Una scadenza viene superata. Il follow-up di un cliente viene sepolto sotto i messaggi. Un collega perde un aggiornamento di stato perché il promemoria era finito nella finestra In arrivo sbagliata.
Questi piccoli errori si accumulano causando ritardi, perdita di fiducia e stress inutile.
I software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi mantengono l'intero team responsabile, riallineando le priorità quando i piani cambiano e impedendo che le attività vengano trascurate.
In questo post del blog, esamineremo i tre migliori strumenti che mantengono questa promessa. 🎯
Software di gestione dei progetti che invia promemoria e avvisi: panoramica
Ecco una panoramica dei tre migliori software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi che puoi utilizzare per il tuo piano di progetto:
| Strumento | Ideale per | Funzionalità principali | Pro e contro | Prezzi* |
| ClickUp | Project management e collaborazione basati sull'IA per privati, startup e aziende. | Promemoria, ClickUp Brain (assegnazione di attività, aggiornamenti e avvisi basati sull'IA), agenti automatici basati sull'IA, automazioni, Calendario (pianificazione e ripianificazione intelligenti). | Pro: 🌟 Area di lavoro AI convergente per tutte le tue attività 🌟 Ti consente di posticipare, riprogrammare, delegare o convertire i promemoria in attività 🌟 Include strumenti di IA per la scrittura, la pianificazione e l'automazione delle attività🌟 Offre visualizzazioni flessibili dei progetti, tra cui Elenco, Bacheca, Calendario, Gantt e SequenzaContro:🧐 Curva di apprendimento ripida per i nuovi utenti a causa dell'ampia gamma di funzionalità🧐 L'app mobile non ha ancora tutte le funzionalità dell'app desktop | Gratis per sempre; personalizzazioni disponibili per le aziende. |
| Asana | Flexibile project management per startup e team di progetto di medie dimensioni. | Promemoria e notifiche delle attività (tramite email, push o desktop), dipendenze e attività secondarie, automazioni per aggiornamenti e avvisi sulle attività, visualizzazioni della Sequenza e del Calendario, integrazioni con Slack/Google Calendar. | Pro: 🌟 Fornisce promemoria sulle attività di routine e sui check-in🌟 Aiuta i manager a ridurre i follow-up 🌟 Mantiene tutti aggiornati indipendentemente dal fuso orarioContro:🧐 Accesso esterno limitato per i collaboratori 🧐 Le funzionalità avanzate sono bloccate da paywall🧐 Difficile da configurare per i team di piccole dimensioni | Gratis; piani a pagamento a partire da 13,49 $ al mese per utente. |
| Trello | Gestione visiva delle attività e definizione delle priorità per singoli individui e piccoli team | Avvisi di data di scadenza, promemoria di assegnazione delle schede, aggiornamenti delle attività, bacheche Kanban, automazione Butler (promemoria basati su regole), oltre 200 integrazioni tramite Power-Up. | Pro: 🌟 Supporto per l'accesso da dispositivi mobili e desktop per lavorare in mobilità 🌟 Imposta promemoria su Google Calendar e altri strumenti tramite integrazioni tramite Power-UpsContro:🧐 Funzionalità di reportistica e dashboard limitate senza Power-Ups🧐 Limiti sul numero di progetti che è possibile monitorare contemporaneamente🧐 Non adatto a team di grandi dimensioni o progetti complessi | Gratis; piani a pagamento a partire da 6 $ al mese per utente |
Cosa cercare in un software di gestione dei progetti che invia promemoria e avvisi?
Il miglior software di project management garantisce che i promemoria siano tempestivi, contestualizzati e adattabili al tuo flusso di lavoro. Ecco cosa cercare quando ne scegli uno:
- Invia promemoria su tutti i dispositivi (desktop, dispositivi mobili, browser, app di chat) per non perdere mai una scadenza mentre sei in movimento.
- Automatizza gli avvisi in base a trigger quali cambiamenti di stato, dipendenze o inattività, riducendo i follow-up manuali.
