siete curiosi di conoscere la gestione dei progetti con Google Sheets?
Google Fogli è un'applicazione molto foglio di calcolo .
Quindi perché non provare a renderlo una parte permanente del vostro processo di gestione del progetto, giusto?
Fermiamoci qui.
Il fatto che Google Fogli possa gestire gratuitamente tonnellate di dati non significa che possa risolvere tutti i vostri problemi.
In questo articolo analizzeremo i vantaggi della gestione dei progetti in Google Sheets, i limiti di questa operazione e un modo migliore di affrontarla.
Iniziamo.
Che cos'è la gestione dei progetti di Google Sheets?
Google Sheets è un programma di fogli di calcolo online gratuito, come la maggior parte delle altre applicazioni di Google.
A meno che non abbiate vissuto sotto una roccia, siamo certi che conoscete bene l'interfaccia di Google Fogli.
Si tratta essenzialmente di un grande foglio di calcolo, come Excel!
**Volete sapere le differenze tra i due?
Date un'occhiata al nostro *CHIEDI A ME* e articolo su Gestione dei progetti in Excel .
Utilizzo di Google Sheets
per la gestione dei progetti è la soluzione ideale per i professionisti che desiderano creare insiemi di dati open-source, condurre analisi di base dei dati e altri complicati problemi matematici che vi fanno impazzire. 😵
Ad esempio, è possibile anche
creare un calendario di Google Sheets
!
Google Sheets offre diverse funzionalità per la gestione dei progetti, come ad esempio:
- Modelli di base per una timeline di progetto, piani, tracker, ecc
- funzionalità di grafo di Gantt per tenere traccia della data di inizio del progetto, della durata dell'attività e della data di fine
- Grafici come grafici a barre, grafici a barre sovrapposti, grafici a linee ecc. per la visualizzazione
- **Formattazione condizionale, convalida dei dati e tabelle pivot per un'analisi avanzata dei dati
- **Supporto per la condivisione e la collaborazione in tempo reale
Soprattutto, Google Sheets si integra perfettamente con altri strumenti di gestione dei progetti di Google, come Slides,
Documenti
e Gmail.
Una volta entrati nell'area di lavoro, Google è la vostra ostrica.
Bonus: Per saperne di più su
Gestione dei progetti di Google
.
3 Vantaggi della Gestione progetti di Google Sheets
Un foglio di calcolo non può che cambiare la vita.
E quando si tratta di un foglio di calcolo di Google? Beh, vi aspetta un bel giro di produttività!
Ecco quali sono, secondo noi, i tre vantaggi principali dell'utilizzo di Google Sheets per la gestione dei progetti.
1. Facilità d'uso
Google Sheets ha un fascino tutto particolare per il fai-da-te.
Se avete familiarità con il formato del foglio di calcolo, riuscirete a capire Google Sheets in un batter d'occhio.
Tuttavia, Google non si ferma qui.
Offre anche templates per una serie di progetti personali e professionali.
Pensate ancora di rimanere bloccati?
Potete sempre cercarlo su Google!
Le dettagliate guide utente online di Google e la sua affiatata comunità di utenti saranno sempre pronte ad aiutarvi.
2. Collaborazione senza sforzo
Google Fogli è un luogo ideale per collaborare sui dati.
Può facilmente gestire fino a 100 utenti alla volta, mentre il proprietario del foglio di calcolo mantiene i diritti di modifica del suo accesso.
Anche se un utente non ha un ID Google o non fa parte della vostra rete, Google Sheets lo mostrerà come "Anonimo"
{\an8}Che modo pratico per costruire la tua conoscenza del mondo selvaggio!
3. Software gratuito
Nessuno amerebbe tanto Google Sheets se fosse a pagamento.
Certo, potrebbe essere necessario pagare per lo spazio di archiviazione di Google Drive se si supera il limite personale di 15 GB. Tuttavia, fino ad allora, l'intero spazio di lavoro di Google è gratuito per tutti!
