Per gli uffici di project management e i manager che gestiscono più progetti contemporaneamente, è facile perdersi nella routine quotidiana. Il monitoraggio e la misurazione dei progressi, la garanzia che tutti siano allineati e l'ottimizzazione del carico di lavoro del team possono essere difficili. Niente mette le cose in prospettiva come vedere il quadro completo tramite il dashboard del progetto.
Il dashboard del portafoglio progetti offre una panoramica completa dello stato di salute del progetto, dell'avanzamento dei lavori per ciascun progetto e report completi in tempo reale sulla tempistica, sul budget e sullo stato complessivi. Garantisce che le informazioni critiche sul progetto siano disponibili e accessibili ogni volta che voi o i vostri stakeholder lo desiderate.
Creare un dashboard del portfolio dei progetti per la prima volta può intimidire a causa del lavoro di pianificazione e progettazione necessario, e si rischia persino di complicare il dashboard del portfolio.
E se vi dicessimo che un software avanzato per la gestione del portfolio di progetti ha semplificato il processo?
Continua a leggere per scoprire come creare dashboard dinamiche per la gestione del portafoglio progetti e ottimizzare la pianificazione e l'esecuzione dei tuoi progetti utilizzando ClickUp, i migliori esempi e modelli per aiutarti a iniziare rapidamente.
Che cos'è la gestione del portfolio dei progetti?
La gestione del portafoglio progetti è un modo strategico per gestire i progetti di un'organizzazione al fine di raggiungere i suoi obiettivi aziendali. Comprende la selezione e la definizione delle priorità di una serie di progetti in linea con gli obiettivi della vostra azienda.
La gestione del portfolio dei progetti mira a massimizzare il valore dei vostri progetti valutando e gestendo aspetti quali rischi, budget e risorse disponibili.
Che cos'è un dashboard per la gestione del portafoglio progetti?
Il team dirigenziale, i gestori di portafoglio e i project manager utilizzano un dashboard di project management per visualizzare centralmente tutti i progetti e il loro stato di avanzamento. Il dashboard contiene grafici e metriche che consentono di monitorare le prestazioni degli indicatori di salute e visualizzare le attività cardine, le informazioni sul budget e la disponibilità delle risorse.
Nelle organizzazioni moderne, i progetti sono interconnessi in termini di risorse, tempistiche e risultati attesi, e i risultati e l'esito positivo sono interdipendenti; un dashboard centrale del portfolio visualizza queste informazioni in un unico pannello di controllo.
È possibile creare un dashboard per la gestione del portafoglio progetti oppure utilizzare soluzioni di project management come ClickUp per semplificare il processo.
Le dashboard di ClickUp consentono di visualizzare e analizzare i progetti da un unico centro di controllo. Non solo è possibile avere una panoramica dei progetti su cui si sta lavorando, ma è anche possibile condividerli con le principali parti interessate. In questo modo, tutti possono tenere traccia dello stato di avanzamento dei diversi progetti.
Il dashboard ClickUp ci aiuta a rappresentare i dati in modo significativo e ci fa anche risparmiare tempo. Posso anche creare diversi spazi in cui lavorare sulle problematiche e sui miglioramenti. Inoltre, è possibile monitorare il nostro lavoro quotidiano e il monitoraggio del tempo che dedichiamo a un'attività specifica contribuisce anche a migliorare l'efficienza del lavoro.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Come piattaforma di project management, ClickUp ti permette di fissare obiettivi, monitorare il tempo dedicato a singole attività e progetti, identificare i colli di bottiglia e risolverli prontamente per garantire il completamento dei progetti.
Vantaggi dell'utilizzo di un dashboard del portfolio dei progetti
Maggiore visibilità
Ottieni visibilità in tempo reale sullo stato generale del progetto, identifica i colli di bottiglia, monitora le prestazioni delle attività per i progetti ad alto rischio e valuta la soddisfazione dei clienti.
