"Rispondere al cambiamento piuttosto che seguire un piano" è il quarto pilastro del manifesto agile. Riepiloga il significato di "agilità", aspettandosi che i team accettino il cambiamento e si evolvano dinamicamente in base alle mutevoli esigenze aziendali.
Ciò significa che hai bisogno di membri del team e manager che si adattino al cambiamento e abbiano le competenze e le capacità necessarie per cambiare rotta quando la situazione lo richiede. La pianificazione agile della capacità ti aiuta in questo.
Che cos'è la pianificazione agile della capacità?
La pianificazione agile della capacità è il processo di valutazione della quantità di tempo di produttività disponibile in ogni sprint. I project manager utilizzano la pianificazione agile della capacità per programmare il lavoro e gestire la consegna del software.
Un piano di capacità agile è una funzione dei seguenti elementi.
- Durata dello sprint: in genere due settimane o dieci giorni lavorativi
- Dimensione del team: numero di membri del team disponibili per lo sprint
- Disponibilità del team: numero di ore di disponibilità dei membri del team, deducendo eventuali ferie e festività
- Tasso di utilizzo: tempo in cui il team può lavorare sugli obiettivi dello sprint, in genere 0,6-0,8.
Se ti senti sopraffatto da tutta la terminologia, ecco un pratico glossario dei termini agili scrum.
Sebbene l'agilità come metodologia abbia avuto origine come pratica di sviluppo software, recentemente è stata adottata da team di ogni tipo. Agenzie digitali, team di scrittura di contenuti, aziende di e-commerce, ecc. utilizzano metodologie agili come Kanban o Scrum per fornire servizi efficaci.
Se sei un project manager che non si occupa di sviluppo software e desideri adottare pratiche agili, il modello di project management agile di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Puoi utilizzare il modulo incluso per semplificare le richieste nel backlog, utilizzare i sprint per eseguire le attività e organizzare cerimonie agili come StandUp e retrospettive, il tutto all'interno di ClickUp.
Capacità del team vs velocità del team in Agile
La capacità e la velocità del team sono due metriche fondamentali utilizzate dai team di sviluppo software agile.
La capacità del team si riferisce al numero di ore di sviluppo disponibili per ogni sprint. La velocità del team si riferisce al numero di punti storia che un team può sviluppare in ogni sprint.
Sulla base della velocità del team dimostrata in passato, un project manager agile o uno scrum master stima la capacità futura e pianifica le user story per gli sviluppatori.
Vantaggi e importanza della pianificazione agile della capacità
Lo sviluppo agile di software richiede chiarezza nel caos. Anche quando i requisiti aziendali evolvono, un team scrum si adatta e continua senza perdere slancio. La pianificazione dello sprint basata sulla capacità lo garantisce.
Fornitura affidabile di software: grazie a una pianificazione accurata delle capacità, i team agili possono effettuare una migliore previsione del lavoro richiesto dall'ingegneria, creando una maggiore prevedibilità. In questo modo, assumono impegni realizzabili e mantengono le promesse fatte.
Maggiore fiducia: quando la fornitura di software è affidabile e prevedibile, aumenta la fiducia tra i team aziendali e quelli di ingegneria. Ciò favorisce la collaborazione e l'innovazione.
Migliore qualità del software: la pianificazione agile della capacità definisce un’impostazione per ciò che è ragionevolmente possibile ottenere in ogni sprint. Ciò garantisce che i team non prendano scorciatoie e seguano le best practice.
Gestione accurata del budget: quando i project manager sono in grado di effettuare una previsione precisa della capacità del team, possono anche gestire le risorse e i budget in modo più efficiente. Se utilizzi uno strumento di project management come ClickUp, i budget e le note spese possono anche essere calcolati automaticamente sulla base dei dati relativi all'utilizzo della capacità.
Miglioramento del morale del team: la pianificazione della capacità viene eseguita in base alla disponibilità dei membri del team durante ogni sprint. I membri del team dimostrano un maggiore impegno e coinvolgimento nel progetto poiché sono loro a scegliere la quantità di lavoro che possono svolgere.
