Le chiamate Zoom con i team interni e i clienti sono diventate la norma grazie alla pandemia e ai cambiamenti nel nostro stile di lavoro. Dato questo cambiamento nello stile di lavoro e l'importanza delle riunioni Zoom, è fondamentale essere ben preparati.
Ti è mai capitato di partecipare a quelle imbarazzanti riunioni su Zoom in cui hai dimenticato di riattivare l'audio? Oppure hai mai partecipato a riunioni remote su Zoom in cui il tuo PC ha ricevuto un aggiornamento un minuto prima della chiamata, facendoti arrivare in ritardo a una riunione virtuale importante?
Ci siamo passati tutti, ma se non vuoi che le riunioni virtuali imbarazzanti diventino la tua normalità, familiarizza con questi 20 consigli e trucchi su Zoom.
Comprendere Zoom e come utilizzarlo
Zoom è un software di comunicazione virtuale basato su cloud che le piccole, medie e grandi imprese utilizzano per ospitare riunioni virtuali, webinar, masterclass e sessioni individuali e per creare sale di discussione.
Alcune funzionalità avanzate che lo rendono più affidabile rispetto alle alternative a Zoom sono le sue capacità di collaborazione in tempo reale, la messaggistica istantanea e i sistemi Zoom Room. Zoom è inoltre facilmente accessibile tramite app mobili e desktop.
Alcuni degli usi più popolari di Zoom includono:
- Unifica un team distribuito con comunicazioni virtuali regolari
- Sfrutta l'interfaccia utente semplice e intuitiva di Zoom, facile da usare sia per gli utenti tecnici che per quelli non tecnici.
- Approfitta dei piani convenienti e gratuiti di Zoom
- Crea delle breakout room su Zoom per suddividere le sessioni lunghe in più sessioni più brevi.
- Usa la chat di Zoom per collaborare con i membri del team
Sebbene Zoom sia un'ottima applicazione per migliorare le prestazioni di lavoro, non tutte le chiamate Zoom vanno a buon fine. Alcune difficoltà intrinseche possono rendere Zoom difficile da usare in alcuni casi.
Sfide comuni nelle riunioni su Zoom
Le difficoltà legate alla creazione e alla partecipazione alle riunioni su Zoom possono variare. Per alcuni, la sfida più grande potrebbe essere quella di disporre di una connessione Internet stabile, mentre per altri potrebbe essere più difficile prendere appunti durante una chiamata su Zoom.
Abbiamo parlato con molti professionisti che partecipano quotidianamente a diverse chiamate Zoom e abbiamo compilato un elenco delle sfide più comuni nelle riunioni Zoom:
- Non avere un processo per documentare il programma della riunione
- Deviazione dagli argomenti principali della discussione
- Difficoltà nel trovare l'ID della riunione per le sale riunioni Zoom appropriate
- Non impostare in anticipo le impostazioni tecniche come microfono, videocamera, altoparlante e rumori di fondo
- Difficoltà a concentrarsi sulle discussioni della riunione
- Problemi con la qualità audio e video
- Problemi con la riduzione del rumore di fondo
- L'ammissione automatica di partecipanti indesiderati alle videochiamate Zoom senza il consenso dell'organizzatore, con conseguenti problemi di privacy.
- Difficoltà alla condivisione della tua opinione in un team numeroso
- Non capisci cosa dicono gli altri a causa delle barriere linguistiche
- Complicare la comunicazione interna non utilizzando in modo efficiente la chat di Zoom
- Distrazioni durante il multitasking, come passare più volte da un'applicazione all'altra
- Trovi difficile il monitoraggio degli appunti delle riunioni?
Ti sei riconosciuto in qualcuno di questi?
Se sì, ecco come affrontare facilmente queste sfide con i consigli su Zoom.
20 consigli per le riunioni video su Zoom
Le chiamate Zoom sono ormai parte integrante del miglioramento dei processi aziendali. Probabilmente non troverai un'alternativa efficace a Zoom sul mercato attuale, soprattutto se hai team numerosi che lavorano da remoto in più sedi. Le funzionalità di Zoom consentono a tali team di effettuare chiamate ricorrenti e standup quotidiani, creare sale di discussione e sessioni con tutti i partecipanti.
