Un responsabile della crescita ha organizzato una riunione per allineare i team di marketing, prodotto e vendite sugli obiettivi del quarto trimestre. Il marketing voleva più lead. Le vendite volevano lead migliori. Il prodotto voleva lanciare una funzionalità/funzione che nessuno aveva richiesto.
La riunione si è conclusa con tre roadmap separate e tutti erano più confusi rispetto all'inizio.
Probabilmente ti è capitato di partecipare a una riunione del genere. 😤
L'allineamento interfunzionale sembra ottimo in teoria: mettere tutti sulla stessa pagina, lavorare per obiettivi di condivisione, abbattere i silos e raggiungere l'armonia.
La realtà? Il marketing misura il successo in termini di volume di lead, il commerciale si preoccupa dei tassi di chiusura e il prodotto ottimizza le funzionalità/funzione fornite. Tutti remano con forza, ma la barca continua a girare in tondo.
Questa guida spiega come i responsabili della crescita possono allineare i team interfunzionali in modo efficace. E come ClickUp, l'app completa per il lavoro, può essere d'aiuto. 🤝
⭐ Funzionalità/Funzione in primo piano
Gestire progetti complessi che coinvolgono più team è diventato più facile. Il modello di piano di progetto interfunzionale di ClickUp fornisce un quadro chiaro per allineare attività, tempistiche e responsabilità, garantendo una collaborazione interfunzionale di successo e una consegna puntuale.
I costi nascosti dei team interfunzionali non allineati
Quando i reparti non raggiungono la sincronizzazione, si perde efficienza e si compromette attivamente il profitto. Ecco quanto ti costa in termini di denaro reale e opportunità perse. 📊
Stai pagando delle persone per fare lo stesso lavoro da fare due volte
Il tuo team di marketing impiega tre giorni a preparare una presentazione personalizzata per i clienti. Nel frattempo, il reparto commerciale ne crea una propria versione perché non sapeva che il marketing ci stesse lavorando.
Entrambi i team fatturano le loro ore. Entrambi sentono la produttività. Hai appena pagato il doppio per un unico risultato.
Moltiplica questo per ogni progetto e ti ritroverai a finanziare un'intera forza lavoro fantasma che non produce nulla di nuovo.
🧠 Curiosità: Skunk Works alla Lockheed Martin negli anni '40 è spesso citato come uno dei primi esempi aziendali di team interfunzionali. Ingegneri, progettisti, collaudatori, ecc. hanno lavorato insieme in un unico team specializzato per costruire rapidamente velivoli avanzati in condizioni di forte stress.
Stai lasciando che informazioni critiche vadano perse nella finestra In arrivo di qualcuno
Un cliente importante segnala all'assistenza che al tuo prodotto manca una funzionalità/funzione di cui ha disperatamente bisogno. L'assistenza lo registra, ma il team di prodotto non lo vede mai. Sei mesi dopo, quel cliente passa a un concorrente che lo ha ascoltato.
Hai perso il cliente perché le persone che avrebbero potuto risolvere il problema non hanno mai saputo che c'era un problema.
Stai festeggiando vittorie che non contano
Il team commerciale raggiunge il 120% della quota, ma metà di questi accordi viene annullata entro 90 giorni perché sono state vendute funzionalità/funzione che non esistono ancora.
Il Customer Success registra punteggi di soddisfazione record, ma i ricavi sono stagnanti perché i clienti soddisfatti non stanno espandendo la propria attività.
Il marketing genera migliaia di lead che il commerciale non chiama mai.
Tutti stanno raggiungendo i propri numeri, ma la tua azienda continua ad avere difficoltà. Quando i team ottimizzano per risultati diversi, il team building diventa un esercizio di casella di controllo invece che un vero e proprio allineamento.
Stai trasformando decisioni rapide in dibattiti che durano mesi
Il tuo concorrente lancia un nuovo modello di prezzi e il tuo team deve rispondere rapidamente. Ma prima, l'ufficio finanziario deve analizzarlo. Poi, l'ufficio marketing deve rivedere i messaggi. Quindi, l'ufficio legale deve valutare la situazione. E infine, l'ufficio commerciale deve testarlo.
Quando ti muovi, il tuo concorrente ha già conquistato la quota di mercato di cui stavi discutendo. La velocità è un vantaggio competitivo che hai ceduto gratis.
💡 Suggerimento professionale: ancrate ogni iniziativa a un unico indicatore di crescita che tutti possono influenzare dal proprio punto di vista. Ad esempio, se l'indicatore è la conversione da versione di prova a pagamento, il reparto Prodotto si concentra sui flussi di onboarding, il reparto Marketing ottimizza il nurturing e il reparto assistenza garantisce che i ticket della prima settimana vengano risolti in meno di due ore. In questo modo, nessuno tira in direzioni diverse.
