Le valutazioni delle prestazioni sono uno dei compiti più stressanti per i professionisti delle risorse umane e per i dirigenti di medio e alto livello. Il problema di ogni sistema di valutazione delle prestazioni è che si basa su opinioni soggettive e può essere soggetto a pregiudizi. La maggior parte dei manager sente la pressione di mantenere gli stessi standard quando discute le valutazioni dei dipendenti o sceglie i top performer.
Secondo un'indagine di Sondaggio McKinsey più della metà degli intervistati ritiene che l'attuale processo di revisione della propria azienda non sia corretto. Questo sentimento può essere dannoso per qualsiasi azienda nel lungo periodo, poiché blocca le possibilità di sviluppo professionale e porta al turnover dei dipendenti di talento.
Fortunatamente, una riunione di calibrazione delle prestazioni è una soluzione promettente. Sempre più aziende vedono il valore dell'organizzazione di sessioni di calibrazione dei punteggi dei dipendenti per garantire valutazioni eque e trasparenti.
In cosa consistono queste sessioni e Da fare per migliorare l'affidabilità e l'accuratezza delle valutazioni delle prestazioni? Ecco cosa esploreremo in questo blog. Ci occuperemo di:
- Come si presenta una calibrazione della valutazione delle prestazioni
- Come ottimizzare il proprio processo di valutazione
Bonus: Presenteremo anche una piattaforma di gestione delle prestazioni e dei dipendenti all-in-one per aiutarvi con le valutazioni delle prestazioni. 🍀
Riunione di calibrazione delle prestazioni e ruolo nella gestione delle prestazioni
le valutazioni "ingiuste" delle prestazioni sono piuttosto comuni nei team con più reparti e gestori. Il processo di valutazione delle prestazioni è spesso distorto, non per cattiveria, ma per i diversi parametri di valutazione della produttività, dell'etica del lavoro e delle competenze dei manager.
Una riunione di calibrazione delle prestazioni consente ai gestori e ai supervisori di eliminare qualsiasi pregiudizio discutendo e confrontando le valutazioni dei loro team :
- Assicurare che tutti i dipendenti godano degli stessi criteri di performance
- Calibrare le valutazioni delle prestazioni se le valutazioni sembrano distorte
I fattori critici che i manager cercano di identificare in queste riunioni includono:
- Indicatori chiave di prestazione(KPI) e metriche utilizzati
- Motivazione di valutazioni troppo generose o severe (per assicurarsi che siano giustificate)
- Errori nel sistema di punteggio dovuti a problemi quali:
- Scale di valutazione incoerenti
- Limitata formazione o esperienza in materia di valutazione manageriale
Software HR
- Criteri mancati per la valutazione dei dipendenti
L'idea alla base delle sessioni di calibrazione è quella di discutere le valutazioni e di ottenere punteggi basati sul consenso. In genere si tratta dell'ultima tappa del ciclo di valutazione delle prestazioni, effettuata prima della condivisione delle valutazioni individuali con i dipendenti.
Calibrazione della valutazione delle prestazioni: Esempio
Peter e Mark guidano due team diversi per progetti di sviluppo di app distinti all'interno di un'azienda. Durante il periodo di valutazione delle prestazioni, Mark valuta il bug tester del suo team con 9/10, mentre Peter valuta il suo bug tester con 7/10.
Durante la riunione di calibrazione delle prestazioni, Mark e Peter si siedono per discutere le loro valutazioni e si rendono conto che entrambi i bug tester:
- Hanno rispettato le scadenze senza mai sbagliare
- Lavorano su progetti simili
- Hanno lavorato per lo stesso tempo
- Comunicano in modo proattivo
Nel complesso, non c'è una differenza sostanziale nel loro lavoro che giustifichi la variazione di valutazione, quindi questo è un esempio chiaro di standard di prestazione diversi. In questo caso, Mark e Peter devono concordare il punteggio da assegnare a entrambi i bug tester.
Differenza tra calibrazione delle prestazioni e calibrazione dei talenti
Le sessioni di calibrazione delle prestazioni non devono essere confuse con le riunioni di calibrazione dei talenti. Entrambe prevedono la valutazione delle prestazioni dei dipendenti da parte dei loro supervisori, gli obiettivi delle Risorse Umane di ciascun processo sono diversi.