L'approccio ideale è quello di sfruttare al meglio le tue chiamate Zoom seguendo il galateo e le best practice di Zoom.
1. Integra ClickUp e Zoom per pianificare, riepilogare/riassumere e registrare i video
Utilizzi ClickUp sul posto di lavoro? Aggiungi un livello di collaborazione optando per l'integrazione con Zoom per ospitare riunioni all'interno di ClickUp.
Questa integrazione ti aiuta a:
- Avvia le sessioni Zoom all'interno di un'attività di ClickUp utilizzando il pulsante Riunione Zoom. Il comando integrato "/zoom" ti evita di dover passare da Zoom a ClickUp ogni volta che devi effettuare una chiamata di 15 minuti con i membri del tuo team. Inoltre, quando inizia una riunione Zoom, il link della riunione apparirà automaticamente nel commento dell'attività, in modo che tutti abbiano visibilità verso di esso.
- Se registri le tue videochiamate Zoom, non dovrai aspettare 15-20 minuti affinché la registrazione cloud arrivi nella tua casella di posta. ClickUp aggiorna automaticamente il link alla registrazione della riunione all'interno della stessa attività poco dopo la fine della riunione.
- Aggiungi le tue liste di controllo per le videoconferenze Zoom all'interno di ClickUp e, man mano che la riunione procede, assicurati di spuntare una ad una le attività dalla tua lista di controllo.
- Riassumi le tue riunioni ClickUp come un professionista con una funzionalità editoriale avanzata che raccoglie tutti i punti critici delle discussioni delle tue conferenze e li organizza per creare il MoM.
2. Utilizza le comode scorciatoie da tastiera per completare rapidamente le tue attività
Ecco alcune utili scorciatoie da tastiera per Zoom, se tutte le tue riunioni virtuali si svolgono su Zoom:
| Scopo | MacOS | Windows |
| Per andare alla finestra di invito | Cmd+I | Alt+I |
| Quando l'organizzatore di una riunione desidera silenziare i partecipanti | Cmd+Ctrl+M | Alt+M |
| Per riattivare l'audio di tutti | Cmd+Ctrl+U | Alt+M (premi di nuovo) |
| Per avviare/interrompere la condivisione dello schermo | Cmd+Shift+S | Alt+Shift+S |
| Per avviare/terminare la registrazione di una riunione cloud | Cmd+Shift+C | Alt+C |
| Per fare uno screenshot | Cmd+Shift+5 | Alt+Shift+T |
3. Aggiungi il tuo nome e il pronome preferito su Zoom
Un consiglio fondamentale per chiunque utilizzi la piattaforma per riunioni professionali è quello di aggiungere il proprio nome legale al portale Zoom. È sufficiente fare questo solo una volta per assicurarsi che venga visualizzato ogni volta che si partecipa a una riunione Zoom.
Il processo è piuttosto semplice.
- Accedi al tuo portale web Zoom
- Clicca su "Profilo" e poi su "Modifica".
- Aggiungi il tuo nome nel campo "Nome visualizzato" e salva le modifiche.
Sotto il campo "Nome visualizzato" vedrai un'opzione per inserire il pronome che preferisci. Nello spirito della diversità e dell'inclusione, valuta la possibilità di aggiungere il pronome che preferisci. In questo modo gli altri potranno rivolgersi a te in modo appropriato durante le riunioni remote.
4. Imposta le impostazioni sulla privacy in un colpo solo
Configurare in anticipo tutte le impostazioni di privacy delle riunioni Zoom migliorerà l'esperienza dell'app di videoconferenza sia per l'organizzatore che per tutti gli ospiti.
Utilizza i seguenti suggerimenti su Zoom per configurare le impostazioni sulla privacy in cinque minuti:
- Tieni separate le tue sale riunioni private Zoom dalle tue sessioni Zoom professionali.
- Quando organizzi un webinar o un evento pubblico, non utilizzare il tuo ID di posta privata per proteggere la tua privacy.
