Il tuo team potrebbe essersi riunito attorno al tavolo delle riunioni per discutere e pianificare un progetto. Ma nonostante il lavoro richiesto da tutti:
- I tempi finali sono sfumati
- Le risorse sono limitate e
- Le scadenze sono irrealistiche (anzi, ridicole!).
Si tratta di problemi molto comuni che sorgono quando i team non valutano appieno il livello di lavoro richiesto per le attività. Il livello di lavoro è un passaggio fondamentale per garantire l’esito positivo del progetto.
Ottenere il giusto LOE non significa solo fornire durate stimate approssimative. Infatti, richiede un'analisi approfondita del lavoro effettivo necessario.
Discutiamo alcuni metodi chiave, suggerimenti e best practice per determinare il livello di lavoro richiesto nel project management.
Che cos'è il livello di sforzo nel project management?
Il livello di lavoro richiesto (LOE) è un termine utilizzato nel project management che rappresenta la quantità stimata di tempo e risorse necessarie per completare compiti o attività specifici all'interno di un progetto.
A differenza del lavoro tradizionale basato su attività con un inizio e una fine chiari, le attività LOE sono generalmente di natura continuativa o di supporto. Alcuni esempi includono la supervisione, la manutenzione o il lavoro amministrativo.
Il LOE riflette il lavoro richiesto e il tempo totali necessari per portare a termine un'attività. Ciò include attività di supporto al progetto come riunioni, documentazione, contabilità del budget del progetto, comunicazione e rielaborazione.
In genere viene utilizzato per stimare il livello di lavoro richiesto per attività che non producono direttamente risultati tangibili, ma che sono essenziali per portare avanti il progetto.
In che modo il LOE differisce dalle altre tecniche di stima?
Il LOE si distingue dalle tecniche di stima dei progetti più tradizionali, come la stima top-down o bottom-up.
Mentre tali metodi enfatizzano la suddivisione delle attività in unità misurabili con risultati prestabiliti, il LOE è di natura più continua. Si concentra sulle attività in corso che possono essere ricorrenti o estendersi per tutta la durata del progetto.
Ad esempio, nella stima bottom-up, puoi calcolare il tempo necessario per progettare un prodotto. Al contrario, le stime del livello di lavoro richiesto misurerebbero il tempo necessario per gestire il processo di progettazione del prodotto, come gli aggiornamenti di stato, il coordinamento del team o le iterazioni di progettazione.
Ecco tre componenti comuni inclusi nelle stime della scala del livello di lavoro richiesto:
- Tempo: il numero stimato di ore o giorni necessari per eseguire l'attività in corso (come la reportistica, la gestione o il monitoraggio).
- Risorse: le persone, le tecnologie o le attrezzature necessarie per portare a termine queste attività in modo efficiente ( ) nell'arco della Sequenza del progetto.
- Dipendenza delle attività: in che modo queste attività in corso forniscono supporto o influenzano altre attività per un flusso di progetto più fluido
Perché i project manager dovrebbero concentrarsi sul LOE?
Concentrarsi sul LOE ti aiuta a ottenere un quadro più chiaro e completo della pianificazione del tuo progetto. Tenere conto delle attività continue come la supervisione e la comunicazione migliora l'allocazione delle risorse e verifica che ogni aspetto del ciclo di vita del tuo progetto sia adeguatamente supportato.
Questo ti consentirà anche di stabilire sequenze realistiche, poiché terrai conto del tempo e del lavoro richiesto per attività essenziali ma non realizzabili.
Inoltre, rende più facile la comunicazione con le parti interessate, fornendo loro una chiara comprensione di ciò che il progetto comporta realmente e definendo aspettative più realistiche.
Se trascuri il LOE, rischi di sovraccaricare le risorse o di accumulare ritardi. Ancora peggio, potresti sottovalutare le esigenze del progetto, causando inefficienze o ritardi che avrebbero potuto essere evitati.
💡Lo sapevi? Lo sforzo discreto è un'attività misurabile con un inizio e una fine chiari, come la stesura di una relazione. Al contrario, il LOE copre attività continue, come la pianificazione di riunioni e la creazione di documenti, che non sono così facili da monitorare ma che mantengono le cose in movimento!
Metodi per stimare il LOE
A seconda della complessità dell'attività e dei dati disponibili, puoi utilizzare vari metodi per stimare il LOE necessario per un esito positivo del progetto.
Ecco quattro punti chiave con i loro punti di forza e i loro limiti.