Miglioramento dei processi: le informazioni ricavate dalla pianificazione della capacità sono utili anche per varie metodologie di miglioramento dei processi. Aiutano a valutare le prestazioni, la produttività e la qualità del lavoro del team, creando efficienze cumulative nel tempo.
Una buona pianificazione agile della capacità avvantaggia tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto. Aiuta i project manager a guidare la consegna nella giusta direzione e a mantenere l'impegno. Supporta i membri del team nel raggiungere il loro pieno potenziale. Soprattutto, crea fiducia e affidabilità per il team di ingegneri tra gli stakeholder aziendali.
Un'attività così fondamentale per l'esito positivo di un progetto di sviluppo software non è priva di sfide. Esploriamone alcune e vediamo come superarle.
Le sfide della pianificazione agile della capacità
Sebbene possa sembrare semplice a prima vista, la pianificazione agile della capacità coinvolge un ampio intervallo di fattori che devono essere stimati con precisione in anticipo. Alcune variabili chiave che possono influenzare la pianificazione agile della capacità sono le seguenti.
Stabilità del team: affinché la pianificazione agile della capacità sia efficace, è necessario un team coerente. Se hai una capacità di 40 ore in uno sprint e 400 ore in un altro, non potrai ottenere nessuno dei vantaggi.
Produttività individuale: le competenze e la produttività dei membri del team possono variare notevolmente. Un tirocinante potrebbe aver bisogno di 10 ore per completare un'attività che un esperto può terminare in 10 minuti. In sostanza, non tutte le ore di ingegneria o le capacità individuali sono uguali.
Tasso di utilizzo: il tasso di utilizzo, talvolta noto come fattore di concentrazione, stima la percentuale delle ore di lavoro del team da dedicare allo sprint. Sebbene si tratti di una stima ragionevole, può variare. Ad esempio, l'ultimo sprint dell'anno solare potrebbe avere un utilizzo inferiore, considerando l'imminente periodo festivo.
Scalabilità: all'interno di un team di piccole dimensioni, la pianificazione agile della capacità è semplice. Tuttavia, in una grande organizzazione che deve pianificare la capacità su più team, raccogliere i dati corretti e fare previsioni può essere difficile.
Valori relativi: la capacità viene solitamente misurata in ore, che è un valore assoluto. Tuttavia, la velocità del team e l'assegnazione delle attività vengono spesso calcolate in valori relativi, come gli story point. La conciliazione dei due valori comporta divergenze di opinione.
I team agili hanno bisogno della giusta combinazione di strumenti e processi per superare queste sfide. Ecco alcuni framework che possono essere d'aiuto.
Come calcolare la capacità in Agile
Nella sua forma più semplice, la capacità agile = durata dello sprint x disponibilità del team x tasso di utilizzo. Un software gratuito per la gestione dei progetti o un foglio di calcolo possono aiutarti a effettuare questo calcolo.
Tuttavia, non è sempre così semplice. Ciascuna di queste variabili potrebbe avere altri fattori che contribuiscono. Li esploriamo di seguito e mostriamo alcuni esempi.
Durata dello sprint: la durata dello sprint è il numero di giorni assegnati a ciascuna iterazione. Uno sprint tipico può durare da due a quattro settimane, anche se quello di due settimane è più comune. Escludendo festività e altri fattori esterni, uno sprint tipico dura dieci giorni lavorativi.
Disponibilità del team: la disponibilità del team dipende dal numero di membri del team, dalle ore di lavoro giornaliere, dall'impegno in altri progetti, dalle riunioni e da altre attività extra-lavorative, nonché dalle eventuali assenze.
Disponibilità = numero di membri del team x (ore di lavoro – tempo libero – assenze)
Tasso di utilizzo: non è ragionevole aspettarsi che i membri del team lavorino al 100% del tempo sulle user story loro assegnate. Hanno bisogno di pause creative, riunioni collaborative, ecc. I project manager stimano un utilizzo dell'80% con un team esperto o del 60% con neolaureati o nuovi membri del team.
Vediamo come funziona questa formula nella pratica.