- Abilita la crittografia end-to-end (E2E) sul tuo account Zoom. Questo imporrà un limite automatico alle attività che potrebbero causare la fuga di informazioni, come la registrazione della riunione da parte degli ospiti o il tentativo di effettuare la condivisione dello schermo senza l'autorizzazione dell'organizzatore.
- Quando organizzi eventi pubblici, rimuovi gli ospiti indesiderati dalle chiamate. È inoltre buona norma bloccare completamente le loro chiamate audio e video.
- Se pianifichi un evento live con più di 100 partecipanti, non permettere agli ospiti di unirsi alla riunione prima dell'organizzatore. Questo consiglio su Zoom fa sì che gli ospiti non si annoino entrando troppo presto. Vai su "Impostazioni" nel tuo portale web Zoom, passa con il mouse sulla scheda "Riunioni" e scorri verso il basso per trovare questa opzione.
5. Aggiungi una foto del profilo professionale e uno sfondo virtuale
Il vantaggio aggiuntivo di caricare la tua foto profilo professionale è che ti consente di disattivare il video durante le lunghe riunioni su Zoom senza che gli altri partecipanti abbiano la sensazione di parlare con uno spazio vuoto.
Un'immagine del profilo professionale con uno sfondo virtuale di Zoom dovrebbe essere simile a questa:
Cambiare la tua immagine del profilo è piuttosto semplice. Vai su "Profilo" e clicca su "Modifica" per cambiarla.
Un altro consiglio su Zoom è quello di aggiungere sfondi virtuali personalizzati.
Le nostre configurazioni di lavoro da remoto non sono sempre ottimali. Zoom ti consente di scegliere uno sfondo virtuale che ti garantisce maggiore privacy, senza doverti preoccupare di riordinare prima di una riunione. Che si tratti dell'immagine del Golden Gate Bridge illuminato o di un cielo stellato, scegli lo sfondo virtuale più adatto alla tua personalità. Vai su "Impostazioni Zoom" e scorri verso il basso per trovare questa opzione.
6. Configura la tua sala d'attesa Zoom
Uno dei migliori consigli su Zoom per garantire la sicurezza delle tue riunioni personali è quello di impostare una sala d'attesa. In qualità di ospite, puoi aggiungere ospiti autentici agli eventi di collaborazione online e rimuovere i partecipanti indesiderati.
Vai su "Impostazioni riunione", quindi sulla scheda "Riunione" e scorri verso il basso per attivare il campo "Sala d'attesa" nel tuo portale web Zoom.
7. Avvia tutte le riunioni Zoom con audio e video disattivati
Ti capita spesso di partecipare a una chiamata Zoom di prima mattina con i capelli arruffati? Oppure fai fatica a impedire al tuo cane di abbaiare mentre la riunione sta per iniziare?
Ecco un consiglio su Zoom che funziona a meraviglia in queste situazioni: disattiva l'audio e spegni la videocamera per calmarti prima di riattivare l'audio, ridurre i rumori di fondo ed essere pronto per la videocamera. Puoi impostare questa opzione come per impostazione predefinita seguendo i passaggi indicati di seguito:
- Disattiva l'audio per impostazione predefinita: vai su Impostazioni riunione > Audio > Disattiva microfono quando partecipi a una riunione.
- Disattiva il video per impostazione predefinita: vai su Impostazioni video > Video > Disattiva il mio video quando partecipo a una riunione
8. Attiva sempre la visualizzazione galleria per controllare tutti i partecipanti alla riunione
Che si tratti di un evento di collaborazione online come un webinar o di un'altra chiamata Zoom, è buona norma osservare tutti i partecipanti alla riunione, non solo chi parla. Da fare: attivare la "Visualizzazione galleria" ogni volta che partecipi a una riunione Zoom.
Vai su "Visualizza" nell'angolo in alto a destra dello schermo di Zoom e seleziona "Galleria".
La visualizzazione galleria ti consente di vedere 49 o meno ospiti su un unico schermo di riunione. Se hai più partecipanti, abilita l'opzione per più pagine.
Zoom ti consente di creare stanze di discussione per convertire una lunga sessione in 100 sessioni più brevi. Gli organizzatori possono assegnare automaticamente o manualmente i partecipanti a queste sessioni e i partecipanti hanno la possibilità di scegliere la stanza di discussione che preferiscono.
