Sapevi che i dipendenti demotivati costano all'economia statunitense ben 1,9 trilioni di dollari all'anno in termini di perdita di produttività?
I dipendenti con una alta produttività sono una risorsa preziosa per qualsiasi azienda. Fanno di più in meno tempo, aumentando il fatturato senza aumentare la forza lavoro.
Le organizzazioni investono molto tempo, strumenti e risorse nella misurazione della produttività dei dipendenti. Questo lavoro richiesto non solo aiuta a identificare i dipendenti più performanti e a pianificare bonus e incentivi, ma consente anche alle aziende di individuare i colli di bottiglia e i processi inefficienti che incidono sui livelli di produttività collettiva dei dipendenti.
Ma prima di tutto, cos'è la produttività? È il numero di attività completate, le ore lavorate o i traguardi raggiunti? Per la maggior parte delle aziende, è una combinazione di tutti questi elementi e altro ancora.
In questo post del blog esploreremo diverse metriche di produttività che le aziende possono utilizzare per valutare i livelli di produttività sia individuali che collettivi dei propri dipendenti.
Comprendere la produttività
La produttività consiste nell'ottenere il massimo rendimento dalle risorse investite. Pertanto, la produttività e la crescita economica sono strettamente collegate. I cicli economici, le recessioni e i tassi di inflazione hanno un forte impatto sulla produttività. Ad esempio, le recessioni possono portare a licenziamenti, che possono ridurre la produttività della forza lavoro.
Allo stesso modo, un contesto macroeconomico stabile migliora la fiducia dei dipendenti e la sicurezza del posto di lavoro. La tua forza lavoro sarà più propensa a concentrarsi sulle proprie attività con maggiore dedizione e impegno. Inoltre, poiché un "contesto macroeconomico stabile" di solito significa "condizioni commerciali stabili", le aziende mantengono operazioni coerenti ed evitano misure di riduzione dei costi.
Un modello che analizza l'impatto delle condizioni economiche sulla produttività della forza lavoro è il Solow Residual, chiamato anche Total Factor Productivity (TFP).
Nel quadro del residuo di Solow, il termine "produttività" si riferisce al fattore inspiegabile nel confronto tra output e input. Questa crescita inspiegabile dell'output è attribuita ai guadagni di efficienza derivanti dai progressi tecnologici e dalla produttività dei dipendenti.
Quali fattori influenzano la produttività
Ecco alcuni fattori comuni che influiscono sulla produttività dei dipendenti:
- Dinamiche di gruppo: relazioni tesi tra colleghi e manager possono portare a conflitti e calo del morale, ostacolando in ultima analisi i livelli di produttività all'interno del team.
- Processi organizzativi: flussi di lavoro inefficienti e processi macchinosi possono anche causare errori e ritardi, frustrando i dipendenti e riducendo la loro produttività.
- Comunicazione: un altro fattore che può ostacolare i livelli di produttività è rappresentato da pratiche di comunicazione inadeguate, quali direttive poco chiare, microgestione o riunioni frequenti che riducono il tempo a disposizione per svolgere il lavoro.
- Infrastruttura tecnologica: anche non disporre delle attrezzature e dei software adeguati può fare una grande differenza. Computer obsoleti, connessione Internet lenta o software inadeguati possono influire negativamente sull'efficienza.
- Carico di lavoro: scadenze irrealistiche e risorse insufficienti sono altri elementi importanti che influiscono non solo sui livelli di produttività dei dipendenti, ma anche sul loro benessere generale.
La produttività è una funzione di tanti fattori interconnessi. Pertanto, misurare il giusto livello di produttività diventa importante per un'organizzazione che vuole seriamente migliorare i propri processi e mantenere la propria forza lavoro sana e felice.
Come misurare la produttività
Esistono vari metodi e modelli per quantificare la produttività. Queste misurazioni della produttività prendono in considerazione diversi elementi, metriche e formule fondamentali per arrivare a misurare la produttività di ciascun dipendente, reparto e funzione dell'organizzazione (e se vi è margine di miglioramento nei numeri).
I diversi livelli di misurazione della produttività
Per misurare la produttività in un'azienda, è necessario considerare diversi livelli, dai singoli dipendenti all'intera organizzazione. Ogni livello visualizza una visione diversa delle operazioni aziendali, come la produttività di una persona, i risultati del team o le prestazioni complessive dell'azienda.
Individui
I rapporti sulla produttività personale sono un ottimo modo per analizzare l'efficienza individuale. Fortunatamente, la maggior parte degli strumenti di project management o di produttività fornisce rapporti integrati sulle prestazioni e sulla produttività di un individuo.