Una sessione di calibrazione dei talenti mira a valutare le capacità attuali di un'azienda in base alle competenze e ai livelli di performance dei suoi dipendenti. Queste informazioni vengono utilizzate per determinare le future esigenze di assunzione dell'azienda.
Le calibrazioni delle prestazioni, invece, cercano di identificare con precisione i dipendenti ad alte e basse prestazioni per garantire revisioni libere da pregiudizi ed equità nei compensi. Inoltre, consente ai manager di avviare conversazioni sulle opportunità di apprendimento e di aggiornamento durante le riunioni di valutazione delle prestazioni.
Benefici del processo di calibrazione delle prestazioni
Oltre a eliminare l'influenza di pregiudizi e favoritismi dalle valutazioni, un processo di calibrazione delle prestazioni offre i seguenti vantaggi:
Riduzione del tasso di abbandono dei dipendenti
Secondo 2019 ricerca le valutazioni ingiuste delle prestazioni possono allontanare l'85% dei dipendenti da un'azienda. Le calibrazioni delle prestazioni aiutano a trattenere i dipendenti garantendo un processo di valutazione equo.
Cultura del lavoro più sana
Le valutazioni standardizzate delle prestazioni impediscono l'abuso di potere da parte dei dirigenti, mantengono positiva la cultura del lavoro e assicurano che i manager mantengano un senso di crescita dei dipendenti ben intenzionato.
Maggiore produttività netta
A 2020 Studio della Harvard Business Review ha rilevato che l'abuso manageriale può ridurre la produttività. Naturalmente, i dipendenti che lavorano in una configurazione priva di pregiudizi e con una retribuzione equa sono più produttivi.
Migliore governance aziendale
La calibrazione delle prestazioni favorisce le best practice di governance aziendale aumentando la trasparenza e la responsabilità nelle valutazioni delle prestazioni, migliorando così l'immagine dell'azienda.
Migliori capacità di valutazione manageriale
La calibrazione delle prestazioni aiuta i manager a perfezionare le loro capacità di valutazione, a riconoscere i loro punti ciechi e a offrire valutazioni più accurate nel tempo.
Conduzione della calibrazione della valutazione delle prestazioni: Riunioni e stakeholder
Un processo di calibrazione della valutazione delle prestazioni coinvolge più soggetti e fasi. Discutiamo di entrambi. 👇
Chiavi d'interesse nel processo di valutazione delle prestazioni
Sebbene il processo di calibrazione interna sia diverso per ogni organizzazione, la norma prevede l'impostazione di un comitato di calibrazione per l'intero esercizio. Le parti interessate di questo comitato comprendono:
- Supervisori, gestori e team leader
- Dirigenti delle divisioni aziendali interessate
- Un membro del personale delle risorse umane per convocare e facilitare la riunione
**Alcune aziende nominano anche degli interruttori di pregiudizio per cercare segni di pregiudizio nelle conversazioni delle riunioni
Le dimensioni del comitato di calibrazione dovrebbero essere in linea con quelle dell'organizzazione. Secondo un'analisi di un Harvard Business School, il comitato di calibrazione dovrebbe essere in linea con le dimensioni dell'organizzazione un comitato di 3-5 membri è ideale per le organizzazioni con meno di 100 dipendenti.
$$$a Come condurre una riunione di taratura per la valutazione delle prestazioni: 7 passaggi
L'intero processo di conduzione delle riunioni di calibrazione delle prestazioni può essere diviso in sette passaggi in tre fasi: la preparazione della riunione, la riunione stessa e le attività successive alla riunione
Preparazione alla riunione
La preparazione della riunione comprende la creazione e l'analisi delle bozze di valutazione, la determinazione della scala di valutazione e la programmazione del lavoro.
Inoltre, data la natura complessa di una sessione di calibrazione, è necessario impostare il team con un software per le risorse umane, il coinvolgimento dei dipendenti o un software simile per il monitoraggio dei punteggi e degli aggiustamenti delle valutazioni, nonché per la conservazione delle note per riferimenti futuri.
Abbiamo la soluzione che fa per voi ClickUp ! Si tratta di un progetto e di piattaforma di gestione delle prestazioni che vi permette di gestire con facilità le riunioni di calibrazione delle prestazioni.
Nelle sezioni che seguono, discuteremo alcune funzionalità/funzione all'interno di Suite HR di ClickUp che sono ideali per programmare le riunioni, condurre le valutazioni dei dipendenti e condividere le valutazioni delle prestazioni.
Passaggio 1: stabilire le scale di valutazione prima del processo di calibrazione delle prestazioni
Probabilmente potete saltare questo passaggio se avete un sistema di valutazione dei dipendenti affidabile. Ma se non ce l'avete, dovete prima stabilire la vostra scala di valutazione per standardizzare i criteri di prestazione. La scala deve includere tutti i KPI HR per valutare le prestazioni dei dipendenti. I parametri più comuni sono:
- Traguardi raggiunti
- Scadenze non rispettate
- Capacità di comunicazione
- Produttività
Dovreste anche definire procedure operative standard (SOP) , spiegare come calcolare il punteggio di performance per ogni KPI e fornire la valutazione complessiva.
Cercate un modo organizzato per monitorare le valutazioni delle prestazioni? Utilizzate la funzione di monitoraggio degli obiettivi di ClickUp per definire i traguardi, i KPI e la distribuzione delle prestazioni previste per ciascun ruolo.
Con Obiettivi di ClickUp è possibile impostare dei traguardi di prestazione numerici o basati su attività e monitorare automaticamente le prestazioni dei dipendenti in tempo reale. In questo modo è possibile accelerare il monitoraggio delle prestazioni, mantenendolo al tempo stesso oggettivo.
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Selezione di vari tipi di obiettivi per misurare con valuta, percentuali, numeri e con vero o falso
Successivamente, utilizzare l'opzione Modello di monitoraggio dei KPI delle prestazioni dei dipendenti di ClickUp per definire il vostro sistema di valutazione per ogni KPI. La sua struttura precostituita aiuta a tracciare lo stato di avanzamento degli obiettivi dei singoli dipendenti e a identificare più rapidamente i top performer.
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Selezione di vari tipi di obiettivi da misurare in valuta, percentuali, numeri e in base a vero o falso
Passaggio 2: raccogliere le bozze di valutazione prima delle sessioni di calibrazione delle prestazioni
Chiedete ai manager e ai supervisori dei vari reparti di completare le bozze di valutazione dei loro riporti diretti. Una volta completate le bozze di valutazione, i revisori dovranno sottoporle all'ufficio risorse umane o al comitato di calibrazione.
Il modo migliore per rafforzare questo processo è utilizzare Moduli ClickUp per acquisire e organizzare le risposte dei manager. La piattaforma consente di creare moduli personalizzati e brandizzati per raccogliere input manageriali sulle prestazioni dei singoli membri del team in modo strutturato e oggettivo. È anche possibile utilizzare la logica delle condizioni per creare moduli dinamici con impostazioni di domande basate sulle risposte.
La parte migliore è che tutte le risposte possono essere convertite in attività tracciabili e visualizzate in un'unica posizione utilizzando la funzione di gestione delle risorse umane Visualizzazione della tabella ClickUp . È anche possibile inserirli nei flussi di lavoro per la valutazione delle prestazioni tramite Automazioni .
Si può iniziare subito personalizzando il file Modello di modulo di valutazione di ClickUp che include tutti i campi di risposta standard per la valutazione delle prestazioni. Non preoccupatevi: potete eliminarne alcuni o aggiungerne di vostri!
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/ClickUp-Employee-Evaluation-Modulo-Template.png Modello di modulo per la valutazione dei dipendenti di ClickUp /$$$img/
Raccogliete facilmente informazioni e risposte in questo semplice modello di modulo
Passaggio 3: analizzare i dati aggregati sulle prestazioni
Successivamente, un rappresentante delle risorse umane o un membro del comitato deve analizzare le bozze di valutazione e confrontare le valutazioni aggregate delle prestazioni di diverse divisioni e gruppi. Da fare per identificare i seguenti elementi:
- Differenze nelle valutazioni dei gruppi relativi (ad esempio, Teams 1 vs. Teams 2)
- Valutazioni comparative basate sugli oggetti e sul lavoro di ciascun gruppo
- Deviazioni all'interno di una distribuzione coerente, come ad esempio un afflusso dinuove assunzioni in un team Si potrebbe anche voler sfruttare i dati delle valutazioni delle prestazioni passate di questi gruppi. Confrontate le valutazioni storiche per scoprire eventuali schemi, come un aumento o un calo improvviso delle valutazioni di un gruppo. Questi risultati saranno i principali punti di discussione durante la riunione di calibrazione della valutazione delle prestazioni.
ClickUp è in grado di assistervi in questa analisi con il suo dashboard visivi . Utilizzateli per visualizzare i dati progressivi sulle prestazioni di diversi gruppi attraverso grafici a torta, a barre, a linee e decine di altre visualizzazioni. Aggiungete alla vostra area di lavoro schede di dati storici e attuali sulle prestazioni e scoprite i modelli con un semplice sguardo. 👀
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Monitoraggio delle prestazioni e del carico di lavoro dei dipendenti con i dashboard personalizzabili di ClickUp
Passaggio 4: programmare e pianificare la riunione
Idealmente, un addetto alle risorse umane dovrebbe programmare la riunione di calibrazione delle prestazioni in un momento di lavoro per tutte le parti interessate. Dovrebbe informare i potenziali partecipanti tramite un'email che illustri i dettagli:
- Ilprogramma della riunione,risultati dettagliatie documenti da leggere in anticipo
- Ilpiattaforma e strumenti per le riunioni da utilizzare (per esempio, una lavagna online per il brainstorming)
- Modalità di registrazione del verbale della riunione A questo punto è possibile utilizzare il programma Visualizzazione del Calendario di ClickUp per controllare gli orari dei manager di tutti i reparti e selezionare un orario di riunione conveniente. Una volta individuata la fascia oraria, usare Attività di ClickUp per programmare la riunione. È sufficiente creare un'attività, allegare il programma della riunione e assegnarla a tutti i manager partecipanti. Il software invia automaticamente una notifica ai partecipanti.
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Creare un elenco di attività per organizzare tutte le riunioni e le cerimonie di sprint agile in ClickUp
Non siete sicuri di chi invitare? Utilizzate la sezione Modello di grafico organizzativo di ClickUp per visualizzare la gerarchia organizzativa e identificare tutti i manager e i supervisori che devono contribuire alle riunioni di calibrazione.
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Visualizzate facilmente la struttura e il layout dei vostri team con questo semplice modello di organigramma per lavagna online
Potete anche inviare il modello Modello di verbale di riunione ClickUp al notaio assegnato. Il modello include spazi dedicati all'elenco degli invitati, degli elementi di azione e degli assegnatari delle attività, rendendolo un documento di riferimento fondamentale per i cicli di revisione futuri.
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Modello di struttura per verbali di riunione di ClickUp per registrare l'ordine del giorno, i risultati, gli invitati e altri dettagli di una riunione
Conduzione della riunione
Il giorno della riunione, ogni manager deve presentarsi con la bozza della propria relazione di valutazione e con i seguenti dettagli:
- I migliori e i peggiori risultati del team
- Domande specifiche per i dipendenti da discutere durante la riunione
- Dettagli sulle promozioni proposte, sugli aumenti di retribuzione e sui programmi di formazione
Ecco come si svolgerà la riunione. ▶️
Passaggio 5: lasciare che i manager discutano delle loro relazioni
Il facilitatore della riunione può iniziare la riunione con una breve dichiarazione sulla valutazione delle prestazioni obiettivi e finalità . Poi, i manager devono passare a confrontare e discutere le loro valutazioni individuali una per una. Il comitato di calibrazione presta attenzione a quanto segue:
- Incoerenze nelle valutazioni delle prestazioni di candidati con profili professionali simili
- Valutazioni medie per team (le valutazioni che hanno senso possono essere approvate subito)
- Dipendenti che hanno sottoperformato o superato le aspettative
- Valutazioni eccezionalmente alte o basse e relative motivazioni
Durante queste discussioni, il facilitatore della riunione deve cercare segni di pregiudizio involontario e interrompere se necessario.