Stai perdendo ottimi dipendenti perché la cultura aziendale premia la politica.
Il tuo miglior designer presenta una soluzione che consentirebbe agli utenti di risparmiare 10 ore alla settimana. Il reparto tecnico sostiene che non sia una priorità, mentre quello di prodotto insiste che non rientra nella roadmap.
Dopo sei riunioni, non è cambiato nulla tranne la motivazione della tua designer. Aggiorna il suo curriculum perché è stanca di combattere guerre interne invece di risolvere i problemi dei clienti personalizzati.
La collaborazione sul posto di lavoro non ha alcun significato quando ogni buona idea muore in battaglie territoriali.
🔍 Lo sapevate? Uno studio ha dimostrato che i risultati dipendono dai membri del team, dal contesto organizzativo (ad esempio dal modo in cui i leader forniscono il supporto al team), dai processi interni (dal modo in cui comunicano e stabiliscono le norme) e da misure chiare dei risultati. I team che non soddisfano uno di questi pilastri spesso ottengono risultati inferiori alle aspettative.
Come allineare efficacemente i team interfunzionali
La collaborazione interfunzionale riunisce competenze diverse, ma quando ogni team procede nella propria direzione, l'allineamento viene meno.
Ecco una guida con passaggi per mantenere la connessione e lavorare insieme. 🫱
Passaggio n. 1: definire obiettivi di condivisione e KPI
Per allineare i team, inizia con un obiettivo unificato che colleghi tutti i reparti. Quindi, definisci indicatori chiave di prestazione (KPI) misurabili per ogni team che siano direttamente collegati a quell'obiettivo più ampio.
Organizza una breve riunione di allineamento con i team leader per definire le priorità e i criteri di successo. Concentrati sui risultati. Per esempio, invece di dire "aumentare la base clienti", potresti formulare l'obiettivo come "aumentare gli utenti attivi del 15% in questo trimestre".
Il marketing può gestire la generazione di lead, il reparto Prodotti può migliorare il completamento dell'onboarding e il reparto Commerciale può convertire più versioni di prova in clienti. Tutti contribuiscono allo stesso risultato misurabile.
Una volta chiariti questi risultati, il software di gestione delle attività di ClickUp li trasforma in stato tracciabile.
Crea un elenco o una cartella dedicata per ogni obiettivo del team o area KPI e utilizza attività di ClickUp per suddividerli. Aggiungi attività che rappresentano obiettivi specifici, attività cardine o risultati chiave. Utilizza attività secondarie o liste di controllo per suddividere ogni obiettivo in passaggi attuabili.
Supponiamo che il team di crescita crei un'attività per il proprio obiettivo di attivazione degli utenti: può collegare le attività secondarie della campagna, i piani di miglioramento dell'onboarding e gli script di follow-up dei clienti in un unico posto.
Ciò aiuta i leader a vedere come ogni funzione contribuisca all'obiettivo più ampio, mantenendo l'allineamento basato sui dati.
Passaggio n. 2: mappare le responsabilità e i flussi di lavoro
Una volta allineati gli obiettivi, tutti devono sapere come funziona il flusso del lavoro tra i reparti.
Scegli un processo critico che coinvolge più team. Esempio, prendi il flusso di onboarding dei clienti. Annota ogni singolo passaggio dal momento in cui viene concluso un accordo fino a quando il cliente è completamente operativo sulla tua piattaforma.
Assegna un titolare a ogni passaggio: non un team, ma una persona reale che sia responsabile. Quindi, definisci in modo specifico cosa significa "terminato" in ogni fase.
Quando il reparto commerciale dice di aver completato il passaggio di consegne, significa che ha compilato un modulo o che ha avuto una conversazione telefonica di 30 minuti con il reparto assistenza clienti per discutere i dettagli dell'account e potenziali segnali di allarme?
Documenta anche l'autorità decisionale nell'app di collaborazione del team. Ecco cosa deve essere chiaro:
- Chi ha l'ultima parola quando ci sono domande sulle richieste di personalizzazione?
- Chi decide se ritardare o consegnare con un ambito ridotto quando le Sequenza slittano?
- Chi approva le modifiche al budget quando un progetto richiede più risorse?
- Chi approva le comunicazioni esterne prima che vengano pubblicate?
Suggerimento: la matrice RACI rende questa suddivisione più strutturata.
