Chi lavora da remoto lo sa fin troppo bene. Basta aprire il Calendario per vedere numerose riunioni su Zoom in programma per tutta la settimana.
E ammettiamolo, la probabilità è che non sarai completamente attento durante tutte le riunioni, né ricorderai Tutto ciò che è stato discusso.
Secondo un sondaggio di Microsoft, il 42% dei partecipanti alle riunioni svolge più attività contemporaneamente nel corso di una settimana tipo.
Per questo è importante prendere appunti durante le riunioni — o avervi accesso — e disporre delle registrazioni. Ma chi riesce a prestare attenzione a chi parla e a prendere appunti in modo accurato e veloce? Non molti di noi.
Ma questo processo può diventare molto più semplice con gli strumenti giusti e alcuni consigli utili.
In questo articolo ti mostreremo come prendere note in modo rapido e semplice, compresi i metodi per automatizzare il processo. In poco tempo avrai tutti gli strumenti necessari per creare ogni volta note dettagliate e utili sulle riunioni su Zoom.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Zoom Notes è una funzionalità di Zoom che crea automaticamente note delle riunioni con l’aiuto di Zoom Companion
- Zoom ti aiuta a trascrivere le riunioni e a cogliere i punti chiave e gli elementi da intraprendere durante le chiamate, rendendo più facile mantenere l’ordine
- Prendere appunti in modo efficace su Zoom prevede tre fasi. Prima della riunione, pianifica i punti chiave e definisci gli obiettivi. Durante la riunione, prendi appunti chiari sugli argomenti importanti. Al termine, rivedi e organizza i tuoi appunti in attività da svolgere
- ClickUp Blocco note ti aiuta a prendere rapidamente note durante le riunioni, mentre ClickUp Docs ti permette di creare voci più dettagliate e collegare le informazioni al tuo flusso di lavoro
- ClickUp Brain fa un passo in più trasformando le tue note in elementi da intraprendere e definendo automaticamente i passaggi successivi
- Un errore comune e grave è quello di trascrivere ogni singola parola della riunione, rendendo difficile individuare i punti chiave in un secondo momento
- Il mancato follow-up degli elementi da intraprendere può anche portare al mancato rispetto delle scadenze, mentre le note disorganizzate sono difficili da trovare
- Puoi evitare questi errori concentrandoti sul riassumere i punti chiave e le decisioni e utilizzando le potenti funzionalità/funzioni di ClickUp per una migliore organizzazione, ricercabilità e follow-up degli elementi all'ordine del giorno delle riunioni
Cosa sono gli appunti su Zoom?
Zoom Notes è una funzionalità ingegnosa integrata nella popolare piattaforma di videoconferenza che ti consente di prendere appunti e condividerli con gli altri durante le riunioni. Puoi creare una nuova nota o aprirne una esistente mentre sei in videochiamata. Una volta condivisa, tutti possono intervenire e collaborare per annotare i dettagli importanti in tempo reale.
Ma non è tutto: qui puoi creare e condividere i programmi con il tuo team! E al termine della riunione, le note saranno già formattate e pronte per la condivisione con tutti gli altri.
Il bello di questa funzionalità/funzione è che è disponibile per tutti gli utenti della piattaforma Zoom senza costi aggiuntivi.
💡Consiglio da esperto: attiva la trascrizione in tempo reale durante le riunioni su Zoom cliccando sul pulsante accanto a “Registra”. In questo modo verranno generati i sottotitoli per tutti gli intervenienti. Potrai accedere alla trascrizione in un secondo momento per redigere il verbale della riunione molto più rapidamente.
Perché le note su Zoom rappresentano una svolta per la produttività
👉🏼 Nel lontano 1885, lo psicologo tedesco Hermann Ebbinghaus introdusse la curva dell’oblio. Essa dimostrava come un’informazione appena acquisita si affievolisca nella memoria se non viene consolidata.
Ora, immagina la quantità di informazioni che ti arrivano durante una singola giornata lavorativa. Affidarsi alla memoria per ricordare tutto ciò che è stato discusso durante una chiamata su Zoom è una ricetta per il disastro. Ecco perché sono fondamentali le note!
