Per gli uffici di project management e i manager che gestiscono più progetti contemporaneamente, è facile perdersi nella routine quotidiana. Monitorare e misurare lo stato di avanzamento, garantire che tutti siano allineati e ottimizzare il carico di lavoro del team può essere impegnativo. Niente mette le cose in prospettiva come vedere il quadro completo tramite la dashboard del progetto.
Il dashboard del portfolio di progetti offre una panoramica completa dello stato di salute del progetto, dell'avanzamento del lavoro per ciascun progetto e report completi in tempo reale sulla sequenza temporale, il budget e lo stato complessivi. Garantiscono che le informazioni critiche sul progetto siano disponibili e accessibili ogni volta che tu o i tuoi stakeholder lo desiderate.
Creare un dashboard di portfolio di progetto per la prima volta può essere intimidatorio a causa del lavoro di pianificazione e progettazione necessario, e potresti persino complicare il dashboard del portfolio.
E se vi dicessimo che un software avanzato per la gestione del portfolio di progetti ha semplificato il processo?
Continua a leggere per scoprire come creare dashboard dinamiche per la gestione del portfolio di progetti e ottimizzare la pianificazione e l'esecuzione dei tuoi progetti utilizzando ClickUp, i migliori esempi e modelli per aiutarti a iniziare rapidamente.
Che cos'è la gestione del portfolio di progetti?
La gestione del portfolio di progetti è un modo strategico per gestire i progetti di un'organizzazione al fine di raggiungere i propri obiettivi aziendali. Comprende la selezione e la definizione delle priorità di una serie di progetti in linea con gli obiettivi aziendali.
La gestione del portfolio di progetti mira a massimizzare il valore dei progetti valutando e gestendo aspetti quali rischi, budget e risorse disponibili.
Che cos'è un dashboard per la gestione del portfolio di progetti?
Il team dirigenziale, i gestori di portfolio e i project manager utilizzano un dashboard di gestione del portfolio di progetti per visualizzare centralmente tutti i progetti e il loro stato di avanzamento. Il dashboard contiene grafici e metriche che consentono di monitorare le prestazioni degli indicatori di integrità e visualizzare le attività cardine, le informazioni sul budget e la disponibilità delle risorse.
Nelle organizzazioni moderne, i progetti sono interconnessi in termini di risorse, sequenze e risultati finali, mentre gli esiti positivi sono interdipendenti; un dashboard centrale del portfolio presenta queste informazioni in un unico riquadro visualizzabile.
È possibile creare una dashboard per la gestione del portfolio di progetti oppure utilizzare soluzioni di project portfolio management come ClickUp per semplificare il processo.
Le dashboard di ClickUp ti consentono di visualizzare e analizzare i tuoi progetti da un unico centro di controllo. Non solo hai una panoramica dei progetti su cui stai lavorando, ma puoi anche condividerli con le parti interessate chiave. In questo modo, tutti possono tenere traccia dello stato di avanzamento dei diversi progetti.
La dashboard di ClickUp ci aiuta a rappresentare i dati in modo significativo e ci fa anche risparmiare tempo. Posso anche creare diversi spazi in cui lavorare sui problemi e sui miglioramenti. Inoltre, è possibile monitorare il nostro lavoro quotidiano e il monitoraggio del tempo che dedichiamo a una specifica attività aiuta anche a migliorare l'efficienza del lavoro.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Come piattaforma di project management, ClickUp consente di impostare obiettivi, monitorare il tempo dedicato alle singole attività e ai progetti, identificare i colli di bottiglia e risolverli tempestivamente per garantire il completamento del progetto.
Vantaggi dell'utilizzo di un dashboard di portfolio di progetti
Maggiore visibilità
Ottieni visibilità in tempo reale sullo stato generale del progetto, identifica i colli di bottiglia, monitora le prestazioni delle attività per i progetti ad alto rischio e valuta la soddisfazione dei clienti.
Comunicazione migliorata
Poiché le dashboard dei progetti sono un hub centrale per tutto ciò che riguarda uno o più progetti, garantiscono che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda scadenze, attività, budget assegnato e stato di avanzamento.
Migliori processi decisionali
Una visualizzazione completa a livello di portfolio dei progetti esistenti e potenziali consente ai responsabili di progetto e di portfolio di prendere decisioni basate sui dati per la pianificazione e l'esecuzione dei progetti, le previsioni finanziarie e la gestione dei rischi.
Monitoraggio delle prestazioni
Il software dashboard ti aiuta a visualizzare a colpo d'occhio le metriche cruciali, tra cui la produttività del team, l'allocazione del budget, gli obiettivi aziendali e lo stato di salute del progetto.
