Le valutazioni delle prestazioni sono uno dei compiti più stressanti per i professionisti delle risorse umane, così come per i dirigenti di livello medio e senior. Il problema di qualsiasi sistema di valutazione delle prestazioni è che si basa su opinioni soggettive e può essere soggetto a pregiudizi. La maggior parte dei manager sente la pressione di mantenere gli stessi standard quando discute le valutazioni dei dipendenti o seleziona i migliori performer.
Secondo un sondaggio McKinsey, oltre la metà degli intervistati ritiene che l'attuale processo di valutazione della propria azienda sia difettoso. Questo sentimento può essere dannoso per qualsiasi azienda nel lungo periodo, poiché blocca le opportunità di sviluppo professionale e porta al turnover dei dipendenti di talento.
Fortunatamente, una riunione di calibrazione delle prestazioni è una soluzione promettente in questo caso. Sempre più aziende riconoscono il valore di organizzare sessioni per calibrare i punteggi dei dipendenti al fine di garantire valutazioni eque e trasparenti.
Cosa sono queste sessioni e in che modo migliorano l'affidabilità e l'accuratezza delle valutazioni delle prestazioni? È quello che vedremo in questo blog. Tratteremo i seguenti argomenti:
- Come si svolge una calibrazione della valutazione delle prestazioni
- Come ottimizzare il tuo processo di valutazione
Bonus: vi presenteremo anche una piattaforma all-in-one per la gestione dei dipendenti e delle prestazioni che vi aiuterà nelle valutazioni delle prestazioni. 🍀
La riunione di calibrazione delle prestazioni e il suo ruolo nella gestione delle prestazioni
Le valutazioni "ingiuste" delle prestazioni sono piuttosto comuni nei team con più reparti e manager. Il loro processo di valutazione delle prestazioni è spesso parziale, non per malizia, ma a causa dei diversi parametri utilizzati dai manager per valutare la produttività, l'etica del lavoro e le competenze.
Una riunione di calibrazione delle prestazioni consente ai manager e ai supervisori di eliminare qualsiasi pregiudizio discutendo e confrontando il modo in cui hanno effettuato la valutazione dei propri team. Ha lo scopo di:
- Assicurati che tutti i dipendenti godano degli stessi criteri di valutazione delle prestazioni
- Calibrate le valutazioni delle prestazioni se le valutazioni sembrano parziali.
I fattori critici che i manager cercano di identificare in queste riunioni includono:
- Indicatori chiave di prestazione (KPI) e metriche utilizzati
- Motivazioni alla base di valutazioni eccessivamente generose o severe (per garantire che siano giustificate)
- Errori nel sistema di valutazione dovuti a problemi quali: Scale di valutazione incoerenti Formazione manageriale limitata o esperienza con software HR Criteri mancanti per le valutazioni dei dipendenti
- Scale di valutazione incoerenti
- Formazione manageriale limitata in materia di valutazione o esperienza con software HR
- Criteri mancanti per le valutazioni dei dipendenti
- Scale di valutazione incoerenti
- Formazione manageriale limitata in materia di valutazione o esperienza con software HR
- Criteri mancanti per le valutazioni dei dipendenti
L'idea alla base delle sessioni di calibrazione è quella di discutere le valutazioni e promuovere punteggi basati sul consenso. Si tratta in genere dell'ultima fase del ciclo di valutazione delle prestazioni, che viene svolta prima della condivisione delle valutazioni individuali con i dipendenti.
Calibrazione della valutazione delle prestazioni: esempio
Peter e Mark guidano due team diversi per progetti di sviluppo di app separati all'interno di un'azienda. Durante il periodo di valutazione delle prestazioni, Mark effettua una valutazione del tester di bug del suo team che ottiene un punteggio di 9/10, mentre Peter effettua una valutazione del tester di bug del suo team che ottiene un punteggio di 7/10.