Ecco come semplifica il lavoro e migliora la tua produttività:
- Aiuta a mantenere la concentrazione e il coinvolgimento: quando scrivi o digiti, non ti limiti ad ascoltare, ma elabori e riassumi ciò che viene detto, rendendo più facile la comprensione e il ricordo in un secondo momento
- Conserva una traccia chiara delle discussioni e dei piani emersi durante la riunione: le note specificano chi fa cosa e mappano i passaggi successivi, in modo che nulla venga tralasciato
- Migliora la comunicazione e la collaborazione: le note di condivisione consentono a tutti di essere sulla stessa lunghezza d’onda. Collaborare durante le riunioni riduce la confusione e rende più facile evitare malintesi
- Favorisce l’apprendimento attivo: prendere appunti migliora il modo in cui elabori e comprendi le informazioni. Aiuta inoltre a individuare i punti chiave e le connessioni e stimola il pensiero critico
- Funge da guida per il processo decisionale futuro: le note raccolgono in un unico posto le decisioni, lo stato di avanzamento dei progetti e le discussioni del team. Possono inoltre fungere da preziosa risorsa per l’inserimento dei nuovi assunti e per comprendere le strategie passate
Come automatizzare la presa di appunti su Zoom
Puoi automatizzare il processo di presa di appunti con l’IA Companion del tuo account Zoom.
Questo strumento di presa appunti basato sull’IA si collega alle tue riunioni o ai tuoi webinar su Zoom per prendere appunti automaticamente. Trascrive la conversazione mentre parli e fornisce un riepilogo/riassunto dettagliato della discussione.
Lo strumento è in grado di identificare chi sta parlando, effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere ed evidenziare le decisioni chiave in tempo reale.
Tuttavia, alcuni utenti di Zoom hanno riscontrato che questa precisione è discutibile durante conversazioni complesse. Sebbene funzioni per discussioni semplici, lo strumento spesso ha difficoltà con conversazioni sovrapposte, nel riconoscere termini tecnici o nel comprendere il linguaggio specifico del settore.
Di conseguenza, il risultato potrebbe essere che devi dedicare altro tempo a correggere le note, rendendo l’operazione quasi altrettanto dispendiosa in termini di tempo quanto crearle manualmente da zero.
Per non parlare del fatto che cercare nelle note di Zoom le informazioni esatte di cui hai bisogno è un processo laborioso. Inoltre, se devi utilizzare le informazioni utili, devi cambiare piattaforma e inserire manualmente tutto in altri strumenti di gestione dei contenuti.
Allora, perché non iniziare da qui?
In quanto app completa per il lavoro, ClickUp combina la gestione delle attività, dei documenti, delle riunioni e delle conoscenze in un’unica potente piattaforma di produttività supportata dall’IA.
Ma come puoi automatizzare la creazione di note con ClickUp?
Fortunatamente, ClickUp Brain, il potente assistente IA nativo di ClickUp, offre la soluzione perfetta.
Grazie all’integrazione di ClickUp con Zoom, puoi importare le note delle tue riunioni Zoom in ClickUp e lasciare che ClickUp Brain si occupi del resto. È in grado di riepilogare i punti chiave, le discussioni e le azioni da intraprendere con un solo clic. Hai poco tempo a disposizione o devi trascrivere una nota vocale registrata durante la riunione? Può occuparsi anche di questo.
Lo strumento è inoltre in grado di adattare il tono, il linguaggio e il livello di creatività alle tue esigenze. Che tu debba tradurre note per un team internazionale o mantenere uno stile di scrittura coerente, lo strumento si adatta alle tue esigenze.
ClickUp Brain può anche trasformare le tue note in attività concrete, ma ne parleremo più avanti. Nel frattempo, guarda questo video esplicativo sull’uso dell’IA per prendere appunti durante le riunioni.
Come prendere note efficaci su Zoom
Prendere appunti non significa annotare ogni singola parola pronunciata durante una chiamata. Immagina di dover sfogliare pagine e pagine di appunti relativi a una riunione di un’ora! L’idea è quella di identificare ed evidenziare gli elementi su cui dovrai lavorare in seguito.
Certo, in questo caso la funzione di presa di appunti basata sull’IA è un valido aiuto. Tuttavia, prendere appunti in modo attivo ti garantirà anche di rimanere sempre al passo con la discussione. Annota e sottolinea i punti su cui potresti aver bisogno di chiarimenti alla fine della chiamata. Oppure, semplicemente, annota i problemi che dovrai discutere ulteriormente con il tuo team. Vediamo come farlo al meglio.
