Mai più perdite di tempo: Come gestire un'efficace riunione ad hoc per il vostro team

A nessuno piace una riunione che avrebbe potuto essere un'email. Secondo un'indagine di recente studio sulla partecipazione alle riunioni, le riunioni non necessarie possono potenzialmente costare alla vostra azienda 25.000 dollari per dipendente all'anno!

Tuttavia, ogni riunione giornaliera del team non è una perdita di tempo. Sia le riunioni pianificate che quelle improvvisate hanno il loro posto nel guidare l'esito positivo dell'azienda.

Tuttavia, le riunioni ad hoc hanno maggiori probabilità di interrompere i flussi di lavoro rispetto a quelle regolari, poiché avvengono in modo inaspettato. D'altra parte, sono ottime per prendere decisioni pratiche quando si verificano circostanze impreviste o si presentano nuove opportunità, dandovi un vantaggio in mercati fortemente competitivi.

Da fare, quindi, per utilizzare le riunioni ad hoc per far progredire la vostra azienda, invece di invitare all'improduttività?

• Quando convocare una riunione ad hoc
• Quali sono i passaggi da seguire per gestirla in modo efficace
• Come evitare le insidie più comuni nell'organizzazione di riunioni dell'ultimo minuto

**Introdurremo strumenti all'interno di ClickUp in grado di trasformare riunioni ad hoc non strutturate in sessioni produttive e focalizzate sui risultati desiderati. Immergiamoci!

Che cos'è una riunione ad hoc e come si differenzia da una riunione pianificata?

Il termine ad hoc significa per questo scopo o per necessità. Una riunione ad hoc o improvvisata è un tipo di riunione che viene organizzata spontaneamente, in genere per affrontare un problema specifico o un'opportunità urgente. Nella maggior parte dei casi, la questione si presenta inaspettatamente e richiede un'attenzione immediata.

A differenza di quanto avviene regolarmente riunioni programmate le riunioni ad hoc non sono pianificate in anticipo. Il risultato è che queste riunioni non pianificate, se organizzate frequentemente, possono interrompere il flusso predeterminato della giornata di chiunque e disturbare il lavoro profondo.

Ecco una panoramica delle differenze chiave tra riunioni ad hoc e riunioni pianificate:

Momenti migliori per convocare una riunione ad hoc

Un team leader o un gestore del team esperto ricorre a riunioni improvvisate solo quando è assolutamente necessario per questioni di produttività.

Tendiamo a essere più produttivi quando ci concentriamo su un'unica attività e le riunioni non pianificate interrompono questa attività stato di flusso . Inoltre, non importa quanto breve sia la riunione, ci vuole oltre 23 minuti in media per ritrovare la concentrazione dopo una distrazione! 😅

Ecco la domanda da un milione di dollari: Come si fa a capire se convocare subito una riunione non programmata è super vitale? Può sembrare che un problema urgente richieda una rapida chat con il team, ma è davvero la scelta migliore o solo una reazione impulsiva?

Ecco cinque degli scenari più comuni in cui una riunione ad hoc può essere appropriata:

1. In caso di crisi o di emergenza che colpiscono l'azienda
2. Se ci sono informazioni o aggiornamenti urgenti che devono essere condivisi con il team e che richiedono ulteriori spiegazioni o discussioni
3. Se si presenta una opportunità improvvisa che richiede una discussione e un processo decisionale rapidi per essere sfruttata al meglio
4. Quando è necessario un referto o un input immediato su un problema, un progetto o una decisione urgenti
5. Quando è necessario un allineamento del team perché una svolta inaspettata degli eventi ha creato confusione all'interno del team

Lista di controllo rapida: È necessaria una riunione ad hoc?

Anche in alcune delle situazioni sopra citate, potrebbero esserci modi migliori per affrontare il problema piuttosto che convocare subito una riunione.

Ricordate che il costo di una riunione ad hoc varia a seconda di ciò che il team è impegnato in quel momento. Se si sta lavorando a una scadenza che, se mancata, costerebbe una fortuna all'organizzazione, si tratta di una situazione molto diversa da quella di una tipica giornata in ufficio.

Considerate le seguenti domande quando decidete se convocare una riunione d'emergenza salvo riservare la discussione a una riunione regolare o inviare un'email:

• Il problema è urgente e importante? [Suggerimento: in caso di conflitto, usarela matrice di Eisenhower per determinare lo stato di priorità]
• Da fare una discussione di gruppo con un feedback immediato da parte dei membri del team?
• L'argomento è troppo complesso per l'email?
• La riservatezza è un problema? Da fare per evitare di lasciare tracce digitali?
• È possibile riunire le persone necessarie con breve preavviso? I colleghi che si trovano in determinati fusi orari avranno problemi?
• Cosa costerà di più alla vostra azienda, una riunione ad hoc o un ritardo?