- Distingue le scadenze urgenti dai controlli di routine, garantendo che i lavori critici abbiano sempre la massima visibilità.
- Tiene traccia delle risposte agli avvisi, così saprai se le attività sono state confermate, posticipate o completate.
- Integra gli avvisi nei flussi di lavoro, ad esempio trasformando commenti o notifiche in promemoria di follow-up via email.
- Utilizza l'IA per ridefinire le priorità dei promemoria, riepilogare le attività in sospeso e segnalare automaticamente gli ostacoli.
- Effettua la sincronizzazione con calendari esterni (Google, Outlook, iCal) per evitare doppie prenotazioni e mantenere gli impegni allineati.
🧠 Curiosità: il più antico "sistema di promemoria" utilizzato dall'uomo consisteva nel fare dei nodi alle stringe. Le culture antiche, tra cui gli Incas con il loro sistema Khipu, utilizzavano stringe annodate per effettuare il monitoraggio di attività, numeri e obblighi.
I migliori software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Diamo un'occhiata ai tre migliori software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi.
1. ClickUp (il migliore per il project management e la collaborazione basati sull'intelligenza artificiale)
ClickUp for Project Management è l'app completa per il lavoro che combina project management, documentazione e comunicazione di gruppo, il tutto in un'unica piattaforma, potenziata dall'automazione e dalla ricerca IA di nuova generazione.
ClickUp Reminders centralizza tutti i follow-up e gli avvisi relativi alle attività in un unico posto tramite ClickUp Home. Non importa se stai lavorando da un browser, da un computer desktop o da un dispositivo mobile: i tuoi promemoria sono sempre visibili e utilizzabili.
Supponiamo che il fondatore di una startup stia coordinando il lancio di un prodotto tra più team. Può creare un promemoria per una chiamata importante con un client, allegare i documenti pertinenti e persino assegnarlo a un membro del team.
I commenti nelle attività di ClickUp o nelle notifiche possono anche essere trasformati in promemoria. Inoltre, con le opzioni di posticipare, riprogrammare o delegare, i promemoria mantengono tutti responsabili.
Porta avanti i tuoi progetti con l'IA
ClickUp Brain aggiunge un livello basato sull'IA alla project management, consentendoti di risparmiare circa un giorno alla settimana grazie all'automazione delle attività di routine e delle riunioni. Quando richiesto, assegna automaticamente le attività in base alla disponibilità, effettua il monitoraggio dei progressi e regola le priorità in modo dinamico.
Ad esempio, un project manager che coordina il rilascio di una nuova app richiede a ClickUp Brain di: "Pianificare le attività di rilascio per le prossime due settimane, assegnarle agli sviluppatori, al controllo qualità e al marketing e segnalare automaticamente eventuali ritardi. "
L'IA crea istantaneamente le attività per ogni team, assegna i titolari in base alle competenze, fissa le scadenze e monitora lo stato. Se un'attività di controllo qualità è in ritardo, Brain aggiorna le priorità e invia avvisi ai membri del team interessati.
📌 Prova questi prompt:
- Imposta un promemoria per il team di progettazione affinché invii i wireframe entro venerdì alle 15:00.
- Crea promemoria ricorrenti ogni Monday affinché il team aggiorni lo stato di avanzamento dei propri progetti.
- Avvisami se l'attività di sviluppo non è completata 24 ore prima della scadenza.
Automatizza la tua area di lavoro senza bisogno di codice
ClickUp Automazioni, basato sull'IA, ti consente di descrivere un flusso di lavoro in un linguaggio semplice e intuitivo per configurarlo all'istante.
Ad esempio, quando un designer contrassegna un'attività come "Terminata", un'automazione può spostarla nell'elenco "Revisione". Inoltre, ne informa il project manager e la assegna al controllo qualità.
Crea programmi intelligenti
ClickUp Calendar centralizza tutte le attività, gli eventi e le scadenze in un'unica vista intelligente e dinamica per gestire attivamente il tuo programma.
