Vuoi saperne di più sul project management tramite email?
La gestione dei progetti tramite e-mail aiuta i project manager e i team a lavorare in modo più efficiente, consentendo loro di comunicare e lavorare all'interno delle loro caselle di posta elettronica.
Tuttavia, smistare tonnellate di email per il project management dei tuoi progetti sembra qualcosa che ti farebbe venire voglia di strapparti i capelli. 🤯
Se solo esistesse uno strumento in grado di liberarti da questa seccatura...
È un uccello? È un aereo? No, è uno strumento di project management tramite email!
Gli strumenti di project management tramite email trasformano le caselle di posta in aree di lavoro collaborative, consentendo di risparmiare tempo prezioso e aumentando l'efficienza del team.
Ma qual è lo strumento di project management tramite email più adatto a te?
Non preoccuparti, siamo qui per aiutarti. 🦸
In questo articolo tratteremo cos'è il project management tramite email, lo strumento migliore per il project management su Gmail e Outlook, nonché i vantaggi del project management tramite email.
Cominciamo.
Che cos'è il project management tramite email?
Il project management tramite email consiste nell'utilizzare la tua casella di posta elettronica per gestire i progetti. Ciò include l'utilizzo della posta elettronica per creare e assegnare attività, gestire le scadenze e comunicare in merito a attività specifiche.
Ma i client di email come Gmail e Outlook non sono progettati per il project management, giusto?
No, non lo sono. Ecco perché esistono gli strumenti di project management basati sull’email!
Con un software di project management basato sulla posta elettronica, puoi effettuare il monitoraggio delle attività, comunicare con i membri del team e le parti interessate esterne e persino aggiungere elenchi di cose da fare, il tutto tramite la tua posta elettronica.
Dopo tutto, quanto lontano puoi arrivare con la posta tradizionale?
E anche se i nostri amici Gmail e Outlook non sono stati effettivamente creati per il project management, i software di project management tramite email aiutano a colmare questa lacuna.
Scopriamo come...
A. Project management con Gmail
Gmail ti consente di trasformare le email in attività, ma solo con l'aiuto di uno strumento dedicato al project management che si integra con Google Apps.
Ecco cos'altro puoi fare con il project management di Gmail :
- Aggiungi i membri del team a un elenco di distribuzione di Groups, in modo che tutti i membri del team ricevano gli aggiornamenti tramite un unico indirizzo email.
- Utilizza calendari condivisi per gli aggiornamenti dei progetti e gli orari delle riunioni
- Archivia i tuoi documenti in un'unità di condivisione sicura dal punto di vista della sicurezza
- Categorizza automaticamente le email importanti utilizzando la finestra In arrivo con priorità di Google.
- Utilizza la condivisione dello schermo integrata in Google Meet durante le riunioni
- Utilizza Documenti Google e Fogli Google per collaborare in tempo reale e chattare all'interno dei file.
- Utilizza Google Forms per creare e effettuare la condivisione di sondaggi e moduli online.
- Usa il controllo delle versioni per tornare alle versioni precedenti dei documenti senza perdere informazioni.
- Tieni traccia delle attività e collabora utilizzando un diagramma Gantt in Fogli Google.
- Puoi anche effettuare la connessione tra Alexa e Google Assistant e dettare l'elenco delle cose da fare!
B. Project management in Outlook
Grazie agli strumenti di project management integrati in Outlook, il tuo team avrà una visione più chiara delle proprie responsabilità. Microsoft Outlook ti consente di creare attività con promemoria, date di scadenza ed elenchi di cose da fare senza bisogno di software aggiuntivi.
Tuttavia, con uno strumento dedicato al project management in Outlook, puoi anche:
- Aggiungi le attività del progetto a un calendario condiviso per il monitoraggio delle attività
- Utilizza la funzionalità di consolidamento per raccogliere email, informazioni di contatto e appuntamenti.
- Raggruppa automaticamente le email in base al progetto a cui appartengono
- Usa il diario per pianificare i progetti
- Assegna le attività ai membri del team del progetto
- Tieni traccia del tempo fatturabile e totale dedicato a un progetto
- Esporta i dati in diversi formati di file
- Organizza riunioni di progetto con Microsoft Teams
In sintesi, come strumento autonomo per il project management, Outlook è appena sufficiente.
Sarebbe come preparare una torta con un tostapane. Potresti provarci, ma non è il modo migliore, giusto?