Ad esempio, il modello di report sulla produttività personale di ClickUp consente ai dipendenti di monitorare il tempo dedicato alle varie attività settimanali e mensili.
Il modello mostra dati quali:
- Quanto tempo dedica un dipendente alle attività con diversi livelli di priorità?
- Come possono migliorare i loro livelli di rendimento e lavorare più velocemente
- I progressi complessivi compiuti verso il raggiungimento dei loro obiettivi o traguardi
Gli utenti possono anche utilizzare attributi personalizzati come Fatturazione, Tipo di attività, Stato di avanzamento e Lead time per memorizzare dettagli importanti relativi alle attività e visualizzare i propri dati di produttività in modo più granulare.
Teams
La misurazione della produttività dei team inizia allineando gli sforzi individuali agli obiettivi condivisi. Ciò comporta la definizione di traguardi chiari e misurabili per il team e il monitoraggio dei progressi compiuti nel loro raggiungimento. In questo modo si garantisce che i membri del team lavorino per il raggiungimento di obiettivi comuni e si consente una valutazione delle prestazioni basata sul raggiungimento degli obiettivi collettivi.
Questo può tradursi in obiettivi come il numero di lead qualificati per i team di marketing e il fatturato per utente per i team commerciali. Anche in questo caso, puoi sfruttare le funzionalità di monitoraggio degli obiettivi del tuo strumento di project management.
Con ClickUp Obiettivi, ad esempio, puoi impostare diversi tipi di traguardi per misurare i progressi e la produttività, come ad esempio:
- Traguardi numerici: effettuare il monitoraggio di quanti lead qualificati sono stati generati in un mese
- Traguardi sì/no: per verificare se una funzionalità/funzione o una correzione di bug è stata implementata secondo il piano
- Obiettivi delle attività: contare quanti ticket di assistenza vengono chiusi ogni settimana da un agente del servizio clienti.
Stabilendo obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, Tempestivi) e effettuando regolarmente il monitoraggio dello stato dei progressi compiuti, potrai valutare efficacemente la produttività collettiva del tuo team e assicurarti di raggiungere i tuoi traguardi ogni settimana, mese e trimestre.
Organizzazioni
La maggior parte delle organizzazioni determina il proprio indice di produttività esaminando numeri quali i tassi di crescita dei ricavi, i margini di profitto e il ritorno sull'investimento (ROI).
In questo caso, diversi reparti, come marketing, commerciale e customer success, si allineano e lavorano per raggiungere alcuni obiettivi strategici, come la generazione di lead, il coinvolgimento dei clienti e il fatturato annuo ricorrente (ARR).
Ecco due modi per misurare il tasso di produttività a livello aziendale:
- Entrate per dipendente: basta dividere il fatturato totale per il numero totale di dipendenti per ottenere le entrate per dipendente. Quindi, se hai 20 dipendenti e il tuo fatturato è di 100.000 dollari a settimana, ogni dipendente genererebbe in media 5000 dollari.
- Indice di efficacia del team: innanzitutto, calcola il tuo profitto lordo (ricavi meno tutte le spese). Quindi, dividi il profitto per i costi salariali dei tuoi dipendenti. Se il tuo profitto lordo è di 50.000 $ e l'investimento totale nei tuoi dipendenti è di 5000 $, il tuo indice di efficacia del team è 10:1.
Il vantaggio dell'indice di efficacia del team è che non devi limitarti a considerare solo il fatturato o i profitti. Puoi anche utilizzare altre metriche di rendimento, come il Net Promoter Score (NPS) e il tasso di completamento degli sprint.
Le tre formule per misurare la produttività
Ecco alcune formule comuni che consentono di misurare l'indice di produttività per diversi settori industriali.
1. Produttività del lavoro
Questa è la formula più semplice di tutte: da fare la divisione del risultato per l'input.
Se un'azienda manifatturiera produce 1.000 unità di un prodotto in una settimana, occorrono 100 ore di lavoro per produrle. La produttività sarebbe quindi pari a 1.000/100, ovvero 10 unità all'ora.
2. Calcolo basato sugli obiettivi
Questo approccio si concentra sulla valutazione delle prestazioni rispetto a obiettivi o traguardi predefiniti. In questo modo, è possibile indicare chiaramente se un determinato obiettivo è stato raggiunto, superato o mancato. È quindi possibile rivalutare la propria strategia e pianificare un esito positivo futuro.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è aumentare il fatturato mensile del 20%, il tuo tasso di produttività viene misurato in base al fatto che tu:
- Raggiungi questo obiettivo e aumenta il tuo fatturato del 20% (tasso di produttività del 100%).
