Immagina questo scenario: stai gestendo un progetto di costruzione residenziale e la squadra addetta al calcestruzzo ha terminato di gettare le fondamenta. Tuttavia, le travi in acciaio non arrivano in tempo a causa di un problema con il fornitore. Ora i saldatori sono costretti a stare con le mani in mano e l'intero piano del progetto di costruzione è bloccato.
È un classico effetto domino che porta all'87% dei progetti a subire ritardi.
Un programma di costruzione solido previene tutto questo mappando attività, scadenze e dipendenze. Microsoft Excel è uno strumento indispensabile che offre funzionalità personalizzabili per creare questi programmi.
Puoi creare una sequenza chiara del progetto, aggiornarla man mano che le cose cambiano e mantenere tutti allineati. Vediamo quindi come creare un programma di costruzione in Excel per garantire il corretto svolgimento dei tuoi progetti.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- I progetti di costruzione spesso subiscono ritardi a causa di una pianificazione inadeguata o di problemi di coordinamento.
- Microsoft Excel è uno strumento molto diffuso tra i responsabili di cantiere per la creazione di programmi di costruzione personalizzati e il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti.
- Inizia con un semplice modello di diagramma di Gantt per organizzare le attività, assegnare i membri del team del progetto e visualizzare le sequenze.
- Personalizza il tuo modello Excel con colori, note e formattazione di facile lettura per semplificare il monitoraggio.
- Gli aggiornamenti manuali, le modifiche soggette a errori e la difficoltà di gestire le dipendenze possono diventare problematici nei progetti di grandi dimensioni.
- Quando le cose si complicano, valuta la possibilità di passare a un software di gestione dei lavori edili come ClickUp per usufruire di funzionalità avanzate e una collaborazione più fluida.
Come creare un programma di costruzione in Excel?
La creazione di un programma di costruzione in Excel richiede competenze nel settore edile e alcune abilità nell'uso dei fogli di calcolo. Una volta acquisite le conoscenze necessarie, ecco i passaggi da seguire per creare un programma che aumenti l'efficienza della costruzione:
Passaggio 1: cerca il modello
- Apri Excel e fai clic su Nuovo. Oppure vai su File > Nuovo
- Scorri verso il basso fino a trovare i modelli denominati Gantt project planner o Agile Gantt grafico.
- In alternativa, puoi anche cercare Pianificazioni.
- Scorri fino in fondo alla pagina per trovare un grafico di Gantt semplice.
Questo modello Excel ti aiuta a organizzare il tuo progetto di costruzione elencando le attività, le date di inizio e fine, i membri del team assegnati e effettuando il monitoraggio dei progressi con la percentuale di completamento.
- Clicca sul modello per aprirlo. Quindi, seleziona Crea per utilizzare il file.
Passaggio 2: inserisci i dettagli
Il modello è suddiviso in modo chiaro in fasi e attività. Considera le fasi come le attività cardine che devi raggiungere, mentre le attività sono le istruzioni dettagliate per arrivarci.
La sequenza del diagramma di Gantt è la parte più interessante. Mostra come le attività sono collegate tra loro, evidenziando le dipendenze a colpo d'occhio.
Ad esempio, se "Condurre studi" e "Stabilire comunicazioni" si sovrappongono, significa che il lavoro di squadra e il multitasking sono in pieno svolgimento.
📌 Esempio:
Fase 1: Preparazione del sito (avvio)
Attività 1: definire gli obiettivi
- Assegnato a: Micheal Lee (Project manager di progetto)
- Inizio: 24 gennaio 2025 | Fine: 27 gennaio 2025 | Stato: 50%
- Esempio: definizione delle specifiche e degli obiettivi di costruzione, quali dimensioni del sito, misure di sicurezza e sequenza prevista.
Attività 2: Condurre studi
- Assegnato a: Sarah Doe (Ingegnere topografo)
- Inizio: 27 gennaio 2025 | Fine: 29 gennaio 2025 | stato: 60%
- Esempio: completamento di rilievi topografici, analisi del suolo e analisi dell'impatto ambientale
Attività 3: Stabilire le comunicazioni
- Esempio: impostazione dei canali di comunicazione tra appaltatori, fornitori e team di costruzione
- Assegnato a: Jens Cook (Responsabile della comunicazione)
- Inizio: 29 gennaio 2025 | Fine: 2 febbraio 2025 | stato: 50%
Ripeti questa procedura per ogni fase di costruzione per creare un programma di progetto chiaro e attuabile.