È preferibile optare per uno strumento di project management supportato da Outlook, in grado di offrire molte più funzionalità.
Bonus: alternative alle email!
Cosa cercare in uno strumento di project management tramite email?
Esistono molti strumenti di project management tramite e-mail tra cui scegliere, ma per trovare quello più adatto al tuo team, considera quali funzionalità/funzioni ti servono e quali KPI di email marketing desideri monitorare.
Alcune funzionalità essenziali di un'app per il project management tramite email includono:
Diamo un'occhiata veloce a queste funzionalità/funzioni:
1. Integrazione dell'email
Non puoi avere uno strumento di project management via e-mail senza un'integrazione e-mail, giusto?
Lo strumento che scegli deve integrarsi con le piattaforme più diffuse, come Gmail o Outlook.
L'integrazione bidirezionale garantisce inoltre che gli aggiornamenti sul tuo strumento di project management vengano visualizzati sul tuo account di email personale.
Aiuterà il tuo team a essere questo NSYNC (in sincronia, capito?)
2. Pianificazione e programmazione
Il project management tramite e-mail riguarda principalmente la pianificazione dei progetti. È quindi ovvio che lo strumento scelto deve disporre di funzionalità di pianificazione e programmazione .
Dovrebbe consentirti di assegnare attività ai membri del team, fissare scadenze e organizzare le attività del progetto tramite email.
Dai un'occhiata a questi strumenti per migliorare la produttività delle email!
3. Collaborazione in team
Il software ideale per il project management tramite e-mail dovrebbe consentirti di aggiungere commenti tramite e-mail a un'attività. Qualunque cosa tu digiti o alleghi nell'e-mail viene automaticamente aggiunta come commento a quella specifica attività.
Inoltre, le chat room integrate offrono al tuo team uno spazio personalizzato per discutere di attività specifiche. Anche le @menzioni sono una funzionalità indispensabile in qualsiasi strumento di project management tramite e-mail, perché consentono di avvisare rapidamente determinati membri del team affinché intervengano.
Non preoccuparti, riceverai avvisi via email per tutti questi aggiornamenti e molto altro ancora!
Per alcuni utili consigli sulla collaborazione in team, dai un'occhiata a questo post !
4. Creazione di attività
L'app di project management tramite e-mail deve consentirti di creare attività tramite la tua e-mail. Dovresti poter aggiungere allegati, date di scadenza e descrizioni delle attività tutto in una volta.
Sì, proprio così, dì addio alle risposte del tipo "Non ho ricevuto la tua email" e "Mi sono dimenticato della tua email"!
Il miglior strumento di project management tramite email: ClickUp
La maggior parte dei team inizia e termina la giornata lavorativa con le e-mail, quindi non sorprende che i project manager abbiano bisogno di un'ottima soluzione di project management basata sulla posta elettronica.
Ecco perché dovresti usare ClickUp, il software di project management via e-mail perfetto per qualsiasi team.
ClickUp è lo strumento di project management leader a livello mondiale.
Dalla creazione di progetti illimitati al monitoraggio della produttività del team interno o remoto, ClickUp fornisce ai team tutto ciò di cui hanno bisogno per gestire anche i progetti più complessi.
Ecco perché ClickUp è il miglior software di project management tramite email.
Immagina ClickUp come Robin e le tue email come Batman.
Robin, alias ClickUp, impedisce alle tue email di avventurarsi nel lato oscuro:
(voce di Batman)
"Il lato negativo delle email perse e della confusione nel team."
Ecco come funziona:
1. Invia e ricevi email direttamente dalle attività
Quanto tempo risparmieresti se potessi inviare o rispondere immediatamente alle email mentre svolgi il tuo lavoro, senza dover cambiare scheda?
Con Email in ClickUp, puoi fare proprio questo!
- Invia e ricevi messaggi di email direttamente dalle attività di ClickUp.
- Aggiungi allegati, moduli, modelli di risposta e altro ancora.
- Organizza le tue conversazioni email come commenti o commenti in thread.
- Imposta automazioni email per campagne di gocciolamento e newsletter basate su eventi all'interno di ClickUp.
Ad esempio, puoi assegnare le email ai membri del team, collaborare all'invio e alla risposta dei messaggi e trigger automazioni basate su campi personalizzati, eventi dei clienti e persino sul monitoraggio dei bug. Le possibilità sono praticamente infinite!
