Immagina questo: stai gestendo un progetto di costruzione residenziale e la squadra addetta al calcestruzzo ha finito di gettare le fondamenta. Ma le travi in acciaio non arrivano in tempo a causa di un problema con il fornitore. Ora i saldatori sono costretti a stare con le mani in mano e l'intero piano del progetto di costruzione si blocca.
È un classico effetto domino che causa ritardi nell'87% dei progetti.
Un programma di costruzione solido previene tutto ciò mappando attività, scadenze e dipendenze. Microsoft Excel è uno strumento indispensabile che offre funzionalità/funzioni personalizzabili per creare questi programmi.
Puoi creare una sequenza chiara del progetto, aggiornarla man mano che le cose cambiano e mantenere tutti allineati. Vediamo quindi come creare un programma di costruzione in Excel per garantire il corretto svolgimento dei tuoi progetti.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- I progetti di costruzione spesso subiscono ritardi a causa di una pianificazione inadeguata o di problemi di coordinamento
- Microsoft Excel è uno strumento molto diffuso tra i responsabili di cantiere per creare programmi di costruzione personalizzati e monitorare lo stato dei progetti
- Inizia con un semplice modello di grafico Gantt per organizzare le attività, assegnare i membri del team di progetto e visualizzare le sequenze temporali
- Personalizza il tuo modello Excel con colori, note e formattazione di facile lettura per semplificare il monitoraggio
- Gli aggiornamenti manuali, le modifiche soggette a errori e la difficoltà di gestire le dipendenze possono diventare problematici nei progetti di grandi dimensioni
- Quando le cose si complicano, valuta la possibilità di passare a un software di gestione delle costruzioni come ClickUp per funzionalità/funzioni avanzate e una collaborazione più fluida
Come creare un programma di costruzione in Excel?
La creazione di un programma di costruzione in Excel combina il know-how nel settore edile e alcune utili competenze nell'uso dei fogli di calcolo. Con le tue conoscenze in materia di costruzioni, ecco i passaggi per creare un programma che aumenti l'efficienza della costruzione:
Passaggio 1: cerca il modello
- Apri Excel e clicca su Nuovo. Oppure vai su File > Nuovo
- Scorri verso il basso fino a trovare i modelli denominati Gantt project planner o Agile Gantt chart
- In alternativa, puoi anche cercare Pianificazioni
- Scorri fino in fondo alla pagina per trovare un grafico Gantt semplice
Questo modello Excel ti aiuta a organizzare il tuo progetto di costruzione elencando le attività, le date di inizio e fine, i membri del team assegnati e monitorando lo stato di avanzamento con la percentuale di completamento.
- Clicca sul modello per aprirlo. Quindi, seleziona Crea per utilizzare il file
Passaggio 2: inserisci i dettagli
Il modello è suddiviso in fasi e attività. Considera le fasi come le attività cardine che devi portare a termine, mentre le attività sono le istruzioni dettagliate per raggiungerle.
La sequenza del grafico di Gantt è dove le cose si fanno interessanti. Mostra come le attività sono connesse, evidenziando le dipendenze a colpo d'occhio.
Ad esempio, se "Condurre studi" e "Stabilire comunicazioni" si sovrappongono, significa che il lavoro di squadra e il multitasking sono in pieno svolgimento.
📌 Ad esempio:
Fase 1: Preparazione del sito (Avvio)
Attività 1: definire gli obiettivi
- Assegnato a: Micheal Lee (Project manager)
- Inizio: 24 gennaio 2025 | Fine: 27 gennaio 2025 | Stato: 50%
- Esempio: definizione delle specifiche e degli obiettivi di costruzione, quali dimensioni del sito, misure di sicurezza e aspettative relative alla sequenza
Attività 2: Condurre studi
- Assegnato a: Sarah Doe (Ingegnere di sondaggio)
- Inizio: 27 gennaio 2025 | Fine: 29 gennaio 2025 | Stato: 60%
- Esempio: completamento di sondaggi sul terreno, analisi del suolo e analisi dell'impatto ambientale
Attività 3: Stabilire le comunicazioni
- Esempio: impostazione dei canali di comunicazione tra appaltatori, fornitori e il team di costruzione
- Assegnato a: Jens Cook (Responsabile della comunicazione)
- Inizio: 29 gennaio 2025 | Fine: 2 febbraio 2025 | Stato: 50%
Ripeti questa operazione per ogni fase di costruzione per creare un programma di progetto chiaro e attuabile.