Passaggio 3: formattare il modello
Un modello ben strutturato semplifica il project management dei progetti di costruzione.
Ecco come renderlo chiaro e professionale:
- Aggiungi o rimuovi righe: hai più attività? Aggiungi righe extra. Ne hai meno? Riduci il numero di righe. Non dimenticare di estendere le formule del diagramma di Gantt per mantenere tutto in stato di sincronizzazione.
- Cambia i colori: rendilo accattivante! Usa tonalità vivaci per evidenziare le attività chiave o dare a ogni fase un tocco personale.
- Aggiungi note: inserisci una colonna per le note in cui riportare dettagli importanti, priorità o scadenze.
- Rinomina i dettagli del progetto: inserisci il nome del tuo progetto, il responsabile o le informazioni sulla tua azienda per dare un tocco personale.
- Modifica il layout della pagina: ruotala in verticale o in orizzontale, modifica i margini o scegli la dimensione della carta corretta per facilitare la stampa.
💡 Suggerimento professionale: vuoi formattare più celle contemporaneamente? Tieni semplicemente premuto Ctrl (o Shift+Opzione su Mac) per effettuare una selezione di più celle e applicare le modifiche a tutte le celle selezionate contemporaneamente. In questo modo risparmierai tempo e manterrai la coerenza in tutto il tuo programma.
Ricorda: Microsoft Excel non salva automaticamente le modifiche apportate. È quindi importante selezionare File > Salva o utilizzare le scorciatoie:
- Ctrl+S (PC)
- Comando+S (Mac)
Ecco fatto! Il tuo modello personalizzato di programma di costruzione è in Excel, completamente formattato e pronto all'uso.
Per saperne di più: Il miglior software di project management per progetti di costruzione per Mac
Limiti della creazione di un programma di costruzione in Excel
Microsoft Excel è ottimo per creare programmi annuali, trimestrali, mensili e settimanali per l'intero progetto. Tuttavia, presenta alcuni limiti che possono rendere un po' complicata la gestione di progetti complessi.
Ecco cosa devi tenere a mente:
- Aggiornamenti che richiedono tempo: ogni modifica comporta regolazioni manuali. Per i progetti di grandi dimensioni, questo è fonte di grattacapi (ed errori) ❌
- Sfide di collaborazione: la condivisione dei file può causare confusione tra le versioni, con conseguente disallineamento della sincronizzazione dei team ❌
- Gestione manuale delle dipendenze: gestire manualmente le dipendenze non è un gioco da ragazzi. Basta spostare una Sequenza e passerai ore ad aggiornare le attività correlate ❌
- Soggetto a errori: un errore di battitura o un errore nella formula possono compromettere l'intero programma, e Excel non ti avviserà ❌
- Visualizzazione limitata: le righe e le colonne non sono sufficienti per sequenze complesse, rendendo difficile avere una visione d'insieme ❌
- Diventa ingestibile: man mano che il tuo progetto cresce, aumenta anche il caos nel tuo foglio di calcolo, trasformandolo in un incubo gestionale ❌
In breve, Excel è ottimo per creare programmi semplici e veloci. Ma quando i progetti diventano complessi, è il momento di passare al livello successivo. È qui che entra in gioco il software di pianificazione dei lavori edili, che offre funzionalità avanzate e un controllo dei progetti senza sforzo, indipendentemente dalla loro entità o complessità.
📮ClickUp Insight: L'83% dei knowledge worker utilizza principalmente email e chat per comunicare con il proprio team.
Tuttavia, quasi il 60% della loro giornata lavorativa viene perso passando da uno strumento all'altro e cercando informazioni. Con un'app completa per il lavoro come ClickUp, la project management, la messaggistica, le email e le chat convergono tutte in un unico posto! È ora di centralizzare e dare energia!
Crea programmi di costruzione con ClickUp
I programmi di costruzione comportano dipendenze tra le attività, coordinamento del team e logistica dei materiali. I fogli di calcolo non sono sufficienti e mancano di visibilità in tempo reale, il che rende l'individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio dei progressi un incubo.