Comunicazione migliorata
Poiché i dashboard di progetto sono un hub centrale per tutto ciò che riguarda uno o più progetti, garantiscono che tutti siano allineati su scadenze, attività, budget assegnato e stato.
Migliori processi decisionali
Una visione completa e a livello di portfolio dei progetti esistenti e potenziali consente ai responsabili di progetto e di portfolio di prendere decisioni basate sui dati per la pianificazione e l'esecuzione dei progetti, le previsioni finanziarie e la gestione dei rischi.
Monitoraggio delle prestazioni
Il software per dashboard consente di visualizzare a colpo d'occhio le metriche fondamentali, tra cui la produttività del team, l'allocazione del budget, gli obiettivi aziendali e lo stato dei progetti.
Maggiore efficienza
Ottieni una visione completa delle attività di progetto, del budget, dell'allocazione del carico di lavoro, dell'utilizzo delle risorse per i vari progetti e delle dipendenze per semplificare l'assegnazione dei compiti, evitare il burnout dei dipendenti e aumentare l'efficienza del team.
Per completare i progetti con esito positivo, prendete in considerazione l'utilizzo di diversi software di project management fino a trovare quello più adatto alle vostre esigenze.
Esempi pratici di dashboard per il portfolio dei progetti
Ecco alcuni esempi reali di dashboard di portafoglio progetti per aiutarti a capire come possono gestire più progetti.
1. Dashboard agili per team scrum
Un dashboard agile per il team garantisce trasparenza sullo stato di salute del progetto e offre visibilità sulle prestazioni del team e sui progressi dello sprint.
Quando viene utilizzato nel flusso di lavoro dello sviluppo software, il dashboard agile per la gestione del portafoglio progetti (PPM) offre una visione dettagliata dei potenziali colli di bottiglia, delle metriche chiave, dello stato dei progetti in corso e dei problemi di priorità alta per i progetti in corso in un formato altamente visivo.
Gli elementi del dashboard agile includono:
Backlog dello sprint
Visualizzato come elenco o tabellone Kanban, mostra le attività rimanenti, il loro stato (da fare, in corso, terminate) e il carico di lavoro stimato. Grazie alla maggiore visibilità sul carico di lavoro dello sprint, è possibile vedere i progressi compiuti verso l'obiettivo dello sprint.
Grafico burndown
Questo grafico lineare mostra i punti storia (il lavoro rimanente) tracciati rispetto al tempo rimanente nello sprint, per effettuare il monitoraggio visivo dell'avanzamento dello sprint e consentire adeguamenti proattivi per garantire il completamento dello sprint.
Lead time
Il lead time mostra il tempo totale che intercorre tra l'avvio di un'attività e la sua completa esecuzione e rilascio. Viene utilizzato per identificare i ritardi nella consegna, ottimizzare i processi di rilascio e migliorare il time to market.
Suggerimento professionale💡: Affinché il grafico burndown sia uno strumento efficace per il tuo team, stabilisci obiettivi ragionevoli, impara dagli sprint passati e assicurati di non sovraccaricare i tuoi team.
2. Dashboard per l'allocazione delle risorse
Quando si dispone di risorse condivise che lavorano su diversi progetti o si pianifica l'allocazione delle risorse per un potenziale progetto, questa dashboard del portfolio mostra come le risorse sono distribuite tra i vari progetti.
La vista Carico di lavoro di ClickUp ti aiuta a determinare quali sono gli impegni di un team (e dei suoi membri), dove si intersecano le priorità, quali sono le attività prioritarie e quali possono essere rimandate, il tutto in un unico dashboard.
Suggerimento professionale💡: Imposta la capacità di carico di lavoro giornaliera o settimanale per i singoli membri del team. È possibile impostare le capacità per ore, attività e punti storia Scrum.
3. Dashboard per la gestione aziendale
Questo dashboard per la gestione del portafoglio progetti mostra lo stato di salute e i progressi dei tuoi obiettivi aziendali.