A differenza dei calendari statici, ClickUp Calendar blocca automaticamente il tempo di concentrazione, ridefinisce le priorità delle attività quando i piani cambiano e effettua la sincronizzazione con Google Calendar o Outlook per evitare doppie prenotazioni.
In combinazione con ClickUp Brain, può anche trovare gli orari delle riunioni, inviare inviti e generare trascrizioni ricercabili con elementi assegnati.
Ecco come utilizzarli per ottimizzare la pianificazione:
Funzionalità principali di ClickUp
- Strumenti di IA unificati: accedi a una potente suite di strumenti di IA per un'automazione più approfondita, informazioni dettagliate sui progetti e una gestione più intelligente delle attività con ClickUp Brain MAX.
- Trasforma le conversazioni in attività: cattura idee, elementi da intraprendere o aggiornamenti rapidi mentre sei in movimento semplicemente pronunciandoli con Talk-to-Text in ClickUp.
- Crea contenuti raffinati: affidati all'AI Writer for Work di ClickUp Brain per redigere bozze di e-mail, ordini del giorno di riunioni, relazioni o aggiornamenti sui progetti.
- Trova le risposte in pochi secondi: recupera le informazioni esatte di cui hai bisogno tra attività, documenti, chat e progetti con ClickUp Enterprise Search.
- Cattura le riunioni senza sforzo: registra, trascrivi e riassumi le discussioni, quindi trasforma i punti chiave in attività concrete con ClickUp AI Notetaker.
- Delega le attività più impegnative: implementa gli agenti ClickUp AI Autopilot personalizzabili che monitorano le attività, aggiornano gli stati e inviano avvisi in base alle tue esigenze specifiche.
I vantaggi di ClickUp
- Unifica attività, documenti, chat, lavagne online, dashboard e obiettivi in un unico spazio di lavoro.
- Consente di posticipare, riprogrammare, delegare o convertire i promemoria in attività con un solo clic.
- Fornisce strumenti di IA completi per la scrittura, la pianificazione e l'automazione delle attività.
- Offre visualizzazioni flessibili dei progetti, tra cui Elenco, Bacheca, Calendario, Gantt e Sequenza.
ClickUp contro
- Curva di apprendimento più ripida per i nuovi utenti a causa dell'ampia gamma di funzionalità/funzioni
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.400 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.300 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
La suite completa di funzionalità/funzioni di ClickUp aiuta singoli e team a organizzare, visualizzare e dare priorità alle attività in modo efficiente.
Fornisce quattro chiari indicatori di priorità, tra cui Urgente, Alta, Normale e Bassa. In questo modo, tutti i membri del team sanno immediatamente quali attività richiedono un'attenzione immediata e quali possono essere programmate per dopo.
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Da una recensione su G2:
Ciò che apprezzo di più è il flusso costante di nuove funzionalità/funzioni e miglioramenti. ClickUp non è solo uno strumento di gestione dei progetti, è una piattaforma completa per la produttività. Lo uso quotidianamente come sistema di ticketing, per comunicare con i clienti e per organizzare flussi di lavoro complessi. Le funzionalità di intelligenza artificiale sono davvero eccezionali: mi aiutano a trovare i contenuti più velocemente, a stabilire le priorità delle attività e a mantenere il contesto tra i vari progetti. La flessibilità di personalizzare tutto, dalle visualizzazioni alle automazioni, lo rende perfetto per il mio modo di lavorare.
Ciò che apprezzo di più è il flusso costante di nuove funzionalità/funzioni e miglioramenti. ClickUp non è solo uno strumento di gestione dei progetti, è una piattaforma completa per la produttività. Lo uso quotidianamente come sistema di ticketing, per comunicare con i clienti e per organizzare flussi di lavoro complessi. Le funzionalità di IA sono davvero eccezionali: mi aiutano a trovare i contenuti più velocemente, a dare priorità alle attività e a mantenere il contesto tra i vari progetti. La flessibilità di personalizzare tutto, dalle visualizzazioni alle automazioni, lo rende perfetto per il mio modo di lavorare.
