Con team distribuiti in diverse aree geografiche e professionisti attrezzati per lavorare in remoto da qualsiasi luogo, riuscite a immaginare il posto di lavoro moderno senza una piattaforma di videoconferenza come Zoom?
Con l'evolversi delle dinamiche del lavoro, Zoom è diventato essenziale quanto la macchina del caffè. Lo stesso vale per sapere come comportarsi durante queste riunioni: il tuo galateo virtuale.
Padroneggiare il galateo delle riunioni su Zoom non significa solo essere educati. Significa promuovere un'esperienza di comunicazione professionale, di alta produttività e, in definitiva, con un esito positivo per tutti i partecipanti.
Le best practice come la puntualità e il contatto visivo fanno parte del galateo universale delle riunioni, virtuali e non. Ma una piattaforma di videoconferenza richiede anche la conoscenza di alcune altre regole non scritte.
Che cos'è il galateo delle riunioni Zoom?
Il galateo delle riunioni Zoom è un insieme di linee guida per un comportamento appropriato durante le videochiamate. Copre tutto, dall'abbigliamento e dallo sfondo al modo di comunicare.
Padroneggiare questi principi favorisce un ambiente positivo e di alta produttività, massimizzando i vantaggi delle riunioni virtuali. ⭐
Considera il galateo di Zoom come una serie di regole non scritte che creano un ambiente rispettoso e concentrato, in cui tutti si sentono ascoltati e le idee fluiscono liberamente. Il tutto sfruttando al massimo le funzionalità/funzioni esclusive della piattaforma.
L'importanza del galateo delle riunioni su Zoom
Un comportamento corretto durante le riunioni Zoom è fondamentale per garantire un'interazione efficace e rispettosa. Riduce al minimo le distrazioni, promuove l'ascolto attivo e garantisce una comunicazione chiara e concisa. Di conseguenza, puoi aspettarti una migliore comprensione e collaborazione all'interno del team.
Ecco alcuni dei vantaggi derivanti dal seguire il galateo di Zoom:
- Maggiore produttività: quando tutti seguono il galateo stabilito, le riunioni si svolgono in modo più fluido e consentono discussioni mirate. Ciò porta a un processo decisionale più rapido e a un uso efficiente del tempo 📈
- Maggiore professionalità: prestare attenzione al proprio abbigliamento e allo sfondo e partecipare attivamente alla chiamata aiuta a mantenere un'immagine professionale. Seguire il galateo di Zoom dimostra anche rispetto per gli altri partecipanti alla riunione
- Dinamiche di gruppo positive: una comunicazione rispettosa e un comportamento consapevole durante le riunioni virtuali favoriscono un senso di fiducia e cameratismo all'interno del team, anche quando i membri sono lontani chilometri l'uno dall'altro
- Riduzione dello stress: quando tutti rispettano le linee guida stabilite, le ansie legate alle interazioni virtuali diminuiscono, creando un ambiente di riunione più confortevole e privo di stress per tutti
A questo proposito, vediamo cosa non fare durante una chiamata Zoom.
Errori comuni nell'etichetta delle riunioni su Zoom
Ecco alcune insidie comuni da evitare durante una riunione virtuale:
1. Multitasking
Controllare le email, navigare sui social media o svolgere altre attività durante una riunione è irrispettoso e improduttivo. Siate pienamente presenti e coinvolti nella conversazione.
2. Ignorare lo sfondo
Uno sfondo disordinato o che distrae può distogliere l'attenzione dalla conversazione. Scegli uno sfondo pulito e neutro o, se necessario, utilizza sfondi virtuali. Se ciò non è possibile, puoi sfocare lo sfondo.
3. Dominare le discussioni
Interrompere gli altri, monopolizzare l'attenzione o interrompere costantemente può ostacolare la partecipazione e creare un'atmosfera ostile. Pratica l'ascolto attivo e lascia parlare gli altri.
