Con team divisi a livello geografico e professionisti in grado di lavorare da remoto da qualsiasi luogo, è possibile immaginare il luogo di lavoro moderno senza video piattaforma di videoconferenza come Zoom?
Con l'evoluzione delle dinamiche di lavoro, Zoom è essenziale come la macchina del caffè. E lo è anche sapere come comportarsi in queste riunioni: il vostro galateo virtuale.
Padroneggiare Zoom galateo delle riunioni non si tratta solo di essere educati. Si tratta di favorire un'esperienza di comunicazione professionale, produttiva e, in ultima analisi, più positiva per tutti i partecipanti.
Best practice come la puntualità e il contatto visivo fanno parte del galateo universale delle riunioni, virtuali o meno. Ma un'esperienza di comunicazione piattaforma di videoconferenza richiede anche la conoscenza di alcune altre regole non dette.
Che cos'è il galateo delle riunioni di Zoom?
Il galateo delle riunioni Zoom è un insieme di linee guida per un comportamento appropriato durante le videochiamate. Riguarda tutto, dall'abbigliamento e dal background al modo di comunicare.
La padronanza di questi principi favorisce un ambiente positivo e produttivo, massimizzando i vantaggi delle riunioni virtuali. ⭐
Pensate al galateo di Zoom come a regole non dette che creano un ambiente rispettoso e concentrato, dove tutti si sentono ascoltati e le idee fluiscono liberamente. Il tutto utilizzando al meglio le funzionalità/funzione uniche della piattaforma.
Importanza del galateo delle riunioni Zoom
Un corretto galateo delle riunioni Zoom è fondamentale per garantire un'interazione efficace e rispettosa. Riduce al minimo le distrazioni, promuove l'ascolto attivo e assicura una comunicazione chiara e concisa. Come risultato, ci si può aspettare che una migliore comprensione e collaborazione all'interno del team.
Ecco alcuni dei vantaggi di seguire il galateo di Zoom:
- Aumento della produttività: Quando tutti seguono il galateo stabilito, le riunioni si svolgono in modo più fluido e consentono discussioni mirate. Ciò porta a un processo decisionale più rapido e a un uso efficiente del tempo 📈
- Miglioramento della professionalità: Prestare attenzione all'abbigliamento e allo sfondo e impegnarsi attivamente durante la chiamata aiuta a mantenere un'immagine professionale. Seguire il corretto galateo dello Zoom dimostra anche rispetto per gli altri partecipanti alla riunione
- Dinamiche di squadra positive: Una comunicazione rispettosa e un comportamento attento durante le riunioni virtuali favoriscono un senso di fiducia e cameratismo all'interno del team, anche quando i membri si trovano a chilometri di distanza
- Riduzione dello stress: Quando tutti aderiscono alle linee guida stabilite, le ansie legate alle interazioni virtuali diminuiscono, creando un ambiente di riunione più confortevole e privo di stress per tutti
A questo proposito, vediamo cosa non bisogna fare durante una chiamata Zoom.
Errori comuni nel galateo delle riunioni Zoom
Ecco alcune trappole comuni da evitare durante una riunione virtuale:
1. Multitasking
Controllare le email, navigare sui social media o lavorare ad altre attività durante una riunione è irrispettoso e improduttivo. Siate pienamente presenti e impegnati nella conversazione.
2. Ignorare lo sfondo
Uno sfondo disordinato o che distrae può distogliere l'attenzione dalla conversazione. Optate per uno sfondo pulito e neutro o utilizzate sfondi virtuali, se necessario. Se non è possibile, è possibile sfocare lo sfondo.
3. Dominare le discussioni
Parlare sopra gli altri, monopolizzare i riflettori o interrompere continuamente può ostacolare la partecipazione e creare un'atmosfera ostile. Praticate l'ascolto attivo e lasciate che gli altri parlino.
4. Mangiare davanti alla telecamera
Anche se apparentemente innocui, i rumori della masticazione e della deglutizione possono distrarre e disturbare. Evitate di mangiare durante le videochiamate.
