La guida definitiva alla gestione dei progetti e-mail

volete saperne di più sulla gestione dei progetti di posta elettronica?

Il project management via e-mail aiuta i gestori del progetto e i team a lavorare in modo più efficiente, consentendo loro di comunicare e lavorare all'interno delle loro finestre In arrivo.

Tuttavia, smistare tonnellate di email per il project management sembra qualcosa che fa venire voglia di strapparsi i capelli. 🤯

Se solo esistesse uno strumento in grado di liberarvi da questa sofferenza..

è un uccello? È un aereo? No, è uno strumento per la gestione dei progetti di posta elettronica! Strumenti di project management per email trasformano le finestre In arrivo in aree di lavoro collaborative, facendo risparmiare tempo prezioso e aumentando l'efficienza del team.

Ma qual è il miglior strumento di email project management per voi?

Non preoccupatevi, vi aiutiamo noi. 🦸

In questo articolo tratteremo cos'è il project management dell'email , il il miglior strumento per il project management di Gmail e Outlook e i vantaggi del project management delle email.

Andiamo.

Che cos'è il project management dell'email?

Il project management via email consiste nell'utilizzare la finestra In arrivo per gestire i progetti. Ciò include l'uso della casella di posta elettronica per creare e assegnare compiti, gestire le scadenze e le comunicazioni specifiche per le attività.

ma.. email clients {\an8}come Gmail e Outlook non sono stati progettati per il project management, giusto?

No, non lo sono. Ecco perché esistono strumenti di project management basati sulle email!

Con gli strumenti basati sulle email software di project management è possibile monitorare le attività, comunicare con i membri del team e con le parti interessate esterne e persino aggiungere elenchi di cose da fare attraverso la vostra email.

dopotutto, quanta strada può fare la posta ordinaria?

Mentre i nostri buoni amici Gmail e Outlook non sono stati creati per la gestione dei progetti, i software di project management per l'email aiutano a colmare questo divario.

Scopriamo come..

A. Gmail project management

Gmail permette di trasformare le email in attività, ma solo con l'aiuto di un programma dedicato strumento di project management che si integra con Google Apps.

Ecco cos'altro si può Da fare con Gmail project management :

• Aggiungere i membri del team a un elenco di email dei Gruppi, in modo che tutti i membri del team ricevano gli aggiornamenti attraverso un unico indirizzo email
• Utilizzarecalendari condivisi pergli aggiornamenti sui progetti e i calendari delle riunioni* Archiviare i documenti in un'unità condivisa sicura
• Categorizzare automaticamente le email importanti utilizzando la finestra In arrivo con priorità di Google
• Usare la condivisione dello schermo integrata in Google Meet
• UtilizzareDocumenti Google &Fogli Google per collaborare in tempo reale e chattare all'interno dei file
• UtilizzareModuli di Google per creare e condividere moduli e sondaggi online
• Usate il controllo delle versioni per tornare a versioni precedenti del documento senza perdere informazioni
• Monitorare e collaborare sulle attività utilizzando un fileGrafico Gantt in Fogli Google
• È anche possibile connettere Alexa &Assistente Google e parlare del vostro elenco di cose da fare!

B. Project management in Outlook

Grazie agli strumenti di project management integrati in Outlook, il team avrà una visione migliore delle proprie responsabilità. Microsoft Outlook consente di creare attività con promemoria, date di scadenza ed elenchi di cose da fare senza software aggiuntivo.

Tuttavia, con uno strumento di project management di Outlook dedicato, è possibile anche:

• Aggiungere le attività del progetto a un calendario condiviso per il monitoraggio delle attività
• Usare la funzionalità/funzione di consolidamento per raggruppare email, informazioni di contatto e appuntamenti
• Raggruppare automaticamente le email in base al progetto a cui appartengono
• Utilizzare il diario per il piano del progetto
• Assegnazione di attività ai membri del team del progetto
• Monitoraggio del tempo totale e fatturabile dedicato a un progetto
• Esportazione dei dati in diversi formati di file
• Organizzare riunioni di progetto con Microsoft Teams

In conclusione, come strumento autonomo di project management, Outlook è a malapena all'altezza della situazione.

sarebbe come cucinare una torta con un tostapane. Si può provare, ma non è il modo migliore, giusto?

