Una scadenza viene superata. Il follow-up di un client viene sepolto sotto i messaggi. Un collega perde un aggiornamento di stato perché il promemoria era finito nella finestra In arrivo sbagliata.
Questi piccoli errori si accumulano causando ritardi, perdita di fiducia e stress inutile.
I software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi mantengono l'intero team responsabile, riallineando le priorità quando i piani cambiano e impedendo che le attività vengano trascurate.
In questo post del blog, esamineremo i tre migliori strumenti che mantengono questa promessa. 🎯
Software di gestione dei progetti che invia promemoria e avvisi: panoramica
Ecco una panoramica dei tre migliori software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi che puoi utilizzare per il tuo piano di progetto:
| Strumento | Ideale per | Caratteristiche principali | Pro e contro | Prezzi* |
| ClickUp | Project management e collaborazione basati sull'IA per privati, startup e aziende | Promemoria, ClickUp Brain (assegnazione di attività, aggiornamenti e avvisi basati sull'IA), agenti autopilota basati sull'IA, automazioni, calendario (pianificazione e ripianificazione intelligenti) | Pro: 🌟 Spazio di lavoro AI convergente per tutte le tue attività 🌟 Ti consente di posticipare, riprogrammare, delegare o convertire i promemoria in attività 🌟 Include strumenti AI per la scrittura, il piano e l'automazione delle attività 🌟 Offre visualizzazioni flessibili dei progetti, tra cui Elenco, Bacheca, Calendario, Gantt e SequenzaContro:🧐 Curva di apprendimento ripida per i nuovi utenti a causa dell'ampia gamma di funzionalità/funzione dell'app desktop. L'app mobile non ha ancora tutte le funzionalità/funzione dell'app desktop | Free Forever; personalizzazioni disponibili per le aziende |
| Asana | Project management flessibile e interfunzionale per startup e team di progetto di medie dimensioni | Promemoria e notifiche delle attività (tramite email, push o desktop), dipendenze e attività secondarie, automazioni per aggiornamenti e avvisi sulle attività, visualizzare la Sequenza e il Calendario, integrazioni con Slack/Google Calendar | Pro: 🌟 Funziona da promemoria per i team sulle attività di routine e i check-in🌟 Aiuta i manager a ridurre i follow-up 🌟 Mantiene tutti aggiornati indipendentemente dal fuso orarioContro:🧐 Accesso esterno con limite per i collaboratori 🧐 Le funzionalità avanzate sono bloccate da paywall🧐 Difficile da configurare per i team di piccole dimensioni | Gratis; piani a pagamento a partire da 13,49 $ al mese per utente |
| Trello | Gestione visiva delle attività e definizione delle priorità per singoli individui e piccoli team | Avvisi di data di scadenza, promemoria di assegnazione delle schede, aggiornamenti delle attività, bacheche Kanban, automazione Butler (promemoria basati su regole), oltre 200 integrazioni tramite Power-Up | Pro: 🌟 Supporto all'accesso da dispositivi mobili e desktop per lavorare in mobilità 🌟 Imposta promemoria su Google Calendar e altri strumenti tramite integrazioni tramite Power-UpsContro:🧐 Funzionalità di reportistica e dashboard con limite senza Power-Ups🧐 Limite sul numero di progetti che è possibile monitorare contemporaneamente🧐 Non adatto a team di grandi dimensioni o progetti complessi | Gratis; piani a pagamento a partire da 6 $ al mese per utente |
Cosa cercare in un software di gestione dei progetti che invia promemoria e avvisi?
