Non prepararsi significa prepararsi al fallimento.
Non prepararsi significa prepararsi al fallimento.
Non è solo un modo di dire. Per il 55% delle organizzazioni che faticano a portare a termine i propri progetti con esito positivo, la causa è da ricercarsi nella mancanza di una pianificazione efficiente del lavoro.
Senza un piano chiaro, tutto ciò che riguarda il tuo progetto è vago: obiettivi, tempistiche e responsabilità del team di progetto. Questa confusione può portare a sfide di project management come conflitti tra risorse, superamento del budget e attività che non vengono portate a termine.
Se non sai da dove iniziare, non preoccuparti: abbiamo tutto ciò che ti serve, dai consigli agli strumenti, fino ai modelli gratuiti!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ecco come creare un piano di lavoro in 10 semplici passaggi:
- Definisci l'obiettivo principale del tuo progetto e suddividilo in attività cardine più piccole e misurabili utilizzando il metodo SMART
- Crea un elenco di attività, stima il tempo necessario per ciascuna di esse e definisci cosa è incluso e cosa no, in modo che tutti siano allineati
- Identifica le risorse necessarie, sia interne che esterne, e assegna attività specifiche ai membri del team più adatti
- Imposta scadenze realistiche per ogni attività e visualizza come si svilupperanno nel corso del progetto
- Pianifica le potenziali sfide, come la carenza di risorse o i problemi tecnici, e prepara in anticipo le soluzioni
- Stabilisci un budget chiaro per allocare le risorse in modo efficace, monitorare le spese ed evitare gli eccessi
- Utilizza modelli già pronti per organizzare le attività e impostare le priorità
- Anticipa i rischi come il superamento del budget o i cambiamenti nel team e sviluppa strategie per mitigare queste sfide
- Una volta che tutti conoscono i propri ruoli e il piano è stato definito, inizia l'esecuzione e mantieni il team concentrato sull'obiettivo finale
- Monitora regolarmente lo stato di avanzamento, esamina le metriche chiave e apporta le modifiche necessarie per garantire il corretto svolgimento del progetto e il suo esito positivo
- ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, semplifica la pianificazione del lavoro riunendo progetti, attività, documenti, chat e persino l'IA in un'unica potente piattaforma
Che cos'è un piano di lavoro?
Un piano di lavoro efficace è uno strumento che guida te o il tuo team al completamento di un progetto. Il modo migliore per pensarlo è come una mappa stradale. Definisce i risultati finali del progetto, le attività cardine e i compiti, stabilendo chiaramente chi fa cosa e entro quando. In termini più semplici, un piano di lavoro è il tuo piano d'azione per portare a termine le cose.
Sebbene un piano di lavoro e un piano di progetto possano sembrare la stessa cosa, non sono del tutto intercambiabili. Un piano di lavoro riguarda l'azione. Il "come" alla base del piano di progetto include una panoramica di più alto livello.
Ecco una breve panoramica per distinguere i due concetti:
| Piano di lavoro | Piano di progetto |
| Concentrati sulle attività e sulle responsabilità | Copre la strategia generale, l'ambito del progetto e l'intero processo di realizzazione |
| Suddividi gli elementi di azione per i membri del team | Definisce gli obiettivi generali e le attività cardine del progetto |
| Aiuta a gestire i carichi di lavoro individuali | Aiuta nell'allocazione delle risorse e nella pianificazione dei progetti |
Vantaggi dei piani di lavoro
Ecco come un buon piano di lavoro per il project management può esserti utile:
- Un piano di lavoro solido fornisce al tuo team una direzione chiara e passaggi concreti per le attività da svolgere
- Con un piano di lavoro, i membri del team assumono la titolarità dei propri contributi, favorendo l'esito positivo del progetto
- Un piano di lavoro ti aiuta a organizzare le risorse o il budget prima di iniziare il progetto
- Ti consente di mappare la tua strategia e i tuoi obiettivi per rimanere in carreggiata e raggiungere il tuo traguardo
- Un piano di lavoro funge da guida visiva per gli obiettivi, le attività e i membri del team, semplificando gli aggiornamenti alle parti interessate
Leggi anche: Come creare un piano di progetto di alto livello per il tuo team
I componenti chiave di un piano di lavoro
Allora, come si presenta un piano di lavoro ben strutturato? Analizziamolo nei suoi componenti chiave per capire come ogni parte contribuisce a un processo efficiente e senza intoppi.