Non sapete come usare Google Sheets per la gestione dei progetti?
Lasciate che questi modelli se ne occupino per voi:
10 modelli di gestione dei progetti con Google Sheets
Fate avanzare velocemente la gestione dei progetti di Google Sheets con questi modelli facili da usare.
1. Tracciamento delle spese mensili su Google Sheets
Ogni centesimo conta. Ma non se non si tiene un registro cristallino delle spese.
Alleviate i vostri problemi con questo pratico modello di tracciatura delle spese mensili in Google Sheets.
Scarica questo Tracciamento delle spese mensili con Google Sheets per creare
un listino prezzi
per la vostra squadra!
2. Modello di carta di progetto in Google Sheets
Il capitolato di progetto è un documento fondamentale per qualsiasi nuova impresa.
Assicuratevi di avere i dettagli giusti con questo
modello di carta del progetto
in Google Sheets.
Scarica questo
Modello di carta di progetto di Google Sheets
.
3. Modello di piano di progetto in Google Sheets
Non riempite più quaderni con i vostri grandi progetti.
Ecco un modello di piano di progetto completo che copre quasi tutto ciò di cui avete bisogno.
Scarica questo
Modello di gestione del progetto in Google Sheets
.
4. Modello di diagramma di Gantt semplice di Google Sheets
I diagrammi di Gantt possono essere un ottimo modo per seguire visivamente i progressi del progetto.
Questo semplice modello di diagramma di Gantt è un ottimo punto di partenza per chi è alle prime armi con i diagrammi di Gantt.
Scaricate questo semplice modello di diagramma di Gantt
.
5. Fogli di Google Modello di diagramma di Gantt per la pianificazione degli eventi
Pianificare un evento può essere stressante!
Utilizzate questo modello di diagramma di Gantt di Google Sheets per gestire tutte le parti in movimento del vostro evento!
Scarica questo modello di diagramma di Gantt per la pianificazione di eventi su Google Sheets
.
6. Modello di cruscotto di monitoraggio del progetto di Google Sheets
È importante avere un punto in cui guardare l'intero progetto a colpo d'occhio.
Questo modello di dashboard di monitoraggio del progetto di Google Sheets consente di esaminare ogni parte del progetto in un'unica vista.
Scarica questo
Modello di cruscotto per il monitoraggio dei progetti in Google Sheets
.
7. Modello di calendario di Google Sheets
Avere un programma giornaliero può aiutare il vostro team a rimanere in carreggiata.
Questo
Programma di Google Sheets
consente di pianificare facilmente la giornata.
Scarica questo
Modello di calendario di Google Sheets
.
8. Modello di diagramma di Gantt della costruzione in Google Sheets
Se gestite un team di costruzione
l'uso di un diagramma di Gantt per gestire i progetti è un'ottima opzione.
Scaricate questo modello di diagramma di Gantt della costruzione in Google Sheets
.
9. Fogli di Google Modello di tracciatore del traffico del sito web
Se gestite un sito web, è importante rimanere aggiornati sul traffico e sulle analisi del vostro sito.
Questo modello per il traffico del sito web di Google Sheets visualizza il traffico del vostro sito web in un cruscotto di facile comprensione.
Scarica questo modello di dashboard sul traffico del sito web di Google Sheets
.
10. Modello CRM di Google Sheets
Questo
modello di gestione del progetto
consente di organizzare e aggiornare facilmente i contatti per la propria attività.
Scarica questo modello di Google Sheet CRM
.
Modelli o meno, Google Sheets è davvero fantastico.
Tuttavia, la strada da percorrere è ancora molto lunga.
Sebbene possa essere la soluzione giusta per un progetto personale e passionale, la gestione di progetti professionali su larga scala è tutta un'altra cosa.
È qui che Google Sheets non è all'altezza.
Limitazioni di Google Sheets come strumento di gestione dei progetti (con soluzioni)
Per quanto ci si possa sforzare, Google non può "spalmare" i suoi fogli per coprire tutte le esigenze di gestione dei progetti.
