Quando si gestiscono più progetti o si lavora su attività complesse, è necessario avere tutte le mani in pasta. Questo facilita il lavoro, porta a risultati migliori e aiuta a rispettare i tempi di consegna.
Ma per far sì che ciò accada, è necessario che i membri del team siano sulla stessa pagina e che tutti abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti. Questo aiuta il team a lavorare insieme per trovare soluzioni innovative, condividere idee e apportare molteplici prospettive.
Ci saranno istanze in cui, invece di affidarsi a infiniti CC e inoltri di email, si vorrà semplicemente condividere una nota veloce con un membro del team: un breve aggiornamento, una promemoria o una semplice nota di chiarimento. È molto più facile e veloce.
In questo articolo condividiamo alcuni suggerimenti e trucchi per la condivisione di note e per collaborare come un professionista.
Scenari comuni per la condivisione delle note
I membri del team condividono continuamente note e messaggi. Discutono di ciò che è stato evidenziato durante una riunione, condividono pensieri, danno un contesto a certe attività, discutono di aggiornamenti o semplicemente forniscono un feedback.
Ecco alcuni degli scenari più comuni di condivisione delle note.
- Dopo le riunioni del team: Creare un rapido riepilogo/riassunto dei verbali della riunione per ripassare i punti chiave discussi e lavorare su elementi d'azione specifici
- Collaborazione ai progetti: Fornire feedback sulle attività, sviluppare le idee e proporre soluzioni creative
- Riunioni con i client: Confermare i punti discussi, acquisire i requisiti del cliente, aggiungere un contesto ed evidenziare le attività critiche
- Creazione di contenuti: annotare e condividere idee, coordinare le attività, elencare i risultati della ricerca e le linee guida per fornire ai membri del team informazioni di base sufficienti
- Teams interfunzionali: Chiarire argomenti complessi, scambiare idee da funzioni diverse e documentare attività, scadenze e assegnatari in una cartella condivisa
- Supporto clienti: Documentare le interazioni con un cliente su un particolare ticket, coordinarsi internamente per trovare il modo migliore per risolvere un reclamo e passare informazioni tra gli agenti che lavorano su una query del cliente
**Per saperne di più 5 strategie per migliorare e rendere più efficace la presa di nota
Metodi per la condivisione delle note
Se quando pensate di condividere le note vi immaginate di scarabocchiare freneticamente idee e pensieri, vi suggeriamo di utilizzare un metodo più efficace strategia per prendere appunti . Note ed elenchi poco chiari sono la rovina di una comunicazione efficace e possono portare a molti malintesi.
Utilizzate la funzionalità Mappe mentali di ClickUp per migliorare le vostre note
Ecco alcuni metodi efficaci per prendere note chiare e concise.
- Metodo della traccia: Le idee vengono rappresentate utilizzando una struttura gerarchica. Le idee principali si trovano in cima alla struttura. I sotto-argomenti e i dettagli di supporto si diramano dall'idea principale. L'intera rappresentazione assomiglia a un albero e ai suoi rami ed è il modo migliore per mostrare il flusso di informazioni quando si spiega un concetto
- Metodo della mappa mentale: Un metodo visuale per prendere appunti in cui l'argomento principale è posto al centro e le linee multiple che si irradiano rappresentano le idee in connessione. Il metodo di presa di note con mappa mentale è ottimo per capire come i diversi concetti siano interconnessi tra loro
- Metodo del grafico: Le singole note vengono organizzate in tabelle. È perfetto quando si vuole confrontare un insieme di informazioni con un altro. Le tabelle possono avere diverse righe e colonne per aiutare a organizzare più idee e a individuare i modelli
- Metodo Cornell: Anche questo metodo utilizza una tabella per organizzare le idee, ma in modo leggermente diverso. Ci sono tre colonne nel file Metodo Cornell per prendere le note . La colonna di sinistra rappresenta le idee, la colonna centrale include spunti per ricordare le idee e la colonna di destra contiene un rapido riepilogo/riassunto relativo all'idea
Ecco un rapido esempio di utilizzo del metodo Cornell per prendere appunti
.