Per creare sale riunioni separate: vai su Impostazioni > Riunioni separate > Assegna partecipanti > Pianifica riunione.
9. Utilizza un unico link Zoom per pianificare riunioni ricorrenti
Pianificare riunioni ricorrenti sul tuo Google Calendar utilizzando un solo URL di riunione è un ottimo modo per risparmiare tempo ed evitare di dover inviare più inviti poco prima dell'inizio della riunione.
Passaggi da seguire: Riunioni > Pianifica una riunione > Seleziona la Box Riunione ricorrente > Aggiungi frequenza > Salva.
Una volta modificato l'evento in programma, il tuo calendario Google o Outlook verrà aggiornato automaticamente con il tuo ID riunione personale e diventerà l'impostazione predefinita per tutte le tue prossime riunioni.
10. Esercitati a utilizzare la funzionalità "alzare la mano"
Nel mondo virtuale, interrompere qualcuno mentre sta parlando è assolutamente vietato. Esprimere le proprie opinioni nelle riunioni virtuali può essere complicato. Fortunatamente, Zoom ci viene in aiuto con l'emoji che alza la mano. È come fare un piccolo cenno virtuale per mostrare agli altri che hai qualcosa da dire, in modo che l'organizzatore possa darti la parola senza che si crei il caos di tutti che parlano contemporaneamente.
Ecco due modi per utilizzarlo:
- Vai al pulsante "Reazioni" nella schermata della chiamata e seleziona l'emoji "✋" per far sapere ai partecipanti alla riunione che desideri intervenire e stai aspettando il tuo turno. Per abilitare la funzionalità/funzione "Feedback non verbale", vai alle impostazioni del tuo profilo e attiva la funzionalità/funzione "Feedback non verbale".
- Pubblica la stessa emoji nella finestra della chat durante la chiamata per informare i membri del tuo team che stai aspettando di parlare.
11. Abilita le tonalità di pelle delle reazioni emoji
Sebbene l'impostazione predefinita di tutti i colori della pelle delle emoji sia il giallo, Zoom ti consente di personalizzarli scegliendo tra sei tonalità disponibili. Vai su Profilo > Impostazioni > Modifica colori della pelle delle emoji.
12. Attiva l'opzione di trascrizione in tempo reale per le riunioni Zoom
Zoom ti consente di attivare le trascrizioni in tempo reale durante le riunioni. Se sei l'organizzatore di una videochiamata, scorri fino alla parte inferiore dello schermo e fai clic sul pulsante "Trascrizione in tempo reale" accanto al pulsante "Registra".
Genera sottotitoli per tutti gli oratori e visualizza in un secondo momento la trascrizione completa per redigere il verbale delle riunioni (MoM).
La funzionalità di trascrizione delle chiamate è un'opzione eccellente per team eterogenei con membri di diverse etnie, poiché garantisce che i partecipanti non perdano discussioni significative.
13. Gioca con gli avatar di Zoom
Stanco dello stesso vecchio aspetto durante le sessioni Zoom con tutti i colleghi? Passa agli avatar Zoom per aggiungere un tocco di divertimento alle tue riunioni.
Per scegliere il tuo avatar, passa alle impostazioni > Sfondo ed effetti > Avatar.
Puoi anche scegliere tra diversi avatar di animali preferiti e sostituire la tua immagine del profilo con un simpatico carattere animale. Il tuo aspetto durante la riunione sarà simile a questo:
14. Sfrutta al massimo la lavagna online di Zoom per le sessioni di brainstorming
La lavagna online Zoom è la soluzione completa per il brainstorming, che funziona come un software di collaborazione visiva che ti consente di:
- Avvia una sessione di brainstorming, aggiungi immagini e mappe mentali e effettua la condivisione con tutti i partecipanti alla riunione.
- Presenta una tela virtuale al team più ampio
- Crea lavagne online interattive in tempo reale per semplificare la collaborazione
Accedere alla lavagna online è semplice. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante "Condividi contenuto" nella schermata della chiamata e scorri verso il basso fino a trovare la lavagna online.
