Anthony Bourdain, famoso chef e autore, gestiva le sue cucine utilizzando il sistema a brigata. Suddivideva la cucina in postazioni che preparavano le diverse parti del pasto. Ogni postazione era composta da sous chef, cuochi e assistenti, con i propri ingredienti, strumenti e aree di lavoro.
Grazie a questa struttura, afferma, «le innumerevoli attività di una cucina grande e frenetica potrebbero, anche nel pieno dell’ora di punta della cena, essere gestite e coordinate da una sola persona: lo chef».
Nel mondo aziendale, una gerarchia di questo tipo viene definita struttura di suddivisione delle risorse. Ti stai chiedendo di cosa si tratta? Scopriamolo insieme.
Comprendere la struttura di suddivisione delle risorse
Una struttura di suddivisione delle risorse (RBS) è un elenco di tutte le risorse necessarie per completare un progetto, organizzate in una gerarchia. Queste risorse possono essere umane, materiali, finanziarie, informative e persino di tempo.
Si tratta di uno strumento di gestione delle risorse, tipicamente organizzato su più livelli, con l'obiettivo del progetto al vertice e varie categorie di risorse che si diramano in ogni fase. Copre tutte le risorse che comportano un costo, escluso il denaro stesso.
Ma soprattutto, una RBS non è un'isola. Lavora a stretto contatto con varie attività di pianificazione del progetto, come la struttura di suddivisione del lavoro, la struttura di suddivisione dei rischi, ecc. Ecco come.
La struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è il documento che suddivide il lavoro in attività più piccole e gestibili. Una buona RBS corrisponderà a questo documento, delineando quali risorse saranno necessarie in ogni fase.
Ad esempio, se un progetto di sviluppo software è suddiviso nella fase del prodotto minimo funzionante (MVP), nelle fasi 1, 2 e così via, la RBS fornirà un elenco delle risorse necessarie in ciascuna fase. Nella fase MVP, potrebbero essere necessarie:
- Sviluppatori
- Analisti della qualità
- Project manager
- Software di project management
Una volta completato l'MVP e lanciato il prodotto, potresti aver bisogno di risorse aggiuntive, come ad esempio:
- Strumenti di automazione dei test
- Pipeline di dati
- Infrastruttura cloud
- Product manager
- Ricercatore nell'ambito dell'esperienza dell'utente
Un altro aspetto con cui l'RBS si allinea è la struttura di suddivisione dei rischi. In ogni fase del lavoro sono presenti dei rischi. Diversi strumenti software ERP collegano RBS, WBS e la struttura di suddivisione dei rischi per offrire una visione completa.
Ad esempio, nella fase MVP potrebbero verificarsi problemi di prestazioni. Se più membri del team stanno lavorando all'MVP, potresti trovarti di fronte a rischi per la sicurezza. Se stai raccogliendo informazioni sugli utenti, potresti incorrere in rischi relativi alla privacy dei dati.
La struttura di suddivisione delle risorse include i componenti necessari per mitigare questi rischi in ogni fase. Durante la fase MVP, l'RBS includerà probabilmente risorse aggiuntive per l'infrastruttura cloud. Quando si registra una trazione significativa, l'RBS potrebbe aggiungere all'elenco ingegneri della sicurezza o consulenti.
Ora che abbiamo delineato le basi della struttura di suddivisione delle risorse, vediamo come viene utilizzata nel project management.
Il ruolo e l'importanza della RBS nel project management
La struttura di suddivisione delle risorse è uno dei tanti modelli utilizzati dai project manager per la pianificazione e l'esecuzione. Svolge un ruolo fondamentale durante l'intero ciclo di vita del progetto. Ecco come.
Assegnazione delle risorse
Quando sai di quali risorse hai bisogno per completare un progetto, puoi assumere, formare e assegnare quelle giuste al momento giusto. L'RBS funge da tabella di marcia per l'allocazione delle risorse durante tutto il progetto.
Ad esempio, se la RBS indica che il terzo sprint richiede sviluppatori aggiuntivi, il project manager può trovare il modo di assumere/integrare le risorse con largo anticipo.
Pianificazione
Sebbene la pianificazione sia influenzata maggiormente dalla struttura di suddivisione del lavoro (WBS) piuttosto che dall'RBS, quest'ultima svolge comunque un ruolo fondamentale. Analizzando congiuntamente la WBS e l'RBS, i project manager possono pianificare il lavoro in base alla disponibilità delle risorse.