Ma non preoccupatevi.
ClickUp, il il software di gestione dei progetti più apprezzato al mondo è qui per coprire le lacune di Google Sheets ' gestione dei progetti.
perché?
Semplicemente perché il vostro progetto non può funzionare solo con i fogli di calcolo.
Scoprite cosa non può fare Google Sheets e come ClickUp colma le lacune.
1. Nessuna funzionalità di assegnazione dei compiti
Certo, è possibile utilizzare le celle e le righe di Google Sheets per eseguire la pianificazione di base dei dati e dei progetti.
Tuttavia, dopo di ciò... non c'è molto altro.
Voglio dire, chi eseguirà il piano se non è possibile assegnare compiti alle persone dal foglio di calcolo di Google?
Ci sono solo due modi per risolvere il problema:
- Assegnare i compiti manualmente (attraverso un'interazione individuale), OPPURE
- Utilizzare un altro software di gestione delle attività di progetto.
E secondo noi, si tratta di un passo di troppo.
Soluzioni ClickUp: Compiti, sottocompiti e commenti assegnati
ClickUp non si limita a sognare. Lavora duramente proprio come voi.
Siete pronti all'azione?
Premete il segno '+' nella vostra area di lavoro ClickUp e avviate un'attività.
All'interno dell'attività, è possibile aggiungere una descrizione dell'attività, sottoattività, liste di controllo e attività Dipendenze .
Ora basta assegnare i compiti alle persone (o al team) interessate e lasciare che se ne occupino.
Provate a Modello di gestione delle attività di ClickUp per gestire i vostri compiti!
Mantenete tutte le vostre attività organizzate in un unico posto con questo modello Scarica questo modello Ogni attività ha una propria sezione Commenti destinata alle conversazioni specifiche dell'attività.
È anche possibile taggare uno stakeholder in un commento e renderlo un compito da eseguire. Questa sì che è una conversazione fruttuosa!
2. I cruscotti sono complicati da costruire
Una dashboard è come un quadro di valutazione del progetto.
Senza di esso, come si fa a sapere a che punto si è arrivati?
Tuttavia, è più facile costruire una dashboard fisica invece di fare i salti mortali su Cruscotto di Google Sheets !
Dovreste=costruire interamente i dati di backend della dashboard e aggiornarli manualmente. E anche in questo caso, rimane il problema di convincere le persone ad aggiornare i progressi delle loro attività.
Ancora una volta, Google Sheets - 0, ClickUp - 1.
Soluzioni ClickUp: Cruscotti e widget Sprint
Cruscotti di ClickUp visualizzano tutte le metriche importanti del progetto in un solo colpo d'occhio.
Dal grado di raggiungimento degli obiettivi al tempo totale impiegato, tutto è visibile sulla vostra Dashboard.
E si sta eseguendo un Progetto Agile ?
Siete fortunati.
Utilizzate lo spazio Dashboard per incorporare Sprint Widgets come:
- Grafico della velocità capacità della squadra di atletica
- Grafico burnup : visualizza il lavoro completato
- Grafico Burndown : visualizza il lavoro rimanente
- Diagramma di flusso cumulativo : tracciare i colli di bottiglia del progetto
Prova Modello di gestione agile del progetto di ClickUp ! Questo modello vi aiuterà a mappare i vostri sprint, a pianificare le attività future e a tenere traccia dei progressi di ogni caratteristica. Con questo modello è possibile identificare rapidamente eventuali problemi o ritardi nel processo e regolarsi di conseguenza. Gestire il backlog, dare priorità alle attività e assicurarsi che tutti lavorino insieme per rispettare le scadenze. Iniziare con la gestione agile dei progetti di ClickUp
Modello di gestione del progetto agile di ClickUp Scarica questo modello
3. Necessita di aggiornamenti manuali delle attività
I membri del vostro team di progetto si lanciano spesso in balli di gruppo per festeggiare il completamento di un'attività?