Le conseguenze? Scadenze non rispettate, team inattivi e budget fuori controllo. Ecco perché i responsabili della costruzione hanno bisogno di uno strumento affidabile per il project management dei progetti di costruzione che:
- Aggiorna automaticamente le sequenze in caso di ritardi per mantenere tutto in linea con i tempi previsti.
- Monitora lo stato in tempo reale per individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia.
- Centralizza la comunicazione in modo che appaltatori, fornitori e clienti rimangano allineati.
- Gestisci la pianificazione delle risorse e la consegna dei materiali con promemoria per evitare sovraffollamenti o tempi di inattività.
- Monitora le ispezioni e i permessi per evitare problemi di conformità.
ClickUp è un software di project management all-in-one che soddisfa tutte queste esigenze. Che tu stia gestendo attività, effettuando il monitoraggio degli obiettivi o automatizzando processi ripetitivi, offre una piattaforma altamente personalizzabile che si adatta alle esigenze del tuo team.
ClickUp è una straordinaria soluzione all-in-one che sostituisce Docs, Excel e altri strumenti di project management. Ha permesso al mio team di organizzarsi meglio e migliorare l'efficienza operativa, oltre a fornire una maggiore visibilità sull'impatto del nostro lavoro.
ClickUp è una straordinaria soluzione all-in-one che sostituisce Docs, Excel e altri strumenti di project management. Ha permesso al mio team di organizzarsi meglio e migliorare l'efficienza operativa, oltre a fornire una maggiore visibilità sull'impatto del nostro lavoro.
Ecco come il software di gestione delle costruzioni ClickUp si adatta ulteriormente alle tue esigenze:
1. Visualizza e pianifica con viste flessibili
Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di costruzione e che il programma sia completamente scombussolato. Le attività si sovrappongono, le scadenze slittano e i membri del team lavorano su versioni diverse del piano.
Un giorno arriva l'elettricista, ma la squadra di idraulici sta ancora posando i tubi. Ora hai due squadre che si intralciano a vicenda, sprecando tempo e risorse. 🤹
Tutto perché il programma non era sufficientemente personalizzabile per effettuare il monitoraggio dello stato di ciascun team in modo sensato per loro. Un po' di flessibilità avrebbe potuto evitare quel caos e creare una struttura di suddivisione del lavoro migliore.
Visualizzazione della vista Gantt di ClickUp
La vista Gantt di ClickUp consente di visualizzare facilmente le fasi del progetto, le dipendenze delle attività e le scadenze in un unico posto. Se qualcosa subisce un ritardo, tutte le attività dipendenti vengono automaticamente spostate, così non dovrai modificarle manualmente una per una.
Quindi, se l'idraulico è in ritardo, il programma si aggiornerà automaticamente senza che tu debba rielaborare tutto. È un modo semplice per mantenere tutto in linea con i tempi previsti, anche in caso di ritardi.
📌 Esempio: se l'impianto idraulico subisce un ritardo di 3 giorni, il grafico Gantt sposta automaticamente di 3 giorni le attività relative all'impianto elettrico e al cartongesso. In questo modo nessuno anticiperà il proprio lavoro e non dovrai pagare per i tempi di inattività.
Vista Mappa ClickUp
Gestire più cantieri contemporaneamente può trasformarsi rapidamente in un disastro logistico. Senza una visione chiara di dove si svolge ogni attività, i team possono finire nei posti sbagliati, le risorse vengono sfruttate in modo eccessivo e le attività critiche vengono trascurate.
Il risultato? Lavoratori che affollano le stesse aree, attrezzature nei posti sbagliati e un programma completamente scombussolato. 😵💫
La vista Mappa di ClickUp è la soluzione a questa follia. Ti consente di vedere con precisione dove si svolge ogni attività o fase in tutte le sedi, in modo da poter pianificare strategicamente, collocare i team dove sono necessari ed evitare il sovraffollamento.
📌 Esempio: supponiamo che tu stia gestendo tre cantieri edili con attività quali scavi, impianti idraulici e strutture. Con la vista Mappa, puoi inserire degli elementi fissi personalizzabili per ogni cantiere e contrassegnarli con colori diversi a seconda dello stato dell'attività: verde per terminato, giallo per in corso e rosso per in ritardo. Quindi, se la carpenteria è stata completata in un sito (verde), ma l'impianto idraulico è in ritardo in un altro (rosso), puoi facilmente adeguare le risorse o i programmi.