È meglio optare per un Strumento di project management supportato da Outlook che può offrire molte più funzioni.

Bonus:_

Alternative di posta elettronica2. Pianificazione e schedulazione3. Collaborazione del team4. Creazione di attività Vediamo rapidamente queste funzionalità/funzione:

1. Integrazione delle email

Non si può avere uno strumento di project management per le email senza una integrazione con le email, giusto?

Lo strumento scelto deve integrarsi con le piattaforme più diffuse, come Gmail o Outlook.

L'integrazione bidirezionale garantisce anche che gli aggiornamenti del vostro strumento di project management vengano visualizzati sul vostro account email personale.

Questo aiuterà il vostro team a essere NSYNC (in sincronizzazione, capito?)

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2. Pianificazione e programmazione

Il project management delle email si basa principalmente sul piano del progetto. Va da sé che lo strumento scelto deve avere funzionalità di pianificazione e programmazione.

Deve consentire di assegnare compiti ai membri del team, di stabilire scadenze e di organizzare le attività del progetto tramite email.

**Date un'occhiata a queste

Strumenti per la produttività delle e-mail_

!

3. Collaborazione del team

Il software ideale per il project management via email dovrebbe consentire di aggiungere commenti via email a un'attività. Qualsiasi cosa venga digitata o allegata all'email viene automaticamente aggiunta come commento per quella specifica attività.

Inoltre, le chat integrate offrono al team uno spazio personalizzato per discutere di attività specifiche. le $$$a sono una funzionalità/funzione indispensabile in qualsiasi strumento di project management via email, perché consentono di notificare rapidamente a specifici membri del team di intraprendere un'azione.

Non preoccupatevi, riceverete avvisi via email per tutti questi aggiornamenti e altro ancora!

Per alcuni utili_ consigli per la collaborazione di gruppo,_ date un'occhiata a questo post!

4. Creazione di attività

L'app per il project management via email deve permettere di creare attività attraverso la propria email. Dovete essere in grado di aggiungere allegati, date di scadenza e descrizioni delle attività in una sola volta.

Sì, proprio così, dite addio alle risposte "non ho ricevuto la tua e-mail" e "mi sono dimenticato della tua e-mail"!

Il miglior strumento per il project management delle email: ClickUp

La maggior parte dei team inizia e finisce le proprie giornate con le e-mail, quindi non sorprende che i gestori del team abbiano bisogno di un'eccellente soluzione di project management basata sulle e-mail.

Ecco perché dovreste usare ClickUp , il software di project management per email perfetto per qualsiasi team.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/devices-graphic-1-1-1400x666.png dispositivi ClickUp /$$$img/

ClickUp è il dispositivo di strumento di project management leader nel mondo. Dalla creazione progetti illimitati per il monitoraggio in-house o team remoto produttività, ClickUp offre ai team tutto ciò di cui hanno bisogno per gestire anche i progetti più complessi.

Ecco perché ClickUp è il miglior software di project management per le email

Immaginate ClickUp come Robin e le vostre email come Batman.

Robin, alias ClickUp, impedisce alle vostre email di avventurarsi nel lato oscuro:

(voce di Batman)

il lato delle email perse e della confusione del team"

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Ed ecco come accade:

1. Inviare e ricevere email direttamente dalle attività

Quanto tempo risparmiereste se poteste inviare o rispondere istantaneamente alle email direttamente accanto ai lavori pertinenti, senza dover mai cambiare scheda?

Con Email in ClickUp da fare esattamente così!

• Inviare e ricevere messaggi email direttamente dalle attività di ClickUp
• Aggiungere allegati,Modulo, risposte su modello e altro ancora
• Organizzate le vostre conversazioni via email come Commenti oCommenti threadati* Impostazione delle emailAutomazioni percampagne drip enewsletter basate su eventi all'interno di ClickUp

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Ad esempio, è possibile assegnare le email ai membri del team, collaborare agli invii e alle risposte e attivare automazioni basate su campi personalizzati, eventi dei clienti e persino sul monitoraggio dei bug. Le possibilità sono quasi illimitate!