4. Mangiare davanti alla telecamera
Sebbene apparentemente innocui, i rumori causati dal masticare e dal deglutire possono distrarre e risultare sgradevoli. Evita di mangiare durante le videochiamate.
5. Abbigliamento inadeguato
Un abbigliamento poco professionale ti fa sembrare negligente, indipendentemente dalla natura della riunione. Vestiti in modo professionale per le tue chiamate di lavoro, anche se lavori da casa.
6. Non mantenere il contatto visivo
Immagina di avere una conversazione faccia a faccia con qualcuno senza guardarlo negli occhi. Impossibile, vero? Eppure, spesso ci dimentichiamo di fare questo durante una riunione virtuale e passiamo più tempo a guardare la nostra immagine o la direzione generale dello schermo. O peggio ancora, teniamo la videocamera spenta.
Consigli sul galateo delle riunioni Zoom per promuovere una comunicazione efficace
Ora che abbiamo affrontato le insidie, ecco alcuni consigli pratici per navigare nel mondo delle chiamate Zoom con eleganza ed efficienza:
Preparati come un professionista
La preparazione prima della riunione ti permette di affrontare le riunioni con sicurezza e senza stress. Proprio come ti prepareresti per una presentazione tradizionale o una discussione in consiglio, segui una lista di controllo professionale come parte del galateo delle riunioni su Zoom. Questo è ancora più importante per chi ospita le riunioni.
- Tieni presente il tuo fuso orario: programma le riunioni in orari convenienti per tutti i partecipanti
- Stabilisci un programma e effettua la condivisione dei materiali: se sei l'organizzatore, assicurati di comunicare in anticipo il programma della riunione. Tutti gli invitati devono capire cosa aspettarsi e quale sarà il loro ruolo nella riunione. È altrettanto importante inviare gli inviti solo alle persone interessate. Invitare colleghi che non hanno bisogno di partecipare o prendere decisioni può compromettere la qualità della riunione. Se sei stato invitato a una riunione Zoom, leggi attentamente il programma e fai domande per chiarire eventuali dubbi prima della riunione.
- Verifica la tua attrezzatura: controlla attentamente la tua attrezzatura e la connessione Internet prima di partecipare alla riunione per evitare problemi tecnici. Sebbene questo sia fondamentale per l'organizzatore della riunione, ogni partecipante deve verificare il proprio microfono e la propria videocamera per evitare distrazioni e ritardi.
- Trova un luogo tranquillo: i rumori di fondo possono essere fastidiosi e distrarre. Scegli un luogo tranquillo e privo di interruzioni per garantire che tu e i tuoi colleghi possiate concentrarvi sulla discussione
- Arriva in anticipo: imposta il tono accedendo qualche minuto prima dell'orario previsto
- Sii conciso o programma delle pause: le riunioni su Zoom raramente devono durare più di 45-60 minuti. Se devi programmare una riunione lunga, prevedi delle brevi pause in modo che i partecipanti non si sentano stanchi.
Suggerimento bonus: crea liste di controllo che puoi utilizzare con tutto il tuo team e salvale come modelli con ClickUp Checklists.
Presentazioni
In qualità di ospite, è tuo compito presentare te stesso e tutti gli altri all'inizio della riunione. In questo modo si evitano silenzi imbarazzanti e confusione.
In alternativa, puoi incoraggiare i partecipanti a presentarsi.
- Tieni la videocamera accesa: in qualità di ospite, è buona norma tenere la videocamera accesa e il microfono attivato all'inizio della chiamata. Sei tu a condurre la riunione, quindi sarebbe scortese costringere tutti a fissare un rettangolo vuoto sullo schermo del computer. Se sei un invitato, è accettabile tenere la videocamera spenta se anche gli altri partecipanti lo fanno.
- Imposta il tuo ambiente con uno sfondo Zoom: se partecipi alla chiamata da casa, da un bar o da un ambiente diverso dall'ufficio, è best practice impostare uno sfondo virtuale più professionale o neutro. In questo modo eliminerai le distrazioni causate dai movimenti o dalle persone intorno a te.