Durante la riunione di calibrazione delle prestazioni, Mark e Peter si siedono per discutere delle loro valutazioni e si rendono conto che entrambi i tester di bug:
- Hanno rispettato le scadenze senza eccezioni
- Lavora su progetti simili
- Dedica lo stesso numero di ore al lavoro
- Comunicate in modo proattivo
Nel complesso, non vi è alcuna differenza sostanziale nel loro lavoro che giustifichi la variazione di valutazione, quindi questo è un chiaro esempio di standard di rendimento diversi. In questo caso, Mark e Peter devono concordare su quale punteggio sia adeguato per entrambi i tester di bug.
Differenza tra calibrazione delle prestazioni e calibrazione dei talenti
Le sessioni di calibrazione delle prestazioni non devono essere confuse con le riunioni di calibrazione dei talenti. Sebbene entrambe prevedano la valutazione delle prestazioni dei dipendenti da parte dei loro supervisori, gli obiettivi delle risorse umane di ciascun processo sono diversi.
Una sessione di valutazione dei talenti ha lo scopo di valutare le attuali capacità di un'azienda sulla base delle competenze e dei livelli di rendimento dei suoi dipendenti. Queste informazioni vengono utilizzate per determinare le future esigenze di assunzione dell'azienda.
Le valutazioni delle prestazioni, d'altra parte, cercano di identificare con precisione i dipendenti con prestazioni elevate e quelli con prestazioni scarse per garantire valutazioni imparziali e equità nella retribuzione. Inoltre, consentono ai manager di affrontare conversazioni relative alle opportunità di apprendimento e al miglioramento delle competenze durante le riunioni di valutazione delle prestazioni.
Vantaggi del processo di calibrazione delle prestazioni
Oltre a eliminare l'influenza di pregiudizi e favoritismi dalle valutazioni, un processo di calibrazione delle valutazioni delle prestazioni offre i seguenti vantaggi:
Riduzione del tasso di abbandono dei dipendenti
Secondo una ricerca del 2019, valutazioni ingiuste delle prestazioni possono allontanare fino all'85% dei dipendenti da un'azienda. Le calibrazioni delle prestazioni aiutano a fidelizzare i dipendenti garantendo un processo di valutazione equo.
Cultura del lavoro più sana
Le valutazioni standardizzate delle prestazioni impediscono l'abuso di potere da parte dei dirigenti, mantengono positiva la cultura lavorativa e garantiscono che i manager conservino un senso ben intenzionato di crescita dei dipendenti.
Maggiore produttività netta
Uno studio condotto nel 2020 dalla Harvard Business Review ha rilevato che gli abusi da parte dei dirigenti possono ridurre la produttività. Naturalmente, i dipendenti che lavorano in una configurazione priva di pregiudizi e con una retribuzione equa sono più produttivi.
Migliore governance aziendale
Le calibrazioni delle prestazioni migliorano le best practice di governance aziendale aumentando la trasparenza e la responsabilità nelle valutazioni delle prestazioni, il che migliora l'immagine dell'azienda.
Migliori capacità di valutazione manageriale
La calibrazione delle prestazioni aiuta i manager a perfezionare le loro capacità di valutazione, a riconoscere i propri punti deboli e a offrire valutazioni delle prestazioni più accurate nel tempo.
Conduzione della calibrazione della valutazione delle prestazioni: riunioni e parti interessate
Un processo di calibrazione della valutazione delle prestazioni coinvolge più parti interessate e diverse fasi. Discutiamone insieme. 👇
Principali parti interessate nel processo di valutazione delle prestazioni
Sebbene il processo di calibrazione interna sia diverso per ogni organizzazione, la norma è quella di istituire un comitato di calibrazione per l'intero esercizio. Le parti interessate di questo comitato includono:
- Supervisori, manager e team leader
- Dirigenti delle divisioni aziendali interessate
- Un membro dello staff delle risorse umane per convocare e facilitare la riunione
Alcune aziende nominano anche dei "bias interrupters" (interruttori di pregiudizi) per individuare eventuali segni di pregiudizio nelle conversazioni durante le riunioni.
Le dimensioni del comitato di calibrazione dovrebbero essere in linea con quelle della tua organizzazione. Secondo uno studio della Harvard Business School, un comitato composto da 3-5 membri è l'ideale per le organizzazioni con meno di 100 dipendenti.