Maggiore efficienza
Ottieni una visione completa delle attività del progetto, del budget, dell'allocazione del carico di lavoro, dell'utilizzo delle risorse per i vari progetti e delle dipendenze per semplificare l'assegnazione delle attività, evitare il burnout dei dipendenti e aumentare l'efficienza del team.
Per completare con successo i progetti, prendete in considerazione l'utilizzo di diversi software di gestione del portfolio di progetti fino a trovare quello più adatto alle vostre esigenze.
Esempi pratici di dashboard per portfolio di progetti
Ecco alcuni esempi reali di dashboard di portfolio di progetti per aiutarti a capire come possono gestire più progetti.
1. Dashboard Agile per team Scrum
Una dashboard agile per team garantisce trasparenza sullo stato dei progetti e offre visibilità sulle prestazioni del team e sullo stato di avanzamento degli sprint.
Quando viene utilizzato nel flusso di lavoro dello sviluppo software, il dashboard di gestione agile del portfolio di progetti (PPM) offre una visione dettagliata dei potenziali colli di bottiglia, delle metriche chiave, dello stato di avanzamento e dei problemi ad alta priorità per i progetti in corso in un formato altamente visivo.
Gli elementi del dashboard agile includono:
Backlog dello sprint
Visualizzato come un elenco o una bacheca Kanban, mostra le attività rimanenti, il loro stato (da fare, in corso, terminato) e il carico di lavoro stimato. Con una maggiore visibilità sul carico di lavoro dello sprint, puoi vedere i progressi compiuti verso l'obiettivo dello sprint.
Grafico burndown
Questo grafico lineare mostra i punti della storia (il lavoro rimanente) tracciati in base al tempo rimanente nello sprint, per monitorare visivamente lo stato dello sprint e consentire adeguamenti proattivi per garantire il completamento dello sprint.
Lead time
Il Lead time mostra il tempo totale che intercorre tra l'avvio di un elemento di lavoro e il suo completamento e rilascio. Viene utilizzato per identificare i ritardi nella consegna, ottimizzare i processi di rilascio e migliorare il time to market.
Suggerimento per esperti💡: Affinché il grafico burndown sia uno strumento efficace per il tuo team, imposta obiettivi ragionevoli, impara dagli sprint passati e assicurati di non sovraccaricare i tuoi team.
2. Dashboard per l'allocazione delle risorse
Quando si condividono risorse che lavorano su diversi progetti o si pianifica l'allocazione delle risorse per un potenziale progetto, questo dashboard del portfolio di progetti mostra come le risorse sono distribuite tra i vari progetti.
La vista Carico di lavoro di ClickUp ti aiuta a determinare quali sono gli impegni di un team (e dei membri del team), dove si intersecano le priorità, cosa è prioritario e quali attività possono essere posticipate, il tutto su un'unica dashboard.
Suggerimento per esperti💡: Imposta la capacità di carico di lavoro giornaliera o settimanale per i singoli membri del team. Puoi impostare le capacità per ore, attività e punti storia Scrum.
3. Dashboard per la gestione aziendale
Questo dashboard per la gestione del portfolio di progetti mostra lo stato di salute e lo stato di avanzamento degli obiettivi aziendali.
Personalizza le dashboard di ClickUp per pianificare e monitorare facilmente i tuoi obiettivi aziendali trimestrali. Quando più reparti sono coinvolti nella gestione del portafoglio prodotti, la vista Elenco di ClickUp ti aiuta a monitorare lo stato di ciascuna attività, il budget stimato e i progressi.
Tutti, compresi i membri del team, i project manager, gli stakeholder e la leadership, ottengono informazioni dettagliate sulle iniziative strategiche e sulle priorità del proprio portfolio di progetti.
Suggerimento professionale💡: Utilizza modelli di gestione del portfolio per monitorare le tue attività. Dopo tutto, le dashboard PPM migliorano l'efficienza e la lungimiranza strategica di un ufficio di project management (PMO).
4. Dashboard per la gestione delle operazioni
Nel project management, una dashboard operativa fornisce informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento dei diversi processi operativi della tua organizzazione. Consente alle parti interessate di monitorare le attività quotidiane, tenere traccia delle priorità strategiche e operative ed esplorare i dati a diversi livelli per analizzare e individuare i punti deboli delle tue operazioni.
Suggerimento per esperti💡: Con l'accesso basato sui ruoli, ClickUp ti consente di personalizzare quali membri del team possono apportare modifiche alla dashboard e chi può visualizzarla per monitorarne lo stato.