Passaggio 3: formattare il modello
Un modello ben formattato semplifica il project management dei progetti di costruzione.
Ecco come renderlo chiaro e professionale:
- Aggiungi o rimuovi righe: Hai altre attività? Aggiungi righe extra. Ne hai meno? Riduci il numero. Non dimenticare di estendere le formule del grafico di Gantt per mantenere tutto sincronizzato
- Cambia i colori: Rendilo accattivante! Usa tonalità vivaci per evidenziare le attività chiave o dare a ogni fase un tocco personale
- Aggiungi note: Inserisci una colonna delle note per i dettagli importanti, le priorità o le scadenze
- Rinomina i dettagli del progetto: Sostituisci il nome del progetto, il responsabile o le informazioni sulla tua azienda per dare un tocco personale
- Modifica il layout della pagina: ruotala in verticale o in orizzontale, modifica i margini o scegli le dimensioni della carta giuste per facilitare la stampa
💡 Suggerimento: vuoi formattare più celle contemporaneamente? Tieni premuto Ctrl (o Maiusc+Opzione su Mac) per selezionare più celle e applicare le modifiche a tutte le celle selezionate contemporaneamente. In questo modo risparmierai tempo e manterrai la coerenza in tutto il tuo programma.
Ricorda: Microsoft Excel non salva automaticamente le modifiche. È quindi importante selezionare File > Salva o utilizzare le tasti di scelta rapida:
- Ctrl+S (PC)
- Comando+S (Mac)
Ecco fatto! Il tuo modello di programma di costruzione personalizzato è in Excel, completamente formattato e pronto all'uso.
Per saperne di più: Il miglior software di project management per progetti di costruzione per Mac
Limiti della creazione di un programma di costruzione in Excel
Microsoft Excel è ottimo per creare programmi annuali, trimestrali, mensili e settimanali per l'intero progetto. Tuttavia, presenta alcune limitazioni che possono rendere un po' complicata la gestione di progetti complessi.
Ecco cosa devi tenere a mente:
- Aggiornamenti che richiedono molto tempo: ogni modifica richiede aggiustamenti manuali. Per i progetti di grandi dimensioni, questo è un vero grattacapo (e fonte di errori) ❌
- Sfide di collaborazione: la condivisione dei file può causare confusione tra le versioni, compromettendo la sincronizzazione dei team ❌
- Gestione manuale delle dipendenze: gestire manualmente le dipendenze non è un gioco da ragazzi. Basta spostare una sequenza e passerai ore ad aggiornare le attività correlate ❌
- Soggetto a errori: un errore di battitura o un errore nella formula possono compromettere l'intero programma e Excel non ti avviserà ❌
- Visualizzazione limitata: le righe e le colonne non sono sufficienti per sequenze complesse, rendendo difficile avere una visione d'insieme ❌
- Diventa ingestibile: man mano che il progetto cresce, aumenta anche il caos nel foglio di calcolo, trasformandolo in un incubo gestionale ❌
In breve, Excel è ottimo per pianificazioni rapide e semplici. Ma quando i progetti diventano complessi, è il momento di passare al livello successivo. È qui che entra in gioco il software di pianificazione delle costruzioni, che offre funzionalità/funzioni avanzate e un controllo dei progetti senza sforzo, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità.
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Tuttavia, quasi il 60% della loro giornata lavorativa viene perso passando da uno strumento all'altro e cercando informazioni. Con un'app che fa tutto per il lavoro come ClickUp, il project management, la messaggistica, le email e le chat convergono tutte in un unico posto! È ora di centralizzare e dare energia!
Crea programmi di costruzione con ClickUp
I programmi di costruzione comportano dipendenze tra attività, coordinamento del team e logistica dei materiali. I fogli di calcolo non sono sufficienti e mancano di visibilità in tempo reale, il che rende l'individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio dello stato un incubo.