Il miglior software di project management garantisce che i promemoria siano tempestivi, contestualizzati e adattabili al tuo flusso di lavoro. Ecco cosa cercare quando ne scegli uno:
- invia promemoria su tutti i dispositivi* (desktop, dispositivi mobili, browser, app di chat) per non perdere mai una scadenza mentre sei in movimento
- Automatizza gli avvisi in base a trigger quali cambiamenti di stato, dipendenze o inattività, riducendo i follow-up manuali
- Distingue le scadenze urgenti dai controlli di routine, garantendo che il lavoro critico abbia sempre la massima visibilità
- Monitora le risposte agli avvisi, così saprai se le attività sono state confermate, posticipate o completate
- Integra gli avvisi nei flussi di lavoro, esempio trasformando commenti o notifiche in promemoria di follow-up via email
- Utilizza l'IA per ridefinire le priorità dei promemoria, riepilogare le attività in sospeso e segnalare automaticamente gli ostacoli
- Sincronizzazione con calendari esterni (Google, Outlook, iCal) per evitare doppie prenotazioni e mantenere gli impegni allineati
🧠 Curiosità: Il più antico "sistema di promemoria" utilizzato dall'uomo consisteva nel fare dei nodi alle stringhe. Le culture antiche, tra cui gli Incas con il loro sistema Khipu, utilizzavano corde annodate per il monitoraggio di attività, numero e obblighi.
I migliori software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Diamo un'occhiata ai tre migliori software di gestione dei progetti che inviano promemoria e avvisi.
1. ClickUp (il migliore per la project management e la collaborazione basate sull'IA)
ClickUp for Project Management è l'app completa per il lavoro che combina PM, documentazione e comunicazione di team, tutto in un'unica piattaforma, accelerata dall'automazione e dalla ricerca IA di nuova generazione.
ClickUp Promemoria centralizza tutti i follow-up e gli avvisi relativi alle attività in un unico posto tramite ClickUp Home. Non importa se stai lavorando da un browser, da un computer desktop o da un dispositivo mobile: i tuoi promemoria hanno sempre visibilità e sono utilizzabili.
Supponiamo che il fondatore di una startup stia coordinando il lancio di un prodotto tra più team. Può creare un promemoria per una chiamata importante con un client, allegare i documenti pertinenti e persino assegnarlo a un membro del team.
I commenti nelle attività di ClickUp o le notifiche possono anche essere trasformati in promemoria. Inoltre, con le opzioni di posticipare, riprogrammare o delegare, i promemoria mantengono tutti responsabili.
Porta avanti i tuoi progetti con l'IA
ClickUp Brain aggiunge un livello basato sull'intelligenza artificiale alla project management, consentendoti di risparmiare circa un giorno alla settimana grazie all'automazione delle attività di routine e delle riunioni. Quando viene fornito il prompt, assegna automaticamente le attività in base alla disponibilità, effettua il monitoraggio dei progressi e regola le priorità in modo dinamico.
Ad esempio, un project manager che coordina il lancio di una nuova app fa da prompt a ClickUp Brain per: "Pianificare il piano delle attività relative al lancio per le prossime due settimane, assegnarle agli sviluppatori, al reparto QA e al reparto marketing e segnalare automaticamente eventuali ritardi. "
L'IA crea istantaneamente le attività per ogni team, assegna i titolari in base alle competenze, fissa le scadenze e monitora lo stato. Se un'attività di controllo qualità è in ritardo, Brain aggiorna le priorità e invia avvisi ai membri del team interessati.
📌 Prova questi prompt:
- Imposta un promemoria per il team di progettazione affinché invii i wireframe entro venerdì alle 15:00.
- Crea promemoria ricorrenti ogni lunedì affinché il team aggiorni lo stato di avanzamento dei progetti
- Avvisami se l'attività di sviluppo non viene completata 24 ore prima della scadenza
Automatizza il tuo spazio di lavoro senza bisogno di codice
ClickUp Automazioni, basato sull'IA, ti consente di descrivere un flusso di lavoro in un linguaggio semplice e intuitivo per configurarlo all'istante.
Ad esempio, quando un designer contrassegna un'attività come "terminato", un'automazione può spostarla nell'elenco "Revisione". Inoltre, ne informa il project manager e la assegna al controllo qualità.
Crea programmi intelligenti
ClickUp Calendario centralizza tutte le attività, gli eventi e le scadenze in un'unica visualizzare intelligente e dinamica per gestire attivamente il tuo programma.