Se avete preso in considerazione tutti questi fattori e avete deciso che una riunione ad hoc è la soluzione migliore, scopriamo come sfruttarla al meglio.

7 passaggi essenziali per organizzare una riunione ad hoc produttiva

Un'enorme quantità di 92% dei dipendenti ritiene che le riunioni siano costose e improduttive . 👀

Se non volete contribuire a questa triste statistica, dovete assicurarvi che le vostre riunioni siano focalizzate, efficaci e vantaggiose per tutti i partecipanti. Esploriamo i sette passaggi fondamentali per ottimizzare la logistica delle riunioni ad hoc.

Passaggio 1: Definire gli oggetti e preparare un Programma

Permettere alla discussione di andare fuori tema è un biglietto di sola andata per una riunione improduttiva. È necessario definire degli oggetti ben definiti per dare alla riunione una direzione specifica. A programma della riunione aiuta a dare priorità all'argomento specifico e imposta in modo chiaro i risultati da raggiungere

Anche se la maggior parte dei manager avvierebbe riunioni ad hoc senza un programma formale, un certo livello di preparazione non guasterebbe. Conoscere il programma, ad esempio anche con 15 minuti di anticipo, permette ai partecipanti di raccogliere i loro pensieri, i dati rilevanti o qualsiasi materiale necessario, portando a una sessione focalizzata sull'intento. Alla fine della riunione, si può valutare se gli oggetti sono stati raggiunti, parzialmente raggiunti o se richiedono ulteriori azioni.

Avete bisogno di un modo semplice e veloce per creare e condividere un programma chiaro per le vostre riunioni non pianificate? Con ClickUp è un gioco da ragazzi

Questa piattaforma di produttività all-in-one vi permette di creare documentazione all'interno di ClickUp Documenti e condividerlo sia internamente che esternamente. I partecipanti possono utilizzare le funzionalità interattive di ClickUp, come commenti o liste di controllo, per aggiungere input o domande prima della riunione.

Condividere, impostare le autorizzazioni o esportare i documenti a utenti interni o esterni in ClickUp 3.0

La piattaforma dispone di una selezione di strumenti gratuiti per le riunioni e le modelli di programmi per conferenze e meeting che consentono di creare in pochi minuti un programma dall'aspetto professionale. Ad esempio, si può provare il modello Modello di riunione ClickUp All Hands per le riunioni programmate a livello aziendale o il modello Modello di riunione ClickUp Scrum per sessioni improvvisate con gruppi più piccoli.

Gestite facilmente la logistica, il tempo e il piano per la vostra prossima riunione aziendale con il template Riunione a tutte le mani Modello di ClickUp

Passaggio 2: identificare e notificare i partecipanti giusti

Il giusto mix di partecipanti porta a riunioni più produttive. Un membro del team irrilevante può essere meno coinvolto perché il suo tempo viene praticamente sprecato. D'altra parte, non includere persone chiave può significare perdere informazioni o intuizioni cruciali. Ecco alcuni suggerimenti su chi includere:

• Persone direttamente coinvolte o esperte nella questione in oggetto
• Un membro del team che abbia l'autorità di prendere decisioni se lo scopo della riunione è quello di decidere una linea d'azione
• Partecipanti che possano offrire punti di vista diversi per evitare camere di risonanza
• Idealmente, dovrebbero essere incluse le persone direttamente interessate dalle decisioni prese. Ma questo potrebbe non essere sempre possibile

Mantenere le dimensioni del gruppo per una produttività ottimale, soprattutto se si tratta di una riunione virtuale. Se si utilizza ClickUp come sede di riunione app di collaborazione può aiutare a identificare chi sta lavorando su attività o progetti rilevanti. Esplorate il Vista Team in ClickUp 3.0 per vedere quali membri hanno la capacità di partecipare a una riunione.

È possibile utilizzare le notifiche personalizzate della piattaforma e le Menzioni per raggiungere direttamente membri specifici del team e invitarli alla sessione.

Visualizzate il carico di lavoro dell'intero team o di un singolo individuo nella vista Carico di lavoro di ClickUp 3.0

Passaggio 3: incoraggiare la partecipazione

La partecipazione attiva differenzia una riunione di esito positivo da una che avrebbe potuto essere un'email. Il valore principale delle riunioni improvvisate e una tantum risiede nello scambio interattivo di idee e di risoluzione collaborativa dei problemi .

