- Quali oggetti ho gestito bene o male
- Approcci alternativi che avrei potuto provare
- Punti chiave che mi sono sfuggiti e che avrebbero potuto migliorare la mia posizione
Pronto per iniziare? Ecco la mia apertura: [inserisci la tua dichiarazione di apertura della negoziazione]".
⭐ Bonus: usa ClickUp Brain MAX, l'IA contestuale per negoziazioni più intelligenti.
Nell'area di lavoro di ClickUp, non è necessario copiare i dati delle negoziazioni, i termini o le note sui fornitori in strumenti esterni. ClickUp Brain MAX porta l'intelligenza artificiale contestuale direttamente nella tua area di lavoro. Comprende i tuoi progetti attivi, la cronologia dei fornitori e i termini contrattuali, quindi quando gli chiedi di riepilogare/riassumere i punti di discussione o preparare controargomenti, conosce già il contesto.
7. ChatGPT per l'analisi dei modelli di spesa
In qualità di professionista dell'approvvigionamento di livello intermedio, spesso sei il primo a immergerti nei dati di spesa grezzi: estratti CSV dai sistemi ERP, fogli di calcolo con la cronologia degli ordini di acquisto (PO) o fatture dei fornitori.
Devi individuare rapidamente tendenze, perdite o spese anomale per presentare informazioni utili alla leadership. Tuttavia, la pulizia e la suddivisione manuale dei dati richiede ore.
ChatGPT accelera questo processo interpretando i file di dati e riepilogando le informazioni che contengono. È in grado di evidenziare le categorie principali in base alla spesa, segnalare i fornitori duplicati, rivelare le variazioni dei prezzi unitari e identificare le opportunità di consolidamento o rinegoziazione.
Il risultato è una presentazione pronta per essere utilizzata.
🤖 Prompt per l'analisi del modello di spesa: "Analizza questi dati di spesa per gli acquisti e identifica le opportunità di riduzione dei costi: [incolla i tuoi dati di spesa].
Ho bisogno che tu:
- Individua modelli di spesa insoliti o anomalie che richiedono attenzione.
- Identifica le categorie in cui è probabile che stiamo spendendo troppo rispetto ai benchmark.
- Trova opportunità per consolidare i fornitori o negoziare sconti sul volume.
- Evidenzia gli acquisti non autorizzati effettuati al di fuori dei fornitori approvati.
- Calcola i potenziali risparmi derivanti da ciascuna raccomandazione.
- Dai priorità alle opportunità in base all'impatto e alla facilità di implementazione.
Presenta i risultati in un riepilogo/riassunto chiaro con importi specifici in dollari, ove possibile, e i passaggi successivi da intraprendere per ciascuna opportunità.
8. ChatGPT per l'automazione degli ordini di acquisto (PO)
Quando crei un ordine di acquisto, devi controllare i codici di bilancio, convalidare i dettagli dei fornitori, allineare gli elementi e garantire la conformità con le politiche aziendali.
Il processo manuale è soggetto a errori, poiché anche SKU errati o prezzi non corrispondenti possono causare problemi più gravi. Non solo creerebbe controversie tra gli acquisti, la finanza e i fornitori, ma farebbe anche perdere tempo per correzioni e nuove approvazioni. Nel peggiore dei casi, può portare a sanzioni.
ChatGPT può automatizzare la prima bozza degli ordini di acquisto estraendo input strutturati come dati di richiesta, dettagli sui fornitori e condizioni di prezzo.
Genera un formato PO completato con elementi, totali, indirizzi di consegna e termini già compilati. Con l'intervento umano, puoi quindi convalidare e approvare il PO.
Inoltre, ChatGPT può segnalare incongruenze (come discrepanze di prezzo rispetto alle tariffe contrattuali) prima dell'invio dell'ordine di acquisto.
🤖 Prompt intermedio per l'automazione degli ordini di acquisto: "Genera un ordine di acquisto per [Nome fornitore] sulla base dei seguenti dati di richiesta: [incollare tabella o dettagli]. Includi il numero dell'ordine di acquisto, i dettagli del fornitore, le voci (con SKU, prezzi unitari e quantità), il costo totale, l'indirizzo di consegna, i termini di pagamento e una sezione di approvazione. Segnala eventuali prezzi non corrispondenti rispetto alle tariffe contrattuali ed evidenzia i campi mancanti che richiedono la convalida. "
💡 Suggerimento professionale: chiedi a ClickUp Brain di estrarre le voci, i prezzi e i dati dei fornitori direttamente dalle attività o dalle fatture collegate. Brain recupera automaticamente le informazioni e genera una bozza di ordine di acquisto strutturata, pronta per la revisione, l'approvazione e l'invio.
Il risultato è una riduzione della durata ciclo per i responsabili degli acquisti che gestiscono decine di ordini di acquisto ogni settimana.
9. ChatGPT per la gestione dei fornitori
La gestione dei fornitori richiede molte risorse a causa della frammentazione dei dati: la reportistica, gli SLA e gli aggiornamenti sulla conformità arrivano in formati disparati (fogli di calcolo, PDF, email). Il consolidamento manuale di queste informazioni richiede tempo e lavoro richiesto significativi, aumentando il rischio di problemi critici (violazioni degli SLA, scadenza delle certificazioni) che portano a ritardi e sanzioni finanziarie.
Senza dati standardizzati, i cicli di rinnovo si protraggono e le prove delle prestazioni dei fornitori rimangono aneddotiche.
ChatGPT ti aiuta a consolidare input frammentati in schede di valutazione strutturate dei fornitori, dashboard dei rischi e riepiloghi trimestrali delle prestazioni. È in grado di estrarre dettagli chiave da report o email, segnalare problemi ricorrenti e persino generare piani di azioni correttive per i fornitori con prestazioni insufficienti.
🤖 Prompt di ChatGPT per la creazione di una scheda di valutazione dei fornitori e di un riepilogo/riassunto dei rischi: "Consolida i dati relativi al fornitore [Nome del fornitore] a partire dai seguenti input: reportistica sulle prestazioni, registri SLA e documenti di conformità. Riepilogare/riassumere il rispetto degli SLA, le prestazioni di consegna, la stabilità dei prezzi e la frequenza dei problemi.". Classifica i rischi per categoria (finanziario, operativo, conformità) e assegna delle valutazioni (Basso/Medio/Alto). Quindi crea una scheda di valutazione dei fornitori di una pagina con indicatori visivi e un piano di miglioramento di 90 giorni, che includa azioni correttive specifiche e trigger di escalation.
⭐ Bonus: utilizza gli agenti ClickUp AI per la gestione dei fornitori. Utilizza agenti predefiniti o agenti personalizzati. Questi agenti possono:
- Monitorare i KPI dei fornitori: effettuare un monitoraggio in tempo reale delle prestazioni OTIF, dei tassi di difettosità e della variazione dei costi tra i fornitori.
- Prevedi i rischi dei fornitori: identifica modelli ricorrenti come violazioni ripetute degli SLA o ritardi nelle spedizioni prima che diventino sistematici.
- Genera azioni di miglioramento: raccomanda automaticamente misure correttive o redigi bozze di attività CAPA (Corrective and Preventive Action, azioni correttive e preventive).
- Escalation intelligente: inoltra i problemi ai titolari degli acquisti o ai category manager in base alla gravità e al livello del fornitore.
- Automatizza la reportistica: riepiloga lo stato settimanale dei fornitori e invia gli aggiornamenti direttamente alle tue dashboard ClickUp o ai canali Slack.
Guarda questo video per impostare il tuo primo agente IA:
Casi d'uso di ChatGPT nell'ambito degli acquisti per i leader
10. ChatGPT per la pianificazione della strategia di approvvigionamento
Un Chief Procurement Officer (CPO) ha bisogno di chiarezza strategica. Ad esempio, come bilanciare la riduzione dei costi con la resilienza dei fornitori e le priorità ESG. La pianificazione tradizionale richiede settimane di workshop interfunzionali e presentazioni PowerPoint.
ChatGPT condensa questo ciclo in poche ore sintetizzando i dati dei fornitori, l'analisi della spesa, i rapporti di mercato e gli obiettivi interni in un'unica strategia coerente.
È in grado di generare playbook di approvvigionamento con attività cardine di trasformazione, fattori abilitanti tecnologici e metriche di performance allineate agli OKR aziendali. I leader possono utilizzare queste bozze assistite dall'IA per passare direttamente alle discussioni strategiche senza doverle costruire da zero.
🤖 Prompt di ChatGPT per il piano della strategia di approvvigionamento: "Agisci come Chief Procurement Strategist. Utilizzando i dati riportati di seguito, elabora una strategia di approvvigionamento triennale con (a) obiettivi e KPI di riferimento, (b) playbook di categoria, (c) strategia del portfolio fornitori, (d) modello operativo e ruoli, (e) roadmap dati/tecnologia, (f) rischi e misure di mitigazione, (g) attività cardine mensili.
Input: Settore = [ ], Ricavi = [ ], Composizione dei costi = [% diretti/% indiretti], Prime 8 categorie = [ ], Maturità attuale (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Traguardo di risparmio = [%], Traguardo di resilienza = [% doppia fonte, tempo di recupero], Priorità ESG = [ ].
Vincoli: budget ≤ [ ], crescita dell'organico ≤ [ ], obblighi normativi = [ ].
Risultati: riepilogo/riassunto esecutivo di 1 pagina, tabella della strategia di categoria, sequenza della trasformazione (trimestrale), albero dei KPI (primari/secondari), mappa dei rischi, cadenza di governance. ”
11. ChatGPT per la previsione predittiva della spesa
La volatilità dei mercati rende l'imprevedibilità della spesa uno dei maggiori punti deboli dei dirigenti aziendali.
I responsabili della catena di fornitura (CSCO) e i responsabili finanziari (CFO) devono fare affidamento su medie storiche o budget statici in assenza di previsioni affidabili.
ChatGPT è in grado di integrare informazioni di mercato, indici delle materie prime, fluttuazioni della valuta e dati sulle prestazioni dei fornitori alla spesa interna per produrre previsioni lungimiranti.
Mette in evidenza i primi segnali di avviso relativi a spese eccessive e modella scenari di mitigazione, come il consolidamento dei volumi o la rinegoziazione con i fornitori.
🤖 Prompt ChatGPT per la previsione predittiva della spesa: "Analizza 24 mesi di dati S2P (ordini di acquisto/fatture) per generare una previsione di spesa per il trimestre successivo per categoria con scenari Base/Alto/Basso.
Da fare:
- Fattori determinanti (volume, costo unitario, stagionalità, tasso di cambio, indice delle materie prime [specificare])
- Quantifica la sensibilità della spesa a ciascun fattore (elasticità)
- Segnalare le categorie che potrebbero superare il budget di oltre il [x]%
- Raccomanda azioni mirate (ad es. consolidamento dei volumi, copertura, nuove offerte) con impatto economico e tempistiche
Risultati: sintesi esecutiva (≤12 punti), tabella delle categorie (previsione, intervallo, fattori determinanti, rischi), grafico a cascata narrativo ("cosa influenza il numero"), piano d'azione a 30/60/90 giorni con i titolari.
Ipotesi: documentare le lacune nella qualità dei dati e il livello di affidabilità per ciascuna categoria.
📚 Per saperne di più: Come gestire un processo di approvvigionamento SaaS
12. ChatGPT per l'analisi dei rischi dei fornitori
Un fornitore in difficoltà può causare una perdita di milioni di euro di fatturato. Eppure molti CPO scoprono il rischio solo dopo che si è verificato.
ChatGPT può fungere da analista in tempo reale. È in grado di scansionare notizie pubbliche, elenchi di sanzioni, informative ESG e documenti finanziari per segnalare i primi segni di instabilità.
È in grado di correlare indicatori esterni (cambio di titolarità, scioperi, insolvenza) con KPI interni (ritardi nelle consegne, problemi di qualità) e suggerire strategie di mitigazione.