1. Giudizio degli esperti
Questa tecnica di stima del lavoro richiesto è utile per gestire attività meno quantificabili, come l'assistenza amministrativa o la supervisione. Gli esperti del settore attingeranno alle esperienze passate per offrire una stima realistica di situazioni simili.
👍 Pro: veloce, si basa su competenze comprovate ed è efficace per attività uniche o complesse.
👎 Contro: È soggettivo e può fornire stime inaccurate quando gli esperti sono di parte o non dispongono di dettagli chiave.
🤔 Quando utilizzarla: con membri del team di sviluppo esperti o project manager che hanno già gestito attività simili in passato.
2. Stima analogica
Per prevedere il LOE del tuo progetto attuale, è necessario basarsi sui dati storici di progetti simili. Confrontando le attività di progetti passati con ambiti simili, puoi fare stime informate sul tempo e sulle risorse necessarie per quello nuovo.
👍 Pro: veloce, non richiede dati dettagliati ed è adatto al piano nelle fasi iniziali.
👎 Contro: Meno preciso poiché dipende dall'accuratezza e dalla pertinenza dei dati passati
🤔 Quando utilizzarla: in situazioni in cui non sono disponibili informazioni dettagliate sull'attività, ma si ha accesso a dati abbastanza simili relativi a progetti passati.
3. Stima parametrica
Questo metodo di stima del lavoro richiesto calcola il LOE applicando dati statistici ai parametri raccolti.
Ad esempio, se la manutenzione di 10 server richiede 10 ore alla settimana, fare lo stesso per 20 server richiederebbe probabilmente 20 ore alla settimana. È perfettamente adatto per attività con input e output chiari e misurabili.
👍 Pro: basato sui dati, più accurato per le attività ripetitive e scalabile
👎 Contro: Richiede dati dettagliati e affidabili e non funziona bene con attività altamente variabili.
🤔 Quando utilizzarla: nei casi in cui le attività sono quantificabili e sono disponibili metriche relative ai dati storici.
4. Stima in tre punti
Chiamata anche PERT (Program Evaluation Review Technique), la tecnica di stima LOE a tre punti utilizza tre diverse stime (ottimistica, pessimistica e più probabile) per calcolare una stima media. Questo aiuta ad affrontare eventuali incertezze e variabilità nella durata delle attività.
👍 Pro: Tiene conto dell'incertezza e offre stime più equilibrate
👎 Contro: Richiede un lavoro richiesto maggiore e comporta la considerazione di più scenari
🤔 Quando utilizzarla: Quando si ha a che fare con una forte incertezza o quando le attività hanno esiti possibili variabili.
L'applicazione di questi metodi di stima del LOE diventa molto più semplice con strumenti di project management in grado di raccogliere e analizzare rapidamente i tuoi dati. Inoltre, tali strumenti consentono anche di:
- Visualizza i dati dei progetti precedenti
- Organizza il contributo degli esperti
- Ottimizza il tuo approccio alla stima del LOE
- Migliora l'accuratezza delle previsioni LOE
Come calcolare il livello di sforzo?
Calcolare il LOE è più facile di quanto si possa pensare.
Ti guideremo attraverso i passaggi chiave e ti spiegheremo come il software di project management ClickUp può aiutarti a rendere il processo più fluido e accurato. Inoltre, ti forniremo alcuni esempi di lavoro richiesto per una migliore comprensione.
Passaggio 1: definisci l'ambito del lavoro
Inizia definendo chiaramente l'ambito di lavoro e l'obiettivo del progetto. Quindi, fatti un'idea precisa delle attività e dei compiti che devono essere completati nella fase di pianificazione.
Suddividere i compiti più grandi in componenti più piccoli e gestibili può aiutarti a stimare meglio le risorse necessarie. Le strutture di suddivisione del lavoro (WBS) o gli elenchi di attività possono essere particolarmente utili a questo scopo.
ClickUp può aiutarti fornendoti strumenti per definire e gestire in modo efficace l'ambito del tuo progetto.
Con ClickUp Spaces, puoi organizzare il tuo progetto in diversi reparti o team, creando una struttura chiara per il tuo lavoro.
Le cartelle e gli elenchi all'interno di ogni spazio ti consentono di descrivere in dettaglio ogni aspetto del progetto, in modo che tutte le attività siano prese in considerazione.
Una volta definito chiaramente l'ambito del progetto, entra in gioco l'attività di ClickUp. Questo strumento suddivide i compiti più grandi in attività secondarie, rendendo più facile gestire e stimare il tempo e le risorse necessarie per ogni attività secondaria o componente.
Inoltre, le liste di controllo delle attività di ClickUp sono estremamente utili in questo caso.