- Superalo e aumenta il tuo fatturato del 25% (tasso di produttività del 125%)
- Raggiungi il tuo obiettivo e aumenta il tuo fatturato del 15% (tasso di produttività del 75%).
3. Feedback a 360 gradi
Con questo metodo, raccogli feedback da varie fonti, come colleghi, supervisori, clienti e dipendenti, per valutare in modo completo le prestazioni di un individuo o di un team.
Puoi raccogliere feedback tramite sondaggi e interviste, oppure valutando un individuo o un team in base a criteri predefiniti. A differenza degli altri due metodi, il feedback a 360 gradi è più qualitativo che quantitativo e può fornirti informazioni più dettagliate sulle prestazioni di un individuo o di un team.
Calcolo della produttività e dell'efficienza
Il termine produttività è spesso usato in modo intercambiabile con efficienza, ma i due termini differiscono quando vengono utilizzati in contesti specifici.
- La produttività analizza la relazione tra output e input, ovvero la quantità o la qualità dell'output generato per unità di input. Quindi, la formula sarebbe una misura di Output / Input
- L'efficienza, invece, valuta quanto bene vengono utilizzate le risorse per ottenere i risultati desiderati. Quindi la formula sarebbe una misura di (Output / Input) x 100%
Sebbene entrambe le metriche siano importanti per le prestazioni organizzative, forniscono prospettive diverse sull'efficacia operativa.
Misurare la produttività: esempi reali
Ecco come misurare la produttività in diversi settori:
- Produzione: monitoraggio delle unità prodotte all'ora su una linea di assemblaggio
- Servizio: conteggio delle chiamate dei clienti gestite per agente al giorno in un call center
- Vendita al dettaglio: calcolo del fatturato per dipendente in un negozio al dettaglio
- Tecnologia: misurazione delle nuove funzionalità rilasciate in ogni ciclo di sprint
- Settore alberghiero: misurazione del tasso di occupazione delle camere o del ricavo per camera disponibile in un hotel
Ecco alcuni KPI che puoi utilizzare per diversi team o ruoli lavorativi:
- Marketing: lead inbound, visite al sito web, conversioni pubblicitarie
- Commerciale: nuovi account, fatturato generato, tasso di conversione
- Prodotto e ingegneria: nuove funzionalità/funzioni, hotfix, time-to-market
- Esito positivo dei clienti: punteggio NPS, numero di risposte, recensioni dei clienti
Infine, quando misuri la produttività, assicurati di non dare troppa importanza a un singolo fattore, che si tratti dell'individuo rispetto al team o della quantità rispetto alla qualità. Non si tratta solo di numeri: devi tenere conto anche della qualità, del contesto e di altre sfumature.
Misurare la produttività implica l'utilizzo di una combinazione di metriche quantitative e qualitative, l'impostazione di obiettivi realistici e la promozione di una cultura del miglioramento continuo.
È altrettanto importante misurare la produttività dei tuoi team remoti.
Misurare la produttività nel lavoro da remoto
La quarta rivoluzione industriale, caratterizzata dai progressi tecnologici (IA, blockchain, realtà virtuale e automazione), ha cambiato radicalmente il nostro modo di lavorare.
Non solo le aziende stanno aderendo al trend del lavoro ibrido e da remoto, ma collaborano anche costantemente con appaltatori, agenzie e liberi professionisti. Questa forza lavoro distribuita a livello globale rende davvero complicato adottare misure di produttività adeguate.
È qui che entrano in gioco gli strumenti di gestione dell’area di lavoro e di monitoraggio della produttività come ClickUp. Con una suite completa di strumenti (project management, comunicazione interna, documenti e persino automazioni), ClickUp può aiutare le organizzazioni a monitorare la produttività sia individuale che di squadra.
Inoltre, i suoi strumenti di comunicazione asincrona e in tempo reale, le funzionalità di automazione e molto altro possono aiutarti a semplificare le comunicazioni e ridurre il lavoro superfluo. Ecco come:
Rimani al passo con i progetti
Con ClickUp, puoi impostare progetti separati (con attività, attività secondarie e azioni da intraprendere), assegnarli ai membri del team e discutere gli aggiornamenti di stato in un unico posto. Inoltre, puoi utilizzare la vista Bacheca di ClickUp per organizzare (e trascinare le attività) e aggiornare rapidamente il loro stato.
Misurate la produttività assegnando punti dello sprint e livelli di priorità a ciascuna attività o elemento in ClickUp. Questo può aiutarvi a quantificare il lavoro completato da ciascun dipendente (e team) in ogni ciclo Sprint.