Componenti chiave di un dashboard di portfolio di progetti
1. Panoramica del progetto
Condividi un riepilogo/riassunto dell'ambito e degli obiettivi del progetto in modo che tutti sappiano su cosa stanno lavorando. Il riepilogo includerà informazioni di alto livello quali nomi dei progetti, membri del team coinvolti, descrizioni, budget totale e obiettivi strategici da raggiungere.
2. Indicatori di stato
Imposta indicatori visivi sulle dashboard PPM per identificare facilmente lo stato del progetto. Ad esempio, il colore rosso può indicare attività incomplete, il verde indica attività completate e l'arancione indica lavori in corso (WIP).
3. Grafici e report grafici
I grafici di project management sono un ottimo modo per visualizzare dati, tendenze e metriche relative ai tuoi progetti. Esistono molti tipi diversi di grafici, come Gantt, sequenza di progetto, velocità, burnup, linea, struttura di suddivisione del lavoro e grafico a linee.
Ad esempio, la vista Grafico di Gantt di ClickUp consente di visualizzare i progetti su una sequenza temporale. Fornisce informazioni quali le attività e le dipendenze, in modo da poter gestire le scadenze da un'unica fonte di verità.
4. Strumenti di monitoraggio dei progetti
I tracker di progetto misurano lo stato di avanzamento delle attività e delle operazioni durante il ciclo di vita di un progetto, aiutando i membri del team a rimanere organizzati, a monitorare le rispettive attività, a visualizzare le attività scadute e a controllare le sequenze.
Tuttavia, l'impostazione di un tracker di progetto dettagliato può richiedere molto lavoro. ClickUp offre modelli di tracker di progetto che possono essere personalizzati per qualsiasi progetto.
Un esempio calzante: il modello Project Tracker di ClickUp è ampiamente utilizzato per gestire i budget e le scadenze dei progetti. Aiuta i team leader ad avere una visione d'insieme con aggiornamenti in tempo reale e mantiene tutti i progetti in un unico posto per facilitare la collaborazione tra i vari reparti.
Suggerimento per esperti💡: Utilizza questo modello per creare più strumenti di monitoraggio per progetti ripetibili. Ciò ti consentirà di risparmiare tempo dopo la riunione iniziale e di partire subito con il piede giusto.
5. Gestione delle risorse
La gestione delle risorse consente di vedere in modo efficace come sono distribuite le diverse risorse (dipendenti, budget, attrezzature) per le varie attività e se vengono utilizzate in modo efficiente.
ClickUp offre diverse funzionalità/funzioni che possono aiutarti a gestire le tue risorse.
- Monitoraggio del tempo di ClickUp: monitora il tempo collegato a qualsiasi attività su tutti i dispositivi, crea report per visualizzare il tempo dedicato a ciascuna attività e condividi le durate stimate per pianificare le consegne del tuo progetto.
- Viste ClickUp: con oltre 15 viste, puoi ottenere una panoramica dettagliata di tutti i tuoi progetti e del loro stato. Utilizzando queste viste, puoi regolare le sequenze e le priorità, aggiungere dipendenze e vedere quali sono i prossimi passi.
- Obiettivi di ClickUp: aggiungi attività dai tuoi progetti a un obiettivo e assicurati di essere sulla buona strada per rispettare le scadenze del progetto. Puoi creare obiettivi per più progetti e visualizzarli in un unico posto.
6. Gestione dei rischi
Evidenzia i potenziali rischi che possono influire sul vostro portfolio di progetti. La gestione dei rischi offre agli stakeholder una migliore comprensione degli ostacoli, della loro probabilità e del loro impatto, nonché delle modalità per mitigarli. Inoltre, vi aiuta a monitorare e valutare se il lavoro richiesto per mitigare i rischi sta funzionando e i modi per ridurre al minimo l'impatto dei rischi sui risultati del progetto.
7. Valore acquisito
Il valore acquisito rappresenta il valore totale di tutto il lavoro completato entro un determinato periodo di tempo. È espresso in valuta e può essere misurato studiando la percentuale di attività e risultati completati fino a un determinato punto della sequenza del progetto.
8. Metriche finanziarie e di budget
Le metriche finanziarie e di budget includono la misurazione del budget totale rispetto alla spesa effettiva, la variazione dei costi, il ROI e le prestazioni finanziarie, in modo che gli stakeholder possano tenere d'occhio il budget in una visualizzazione di una sola pagina sul dashboard e prendere decisioni relative all'allocazione delle risorse.
9. Accesso tramite browser web
I tuoi project manager dovrebbero essere in grado di visualizzare e gestire il dashboard del portfolio di progetti sul proprio browser web per monitorare lo stato dei progetti da remoto su diversi dispositivi. Ciò è particolarmente importante quando si hanno team distribuiti.