- Definisci obiettivi e traguardi: Inizia determinando ciò che desideri ottenere. I tuoi obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART). Ad esempio, potresti fissare l'obiettivo di "aumentare le vendite del 20% in sei mesi attraverso una combinazione di lanci di nuovi prodotti e sconti sulle scorte esistenti"
- Definisci l'ambito del tuo piano di lavoro: Una volta chiariti gli obiettivi, suddividi le attività necessarie per raggiungerli. Questa suddivisione, spesso denominata struttura di suddivisione del lavoro (WBS), chiarisce l'ambito del progetto e impedisce che esso venga modificato
- Stima le risorse necessarie: Esamina l'elenco delle attività e chiediti quali risorse sono necessarie per ciascuna di esse. Le risorse possono includere denaro, materiali, strumenti o persone
- Assegna ruoli e responsabilità: È ora di creare il tuo team. Definisci chiaramente il ruolo e le responsabilità di ciascuno. Assicurati che tutti conoscano le proprie attività e sappiano come collaborare con gli altri
- Stima i costi e crea un budget: Ora che sai di quali risorse hai bisogno, stima i relativi costi. Assegna un valore alla manodopera, ai materiali e alle altre risorse. Quindi, crea un budget che copra tutti questi costi
- Crea una pianificazione del progetto: per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi, imposta una pianificazione. Utilizza strumenti come grafici Gantt, calendari, modelli di pianificazione dei progetti o bacheche Kanban per visualizzare sequenze, scadenze e dipendenze
- Elenca rischi, vincoli e ipotesi: Infine, identifica i potenziali rischi o vincoli che potrebbero influire sul progetto. Più pianifichi questi aspetti, meglio il tuo team sarà in grado di affrontare le sfide
👀 Lo sapevate? Un recente rapporto PMI Pulse of the Profession afferma che le scarse prestazioni dei progetti costano alle aziende il 9-10,5% dei loro investimenti.
Come creare un piano di lavoro
Un piano di lavoro solido basato sulle best practice del project management può fare la differenza nell'esito positivo di un progetto. Software come ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, può rendere la creazione di un piano di lavoro semplicissima!
📮ClickUp Insight: I team con prestazioni scarse sono quattro volte più propensi a gestire più di 15 strumenti, mentre quelli con prestazioni elevate mantengono l'efficienza limitando il proprio kit di strumenti a nove piattaforme o meno. Ma che ne dici di utilizzare una sola piattaforma?
Come app completa per il lavoro, ClickUp riunisce attività, progetti, documenti, wiki, chat e chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. ClickUp funziona per ogni team, rende il lavoro visibile e ti consente di concentrarti su ciò che conta, mentre l'IA si occupa del resto.
Vediamo i passaggi per creare un piano di lavoro che mantenga tutto in carreggiata:
Passaggio 1: Identifica un obiettivo
La prima cosa da fare è definire l'obiettivo del progetto.
Qual è l'obiettivo principale? Vuoi migliorare la fornitura dei servizi ai clienti? Oppure ti stai preparando ad ampliare le operazioni e aumentare il lavoro richiesto?
Una volta definito l'obiettivo principale, suddividilo in attività cardine o obiettivi specifici. Utilizza il metodo SMART per orientare i tuoi obiettivi.
Con ClickUp Obiettivi, puoi monitorare visivamente i tuoi obiettivi, suddividendo quelli più grandi in passaggi più piccoli e misurabili e monitorando i tuoi KPI.