Vista Carico di lavoro di ClickUp
Il sovraccarico di attività è un problema reale nel settore edile. Troppe attività assegnate a una sola persona possono portare a esaurimento, mancato rispetto delle scadenze e un progetto che sembra costantemente in ritardo.
Senza una visione chiara di chi sta facendo cosa, le cose possono rapidamente sfuggire di mano.
È qui che entra in gioco ClickUp Vista Carico di lavoro. Ti mostra chi è assegnato a quali attività e quando, così puoi facilmente individuare se qualcuno è sovraccarico di lavoro. Con pochi clic, puoi riassegnare le attività e bilanciare il carico di lavoro all'interno del tuo team.
Il risultato? Nessuno sarà sommerso dal lavoro, le attività saranno terminate in tempo e il tuo progetto procederà secondo i piani.
📌 Esempio: al lavoratore A sono stati assegnati gli scavi nel sito 1 e l'impianto idraulico nel sito 2, ma entrambe le attività sono previste per la stessa settimana. Con la vista Carico di lavoro, puoi vedere che il lavoratore A è sovraccarico. Puoi riassegnare rapidamente l'impianto idraulico nel sito 2 al lavoratore B che ha meno attività.
Vista Bacheca di ClickUp
La vista Bacheca di ClickUp ti aiuta a gestire le attività di progetto man mano che passano attraverso le varie fasi, da "Da fare" ➡ ️ "In corso"➡ "Completato".
È un modo rapido per vedere a che punto sono le cose e cosa richiede attenzione. Puoi anche assegnare un codice colore alle attività per indicarne la priorità ed evidenziare quelle che richiedono attenzione immediata, come ad esempio:
- Un'attività in rosso indica un'ispezione in ritardo che deve essere riprogrammata.
- Un'attività contrassegnata in giallo indica materiali che sono in linea con il programma ma che richiedono un maggiore controllo.
📌 Esempio: supponiamo che tu stia supervisionando un progetto di costruzione commerciale. Crea delle colonne per attività quali l'approvvigionamento dei materiali, gli incarichi dei subappaltatori e le ispezioni.
- Da fare: inizia con attività come "Ordinare i mattoni", "Assumere un elettricista" e "Pianificare l'ispezione dell'impianto idraulico".
- In corso: una volta ordinati i mattoni, sposta "Ordina mattoni" nella colonna "In corso". Quando viene assunto l'appaltatore elettrico, sposta anche "Assumi appaltatore elettrico" in questa colonna.
- Completato: dopo che i materiali sono stati consegnati e l'appaltatore ha iniziato il lavoro, sposta queste attività nella colonna "Completato".
2. Inizia subito con i modelli predefiniti
Creare un nuovo programma per ogni progetto? È come posare mattoni a mano quando si dispone di una betoniera: inutile e faticoso. Un modello di gestione dei lavori edili predefinito ti fa risparmiare ore di lavoro, così puoi concentrarti sulla gestione del cantiere invece di lottare con i fogli di calcolo.
Il modello di gestione delle costruzioni ClickUp mappa l'intero flusso di lavoro di costruzione, coprendo tutto, dalle tempistiche delle attività, all'allocazione delle risorse e al budgeting, alle ispezioni in cantiere, ai programmi dei subappaltatori e ai protocolli di sicurezza.
Il modello offre quattro visualizzazioni personalizzate, rendendolo adattabile a diversi tipi di attività di project management:
- 🗓️Visualizzazione calendario: tieni sotto controllo le tue sequenze in modo che nessuna scadenza ti cogli di sorpresa.
- 📋 Vista Elenco: suddividi le attività, effettua il monitoraggio dei budget e assegna le risorse senza perdere un colpo.
- 📊 Sequenza: disponi le date del progetto in un flusso orizzontale fluido e facile da seguire.
E poiché i progetti di costruzione sono spesso soggetti a imprevisti, puoi impostare stati personalizzati come "In attesa di ispezione" o "Ritardo dovuto alle condizioni meteorologiche" per individuare i colli di bottiglia prima che compromettano il tuo programma.
💡 Suggerimento professionale: puoi anche utilizzare modelli di budget di costruzione per monitorare l'impatto dei costi direttamente nel programma del tuo progetto. Ad esempio, collega il campo "costo dei materiali" nel tuo modello di budget all'attività "Ordina mattoni" nel tuo grafico Gantt. Il campo relativo al costo dei materiali verrà aggiornato se l'attività subisce un ritardo. In questo modo sarai avvisato di eventuali costi aggiuntivi dovuti a Lead time prolungato o aumenti di prezzo.