L'integrazione delle vostre email con ClickUp vi aiuta a:

• Risparmiare tempo (non dovrete più fare schede avanti e indietro)
• Mantenere le comunicazioni organizzate
• Mantenere la visibilità delle conversazioni via email

ClickUp supporta attualmente Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Tutte le e-mail inviate da ClickUp appariranno come se fossero state inviate direttamente dalla vostra email, senza strani indirizzi di inoltro!

2. Creare attività dalle email

ClickUp funzionalità di project management delle email consentono di creare attività inviando o inoltrando email a Elenchi in ClickUp.

L'attività verrà creata con dettagli come:

• Il nome dell'attività sarà aggiunto come oggetto dell'email
• Il corpo dell'email sarà aggiunto come descrizione dell'attività
• Assegnare le attività utilizzando tag come , , <tag_name> nell'oggetto dell'email. Aggiungete tutti gli assegnatari o i tag che volete!
• Gli allegati all'interno dell'email (comprese le immagini) saranno automaticamente inclusi come allegati dell'attività
• Utilizzate il tag nell'oggetto per aggiungere attività scadenza

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3. Commentare e allegare file

volete aggiungere informazioni supplementari o un allegato a un'attività esistente?

Inviare o inoltrare un'email a quell'attività e al file commento apparirà all'interno dell'attività insieme all'elemento allegato .

Se vi state chiedendo quali siano le immagini e i disegni, ClickUp cattura l'email HTML nella sua interezza, in modo che il vostro contenuto appaia come nuovo.

non preoccupatevi, grafici, vi copriamo le spalle!

4. Risposta alle notifiche

Il software di project management per email di ClickUp vi permette di rispondere alle notifiche notifiche sulle attività di ClickUp.

È sufficiente rispondere alle notifiche con l'ID associato al vostro account ClickUp e la risposta verrà aggiunta come commento insieme agli eventuali allegati.

che ve ne pare della convenienza?

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5. Automazioni per l'inoltro delle email

Se siete Mr. Popular e ricevete tonnellate di email, potete gestire più progetti creando un inoltro email automazioni regola.

La funzionalità/funzione crea automaticamente attività quando una nuova email arriva nella finestra In arrivo.

dopotutto, Batman ha di meglio da fare che occuparsi di innumerevoli email, giusto?

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6. Integrazioni con Gmail e Outlook

Ricordate che senza le integrazioni con Gmail e Outlook, un'app per il project management delle email è semplicemente inutile.

come Batman e Robin non possono combattere i cattivi senza i loro gadget (e le loro tute iconiche, ovviamente)

Ecco perché ClickUp offre potenti integrazioni con le applicazioni di Gmail e Outlook integrazioni, che rendono il project management delle email un gioco da ragazzi.

È possibile:

• Creare attività comodamente dal vostro account Gmail o Outlook
• Trasformare istantaneamente le email in attività
• Allegare email alle attività
• Caricare automaticamente gli allegati delle email alle attività

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7. Aggiungere attività in movimento

ClickUp vi permette di salvare facilmente le attività e gli indirizzi degli elenchi nella vostra rubrica. In questo modo, potete aggiungere attività e commenti dalle email al vostro elenco di attività con un solo clic durante la pausa caffè. 🍵

8. Una potente estensione di Chrome

volete prendere il controllo della vostra finestra In arrivo?

Utilizzate la potente estensione di ClickUp Estensione per Chrome !

Il estensione consente di creare attività a partire dalle email e persino di allegare intere email alle attività.

Visualizzate, saltate indietro o scaricate le vostre email con facilità!

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Per gestire progetti e attività in modo efficiente, l'estensione di ClickUp per Chrome consente anche di:

• Monitorare il tempo di esecuzione delle attività
• Catturare, modificare e allegare screenshot
• Clip di siti web e aggiungerli alle attività di ClickUp oppuredocumenti Ma ClickUp non ha solo questo in serbo per voi!