Ti consentono di suddividere un'attività in una serie di passaggi o attività secondarie direttamente eseguibili. In questo modo vengono delineate chiaramente tutte le azioni necessarie e si ha la certezza che nulla venga trascurato.
È possibile effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento di ogni elemento della lista di controllo, semplificando la gestione delle attività complesse.
Passaggio 2: stimare la durata necessaria per ogni attività
Una volta definito l'ambito, dovrai calcolare la durata stimata per completare ciascuna attività. Ciò comporta la valutazione della durata di ciascuna attività, comprese le dipendenze o i potenziali ritardi.
Valuta la possibilità di ricorrere al giudizio di esperti o a stime parametriche in base alla natura delle attività.
ClickUp Durata stimata semplifica questo processo.
Puoi impostare stime per le singole attività, il che ti aiuta a capire quanto tempo è previsto per ogni attività specifica e a prendere decisioni informate sulla pianificazione del tuo progetto.
Per le attività con più assegnatari, puoi assegnare durate stimate diverse a ciascuna persona. Questo approccio fornisce una reportistica più accurata sul carico di lavoro e sulla capacità rispetto all'assegnazione della durata stimata completa a ciascun individuo.
Inoltre, ClickUp aggrega le stime per le attività secondarie e l'attività principale, in modo da poter vedere rapidamente la durata stimata per attività di grandi dimensioni con numerose attività secondarie.
Passaggio 3: applicare le risorse
Successivamente, inizia stimando e allocando le risorse adeguate, come i membri del team, gli strumenti e le attrezzature.
Non dimenticare di verificare che ogni membro del team sia disponibile in base alla durata stimata calcolata sopra. Un'allocazione accurata delle risorse garantisce che la durata stimata sia in linea con la capacità effettiva del tuo team.
Ad esempio, dovresti apportare delle modifiche se un'attività richiede 10 ore, ma il tuo team ha solo 5 ore a disposizione durante la settimana.
È qui che ClickUp Vista Carico di lavoro diventa utile. Ti offre un quadro chiaro della capacità e del carico di lavoro del tuo team in un unico posto, così puoi individuare facilmente eventuali membri del team sovraccarichi di lavoro o carenze di risorse.
In questo modo, potrai vedere chi è disponibile e chi è sovraccarico di lavoro per adeguare di conseguenza l'assegnazione delle attività.
Passaggio 4: Tieni traccia del tempo effettivamente impiegato
Una volta avviato il progetto, potrai verificare se i tuoi calcoli LOE sono accurati.
Tieni sotto controllo il tempo effettivo dedicato a ciascuna attività rispetto alla durata stimata. Questo ti consentirà di confrontare le stime con il tempo effettivo impiegato e di identificare le aree che necessitano di adeguamenti per il piano futuro.
ClickUp Monitoraggio del tempo è perfetto per questo.
Ti consente di monitorare il tempo effettivo dedicato alle attività e di confrontarlo con le tue stime iniziali. Tenendo d'occhio questi dettagli, puoi facilmente individuare dove le tue stime potrebbero essere state errate e apportare le modifiche necessarie.
Il monitoraggio del tempo fornisce anche un quadro più chiaro della gestione del tempo del tuo progetto e perfeziona il tuo approccio per stime più accurate lungo il percorso.
Passaggio 5: utilizza la matrice del lavoro richiesto e dell'impatto
In realtà, non tutte le attività hanno la stessa priorità o richiedono lo stesso livello di comfort. Puoi identificare la priorità di ciascuna attività attraverso una matrice sforzo-impatto che classifica le attività in base al loro potenziale impatto e alle risorse che devi impiegare.
Puoi utilizzare il modello ClickUp Effort-Impact Matrix per classificare i tuoi progetti in base al carico di lavoro previsto. Questo modello è ideale per valutare e visualizzare il lavoro richiesto che determinerà l’esito positivo di un progetto.
Oltre a migliorare la tua capacità di stabilire le priorità, questo modello:
- Fornisce preziose informazioni sulle potenziali sfide e sugli aumenti dei costi previsti.
- Crea una matrice di facile interpretazione per mappare i vantaggi dei diversi tipi di attività.
- Offre cinque attributi personalizzati per raggruppare le attività in base alla loro natura.
Passaggio 6: Adeguarsi ai cambiamenti in corso
I tuoi progetti sono spesso soggetti a evoluzioni. Pertanto, i calcoli LOE devono essere sufficientemente flessibili da adattarsi ai cambiamenti nell'ambito, nella disponibilità del team o nei vincoli temporali fluttuanti dell' . È probabile che dovrai rivalutare la durata stimata o riallocare le risorse man mano che il tuo progetto richiede cambiamenti.