🤖 Prompt ChatGPT per l'intelligence sui rischi dei fornitori: "Crea un rapporto sui rischi dei fornitori per [nome del fornitore] utilizzando queste origini dati: KPI interni (tasso di consegna, difetti, violazioni degli SLA), notizie recenti e rapporti di credito.
- Valuta il rischio dal punto di vista finanziario, operativo e di conformità.
- Assegna un punteggio di rischio quantitativo (1-10)
- Identifica i 5 principali segnali di allarme e le azioni di mitigazione consigliate.
- Epilogare/riassumere in un executive brief di una pagina con valutazioni codificate a colore (Basso/Medio/Alto)".
13. ChatGPT per dashboard e reportistica esecutivi
ChatGPT è in grado di analizzare le schede di valutazione dei fornitori, i dati degli ordini di acquisto e i rapporti sui risparmi per generare riepiloghi narrativi per le revisioni trimestrali dell'attività o le riunioni del consiglio di amministrazione.
Può evidenziare le deviazioni dai KPI, spiegare le variazioni e persino raccomandare le azioni successive, trasformando le metriche in informazioni gestionali utilizzabili.
🤖 Prompt ChatGPT per la preparazione di dashboard esecutive: "Converti questi dati trimestrali sulle prestazioni di approvvigionamento in un report pronto per il consiglio di amministrazione. Includi:
- Spesa totale e risparmi realizzati
- Tendenza di rischio dei fornitori e incidenti chiave
- Percentuale di conformità contrattuale
- Durata medio del ciclo di approvvigionamento
- Riepilogo/riassunto delle iniziative di trasformazione digitale
Formattare per la lettura dei dirigenti con cinque raccomandazioni chiave per il prossimo trimestre.
14. ChatGPT per la sostenibilità e la reportistica ESG
L'approvvigionamento rappresenta il 60-90% dell'impronta di sostenibilità di un'azienda, ma l'aggregazione dei dati ESG dei fornitori è un'operazione che richiede molto tempo e risulta frammentaria.
ChatGPT è in grado di estrarre informazioni ESG, rapporti sulle emissioni e risultati di audit, mappare sui framework CSRD o GRI ed evidenziare eventuali lacune di conformità.
Può anche consigliare piani di miglioramento dei fornitori e generare riepiloghi di leadership per le revisioni di sostenibilità.
🤖 Prompt ChatGPT per la preparazione di un riepilogo/riassunto di conformità ESG: "Compila un pacchetto di prestazioni dei fornitori ESG in linea con [CSRD/GRI] per i primi 20 fornitori in base alla spesa.
Input: Informazioni ESG fornite dai fornitori (se disponibili), note di audit, livello di rischio della categoria.
Attività: estrarre metriche rilevanti per lo Scope 3, statistiche sulla diversità, incidenti di sicurezza e attestazioni relative alle politiche. Identificare le discrepanze rispetto ai criteri del quadro di riferimento; proporre richieste di raccolta dati.
Risultati: mappa termica per fornitore/categoria, livelli di maturità (Fondamentale/in corso/Leader), azioni di miglioramento a 6 mesi con prove richieste e leve contrattuali (clausole di reportistica, pesi della scheda di valutazione).
Attenzione: citare la fonte per ogni metrica; contrassegnare le stime con il livello di affidabilità.
15. ChatGPT per il costo totale di proprietà e l'ingegneria del valore
I CPO e i CFO vogliono andare oltre il "risparmio sui costi unitari" per puntare alla creazione di valore totale.
ChatGPT è in grado di modellare i fattori di costo end-to-end. Ciò include l'acquisizione, la logistica, l'energia, la manutenzione, lo smaltimento e i premi di rischio e suggerisce modi per riprogettare le specifiche o i modelli di approvvigionamento.
Può anche confrontare le proposte dei fornitori con gli standard di mercato per rivelare informazioni sui costi di servizio che spesso si nascondono dietro i prezzi base.
🤖 Prompt ChatGPT per modellare scenari TCO per categorie chiave: "Sviluppare un modello di costo totale di proprietà per [categoria/prodotto].
Includi i fattori di costo diretti e indiretti (materiali, logistica, garanzia, manutenzione, rischio, tempi di inattività).