A differenza dei calendari statici, ClickUp Calendar blocca automaticamente il tempo di concentrazione, ridefinisce le priorità delle attività quando i piani cambiano e garantisce l'integrazione con Google Calendar o Outlook per evitare doppie prenotazioni.
In combinazione con ClickUp Brain, può persino trovare gli orari delle riunioni, inviare inviti e generare trascrizioni ricercabili con elementi assegnati.
Ecco come utilizzarli per ottimizzare la pianificazione:
Funzionalità/funzioni chiave di ClickUp
- strumenti di intelligenza artificiale unificati: *Accedi a una potente suite di strumenti di intelligenza artificiale per un'automazione più approfondita, informazioni dettagliate sui progetti e una gestione più intelligente delle attività con ClickUp Brain MAX
- Trasforma le conversazioni in attività: Cattura idee, elementi da intraprendere o aggiornamenti rapidi mentre sei in movimento semplicemente pronunciandoli con Talk-to-Text in ClickUp
- crea contenuto raffinato: *affidati all'AI Writer for Work di ClickUp Brain per redigere bozze di email, ordini del giorno di riunioni, relazioni o aggiornamenti sui progetti
- trova le risposte in pochi secondi: *recupera le informazioni esatte di cui hai bisogno tra attività, documenti, chat e progetti con ClickUp Enterprise Search
- cattura le riunioni senza sforzo: *registra, trascrivi e riepiloga/riassumi le discussioni, quindi trasforma i punti chiave in attività concrete con ClickUp AI Notetaker
- Delega le attività più impegnative: Utilizza gli agenti automatici personalizzabili ClickUp AI Autopilot che monitorano le attività, aggiornano gli stati e inviano avvisi in base alle tue esigenze specifiche
I vantaggi di ClickUp
- Unifica attività, documenti, chat, lavagne, dashboard e obiettivi in un unico spazio di lavoro
- Consente di posticipare, riprogrammare, delegare, o convertire i promemoria in attività con un solo clic
- Fornisce estesi strumenti di IA per la scrittura, il piano e l'automazione delle attività
- Offre visualizzare flessibili dei progetti, tra cui Elenco, Bacheca, Calendario, Gantt e Sequenza
ClickUp contro
- Curva di apprendimento più ripida per gli utenti nuovi a causa dell'ampia gamma di funzionalità/funzione
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.400 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.300 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
La suite completa di funzionalità/funzioni di ClickUp aiuta singoli e team a organizzare, visualizzare e dare priorità alle attività in modo efficiente.
Fornisce quattro chiari indicatori di priorità, tra cui Urgente, Alta, Normale e Bassa. In questo modo, tutti i membri del team sanno immediatamente quali attività richiedono un'attenzione immediata e quali possono essere programmate per dopo.
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Da una recensione su G2:
Ciò che apprezzo di più è il flusso costante di nuove funzionalità/funzioni e miglioramenti. ClickUp non è solo uno strumento di gestione dei progetti, è una piattaforma completa per la produttività. Lo uso quotidianamente come sistema di ticketing, per comunicare con i client e per organizzare flussi di lavoro complessi. Le funzionalità di intelligenza artificiale sono davvero eccezionali: mi aiutano a trovare i contenuti più velocemente, a dare priorità alle attività e a mantenere il contesto tra i vari progetti. La flessibilità di personalizzare tutto, dalle visualizzazioni alle automazioni, lo rende perfetto per il mio modo di lavorare.
Ciò che apprezzo di più è il flusso costante di nuove funzionalità/funzioni e miglioramenti. ClickUp non è solo uno strumento di gestione dei progetti, è una piattaforma completa per la produttività. Lo uso quotidianamente come sistema di ticketing, per comunicare con i client e per organizzare flussi di lavoro complessi. Le funzionalità di IA sono davvero eccezionali: mi aiutano a trovare i contenuti più velocemente, a dare priorità alle attività e a mantenere il contesto tra i vari progetti. La flessibilità di personalizzare tutto, dalle visualizzazioni alle automazioni, lo rende perfetto per il mio modo di lavorare.