I dashboard di ClickUp sono incredibilmente utili per gestire questi cambiamenti. Forniscono una panoramica personalizzabile dello stato del tuo progetto per monitorare i progressi in tempo reale e adeguare i piani secondo necessità.
Con i dashboard puoi visualizzare le metriche chiave, come il tempo impiegato rispetto alla durata stimata, l'allocazione delle risorse e lo stato di avanzamento delle attività, tutto in un unico posto.
Inoltre, ClickUp Dashboard ti consente di visualizzare i dati del progetto in un arco di tempo specificato. Questo ti aiuta a vedere come le modifiche recenti influenzano il tuo progetto e ad apportare modifiche tempestive ai tuoi calcoli LOE e ai piani delle risorse.
Passaggio 7: monitorare e ottimizzare lo stato
È difficile mantenere la rotta se non si monitorano regolarmente gli stati delle attività e non si effettua il monitoraggio dello sforzo richiesto.
Infatti, il monitoraggio ti consente di effettuare la condivisione con gli stakeholder di report tempestivi sullo stato dei progetti o sulle risposte del pubblico.
Sfrutta il modello di analisi del tempo di ClickUp per analizzare come il tuo team sta utilizzando le ore di lavoro.
Suggerimenti e best practice per un calcolo efficace del LOE
Calcolare correttamente il LOE può determinare il successo o il fallimento della sequenza del tuo progetto. Ma come puoi assicurarti di raggiungere l'obiettivo senza complicare eccessivamente le cose?
Vediamo alcuni semplici consigli e best practice che faciliteranno il processo e manterranno tutto in carreggiata.
🎯 Coinvolgi il tuo team sin dalle prime fasi e con frequenza
Un errore che molti project manager commettono è cercare di calcolare il livello di lavoro richiesto in modo isolato. Il segreto per stime precise del lavoro richiesto è il crowdsourcing. Nessuno sa quanto tempo richiede un'attività meglio delle persone che ne sono responsabili.
Coinvolgere il tuo team, dagli sviluppatori ai designer, ti fornirà informazioni preziose che potresti trascurare.
Ad esempio, potresti supporre che la stesura di un rapporto di bilancio accurato richieda due ore, ma il tuo team contabile potrebbe inviarti una promemoria che l'estrazione dei dati richiede un'ora in più.
Mantieni aperte linee di comunicazione come queste durante tutto il progetto per adeguarti rapidamente a ritardi o intoppi imprevisti.
🎯 Piano per la legge di Parkinson
La legge di Parkinson recita: "Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per la sua completa realizzazione. "
Sebbene possa sembrare pessimistico, questo è un punto importante da considerare quando si calcola il LOE.
Se dai a un team due settimane per completare un'attività che in realtà richiede solo una, indovina un po': ci vorranno sicuramente due settimane!
Per mitigare la legge di Parkinson, assegna al tuo team una scadenza leggermente più stretta rispetto alla loro zona di comfort, ma includi un margine di sicurezza nel tuo piano del progetto che tenga conto di potenziali ritardi.
L'idea è quella di spingerli verso l'efficienza senza stressarli. È un equilibrio delicato, ma questa strategia proattiva impedisce che le attività si trascinino all'infinito.
🎯 Non dimenticare di tenere conto del "lavoro invisibile"
Il lavoro invisibile comprende tutte quelle piccole attività ricorrenti che mantengono il tuo progetto in movimento ma non hanno necessariamente un risultato definito, come riunioni, risposta alle email o passaggio da un'attività all'altra. Queste attività possono sembrare minori, ma possono richiedere molto tempo se non vengono prese in considerazione.
Per assicurarti di coprire tutte le basi, tieni conto del lavoro invisibile nel tuo LOE aggiungendo un margine alla durata stimata. Anche se i membri del team dedicano solo un'ora al giorno alle riunioni o alle telefonate, si tratta comunque di cinque ore di lavoro a settimana che devono essere prese in considerazione.
Utilizza le funzionalità di monitoraggio del tempo, come quelle offerte da ClickUp, per identificare quanto tempo viene dedicato a queste attività minori e ottenere un quadro più accurato del carico di lavoro complessivo.
🎯 Utilizza i dati storici, ma non fissarti troppo su di essi
Certo, i dati storici sono utili per stimare il LOE: i progetti passati possono fornirti una stima approssimativa della durata di attività simili.
Ma attenzione: non affidarti eccessivamente a questa guida.