L'integrazione delle tue email con ClickUp ti aiuta a:
- Risparmia tempo (non dovrai più passare da una scheda all'altra)
- Mantieni organizzate le comunicazioni
- Mantieni la visibilità sulle conversazioni via e-mail
ClickUp attualmente supporta Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Tutte le email inviate da ClickUp sembreranno inviate direttamente dalla tua casella di posta elettronica, senza strani indirizzi di inoltro!
2. Crea attività dalle email
Le funzionalità di project management tramite e-mail di ClickUp ti consentono di creare attività inviando o inoltrando e-mail agli elenchi in ClickUp.
L'attività verrà creata con dettagli quali:
- Il nome dell'attività verrà aggiunto come oggetto dell'email.
- Il corpo dell'email verrà aggiunto come descrizione dell'attività.
- Assegna le attività utilizzando tag come
, nell'oggetto. Aggiungi tutti gli assegnatari o i tag che desideri!, - Gli allegati contenuti nell'email (comprese le immagini) saranno automaticamente inclusi come allegati dell'attività.
- Usa il tag
nell'oggetto per aggiungere attività deadline
3. Commenta e allega file come allegati
Vuoi aggiungere ulteriori informazioni o un allegato a una attività esistente?
Invia o inoltra un'email a quell'attività e il commento apparirà all'interno dell'attività insieme all'allegato.
Se ti stai chiedendo come gestire immagini e design, ClickUp cattura l'email HTML nella sua interezza, quindi i tuoi contenuti appariranno come nuovi.
Non preoccupatevi, grafici, ci pensiamo noi!
4. Rispondi alle notifiche
Il software di project management tramite email ClickUp ti consente di rispondere alle notifiche relative alle attività di ClickUp.
Basta rispondere all'e-mail di notifica con l'ID e-mail associato al tuo account ClickUp e la risposta verrà aggiunta come commento insieme agli eventuali allegati.
Non è fantastico? 😉
5. Automazione dell'inoltro delle e-mail
Se sei Mr. Popular e ricevi tantissime email, puoi gestire più progetti creando una automazione di inoltro automatico delle email .
La funzionalità crea automaticamente delle attività quando ricevi una nuova email nella tua finestra In arrivo.
Dopotutto, Batman ha cose più importanti da fare che occuparsi di innumerevoli email, giusto?
6. Integrazioni con Gmail e Outlook
Ricorda, senza l'integrazione con Gmail e Outlook, un'app per il project management tramite email è semplicemente inutile.
Un po' come Batman e Robin che non possono combattere i cattivi senza i loro gadget (e i loro iconici costumi, ovviamente).
Ecco perché ClickUp offre potenti integrazioni con Gmail e Outlook, rendendo il project management tramite email un gioco da ragazzi.
Puoi:
- Crea attività comodamente dal tuo account Gmail o Outlook.
- Trasforma istantaneamente le email in attività
- Allega le email alle attività
- Carica automaticamente gli allegati di email nell'attività
7. Aggiungi attività ovunque ti trovi
ClickUp ti consente di salvare facilmente le attività e gli indirizzi nella tua rubrica. In questo modo, puoi aggiungere attività e commenti dalle email al tuo elenco di attività con un solo clic durante la pausa caffè. 🍵
8. Una potente estensione di Chrome
Vuoi prendere il controllo della tua finestra In arrivo?
Utilizza la potente estensione Chrome di ClickUp!
L'estensione ti consente di creare attività dalle e-mail e persino di allegare intere e-mail alle attività.
Visualizza, torna indietro o scarica le tue email con facilità!
Per gestire progetti e attività in modo efficiente, l'estensione ClickUp per Chrome ti consente anche di:
- Tieni traccia del tempo impiegato per svolgere le attività
- Cattura, modifica e allega screenshot
- Copia i siti web e aggiungili alle attività di ClickUp o ai documenti.
Ma ClickUp ha molto altro da offrirti!
Oltre a un fantastico piano Free, questo software di project management tramite email offre anche diverse altre funzionalità/funzioni, come:
- Oltre 50 automazioni delle attività: automatizza le attività ricorrenti e semplifica il tuo flusso di lavoro
- Dashboard: crea la tua dashboard di progetto personalizzata con grafici Velocity, Burnup, Burndown e Cumulative Flow e effettua la condivisione con tutto il tuo team.