Una facilitazione efficace della riunione consiste nell'incoraggiare i partecipanti chiave a parlare, in modo che le voci dominanti non mettano in ombra la sessione. Tuttavia, le persone hanno stili di comunicazione diversi e alcuni si sentono più a loro agio nella condivisione dei propri pensieri per iscritto. Strumenti per le riunioni online con una funzionalità/funzione di chat possono essere molto utili per incoraggiare la partecipazione in ambienti remoti o ibridi. In questo modo, i partecipanti che non si sentono a proprio agio a parlare possono condividere i loro contributi via chat. ⌨️

I team remoti con orari di lavoro che si sovrappongono possono avere difficoltà a organizzare riunioni sincrone. In questi casi, è consigliabile utilizzare collaborazione tra team o software di StandUp giornaliero con il supporto di riunioni asincrone per facilitare l'impegno di ogni partecipante. In definitiva, l'obiettivo è creare un ambiente di riunione in cui tutti possano contribuire efficacemente, indipendentemente dallo stile di comunicazione o dalla posizione che preferiscono.

Bonus: Esplora il Modello di riunione StandUp giornaliera di ClickUp per assicurarsi che la voce di ogni partecipante abbia sufficiente visibilità.

Tutti i partecipanti possono condividere i loro pensieri con il modello Daily Stand Up di ClickUp

Passaggio 4: Gestione del tempo durante la riunione

Garantire che una riunione ad hoc non si prolunghi troppo è fondamentale per mantenere l'efficienza e l'impegno dei partecipanti. Prestate attenzione a queste sette indicazioni su come mantenere la sessione in linea con i tempi:

1. Iniziare per tempo
2. Rispettare il programma
3. Assegnare spazi temporali specifici per ogni elemento del Programma
4. Considerare l'utilizzo di un timer per rispettare le fasce orarie prestabilite
5. Assegnare a qualcuno il ruolo di testimoniere per fornire gentili promemoria del limite di tempo
6. Incoraggiare la concisione nel parlare per risparmiare tempo
7. Riservare gli ultimi minuti per una rapida conclusione

Con monitoraggio nativo del tempo in ClickUp è possibile cronometrare le riunioni su diverse piattaforme, desktop, mobile o browser web, grazie al programma gratuito Estensione per Chrome . La parte migliore è che ClickUp si integra con le principali app per riunioni, in modo da poter comodamente cronometrare le sessioni anche durante una riunione giornaliera di Slack o una riunione di Zoom.

Aggiungete delle note alle voci registrate, facendo riferimento a ciò che è stato discusso o deciso. Questo può aiutare a stabilire la responsabilità per i follow-up successivi alla riunione.

Monitoraggio del tempo, impostazione di stime, aggiunta di note e visualizzazione di reportistica da qualsiasi luogo con il timer globale di ClickUp

Passaggio 5: documentare le decisioni e gli elementi d'azione

Le note prese durante riunioni ad hoc efficienti devono essere concise e strettamente focalizzate sugli aspetti critici. Documentate tutte le decisioni più importanti nel vostro verbale della riunione . Questo supporta le azioni successive alla riunione e serve come riepilogo per coloro che non erano presenti.

Inoltre, scrivete i compiti specifici da assegnare, indicando chi è responsabile di ciascuna attività e la scadenza.

ClickUp offre una serie completa di funzionalità/funzione che rendono l'annotazione delle note una passeggiata. Gratuito modelli di note per le riunioni garantiscono la coerenza tra le riunioni, aiutando a mantenere un format standardizzato per l'acquisizione delle informazioni chiave. Il blocco note di ClickUp consente di catturare le note con intestazioni, punteggiature, colori e altri elementi visivi, fornendo una struttura chiara elementi di azione vengono identificati durante la riunione, le note che li documentano possono essere immediatamente convertite in attività tracciabili con date di scadenza, assegnatari e priorità.

Acquisire note, modificarle con una ricca formattazione e convertirle in attività tracciabili accessibili da qualsiasi luogo in ClickUp Notepad

Passaggio 6: Assegnare e monitorare le attività di follower

Come abbiamo appena visto, i verbali delle riunioni sono strettamente connessi alle attività di follow-up. Se avete attività da assegnare alla fine della sessione, significa che la riunione non è stata solo un forum di discussione passivo, ma un catalizzatore di azioni e stati.