Come condurre una riunione di calibrazione delle valutazioni delle prestazioni: 7 passaggi
L'intero processo di conduzione delle riunioni di calibrazione delle prestazioni può essere suddiviso in sette passaggi distributi su tre fasi: preparazione pre-riunione, riunione stessa e attività post-riunione. Esaminiamo ciascuno di essi in dettaglio. 💡
Preparazione prima della riunione
La preparazione prima della riunione include la creazione e l'analisi delle bozze delle valutazioni, la determinazione della scala di valutazione e la pianificazione del lavoro.
Inoltre, data la natura complessa di una sessione di calibrazione, è necessario dotare il proprio team di software per le risorse umane, il coinvolgimento dei dipendenti o simili, per il monitoraggio dei punteggi e degli adeguamenti delle valutazioni, nonché per la conservazione di note per riferimento futuro.
Abbiamo la soluzione che fa per te: ClickUp! Si tratta di una piattaforma di project management e di gestione delle prestazioni che ti consente di gestire con facilità le riunioni di calibrazione delle prestazioni.
Nelle sezioni seguenti, discuteremo alcune funzionalità/funzioni della suite HR di ClickUp che sono ideali per pianificare riunioni, condurre valutazioni dei dipendenti e effettuare la condivisione delle valutazioni delle prestazioni.
Passaggio 1: stabilire le scale di valutazione prima del processo di calibrazione delle prestazioni
Probabilmente potete saltare questo passaggio se disponete di un sistema di valutazione dei dipendenti affidabile. In caso contrario, dovete prima stabilire una scala di valutazione per standardizzare i criteri di valutazione delle prestazioni. La scala dovrebbe includere tutti i KPI delle risorse umane per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti. I parametri comuni includono:
- Traguardi raggiunti
- Scadenze non rispettate
- Capacità di comunicazione
- Produttività
Dovresti anche definire le procedure operative standard (SOP), spiegare come calcolare il punteggio delle prestazioni per ciascun KPI e fornire una valutazione complessiva.
Cerchi un modo organizzato per monitorare le valutazioni delle prestazioni? Utilizza la funzione di monitoraggio degli obiettivi di ClickUp per definire gli obiettivi, i KPI e la distribuzione delle prestazioni previste per ogni ruolo.
Con ClickUp Obiettivi, puoi impostare obiettivi di rendimento basati su attività o numerici e effettuare automaticamente il monitoraggio del rendimento dei dipendenti in tempo reale. Ciò può accelerare il monitoraggio delle prestazioni mantenendolo oggettivo.
Successivamente, utilizza il modello di monitoraggio dei KPI delle prestazioni dei dipendenti di ClickUp per definire il tuo sistema di valutazione per ciascun KPI. La sua struttura predefinita aiuta a monitorare lo stato dei progressi verso gli obiettivi individuali dei dipendenti e a identificare più rapidamente i migliori performer.
Passaggio 2: raccogli le bozze delle valutazioni prima delle sessioni di calibrazione delle prestazioni
Chiedete ai vostri manager e supervisori di tutti i reparti di completare le bozze delle valutazioni dei loro diretti subordinati. Assicuratevi che dispongano in anticipo della scala di valutazione e delle procedure operative standard. Una volta completate le bozze delle valutazioni, i revisori dovrebbero inviarle al reparto Risorse umane o al comitato di calibrazione.
Il modo migliore per snellire questo processo è utilizzare ClickUp Forms per acquisire e organizzare le risposte dei manager. La piattaforma consente di creare moduli personalizzati e brandizzati per raccogliere in modo strutturato e oggettivo i contributi dei manager sulle prestazioni dei singoli membri del team. È anche possibile utilizzare la logica condizionale per creare moduli dinamici con serie di domande basate sulle risposte.
La parte migliore è che tutte le risposte possono essere convertite in attività tracciabili e visualizzate in un unico posto utilizzando la vista Tabella di ClickUp. Puoi persino inserirle nei tuoi flussi di lavoro di valutazione delle prestazioni tramite Automazioni.