Affinché questo passaggio sia produttivo e supporti il confronto, i manager devono utilizzare gli stessi standard nel presentare le loro valutazioni. Ciò può essere ottenuto attraverso la Modello di valutazione delle prestazioni di ClickUp .
Chiedete a tutti i vostri manager di registrare e analizzare le loro valutazioni utilizzando la struttura di revisione senza fronzoli del modello. Possono registrare i traguardi di ogni dipendente, iniziative di auto-miglioramento e i risultati ottenuti. Questo livello di dettaglio aiuta la commissione a condurre una analisi a 360° di ogni valutazione.
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Monitorate e valutate in modo efficiente le prestazioni dei dipendenti con il modello di valutazione delle prestazioni di ClickUp
Passaggio 6: Regolare le valutazioni e le decisioni di compensazione
Identificate i punti di conflitto e lasciate che i manager facciano un brainstorming per raggiungere un consenso sulle valutazioni pertinenti. In questo passaggio è fondamentale registrare le motivazioni alla base di ogni decisione presa.
Ad esempio, se i manager ritengono che la valutazione di un particolare dipendente produttività di un determinato dipendente è eccezionalmente elevata possono rivedere la qualità del loro lavoro per vedere se la produttività è un compromesso e quindi fare la valutazione finale.
Ricordate che le sessioni di calibrazione delle prestazioni si tengono per individuare sia i migliori che i più deboli, quindi dovreste anche annotare un elenco di dipendenti che necessitano di ulteriore formazione.
È possibile registrare i risultati di ogni valutazione in Documenti ClickUp -una soluzione centralizzata per la gestione dei documenti. Utilizzate questo spazio per memorizzare tutte le informazioni sulla valutazione, come la cronologia, la scala, i punteggi iniziali e modificati e le motivazioni applicabili.
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Create, modificate e condividete i vostri documenti in tempo reale con il vostro team con ClickUp Docs
ClickUp Docs supporta la modifica dal vivo e i collaboratori multipli, in modo che il team possa utilizzare comodamente lo strumento durante la riunione.
Attività e feedback post riunione
È il momento del feedback! Al termine di una riunione di calibrazione delle prestazioni che ha avuto esito positivo, il passaggio finale è la condivisione delle valutazioni delle prestazioni approvate con i vostri riporti diretti.
Passaggio 7: Condivisione del feedback e delle valutazioni con i dipendenti
Invitate tutti i vostri riporti diretti per una riunione di riunione individuale e condividere con loro le valutazioni delle prestazioni. Fornite informazioni dettagliate sugli standard di prestazione e spiegate in quali casi non sono all'altezza o superano le aspettative. Se lo ritenete opportuno, motivate i dipendenti e fate loro sapere come possono migliorare le loro valutazioni in futuro.
Per i dipendenti che non hanno fatto bene, si può prendere in considerazione l'utilizzo del metodo Modello di piano d'azione correttivo di ClickUp per supportare i loro lavori richiesti. Utilizzatelo per registrare non solo il vostro feedback, ma anche la causa principale dei problemi di prestazione e i passaggi da intraprendere per superarli.
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Utilizzate il modello di piano d'azione correttivo di ClickUp per risolvere i conflitti tra i vari team
Una volta terminato il ciclo di revisione, è possibile rivedere i documenti di valutazione in qualsiasi momento in ClickUp Docs. Inoltre, è possibile sfruttare ClickUp AI per riepilogare le precedenti valutazioni delle prestazioni e le note delle riunioni di calibrazione prima del prossimo ciclo di valutazione delle prestazioni.
Aumenta la qualità delle tue valutazioni delle prestazioni con ClickUp
Se volete che le valutazioni delle prestazioni siano eque e trattenere i vostri dipendenti migliori, è fondamentale calibrare correttamente le valutazioni. Fortunatamente, piattaforme come ClickUp semplificano il processo grazie a KPI e modelli di valutazione delle prestazioni , dashboard e altre utili funzionalità/funzione. Iscrivetevi a ClickUp e fate il vostro primo passaggio verso una calibrazione efficace della valutazione delle prestazioni. 🤠