5. Non vestirsi in modo appropriato
Un abbigliamento non professionale vi fa sembrare poco attenti, indipendentemente dalla natura della riunione. Vestitevi in modo professionale per le chiamate di lavoro, anche se lavorate da casa.
6. Non mantenere il contatto visivo
Immaginate di avere una conversazione faccia a faccia con qualcuno senza guardarlo negli occhi. Non è possibile, vero? Eppure, spesso ci dimentichiamo Da fare in una riunione virtuale e passiamo più tempo a guardare la nostra immagine o la direzione generale dello schermo. O, peggio ancora, a tenere la telecamera spenta.
Consigli di galateo per le riunioni Zoom per promuovere una comunicazione efficace
Dopo aver affrontato le insidie, ecco alcuni consigli pratici per navigare nel mondo delle chiamate Zoom con grazia ed efficienza:
Prepararsi come un professionista
La preparazione pre-riunione vi permette di essere sicuri di voi stessi e di non subire stress durante le riunioni. Proprio come fareste per una presentazione tradizionale o una discussione in Bacheca, seguite una lista di controllo professionale come parte del galateo delle riunioni Zoom. Questo è ancora più importante per gli organizzatori di riunioni.
- **Programmare le riunioni in orari comodi per tutti i partecipanti
- **Impostazione di un programma e condivisione di materiali: se siete l'organizzatore, assicuratevi di comunicare il programma e il numero di partecipantiprogramma della riunione in anticipo. Tutti gli invitati devono capire cosa aspettarsi e quale sarà il loro ruolo nella riunione. È altrettanto importante inviare gli inviti solo alle persone interessate. Invitare colleghi che non devono partecipare o prendere decisioni può compromettere la qualità della riunione. Se siete stati invitati a una riunione Zoom, leggete attentamente il Programma e fate domande per chiarire eventuali dubbi prima della riunione.
- **Verificare le apparecchiature e la connessione a Internet prima di partecipare alla riunione per evitare problemi tecnici. Anche se questo è fondamentale per l'organizzatore della riunione, ogni partecipante deve testare il proprio microfono e la propria telecamera per evitare distrazioni e ritardi
- Trovare un luogo tranquillo: Il rumore di fondo può essere fastidioso e distrarre. Scegliete una posizione tranquilla e libera da interruzioni per garantire che voi e i vostri colleghi possiate concentrarvi sulla discussione
- Arrivare in anticipo: Stabilite il tono entrando qualche minuto prima dell'orario previsto
- **Raramente le riunioni di Zoom devono durare più di 45-60 minuti. Se Da fare una riunione lunga, pianificate delle brevi pause tra una e l'altra in modo che i partecipanti non si sentano svuotati.
Suggerimento bonus: Creare liste di controllo utilizzabili da tutto il team e salvarle come modelli con
Lista di controllo ClickUp
Streamline riunione Zoom agende e preparazione con i modelli di lista di controllo in ClickUp
Presentazioni
In qualità di organizzatore, è vostro compito presentare voi stessi e tutti gli altri all'inizio della riunione. Da fare per evitare silenzi prolungati e confusione.
In alternativa, potete incoraggiare i partecipanti a presentarsi da soli.
- **Come conduttore, è una regola di galateo tenere la videocamera accesa e il microfono non silenziato all'inizio della riunione. Siete voi a condurre la riunione, quindi è scortese che tutti fissino un rettangolo vuoto sullo schermo del computer. Se si è invitati, è accettabile essere fuori campo se anche gli altri partecipanti sono fuori campo.
- **Se ci si unisce alla telefonata da casa, da una caffetteria o da un'impostazione diversa dall'ufficio, è consigliabile impostare uno sfondo virtuale più professionale o neutro. In questo modo si eliminano le distrazioni dovute al movimento o alle persone intorno a voi.
$$$a Partecipare in modo consapevole
Mettete via il telefono, chiudete le schede non necessarie e partecipate attivamente alla conversazione. Mostrate interesse attraverso le espressioni del viso e il linguaggio del corpo, anche se non siete ripresi.