Le conseguenze? Scadenze non rispettate, team inattivi e budget fuori controllo. Ecco perché i responsabili della costruzione hanno bisogno di un solido strumento di project management che:
- Aggiorna automaticamente le sequenze in caso di ritardi per mantenere tutto in linea con i tempi previsti
- Monitora lo stato in tempo reale per individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia
- Centralizza la comunicazione in modo che appaltatori, fornitori e client rimangano allineati
- Gestisci la pianificazione delle risorse e la consegna dei materiali con promemoria per evitare sovraffollamenti o tempi di inattività
- Tieni traccia delle ispezioni e dei permessi per evitare problemi di conformità
ClickUp è un software di project management all-in-one che soddisfa tutte queste esigenze. Che tu stia gestendo attività, monitorando obiettivi o automatizzando processi ripetitivi, offre una piattaforma altamente personalizzabile che si adatta alle esigenze del tuo team.
ClickUp è una straordinaria soluzione all-in-one che sostituisce documenti, Excel e altri strumenti di project management. Ha permesso al mio team di organizzarsi meglio e migliorare l'efficienza operativa, oltre a fornire maggiore visibilità sull'impatto del nostro lavoro
ClickUp è una straordinaria soluzione all-in-one che sostituisce documenti, Excel e altri strumenti di project management. Ha permesso al mio team di essere più organizzato e migliorare l'efficienza operativa, oltre a fornire maggiore visibilità sull'impatto del nostro lavoro
Ecco come il software di gestione delle costruzioni ClickUp si adatta ulteriormente alle tue esigenze:
1. Visualizza e pianifica con visualizzazioni flessibili
Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di costruzione e che il programma sia completamente scombussolato. Le attività si sovrappongono, le scadenze slittano e i membri del team lavorano su versioni diverse del piano.
Un giorno arriva l'elettricista, ma il team idraulico sta ancora posando i tubi. Ora hai due team che si intralciano a vicenda, sprecando tempo e risorse. 🤹
Tutto perché il programma non era sufficientemente personalizzabile per monitorare lo stato di avanzamento di ciascun team in modo comprensibile per loro. Un po' di flessibilità avrebbe potuto evitare quel caos e creare una struttura di suddivisione del lavoro migliore.
Vista grafico Gantt di ClickUp
La vista grafico Gantt di ClickUp consente di visualizzare facilmente le fasi del progetto, le dipendenze delle attività e le scadenze in un unico posto. Se qualcosa subisce un ritardo, tutte le attività dipendenti vengono spostate automaticamente, così non è necessario regolarle manualmente una per una.
Quindi, se l'idraulico è in ritardo, il programma si aggiornerà automaticamente senza che tu debba rifare tutto da capo. È un modo semplice per tenere tutto sotto controllo, anche in caso di ritardi.
📌 Esempio: se l'impianto idraulico subisce un ritardo di 3 giorni, il grafico Gantt sposta automaticamente di 3 giorni le attività relative all'impianto elettrico e al cartongesso. In questo modo nessuno anticipa il proprio lavoro e non dovrai pagare per il tempo di inattività
Vista Mappa di ClickUp
Gestire più cantieri contemporaneamente può trasformarsi rapidamente in un disastro logistico. Senza una visione chiara di dove si sta svolgendo ogni attività, i team possono finire nei posti sbagliati, le risorse vengono sfruttate eccessivamente e le attività critiche vengono trascurate.
Il risultato? Lavoratori che affollano le stesse aree, attrezzature nei posti sbagliati e un programma completamente scombussolato. 😵💫
La vista Mappa di ClickUp è la soluzione a questa follia. Ti consente di vedere con precisione dove si svolge ogni attività o fase in tutte le posizioni, in modo da poter pianificare strategicamente, collocare i team dove sono necessari ed evitare il sovraffollamento.
📌 Esempio: supponiamo che tu stia gestendo tre cantieri edili con attività quali scavi, impianti idraulici e carpenteria. Con la vista Mappa, puoi inserire dei segnaposti personalizzabili per ogni cantiere e assegnare loro un codice colore in base allo stato dell'attività: verde per terminato, giallo per in corso e rosso per in ritardo. Quindi, se la carpenteria è stata completata in un cantiere (verde), ma gli impianti idraulici sono in ritardo in un altro (rosso), puoi facilmente modificare le risorse o le pianificazioni.