Ehi, nessun giudizio. Pensiamo che sia un modo perfettamente sano di dire che avete "finito"
Ma se volete un modo un po' più... tradizionale, Google Sheets non ne offre uno.
E senza tali aggiornamenti, non c'è modo di sapere dove sta andando il progetto.
Ancora una volta, dovrete farlo manualmente. Oppure..
Soluzione ClickUp: Stati delle attività personalizzati
Gli stati dei task personalizzati di ClickUp sono il pacchetto completo.
Non solo permettono di aggiornare lo stato delle attività man mano che si procede, ma consentono anche di progettare questi stati per adattarli a qualsiasi progetto complesso.
Ad esempio, se siete un dirigente delle risorse umane che gestisce la pipeline delle assunzioni, potete etichettare le attività utilizzando stati personalizzati come "Candidato", "Intervistato", "Assunto", ecc.
Potete sempre scegliere tra i modelli già pronti di ClickUp o creare il vostro flusso di lavoro personalizzato.
4. Non c'è spazio per la documentazione lunga
Alla fine, anche il più esperto dei fogli di calcolo si sentirà un po' perso in Google Sheets. Perché a volte non bastano le righe e le colonne per le vostre idee.
Quando ciò accade, vi sentirete come i personaggi di Westworld... tutti bloccati nel labirinto. 👀
Ma il punto è questo,
Non c'è bisogno di iniziare a scrivere in un nuovo Google Doc. Basta provare ClickUp.
Soluzioni ClickUp: Documenti, Blocco note e Mappe mentali
Scrivete a vostro piacimento in I documenti di ClickUp .
Creare documenti dettagliati contenenti idee grezze o piani completi con potenti funzioni di scrittura.
Avrete a disposizione:
- Editing di testo ricco per documenti splendidamente formattati
- Opzioni di condivisione flessibili per proteggere i documenti
- Opzioni di importazione nei formati PDF, Markdown e HTML
- Pagine annidate per una facile organizzazione
Forse non è sempre necessario redigere un capolavoro.
A volte basta una nota veloce.
Non cercate carta e penna la prossima volta che siete in piena fase creativa.
Usate semplicemente Il blocco note di ClickUp .
Fate clic sul simbolo dei "quattro punti" nell'area di lavoro e iniziate a prendere appunti. Questa funzione offre tutte le opzioni di modifica del testo ricco che il resto di ClickUp offre, in una funzione di dimensioni ridotte.
Inoltre, grazie alla potente funzionalità di ricerca di ClickUp, è possibile ritrovare facilmente i vecchi appunti.
Infine, per le idee ancora in fase di elaborazione, si può usare Mappe mentali ClickUp .
Create una semplice catena di eventi o una complicata rete di pensieri e idee, tutto in un giorno di lavoro con le intuitive Mappe Mentali di ClickUp!
5. Nessun tracciamento del tempo
Sentite il ticchettio dell'orologio verso la scadenza ⏰?
Non in Google Sheets.
Perché non misura il tempo!
Se fate pagare i clienti a ore o volete semplicemente tenere traccia dei giri dei progetti per misurare l'efficienza, con Google Sheets siete sfortunati.
Sebbene sia possibile impostare dei limiti di tempo, è necessario uno strumento completamente nuovo per verificare se si sta lavorando entro questi limiti.
A meno che non si usi..
ClickUp: Tracciamento del tempo nativo
Perdete tempo prezioso sul vostro progetto? Non con il nostro watch 😉! Perché Timer nativo di ClickUp vi segue ovunque andiate.
Attivate la ClickApp di monitoraggio del tempo per aggiungere l'icona del timer in cima a ogni attività nell'area di lavoro. Ogni volta che si inizia un'attività, basta premere start per registrare il tempo necessario a completarla.
E poiché si tratta di un timer globale, è possibile monitorare il tempo sulla nostra applicazione web, metterlo in pausa e poi riprenderlo anche sulla nostra applicazione desktop o mobile!