Personalizza i dashboard di ClickUp per pianificare e monitorare facilmente i tuoi obiettivi aziendali trimestrali. Quando più reparti sono coinvolti nella gestione del portafoglio prodotti, la vista Elenco di ClickUp ti aiuta a monitorare lo stato di ogni attività, il budget stimato e l'avanzamento.
Tutti, compresi i membri del team, i project manager, gli stakeholder e la leadership, ottengono informazioni dettagliate sulle iniziative strategiche e sulle priorità del proprio portfolio di progetti.
Suggerimento professionale💡: Utilizza i modelli di gestione del portfolio per effettuare il monitoraggio delle tue attività. Dopo tutto, i dashboard PPM migliorano l'efficienza e la lungimiranza strategica di un ufficio di project management (PMO).
4. Dashboard per la gestione delle operazioni
Nella project management, un dashboard operativo fornisce informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento dei diversi processi operativi della tua organizzazione. Consente alle parti interessate di monitorare le attività quotidiane, tenere traccia delle priorità strategiche e operative ed esplorare i dati a molti livelli per analizzare e individuare i punti deboli delle tue operazioni.
Suggerimento professionale💡: Con l'accesso basato sui ruoli, ClickUp consente di personalizzare quali membri del team possono apportare modifiche al dashboard e chi può visualizzarlo per effettuare il monitoraggio dei progressi.
Componenti chiave di un dashboard del portfolio dei progetti
1. Panoramica del progetto
Condividi un riassunto dell'ambito e degli obiettivi del progetto in modo che tutti sappiano su cosa stanno lavorando. Il dashboard includerà informazioni di alto livello come i nomi dei progetti, i membri del team coinvolti, le descrizioni, il budget totale e gli obiettivi strategici da raggiungere.
2. Indicatori di stato
Imposta indicatori visivi sui dashboard PPM per identificare facilmente lo stato del progetto. Ad esempio, il colore rosso può indicare attività incomplete, il verde indica attività completate e l'arancione indica lavori in corso (WIP).
3. Grafici e report grafici
I grafici di project management sono un ottimo modo per visualizzare dati, tendenze e metriche relativi ai tuoi progetti. Esistono molti tipi diversi di grafici, come Gantt, timeline di progetto, velocità, burnup, linea, struttura di suddivisione del lavoro e grafico a linee.
Ad esempio, la vista Gantt di ClickUp consente di visualizzare i progetti su una sequenza. Fornisce informazioni quali le attività e le dipendenze, consentendo di gestire le scadenze da un'unica fonte attendibile.
4. Strumenti di monitoraggio dei progetti
I tracker di progetto misurano lo stato di avanzamento delle attività e delle operazioni durante l'intero ciclo di vita di un progetto, aiutando i membri del team a organizzarsi, tenere traccia dei rispettivi compiti, visualizzare le attività scadute e monitorare le tempistiche.
Tuttavia, la creazione di un tracker di progetto dettagliato può essere un processo che richiede molto lavoro richiesto. ClickUp offre modelli di tracker di progetto che possono essere personalizzati per qualsiasi progetto.
Esempio calzante: il modello Project Tracker di ClickUp è ampiamente utilizzato per gestire i budget e le scadenze dei progetti. Aiuta i team leader ad avere una visione d'insieme con aggiornamenti in tempo reale e mantiene tutti i progetti in un unico posto per facilitare la collaborazione tra i vari reparti.
Suggerimento professionale💡: Utilizza questo modello per creare più tracker per progetti ripetibili. Questo ti aiuterà a risparmiare tempo dopo la chiamata iniziale per partire con il piede giusto.
5. Gestione delle risorse
La gestione delle risorse consente di verificare l'efficacia con cui le diverse risorse (dipendenti, budget, attrezzature) sono distribuite per le varie attività e se vengono utilizzate in modo efficiente.