| Note | Spunti | Riepilogo/riassunto |
|---|---|---|
| Aumentare la notorietà del marchioGenerare nuovi contatti attraverso i canali dei social media | Oggetti della campagna | Aumentare la notorietà del marchio del 15% e migliorare la generazione di contatti dai canali dei social media del 20% |
| Delineare le caratteristiche del prodottoOffrire sconti a tempo limitatoEsaltare l'usabilità multipiattaforma | Messaggi chiave | Enfatizzare i punti di vendita unici del prodotto e incentivare gli utenti a provarlo |
| Canali di social media: Instagram e YouTube Newsletter mensiliArticoli, whitepaper, ebook | Canali di promozione | Utilizzate i canali di social media esistenti e usate l'email marketing e la creazione di contenuti per aumentare la portata dei clienti |
| Social media: $10.000Email: 5.000$Creazione di contenuti: 15.000$ | Assegnazione del budget | Il budget totale di 30.000$ sarà distribuito tra più iniziative in base al canale |
💡Pro Tip: Se vi state preparando per una riunione, utilizzate la funzione il metodo di prendere appunti a grandi linee per registrare i punti chiave che devono essere affrontati. Questo faciliterà le discussioni più significative e produttive tra voi e il vostro team._
App per condividere le note
Sapevate che potete condividere facilmente le note utilizzando gli strumenti e le piattaforme che usate ogni giorno per lavoro? Continuate a leggere per scoprire come app come Documenti Google, Dropbox e persino il vostro iPhone possono essere utilizzati per condividere le note.
- Documenti Google: Basta aprire un nuovo documento Google e iniziare ad aggiungere le note utilizzando uno dei metodi sopra menzionati. Formattate il documento come volete, aggiungete le menzioni @ per taggare le persone e usate i commenti per lasciare un feedback. Una volta terminato, condividete la nota con i membri del vostro team. Utilizzate il pulsante di condivisione per gestire l'accesso alle modifiche, in modo che solo un numero limitato di membri del team possa modificare il documento. Tenete traccia delle versioni precedenti del documento, delle modifiche e di altre attività della cartella visualizzando la cronologia delle versioni
- Microsoft OneNote: Scaricate l'app Notes e create un nuovo NoteBook Utilizzate le 'sezioni' per dividere il vostro taccuino e formattare le note. Disegnate le vostre idee per una maggiore chiarezza visiva e lavorate in modo collaborativo all'interno dell'applicazione. Grazie alla funzionalità di trascrizione vocale, è possibile acquisire le note a mani libere. È inoltre possibile configurare le impostazioni di condivisione per invitare le persone a collaborare o toccare "rimuovi" per limitare l'accesso alle modifiche
- Google Keep: Prendete appunti e create elenchi utilizzando l'applicazione di Google per prendere appunti. Scaricatela sul vostro cellulare, tablet o desktop, organizzate le vostre idee e impostate promemoria per le attività importanti. Aggiungete le note importanti direttamente ai Documenti Google, in modo che siano visibili a tutti coloro che hanno accesso al documento. In alternativa, è possibile utilizzare altri app per prendere note per una serie di funzionalità/funzione più avanzate
- **Selezionare la cartella Note in iCloud per aprire una nuova nota. Organizzate le vostre idee in una nota iCloud usando tabelle e liste di controllo per importanti elenchi da fare. È anche possibile caricare immagini, schizzi o documenti scannerizzati per aggiungere ulteriore contesto. Archiviate le note nella vostra cartella iCloud
- Dropbox Paper: L'applicazione per prendere appunti di Dropbox è progettata per i team per consentire la collaborazione in tempo reale. Aggiungete gli assegnatari agli elementi di azione e le date di scadenza all'interno della nota condivisa. Consente inoltre di incorporare video, immagini e file nel documento per potervi fare riferimento
Consiglio: _Superate il sovraccarico di informazioni organizzando i dettagli essenziali con diversi tipi di documenti
_. È utile per afferrare i concetti importanti, in modo da non perdere mai l'essenza di ciò che è stato discusso
Come condividere le note con ClickUp
I metodi descritti sopra sono ottimi per la condivisione delle note. Ma vi mostriamo come potete fare ancora meglio con le interessanti funzionalità di ClickUp per la presa di note e la collaborazione.