📮 ClickUp Insight: il 50% delle persone organizza il proprio tempo dedicando determinati giorni alle attività amministrative e altri al lavoro mirato, ma solo il 22% dichiara di automatizzare o delegare le attività.
La gestione manuale del tempo è utile, ma non elimina le attività ripetitive che continuano a intralciare il lavoro approfondito. ✔️
Il calendario, il time blocking e gli agenti IA di ClickUp lavorano insieme per proteggere il tuo tempo. Pianifica automaticamente i lavori ripetitivi, sposta le attività in base alla priorità e attiva i promemoria, così la tua settimana scorrerà senza intoppi.
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente utilizzando ClickUp Automazioni, con un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro.
2. Asana (ideale per un project management flessibile e interfunzionale)
Asana è un software di gestione delle attività che consente di impostare notifiche tramite email, push mobili o avvisi desktop. Personalizza quando e con quale frequenza vengono attivati, che si tratti di un promemoria una tantum per una scadenza o di avvisi ricorrenti per attività regolari.
Puoi informare membri specifici del team, impostare promemoria in base alle fasi del progetto o attivare notifiche quando cambiano le dipendenze. Il sistema si integra con il tuo flusso di lavoro esistente attraverso bacheche di progetto visive, Sequenze e visualizzazioni del Calendario.
Le sue funzionalità di automazione semplificano ulteriormente il processo grazie a regole personalizzate che consentono di assegnare attività, aggiornare stati o inviare avvisi. Si collega a strumenti come Microsoft Teams e Google Calendar, in modo che le notifiche possano arrivare nella tua area di lavoro senza dover cambiare contesto.
Funzionalità principali di Asana
- Imposta le dipendenze delle attività e le attività secondarie per suddividere il lavoro complesso e gestire l'ordine delle attività.
- Assegna ruoli, date di scadenza e priorità alle attività con campi personalizzabili per una maggiore efficacia.
- Gestisci i carichi di lavoro e l'allocazione delle risorse in modo dinamico con la semplicità del drag-and-drop.
- Crea modelli riutilizzabili per progetti e attività per standardizzare le best practice.
- Crea flussi di lavoro basati sull'IA o configura agenti IA basati su modelli per svolgere attività ripetitive.
Vantaggi di Asana
- Incoraggia la costanza con promemoria sulle attività di routine e sui check-in.
- Aiuta i manager a ridurre i follow-up, poiché i promemoria gestiscono gran parte delle sollecitazioni.
- Supporta i team remoti e distribuiti mantenendo tutti aggiornati indipendentemente dal fuso orario.
Asana contro
- Accesso esterno limitato; i collaboratori possono solo visualizzare le attività, non inserire dati o effettuare il monitoraggio delle ore lavorate.
- Le funzionalità avanzate sono disponibili solo a pagamento, a differenza delle alternative ad Asana.
- È difficile per i piccoli team organizzarsi
Prezzi di Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mese per utente
- Avanzato: 30,49 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
- Enterprise+: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Asana
- G2: 4,4/5 (oltre 12.300 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 13.500 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Asana è affidabile per la gestione di più progetti. Ti offre un'area di lavoro per organizzare e dare priorità alle attività in base all'urgenza, all'importanza e alle date di scadenza. Inoltre, le sue matrici di priorità personalizzabili e i promemoria automatici ti aiutano a bilanciare i carichi di lavoro ed evitare di perdere le date di scadenza.
Cosa dicono gli utenti reali di Asana?
Una recensione su G2 condivide:
I punti di forza di Asana sono le sue funzionalità collaborative, l'uso dell'IA, i servizi di formazione gratis, l'interfaccia utente, il team del supporto, la semplicità e la facilità d'uso... I punti deboli di Asana sono la lentezza nell'implementazione di aggiornamenti e funzionalità significativi, le funzionalità di automazione estremamente limitate e l'impraticabilità quando si tratta di condivisione del lavoro tra aziende diverse.