Solo perché l'attività A ha richiesto 10 ore l'ultima volta, non significa che sarà così anche questa volta. Le variabili cambiano: le persone migliorano nel loro lavoro, la tecnologia progredisce e a volte sorgono nuovi ostacoli.
L'approccio migliore? Utilizza i dati storici come base di riferimento, ma lascia sempre spazio ad adeguamenti in base alle specificità del tuo progetto attuale.
Analizza le condizioni attuali per affinare le tue stime. Ci sono nuovi membri nel team di progetto? L'ambito del progetto è più ampio rispetto all'ultima volta?
Applicazioni pratiche della stima del livello di sforzo
Vuoi che la stima del LOE sia più di una semplice teoria?
Scopri queste applicazioni pratiche per sfruttare il LOE per un migliore piano e esecuzione dei progetti. 🗂️
1. Sprint di sviluppo software
Nello sviluppo agile di software, i team lavorano in cicli brevi e iterativi noti come sprint.
La stima del LOE è fondamentale per determinare quanto tempo e quanto lavoro richiesto sarà necessario a sviluppatori, progettisti e tester per completare le funzionalità/funzioni e le correzioni di bug previste nel piano per lo sprint.
Supponiamo che un team abbia il compito di sviluppare una nuova funzionalità/funzione. In tal caso, il LOE stima il lavoro continuo richiesto per il collaudo, la revisione del codice, il debug e i test di qualità, attività che potrebbero non avere una fine definita ma che sono essenziali per un ciclo di sviluppo senza intoppi.
Calcolando il LOE, i project manager possono assicurarsi che le risorse siano allocate correttamente e che lo sprint proceda secondo i piani.
👀 Bonus: Immergiti in ulteriori tecniche di stima agile per un project management più intelligente.
2. Piano della campagna di marketing
Quando si pianifica una campagna di marketing, il LOE stima le attività in corso come il monitoraggio dei social media, l'ottimizzazione delle prestazioni dei progetti pubblicitari o il coordinamento con gli influencer.
Ad esempio, un project manager di un progetto di campagna potrebbe utilizzare il LOE per determinare quanto lavoro richiesto c'è a settimana per adeguare la spesa pubblicitaria, rispondere alle richieste dei clienti e interagire con il pubblico su diverse piattaforme.
Sebbene i risultati finali del progetto possano includere la creazione di contenuti o lo sviluppo di annunci pubblicitari, il LOE garantisce che vengano prese in considerazione attività essenziali ma continue, come il monitoraggio delle prestazioni. Ciò garantisce un esito positivo della campagna nel tempo.
3. Project management dei progetti SaaS
Nei prodotti SaaS, la stima del LOE aiuta i project manager a determinare il tempo e le risorse necessarie per attività continue come il collaudo dei prodotti, la manutenzione dei server e i controlli dei dati.
Ad esempio, mentre lo sviluppo di una funzionalità/funzione di un prodotto può avere una sequenza chiara, il lavoro richiesto per attività continue come il monitoraggio dei dati o la gestione delle richieste dei clienti deve essere calcolato separatamente.
Il LOE garantisce che a queste attività vengano assegnate risorse e tempo sufficienti, evitando ritardi o problemi di conformità in futuro.
4. Iniziative di ricerca e sviluppo
Nei progetti di ricerca e sviluppo (R&S), il LOE viene applicato per stimare il lavoro continuo richiesto per la sperimentazione, l'analisi dei dati e la reportistica.
Supponiamo che un team che lavora a una nuova ricerca non abbia una sequenza fissa per il raggiungimento di risultati significativi.
Tuttavia, è necessario stimare il lavoro continuo richiesto per eseguire test quantitativi e qualitativi, analizzare i dati e documentare i risultati. Il LOE conferma che queste attività continue sono ben supportate, anche se i risultati sono incerti o la tempistica è flessibile.
Migliora la stima del LOE con ClickUp per un migliore project management
Le stime LOE sono fondamentali in una moltitudine di settori. Consentono di effettuare il monitoraggio delle attività in corso, spesso trascurate, che sono essenziali per mantenere i progetti in linea con gli obiettivi. In questo modo, puoi garantire che il lavoro richiesto sia sempre presente.
Integrare il LOE nella fase di pianificazione del progetto semplifica notevolmente l'allocazione delle risorse e la gestione delle sequenze.
Valuta l'utilizzo di ClickUp per tenere sotto controllo tutto il tempo dedicato alle attività piccole e grandi. ClickUp genera anche report automatici basati sulle metriche inserite e che desideri analizzare. Cosa aspetti?