🧠 Curiosità: Hai mai sentito parlare della “Zoom fatigue”? È il termine che descrive l’esaurimento causato dalle lunghe videochiamate. Una delle cause principali è l’eccessiva necessità di mantenere un contatto visivo ravvicinato.
Prima della riunione
Da giovane scout, probabilmente ti sarà capitato spesso di sentire dire “Sii sempre pronto”. Prendere appunti durante le riunioni ti consentirà di mettere nuovamente in pratica questo stesso motto.
Ecco alcuni consigli per aiutarti a prepararti prima della riunione:
- Inizia controllando attentamente il programma della riunione o l’invito per comprendere gli argomenti principali e gli obiettivi. Se non ce n’è uno, chiedi all’organizzatore qual è lo scopo della riunione
- Prepara la tua app per prendere appunti. Se utilizzi uno strumento digitale, provalo in anticipo per evitare eventuali problemi durante la chiamata.
- Crea un semplice modello prima della riunione con sezioni quali “Elementi del programma”, “Punti chiave”, “Azioni da intraprendere” e “Domande”. Questo ti aiuterà a prendere appunti rapidamente durante la chiamata
- Successivamente, controlla la tua configurazione. Assicurati che il tuo computer sia carico, che la connessione Internet sia stabile e che ti trovi in un luogo tranquillo e ben illuminato. Chiudi le schede del browser e le app non necessarie per evitare distrazioni
- Se la riunione ha lo scopo di discutere un documento o un materiale specifico, esaminalo prima della chiamata. Scarica o stampa eventuali rapporti, presentazioni o altre risorse di cui avrai bisogno per contestualizzare meglio l’argomento
- Decidi cosa vuoi ricavare dalla riunione. Potrebbero essere aggiornamenti sul progetto o piani futuri, ma avere un obiettivo chiaro ti aiuterà a prendere le note giuste
- Infine, prepara le domande che desideri porre o gli argomenti che vuoi assicurarti vengano discussi
Durante la riunione
L'efficacia dei tuoi appunti durante la riunione dipende in gran parte dal tipo di strategia che adotti. Alcune delle strategie più diffuse includono:
- Il metodo Cornell (perfetto per chi ama una struttura chiara e desidera rivedere gli appunti in un secondo momento): prendi appunti suddividendoli in 3 sezioni: una per i punti chiave e i dettagli, un’altra per le parole chiave o le domande e l’ultima per il riepilogo/riassunto della riunione
- Metodo a riquadri (ideale per chi apprende meglio visivamente): dividi la pagina in riquadri, dedicandone uno a ogni argomento o punto, e compila i riquadri man mano che la riunione procede
- Struttura (per chi preferisce un approccio passo dopo passo): scrivi le tue note sotto forma di elenco, utilizzando titoli per gli argomenti principali e aggiungendo i dettagli come sottopunti sotto di essi
Ma avere una strategia e trascrivere tutto parola per parola non basta: devi concentrarti attivamente sull’ascolto e sulla comprensione delle idee principali, delle attività e delle decisioni. Usa le scorciatoie, le abbreviazioni o i simboli di Zoom per stare al passo con la conversazione.
💡Consiglio da esperto: se il ritmo è troppo serrato, non esitare a chiedere un riassunto della riunione o chiarimenti sui punti chiave.
Dopo la riunione
Una volta terminata la riunione, è il momento di organizzare e rivedere le tue note. Cerca di rileggerle entro un’ora, finché i dettagli sono ancora freschi nella tua mente.
Ecco una lista di controllo con tutto ciò che devi fare:
- Organizza i tuoi appunti in un documento chiaro e di facile lettura
- Riscrivi il tuo lavoro in modo ordinato, trasformando le abbreviazioni in frasi complete
- Evidenzia i punti chiave come decisioni, attività e scadenze
- Usa i colori per classificare le informazioni. Ad esempio, il rosso per le scadenze e il verde per le attività
- Aggiungi un riepilogo/riassunto con i punti principali, le decisioni chiave e gli elementi da intraprendere, indicando le responsabilità e le scadenze
- Gestisci le tue note su supporto cartaceo oppure utilizza una piattaforma digitale per organizzarle per progetto, data o team, assegnando loro nomi chiari
Utilizzo delle integrazioni per una gestione ottimizzata delle note
Le tue note sono pensate per garantire chiarezza. Tuttavia, gestirle manualmente può trasformare rapidamente quella chiarezza in caos. Evita la confusione tramite una connessione tra le note delle riunioni e le tue applicazioni di produttività esistenti.