ClickUp offre diverse funzionalità/funzioni che possono aiutarti a gestire le tue risorse.
- Monitoraggio del tempo con ClickUp: monitora il tempo dedicato a qualsiasi attività su tutti i dispositivi, crea report per visualizzare il tempo impiegato per ciascuna attività e condividi le durate stimate per pianificare la consegna dei tuoi progetti.
- Visualizzazioni ClickUp: con oltre 15 visualizzazioni, puoi ottenere una vista dettagliata di tutti i tuoi progetti e del loro stato. Utilizzando queste visualizzazioni, puoi regolare le tempistiche e le priorità, aggiungere dipendenze e vedere quali sono i prossimi passi.
- Obiettivi ClickUp: aggiungi le attività dei tuoi progetti a un obiettivo e assicurati di essere sulla buona strada per rispettare le scadenze del progetto. Puoi creare obiettivi per più progetti e visualizzarli in un unico posto.
6. Gestione dei rischi
Evidenzia i potenziali rischi che possono influire sul tuo portfolio di progetti. La gestione dei rischi offre agli stakeholder una migliore comprensione degli ostacoli, della loro probabilità e del loro impatto, nonché delle modalità per mitigarli. Inoltre, ti aiuta a effettuare il monitoraggio e la valutazione dell'efficacia delle tue iniziative di mitigazione dei rischi e dei modi per ridurre al minimo l'impatto dei rischi sui risultati dei progetti.
7. Valore acquisito
Il valore acquisito rappresenta il valore totale di tutto il lavoro completato entro un determinato periodo di tempo. È espresso in valuta e può essere misurato studiando la percentuale di attività e risultati completati fino a un certo punto della Sequenza del progetto.
8. Metriche finanziarie e di bilancio
Le metriche finanziarie e di bilancio includono la misurazione del bilancio totale rispetto alla spesa effettiva, la variazione dei costi, il ROI e la performance finanziaria, in modo che gli stakeholder possano tenere d'occhio il bilancio in una vista di una pagina sul dashboard e prendere decisioni relative all'allocazione delle risorse.
9. Accesso tramite browser web
I vostri project manager dovrebbero essere in grado di visualizzare e gestire il dashboard del portfolio di progetti sul proprio browser web per monitorare da remoto lo stato di avanzamento dei progetti su tutti i dispositivi. Ciò è particolarmente importante quando si hanno team distribuiti.
Come creare un dashboard del portfolio dei progetti
1. Definisci chiaramente gli obiettivi del tuo dashboard
Prima di configurare il dashboard del portafoglio progetti, è necessario comprendere perché lo si sta facendo e identificare chi lo utilizzerà. Quindi, configurare il dashboard PPM in modo che sia in linea con le esigenze, le metriche e i requisiti che gli stakeholder dovranno monitorare.
Ad esempio, il tuo dashboard mira a fornire al senior management una panoramica di alto livello del tuo portafoglio progetti e dello stato di avanzamento dei progetti correlati. Ciò significa che gli obiettivi del tuo dashboard includeranno informazioni sul numero di progetti attivi, lo stato di avanzamento complessivo, gli indicatori chiave di prestazione e i potenziali rischi.
2. Consolidare i dati
Raccogli i dati critici relativi alla gestione dei progetti dagli strumenti che utilizzi per gestire i tuoi progetti e effettua il monitoraggio e l'analisi di ciò che funziona. Valuta la possibilità di includere i dati provenienti dai tuoi strumenti di project management, dai database, dai fogli di calcolo e da altre origini dati aziendali di terze parti utilizzate dai team interessati.
3. Identifica le metriche chiave e i KPI
Successivamente, è necessario decidere quali metriche e KPI devono essere monitorati, in linea con gli obiettivi aziendali, dipartimentali o di progetto, e che consentono di prendere decisioni strategiche relative al progetto, alle operazioni aziendali e ai processi.
