Quando gestisci più progetti o lavori su attività complesse, è necessario che tutti siano coinvolti. Questo rende il lavoro più facile, porta a risultati migliori e ti aiuta a rispettare le scadenze.
Ma per farlo, devi prima mettere tutti i membri del tuo team sulla stessa lunghezza d'onda e assicurarti che tutti abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti. Questo aiuta il team a lavorare insieme per trovare soluzioni innovative, condividere idee e portare più punti di vista.
Ci saranno istanze in cui, invece di affidarti a infinite email in CC e inoltri, vorrai semplicemente condividere una breve nota con un membro del team: un breve aggiornamento, un rapido promemoria o una semplice nota di chiarimento. È molto più facile e veloce.
In questo articolo condividiamo alcuni consigli e trucchi per la condivisione di note e la collaborazione come un professionista.
Scenari comuni per la condivisione delle note
I membri del team condividono continuamente note e messaggi. Discutono di ciò che è stato evidenziato durante una riunione, condividono idee, forniscono il contesto di determinate attività, discutono gli aggiornamenti o semplicemente forniscono feedback.
Ecco alcuni degli scenari più comuni per la condivisione delle note.
- Dopo le riunioni di team: crea un breve riepilogo del verbale della riunione per rivedere i punti chiave discussi e lavorare su elementi specifici da intraprendere.
- Collaborazione sui progetti: fornisci feedback sulle attività, sviluppa idee e trova soluzioni creative.
- Riunioni con i clienti: conferma i punti discussi di comune accordo, acquisisci i requisiti dei clienti, aggiungi contesto ed evidenzia le attività critiche.
- Creazione di contenuti: annota e condividi idee, coordina le attività, elabora l'elenco dei risultati delle ricerche e delle linee guida per fornire ai membri del team informazioni di base sufficienti.
- Team interfunzionali: chiarisci argomenti complessi, scambia idee provenienti da diverse funzioni e documenta attività, scadenze e assegnatari in una cartella condivisa.
- Supporto clienti: documenta le interazioni con un cliente su un ticket specifico, coordina internamente per trovare il modo migliore per risolvere un reclamo e trasmetti le informazioni tra gli agenti che stanno lavorando su una query del cliente.
Per saperne di più: 5 strategie per prendere appunti in modo migliore e più efficace
Metodi per la condivisione degli appunti
Se quando pensi alla condivisione di appunti ti immagini freneticamente a scarabocchiare idee e pensieri, ti suggeriamo di utilizzare una strategia di presa appunti più efficace. Appunti e elenchi poco chiari sono la rovina di una comunicazione efficace e possono portare a molti malintesi.
Ecco alcuni metodi efficaci che puoi utilizzare per prendere note chiare e concise.
- Metodo di schematizzazione: le idee sono rappresentate utilizzando una struttura gerarchica. Le idee principali si trovano nella parte superiore della struttura. Gli argomenti secondari e i dettagli di supporto si diramano dall'idea principale. L'intera rappresentazione assomiglia a un albero con i suoi rami ed è il modo migliore per mostrare il flusso di informazioni quando si spiega un concetto.
- Metodo di mappatura mentale: un metodo di presa di appunti visivo in cui l'argomento principale è posto al centro e più linee radiali rappresentano idee collegate. Il metodo di presa di appunti con mappa mentale è ottimo per comprendere come diversi concetti sono interconnessi.
- Metodo grafico: le singole note vengono organizzate in tabelle. È perfetto quando si desidera confrontare una serie di informazioni con un'altra. Le tabelle possono avere diverse righe e colonne per aiutarti a organizzare più idee e individuare schemi ricorrenti.
- Metodo Cornell: utilizza anch'esso una tabella per organizzare le idee, ma in modo leggermente diverso. Il metodo Cornell prevede tre colonne. La colonna di sinistra rappresenta le idee, quella centrale include spunti per ricordarle, mentre quella di destra contiene un breve riepilogo/riassunto dei punti salienti relativi all'idea.