Utilizzo Attività di ClickUp per assegnare nuovi elementi a una o più persone. I membri del team possono aggiungere commenti direttamente sulle attività, facilitando una collaborazione trasparente.

Le attività secondarie e le liste di controllo personalizzabili della piattaforma all'interno delle attività aiutano a suddividere le azioni di follow-up complesse in passaggi gestibili. Sfruttare Campi personalizzati per includere informazioni specifiche sull'attività (come collegamenti web o file di progettazione). Il monitoraggio delle attività è facile grazie a:

• Stati personalizzati -come Da fare, In corso, Da fare
• Oltre 15 visualizzazioni (vista Elenco, vista Bacheca, ecc.)

Visualizzate lo stato di avanzamento e monitorate le attività di ClickUp con le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp

A volte, un'attività creata dopo una riunione dipende dal completamento di un'altra esistente, oppure un'attività esistente dipende da un'attività di follow-up appena assegnata. Dipendenze da ClickUp consente di impostare dipendenze tra attività interconnesse aiutando a inserire le attività di follow-up nel flusso di lavoro esistente.

Passaggio 7: revisione e riflessione

La riunione è finita, ma è stata un esito positivo? Riflettere su ciò che ha funzionato e su ciò che non ha funzionato è utile per migliorare le riunioni dell'ultimo minuto in futuro. Raccolta di feedback dei partecipanti può aiutarvi a capire le loro prospettive e cosa cambiare la prossima volta. Ecco alcune delle domande che potreste porre:

• Qual è stata la vostra esperienza complessiva della riunione?
• Cosa vi ha colpito di più?
• Secondo voi, in che misura la riunione ha raggiunto gli oggetti prefissati?
• Da che punto di vista vi siete sentiti a vostro agio nel partecipare alla riunione? Quali fattori hanno influenzato il vostro livello di coinvolgimento?
• Lo spazio della riunione era confortevole?
• Che cosa si potrebbe migliorare per rendere più efficaci le riunioni con breve preavviso?

Volete utilizzare gli strumenti giusti per raccogliere feedback? È possibile personalizzare Moduli ClickUp per includere domande specifiche relative alla riunione ad hoc e condividerle con i partecipanti tramite un collegato.

Le risposte ai moduli di feedback possono essere convertite automaticamente in attività di ClickUp, il che è particolarmente utile se il feedback suggerisce elementi di azione o aree di miglioramento.

Trascinate i campi personalizzati nella visualizzazione Modulo per creare sondaggi completi o raccogliere feedback in ClickUp 3.0

3 sfide comuni con le riunioni ad hoc ## Con soluzioni

La rapidità con cui la vostra azienda si adatta e risponde alle situazioni emergenti può formare il suo futuro. Le riunioni ad hoc offrono l'agilità necessaria per ottenere la risposta immediata necessaria per gestire queste situazioni. Tuttavia, proprio questa agilità comporta una serie di sfide. Esaminiamole, non solo per comprenderne le implicazioni, ma anche per affrontarle in modo efficace.

1. Interruzione dei flussi di lavoro

Abbiamo già menzionato il fatto che le interruzioni hanno un impatto negativo sulla produttività e riducono la capacità di di impegnarsi in un lavoro profondo . Tuttavia, tali attività incidono anche sul morale dei dipendenti.

Troppe riunioni possono creare stress, costringendo i dipendenti a spostare inaspettatamente le loro priorità. Questo può portare all'ansia di rispettare le scadenze o di gestire efficacemente il carico di lavoro, soprattutto se si lavora su attività sensibili al fattore tempo. Il senso di inefficienza può essere demotivante e incidere sulla soddisfazione lavorativa complessiva.

soluzione ####

Utilizzo blocco del tempo in ClickUp per programmare periodi designati di lavoro mirato o ore di silenzio per aumentare la produttività. Questi blocchi possono essere impostati nel Calendario, durante i quali non possono essere programmate riunioni, garantendo così un tempo di lavoro ininterrotto.

2. Mancanza di struttura

L'unica cosa peggiore del partecipare a una riunione ad hoc mentre il lavoro si accumula è partecipare a una riunione ad hoc che si trasforma in una chiacchierata infinita. Senza una struttura chiara, i partecipanti possono impegnarsi in discussioni non direttamente pertinenti allo scopo della riunione, con conseguente perdita di tempo e riduzione dell'efficacia. Le riunioni mal organizzate possono concludersi senza raggiungere i risultati previsti.