15. Imposta promemoria per le riunioni Zoom pianificate automaticamente
Attiva i promemoria delle riunioni sul tuo telefono tramite l'app Zoom per ricevere notifiche sulle prossime riunioni Zoom, anche quando sei lontano dalla tua postazione di lavoro.
Vai su Impostazioni, clicca sull'opzione "Ricordami" e attivala/disattivala. Scegli quanti minuti o ore prima della chiamata desideri ricevere l'avviso.
16. Scegli la condivisione avanzata dello schermo
Gli organizzatori possono migliorare la natura collaborativa delle riunioni Zoom optando per l'opzione avanzata di condivisione dello schermo. Utilizza gli strumenti di annotazione della condivisione dello schermo di Zoom per:
- Individua un'area specifica sullo schermo
- Trasforma il cursore in una freccia e clicca in un punto qualsiasi dello schermo per "fissare" la freccia.
- Trasforma il cursore dell'host in un puntino
17. Utilizza la chat di gruppo di Zoom per comunicare durante la chiamata
Perché interrompere una riunione con più team per comunicare qualcosa a un membro specifico del team quando puoi invece inviare direttamente un messaggio separato con le tue considerazioni? La chat di messaggistica istantanea integrata in Zoom ti consente di:
- Chattare prima o durante una chiamata remota
- Trova facilmente contatti e file
- Aggiungi, rimuovi, silenzia e applica il blocco ai partecipanti
- Partecipa alle riunioni Zoom dal tuo cellulare e dal tuo desktop
La parte migliore? Zoom Team Chat è gratis.
18. Chiudi le schede prima della condivisione dello schermo
Ti è mai capitato di dover mostrare il tuo schermo durante una chiamata di lavoro e di rivelare accidentalmente la tua lista dei desideri su Amazon?
Quelle fastidiose schede ti danno sempre fastidio, vero?
Chiudi le schede extra prima di iniziare la condivisione dell'intero schermo del desktop con il tuo team.
Tieni aperta la scheda della riunione e le altre cartelle e applicazioni pertinenti, in modo da non dover passare da Zoom ad altre applicazioni. Non solo ti aiuterà a mantenere private le tue questioni personali, ma renderà anche il tuo computer più veloce!
19. Evita gli aggiornamenti software prima delle riunioni Zoom
Di tanto in tanto, sullo schermo apparirà il messaggio "gli aggiornamenti sono pronti per l'installazione".
Se vedi questi pop-up prima di una riunione Zoom, evita di cliccare sull'opzione "aggiorna ora". Aspetta invece la fine della giornata lavorativa per eseguire tutti gli aggiornamenti software.
20. Identifica e risolvi i primi segni di "affaticamento da Zoom"
Quando partecipi a una sessione, ti capita spesso di sentirti osservato da tutti? A volte, riunioni frequenti e lunghe possono portare a un sovraccarico cognitivo e farti sentire sopraffatto ed esausto.
Questi sono segni di "affaticamento da Zoom", un sintomo diffuso tra i lavoratori virtuali. Fortunatamente, ci sono alcuni passaggi che puoi adottare per risolvere questo problema.
Jeremy Bailenson, professore di comunicazione presso il Virtual Human Interaction Lab (VHIL) della Stanford University, nella sua ricerca suggerisce alcuni accorgimenti che aiutano ad alleviare i sintomi dell'affaticamento da Zoom:
- Riduci le dimensioni della finestra di Zoom
- Attiva l'opzione "nascondi la propria visualizzazione" durante le riunioni remote consecutive.
- Disattiva il video durante le riunioni lunghe per prenderti una pausa dallo schermo.
- Fai delle pause audio per gestire la pressione di dover parlare continuamente.
Ottimizza la tua prossima chiamata Zoom con questi suggerimenti e trucchi
Sebbene le riunioni su Zoom non sempre offrano la migliore esperienza possibile, è innegabile che Zoom colmi efficacemente il divario tra team globali e remoti, rendendo le informazioni facilmente accessibili.
Con questi semplici consigli e trucchi su Zoom, organizzare riunioni Zoom di esito positivo sarà un gioco da ragazzi.
Semplifica il lavoro da remoto avviando le tue riunioni Zoom direttamente dalle attività di ClickUp.