Oltre a un fantastico piano Free questo software per il project management delle email offre anche altre funzionalità/funzione come:

• 50+ Automazioni delle attività automazioni di attività ricorrenti e flusso di lavoro semplificato
• Dashboard: costruire il propriodashboard del progetto con personalizzazioni comeVelocità,Bruciatura,BurndowneGrafici di flusso cumulativi e condividerlo con tutto il team
• Mappe mentali : visualizzare le attività e pianificare progetti e idee con facilità
• Campi personalizzati: creare campi personalizzati per la creazione di contenuti, il reclutamento, le vendite e altro ancora
• Modelli: utilizzare un modello già pronto per andare avanti in qualsiasi progetto specifico
• Visualizzazioni multiple : scegliere il modo in cui visualizzare i progetti utilizzando visualizzazioni comeSequenza,Carico di lavoro,Bacheca Kanbane altro ancora
• Stati personalizzati delle attività: creare uno stato del progetto in base alle proprie esigenze
• Priorità delle attività: crea le priorità delle attività in base all'urgenza
• Dipendenze delle attività: aiuta il team a completare le attività nel giusto ordine
• Diritti di accesso personalizzati condividere l'area di lavoro di ClickUp con un interlocutore senza compromettere la privacy

È come essere un bambino in un negozio di caramelle: ci sono così tante dolci funzionalità/funzione da provare!

Quali sono i vantaggi dell'email project management?

Oltre ad aiutare i team a comunicare e a lavorare in uno spazio centralizzato, altri vantaggi del software di project management via email sono:

• Hub centralizzato per le informazioni
• Curva di apprendimento minima
• Semplifica la comunicazione
• Delega efficace delle attività
• Risparmiare tempo

1. Hub di informazioni centralizzato

Gli strumenti di project management per email forniscono ai team uno spazio in cui possono accedere facilmente alle informazioni sul progetto e memorizzarle. I membri del team, le attività del progetto e lo stato di avanzamento... sono tutti archiviati in un'unica area centralizzata.

sapete cosa significa?

Non dovrete più passare da un milione di schede solo per trovare qualcosa che vi serve! 😍

2. Curva di apprendimento minima

Gli strumenti di project management basati sulle email sono facili da usare perché in pratica aggiungono un ulteriore livello alla vostra finestra In arrivo.

I membri del team possono adattarsi rapidamente e non ci vorrà molto per integrare lo strumento nel flusso di lavoro abituale.

Volete imparare a gestire meglio i flussi di lavoro? Leggi la nostra guida approfondita qui .

3. Semplifica la comunicazione

Con il software di project management via email, ogni membro del team e il gestore del team avranno un modo semplificato di comunicare tra loro.

Inoltre, la maggior parte degli strumenti di project management dispone di chattare che forniscono ai team uno spazio più personalizzato per una comunicazione efficace.

I membri del team sono più propensi a impegnarsi e a rispondere in questo ambiente e chi non ama le vecchie emoticon che aiutano a far capire i propri punti di vista? 😁

4. Una delega efficace delle attività

Tu hai un compito, tu hai un compito, tutti hanno un'attività!

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Con la creazione e l'assegnazione delle attività via email, ci sarà meno confusione nel team, perché le attività di ognuno sono perfettamente disposte per loro.

Non è necessario inviare email a un membro del team e mandare in CC mezza azienda per gli aggiornamenti su un'attività.

Basta aprire la vostra app di project management per vedere lo stato del progetto!

5. Risparmia tempo

Con un software di project management per email, non dovrete più incanalare il Dottor Male che è in voi, cercando di trovare il modo di distruggere quella lunga catena di email!

come?

Gli strumenti di project management aiutano a a risparmiare tempo eliminando le lunghe catene di email, le tracce cartacee e lo smistamento dei documenti.

Poiché tutti i documenti relativi all'azienda e al progetto sono archiviati in un unico posto, il vostro team di progetto non dovrà più passare ore a completare attività di amministratore; evviva! 🥳

Conclusione

Sebbene sia sempre possibile utilizzare la vecchia finestra In arrivo, questa non offre un hub di dati centralizzato o la possibilità di monitorare attività, stati e scadenze.

Tuttavia, con il giusto strumento di project management per email, sarete in grado di fare questo e molto di più.

Se siete alla ricerca di uno strumento di project management per le email che vi permetta di gestire il vostro lavoro in modo ottimale, potete scegliere tra i seguenti strumenti gestione delle attività di gestione delle attività al livello successivo, allora non cercate altro che ClickUp.

Con funzionalità/funzioni che spaziano dall'integrazione delle email alla creazione automatizzata di attività di ClickUp, i Teams sono in grado di gestire con facilità anche i progetti più difficili. Scarica ClickUp gratis e sfrutta la potenza del project management delle email!

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