Naturalmente, puoi evitare il fastidio di passare da una piattaforma all’altra grazie alla piattaforma di produttività all-in-one di ClickUp.
📮ClickUp Insight: Quasi il 40% dei professionisti si sente in dovere di dare seguito agli elementi da intraprendere immediatamente dopo ogni riunione.
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, nonostante la maggior parte delle persone abbia l’intenzione di dare seguito alle riunioni, non riesce a farlo. Il motivo? Gli elementi da fare sono spesso dispersi e hanno poca visibilità a causa della frammentazione degli attuali canali di comunicazione tra email (42%) e messaggistica istantanea (41%).
ClickUp, l’app completa per il lavoro, rende più agevole il passaggio dalla discussione all’azione. Riunisce riunioni, note e attività in un’unica piattaforma integrata per una maggiore produttività durante le riunioni!
Trasforma le tue note in attività organizzate con ClickUp
Bastano quattro semplici passaggi per trasformare le tue note statiche su Zoom in un lavoro di grande impatto.
Passaggio 1: Inizia con l’integrazione di Zoom in ClickUp e partecipa a una riunione in programma (o creane una nuova) direttamente dall’attività di ClickUp corrispondente.
Passaggio 2:
- Prendi appunti manualmente durante la riunione utilizzando ClickUp Blocco note o ClickUp Documenti.
ClickUp Blocco note è perfetto per prendere appunti veloci o creare liste di controllo. ClickUp Documenti, invece, è più adatto per prendere appunti più dettagliati che includono programmi o piani di progetto.
Questi documenti sono facili da modificare grazie ai potenti strumenti di formattazione di ClickUp, come intestazioni, elenchi puntati e numerati, banner e tabelle. Questi elementi migliorano anche la leggibilità delle tue note. La parte migliore? Puoi condividerli con il tuo team in tempo reale (e persino modificarli insieme), così tutti rimangono allineati.
- Una volta terminata la riunione, ricevi automaticamente la trascrizione e la registrazione (se abilitata) direttamente nella tua attività di ClickUp. Puoi anche impostare un'automazione in ClickUp per avvisare i partecipanti alla riunione quando ciò avviene, in modo che tutti abbiano immediatamente accesso a tutti i materiali della riunione.
Una volta fatto questo, puoi chiedere all’assistente IA nativo di ClickUp, ClickUp Brain, di riepilogare la discussione e individuare gli elementi da intraprendere dalla trascrizione, senza dover documentare manualmente le cose durante la riunione.
💡 Consiglio da esperto: Stanco di prendere appunti durante le riunioni a mano? È ora di provare ClickUp AI Notetaker.
- Rimani concentrato sulle riunioni mentre il sistema registra automaticamente per te i punti chiave, le decisioni e gli elementi da intraprendere in un documento ClickUp ben organizzato
- Trasforma le conversazioni in azioni concrete grazie ai riassunti generati dall’IA che si sincronizzano direttamente con le tue attività e i tuoi documenti
- Le tue note delle riunioni saranno immediatamente strutturate, ricercabili e connesse al tuo flusso di lavoro
Passaggio 3: Ora è il momento di creare attività e attività secondarie di ClickUp e assegnarle ai membri del tuo team (o a te stesso) per portare a termine le azioni da intraprendere. Basta evidenziare una voce sul tuo blocco note o su Docs per convertirla in attività, quindi aggiungere un assegnatario e una data di scadenza.
Con l’aggiunta di ClickUp Brain alla tua attività, individua le responsabilità e le scadenze direttamente dalle tue note. Stabilisci le priorità, effettua il monitoraggio dei progressi e assicurati che nulla venga tralasciato tra i compiti da svolgere.
Sono un grande fan di ClickUp. La sua funzionalità migliore (che nessun altro ha) è che puoi conservare tutte le tue note in Docs e sono integrate con le attività… Quindi puoi evidenziare una frase da un documento e fare clic con il tasto destro per trasformarla in un’attività. Questo è utilissimo quando voglio trasformare le note della telefonata di un’ora in attività distinte… e non devo riscriverle né incollarle.