ClickUp raccoglie le informazioni sul tempo trascorso per generare rapporti di utilizzo dettagliati che potete utilizzare per premiare e migliorare le prestazioni del vostro team.
Se si utilizza già un time tracker di terze parti, è possibile sincronizzarlo con il proprio ClickUp Workspace utilizzando una delle nostre numerose integrazioni per Time Doctor, Clockify, Pomodoro Timer e altro ancora!
6. Integrazioni limitate
Google Workspace è un universo a sé stante.
Avete bisogno di un grafico? Sceglietene uno tra le decine di varietà che offre.
Cercate un'illustrazione? Google Sheets può aiutarvi anche in questo.
Tuttavia, alla fine avrete bisogno di altro.
Più strumenti. Altre funzioni.
Google farà del suo meglio per soddisfarvi con le sue numerose estensioni. Sono ottime, senza dubbio.
Ma sono solo questo... solo estensioni.
Non sono software completi in grado di svolgere compiti complessi.
Soluzione ClickUp: Integrazioni
In ClickUp siamo orgogliosi di soddisfare ogni esigenza di gestione dei progetti.
Per questo motivo offriamo una una serie di incredibili integrazioni .
Fondete il vostro Conversazioni su Slack , registrazioni di schermate da Loom e molto altro ancora con il vostro ClickUp Workspace.
Ecco un elenco di alcune delle opzioni di integrazione più popolari di ClickUp:
E la lista continua!
7. Funzionalità limitata dell'app mobile
Alcune cose non sono fatte per lo schermo del cellulare, come un selfie durante una brutta giornata di capelli o i fogli di calcolo sull'app mobile di Google Sheets.
Buona fortuna nell'accedere ai vostri dati su un piccolo schermo mobile quando siete in auto o in metropolitana.
Socchiudete gli occhi. Scorrere. Ripetere. 🙄
A onor del vero, Google ha fatto molto per rendere l'applicazione abbastanza leggera senza compromettere le funzioni principali. Ma rimane un'ombra della sua versione desktop.
E ci sta venendo una grande #FOMO.
Per fortuna, la soluzione senza compromessi per lavorare in movimento c'è:
ClickUp: Applicazioni mobili
L'applicazione ClickUp per telefono è leggera e completa.
In effetti, non si perde nulla della versione desktop.
È ugualmente efficace sulle piattaforme Android e iOS e completamente ottimizzata per funzionare sul vostro dispositivo mobile. È uno strumento di produttività completo!
ClickUp non sarà uno strumento di gestione dei progetti completo con solo queste funzioni, giusto?
Ecco un elenco di alcune delle nostre altre funzioni preferite:
- Automazione: scegliete uno degli oltre 50 modi di ClickUp per automatizzare le attività ripetitive
- Pulse: per avere sempre sotto controllo l'attività del vostro team durante la giornata
- Vista del grafico di Gantt: costruite una timeline completa del progetto
- Profili: per osservare le attività passate, presenti e future dei membri del team
- Viste ClickUp: gestisce il progetto attraverso molteplici visualizzazioni, come l'elenco delle attività, la scheda e altro ancora
- Stime temporali: calcola le date di completamento del progetto con stime temporali per attività
Bonus:_
**Strumenti AI di Google Sheets_
!
Jet Set per il futuro della gestione dei progetti
I Fogli Google sono come le rotelle di allenamento dei fogli di calcolo per i principianti.
È la base per la gestione dei dati di base e pone le basi per una pianificazione complessa.
Ma non si può andare troppo lontano con le rotelle, giusto?
Se volete diventare un project manager superstar, avrete bisogno della potenza di uno strumento potente.
Ed è quello che offre ClickUp.
Sfruttate la gestione delle attività, la comunicazione e la gestione dei progetti di ClickUp Gestione agile dei progetti caratteristiche da spingere verso il traguardo.
Avete ancora dei dubbi?
Solo ottenere ClickUp gratuitamente e gestire progetti e comunicare efficacemente con le parti interessate alla velocità della luce.