Vista Carico di lavoro di ClickUp
Il sovraccarico di attività è un problema reale nel settore edile. Troppe attività assegnate a una sola persona possono portare al burnout, al mancato rispetto delle scadenze e a un progetto che sembra costantemente in ritardo.
Senza una chiara visualizzazione di chi sta facendo cosa, le cose possono rapidamente sfuggire al controllo.
È qui che entra in gioco la vista Carico di lavoro di ClickUp. Ti mostra chi è assegnato a quali attività e quando, così puoi facilmente individuare se qualcuno è sovraccarico. Con pochi clic, puoi riassegnare le attività e bilanciare il carico di lavoro all'interno del tuo team.
Il risultato? Nessuno è sommerso dal lavoro, le attività vengono completate in tempo e il progetto procede secondo i piani
📌 Esempio: al lavoratore A sono stati assegnati lavori di scavo nel sito 1 e lavori idraulici nel sito 2, ma entrambe le attività sono programmate per la stessa settimana. Con la vista Carico di lavoro, puoi vedere che il lavoratore A è sovraccarico. Puoi riassegnare rapidamente i lavori idraulici nel sito 2 al lavoratore B, che ha meno attività.
Vista Bacheca Kanban di ClickUp
La vista Bacheca Kanban di ClickUp ti aiuta a gestire le attività di progetto man mano che passano attraverso le fasi, da "Da fare" ➡ ️ "In corso"➡ "Completata"
È un modo rapido per vedere a che punto sono le cose e cosa richiede attenzione. Puoi anche assegnare un codice colore alle attività per indicarne la priorità ed evidenziare quelle che richiedono attenzione immediata, come ad esempio:
- Un'attività in rosso indica un'ispezione in ritardo che deve essere riprogrammata
- Un'attività gialla indica materiali che sono in linea con il programma ma che richiedono maggiore attenzione
📌 Esempio: supponiamo che tu stia supervisionando un progetto di costruzione commerciale. Crea colonne per attività quali approvvigionamento dei materiali, assegnazione dei subappaltatori e ispezioni.
- Da fare: Inizia con attività come "Ordinare i mattoni", "Assumere un elettricista" e "Pianificare l'ispezione dell'impianto idraulico"
- In corso: una volta ordinati i mattoni, sposta "Ordina mattoni" nella colonna "In corso". Quando l'elettricista è stato assunto, sposta anche "Assumi elettricista" in questa colonna
- Completato: dopo che i materiali sono stati consegnati e l'appaltatore ha iniziato il lavoro, sposta queste attività nella colonna "Completato"
2. Inizia subito con modelli predefiniti
Creare un nuovo programma per ogni progetto? È come posare i mattoni a mano quando hai una betoniera: inutile e faticoso. Un modello predefinito per la gestione dei lavori edili ti fa risparmiare ore di lavoro, così puoi concentrarti sulla gestione del cantiere invece di lottare con i fogli di calcolo.
Il modello di gestione delle costruzioni di ClickUp mappa l'intero flusso di lavoro di costruzione, coprendo tutto, dalle sequenze temporali delle attività, all'allocazione delle risorse e al budgeting, fino alle ispezioni in cantiere, ai programmi dei subappaltatori e ai protocolli di sicurezza.
Il modello offre quattro visualizzazioni personalizzate, che lo rendono adattabile a diversi tipi di attività di project management:
- 🗓️Visualizzazione Calendario: tieni sotto controllo le sequenze in modo che nessuna scadenza ti cogli di sorpresa
- 📋 Vista Elenco: suddividi le attività, monitora i budget e assegna le risorse senza perdere un colpo
- 📊 Visualizzazione Sequenza: disponi le date del progetto in un flusso orizzontale fluido e facile da seguire
E poiché i progetti di costruzione amano lanciare curve impreviste, puoi impostare stati personalizzati come "In attesa di ispezione" o "Ritardo dovuto alle condizioni meteorologiche" per individuare i colli di bottiglia prima che facciano deragliare il tuo programma.
💡 Suggerimento: puoi anche utilizzare modelli di budget di costruzione per monitorare l'impatto dei costi direttamente nella pianificazione del progetto. Ad esempio, collega il campo "costo dei materiali" nel modello di budget all'attività "Ordine mattoni" nel grafico Gantt. Il campo relativo al costo dei materiali verrà aggiornato se l'attività subisce un ritardo. In questo modo sarai avvisato di eventuali costi aggiuntivi dovuti a tempi di consegna più lunghi o aumenti dei prezzi.