Sii un partecipante consapevole
Metti via il telefono, chiudi le schede non necessarie e partecipa attivamente alla conversazione. Mostra interesse attraverso le espressioni facciali e il linguaggio del corpo, anche se non sei davanti alla telecamera.
- Parla in modo chiaro e conciso: articola bene le parole, evita intercalari come "ehm" e "uh" e mantieni i tuoi interventi concisi e pertinenti all'argomento in discussione
- Disattiva il microfono quando non parli: in questo modo eliminerai i rumori di fondo ed eviterai interruzioni audio indesiderate, garantendo un flusso fluido di conversazione.
- Presta attenzione al tuo linguaggio del corpo: mantieni una buona postura, evita di agitarti e guarda nella telecamera (o il nome dell'interlocutore). Annuire, sorridere e guardare nella telecamera trasmettono ascolto attivo e coinvolgimento
- Esplora funzionalità/funzioni come le reazioni e la chat: i pulsanti di reazione ti offrono un modo accettabile per esprimere un'opinione o porre una domanda mentre qualcun altro sta parlando. Ad esempio, puoi "alzare la mano" in modo che chi sta parlando sappia che deve fare una pausa e darti la parola. Oppure puoi riconoscere un risultato o festeggiare un evento utilizzando le reazioni "applauso" o "cuore". Allo stesso modo, la funzione chat è un ottimo modo per effettuare la condivisione di link e idee senza interrompere il flusso della riunione.
- Segui le regole di comportamento per la condivisione dello schermo: la condivisione dello schermo è uno strumento potente, ma fai attenzione alla visibilità. Chiudi le schede non necessarie ed evita di mostrare file personali che potrebbero distrarre.
- Segui il galateo della registrazione dello schermo: se hai bisogno di registrare la riunione per riferimento futuro, chiedi sempre l'autorizzazione e fornisci una motivazione valida. Tutti i partecipanti devono essere consapevoli che la riunione viene registrata e dello scopo della registrazione
Suggerimento bonus: non sottovalutate il potere di un sorriso! Anche se siete davanti alla telecamera, un sorriso sincero può trasmettere calore, coinvolgimento ed energia positiva, creando l'atmosfera giusta per una riunione più piacevole e di alta produttività.
Massimizza il potenziale delle riunioni con aggiornamenti tecnologici
Esplora le varie funzionalità e integrazioni di Zoom, dai sondaggi alle sale di discussione, fino alla condivisione dello schermo. Trova gli strumenti che migliorano le tue riunioni e soddisfano le tue esigenze specifiche. Ad esempio, puoi utilizzare ClickUp come strumento completo per la pianificazione del calendario delle riunioni .
Visualizzazione calendario ClickUp
Visualizza tutte le riunioni, le attività e le scadenze del tuo team in un unico posto con la vista calendario di ClickUp. Evita di passare da una piattaforma all'altra o di perdere di vista le date importanti. Puoi facilmente filtrare per team, progetto o individuo per concentrarti su ciò che è rilevante.
Riunioni ClickUp
ClickUp Meetings va oltre la semplice videoconferenza integrandosi perfettamente con la piattaforma di project management ClickUp.
Le sue funzionalità/funzioni includono
- Pianificazione centralizzata: per invitare i partecipanti alla riunione e gestire le conferme di partecipazione all'interno di ClickUp
- Promemoria automatici: per notifiche tempestive e per garantire che tutti rispettino il programma
- Appunti della riunione e azioni da intraprendere: per annotare i punti chiave e assegnare attività di follow-up direttamente durante la chiamata
Lavagne ClickUp online
ClickUp offre una funzionalità di lavagna online integrata che trasforma la tua chiamata Zoom in uno spazio di lavoro collaborativo. Fai brainstorming di idee, disegna diagrammi o crea Sequenze in tempo reale, migliorando la comunicazione visiva e il coinvolgimento.