Ecco un breve esempio di come utilizzare il metodo Cornell per prendere note durante una riunione.
| Note | Suggerimenti | Riepilogo/riassunto |
|---|---|---|
| Aumenta la notorietà del marchio Genera nuovi contatti attraverso i canali dei social media | Obiettivi della campagna | Aumenta la notorietà del marchio del 15% e migliora la generazione di lead dai canali social media del 20%. |
| Descrivi le caratteristiche del prodotto Offri sconti a tempo limitato Enfatizza l'usabilità multipiattaforma | Messaggi chiave | Enfatizza i punti di forza del prodotto e incentiva gli utenti a provarlo. |
| Canali social media: Instagram e YouTube Newsletter mensili Articoli, white paper, ebook | Canali di promozione | Utilizza i canali social esistenti e ricorri all'email marketing e alla creazione di contenuti per aumentare la portata dei clienti. |
| Social media: 10.000 $ E-mail: 5.000 $ Creazione di contenuti: 15.000 | Assegnazione del budget | Il budget totale di 30.000 dollari sarà distribuito su più iniziative in base al canale. |
💡Suggerimento professionale: Se stai preparando una riunione, utilizza il metodo di presa di appunti schematico per registrare i punti chiave che devono essere affrontati. Ciò faciliterà discussioni più significative e di maggiore produttività tra te e il tuo team.
App per la condivisione di note
Sapevi che puoi effettuare la condivisione delle note in modo semplice utilizzando gli strumenti e le piattaforme che usi ogni giorno per il lavoro? Continua a leggere per scoprire come app come Documenti Google, Dropbox e persino il tuo iPhone possono essere utilizzati per effettuare la condivisione delle note.
- Documenti Google: basta aprire un nuovo documento Google e iniziare ad aggiungere le tue note utilizzando uno dei metodi sopra indicati. Formatta il documento come desideri, aggiungi @menzioni per taggare le persone e utilizza i commenti per lasciare un feedback. Una volta terminato, condividi la nota con i membri del tuo team. Utilizza il pulsante di condivisione per gestire l'accesso alla modifica in modo che solo un numero limitato di membri del team possa modificare il tuo documento. Tieni traccia delle versioni precedenti del documento, delle modifiche e delle altre attività della cartella visualizzando la cronologia delle versioni.
- Microsoft OneNote: scarica l'app Note e crea un nuovo blocco note. Utilizza le "sezioni" per dividere il blocco note e formattare le tue note. Abbozza le tue idee per una maggiore chiarezza visiva e lavora in modo collaborativo all'interno dell'applicazione. Con la funzionalità di trascrizione vocale, puoi acquisire note senza usare le mani. Puoi anche configurare le impostazioni di condivisione per invitare altre persone a collaborare o toccare "rimuovi" per limitare l'accesso alla modifica.
- Google Keep: prendi appunti e crea elenchi utilizzando l'applicazione per prendere appunti di Google. Scaricala sul tuo cellulare, tablet o desktop, organizza le tue idee e imposta promemoria per le attività importanti. Aggiungi note importanti direttamente ai tuoi Documenti Google in modo che siano visibili a tutti coloro che hanno accesso al documento. In alternativa, puoi utilizzare altre app per prendere appunti per una suite di funzionalità più avanzata.
- iPhone: annotare rapidamente i tuoi pensieri è facile con Note sul tuo iPhone. Seleziona la cartella Note in iCloud per aprire una nuova nota. Organizza le tue idee su una nota iCloud utilizzando tabelle e liste di controllo per gli elenchi di cose importanti da fare. Puoi anche caricare immagini, schizzi o documenti scansionati per aggiungere ulteriori dettagli. Archivia le tue note nella cartella iCloud.
- Dropbox Paper: l'applicazione per prendere appunti di Dropbox è progettata per consentire la collaborazione in tempo reale tra i team. Aggiungi gli assegnatari agli elementi da intraprendere insieme alle date di scadenza all'interno della nota condivisa. Ti consente anche di incorporare video, immagini e file nel tuo documento come riferimento.