Per saperne di più: Software di gestione delle costruzioni per piccole imprese
Best practice per la pianificazione dei lavori edili
Creare un programma di costruzione è come costruire una casa, poiché è fondamentale gettare delle basi solide e assicurarsi che tutto si incastri alla perfezione. Ecco quindi alcune best practice per mantenere il programma durante il progetto.
Pianifica i tempi di riserva
Aspettati l'inaspettato, perché nel settore edile è inevitabile. Che si tratti di pioggia, ritardi nelle forniture o di quel subappaltatore che è sempre in ritardo, i lavori subiranno dei ritardi. Quindi, perché non concederti un po' di respiro? ✅
🚧 Esempio: Se il tuo team sta gettando il cemento, operazione che non può essere eseguita in caso di pioggia, aggiungi qualche giorno in più al programma. In questo modo, se il tempo ti gioca un brutto scherzo, non dovrai affannarti per recuperare il tempo perso. Con un margine di tempo integrato, gestirai i ritardi come un professionista, non come un project manager in preda al panico.
Coinvolgi tutto il team
Un programma di costruzione non è solo per il project manager, ma per l'intero team. Tutti, dalla squadra ai subappaltatori, dovrebbero avere visibilità sul programma.
In questo modo, se qualcuno nota un problema, come il getto di calcestruzzo programmato durante un weekend festivo, potrà avvisarti prima che diventi un problema più grave.
Imposta attività cardine chiare
Le attività cardine non sono solo per i maratoneti, ma anche per i progetti di costruzione. Si tratta di grandi traguardi, come il completamento delle fondamenta o del tetto, che ti consentono di sapere che sei sulla strada giusta.
🚧 Esempio: Supponiamo che tu sia a metà del lavoro e ti rendi conto che il team elettrico è in anticipo rispetto alla tabella di marcia. Puoi festeggiare questa attività cardine e sapere che hai un po' di margine se un'altra fase subisce dei ritardi. In ClickUp, puoi assegnare un codice colore alle attività cardine, in modo che saltino subito all'occhio e tu sappia sempre esattamente a che punto sei nel progetto.
Usa le dipendenze in modo intelligente
Le dipendenze tra le attività sono come tessere del domino: se un'attività subisce un ritardo, tutte le altre potrebbero cadere.
🚧 Ad esempio, non è possibile iniziare a posare il cartongesso finché la struttura non è stata completata. Se la struttura subisce ritardi, anche la posa del cartongesso deve essere posticipata di conseguenza. La gestione di queste dipendenze garantisce che le attività non vengano avviate in ordine errato, causando ritardi significativi lungo il percorso.
Aggiorna regolarmente il programma
Un programma di costruzione non è qualcosa che si imposta una volta e poi si dimentica. È necessario aggiornarlo regolarmente, proprio come si controllano le notifiche sul telefono.
🚧 Esempio: Se il team idraulico è in ritardo ma gli imbianchini sono in orario, non vorrai certo lasciare gli imbianchini ad aspettare. Ma con Excel dovresti rielaborare tutto manualmente, e questo è una seccatura. In ClickUp, basta semplicemente apportare una rapida modifica e il sistema fa il lavoro pesante al posto tuo.
Mantieni il tuo programma di costruzione in linea con ClickUp
Siamo realistici: Excel va bene per le operazioni di base, ma quando il progetto prende velocità, tenere traccia delle attività, delle scadenze e dei team diventa un caos di aggiornamenti manuali. ClickUp semplifica tutto questo.
Hai bisogno di un grafico di Gantt per mappare le dipendenze? Terminato. Preferisci una bacheca Kanban per tenere traccia delle attività? Facile. Con le viste personalizzate, puoi impostare il tuo progetto nel modo più adatto alle tue esigenze. 🚧
Non dovrai più creare programmi da zero: i modelli per la gestione dei lavori edili ti aiutano a pianificare, assegnare attività e gestire risorse in pochi minuti.
Sei pronto a prevenire i ritardi? Iscriviti oggi stesso a ClickUp! 🙌