Ad esempio, se hai un solo sviluppatore Scala, che è impegnato in un altro progetto quando ne hai bisogno, puoi utilizzare l'RBS per riprogrammare il lavoro in base alla sua disponibilità, invece di assumere altro personale.
Distribuzione del carico di lavoro
La struttura di suddivisione delle risorse identifica in anticipo ciò di cui il progetto ha bisogno: quante persone, per quanto tempo, in quale periodo, ecc. Se la fase di sviluppo richiede il massimo delle risorse, potrai assumere/inserire nuovo personale e effettuare la distribuzione del carico di lavoro in modo uniforme.
Gestione dei rischi
In sostanza, una struttura di suddivisione delle risorse è una proiezione. Essa definisce le esigenze future sulla base dei requisiti attuali. Ciò mitiga diversi rischi legati al project management, quali:
- Non disporre delle risorse giuste
- Non avere piani di backup nel caso in cui un membro del team vada in ferie o diventi indisponibile per altri motivi
- Affrontare i limiti delle risorse e i colli di bottiglia nei momenti meno opportuni
- Individuare le dipendenze troppo tardi nel corso del progetto
Una buona RBS prevede queste eventualità e aiuta a creare piani di emergenza nel caso in cui si verifichino.
Analisi del percorso critico
Il metodo del percorso critico è una tecnica di project management che identifica la sequenza più lunga di attività interdipendenti per calcolare la durata minima del progetto. Una RBS fa lo stesso per determinare le risorse minime necessarie.
Per ottimizzare la pianificazione del progetto, la distribuzione del carico di lavoro, la gestione dei rischi e altro ancora, hai bisogno di una solida struttura di suddivisione delle risorse. Ecco la tua guida passo passo per crearne una.
Creazione della struttura di suddivisione delle risorse
Una RBS è un elenco delle risorse necessarie per completare un progetto. Sembra semplice, vero? Beh, può rivelarsi molto complessa a seconda della natura del tuo progetto. Per essere precisi, prova i seguenti passaggi, abilmente supportati dal software di gestione delle risorse di ClickUp.
1. Identifica i risultati attesi del progetto
Inizia definendo chiaramente gli obiettivi del progetto e i relativi risultati attesi. Se il tuo obiettivo è consegnare un MVP con x funzionalità/funzioni entro una determinata scadenza, mappa le attività e le sottoattività che devi completare. Se esiste già una WBS, utilizzala.
In caso contrario, definisci l'ambito del progetto. Riunisci tutte le principali parti interessate del progetto per discutere aspettative e risultati attesi.
Per iniziare subito, prova il modello di lavagna online per l'ambito del progetto di ClickUp. Usalo per raccogliere informazioni su attività, compiti e scadenze dai vari stakeholder. Riepiloga le informazioni e organizzale visivamente per poterle consultare in seguito.
2. Identifica le categorie di risorse
Inizia individuando le categorie principali di risorse che costituiranno i rami di primo livello della tua RBS. Queste potrebbero essere:
- Risorse umane (project manager, sviluppatori, designer)
- Risorse materiali o fisiche (computer, spazi per uffici, attrezzature, forniture)
- Risorse informative (dati, documentazione, panoramica del progetto)
- Risorse temporali (durata, attività cardine, scadenze)
- Risorse software (strumenti di project management, strumenti di automazione)
Ricorda, la RBS è una gerarchia. Quindi, suddividi le risorse in componenti specifici all'interno di ciascuna categoria di risorse primaria. Ad esempio, le risorse umane verrebbero ulteriormente suddivise in:
- Project management: Project manager, analista aziendale
- Sviluppo software: sviluppatore front-end, sviluppatore back-end, tester
- Progettazione dell'esperienza utente: ricercatore UX, progettista UI
Se il progetto è abbastanza grande, potresti eseguire il drill-down. Ad esempio, potresti avere un responsabile UX che gestisce un team UX composto da un designer UI, un animatore, un brand designer, ecc.
Se sei alle prime armi con la pianificazione delle risorse, abbiamo proprio quello che fa per te. Prova il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp per visualizzare attività e risorse in un unico posto. Con questo modello puoi anche tenere traccia delle ore, gestire i subappaltatori e monitorare i flussi di lavoro del tuo team.
3. Includi i dettagli delle risorse
Entra nei minimi dettagli. Usa la WBS o il documento di definizione dell'ambito del progetto per chiarire chi farà cosa. Assicurati di non tralasciare nulla.