- Mappe mentali: visualizza le attività e pianifica progetti e idee con facilità
- Campi personalizzati: crea un campo personalizzato per la creazione di contenuti, il reclutamento, il settore commerciale e altro ancora.
- Modelli: utilizza un modello già pronto per portare avanti qualsiasi progetto specifico.
- Visualizzazioni multiple: scegli come visualizzare i progetti utilizzando visualizzazioni come Sequenza, Carico di lavoro, Bacheca Kanban e altro ancora.
- Stati personalizzati delle attività: crea uno stato del progetto in base alle tue esigenze
- Priorità delle attività: crea delle priorità delle attività in base all'urgenza.
- Dipendenze delle attività: aiuta il tuo team a completare le attività nel giusto ordine
- Diritti di accesso personalizzati: condividi l'area di lavoro di ClickUp con uno stakeholder senza compromettere la privacy.
È come essere un bambino in un negozio di caramelle: ci sono tantissime funzionalità/funzioni interessanti da provare!
Quali sono i vantaggi del project management tramite email?
Oltre ad aiutare i team a comunicare e lavorare in uno spazio centralizzato, altri vantaggi del software di project management tramite e-mail sono:
1. Hub di informazioni centralizzato
Gli strumenti di project management tramite e-mail offrono ai team uno spazio in cui possono accedere e archiviare facilmente le informazioni relative ai progetti. I membri del team, le attività del progetto e lo stato dei progetti... tutto archiviato in un'unica area centralizzata.
Sai cosa significa?
Non dovrai più passare da una miriade di schede solo per trovare ciò che ti serve! 😍
2. Curva di apprendimento minima
Gli strumenti di project management basati sull'email sono facili da navigare perché aggiungono semplicemente un ulteriore livello alla tua finestra In arrivo originale.
I membri del team possono adattarsi rapidamente e non ci vorrà molto per integrare lo strumento nel tuo flusso di lavoro abituale.
Vuoi imparare a gestire meglio i flussi di lavoro? Leggi la nostra guida approfondita qui .
3. Semplifica la comunicazione
Grazie al software di project management tramite e-mail, ogni membro del team e ogni project manager potrà comunicare con gli altri in modo semplificato.
Inoltre, la maggior parte degli strumenti di project management dispone di chat room che offrono ai team uno spazio più personalizzato per una comunicazione efficace.
In questo ambiente, i membri del team sono più propensi a partecipare e a rispondere, e chi non ama le buone vecchie emoticon per aiutare a comunicare i propri concetti? 😁
4. Efficace delega delle attività
Tu ricevi un'attività, tu ricevi un'attività, tutti ricevono un'attività!
Con la creazione e l'assegnazione delle attività tramite email, ci sarà meno confusione nel team perché le attività di ciascuno saranno perfettamente definite.
Non è necessario inviare un'email a un membro del team e mettere in copia metà dell'azienda per aggiornamenti su un'attività.
Basta aprire l'app di project management per vedere lo stato di avanzamento del progetto!
5. Risparmio di tempo
Con un software di project management tramite email, non dovrai più scatenare il Dr. Evil che è in te, cercando di trovare il modo di distruggere quella lunga catena di email!
Come?
Gli strumenti di project management ti aiutano a risparmiare tempo eliminando lunghe catene di email, scartoffie e smistamento di documenti.
Poiché tutti i documenti relativi all'azienda e al progetto sono archiviati in un unico posto, il tuo team di progetto non dovrà più dedicare ore al completamento delle attività amministrative; evviva! 🥳
Conclusione
Sebbene tu possa sempre continuare a utilizzare la tua casella di posta elettronica tradizionale, questa non ti offre un hub dati centralizzato né la possibilità di effettuare il monitoraggio delle attività, dello stato e delle scadenze.
Tuttavia, con lo strumento giusto per il project management tramite email, potrai fare questo e molto altro ancora.
Se stai cercando lo strumento definitivo per il project management tramite email per portare la gestione delle tue attività a un livello superiore, allora ClickUp è quello che fa per te.
Con funzionalità che vanno dall'integrazione dell'email alla creazione automatizzata di attività, ClickUp aiuta i team a gestire con facilità anche i progetti più difficili.
Scarica ClickUp gratis oggi stesso e sfrutta tutta la potenza del project management tramite email!