Ad esempio, se l'obiettivo principale della tua ultima campagna è aumentare la notorietà del marchio, potresti fissare traguardi specifici come migliorare la copertura del 50% o aumentare il tasso di clic del 20%. Successivamente, potrai monitorare le prestazioni della campagna in tempo reale sulle piattaforme scelte.
La parte migliore è che puoi facilmente modificare il tuo piano di lavoro in ClickUp. ClickUp Sprints ti consente di pianificare e implementare sprint per testare diverse strategie, monitorare i risultati e apportare modifiche rapidamente per rimanere in carreggiata.
Passaggio 2: delineare l'ambito del progetto
Ora è il momento di definire l'ambito del progetto. Ciò significa definire tutte le attività e le attività secondarie da completare, impostare i team e stimare il budget.
Quando crei l'elenco delle attività, includi la durata stimata per valutare quanto tempo richiederà ogni passaggio.
I tuoi obiettivi e traguardi giocano un ruolo chiave in questo senso. Guidano le tue decisioni relative all'ambito di lavoro e definiscono la direzione del progetto. Con un ambito ben definito, tutti sanno esattamente cosa è incluso e cosa non lo è. Ciò mantiene il progetto focalizzato e allineato verso un'unica visione.
Passaggio 3: Elenca le risorse e assegna le attività
Per portare a termine il lavoro occorrono risorse. Tutto, dal completamento dei documenti e delle risorse interne all'assunzione di consulenti esterni o alla richiesta di un budget aggiuntivo.
Una volta identificato ciò che è necessario, assegna le attività ai membri del team per evitare confusione in seguito. Sii chiaro su chi è responsabile di ciascuna attività.
💡Suggerimento: vuoi delegare un'attività a più membri del team? È semplice con la funzionalità/funzione Assegnatari multipli di ClickUp!
Le attività di ClickUp possono aiutarti a gestire tutto. Crea un'attività per ogni area di lavoro, che si tratti di social media, email o creazione di contenuti. Puoi anche creare attività secondarie per ogni attività, assegnarle ai membri del team e impostare le date di scadenza.
Puoi anche utilizzare le attività per aggiungere liste di controllo in ClickUp per i passaggi chiave del tuo piano di lavoro. Ad esempio, se il tuo piano è quello di pubblicare 50 post sul blog al mese, spunta le fasi come la bozza, l'approvazione e la pubblicazione per ogni post in modo che nulla venga tralasciato.
Passaggio 4: stabilisci una sequenza chiara
Un piano di lavoro è efficace solo se ha una scadenza. Assicurati quindi di impostare scadenze chiare per ogni attività. Anche se queste scadenze potrebbero cambiare, sono fondamentali per mantenere il team in carreggiata e gestire le aspettative dei client.
La funzionalità Sequenza di ClickUp è l'ideale per questo scopo. Ti consente di mappare visivamente il tuo piano di lavoro, mostrando come si svolgono le attività e i progetti nel tempo. Puoi impostare date di inizio e fine e assegnare codici colore a diverse attività o canali multimediali. Le attività cardine e le scadenze chiave sono facili da monitorare, aiutandoti a tenere tutto sotto controllo.
Abbina la Sequenza alla visualizzazione Calendario di ClickUp per avere una panoramica del tuo piano giornaliero. Questa combinazione garantisce che tutti siano sulla stessa pagina e abbiano una visione chiara del programma a lungo termine e delle scadenze imminenti.
💡Suggerimento per esperti: utilizza la vista Grafico di Gantt in ClickUp per impostare e monitorare le dipendenze delle attività. Ciò è utile per evitare colli di bottiglia e garantire che le attività procedano nella sequenza richiesta.
Passaggio 5: Identifica i potenziali ostacoli
Anche i piani migliori incontrano ostacoli. Problemi imprevisti, come malattie dei membri del team o problemi tecnici, possono compromettere lo stato di avanzamento. Identifica tempestivamente i potenziali rischi e crea piani di backup. Questo approccio proattivo ti aiuta a rimanere flessibile quando sorgono delle sfide.
La vista Bacheca Kanban di ClickUp semplifica l'individuazione dei ritardi visualizzando le attività in un flusso di lavoro chiaro e drag-and-drop. Puoi vedere dove si accumulano le attività, indicando i colli di bottiglia, e monitorare i progressi con aggiornamenti di stato come "In corso" o "Bloccato". I limiti WIP (lavoro in corso) aiutano a prevenire il sovraccarico limitando il numero di attività in ogni fase. Inoltre, gli aggiornamenti in tempo reale e le automazioni avvisano i team quando le attività si bloccano, assicurando che nulla sfugga al controllo.
Passaggio 6: crea un budget
Un budget solido è fondamentale per mantenere il tuo piano di lavoro sulla strada giusta. Ti aiuta ad allocare le risorse, monitorare le spese e concentrarti sui tuoi obiettivi finanziari. Senza un budget chiaro, rischi di spendere troppo o di perdere investimenti chiave.
Utilizza i campi personalizzati di ClickUp per creare un tracker di budget per il tuo piano di lavoro. Per una campagna promozionale ad alto rischio, ad esempio, puoi creare campi per ogni canale multimediale, impostare un budget assegnato per canale, monitorare la spesa effettiva e misurare il ROI per identificare il canale più redditizio e raddoppiare il lavoro richiesto.
In questo modo, potrai anche monitorare la spesa complessiva e apportare le modifiche necessarie.
Passaggio 7: traccia un programma
La creazione di un programma è fondamentale per organizzare ed eseguire il piano di lavoro. Una sequenza chiara consente a tutti di rimanere in linea con gli obiettivi e garantisce che le attività vengano completate in tempo. Aiuta a prevenire il caos e consente al team di rimanere concentrato.
ClickUp offre una vasta libreria di modelli di piani di lavoro già pronti per aiutarti a pianificare e visualizzare il tuo programma. Ad esempio, il modello di piano di lavoro per progetti ClickUp ti consente di gestire tutto in un unico posto, dall'inizio alla fine. Ti aiuta a:
- Imposta obiettivi e sequenze temporali realistici per ogni attività
- Assegna responsabilità chiare per evitare confusione
- Monitora lo stato e le attività cardine in tempo reale
Questo modello consente di utilizzare nove campi personalizzati, quali Pianificazione, Lavoro richiesto, Durata effettiva in giorni, Data di inizio effettiva e Durata in giorni, per acquisire i dettagli chiave del progetto e visualizzare facilmente il programma di lavoro, garantendo un monitoraggio e un allineamento delle sequenze temporali senza intoppi.
Puoi anche utilizzare il modello di piano di lavoro semplice di ClickUp per un approccio facile da gestire. Ti aiuta a suddividere tutte le attività che devono essere completate prima della conclusione del progetto. Puoi:
- Importa attività e date da un elenco esistente o inizia da zero
- Assegna livelli di priorità alle attività in modo che il team sappia cosa è più importante
- Aggiungi date di inizio e di scadenza per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina
Il modello include anche campi personalizzati, che consentono di adattarlo alle proprie esigenze. Indipendentemente dalle dimensioni, è un punto di partenza flessibile per qualsiasi progetto o attività.
Leggi anche: Modelli gratuiti di piani di progetto in Excel e ClickUp
Passaggio 8: Gestisci rischi, vincoli e ipotesi
La gestione dei rischi è una parte chiave di qualsiasi piano di lavoro.
I rischi potenziali vanno dalla perdita di un membro chiave del team durante una fase critica della pianificazione all'insorgere di vincoli di budget imprevisti.
Siediti con il tuo team e rifletti sui possibili rischi e su come gestirli. Con le lavagne online di ClickUp, puoi collaborare in tempo reale, creando uno spazio condiviso per lo scambio di idee. Identifica i potenziali colli di bottiglia e pianifica soluzioni in anticipo per una migliore gestione dei rischi.
Utilizza note adesive, diagrammi di flusso e connettori per visualizzare i fattori di rischio e il loro impatto sul progetto. Assegna le attività direttamente dalla lavagna online, collegandole agli elementi di azione nel flusso di lavoro per un'esecuzione senza intoppi. Grazie alla modifica e ai commenti in tempo reale, tutti rimangono allineati sui piani di emergenza e sui passaggi successivi.
Approfondisci la pianificazione dei progetti sulle lavagne online con i suggerimenti condivisi nel video qui sotto!
👀Lo sapevi? Secondo il rapporto State of Project Management di Wellingtone, il 64% dei project manager include la gestione dei rischi nella pianificazione dei propri progetti.
Passaggio 9: Esegui il piano
Una volta che tutto è pronto e tutti conoscono il proprio ruolo, è il momento di passare all'esecuzione del progetto.
La chat di ClickUp consente al team di gestire le responsabilità assegnate, condividere aggiornamenti e porre domande senza uscire dall'area di lavoro del progetto.
📮ClickUp Insight: Circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione in team. Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento.
Con una soluzione integrata come ClickUp Chat, i thread delle chat vengono mappati su progetti e attività specifici, mantenendo le conversazioni contestualizzate e prontamente disponibili.
Automatizza i passaggi ripetitivi con le automazioni di ClickUp per semplificare i passaggi di consegne e le approvazioni.
Un piano di lavoro solido è un punto di riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto, che mantiene tutti sulla strada giusta, anche se non hai un project manager.
Con oltre 15 visualizzazioni ClickUp, monitorare il tuo piano di lavoro e lo stato di avanzamento in tempo reale è semplice.
Ad esempio, utilizza la vista Calendario per tenere sotto controllo scadenze e attività cardine importanti, le bacheche Kanban per monitorare le attività nelle varie fasi di completamento e la vista Elenco per avere una panoramica completa di tutti i componenti del progetto.
Passaggio 10: monitorare e fornire risultati
Il lavoro non si ferma una volta che il piano è in atto. Man mano che il progetto procede, è necessario monitorare le prestazioni e apportare le modifiche necessarie.
Le dashboard di ClickUp offrono una visione in tempo reale dello stato di avanzamento delle attività, aiutandoti a monitorare metriche chiave come il completamento, le sequenze temporali e la disponibilità e l'utilizzo delle risorse. Con oltre 50 schede e grafici personalizzabili, puoi monitorare le prestazioni del team, le scadenze delle attività e l'impegno lavorativo.
Questi dati ti aiutano a identificare i problemi, adeguare le strategie e mantenere il team sulla strada giusta per il completamento positivo del progetto.
Modelli gratuiti di piani di lavoro
In qualità di manager, team leader o imprenditore, sai bene che un piano di lavoro solido è fondamentale per mantenere i progetti in carreggiata. Aiuta a gestire le sequenze, allocare le risorse e guidare il processo decisionale.
Crearne uno da zero può essere difficile, ma i modelli già pronti possono aiutarti. Questi modelli personalizzabili ti consentono di iniziare rapidamente e adattare il tuo piano alle esigenze del tuo progetto.
Ecco i nostri modelli di piano di lavoro consigliati:
1. Il modello di piano di lavoro annuale ClickUp
Se vuoi mantenere il tuo team o la tua azienda sulla strada giusta durante tutto l'anno, il modello di piano di lavoro annuale di ClickUp è esattamente ciò di cui hai bisogno. È stato creato per aiutarti a fissare obiettivi a lungo termine e suddividerli in passaggi gestibili.
Con sezioni dedicate alle responsabilità e allo stato delle attività, questo modello ti consente di essere sempre informato sullo stato di avanzamento complessivo del progetto, garantendo al contempo la responsabilità del tuo team. Questo modello fornisce la struttura necessaria per garantire che i tuoi obiettivi diventino realtà.
⚡️Ideale per: Project manager che pianificano e monitorano progetti e iniziative su larga scala durante tutto l'anno
2. Il modello di piano di lavoro da remoto di ClickUp
Gestire team remoti può essere complicato, soprattutto quando tutti lavorano da posizioni diverse. Il modello di piano di lavoro da remoto di ClickUp semplifica la collaborazione e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina. Classifica i progetti in base al loro impatto, aiutando il tuo team a dare priorità a ciò che conta di più.
È possibile aggiungere obiettivi specifici, informazioni sul budget, livelli di lavoro richiesto e risultati chiave per ogni progetto. In questo modo, tutti sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro e possono accedere a tutti i dettagli del progetto in un unico posto, migliorando la collaborazione remota.
⚡️Ideale per: Gestori di team remoti che coordinano attività, gestiscono carichi di lavoro e garantiscono una comunicazione efficace all'interno di team distribuiti
3. Il modello di piano di 12 settimane di ClickUp
Questo modello è perfetto se lavori su base trimestrale o hai bisogno di un piano mirato per le prossime 12 settimane. Il modello di piano di 12 settimane di ClickUp ti aiuta a suddividere le attività in elementi gestibili.
Tieni traccia degli obiettivi personali e lavorativi mantenendo una panoramica chiara dei tuoi progressi. Utilizza il modello per elencare le attività, impostare le date di scadenza e definire le priorità per i prossimi tre mesi. Ti aiuta anche a rimanere concentrato con il monitoraggio dei progressi e categorie come "lavoro", "personale" o "finanze"
⚡️Ideale per: Persone concentrate sulla produttività personale, l'impostazione di obiettivi e la gestione del tempo su base trimestrale
Leggi anche: Modelli gratuiti per la pianificazione delle risorse in Excel e ClickUp
Best practice per l'implementazione dei piani di lavoro
Prima di iniziare a creare il tuo piano di lavoro, ecco alcuni suggerimenti rapidi per aiutarti a evitare errori comuni:
- Coinvolgi fin da subito gli stakeholder chiave: coinvolgere le persone giuste sin dall'inizio mantiene tutti allineati agli obiettivi del progetto e garantisce il loro coinvolgimento
- Stabilisci canali di comunicazione chiari e frequenti: Decidi quali strumenti e canali utilizzare per la collaborazione, come un software dedicato al project management, e imposta controlli regolari per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori
- Includi tempo di riserva: utilizza i dati dei progetti passati per stimare la durata delle attività e includere tempo di riserva per ritardi imprevisti
- Documenta tutto: Tieni traccia dei dettagli chiave come sequenze, budget e feedback. Sebbene all'inizio richieda molto tempo, la documentazione velocizza la pianificazione futura
- Utilizza un'unica fonte di verità: utilizza un software di gestione delle risorse per conservare tutto in un unico posto e ridurre gli errori. Inoltre, automatizza attività come la reportistica e gli aggiornamenti di stato, consentendoti di risparmiare tempo
Gestisci meglio il tuo piano di lavoro con ClickUp
Pianificare il lavoro non deve essere complicato. Con il piano di lavoro e gli strumenti di project management giusti, puoi semplificare il processo di pianificazione e rimanere in carreggiata.
ClickUp semplifica l'organizzazione di tutto in un unico posto. Puoi vedere chiaramente le attività del tuo team, monitorare lo stato di avanzamento e aggiornare rapidamente la sequenza del progetto o riassegnare il lavoro. Puoi anche colmare le lacune nella pianificazione con nuovi progetti e rispettare il budget. I dati in tempo reale ti aiutano a prendere decisioni più intelligenti e a garantire il corretto funzionamento di tutto.
Sei pronto a prendere il controllo della pianificazione del tuo lavoro? Registrati gratuitamente a ClickUp e inizia a gestire le risorse dei tuoi progetti senza intoppi!