💡Suggerimento professionale: Supera il sovraccarico di informazioni organizzando i dettagli essenziali utilizzando diversi metodi di presa di appunti . Questo è utile per cogliere i concetti importanti in modo da non perdere mai l'essenza di ciò che è stato discusso.
Come effettuare la condivisione delle note utilizzando ClickUp
I metodi che abbiamo discusso sopra sono ottimi per la condivisione dei tuoi appunti. Ma ti mostreremo come puoi farlo ancora meglio con le interessanti funzionalità/funzioni di ClickUp per prendere appunti e collaborare.
1. Struttura le informazioni in pochissimo tempo
Usa ClickUp Docs per creare note ben strutturate con ricche funzionalità di modifica. Scegli tra opzioni di formattazione predefinite per aggiungere sezioni, elenchi puntati e paragrafi per organizzare facilmente le informazioni. Puoi anche invitare i membri del team a collaborare alle idee in tempo reale. Qualsiasi modifica all'elenco delle note condivise verrà immediatamente riportata nel documento, in modo che solo le informazioni più recenti siano disponibili per i membri del team invitati.
Crea cartelle con più documenti per argomenti diversi e archivialile nella cartella Hub documenti in modo che i membri del tuo team possano accedervi.
💡Suggerimento professionale: Se devi destreggiarti tra più attività e elementi da fare, scegli un' app per elenchi di cose da fare con categorie e promemoria personalizzabili che ti aiutino a tenere sotto controllo tutto ciò che devi fare.
2. Prendi note con facilità
Cattura tutte le tue idee in un attimo con ClickUp Blocco note. Grazie alle sue ricche opzioni di modifica, puoi formattare le note, organizzarle in modo logico e convertire le tue voci in attività tracciabili. Assegnale ai nuovi collaboratori insieme alle date di scadenza, in modo che tutti rimangano allineati.
Aggiungi attività alle liste di controllo utilizzando la funzionalità drag-and-drop di ClickUp, in modo che ogni attività proceda senza intoppi. Annota le idee anche quando sei in movimento utilizzando l'estensione Chrome di ClickUp o l'applicazione mobile.
💡Suggerimento professionale: Sfrutta i modelli per prendere appunti in modo da non dover ideare un formato per registrare gli appunti per ogni occasione: riunioni, lezioni o attività quotidiane. Basta scegliere un modello versatile e adattarlo alle proprie esigenze per prendere appunti in modo facile e veloce.
3. Collaborare visivamente sulle idee
Discuti idee e spiega concetti in modo visivo con le lavagne online ClickUp.
Puoi fare brainstorming, creare strategie e mappare concetti su una tela digitale, anche quando il tuo team lavora a livello globale.
Crea idee, collegale tra loro, aggiungi un link e utilizza i post-it online per aggiungere contesto a ogni idea. Puoi aggiungere attività direttamente sulla lavagna online e assegnarle ai membri del team, il che significa che passare dall'ideazione all'esecuzione non è mai stato così facile.
💡Suggerimento professionale: invece di creare ogni volta una nuova lavagna online per rappresentare le idee, utilizza i modelli di lavagna online per dare il via alle tue sessioni di brainstorming. Scegli un modello, inserisci le informazioni importanti e sei pronto.
4. Utilizza l'IA per fare i compiti più impegnativi
Hai un blocco creativo? Hai difficoltà a trovare nuove idee? ClickUp Brain ti aiuta a generare idee di alta qualità in pochi secondi. Tutto quello che devi fare è inserire il tuo prompt e ClickUp Brain ti offrirà suggerimenti pertinenti per qualsiasi argomento.
ClickUp Brain è in grado di analizzare anche una registrazione della tua riunione (o il relativo verbale documentato) per generare note efficaci. Questo ti evita il fastidio di creare manualmente le note della riunione e ti aiuta a semplificare il processo di documentazione delle informazioni e dei requisiti critici. Con pochi clic, puoi creare tabelle e trascrizioni, effettuare la condivisione di una nota, redigere risposte rapide alle conversazioni e creare rapporti sullo stato di avanzamento e programmi delle riunioni.