Alcune delle informazioni più comunemente richieste sono competenze, esperienza, retribuzione, disponibilità, ecc. Ad esempio,
- Sviluppatore front-end Nome: Jane Doe Competenze: HTML, CSS, React Esperienza: 5 anni Tariffa oraria: 80 $ Disponibilità: 40 ore/settimana
- Nome: Jane Doe
- Competenze: HTML, CSS, React
- Esperienza: 5 anni
- Tariffa oraria: 80 $
- Disponibilità: 40 ore/settimana
- Nome: Jane Doe
- Competenze: HTML, CSS, React
- Esperienza: 5 anni
- Tariffa oraria: 80 $
- Disponibilità: 40 ore/settimana
Inoltre, assicurati di avere i numeri. Cerca di capire di quanti analisti aziendali, sviluppatori o tester hai bisogno e documentalo.
4. Individua le persone giuste per il ruolo
A questo punto, sei pronto per passare dal piano teorico alla creazione di scenari pratici. Per ogni ruolo, scegli il dipendente giusto in base alla sua disponibilità.
La vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo modo per visualizzare la disponibilità di tutti i membri del team in un unico posto. In questa vista, puoi anche vedere a cosa sta lavorando qualcuno in quel momento. Quindi, se hai bisogno di una risorsa già assegnata a qualcos'altro, puoi parlare con il project manager per farla riassegnare o effettuare la condivisione.
Se preferisci un approccio un po' più strutturato, prova il modello ClickUp per il carico di lavoro dei dipendenti. Questo modello di livello avanzato ti aiuta nella pianificazione della capacità, nella visualizzazione del lavoro, nel confronto tra la durata stimata e i dati effettivi e molto altro ancora.
Semplifica la gestione del carico di lavoro con il modello ClickUp per il carico di lavoro dei dipendenti.
5. Unire i puntini
Una buona struttura di suddivisione delle risorse è più di un semplice elenco. È una visione di come tutte le risorse interagiscono tra loro per completare il progetto. Come abbiamo visto in precedenza, ciò avviene in modo gerarchico e facilita il livellamento delle risorse.
Quindi, organizza le risorse gerarchicamente, con le categorie più generali in cima e le sottocategorie specifiche man mano che scendi nella struttura. Un esempio di struttura di suddivisione delle risorse potrebbe essere:
- Risorse umane Project management Project manager Jane Doe Analista aziendale John Smith Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Project management Project manager Jane Doe Analista aziendale John Smith Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Project manager Jane Doe
- Jane Doe
- Analista aziendale John Smith
- John Smith
- Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Project management Project manager Jane Doe Analista aziendale John Smith Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Project manager Jane Doe
- Jane Doe
- Analista aziendale John Smith
- John Smith
- Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Project manager Jane Doe
- Jane Doe
- Analista aziendale John Smith
- John Smith
- Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Jane Doe
- John Smith
- Sarah Kim
- Lucas Brown
6. Imposta il progetto
Imposta il progetto su uno strumento di gestione delle risorse come ClickUp per appianare eventuali difficoltà. Usa le attività di ClickUp per pubblicare la struttura di suddivisione del lavoro in modo organizzato. Quindi, aggiungi le risorse a ciascuna attività, imposta le date di scadenza e aggiungi le descrizioni. Se necessario, puoi anche includere allegati o link a file esterni.
Non reinventare la ruota. Usa il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per tenere traccia di tutti i materiali e della manodopera necessari per il tuo progetto. Annota dettagli su ciascuna risorsa, gestisci la loro disponibilità, visualizza la struttura del team e molto altro con questo modello di livello intermedio.
Ora, effettua la condivisione della RBS e della configurazione del progetto con le parti interessate, inclusi il client, gli sponsor, i team leader e i membri del team. Invitali a segnalare eventuali discrepanze nelle previsioni.
Utilizza la vista Elenco di ClickUp per visualizzare tutte le attività e le risorse coinvolte. La vista Bacheca di ClickUp è ottima per organizzare il lavoro in base alle diverse fasi. Inoltre, la vista Diagramma Gantt di ClickUp aiuta a visualizzare le dipendenze e le sequenze.
Se sembra semplice, lo è. Tuttavia, ricorda che semplice non significa sempre facile. Durante la creazione di una struttura di suddivisione delle risorse, potresti incontrare delle difficoltà.
Ecco alcune sfide che i project manager devono affrontare regolarmente e i passaggi per superarle.
Sfide e soluzioni nell'implementazione della RBS
I progetti possono diventare complessi, possono verificarsi variazioni dell'ambito e gli obiettivi su cui hai basato il progetto possono cambiare. Vediamo cosa fare in questi casi.