Sono un grande fan di ClickUp. La sua funzionalità migliore (che nessun altro ha) è che puoi conservare tutte le tue note in Docs e sono integrate con le attività… Quindi puoi evidenziare una frase da un documento e fare clic con il tasto destro per trasformarla in un’attività. Questo è utilissimo quando voglio trasformare le note della telefonata di un’ora in attività distinte… e non devo riscriverle né incollarle.
Se hai bisogno di aiuto, la vasta libreria di modelli di ClickUp include numerosi modelli di note delle riunioni adatti a ogni situazione.
Bonus: Dai un'occhiata a questi meme su Zoom per farti una bella risata!
Modelli ClickUp per facilitare le tue riunioni
Uno dei nostri preferiti è il modello di note per le riunioni di ClickUp. Dalle riunioni settimanali dettagliate ai check-in quotidiani, aiuta a mantenere organizzate le riunioni del team con sezioni dedicate al programma, alle note e agli elementi da intraprendere.
Puoi anche aggiungere immagini, link o video per fornire ulteriori informazioni di contesto e assicurarti che la tua riunione sia ben documentata.
Con ClickUp, hai tutto ciò che ti serve per le riunioni e i progetti in un unico posto, per rimanere organizzato e con una alta produttività.
Un'altra opzione a tua disposizione è il modello di verbale di riunione di ClickUp. Ti aiuta a creare una dashboard di appunti sotto forma di sottopagine per ogni sessione, in modo che nulla sfugga alla tua attenzione. Il modello è perfetto per i principianti, così tutti i membri del tuo team potranno collaborare davvero senza dover affrontare una curva di apprendimento.
💡Consiglio da esperto: se la tua azienda utilizza Google Workspace, probabilmente i tuoi programmi sono salvati nei Documenti Google. Puoi dare un’occhiata a questi modelli gratis di programma per i Documenti Google per iniziare.
Errori comuni nella presa di appunti su Zoom e come evitarli
Anche con gli strumenti giusti e una buona preparazione, capita spesso di commettere errori durante le chiamate online che possono influire direttamente sulla produttività.
Ma la maggior parte di questi errori è facile da correggere. Ecco alcuni errori tipici nella presa di appunti e come evitarli.
- Sovraccaricare le note con dettagli superflui può rendere difficile la loro consultazione o l’attuazione delle azioni previste. Invece di cercare di annotare tutto, concentrati sui punti chiave, sulle decisioni e sugli elementi da intraprendere
- La mancata gestione degli elementi da intraprendere dopo una chiamata è un problema comune. Subito dopo la riunione, rivedi gli elementi da intraprendere e assegnali alle persone giuste
- Le note disorganizzate e difficili da ritrovare possono causare la perdita di informazioni e uno spreco di tempo. Crea un sistema chiaro per archiviarli, con nomi di cartelle semplici ed etichette coerenti
- Il multitasking riduce la qualità delle tue note. Se controlli le email mentre sei in chiamata, ti perderai dettagli fondamentali. Rimani concentrato sulla riunione
- Non effettuare la condivisione delle note con le persone giuste ne riduce il valore e crea confusione. Invia immediatamente le note alle parti interessate al termine della chiamata
Lascia che sia ClickUp a prendere appunti per te!
Prendere appunti in modo efficace è fondamentale per garantire la produttività delle riunioni e che non venga tralasciato nulla di importante. Lo strumento integrato di Zoom sta dando ottimi risultati ai team di tutto il mondo.
Ma se cerchi qualcosa di ancora più potente e preciso, ClickUp è la soluzione che fa per te.
ClickUp non solo ti aiuta a prendere appunti, ma ha anche una connessione con i suoi strumenti di project management, così puoi trasformare immediatamente gli appunti delle riunioni in attività senza dover passare da un’app all’altra. Dalla definizione delle scadenze all’assegnazione delle attività e al monitoraggio dello stato dei progetti, ClickUp fa tutto.
Crea oggi stesso un account ClickUp gratis e lascia che sia lui a gestire i tuoi progetti e le tue note all’interno dello stesso ambiente di lavoro!