Puoi iniziare subito personalizzando il modello di modulo di valutazione di ClickUp, che include tutti i campi di risposta standard per la valutazione delle prestazioni. Non preoccuparti: puoi eliminarne alcuni o aggiungerne di tuoi!
Passaggio 3: Analizza i dati aggregati sulle prestazioni
Successivamente, un rappresentante delle risorse umane o un membro del comitato dovrebbe analizzare le bozze delle valutazioni e confrontare le valutazioni aggregate delle prestazioni dei diversi reparti e gruppi. Questa analisi è terminata per identificare i seguenti elementi:
- Differenze nelle valutazioni di gruppi relativi (ad es. , Team di progetto 1 vs. Team di progetto 2)
- Valutazioni comparative basate sugli obiettivi e sul lavoro di ciascun gruppo
- Deviazioni all'interno di una distribuzione coerente, come l'afflusso di nuovi assunti in un team
Potresti anche voler sfruttare i dati delle valutazioni delle prestazioni passate di questi gruppi. Confronta le valutazioni storiche per individuare eventuali modelli, come un improvviso aumento o calo delle valutazioni di un gruppo. Questi risultati saranno i principali punti di discussione durante la riunione di calibrazione delle valutazioni delle prestazioni.
ClickUp può assisterti in questa analisi con i suoi dashboard visivi. Usali per visualizzare i dati sulle prestazioni progressive di diversi gruppi attraverso grafici a torta, grafici a barre, grafici a linee e decine di altre visualizzazioni. Aggiungi al tuo spazio di lavoro schede con i dati sulle prestazioni sia storici che attuali e scopri i modelli con un solo sguardo. 👀
Passaggio 4: Pianificare e organizzare la riunione
Idealmente, un responsabile delle risorse umane dovrebbe programmare la riunione di calibrazione delle prestazioni in un momento che vada bene per tutte le parti interessate. Dovrebbe informare i potenziali partecipanti tramite un'email che descriva:
- Il programma della riunione, i risultati dettagliati e i documenti da leggere in anticipo
- La piattaforma per la riunione e gli strumenti da utilizzare (ad esempio, una lavagna online per il brainstorming)
- Disposizioni per la registrazione del verbale della riunione
Ora puoi utilizzare la vista Calendario di ClickUp per controllare gli impegni dei manager di tutti i reparti e selezionare un orario conveniente per la riunione. Una volta individuata la fascia oraria, utilizza ClickUp Tasks per pianificare la riunione. Basta creare un'attività, allegare il documento con il programma della riunione e assegnare l'attività a tutti i manager partecipanti. Il software invia automaticamente una notifica ai partecipanti.
Non sai chi invitare? Utilizza il modello di organigramma ClickUp per visualizzare la gerarchia organizzativa e identificare tutti i manager e i supervisori che devono partecipare alle riunioni di calibrazione.
Puoi anche inviare il modello di verbale della riunione ClickUp al responsabile della redazione dei verbali. Il modello include spazi dedicati per elencare gli invitati, le azioni da intraprendere e gli assegnatari delle attività, rendendolo un documento di riferimento fondamentale per i futuri cicli di valutazione.
Condurre la riunione
Il giorno della riunione, ogni manager dovrebbe arrivare con le bozze dei rapporti di valutazione e i seguenti dettagli:
- I dipendenti con le prestazioni migliori e peggiori nel proprio team
- Domande specifiche sui dipendenti da discutere durante la riunione
- Dettagli sulle promozioni proposte, aumenti retributivi e programmi di formazione
Ecco come funzionerà. ▶️
Passaggio 5: Lascia che i manager discutano i loro rapporti di reportistica
Il facilitatore della riunione può iniziare con una breve dichiarazione sugli obiettivi e gli scopi della valutazione delle prestazioni. Successivamente, i manager dovrebbero intervenire per confrontare e discutere le loro valutazioni individuali una per una. Il comitato di calibrazione presta attenzione ai seguenti aspetti:
- Incoerenze nelle valutazioni delle prestazioni di candidati con profili professionali simili
- Valutazioni medie per team (le valutazioni sensate possono essere approvate immediatamente)
- Dipendenti con prestazioni inferiori o superiori alle aspettative
- Valutazioni eccezionalmente alte o basse e le ragioni che le motivano
Durante queste discussioni, il facilitatore della riunione dovrebbe cercare segni di pregiudizi involontari e intervenire se necessario.