Soluzione

Anche se avete fretta, prendetevi un momento per delineare una struttura di base per la riunione. Potrebbe essere semplice come definire l'obiettivo principale della riunione e alcuni punti chiave di discussione.

Impostare un limite di tempo rigoroso per la riunione e rispettarlo. Considerate di chiedere ai partecipanti di di alzarsi durante la riunione -Può essere imbarazzante nelle riunioni online, ma può rinvigorire il rispetto dei vincoli di tempo da parte di tutti. 😏

3. Uso eccessivo e dipendenza

Le riunioni ad hoc offrono un feedback immediato e il fascino di risolvere immediatamente problemi urgenti, il che può essere attraente. I manager nuovi o giovani possono pensare che ci si aspetti da loro riunioni frequenti per dimostrare la loro leadership proattiva e il loro coinvolgimento. Potrebbero credere che sia un modo per rimanere connessi e informati, soprattutto se stanno ancora costruendo relazioni con il loro team in ambienti di lavoro da remoto o ibridi.

Soluzione

Le riunioni ad hoc non sono sessioni di team building . Stabilire linee guida chiare su quando convocare una riunione improvvisata e quando utilizzare la comunicazione asincrona. Il vostro team può utilizzare strumenti di project management **Per esempio, se una questione può essere risolta attraverso rapidi commenti o aggiornamenti del progetto in un documento condiviso, si elimina la necessità di una riunione.

Rendere più efficienti le riunioni ad hoc con ClickUp

C'è una tensione intrinseca tra la natura spontanea delle riunioni ad hoc e i nostri valorosi lavori richiesti per programmare e gestire in modo efficace . In questa epica battaglia tra ordine e caos, ClickUp è una soluzione in grado di mantenere l'equilibrio delle riunioni. 💯

Scoprite le funzionalità/funzione all'interno di ClickUp Suite per riunioni di ClickUp per gestire tutto, dalla programmazione ai follower.

Ad esempio, la suite Calendario visualizzato consente di trovare rapidamente una fascia oraria adatta per una riunione. È possibile controllare gli orari dei membri del team per evitare conflitti e trovare un orario che riduca al minimo le interruzioni. Impostate la riunione come attività di ClickUp e taggate i partecipanti per inviare loro notifiche.

Utilizzate la visualizzazione Calendario di ClickUp per scegliere l'ora migliore per la riunione

Non è facile replicare la collaborazione rapida e faccia a faccia nei team remoti, ma con le lavagne online di ClickUp ci si avvicina incredibilmente. Le lavagne online consentono ai partecipanti alle riunioni di visualizzare idee, processi o strategie, il tutto su una tela virtuale. Questo è particolarmente utile per le sessioni di brainstorming, dove la rappresentazione visiva può stimolare il pensiero creativo e aiutare a organizzare i pensieri.

I partecipanti possono contribuire simultaneamente rendendo la Lavagna online uno spazio collaborativo in cui tutti possono aggiungere, modificare e commentare in tempo reale. Questo favorisce un senso di lavoro di squadra e garantisce un impegno attivo da parte di tutti i colleghi.

Brainstorming, strategie o mappatura dei flussi di lavoro con le lavagne online di ClickUp, che consentono di collaborare visivamente

ClickUp aiuta anche a gestire la logistica e il contenuto della riunione. È possibile creare verbali di riunione dettagliati e utilizzare l'aiuto di ClickUp AI per riepilogare/riassumere per riferimento futuro.

Oltre ad aiutarvi a mantenere riepiloghi/riassunti facilmente rivedibili dei punti chiave delle riunioni, ClickUp vi permette di registrare le riunioni online con Clip , il registratore di schermo gratuito della piattaforma. Rivedete la registrazione per rivedere i segmenti importanti o condividetela con i colleghi che non erano presenti. Questo è molto utile per progetti a lungo termine che richiedono un frequente richiamo di decisioni e discussioni passate.

Portate le vostre riunioni ad hoc nella giusta direzione con ClickUp

Le riunioni ad hoc sono un'arma a doppio taglio: offrono agilità e concentrazione ma, se non si fa attenzione, possono distruggere la produttività del team. Perché non trasformare questa sfida in un'opportunità con ClickUp?

ClickUp migliora l'efficacia delle riunioni ad hoc fornendo strumenti per migliorare l'organizzazione, la collaborazione e il follower, assicurando che queste riunioni spontanee siano il più produttive e d'impatto possibile.

Non lasciate che il potenziale delle vostre riunioni ad hoc rimanga inutilizzato. Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp ! 🌟