Come creare un dashboard del portfolio di progetti
1. Definisci chiaramente gli obiettivi del tuo dashboard
Prima di configurare il dashboard del portfolio di progetti, è necessario comprendere perché lo si sta facendo e identificare chi lo utilizzerà. Quindi, configurare il dashboard PPM in modo che sia in linea con le esigenze, le metriche e i requisiti che gli stakeholder dovranno monitorare.
Ad esempio, il dashboard ha lo scopo di fornire al senior management una panoramica di alto livello del portfolio di progetti e dello stato di avanzamento dei progetti correlati. Ciò significa che gli obiettivi del dashboard includeranno informazioni sul numero di progetti attivi, lo stato di avanzamento complessivo, gli indicatori chiave di prestazione e i rischi potenziali.
2. Consolidare i dati
Raccogli i dati critici di project management dagli strumenti che utilizzi per gestire i tuoi progetti e monitora e analizza ciò che funziona. Valuta la possibilità di includere dati provenienti dai tuoi strumenti di project management, database, fogli di calcolo e altre fonti aziendali di terze parti utilizzate dai team competenti.
3. Identifica le metriche chiave e i KPI
Successivamente, è necessario decidere quali metriche e KPI devono essere monitorati, in linea con gli obiettivi aziendali, di reparto o di progetto, e che consentono di prendere decisioni strategiche relative al progetto, alle operazioni aziendali e ai processi.
Suggerimento per esperti💡: La selezione delle metriche chiave e degli indicatori di prestazione dovrebbe essere un'attività di gruppo. Inizia con un brainstorming sulle lavagne online ClickUp , raccogli le risposte del team con i moduli ClickUp e comunica con il team utilizzando la vista Chat ClickUp senza alcuno sforzo.
4. Scegli uno strumento di gestione del portfolio di progetti
Uno strumento di gestione del portfolio di progetti è un sistema centralizzato in cui è possibile archiviare tutte le informazioni relative al proprio portfolio di progetti. È possibile utilizzarlo per creare piani di progetto, documentare le informazioni necessarie, gestire le pianificazioni, assegnare attività ai membri del team e monitorare lo stato di avanzamento.
Ad esempio, il software di gestione dei progetti ClickUp offre diverse funzionalità complete che possono aiutarti ad assegnare attività, visualizzare i progressi, monitorare le metriche chiave, visualizzare le informazioni sui tuoi progetti, ottenere una visibilità completa su più progetti con report automatici in tempo reale e gestire le tue risorse in modo ottimale, il tutto su un'unica piattaforma.
5. Progetta il layout del tuo dashboard
Con tutte le informazioni raccolte, organizza il dashboard in diverse sezioni e utilizza grafici e visualizzazioni per creare diversi dashboard di portfolio.
Creare un dashboard completo non è un'attività facile se si ha poco tempo o poca esperienza.
È possibile utilizzare un modello di dashboard per portfolio di progetti come punto di partenza. Ad esempio, il modello di portfolio per project management di ClickUp è uno strumento plug-and-play che garantisce l'allineamento dei progetti tra i diversi reparti, consentendo di monitorarne lo stato e l'avanzamento.
Ecco alcune interessanti funzionalità della dashboard del portfolio di progetti di ClickUp:
- Tag: Visualizza lo stato di tutti i tuoi progetti con l'aiuto dei tag. Ad esempio, pronto, bloccato, rifiutato, ecc.