📮 ClickUp Insight: il 50% delle persone organizza il proprio tempo dedicando determinati giorni alle attività amministrative e altri al lavoro mirato, ma solo il 22% dichiara di automatizzare o delegare le attività.
La gestione manuale del tempo è utile, ma non elimina le attività ripetitive che continuano a intralciare il lavoro approfondito. ✔️
Il calendario, il time blocking e gli agenti AI di ClickUp lavorano insieme per proteggere il tuo tempo. Pianifica automaticamente i lavori ripetitivi, sposta le attività in base alla priorità e attiva i promemoria, così la tua settimana scorrerà senza intoppi.
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente utilizzando ClickUp Automazioni, con un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro.
2. Asana (ideale per un project management flessibile e interfunzionale)
Asana è un software di gestione delle attività che consente di impostare notifiche tramite email, push mobili o avvisi sul desktop. Personalizza quando e con quale frequenza vengono attivati, che si tratti di un promemoria una tantum per una scadenza o di avvisi ricorrenti per attività regolari.
Puoi informare membri specifici del team, impostare promemoria in base alle fasi del progetto o attivare notifiche quando cambiano le dipendenze. Il sistema si integra con il tuo flusso di lavoro esistente attraverso bacheche di progetto visive, linee temporali e visualizzazioni del calendario.
Le sue funzionalità di automazione semplificano ulteriormente il processo con regole personalizzate che possono assegnare attività, aggiornare stati o inviare avvisi. Si collega a strumenti come Microsoft Teams e Google Calendar, in modo che le notifiche possano seguire un flusso nel tuo spazio di lavoro senza dover cambiare contesto.
Funzionalità/funzione chiave di Asana
- Imposta le dipendenze delle attività e le attività secondarie per suddividere il lavoro complesso e gestire l'ordine delle attività
- Assegna ruoli, date di scadenza e priorità alle attività con campi personalizzabili per una maggiore efficacia
- Gestisci i carichi di lavoro e l'allocazione delle risorse in modo dinamico con la semplicità del drag-and-drop
- Crea modelli riutilizzabili per progetti e attività per standardizzare le best practice
- Crea flussi di lavoro basati sull'IA o configura agenti IA basati su modelli per svolgere attività ripetitive
Vantaggi di Asana
- Incoraggia la costanza con un promemoria per i team sulle attività di routine e i check-in
- Aiuta i manager a ridurre i follow-up, poiché i promemoria gestiscono gran parte delle sollecitazioni
- Assistenza ai team remoti e distribuiti mantenendo tutti aggiornati indipendentemente dal fuso orario
Asana contro
- Accesso esterno con limite; i collaboratori possono solo visualizzare le attività, non inserire dati o monitorare le ore lavorate
- Le funzionalità avanzate sono disponibili solo a pagamento, a differenza delle alternative ad Asana
- È difficile per i piccoli team organizzarsi
Prezzi di Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mese per utente
- Avanzato: 30,49 $ al mese per utente
- Azienda: Prezzi personalizzati
- Enterprise+: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Asana
- G2: 4,4/5 (oltre 12.300 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 13.500 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Asana è affidabile per la gestione di più progetti. Ti offre uno spazio di lavoro per organizzare e dare priorità alle attività in base all'urgenza, all'importanza e alla data di scadenza. Inoltre, le sue matrici di priorità personalizzabili e i promemoria automatici ti aiutano a bilanciare i carichi di lavoro ed evitare di perdere le scadenze.
Cosa dicono gli utenti reali di Asana?
Una recensione su G2 in condivisione:
Gli aspetti più vantaggiosi di Asana sono le sue funzionalità collaborative, l'uso dell'IA, i servizi di formazione gratis, l'interfaccia utente, il team del supporto, la semplicità e la facilità d'uso... Gli aspetti peggiori di Asana sono la velocità di implementazione di aggiornamenti e funzionalità significativi, le funzionalità di automazione con un limite estremo e la scarsa praticità quando si tratta di condivisione del lavoro tra aziende.
Gli aspetti più vantaggiosi di Asana sono le sue funzionalità collaborative, l'uso dell'intelligenza artificiale, i servizi di formazione gratis, l'interfaccia utente, il team del supporto, la semplicità e la facilità d'uso... Gli aspetti peggiori di Asana sono la velocità di implementazione di aggiornamenti e funzionalità significativi, le funzionalità di automazione con un limite estremo e la scarsa praticità quando si tratta di condivisione del lavoro tra aziende.
🔍 Lo sapevi? Gli studi dimostrano che le persone sono più propense a perseguire i propri obiettivi quando impostano promemoria basati sul tempo ("ricordami alle 7 del mattino") piuttosto che vaghi ("ricordami domani"). La specificità induce il cervello a trattarlo come una scadenza.
3. Trello (ideale per la gestione visiva delle attività e la definizione delle priorità)
Trello è un software gratuito per la project management basato su bacheche Kanban visive che semplificano il monitoraggio delle attività. Puoi creare schede per le attività, spostarle attraverso elenchi personalizzabili (Da fare, in corso, terminato) e avere una visione d'insieme dello stato di avanzamento.
La piattaforma gestisce le notifiche tramite avvisi di data di scadenza, assegnazioni di schede e aggiornamenti sulle attività, in modo che i membri del team rimangano sempre informati.
Per i team che hanno bisogno di qualcosa in più, Trello offre le visualizzazioni Calendario e Sequenza nei piani a pagamento. Offre anche una vasta libreria di Power-Up che si integra con strumenti come Slack, Google Drive e varie app di monitoraggio del tempo.
Butler, lo strumento di automazione di Trello, può impostare azioni basate su regole per ridurre il lavoro manuale. Ad esempio, può spostare automaticamente le schede quando vengono soddisfatte determinate condizioni o inviare promemoria in base alla priorità dei progetti.
Funzionalità/funzioni principali di Trello
- Organizza le attività creando schede dettagliate con date di scadenza, allegati, liste di controllo e assegnatari
- Sfrutta le sue funzionalità/funzione di collaborazione interfunzionale, tra cui commenti, menzioni e registri delle attività in tempo reale
- Aggiungi etichette e filtri personalizzati per organizzare e dare priorità alle bacheche di grandi dimensioni
- Sfrutta i numerosi modelli di monitoraggio dei progetti disponibili nella sua estesa libreria per standardizzare quelli ricorrenti
I vantaggi di Trello
- Offre supporto all'accesso da dispositivi mobili e desktop per il lavoro in mobilità con aggiornamenti in tempo reale
- Imposta promemoria su Google Calendar e altri strumenti grazie alle sue numerose integrazioni (oltre 200) tramite Power-Ups
Trello contro
- Funzionalità di reportistica e dashboard con limite, a meno che non si aggiungano Power-Up
- Limiti al numero di progetti che puoi monitorare contemporaneamente; è difficile passare da un progetto all'altro
- Non è la soluzione ideale per team con progetti grandi o complessi
Prezzi di Trello
- Free
- Standard: 6 $ al mese per utente
- Premium: 12,5 $ al mese per utente
- azienda: *Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Trello
- G2: 4,5/5 (oltre 13.700 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 23.600 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Trello offre una chiara panoramica visiva delle attività utilizzando bacheche Kanban personalizzabili, che consentono di riordinare e dare priorità al lavoro in base all'urgenza e all'importanza.
Inoltre, Butler e le integrazioni facilitano l'esecuzione dei progetti basata sull'IA, aiutando i team a rimanere concentrati sulle attività più critiche.
Cosa dicono gli utenti reali di Trello?
Ecco cosa ha detto un utente di Capterra:
Semplicità e flessibilità. È facile da usare e può supportare un numero di scenari diversi, dalla project management alle basi di conoscenza ai calendari... La gestione degli account utente può essere una sfida. Spesso mi capita di trovare utenti client che dimenticano come si sono registrati e quindi non riescono ad accedere o a ricevere notifiche.
Semplicità e flessibilità. È facile da usare e può supportare un numero di scenari diversi, dalla project management alle basi di conoscenza ai calendari... La gestione degli account utente può essere una sfida. Spesso mi capita di trovare utenti client che dimenticano come si sono registrati e quindi non riescono ad accedere o a ricevere notifiche.
🔍 Lo sapevate? I primi promemoria digitali sono apparsi alla fine degli anni '80 con i primi assistenti digitali personali (PDA) come il Psion Organizer e successivamente il PalmPilot. La gente era stupita dal fatto che un dispositivo portatile potesse ricordare gli appuntamenti al posto loro.
Altre menzioni degne di nota
Sebbene questi strumenti non siano riusciti a entrare nella top 3 delle app di promemoria, puoi utilizzarli per migliorare la project management:
- Monday: Offre funzionalità di automazione per impostare promemoria di avviso basati su trigger specifici, come l'avvicinarsi delle scadenze
- Wrike: Fornisce promemoria automatici per i fogli presenze per aiutare i team a inviare i propri registri in tempo, garantendo il rispetto delle scadenze relative a buste paga, fatturazione e reportistica
- Hive: Offre notifiche audio per avvisi di riunioni, messaggi, assegnazioni di azioni e @menzioni, aggiungendo un ulteriore livello di urgenza alle comunicazioni importanti
💡 Suggerimento professionale: perché occuparti personalmente delle banali attività quotidiane quando puoi programmare un agente AI Autopilot in ClickUp AI da fare al posto tuo?
Attiva un agente Autopilot predefinito, come l'agente Weekly Report o l'agente Team Standup, oppure crea i tuoi agenti Autopilot personalizzati con il nostro builder senza codice.
Questo video ti mostrerà come iniziare!
Come gestire efficacemente più priorità (suggerimenti + best practice)
Quando tutto sembra urgente, è difficile capire a cosa prestare attenzione per primo. Ecco alcune best practice per aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo.
- Utilizza promemoria pre-mortem: Imposta avvisi legati ai punti di rischio. In istanza, puoi creare un promemoria che si attiva se qualsiasi dipendenza slitta di oltre 24 ore
- Adotta il metodo "alert stacking": Continua ad accumulare avvisi per tre punti di controllo critici: quando viene creata un'attività, quando è a metà strada e quando si avvicina la scadenza
- Sfrutta il framework di delega fail-safe: Abbina gli incarichi ad avvisi automatici che ti informano se i progressi si bloccano (ad esempio, lo stato non è cambiato in due giorni)
- Applica un avviso a due canali: Separa gli avvisi urgenti (notifiche push sul cellulare) da quelli non urgenti (email o in-app) nella tua lista delle cose da fare
🧠 Curiosità: I promemoria digitali sono stati testati anche in campo medico. Negli studi clinici, i pazienti che ricevevano promemoria giornalieri via SMS per assumere i farmaci erano fino a due volte più propensi ad aderire ai loro piani terapeutici.
Ecco un promemoria: scegli ClickUp
In fin dei conti, i promemoria e gli avvisi servono a mantenere il controllo del flusso di lavoro senza sentirsi sopraffatti. Mentre Asana e Trello offrono funzionalità solide, ClickUp fa un passaggio in più.
ClickUp ti offre promemoria basati sull'IA, automazioni e avvisi personalizzabili che si adattano al tuo modo di lavorare. Sincronizzazione degli avvisi su desktop, dispositivi mobili e browser per non perdere nulla. Inoltre, ti avvisa mentre regola le priorità, assegna automaticamente le attività e mantiene tutti sulla stessa pagina.
Con le attività di progetto, la documentazione, la reportistica e la comunicazione del team gestiti in un'unica piattaforma basata sull'intelligenza artificiale, ClickUp riduce il work sprawl e diventa l'unico spazio di lavoro convergente basato sull'intelligenza artificiale di cui hai bisogno!
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