ClickUp Docs diventa la tua unica fonte di verità per la documentazione dei processi. Puoi creare documenti per mappare interi flussi di lavoro, assegnare titolari a sezioni specifiche e collegare direttamente alle attività coinvolte.
Quando qualcuno si unisce a un progetto a metà percorso, legge il documento invece di programmare tre riunioni per capire cosa sta succedendo.
Inoltre, il documento rimane aggiornato perché risiede nell'app di comunicazione del team dove si svolge il lavoro.
💡Suggerimento professionale: crea video dei processi e di qualsiasi altra cosa che richieda una spiegazione più visiva, utilizzando Clips in ClickUp. Incorporali nel documento principale e il gioco è fatto.
🤩 Bonus: un modello!
Puoi anche provare il modello di piano di progetto interfunzionale di ClickUp per semplificare la configurazione.
Include fasi di attività quali completato, Documentazione, Avvio, Approvazione del lancio ed Elaborazione, consentendo ai team di monitorare efficacemente lo stato. Inoltre, i campi personalizzati di ClickUp come Team funzione, Documentazione completata, Autorizzatore, Approvazione e Membri del team aiutano a monitorare gli attributi essenziali e a visualizzare i dati del progetto.
💡 Suggerimento professionale: trasforma appunti sparsi in documentazione curata in pochi secondi con ClickUp Brain MAX. Ad esempio, potresti chiedere a Brain MAX di redigere una panoramica del processo dalla tua lista di attività o di riepilogare una recente sincronizzazione di progetto in passaggi chiave. Aiuta i team ad aggiornare i documenti più rapidamente, mantenendo aggiornata ogni guida di processo.
Passaggio n. 3: implementare canali di comunicazione centralizzati
Scegli un sistema e rendilo predefinito per tutte le discussioni relative al progetto. Quando qualcuno vuole dare un feedback su un risultato, lo fa lì. Quando si presenta un ostacolo, lo segnalano lì. Quando vengono prese delle decisioni, vengono documentate lì.
Stabilisci regole chiare su quale tipo di comunicazione utilizzare in ogni situazione:
- I problemi urgenti che richiedono un'attenzione immediata vengono taggati direttamente nell'attività, in modo che la persona giusta le veda immediatamente.
- Gli aggiornamenti generali che tutti dovrebbero vedere vanno inseriti nel canale del progetto, dove hanno visibilità ma non disturbano.
- Le decisioni strategiche che riguardano più team vengono documentate in uno spazio di condivisione dove tutti possono consultarle in un secondo momento.
- Il feedback sui risultati specifici viene inserito nei commenti sul lavoro effettivo, in modo che il contesto non vada mai perso.
ClickUp Chat consente ai team di chattare senza dover passare da uno strumento all'altro. È possibile creare canali per progetti, reparti o argomenti specifici e collegare i messaggi direttamente alle attività a cui si riferiscono.
Un project manager può pubblicare aggiornamenti sulla campagna nel Chattare e i colleghi dei reparti marketing, prodotto e progettazione possono condividere rapidamente i loro feedback. Quando un'idea o un problema richiede un intervento, quel messaggio nel Chattare viene immediatamente convertito in un'attività di ClickUp.
Puoi anche assegnare commenti in ClickUp con menzioni per mantenere il feedback esattamente dove deve stare: sul lavoro stesso.
💡 Suggerimento professionale: quando i thread si protraggono a lungo, usa ClickUp Brain per riepilogare/riassumere automaticamente la discussione. I team possono risparmiare ore di aggiornamenti e nessuna decisione chiave andrà persa.
Passaggio 4: Stabilisci controlli e revisioni regolari
Individua la giusta cadenza in base alla velocità con cui si svolge il tuo lavoro. I team di prodotto che lavorano a ritmi serrati potrebbero aver bisogno di riunioni quotidiane per individuare rapidamente eventuali problemi. Le iniziative strategiche a lungo termine potrebbero richiedere sincronizzazioni settimanali. L'allineamento a livello aziendale richiede probabilmente revisioni mensili.
Successivamente, crea responsabilità documentando gli impegni. Quando qualcuno dice che consegnerà la documentazione API entro giovedì, questo diventa un impegno monitorato. Quando arriva giovedì e non è stato terminato, tutti lo sanno.
Prenditi il tempo necessario per valutare cosa funziona e cosa no. Ecco cosa controllare ogni due settimane:
- I passaggi di consegne sono avvenuti senza intoppi o il lavoro si è bloccato in attesa di un altro team?
- Qualcuno è rimasto bloccato a causa della mancanza di informazioni o di risorse necessarie?
- Abbiamo scoperto priorità non allineate che hanno portato i team a lavorare l'uno contro l'altro?