Confronta i 3 principali fornitori in base al costo del ciclo di vita, non solo al prezzo.
Suggerisci 3 modifiche al design o al processo che riducano il costo totale di almeno l'8% senza compromettere la qualità.
📚 Per saperne di più: I migliori strumenti software per la gestione delle operazioni
Limiti dell'utilizzo di ChatGPT nell'approvvigionamento
ChatGPT apporta un valore significativo alle operazioni di approvvigionamento, ma non è un software di gestione degli acquisti. Si tratta di uno strumento autonomo con alcuni limiti che è bene conoscere.
Mancanza di consapevolezza del contesto
ChatGPT non conosce la tua azienda. Per ottenere consigli pertinenti, devi spiegargli la tua strategia di approvvigionamento e fornirgli dati specifici, materiali, siti web e requisiti organizzativi.
Senza un contesto approfondito, otterresti raccomandazioni generiche che non tengono conto dei tuoi vincoli interni o delle tue priorità strategiche.
Mancanza di integrazione
ChatGPT non è in grado di estrarre automaticamente i dati dal tuo strumento di gestione dell'ordine o dal software logistico in tempo reale. Dovrai esportare manualmente i dati da più piattaforme e inserirli in ChatGPT per l'analisi. Questo non solo richiede tempo, ma crea anche problemi di accuratezza quando i dati diventano obsoleti tra l'esportazione e l'analisi.
👀 Lo sapevi? Solo il 21% delle aziende ha meno del 70% dei propri dati di spesa archiviati in un unico posto, il che significa che la maggior parte dei team di approvvigionamento lavora alla cieca con dati sparsi.
Questioni relative alla riservatezza e alla sicurezza
Quando utilizzi ChatGPT per gli acquisti, condividi la condivisione di informazioni sensibili sui fornitori, termini contrattuali e dati sui prezzi competitivi. Ciò potrebbe violare la politica della tua azienda che vieta la condivisione di informazioni riservate con servizi di IA di terze parti.
Poiché ChatGPT standard elabora le query attraverso i server di OpenAI, i dipendenti potrebbero esaminare le tue conversazioni per migliorare il sistema. Senza controlli sulla privacy di livello azienda, i tuoi dati potrebbero essere compromessi, causando problemi legali.
❗ Attenzione: secondo lo studio " Trust in AI " di KPMG, il 44% dei dipendenti utilizza l'IA in modi che contraddicono le politiche aziendali, come il caricamento di dati aziendali sensibili su strumenti di IA pubblici. Ancora più allarmante è il fatto che il 57% ammette di aver commesso errori di lavoro a causa di errori dell'IA.
Nessuna esecuzione automatizzata del flusso di lavoro
ChatGPT aiuta nel piano e nell'analisi organizzativa, ma non è in grado di eseguire automaticamente le attività di approvvigionamento. L'IA non invia richieste di acquisto, non aggiorna i registri dei fornitori e non trigger i processi di approvazione.
Avrai comunque bisogno di sistemi separati per implementare le strategie e i modelli. Questo divario tra il piano e l'esecuzione degli acquisti crea ulteriore lavoro manuale.
Sfide relative all'accuratezza e alla verifica dei dati
ChatGPT ha l'abitudine di privilegiare risposte che sembrano autorevoli, anche quando i dati sottostanti sono errati o inventati. Si tratta di un avvertimento comune quando si utilizza l'IA generativa per attività di approvvigionamento.
I professionisti degli acquisti devono ricontrollare tutte le informazioni sui fornitori, i dati sui prezzi e i dettagli di conformità prima di prendere decisioni. Questo passaggio di verifica aggiunge tempo ai processi di ricerca che i team sperano di semplificare.
❗ Attenzione: Deloitte Australia ha rimborsato parte dei 440.000 dollari australiani dopo che un rapporto assistito dall'IA consegnato al governo australiano è risultato contenere contenuto falsificato: citazioni giudiziarie false, riferimenti fasulli e riferimenti errati.
Questo episodio serve da monito per i team aziendali e finanziari: non ci si può fidare ciecamente degli strumenti di IA e la supervisione umana, soprattutto nei casi di reportistica o negoziazioni contrattuali ad alto rischio, rimane essenziale.