- Parlate in modo chiaro e conciso: Pronunciate le parole, evitate parole riempitive come "ehm" e "ehm" e mantenete i vostri contributi concisi e pertinenti all'argomento in questione
- Silenziare il microfono quando non si parla: in questo modo si eliminano i rumori di sottofondo e si evitano interruzioni audio indesiderate, garantendo un flusso di conversazione fluido
- **Mantenere una buona postura, evitare di agitarsi e stabilire un contatto visivo con la telecamera (o con il nome dell'oratore). Annuire, sorridere e stabilire un contatto visivo (con la telecamera) trasmettono ascolto attivo e coinvolgimento
- **I pulsanti di reazione forniscono un metodo accettabile per esprimere un'opinione o fare una domanda mentre qualcun altro sta parlando. Ad esempio, potete "alzare la mano" per far capire all'oratore di fare una pausa e lasciarvi la parola. Oppure si può riconoscere un risultato o un festeggiamento con un "battimani" o un "cuore". Allo stesso modo, la funzionalità/funzione di chattare è un ottimo modo per condividere collegamenti e idee senza interrompere il flusso della riunione.
- Seguite il galateo della condivisione dello schermo: La condivisione dello schermo è uno strumento potente, ma fate attenzione a ciò che è visibile. Chiudete le schede non necessarie ed evitate di mostrare file personali che distraggono
- Seguire il galateo della registrazione dello schermo: Se è necessario registrare la riunione per riferimenti futuri, chiedere sempre l'autorizzazione e fornire una motivazione valida. Tutti i partecipanti devono essere consapevoli del fatto che la riunione viene registrata e dello scopo della registrazione
Suggerimento: Non sottovalutate il potere di un sorriso! Anche se siete ripresi dalle telecamere, un sorriso genuino può trasmettere calore, impegno ed energia positiva, creando l'impostazione per una riunione più piacevole e produttiva.
Massimizzare il potenziale della riunione con gli aggiornamenti tecnologici
Esplorate le varie funzionalità/funzioni di Zoom, dai sondaggi alle sale riunioni, fino alla condivisione dello schermo. Trovare strumenti che migliorano le riunioni e che rispondono alle vostre esigenze specifiche. Ad esempio, è possibile utilizzare ClickUp come strumento completo per le riunioni di lavoro per la pianificazione del piano delle riunioni strumento.
Visualizza il calendario di ClickUp
Visualizzate tutte le riunioni, le attività e le scadenze del vostro team in un'unica posizione con l'opzione di visualizzazione del calendario di ClickUp Visualizzazione del calendario di ClickUp . Non dovete passare da una piattaforma all'altra o perdere il monitoraggio delle date importanti. Potete facilmente filtrare per team, progetto o individuo per concentrarvi su ciò che è importante.
gestite e organizzate i progetti e programmate le attività di ClickUp attraverso la visualizzazione flessibile del Calendario per mantenere i team sincronizzati
Riunioni di ClickUp Riunioni ClickUp va oltre la semplice videoconferenza, integrandosi perfettamente con la piattaforma di project management ClickUp.
Le sue funzionalità/funzione includono
- Pianificazione centralizzata: per invitare i partecipanti alle riunioni e gestire gli RSVP all'interno di ClickUp
- Automazioni di promemoria: Per notifiche tempestive e per mantenere tutti in orario
- Note sulla riunione e elementi di azione: Per catturare i punti chiave e assegnare attività di follower direttamente durante la chiamata
Lavagne online ClickUp
ClickUp offre una lavagna funzionalità/funzione di lavagna online integrata che trasforma la chiamata a Zoom in una lavagna area di lavoro collaborativa . Brainstorming di idee, schizzo di diagrammi o creare sequenze temporali in tempo reale migliorando la comunicazione visiva e il coinvolgimento.
collaborate visivamente con i membri del team all'interno delle lavagne online di ClickUp per fare brainstorming e trasformare le idee in elementi attuabili_
Attività di ClickUp
Utilizzare questa funzionalità/funzione per convertire gli elementi d'azione in attività realizzabili all'interno della piattaforma. Questo semplifica la comunicazione, promuove l'account e mantiene tutti sulla stessa pagina anche dopo la fine della riunione.
impostare in modo semplice e rapido le date di inizio e di scadenza all'interno di un'attività di ClickUp o utilizzare impostazioni a condizione che le date si ripetano o che venga creata una nuova attività dopo il completamento_
Terminare con una nota positiva
Concludere bene non è solo una questione di Box. Aggiungete personalità o umorismo (a seconda del tono della riunione) per lasciare un'impressione duratura.