- Le nostre riunioni sono utili o le persone smettono di prestare attenzione perché non viene deciso nulla?
Utilizza queste informazioni per adeguare il tuo processo.
ClickUp Automazioni gestisce il lavoro di configurazione ripetitivo in modo che questi check-in avvengano effettivamente. È possibile creare regole che avvisano automaticamente i team leader ogni venerdì di inviare i loro aggiornamenti settimanali o attivare promemoria tre giorni prima della scadenza delle revisioni trimestrali.
Joseph S Kahn condivide la sua esperienza di utilizzo di ClickUp presso Hum JAM:
ClickUp è lo straordinario strumento "all-in-one" per l'automazione dei team che effettua il monitoraggio, l'automazione e misura il successo del team. Credimi quando ti dico che il tuo team non potrà più fare a meno di questo strumento.
ClickUp è lo straordinario strumento "all-in-one" per l'automazione dei team che monitora, automatizza e misura il successo del team. Credimi quando ti dico che il tuo team non potrà più fare a meno di questo strumento.
🔍 Lo sapevi? L'approccio Scrum (da Takeuchi & Nonaka 1986) utilizzava l'idea del rugby, in cui un team interfunzionale si muove insieme attraverso fasi di sviluppo sovrapposte. Ciò significava meno attese, più collaborazione e maggiore velocità.
Passaggio n. 5: monitorare lo stato e iterare continuamente
Migliora la visibilità del tuo flusso di lavoro quotidiano. Ogni team dovrebbe conoscere il proprio stato attuale rispetto agli obiettivi, alle scadenze imminenti e a eventuali ostacoli che potrebbero influire sugli altri team.
Crea dashboard ClickUp per mostrare lo stato in tempo reale, in modo che le persone possano accedere autonomamente alle informazioni di cui hanno bisogno.
Ecco cosa guardare:
- I tassi di completamento delle attività mostrano se i team stanno rispettando gli impegni presi o se continuano a non rispettare le scadenze.
- La durata ciclo mostra per quanto tempo il lavoro rimane in ciascuna fase e dove si formano i colli di bottiglia del progetto.
- Il monitoraggio delle dipendenze mostra quando un team è in attesa di un altro e con quale frequenza i passaggi di consegne causano ritardi.
- La distribuzione del carico di lavoro mostra se alcuni team sono sovraccarichi mentre altri hanno la capacità di aiutare.
- L'avanzamento degli obiettivi mostra se il lavoro individuale di ciascuno sta contribuendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Cerca modelli che indicano un disallineamento. Se il team di progettazione consegna sempre in tempo, ma quello di ingegneria è sempre in ritardo, potresti avere un problema di risorse o di stima. Se il team di assistenza clienti continua a segnalare gli stessi problemi, il team di prodotto potrebbe non dare la giusta priorità alle correzioni.
💡 Suggerimento professionale: mantieni il sistema efficiente con gli agenti ClickUp AI. Ad esempio, configura un agente per:
- Rileva quando si verifica un blocco dovuto a dipendenze non soddisfatte in un'attività.
- Aggiorna automaticamente lo stato dell'attività su Blocco.
- Avvisa il team interessato tramite Chattare in merito all'ostacolo.
- Pubblica un riepilogo/riassunto su una scheda IA che mostra tutti gli ostacoli attuali nella tua dashboard.
3 esempi reali di allineamento interfunzionale che portano a risultati concreti
Ecco tre esempi in cui l'allineamento dei team interfunzionali sulla stessa pagina ha portato a risultati misurabili.
1. Il modello Squad di Spotify
Nel 2012 Spotify era alle prese con i tipici problemi di scalabilità: team in attesa di approvazioni, funzionalità/funzione bloccate in un limbo di passaggio di consegne e cicli di rilascio che si trascinavano per mesi.
Si sono riorganizzati in squadre autonome, ciascuna delle quali comprendeva designer, sviluppatori, product manager e analisti di dati che hanno lavorato insieme dall'ideazione al lancio.
Cosa è cambiato:
- Ogni squadra era responsabile di una parte specifica del prodotto dall'inizio alla fine e poteva inviare aggiornamenti senza dover affrontare livelli di burocrazia.
- I team sono passati alla distribuzione continua perché le persone che dovevano prendere decisioni si trovavano nella stessa stanza.
- La velocità del processo decisionale è aumentata notevolmente poiché i team non avevano bisogno dell'approvazione dei diversi reparti.
📮ClickUp Insight: il 34% delle decisioni rimane bloccato in attesa dell'approvazione manageriale e un altro 33% si arena durante la collaborazione interfunzionale.