Monitoraggio in tempo reale
ChatGPT non si integra con i database dei fornitori o i sistemi di monitoraggio per fornire aggiornamenti in tempo reale sulle prestazioni dei fornitori. Per ottenere valutazioni accurate dei fornitori, dovrai raccogliere i dati sulle prestazioni da più fonti.
Ciò ostacola il monitoraggio continuo e crea punti ciechi che possono influire sul processo decisionale strategico e sulla gestione dei rischi nelle relazioni con i fornitori.
📮 ClickUp Insight: Il 16% dei manager ha difficoltà a integrare gli aggiornamenti provenienti da più strumenti in una visione coerente. Quando gli aggiornamenti sono sparsi, si finisce per dedicare più tempo a mettere insieme le informazioni e meno tempo alla leadership.
Il risultato? Oneri amministrativi inutili, informazioni mancanti e disallineamenti. Con lo spazio di lavoro all-in-one di ClickUp, i manager possono centralizzare attività, documenti e aggiornamenti, riducendo il lavoro superfluo e mettendo in evidenza le informazioni più importanti proprio quando servono.
💫 Risultati reali: riunire 200 professionisti in un'area di lavoro di ClickUp, utilizzando modelli personalizzabili e monitoraggio del tempo per ridurre i costi generali e migliorare i tempi di consegna in più posizioni.
Alternative a ChatGPT per gli acquisti
I limiti di ChatGPT come strumento autonomo lo rendono poco pratico per le operazioni di approvvigionamento end-to-end.
Infatti, se vuoi davvero semplificare gli acquisti, hai bisogno di uno strumento di approvvigionamento basato sull'intelligenza artificiale che si integri con la tua infrastruttura di project management esistente.
Come ClickUp, un'app completa per il lavoro che ti consente di gestire progetti, monitorare fornitori, automatizzare flussi di lavoro e analizzare dati di approvvigionamento da un'unica piattaforma. E con un'intelligenza artificiale centralizzata (ClickUp Brain), puoi collegare ogni parte della tua attività. Ecco come:
Configura i flussi di lavoro di approvvigionamento con un modello ClickUp.
Il modello di approvvigionamento di ClickUp offre un framework strutturato senza codice per semplificare l'intero processo di approvvigionamento. È dotato di configurazioni predefinite per le richieste di accettazione, le richieste di offerta, le negoziazioni contrattuali e le operazioni di approvvigionamento interne, in modo da non dover creare flussi di lavoro da zero.
Utilizza il modello di approvvigionamento ClickUp per:
- Redigi la tua procedura operativa standard per gli acquisti: crea procedure standardizzate in modo che tutti i membri del team dispongano di processi chiari e documentati.
- Traccia le richieste in entrata: gestisci le richieste di approvvigionamento provenienti da diversi reparti con livelli di priorità e date di scadenza con visibilità in un'unica visualizzazione organizzata.
- Monitorare le prestazioni dei fornitori: visualizza i dati relativi alle prestazioni dei fornitori per livello, rischio, informazioni di contatto e stato del progetto in 8 diverse visualizzazioni ClickUp.
- Visualizza le partnership critiche: ottieni le informazioni necessarie sui fornitori, compresi i loro livelli di rischio e le informazioni di contatto con Tier 1 Mission Critical View.
💡 Suggerimento professionale: utilizza i nodi drag-and-drop nelle mappe mentali di ClickUp per tracciare connessioni tra processi di approvvigionamento complessi. Visualizza i diversi passaggi dell'approvvigionamento e identifica i colli di bottiglia prima che abbiano un impatto sulla gestione della catena di fornitura.
Crea documenti di approvvigionamento condivisibili con ClickUp Docs.
ClickUp Docs offre un hub centralizzato per la creazione e l'archiviazione di tutti i tuoi contratti e documenti. Con Docs, puoi invitare più membri del team a lavorare sui documenti di approvvigionamento e limitare le autorizzazioni per gestire le sfide legate al controllo delle versioni.