Esempio di scenario uno
Supponiamo che tu abbia un team di 10 persone che lavorano 8 ore al giorno per uno sprint di 10 giorni.
La tua capacità agile per il prossimo sprint sarebbe 10 (durata dello sprint) x 10 (dimensione del team) x 8 (disponibilità del team) x 80% (tasso di utilizzo), ovvero 640 ore.
Esempio di scenario due
Supponiamo che tu abbia un team di cinque sviluppatori a tempo pieno che lavorano 8 ore al giorno e cinque consulenti part-time che lavorano 3 ore al giorno. Di questi, uno sviluppatore a tempo pieno è in ferie per una settimana.
In questo caso, la tua capacità agile per uno sprint di due settimane sarebbe la seguente.
- Disponibilità del team: [4 (sviluppatori a tempo pieno) x 8 (ore) + 5 (sviluppatori part-time) x 3 (ore) x 10 (giorni lavorativi)] + [1 (sviluppatore a tempo pieno) x 8 (ore) x 5 (giorni lavorativi)]
- Tasso di utilizzo: 80%
Capacità = 408 ore
Man mano che il team cresce, la disponibilità viene influenzata da altri fattori e la pianificazione della capacità può diventare infinitamente complessa. Ecco come puoi garantire una pianificazione agile ed efficace della capacità con gli strumenti giusti.
Come eseguire una pianificazione agile ed efficace della capacità
Una pianificazione agile ed efficace della capacità comporta diversi passaggi che possono variare notevolmente in base a una serie di fattori. Ecco un modello che utilizza uno strumento di project management agile che ti aiuterà a iniziare.
Non avete familiarità con il project management agile? Ecco dieci modelli agili per i vostri progetti che vi forniranno le basi e i dati necessari per una pianificazione efficace delle capacità.
Preparati per il prossimo sprint
Il momento migliore per pianificare la capacità è durante la riunione di pianificazione dello sprint. Prima di pianificare la capacità, identifica gli elementi del backlog su cui intendi lavorare e assegnagli una priorità. Puoi avviare il processo da zero o utilizzare uno dei numerosi modelli di pianificazione della capacità che ti guideranno attraverso il processo.
Se utilizzi uno strumento di project management come ClickUp, avrai mappato l'intero ciclo di vita del prodotto, comprese tutte le storie. Puoi esaminare gli elementi del tuo backlog, valutarne lo stato e scegliere quelli giusti per il tuo prossimo sprint. Questo ti darà un'idea della capacità totale di cui probabilmente avrai bisogno.
Modello per registrare il carico di lavoro dei dipendenti per un team agile
Con il modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp, puoi definire le aspettative e pianificare le attività in modo che nessuno sia sovraccarico o impreparato. Gestisci in modo efficiente il carico di lavoro del team e pianifica gli sprint futuri con questo modello.
Identifica le competenze di cui hai bisogno
Prima di valutare la capacità di cui disponi, determina ciò di cui hai bisogno. A seconda delle storie che hai scelto, potresti aver bisogno di un numero x di sviluppatori, y analisti di qualità e z analisti aziendali.
Effettua questi calcoli e identifica i profili esatti dei membri del team di cui hai bisogno.
Blocca la durata dello sprint
In base agli elementi del backlog che hai identificato, decidi quanto durerà il prossimo sprint. Escludi da questo calcolo eventuali festività o altri giorni di ferie a livello di team/organizzazione.
Comprendere la disponibilità del team
Nessuno sprint è un foglio bianco. I progetti in corso hanno sempre dei riporti dagli sprint precedenti e i membri del team potrebbero dover lavorare su altri progetti. Calcola con precisione la disponibilità del team per il prossimo sprint.
Quando utilizzi ClickUp per gestire il lavoro del tuo team, la produttività passata e la disponibilità futura dei membri sono immediatamente accessibili. La vista Carico di lavoro ti consente di visualizzare le durate stimate, le attività completate, le attività aperte, i punti dello sprint, ecc.
Quando ogni membro del team inserisce i propri piani di ferie/congedi su ClickUp, puoi anche registrare con precisione la loro disponibilità per la pianificazione del progetto.