Traduzione? Troppi cuochi, poca chiarezza. 👥
I commenti assegnati e gli osservatori nelle attività di ClickUp rendono facile coinvolgere le persone giuste nella decisione al momento giusto, senza più momenti di incertezza su "chi è il responsabile?". Tutti rimangono informati, allineati e responsabili.
2. Il processo "Working Backwards" di Amazon
Amazon affronta il problema del disallineamento prima che diventi costoso.
Prima di creare qualsiasi nuovo prodotto o funzionalità/funzione, i team scrivono un comunicato stampa fittizio e delle FAQ come se fosse già stato lanciato.
I team di ingegneria, prodotto, marketing e operazioni contribuiscono tutti a questi documenti, dimostrando come i responsabili della crescita possano allineare i team interfunzionali sui risultati dei clienti anziché sugli obiettivi di reparto.
Ecco perché è lavoro:
- Il disallineamento nella collaborazione tra i team emerge precocemente, quando è ancora facile da risolvere.
- I team concordano su quale sia l'esito positivo organizzativo prima che qualcuno scriva il codice.
- Le esigenze dei clienti rimangono al centro delle decisioni perché se non sei in grado di scrivere un comunicato stampa convincente, la tua probabilità di costruire un prodotto che funzioni è bassa.
📖 Leggi anche: Modello di gestione collaborativa del lavoro: la tua tabella di marcia per una maggiore produttività
3. Il sistema di produzione Toyota
Negli anni '50, la maggior parte dei produttori manteneva completamente separati gli operai di fabbrica e i team di progettazione. Toyota fece qualcosa di diverso: diede agli operai della catena di montaggio l'autorità di interrompere la produzione e di chiamare direttamente gli ingegneri in officina quando individuavano dei problemi. Questo sistema divenne noto come sistema andon cord.
L'impatto è stato significativo:
- La qualità del prodotto è migliorata notevolmente perché chi costruisce le auto può segnalare immediatamente eventuali problemi.
- I cicli di sviluppo dei prodotti sono stati abbreviati poiché gli ingegneri hanno ricevuto feedback in tempo reale dai lavoratori addetti all'assemblaggio dei veicoli.
- I problemi sono stati risolti più rapidamente perché le persone che capivano il problema e quelle che potevano risolverlo non facevano più lavoro in mondi separati.
🧠 Curiosità: i team interfunzionali che eccellono nella ricerca di informazioni (ricerca di dati esterni) e in un forte allineamento interno (tutti in condivisione di informazioni e decisioni) sono significativamente più resilienti quando si verificano interruzioni. Se il team manca di tale integrazione interna, il suo vantaggio diminuisce notevolmente.
Ottieni la sincronizzazione del tuo team con ClickUp
I responsabili della crescita devono affrontare una sfida costante: mantenere tutti i team sulla stessa pagina. Ogni funzione ha le proprie priorità, ma lo stato dipende dalla capacità di queste parti mobili di lavorare insieme.
ClickUp rende tutto questo naturale. Ogni discussione, obiettivo e attività è collegato in un unico posto, così i team possono vedere i progressi man mano che avvengono.
I responsabili della crescita possono effettuare il monitoraggio delle iniziative, chiarire i passaggi successivi e garantire che tutti si assumano le proprie responsabilità senza rallentare lo slancio.
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Domande frequenti (FAQ)
I responsabili della crescita si affidano a più team per raggiungere traguardi di condivisione. L'allineamento garantisce che tutti comprendano le priorità, le sequenze e le responsabilità. Quando i team lavorano in sincronizzazione, i progetti procedono secondo i piani, le decisioni vengono prese più rapidamente e i risultati migliorano.
ClickUp riunisce tutto il lavoro (attività, dashboard, chat e documenti) in un unico spazio connesso. I responsabili della crescita possono effettuare il monitoraggio dei progressi, assegnare responsabilità, organizzare attività di team building e mantenere le discussioni legate al lavoro stesso. ClickUp rende la collaborazione chiara, trasparente e facile da gestire tra i vari reparti.
Il disallineamento porta a duplicazione del lavoro, mancato rispetto delle scadenze e priorità contrastanti. I team perdono il contesto, la comunicazione si interrompe e lo stato si blocca. Nel tempo, questo comporta uno spreco di risorse e indebolisce gli sforzi di crescita, rendendo più difficile il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Il monitoraggio degli obiettivi crea la connessione tra le singole attività e gli obiettivi più ampi. Quando tutti vedono come il proprio lavoro contribuisce agli obiettivi di condivisione, la collaborazione diventa naturale e mirata. Questo rafforza la responsabilità, migliora la trasparenza e aumenta la coesione del team.