Affinché questo passaggio sia produttivo e favorisca il confronto, i manager devono utilizzare gli stessi standard nella presentazione delle loro valutazioni. Ciò è possibile grazie al modello di valutazione delle prestazioni ClickUp.
Chiedi a tutti i tuoi manager di registrare e analizzare le loro valutazioni utilizzando la struttura di revisione essenziale del modello. Possono registrare i traguardi, le iniziative di auto-miglioramento e i risultati raggiunti da ciascun dipendente. Questo livello di dettaglio aiuta il comitato a condurre un'analisi a 360° di ciascuna valutazione.
Passaggio 6: Modifica le valutazioni e le decisioni relative alla retribuzione
Identificate i punti di conflitto e lasciate che i manager facciano brainstorming per raggiungere una valutazione consensuale per le valutazioni pertinenti. In questo passaggio, è fondamentale registrare le motivazioni alla base di ogni decisione presa.
Ad esempio, se i manager ritengono che la produttività di un determinato dipendente sia eccezionalmente elevata, possono esaminare la qualità del suo lavoro per verificare se la produttività comporta dei compromessi e quindi procedere alla valutazione finale.
Ricorda che le sessioni di valutazione delle prestazioni vengono organizzate per individuare sia i dipendenti più performanti che quelli meno performanti, quindi dovresti anche annotare un elenco dei dipendenti che necessitano di ulteriore formazione.
Puoi registrare i risultati di ogni valutazione in ClickUp Docs, una soluzione centralizzata per la gestione dei documenti. Utilizza questo spazio per archiviare tutte le informazioni relative alle valutazioni, come la cronologia delle valutazioni, la scala, i punteggi iniziali e quelli modificati e le motivazioni applicabili.
ClickUp Docs supporta la modifica in tempo reale e la collaborazione tra più utenti, consentendo al tuo team di utilizzare comodamente lo strumento durante la riunione.
Attività e feedback post-riunione
È il momento del feedback! Al termine di una riunione di calibrazione delle prestazioni con esito positivo, il passaggio finale consiste nella condivisione delle valutazioni delle prestazioni approvate con i tuoi diretti subordinati.
Passaggio 7: Condivisione di feedback e valutazioni con i dipendenti
Invita tutti i tuoi diretti collaboratori a una riunione individuale e effettua la condivisione delle valutazioni delle prestazioni con loro. Fornisci dettagli sugli standard di prestazione e spiega in quali ambiti sono state raggiunte o superate le aspettative. Motiva i dipendenti se lo ritieni opportuno e fai loro sapere come possono migliorare le loro valutazioni in futuro.
Per i dipendenti che non hanno ottenuto buoni risultati, puoi prendere in considerazione l'utilizzo del modello di piano di azioni correttive di ClickUp per fornire supporto ai loro sforzi di miglioramento. Utilizzalo per registrare non solo il tuo feedback, ma anche la causa principale dei problemi relativi alle loro prestazioni e le azioni che possono intraprendere per superarli.
Una volta terminato il ciclo di valutazione, puoi rivedere i documenti di valutazione in qualsiasi momento in ClickUp Docs. Inoltre, sfrutta ClickUp AI per riassumere le valutazioni delle prestazioni passate e le note delle riunioni di calibrazione prima del tuo prossimo ciclo di valutazione delle prestazioni.
Migliora la qualità delle tue valutazioni delle prestazioni con ClickUp
Se vuoi che le valutazioni delle prestazioni siano eque e mantenere i tuoi migliori dipendenti, è fondamentale calibrare correttamente le valutazioni. Fortunatamente, piattaforme come ClickUp semplificano il processo con modelli di KPI e di valutazione delle prestazioni, dashboard e altre utili funzionalità/funzioni.
Iscriviti a ClickUp e fai il primo passaggio verso una valutazione delle prestazioni efficace. 🤠