Per saperne di più: I 10 migliori strumenti di IA per la presa appunti per il 2024
5. Standardizza la presa di appunti per ogni situazione
ClickUp offre una vasta libreria di modelli web per ogni caso d'uso.
Se stai cercando qualcosa che semplifichi il processo di presa di appunti, abbiamo quello che fa per te!
Ecco cinque modelli che puoi utilizzare per diversi scenari di presa di appunti.
1. Modello di appunti di classe ClickUp
Gli studenti possono utilizzare il modello ClickUp Class Notes per organizzare i compiti scolastici, i compiti a casa e i link utili in un unico posto. Il modello contiene sezioni che ti aiutano a creare un archivio strutturato di appunti delle lezioni e può essere applicato a qualsiasi materia. Seleziona la sezione che desideri visualizzare scegliendo il titolo di un appunto da un indice predefinito.
2. Modello di note giornaliere ClickUp
Annota i tuoi pensieri, dai vita alle tue idee e gestisci le informazioni importanti con il modello ClickUp Daily Notes. È il posto perfetto per registrare i tuoi pensieri e le tue riflessioni e annotare rapidamente le azioni da intraprendere. Le visualizzazioni e i campi personalizzati facilitano l'organizzazione delle informazioni e consentono di visualizzare le attività importanti a colpo d'occhio.
3. Modello di note per formatori ClickUp
Cattura e documenta i punti importanti delle sessioni di formazione con il modello ClickUp Trainer Notes. Si tratta di uno strumento eccellente che consente ai formatori impegnati di pianificare le loro sessioni, documentare le informazioni e effettuare il monitoraggio del feedback dei partecipanti. Puoi condividerlo con altri formatori in modo che tutte le sessioni seguano un processo standard.
4. Modello di stile per le note delle riunioni ClickUp
Sei stanco di creare note infinite per ogni riunione? Utilizza il modello di stile per note delle riunioni di ClickUp per semplificare la presa di note durante le riunioni. Il formato personalizzabile ti consente di annotare rapidamente i momenti salienti della riunione. Organizza i punti di azione, le decisioni e i dati nelle sezioni pertinenti e utilizza il filtro di ricerca per navigare verso elementi specifici.
5. Modello di nota di progetto ClickUp
Usa il modello di nota di progetto ClickUp per documentare tutto ciò che riguarda i tuoi progetti. Sfrutta il formato coerente per registrare i dettagli del progetto, mostrare gli aggiornamenti, effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti e condividere le informazioni. Classifica le informazioni in modo logico, così tutti potranno vedere gli ultimi aggiornamenti del progetto quando aprono la nota.
Massimizzare l'efficienza del team: il potere di una condivisione delle note e di una collaborazione efficaci
Prendere appunti e effettuare la condivisione in modo efficace è fondamentale per trasmettere le informazioni giuste ai membri del team, soprattutto quando si collabora a un progetto. Ciò evita malintesi, aggiunge contesto alle attività e semplifica notevolmente il lavoro complesso.
Le note sono un modo semplice per comunicare e possono aiutare a garantire che tutti siano allineati su dettagli minuziosi ma importanti come gli orari delle riunioni, altri messaggi, le scadenze delle attività e i promemoria dei progetti.
Aggiungere gli strumenti giusti per prendere appunti al tuo flusso di lavoro può semplificare la collaborazione del team. Funzionalità/funzioni come il controllo degli accessi, la modifica collaborativa, l'assegnazione delle attività e la gestione dei documenti possono aiutare i team a migliorare il coordinamento e a raggiungere gli obiettivi più rapidamente.
Se stai valutando le applicazioni per prendere appunti disponibili sul mercato, prova l'app per appunti e la piattaforma di produttività all-in-one di ClickUp. Le sue solide funzionalità, tra cui lavagne online e blocchi note avanzati, offrono tutto ciò di cui hai bisogno per la condivisione di appunti e la collaborazione facile.
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