- Codici colore: i modelli personalizzabili di ClickUp offrono un'ampia varietà di colori tra cui scegliere, in modo da poter aggiungere colori specifici a ciascuno stato per monitorare facilmente lo stato di avanzamento del progetto
- Viste: puoi utilizzare oltre 15 diversi tipi di viste per visualizzare il tuo lavoro nel modo desiderato. Diamo un'occhiata a tre modi in cui puoi visualizzare i tuoi progetti nel software di project management di ClickUp: Vista Elenco: organizza e raggruppa i tuoi progetti in diverse categorie. Le tue attività e operazioni possono essere visualizzate a colpo d'occhio in un formato simile a un elenco. Consente di vedere quali progetti sono in corso, in fase di revisione o completati Vista Riquadro: resta allineato con le priorità del tuo team utilizzando la vista Riquadro. Puoi monitorare il carico di lavoro del tuo team, i progetti completati e altro ancora da un'unica dashboard Azioni: ottieni una visione dettagliata dell'attività dei membri del tuo team e scopri su cosa ha lavorato ogni persona in un progetto. Puoi selezionare i tipi di attività e visualizzare i dettagli del progetto corrispondente
- Vista Elenco: Organizza e raggruppa i tuoi progetti in diverse categorie. Le tue attività e le tue operazioni possono essere visualizzate a colpo d'occhio in un formato simile a un elenco. Ti consente di vedere quali progetti sono in corso, in fase di revisione o completati
- Vista Riquadro: resta allineato con le priorità del tuo team utilizzando la vista Riquadro. Puoi monitorare il carico di lavoro del tuo team, i progetti completati e altro ancora da un'unica dashboard
- Attività: ottieni una visione dettagliata dell'attività dei membri del tuo team e scopri su cosa ha lavorato ogni persona in un progetto. Puoi selezionare i tipi di attività e visualizzare i dettagli del progetto corrispondente
- Vista Elenco: organizza e raggruppa i tuoi progetti in diverse categorie. Le tue attività e operazioni possono essere visualizzate a colpo d'occhio in un formato simile a un elenco. Ti consente di vedere quali progetti sono in corso, in fase di revisione o completati
- Vista Riquadro: resta allineato con le priorità del tuo team utilizzando la vista Riquadro. Puoi monitorare il carico di lavoro del tuo team, i progetti completati e altro ancora da un'unica dashboard
- Attività: ottieni una visione dettagliata delle attività dei membri del tuo team e scopri su cosa ha lavorato ciascuno di loro in un progetto. Puoi selezionare i tipi di attività e visualizzare i dettagli del progetto corrispondente
6. Testare e convalidare
Sarà necessario eseguire alcuni test preliminari per assicurarsi che il dashboard funzioni come previsto e raccogliere il feedback e l'approvazione del team e delle parti interessate per apportare le modifiche necessarie.
7. Implementare
Ora sei pronto per implementare la tua dashboard.
Coinvolgi tutte le persone coinvolte nel progetto attraverso la dashboard e illustra loro cosa comporta. Fornisci una formazione adeguata affinché il team sappia come utilizzare queste dashboard. Assicurati che le dashboard siano aggiornate regolarmente e rimangano pertinenti. Puoi anche apportare modifiche periodiche per adattarle alle mutevoli esigenze aziendali.
Consolida i dashboard del tuo portfolio di progetti con ClickUp
Un dashboard preciso e ben strutturato può aiutarti a gestire senza problemi tutti i progetti su cui stai lavorando.
ClickUp fa un ulteriore passaggio e ti consente di sfruttare le sue funzionalità/funzioni, quali la gestione delle attività e delle risorse, il monitoraggio del tempo, il monitoraggio dei KPI e i modelli personalizzabili per semplificare il tuo project management.
Come software di project portfolio e project management, il vantaggio principale di ClickUp è che automatizza diverse attività ripetitive, come la gestione delle attività e del carico di lavoro, il monitoraggio dello stato di avanzamento e la reportistica, la pianificazione di avvisi in caso di ritardi e l'accessibilità da diversi dispositivi per i team remoti.
Se desideri ottenere risultati positivi, indipendentemente dalla complessità del tuo progetto, inizia a creare dashboard interattivi per il tuo portfolio di progetti registrandoti gratuitamente su ClickUp.
Domande frequenti (FAQ)
1. Che cos'è un dashboard di portfolio di progetti?
Un dashboard del portfolio di progetti è uno strumento visivo che consente di monitorare lo stato di avanzamento di tutti i progetti gestiti. Fornisce informazioni dettagliate sulle metriche chiave, sugli indicatori di performance e sullo stato dei progetti, fondamentali per valutare lo stato di salute generale del progetto e garantire che sia in linea con gli obiettivi aziendali.
2. Qual è la differenza tra un portfolio e un dashboard?
| Portfolio | Dashboard | |
| Definizione | Un portfolio è una raccolta di tutti i diversi progetti che gestisci. Anziché gestire i vari progetti singolarmente, le aziende tendono a raggruppare i progetti correlati. | Al contrario, un dashboard è una rappresentazione visiva dello stato di avanzamento dei diversi progetti nel vostro portfolio. Contiene metriche chiave, attività cardine, risultati finali, allocazione delle risorse e dipendenze delle attività. |
| Utilizzato per | Ottimizza l'allocazione delle risorse e assegna priorità alle iniziative. | Valuta come i progetti sono connessi e identifica come gestire le risorse senza causare carenze. |
3. Cosa include un portfolio di progetti?
Un portfolio comprende progetti correlati fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi generali di un'organizzazione. Ogni progetto nel portfolio ha un ambito, risultati finali, attività cardine, sequenze e documentazione come piani, programmi, linee guida e report sullo stato.