Per saperne di più: Software di gestione delle costruzioni per piccole imprese aziendali
Best practice per la pianificazione dei lavori di costruzione
Creare un programma di costruzione è come costruire una casa, poiché è fondamentale gettare le basi e assicurarsi che tutto si incastri alla perfezione. Ecco quindi alcune best practice per mantenere il tuo programma in ordine durante il progetto.
Piano per un margine di tempo
Aspettati l'inaspettato, perché nel settore edile è inevitabile. Che si tratti di pioggia, ritardi nelle forniture o di quel subappaltatore che è sempre in ritardo, i lavori subiranno dei ritardi. Quindi, perché non concederti un po' di respiro? ✅
🚧 Esempio: se il tuo team sta gettando il calcestruzzo, operazione che non può essere eseguita in caso di pioggia, aggiungi qualche giorno in più al programma. In questo modo, se il tempo ti gioca un brutto scherzo, non dovrai affannarti per recuperare il tempo perso. Con un margine di tempo integrato, gestirai i ritardi come un professionista, non come un project manager in preda al panico.
Coinvolgi tutto il team
Un programma di costruzione non è solo per il project manager, ma per l'intero team. Tutti, dalla squadra ai subappaltatori, dovrebbero avere visibilità sul programma.
In questo modo, se qualcuno nota un problema, come ad esempio il getto di calcestruzzo programmato durante un weekend festivo, potrà avvisarti prima che diventi un problema più grave.
Stabilisci attività cardine chiare
Le attività cardine non sono solo per i maratoneti, ma anche per i progetti di costruzione. Si tratta di grandi traguardi, come la completa realizzazione delle fondamenta o del tetto, che ti fanno capire che sei sulla strada giusta.
🚧 Esempio: supponiamo che siate a metà dell'opera e vi rendiate conto che il team elettrico è in anticipo rispetto al programma. Potete festeggiare questo traguardo e sapere che avete un po' di margine di manovra se un'altra fase dovesse subire dei ritardi. In ClickUp è possibile contrassegnare le attività cardine con colori diversi, in modo che saltino subito all'occhio e si sappia sempre esattamente a che punto si è arrivati nel progetto.
Usa le dipendenze in modo intelligente
Le dipendenze tra le attività sono come tessere di domino: se un'attività subisce un ritardo, tutte le altre potrebbero risentirne.
🚧 Ad esempio, non è possibile iniziare a posare il cartongesso finché la struttura non è stata completata. Se la struttura subisce ritardi, anche la posa del cartongesso dovrà essere posticipata di conseguenza. La gestione di queste dipendenze garantisce che le attività non vengano avviate in ordine errato, causando ritardi significativi in seguito.
Aggiorna regolarmente il programma
Un programma di costruzione non è qualcosa che si imposta una volta per tutte. È necessario aggiornarlo regolarmente, proprio come si controllano le notifiche sul telefono.
🚧 Esempio: se la squadra degli idraulici è in ritardo ma gli imbianchini sono in linea con i tempi previsti, non vorrai certo lasciare gli imbianchini a mani vuote. Ma con Excel dovresti rielaborare tutto manualmente, e questo è fastidioso. In ClickUp basta semplicemente apportare una rapida modifica e il sistema fa il lavoro pesante al posto tuo.
Mantieni il tuo progetto di costruzione in linea con gli obiettivi grazie a ClickUp
Siamo realistici: Excel va bene per le operazioni di base, ma una volta che il progetto prende velocità, il monitoraggio delle attività, delle scadenze e dei team diventa un caos di aggiornamenti manuali. ClickUp semplifica tutto questo.
Hai bisogno di un diagramma di Gantt per mappare le dipendenze? Terminato. Preferisci una lavagna Kanban per tenere traccia delle attività? Facile. Con le visualizzazioni personalizzate, puoi impostare il tuo progetto nel modo che funziona meglio per te. 🚧
Non dovrai più creare piani da zero: i modelli di gestione dei lavori ti aiutano a pianificare, assegnare attività e gestire le risorse in pochi minuti.
Sei pronto a prevenire i ritardi? Iscriviti oggi stesso a ClickUp! 🙌