Suggerimento professionale💡: La selezione delle metriche chiave e degli indicatori di prestazione dovrebbe essere un'attività di gruppo. Inizia con un brainstorming su ClickUp Whiteboards , raccogli le risposte del team con ClickUp Moduli e comunica con il team utilizzando ClickUp Chat View senza alcuno sforzo.
4. Scegliere uno strumento di project management per il portfolio dei progetti
Uno strumento di gestione del portafoglio progetti è un sistema centralizzato in cui è possibile archiviare tutte le informazioni relative al proprio portafoglio progetti. È possibile utilizzarlo per creare piani di progetto, documentare le informazioni necessarie, gestire le pianificazioni, assegnare attività ai membri del team e effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti.
Ad esempio, il software di project management ClickUp offre diverse funzionalità complete che possono aiutarti ad assegnare attività, visualizzare lo stato dei progetti, monitorare le metriche chiave, visualizzare le informazioni sui tuoi progetti, ottenere una visibilità completa su più progetti con report automatizzati in tempo reale e gestire le tue risorse in modo ottimale, il tutto su un'unica piattaforma.
5. Progetta il layout del tuo dashboard
Con tutte le informazioni raccolte, organizzare il dashboard in diverse sezioni e utilizzare grafici e visualizzazioni per creare diversi dashboard di portfolio.
Creare un dashboard completo non è un’attività facile se si ha poco tempo o poca esperienza.
È possibile utilizzare un modello di dashboard del portfolio dei progetti come punto di partenza. Ad esempio, il modello di portfolio di project management di ClickUp è uno strumento plug-and-play che garantisce l'allineamento dei progetti tra i diversi reparti, consentendo al contempo di monitorarne lo stato di salute e i progressi.
Ecco alcune interessanti funzionalità del dashboard del portfolio dei progetti di ClickUp:
- Tag: visualizza lo stato di tutti i tuoi progetti con l'aiuto dei tag. Ad esempio, pronto, bloccato, rifiutato, ecc.
- Codici colore: i modelli personalizzabili di ClickUp offrono un'ampia varietà di colori tra cui scegliere, in modo da poter aggiungere colori specifici a ciascuno stato per monitorare facilmente lo stato di avanzamento del progetto.
- Visualizzazioni: puoi utilizzare oltre 15 diversi tipi di visualizzazioni per visualizzare il tuo lavoro nel modo desiderato. Diamo un'occhiata a tre modi in cui puoi visualizzare i tuoi progetti nel software di project management ClickUp: Vista Elenco: organizza e raggruppa i tuoi progetti in diverse categorie. Le tue attività e operazioni possono essere visualizzate a colpo d'occhio in un formato simile a un elenco. Consente di vedere quali progetti sono in corso, in fase di revisione o completati Vista Riquadro: rimanete allineati con le priorità del vostro team utilizzando la vista Riquadro. È possibile monitorare il carico di lavoro del team, i progetti completati e altro ancora da un unico dashboard Attività: ottenete una visione dettagliata dell'attività dei membri del vostro team e vedete su cosa ha lavorato ciascuna persona in un progetto. È possibile selezionare i tipi di attività e vedere i dettagli del progetto corrispondente
- Vista Elenco: organizza e raggruppa i tuoi progetti in diverse categorie. Le tue attività e i tuoi compiti possono essere visualizzati a colpo d'occhio in un formato simile a un elenco. Ti consente di vedere quali progetti sono in corso, in fase di revisione o completati.
- Vista Riquadro: resta in linea con le priorità del tuo team utilizzando la vista Riquadro. Puoi monitorare il carico di lavoro del tuo team, i progetti completati e altro ancora da un unico dashboard.
- Attività: ottieni una visione dettagliata delle attività dei membri del tuo team e scopri su cosa ha lavorato ciascuno di loro in un progetto. Puoi selezionare i tipi di attività e visualizzare i dettagli del progetto corrispondente.