Un rapido "Non vedo l'ora di vedere cosa realizzeremo in seguito" o una battuta condivisa possono accendere l'attesa per il futuro Riunioni Zoom .
- **Consentire ai partecipanti di andarsene al proprio ritmo e di dire le ultime parole prima di disconnettersi. La best practice è che l'ospite riagganci dopo che tutti gli altri hanno lasciato la riunione
- Riepilogare/riassumere i punti chiave e gli elementi d'azione: Riassumere brevemente la discussione, evidenziare i punti chiave e assegnare chiari elementi d'azione con scadenze per garantire che tutti se ne vadano con un senso di scopo e di responsabilità
- Lasciare spazio alle domande: Prima di concludere ufficialmente la riunione, lasciare qualche minuto per le ultime domande o chiarimenti. Questo assicura che le preoccupazioni di tutti siano affrontate e che le persone lascino la riunione con una nota positiva
- **Se la riunione è risultata in un progresso o in una svolta, prendetevi un momento per riconoscere il lavoro collettivo e celebrare l'esito positivo. Questo rafforzail lavoro di squadra positivoe motiva un'ulteriore collaborazione
- **Ringraziare i colleghi per la loro partecipazione e il loro tempo. Favorisce un senso di apprezzamento e incoraggia l'impegno attivo nelle riunioni future
**Suggerimenti per i bonus
- Se è il caso, sfruttate lo slancio della riunione in corso per programmare provvisoriamente la prossima. In questo modo si risparmia tempo in futuro e si dimostra proattività nel project management
- UtilizzoNote di ClickUp per catturare in tempo reale gli elementi chiave e le azioni da intraprendere, consentendo a tutti di farvi riferimento rapidamente dopo la riunione
- Assegnare attività di ClickUp direttamente, impostando scadenze e assegnando titolari specifici per i follower
- Riflettere sulle proprie prestazioni e identificare le aree di miglioramento. Da fare: avete parlato troppo velocemente? Il vostro sfondo vi ha distratto? Utilizzate queste informazioni per migliorare la vostra presenza virtuale nelle riunioni future
cattura le note e le idee di una riunione in ClickUp in tempo reale
Oltre la chiamata
Il galateo delle riunioni di Zoom si applica anche dopo la riunione. È fondamentale inviare i riepiloghi/riassunti delle riunioni e gli elementi di azione prontamente dopo la riunione. Inoltre, dovreste incoraggiare i partecipanti a condividere i loro pensieri e suggerimenti per le riunioni future. ✏️
Suggerimento: Documentate le best practice e le regole per le riunioni Zoom. Condividetele come linee guida all'interno della vostra organizzazione, in modo che tutti siano sulla stessa pagina per le future videoconferenze.
Avviare una riunione Zoom direttamente da un'attività di ClickUp
Dare l'esempio: Il galateo delle riunioni Zoom
Con l'evoluzione degli ambienti di lavoro, Zoom è diventato il nostro salotto, la nostra sala conferenze e persino il luogo dell'happy hour. Un'efficace etichetta Zoom è una strada a doppio senso.
Rendendovi responsabili e trattando gli altri con rispetto, potete contribuire a rendere l'ambiente virtuale più produttivo, coinvolgente e, in ultima analisi, più positivo per tutti.
Seguendo questi consigli di Zoom e sfruttando la potenza di ClickUp, sarete sulla buona strada per navigare nel mondo delle riunioni di Zoom con sicurezza e professionalità. 🎉 Date alle vostre riunioni Zoom il vantaggio di ClickUp oggi!