1. Strutturare le informazioni in poco tempo
Utilizzare
Documenti ClickUp
per creare note splendidamente strutturate con ricche funzionalità/funzione di modifica. Scegliete tra le opzioni di formattazione pre-costruite per aggiungere sezioni, punti e paragrafi per organizzare facilmente le informazioni. È anche possibile invitare i membri del team a collaborare alle idee in tempo reale. Qualsiasi modifica all'elenco delle note condivise si rifletterà immediatamente nel documento, in modo che **solo le informazioni più recenti siano disponibili per i membri del team invitati.
Visualizzate rapidamente tutte le sottopagine e le relazioni collegate a ClickUp Docs per rimanere organizzati e mantenere il lavoro in connessione
Creare cartelle con più documenti per argomenti diversi e archiviarli nella cartella Hub documenti in modo che i membri del team possano accedervi.
*Se vi destreggiate tra più attività e elementi d'azione, scegliete una cartella di lavoro che vi permetta di accedere a tutti i documenti app per l'elenco delle cose da fare* con categorie personalizzabili e promemoria per aiutarvi a tenere sotto controllo tutto ciò che dovete fare._
2. Prendere note con facilità
Catturate tutte le vostre idee in un batter d'occhio con
Blocco note ClickUp
. Grazie alle sue ricche opzioni di modifica, è possibile formattare le note, organizzarle in modo logico e convertire le voci in attività tracciabili. Assegnatele a nuovi collaboratori insieme alle date di scadenza, in modo che tutti siano allineati.
La funzionalità Blocco note di ClickUp è semplice e intuitiva per prendere note dettagliate o creare liste di controllo
Aggiungete le attività alle liste di controllo utilizzando la funzionalità di ClickUp "drag-and-drop", in modo che ogni attività si svolga senza problemi. Annotare le idee anche quando si è in viaggio utilizzando l'estensione di ClickUp per Chrome o l'applicazione mobile.
Suggerimento: Leverage modelli per prendere note in questo modo non dovrete inventarvi un format per prendere appunti in ogni occasione: riunioni, lezioni o faccende quotidiane. È sufficiente scegliere un modello versatile e adattarlo alle proprie esigenze per prendere appunti in modo semplice e veloce.{\i}
3. Collaborare visivamente alle idee
Discutete le idee e spiegate i concetti in modo visivo con
Lavagne online ClickUp
.
Brainstorming, strategie o mappatura dei flussi di lavoro con le lavagne online di ClickUp, che consentono di collaborare visivamente
È possibile fare brainstorming, creare strategie e
su un quadro digitale, anche quando il team lavora a livello globale.
Creare idee, connetterle tra loro, aggiungere un collegamento e utilizzare
per aggiungere un contesto a ogni idea. È possibile aggiungere attività direttamente sulla lavagna e assegnarle ai membri del team, il che significa che passare dall'ideazione all'esecuzione non è mai stato così facile.
Consiglio: Invece di creare ogni volta una nuova lavagna per rappresentare le idee, utilizzate la lavagna online modelli di lavagna online per dare il via alle vostre sessioni di brainstorming. Scegliete un modello, inserite le informazioni importanti e siete pronti_.
4. Utilizzate l'IA per fare il lavoro pesante
Siete di fronte a un blocco creativo? Non riuscite a trovare nuove idee?
ClickUp Brain
vi aiuta a generare idee di alta qualità in pochi secondi. Da fare è inserire il vostro prompt e ClickUp Brain vi offrirà suggerimenti pertinenti per qualsiasi argomento.
Riepilogare le note di una riunione in un istante con ClickUp Brain
ClickUp Brain è in grado di analizzare una registrazione della riunione (o il suo verbale documentato) per generare note di riunione efficaci , risparmiandovi la fatica di creare manualmente le note di riunione e aiutandovi a semplificare il processo di documentazione delle informazioni e dei requisiti critici. Con pochi clic, è possibile creare tabelle e trascrizioni, condividere una nota, creare risposte rapide alle conversazioni e creare report sullo stato e programmi di riunione.