- Vista Elenco: organizza e raggruppa i tuoi progetti in diverse categorie. Le tue attività e i tuoi compiti possono essere visualizzati a colpo d'occhio in un formato simile a un elenco. Ti consente di vedere quali progetti sono in corso, in fase di revisione o completati.
- Vista Riquadro: resta in linea con le priorità del tuo team utilizzando la vista Riquadro. Puoi monitorare il carico di lavoro del tuo team, i progetti completati e altro ancora da un unico dashboard.
- Attività: ottieni una visione dettagliata delle attività dei membri del tuo team e scopri su cosa ha lavorato ciascuno di loro in un progetto. Puoi selezionare i tipi di attività e visualizzare i dettagli del progetto corrispondente.
6. Testare e convalidare
Sarà necessario eseguire alcuni test preliminari per assicurarsi che il dashboard funzioni come previsto e raccogliere i feedback e l'approvazione del team e delle parti interessate per apportare le modifiche necessarie.
7. Implementare
Ora sei pronto per implementare il tuo dashboard.
Spiega a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto il funzionamento del dashboard e cosa comporta. Fornisci una formazione adeguata affinché il team sappia come utilizzare questi dashboard. Assicurati che questi dashboard siano aggiornati regolarmente e rimangano pertinenti. Puoi anche apportare modifiche periodiche per adattarli alle mutevoli esigenze aziendali.
Consolida i tuoi dashboard del portfolio di progetti con ClickUp
Un dashboard preciso e ben strutturato può aiutarti a gestire senza intoppi tutti i progetti su cui stai lavorando.
ClickUp fa un ulteriore passo avanti e ti consente di sfruttare le sue funzionalità, come la gestione delle attività e delle risorse, il monitoraggio del tempo, il monitoraggio dei KPI e i modelli personalizzabili per semplificare il project management dei tuoi progetti.
Come software per la gestione dei portafogli di progetti e dei progetti, il vantaggio principale di ClickUp è che automatizza diverse attività ripetitive, come la gestione delle attività e del carico di lavoro, il monitoraggio dei progressi e la reportistica, la pianificazione di avvisi in caso di ritardi e l'accessibilità da diversi dispositivi per i team remoti.
Se desideri ottenere un esito positivo, indipendentemente dalla complessità del tuo progetto, inizia a creare dashboard interattive per il portfolio di progetti registrandoti gratis su ClickUp.
Domande frequenti (FAQ)
1. Che cos'è un dashboard del portfolio dei progetti?
Un dashboard del portafoglio progetti è uno strumento visivo che consente il monitoraggio dello stato di avanzamento di tutti i progetti gestiti. Fornisce informazioni dettagliate su metriche chiave, indicatori di performance e stato dei progetti, fondamentali per valutare lo stato di salute complessivo del progetto e garantire che sia in linea con gli obiettivi aziendali.
2. Qual è la differenza tra un portfolio e un dashboard?
| Portfolio | Dashboard | |
| Definizione | Un portfolio è una raccolta di tutti i diversi progetti che gestisci. Anziché gestire i vari progetti singolarmente, le aziende tendono a raggruppare i progetti correlati. | Al contrario, un dashboard è una rappresentazione visiva dello stato dei diversi progetti nel vostro portfolio. Contiene metriche chiave, attività cardine, deliverable, allocazione delle risorse e dipendenze delle attività. |
| Utilizzato per | Ottimizza l'allocazione delle risorse e assegna priorità alle iniziative. | Valutare come i progetti sono collegati tra loro e identificare come gestire le risorse senza causare carenze. |
3. Cosa include un portfolio di progetti?
Un portfolio include progetti correlati fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi generali di un'organizzazione. Ogni progetto nel portfolio ha un ambito, risultati attesi, attività cardine, tempistiche e documentazione come piani, programmi, linee guida e rapporti sullo stato di avanzamento.