Attività di ClickUp
Utilizza questa funzionalità per convertire le azioni da intraprendere in attività eseguibili all'interno della piattaforma. Ciò semplifica la comunicazione, promuove la responsabilità e mantiene tutti allineati anche dopo la fine della riunione.
Concludi in bellezza
Concludere bene non significa solo spuntare delle caselle. Aggiungi un tocco di personalità o umorismo (a seconda del tono della riunione) per lasciare un ricordo indelebile.
Un breve "Non vedo l'ora di vedere cosa realizzeremo in futuro" o una battuta condivisa possono suscitare aspettative per le future riunioni Zoom.
- L'organizzatore è l'ultimo ad andarsene: consenti ai partecipanti di andarsene con calma e di dire le ultime parole prima di disconnettersi. La best practice in questo caso è che l'organizzatore riattacchi dopo che tutti gli altri hanno lasciato la riunione.
- Riassumi i punti chiave e le azioni da intraprendere: riassumi brevemente la discussione, evidenzia i punti chiave e assegna azioni chiare con scadenze precise per garantire che tutti abbiano un senso di scopo e responsabilità
- Lascia spazio alle domande: prima di concludere ufficialmente la riunione, dedica alcuni minuti alle domande finali o ai chiarimenti. In questo modo ti assicurerai che tutte le preoccupazioni siano state affrontate e che i partecipanti lascino la riunione con un'impressione positiva.
- Evidenzia i risultati raggiunti: se la riunione ha portato a progressi o scoperte, dedica un momento per riconoscere il lavoro richiesto e celebrare l'esito positivo. Questo rafforza il lavoro di squadra positivo e motiva un'ulteriore collaborazione
- Esprimi gratitudine: ringrazia i tuoi colleghi per la loro partecipazione e il tempo dedicato. Questo favorisce un senso di apprezzamento e incoraggia un coinvolgimento attivo nelle riunioni future
Bonus: Divertenti rompighiaccio su Zoom!
Suggerimenti bonus:
- Se possibile, approfitta dello slancio della riunione in corso per fissare provvisoriamente la data della prossima. Ciò consentirà di risparmiare tempo in futuro e dimostrerà proattività nel project management
- Utilizza ClickUp Notes per annotare i punti chiave e gli elementi da intraprendere in tempo reale, consentendo a tutti di consultarli rapidamente dopo la riunione
- Assegna le attività direttamente all'interno di ClickUp, impostando scadenze e assegnando titolari specifici per i follow-up
- Rifletti sulla tua performance e individua gli aspetti da migliorare. Hai parlato troppo velocemente? Lo sfondo era fonte di distrazione? Utilizza queste informazioni per perfezionare la tua presenza virtuale in vista delle riunioni future
Oltre la chiamata
Il galateo delle riunioni Zoom si applica anche dopo la riunione. È fondamentale inviare tempestivamente i riassunti della riunione e gli elementi da intraprendere dopo la chiamata. Inoltre, dovresti incoraggiare i partecipanti alla condivisione delle loro opinioni e dei loro suggerimenti per le riunioni future. ✏️
Suggerimento bonus: documenta le best practice e le regole per le riunioni su Zoom. Condividile come linee guida nella tua organizzazione, in modo che tutti siano allineati per le future videoconferenze.
Dare l'esempio: galateo delle riunioni Zoom
Con l'evoluzione dei luoghi di lavoro, Zoom è diventato il nostro salotto, la nostra sala conferenze e persino il luogo dove trascorrere l'happy hour. E un galateo efficace su Zoom è una strada a doppio senso.
Assumendoti le tue responsabilità e trattando gli altri con rispetto, puoi contribuire a creare un ambiente virtuale più produttivo, coinvolgente e, in definitiva, più efficace per tutti.
Seguendo questi consigli su Zoom e sfruttando la potenza di ClickUp, sarai sulla buona strada per navigare nel mondo delle riunioni Zoom con sicurezza e professionalità. 🎉 Dai oggi alle tue riunioni Zoom il vantaggio di ClickUp!