I documenti possono essere facilmente collegati alle tue attività di ClickUp e ai registri di approvvigionamento. Ciò significa che non dovrai cercare tra le catene di email o le unità condivise per trovare l'ultima versione del contratto quando un fornitore chiama per chiedere informazioni sui termini.
Accedi all'IA contestuale con ClickUp Brain
All'interno di Documenti, puoi anche accedere a ClickUp Brain. Con l'intelligenza artificiale per gli acquisti direttamente nel tuo editor di documenti, puoi:
- Genera modelli di contratto: crea modelli standard per inventario, preventivi, proposte e contratti di servizio basati sui contratti precedenti della tua azienda.
- Personalizza i documenti dei fornitori: Brain estrae i dati rilevanti dal database dei fornitori per compilare i dettagli di contatto e la cronologia dei prezzi, così non dovrai aggiornare manualmente ogni documento.
- Esamina i rischi contrattuali: Brain è in grado di analizzare documenti legali complessi e segnalare potenziali problemi come condizioni di pagamento sfavorevoli o clausole di risoluzione mancanti.
- Riepiloga le proposte dei fornitori: Brain crea riepiloghi concisi di proposte lunghe, evidenziando le differenze chiave di prezzo e le variazioni di Sequenza tra più fornitori.
- Verifica della conformità: Brain controlla i contratti rispetto ai requisiti normativi del tuo settore e identifica le certificazioni o i protocolli di sicurezza mancanti.
Automatizza i flussi di lavoro di approvvigionamento con ClickUp Automazioni.
Monitorare le approvazioni, inoltrare le richieste di acquisto, seguire gli aggiornamenti dei fornitori e chiudere il ciclo delle fatture sono attività che richiedono molto tempo.
Con ClickUp Automazioni, trasforma questi passaggi di routine in flussi di lavoro automatizzati.
Le automazioni possono spostare le attività tra le varie fasi, assegnare i titolari in base alle soglie di spesa o trigger gli avvisi quando le certificazioni dei fornitori o le date dei contratti stanno per scadere. Le richieste di acquisto possono essere inoltrate automaticamente per l'approvazione una volta soddisfatte le condizioni relative ai costi o al reparto.
Ecco alcune automazioni che potresti configurare:
Flusso di lavoro per l'approvazione del budget
Richiesta di acquisto inviata → Budget superiore a 5.000 $ → Assegnazione automatica al responsabile finanziario → Invio della notifica di approvazione
Monitoraggio del rischio fornitori
Modifiche alla valutazione del rischio dei fornitori → Aggiornamenti di stato a "Rischio elevato" → Creazione di attività di revisione → Notifica al team di approvvigionamento entro 24 ore
Avvisi di rinnovo dei contratti
La data di scadenza del contratto si avvicina → 90 giorni prima della scadenza → Crea attività di rinnovo → Assegna al responsabile della relazione con i fornitori
Visualizza le prestazioni degli acquisti con i dashboard di ClickUp.
È possibile migliorare solo ciò che viene misurato. Con numerose metriche da misurare durante tutto il ciclo di vita dell'approvvigionamento, il loro monitoraggio manuale risulterà impegnativo.
ClickUp Dashboard è uno strumento che consente di risparmiare molto tempo, offrendo una visualizzazione unificata dei contratti e dei dati dei fornitori. Che si tratti di monitorare la puntualità delle consegne, i risparmi sui costi o i punteggi di conformità, è possibile visualizzare a colpo d'occhio lo stato di salute dell'intero processo di approvvigionamento.
📊 Ecco alcuni dei KPI di approvvigionamento per il monitoraggio utilizzando ClickUp:
- Consegna puntuale (OTD): % delle consegne dei fornitori completate come da programma
- Risparmio sui costi ottenuto: risparmio totale derivante dai contratti negoziati o dal consolidamento dei fornitori
- Durata ciclo di approvvigionamento: tempo medio dalla richiesta all'ordine di acquisto
- Tasso di conformità contrattuale: % degli acquisti effettuati nell'ambito di contratti attivi
- Tasso di difettosità dei fornitori: % delle consegne rifiutate a causa di problemi di qualità
- Spesa sotto controllo: parte della spesa totale gestita attraverso processi di approvvigionamento formali.