1. Identificazione inadeguata delle risorse
Una delle sfide più grandi che i project manager devono affrontare è l'incapacità di identificare con precisione le risorse necessarie. Ciò potrebbe essere dovuto a una mancanza di visibilità sul progetto, a una definizione errata dell'ambito di lavoro o alla sottovalutazione di ciò che è necessario.
In ogni caso, se la tua RBS non include tutte le risorse necessarie, potresti incorrere nel rischio di sforamenti di budget e ritardi. Per evitare ciò:
- Conduci una ricerca approfondita
- Analizza come hai organizzato i progetti passati e gli errori che hai commesso
- Sfrutta i modelli di analisi delle lacune per capire cosa ti manca
- Fai in modo che tutte le parti interessate esaminino e si assumano la responsabilità della propria parte di lavoro
- Prevedi risorse di riserva
2. Requisiti del progetto in evoluzione
I progetti Agile sono, per loro natura, adattabili al cambiamento. La RBS creata all'inizio del progetto può diventare inadeguata dopo pochi sprint. Sebbene ciò sia scomodo per la gestione delle risorse, è anche inevitabile.
Per adattarti a questo:
- Rivedi regolarmente la RBS
- Verifica di non aver bisogno di risorse aggiuntive o se stai conservando più risorse del necessario
- Utilizza i modelli di piano delle risorse per coprire tutte le tue esigenze
- Aggiorna le modifiche alla RBS e informane tutte le parti interessate
Se utilizzi uno strumento come ClickUp Docs per questo scopo, puoi evidenziare le modifiche e effettuare la condivisione con gli stakeholder, dando loro la possibilità di effettuare modifiche in modo collaborativo o lasciare feedback sotto forma di commenti. Ad esempio, puoi mostrare le variazioni dei costi del progetto, in modo che il committente o il responsabile finanziario possano approvarle.
3. Mancanza di coinvolgimento degli stakeholder
I project manager alle prime fasi del project management potrebbero commettere l'errore di creare la struttura di suddivisione delle risorse senza consultare gli altri. Nonostante le migliori intenzioni, lavorare in modo isolato può creare in seguito limitazioni nelle risorse.
Ad esempio, un project manager potrebbe ritenere che un solo UI designer sia sufficiente. Tuttavia, il responsabile UX potrebbe non disporre di un UI designer esperto anche in microanimazioni, il che significa che ora sono necessarie due persone.
Per evitare ciò, ottieni il consenso degli stakeholder a ogni livello. Incoraggia tutti gli stakeholder a esaminare la RBS e a dare il loro assenso per garantire un utilizzo ottimale delle risorse.
4. Membri del team disorientati
La struttura di suddivisione delle risorse svolge anche il ruolo di definire la struttura del project management del progetto. Ciò include chi fa riferimento a chi, chi revisiona il lavoro di chi, ecc.
Senza una gerarchia chiara e un riconoscimento attivo, la gestione del team può diventare caotica. Ad esempio, potresti aver aggiunto lo sviluppatore front-end alla gerarchia UX, mentre la risorsa potrebbe pensare di fare riferimento al responsabile dello sviluppo.
Prevenite queste situazioni con la trasparenza. Pubblicate le strutture di suddivisione delle risorse e invitate ogni membro del team a darci un'occhiata. Mantenetele chiare e visive, in modo che siano facili da comprendere per tutti. Aprite canali di comunicazione, nel caso qualcuno abbia dubbi o feedback.
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I progetti software agili oggi danno priorità all'autonomia e all'autogestione, il che significa che il sistema di organizzazione del lavoro basato sulla "brigata" di Bourdain potrebbe rivelarsi controproducente. Tuttavia, c'è una lezione più profonda e fondamentale da imparare.
Il programma "Bourdain's Kitchen" dimostra che per portare a termine un progetto in modo efficace, coerente e in situazioni di forte pressione, è necessaria una chiara ripartizione delle responsabilità e del flusso di lavoro da un passaggio all'altro: ovvero la struttura di suddivisione delle risorse.
Uno strumento di project management affidabile come ClickUp può integrare la struttura di suddivisione delle risorse nel tuo processo di pianificazione. Senza dover creare l'ennesimo documento Google Doc o foglio di calcolo, puoi utilizzare ClickUp per conservare tutta la documentazione relativa al progetto in un unico posto.
E non è tutto: puoi effettuare la condivisione, la modifica e la collaborazione con i vari stakeholder direttamente all'interno della piattaforma. Puoi anche creare il tuo modello personalizzato di struttura di suddivisione delle risorse da riutilizzare in futuro.
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