I punti di forza di Asana sono le sue funzionalità collaborative, l'uso dell'IA, i servizi di formazione gratis, l'interfaccia utente, il team del supporto, la semplicità e la facilità d'uso... I punti deboli di Asana sono la lentezza nell'implementazione di aggiornamenti e funzionalità significative, le funzionalità di automazione estremamente limitate e l'impraticabilità quando si tratta di condivisione del lavoro tra aziende diverse.
🔍 Lo sapevate? Gli studi dimostrano che le persone sono più propense a perseguire i propri obiettivi quando impostano promemoria basati sul tempo ("ricordami alle 7 del mattino") piuttosto che vaghi ("ricordami domani"). La specificità induce il cervello a trattarlo come una scadenza.
3. Trello (ideale per la gestione visiva delle attività e la definizione delle priorità)
Trello è un software gratuito per la gestione dei progetti basato su bacheche Kanban visive che semplificano il monitoraggio delle attività. Puoi creare schede per le attività, spostarle attraverso elenchi personalizzabili (Da fare, in corso, terminato) e avere una visione d'insieme dello stato di avanzamento di tutto.
La piattaforma gestisce le notifiche tramite avvisi di data di scadenza, assegnazioni di schede e aggiornamenti sulle attività, in modo che i membri del team rimangano sempre informati.
Per i team che hanno esigenze maggiori, Trello offre le visualizzazioni Calendario e Sequenza nei piani a pagamento. Offre anche una vasta libreria di Power-Up che si integra con strumenti come Slack, Google Drive e varie app di monitoraggio del tempo.
Butler, lo strumento di automazione di Trello, può impostare azioni basate su regole per ridurre il lavoro manuale. Ad esempio, può spostare automaticamente le schede quando vengono soddisfatte determinate condizioni o inviare promemoria in base alla priorità dei progetti.
Funzionalità principali di Trello
- Organizza le attività creando schede dettagliate con date di scadenza, allegati, liste di controllo e assegnatari.
- Sfrutta le sue funzionalità di collaborazione interfunzionale, tra cui commenti, menzioni e registri delle attività in tempo reale.
- Aggiungi etichette e filtri personalizzati per organizzare e dare priorità alle bacheche di grandi dimensioni.
- Sfrutta i numerosi modelli di monitoraggio dei progetti disponibili nella sua vasta libreria per standardizzare quelli ricorrenti.
I vantaggi di Trello
- Offre supporto per l'accesso da dispositivi mobili e desktop durante il lavoro in mobilità con aggiornamenti in tempo reale.
- Imposta promemoria su Google Calendar e altri strumenti grazie alle sue numerose integrazioni (oltre 200) tramite Power-Up.
Trello contro
- Funzionalità di reportistica e dashboard limitate, a meno che non si aggiungano Power-Up.
- Limiti al numero di progetti che puoi monitorare contemporaneamente; è difficile passare da un progetto all'altro
- Non è la soluzione ideale per team con progetti grandi o complessi.
Prezzi di Trello
- Free
- Standard: 6 $ al mese per utente
- Premium: 12,5 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Trello
- G2: 4,5/5 (oltre 13.700 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 23.600 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Trello offre una chiara panoramica visiva delle attività utilizzando bacheche Kanban personalizzabili, che consentono di riordinare e dare priorità al lavoro in base all'urgenza e all'importanza.
Inoltre, Butler e le integrazioni facilitano l'esecuzione dei progetti basata sull'IA, aiutando i team a rimanere concentrati sulle attività più critiche.
Cosa dicono gli utenti reali di Trello?
Ecco cosa ha detto un utente di Capterra:
Semplicità e flessibilità. È facile da usare e può supportare un numero di scenari diversi, dalla project management alle basi di conoscenza ai calendari... La gestione degli account utente può essere una sfida. Spesso mi capita di trovare utenti che dimenticano come si sono registrati e quindi non riescono ad accedere o a ricevere notifiche.