- Tempo di risposta dei fornitori: tempo medio impiegato dai fornitori per rispondere alle richieste di preventivo o ai chiarimenti.
- Accuratezza delle fatture: % di fatture elaborate senza discrepanze
- Punteggio di rischio del fornitore: punteggio ponderato che combina il rispetto degli SLA, la stabilità finanziaria e la conformità normativa.
💡 Suggerimento: utilizza le schede IA nei dashboard per integrare informazioni intelligenti e dinamiche direttamente nei dashboard degli acquisti.
Puoi eseguire prompt personalizzati (tramite le schede AI Brain), ottenere riepiloghi esecutive o generare automaticamente aggiornamenti di progetto basati sulle attività recenti. Le schede AI si aggiornano man mano che i dati sottostanti cambiano, mantenendo i tuoi dashboard aggiornati e pronti per le decisioni.
Centralizza le conversazioni dove si svolge il lavoro
Mantieni ogni conversazione in connessione con l'attività, la richiesta di offerta o l'ordine di acquisto a cui si riferisce utilizzando ClickUp Chat.
Ad esempio, quando un fornitore invia i termini di prezzo aggiornati, il responsabile di categoria può inserire tali note direttamente nel canale di chat collegato all'attività di quel fornitore. I team finanziari, operativi e legali possono visualizzare, discutere e aggiornare i passaggi successivi in un unico posto, senza caos di email e senza perdere il contesto.
Per la collaborazione in tempo reale, SyncUps in ClickUp Chat semplifica l'organizzazione di discussioni in tempo reale proprio dove si svolge il lavoro. Puoi avviare una chiamata audio o una videochiamata direttamente all'interno di un canale o di un'attività.
💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Chat su dispositivo mobile per mantenere fluide le conversazioni relative agli acquisti, anche quando sei lontano dalla tua scrivania.
Area di lavoro IA convergente: un unico hub per un approvvigionamento intelligente
L'area di lavoro di ClickUp AI convergente riunisce documenti, attività, chat e funzionalità/funzione AI in un unico ambiente unificato. Anziché attivare/disattivare tra Excel, email, repository di contratti e dashboard di analisi, puoi lavorare in un unico pannello intelligente in cui il contesto viene preservato e il flusso delle informazioni è naturale.
Nel contesto degli appalti, l'IA convergente significa:
- Documenti dei fornitori collegati, richieste di offerta e chat di valutazione collegate
- Riepilogo IA dei termini contrattuali, dei rischi dei fornitori e delle tendenze di rendimento proprio accanto all'attività lavorativa.
- Passaggio con un solo clic da Chattare → Attività → Prompt IA → Report, senza perdere il contesto
🔴 Work Sprawl: il killer silenzioso della produttività. Strumenti frammentati rallentano il processo decisionale, portano a duplicazioni del lavoro e nascondono informazioni critiche in silos scollegati tra loro, un fenomeno noto come work sprawl. L'utilizzo di un Converged AI Workspace aiuta i team di approvvigionamento a riunire questi silos in un unico ambiente coerente e basato sui dati.
Semplifica il tuo processo di approvvigionamento con ClickUp
È innegabile che l'IA nell'approvvigionamento stia trasformando attività che richiedono molto tempo in flussi di lavoro intelligenti e auto-ottimizzanti.
Tuttavia, strumenti come ChatGPT gestiscono solo singole attività in modo isolato.
Se hai bisogno di una piattaforma che garantisca la connessione dei dati dei tuoi fornitori, dei contratti, delle approvazioni e delle comunicazioni in un unico sistema intelligente, ClickUp riunisce tutto questo. Con tutte le tue attività, i tuoi file, le tue conversazioni e i dati del tuo spazio di lavoro in un unico posto, ClickUp è l'unico spazio di lavoro convergente di cui tu e il tuo team avete bisogno per gestire un'operazione di approvvigionamento efficiente ed efficace.
Per iniziare ad automatizzare i tuoi processi di approvvigionamento, registrati su ClickUp gratis.