Puoi anche calcolare automaticamente la disponibilità del team con formule avanzate nei campi personalizzati di ClickUp.
Imposta lo sprint su ClickUp
Utilizza le attività di ClickUp per impostare ogni elemento come parte del tuo sprint. Utilizza la vista attività per descrivere in dettaglio la user story, lasciare commenti, assegnare priorità, aggiungere tag o qualsiasi altro campo personalizzato di cui potresti aver bisogno.
Sulla base dei dati passati, aggiungi una durata stimata per ogni attività per assicurarti che possa essere completata entro lo sprint. Quindi, imposta le date di inizio/fine e le dipendenze.
Ottieni l'impegno del team
I team agili auto-organizzati amano l'autonomia. Quindi, invece di assegnare attività ai membri del tuo team, convoca una riunione e incoraggiali a committere a rendersi disponibili. Lascia che siano loro stessi ad assegnarsi le attività e a risolvere eventuali problemi nel corso del processo.
Verifica di essere pronto
Una volta impostato l'intero sprint su ClickUp e assegnate le attività, è il momento di assicurarsi che il tuo team sia in grado di completarle.
Razionalizza il carico di lavoro: la vista Carico di lavoro del progetto aiuta a vedere l'allocazione delle risorse tra tutti i membri del team, da cui è possibile aggiungere/rimuovere attività in base all'utilizzo. Se qualcuno è in rosso, ovvero ha una capacità eccessiva, rimuovi le attività dal suo elenco e valuta la sua velocità di consegna. Per coloro che hanno una capacità insufficiente, potresti aggiungere attività sprint.
Semplifica le sequenze: utilizza la vista Gantt di ClickUp per organizzare gli sprint e gestire le attività cardine. Visualizza le dipendenze e le attività collegate per assicurarti che possano essere completate. Apporta facilmente aggiornamenti per affrontare gli ostacoli e modificare le sequenze.
Aumenta l'utilizzo con l'automazione: puoi liberare la capacità delle tue risorse eliminando le attività amministrative ripetitive dalla loro pipeline. Utilizza ClickUp Automations per assegnare attività, pubblicare commenti e modificare gli stati. Scegli tra oltre 100 automazioni personalizzabili, comprese le integrazioni con strumenti come GitHub e Sentry.
Rimani agile per tutto il tempo
È normale che vengano aggiunte nuove storie a uno sprint o che un membro del team si ammali, influenzando negativamente la capacità. Un team veramente agile è in grado di adattarsi a questi eventi e continuare a fornire software di qualità nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Per raggiungere questo obiettivo, i project manager devono:
- Rivedi il lavoro completato ogni giorno
- Assicuratevi che la capacità sia disponibile secondo il piano o adeguate il carico di lavoro di conseguenza
- Facilita la comunicazione tra i membri del team per garantire passaggi di consegne senza intoppi
- Incoraggia i membri del team ad aggiornare tutti i dati per mantenere aggiornata la reportistica
- Identifica più attività/operazioni che possono essere automatizzate per migliorare l'efficienza
- Raccogli idee per l'ottimizzazione dei processi per il prossimo sprint
Crea una pratica di pianificazione della capacità realmente agile con ClickUp
I progetti agili non sempre vanno come previsto. Per definizione, le metodologie agili favoriscono l'adattamento al cambiamento piuttosto che il rispetto di un piano. Questo vale anche per la pianificazione della capacità. In qualità di gestore del team di un progetto agile, devi essere pronto a modificare, evolvere o cambiare la tua strategia di pianificazione della capacità.
Che si tratti di un'emergenza personale di un singolo membro del team o dell'indisponibilità totale di un team bloccato in un altro progetto in crisi, è necessario essere sempre preparati con delle alternative.
Il software completo di project management ClickUp ti offre la flessibilità e la visibilità necessarie per rimanere agile. Con ClickUp, puoi sempre tenere sotto controllo la disponibilità, le prestazioni, la produttività, lo stato dei progetti e molto altro del tuo team. Pianifica ed esegui i tuoi progetti agili senza sforzo. Prova ClickUp gratis oggi stesso.