Per saperne di più 10 Migliori strumenti di IA per prendere appunti nel 2024
5. Standardizzare la presa di note per ogni situazione
ClickUp offre un'enorme libreria di modelli web per ogni caso d'uso.
Se state cercando qualcosa che faciliti il processo di presa di nota, abbiamo quello che fa per voi!
Ecco cinque modelli che potete utilizzare per diversi scenari di annotazione.
1. Modello per le note di classe ClickUp
Gli studenti possono utilizzare il modello
Modello di note della classe ClickUp
per organizzare il lavoro scolastico, i compiti e i collegamenti utili in un unico luogo. Il modello è composto da sezioni che aiutano a creare un repository strutturato di note di classe e può essere applicato a qualsiasi argomento. Selezionate la sezione che desiderate visualizzare scegliendo il titolo della nota da una tabella di contenuti precostituita.
Scarica questo modello
2. Modello di note giornaliere ClickUp
Elencate i vostri pensieri, date vita alle vostre idee e gestite le informazioni importanti con il modello
Modello di note giornaliere di ClickUp
. È il luogo perfetto per annotare pensieri e riflessioni e per notare rapidamente gli elementi di azione. I campi personalizzati e le visualizzazioni facilitano l'organizzazione delle informazioni e la visualizzazione delle attività più importanti a colpo d'occhio.
Scaricare questo modello
3. Modello di note per formatori ClickUp
Catturate e documentate i punti importanti delle sessioni di formazione con il modello
Modello di note per formatori ClickUp
. Questo è un ottimo strumento per i formatori impegnati a pianificare le sessioni, documentare le informazioni e monitorare i feedback dei partecipanti. È possibile condividerlo con altri formatori in modo che tutte le sessioni seguano un processo standard.
Scaricare questo modello
4. Modello di nota per riunione ClickUp
Siete stanchi di creare infinite note per ogni riunione? Utilizzate il modello
Modello di stile per le note delle riunioni di ClickUp
per semplificare la presa di nota delle riunioni. Il formato personalizzabile consente di annotare rapidamente i momenti chiave della riunione. Organizzate i punti di azione, le decisioni e i dati nelle sezioni pertinenti e utilizzate il filtro di ricerca per navigare verso elementi specifici.
Scarica questo modello
5. Modello di nota per progetti ClickUp
Utilizzate il
Modello di nota per il progetto ClickUp
per documentare tutto ciò che riguarda i progetti. Sfruttate il formato coerente per registrare i dettagli del progetto, mostrare gli aggiornamenti, monitorare lo stato di avanzamento e condividere le informazioni. Categorizzate le informazioni in modo logico, in modo che tutti ricevano gli ultimi aggiornamenti sul progetto quando aprono la nota.
Scarica questo modello
Massimizzare l'efficienza del team: Il potere di una condivisione efficace delle note e della collaborazione
La presa di note e la condivisione efficace sono fondamentali per trasmettere le informazioni giuste ai membri del team, soprattutto quando si collabora a un progetto. Prevengono i malintesi, aggiungono un contesto alle attività e rendono il lavoro complesso molto più semplice.
Le note sono un modo semplice di comunicare e possono aiutare a garantire che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda dettagli minuscoli ma importanti come orari delle riunioni, altri messaggi, scadenze delle attività e promemoria per i progetti.
L'aggiunta degli strumenti giusti per prendere appunti al flusso di lavoro può semplificare la collaborazione del team. Funzionalità/funzione come il controllo degli accessi, la modifica collaborativa, l'assegnazione delle attività e la gestione del documento possono aiutare i team a migliorare il coordinamento e a raggiungere più rapidamente gli obiettivi.
Se state valutando le applicazioni per prendere appunti disponibili sul mercato, prendete in considerazione l'app e la piattaforma di produttività all-in-one di ClickUp. Le sue solide funzionalità, tra cui lavagne interattive e ricchi blocchi note, offrono tutto ciò che serve per condividere le note e collaborare facilmente.
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