Semplicità e flessibilità. È facile da usare e può supportare un numero di scenari diversi, dalla project management alle basi di conoscenza ai calendari... La gestione degli account utente può essere una sfida. Spesso mi capita di trovare utenti che dimenticano come si sono registrati e quindi non riescono ad accedere o a ricevere notifiche.
🔍 Lo sapevate? I primi promemoria digitali sono apparsi alla fine degli anni '80 con i primi assistenti digitali personali (PDA) come il Psion Organizer e successivamente il PalmPilot. La gente era stupita dal fatto che un dispositivo portatile potesse ricordare gli appuntamenti al posto loro.
Altre menzioni degne di nota
Sebbene questi strumenti non siano riusciti a entrare nella top 3 delle app di promemoria, puoi utilizzarli per migliorare il project management:
- Monday: offre funzionalità di automazione per impostare promemoria di avviso basati su trigger specifici, come l'avvicinarsi delle scadenze.
- Wrike: fornisce promemoria automatici per le tabelle orarie per aiutare i team a inviare i propri registri in tempo, garantendo il rispetto delle scadenze relative a buste paga, fatturazione e reportistica.
- Hive: offre notifiche audio per avvisi di riunioni, messaggi, assegnazioni di azioni e @menzioni, aggiungendo un ulteriore livello di urgenza alle comunicazioni importanti.
💡 Suggerimento professionale: perché occuparti personalmente delle banali attività quotidiane quando puoi programmare un agente IA Autopilot in ClickUp che le faccia al posto tuo?
Attiva un agente Autopilot predefinito, come l'agente Weekly Report o l'agente Team StandUp, oppure crea i tuoi agenti Autopilot personalizzati con il nostro builder senza codice.
Questo video ti mostrerà come iniziare!
Come gestire efficacemente più priorità (suggerimenti + best practice)
Quando tutto sembra urgente, è difficile capire a cosa dare la priorità. Ecco alcune best practice per aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo.
- Utilizza i promemoria pre-mortem: imposta avvisi legati ai punti di rischio. Ad esempio, puoi creare un promemoria che si attiva se qualsiasi dipendenza slitta di oltre 24 ore.
- Adotta il metodo "alert stacking": continua ad accumulare avvisi per tre punti di controllo fondamentali: quando viene creata un'attività, quando è a metà strada e quando si avvicina la scadenza.
- Sfrutta il framework di delega fail-safe: abbina gli incarichi a avvisi automatici che ti informano se i progressi si bloccano (ad esempio, lo stato non è cambiato in due giorni).
- Applica un avviso a due canali: Separa gli avvisi urgenti (push su dispositivi mobili) da quelli non urgenti (email o in-app) nell'elenco delle cose da fare.
🧠 Curiosità: i promemoria digitali sono stati testati anche in campo medico. In studi clinici, i pazienti che ricevevano promemoria giornalieri via SMS per assumere i farmaci erano fino a due volte più propensi ad aderire ai loro piani terapeutici.
Ecco un promemoria: scegli ClickUp
In fin dei conti, i promemoria e gli avvisi servono a mantenere il controllo del flusso di lavoro senza sentirsi sopraffatti. Mentre Asana e Trello offrono funzionalità solide, ClickUp fa un passo in più.
ClickUp ti offre promemoria basati sull'IA, automazioni e avvisi personalizzabili che si adattano al tuo modo di lavorare. Sincronizza gli avvisi su desktop, dispositivi mobili e browser per non perdere nulla. Inoltre, ti avvisa mentre regola le priorità, assegna automaticamente le attività e mantiene tutti allineati.
Con le attività di progetto, la documentazione, i report e la comunicazione del team gestiti in un'unica piattaforma basata sull'intelligenza artificiale, ClickUp riduce il work sprawl per diventare l'unico spazio di lavoro convergente basato sull'intelligenza artificiale di cui hai bisogno!