Come ulteriore vantaggio, i punti dello sprint possono anche aiutarti a stimare il tempo e il lavoro richiesto per completare ogni attività, assicurandoti di assegnare i compiti in modo efficiente senza sovraccaricare il tuo team.
Misura i grafici delle prestazioni dei progressi
Un altro ottimo modo per misurare la tua produttività è fissare obiettivi per ogni sprint o progetto. ClickUp ti dà accesso a numerosi report sulle prestazioni che ti consentono di analizzare lo stato del tuo team, identificare i colli di bottiglia e modificare i tuoi piani di produttività. Alcuni grafici includono:
- Grafici burnup e burndown: mostrano la quantità di lavoro completato e quello rimanente.
- Flusso cumulativo: questi diagrammi ti aiutano a visualizzare lo stato delle attività nelle diverse fasi, come quelle in arretrato, in corso e in fase di test, in modo da poter identificare il tempo impiegato dalle attività in ciascuna fase.
- Velocità: indica il tempo medio impiegato dai dipendenti per completare un'attività, consentendoti di pianificare meglio gli sprint futuri.
Calcola la produttività con il monitoraggio del tempo
Abbiamo visto che il modo più semplice per il monitoraggio della produttività è confrontare input e output. Per i knowledge worker, si tratta del tempo dedicato a un'attività rispetto alle attività completate.
Se hai collaboratori freelance o dipendenti part-time retribuiti a ore, puoi utilizzare un software di monitoraggio del tempo per avere un'idea delle loro ore fatturabili.
ClickUp, ad esempio, offre una funzionalità integrata di monitoraggio del tempo che consente ai singoli dipendenti di aggiungere voci relative al tempo impiegato per ciascuna attività, insieme a una nota che descrive ciò che hanno fatto.
I manager possono accedere alle tabelle orarie dei singoli dipendenti e valutare i loro livelli di produttività e rendimento. Possono anche utilizzare il monitoraggio cumulativo del tempo per capire quanto tempo impiega ogni membro del team per diversi gruppi di attività.
Misura la produttività del tuo team con ClickUp
Aumentare i livelli di produttività del tuo team è importante per raggiungere i tuoi traguardi e aumentare il fatturato e il tasso di redditività della tua azienda. Dare priorità alla misurazione della produttività è essenziale per promuovere la crescita, l'innovazione e il successo.
Se fai parte della Quarta rivoluzione industriale, ti consigliamo di provare ClickUp. Non solo ti aiuta nel monitoraggio dei livelli di produttività individuali e collettivi della tua organizzazione, ma include anche una serie di strumenti in grado di migliorare la produttività del tuo team.
Non ci credi? Ecco cosa dice un cliente ClickUp:
La tua agenzia sta perdendo molta produttività se non utilizzi ClickUp! Senza ClickUp, dovrei assumere altre 3 persone per ottenere gli stessi risultati.
La tua agenzia sta perdendo molta produttività se non utilizzi ClickUp! Senza ClickUp, dovrei assumere altre 3 persone per ottenere gli stessi risultati da fare.
Il tuo team può ridurre il lavoro ripetitivo grazie alle automazioni del flusso di lavoro di ClickUp, trovare rapidamente le informazioni con ClickUp Brain (il suo assistente genAI) e semplificare la comunicazione con video, chat e lavagne online.
In poche parole, avrai a disposizione uno strumento completo che aumenta la produttività e la misura, consentendoti di migliorare continuamente.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp gratis e scopri come può aiutarti a monitorare l'andamento della produttività della tua azienda.
Domande frequenti (FAQ)
1. Qual è il miglior metodo per misurare la produttività?
Sebbene non esista un unico modo migliore per misurare la produttività, i KPI specifici per progetto possono rivelarsi utili. Forniscono dati chiari che consentono di effettuare il monitoraggio dei progressi verso obiettivi specifici. Inoltre, possono essere personalizzati per diversi reparti, come sviluppo, marketing e commerciale.
2. Come si calcola la produttività?
Il modo più semplice per calcolare la produttività è dividere il risultato ottenuto per il totale degli input utilizzati.
Ad esempio, se un rappresentante commerciale effettua 20 chiamate ai clienti in 5 ore, la sua produttività è:
20 chiamate / 5 ore = 2 chiamate all'ora
3. Quali sono le tre misure della produttività?
Le tre misure comuni della produttività sono:
- Produzione per input: calcola la produzione totale (beni o servizi prodotti) divisa per l'input totale (risorse utilizzate, come ore di lavoro o capitale investito).
- Obiettivi: monitorare lo stato dei progressi verso obiettivi di produttività specifici per verificare se le risorse vengono utilizzate in modo efficace.
- Tempo: misura la durata delle attività (ad es. la durata ciclo) per identificare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro.