Non tutte le riunioni spontanee sono negative. A volte è davvero necessario riunire le persone giuste in una sala (virtuale) il prima possibile.
Ma ecco il problema: la maggior parte delle riunioni ad hoc non sono intenzionali. Sono affrettate, poco chiare e distraggono l'attenzione, lasciando tutti a chiedersi perché non si potesse semplicemente inviare un'email.
Cambiamo questa situazione. Con il formato, gli strumenti e la preparazione giusti, gli incontri improvvisati possono effettivamente far progredire le cose.
📌 La verità è che le riunioni improvvisate hanno la loro importanza, ma solo se sono intenzionali.
In questa guida imparerai come:
- Riconosci quando è opportuno convocare una riunione ad hoc
- Evita interruzioni inutili scegliendo il formato giusto (asincrono o live).
- Organizza riunioni ad hoc efficaci che portino a decisioni concrete, non solo a discussioni.
- Utilizza strumenti digitali come ClickUp per effettuare il monitoraggio della preparazione, dei risultati e del follow-up delle tue riunioni.
Approfondiamo il significato di riunione ad hoc e vediamo come si differenzia dalle riunioni regolari.
Cosa significa "riunione ad hoc"?
Il termine "ad hoc" deriva dal latino e significa per questo scopo specifico. In un contesto lavorativo, una riunione ad hoc è una riunione non pianificata convocata per gestire decisioni urgenti, risolvere problemi critici o rispondere a fattori esterni che richiedono un'azione immediata.
Queste riunioni non fanno parte delle riunioni periodiche regolari o delle sessioni di pianificazione a lungo termine. Si tratta invece di brevi incontri mirati, spesso organizzati quando il team ha bisogno di agire rapidamente e risolvere insieme una questione specifica.
📌 Esempio: supponiamo che un grave bug interrompa il flusso di checkout proprio prima del lancio. Il responsabile dello sviluppo, il responsabile del controllo qualità e il product manager si riuniscono rapidamente su Google Meet per risolvere il problema. Si tratta di una riunione improvvisata, senza un programma formale, ma solo con l'accesso in tempo reale alle persone giuste per prendere una decisione importante.
📮ClickUp Insight: il 18% dei partecipanti al nostro sondaggio desidera utilizzare l'IA per organizzare la propria vita attraverso calendari, attività e promemoria. Un altro 15% desidera che l'IA gestisca le attività di routine e il lavoro amministrativo. Per farlo, un'IA deve essere in grado di: comprendere i livelli di priorità di ciascuna attività in un flusso di lavoro, eseguire i passaggi necessari per creare o modificare le attività e impostare flussi di lavoro automatizzati. La maggior parte degli strumenti ha elaborato uno o due di questi passaggi. Tuttavia, ClickUp ha aiutato gli utenti a consolidare fino a più di 5 app utilizzando la nostra piattaforma!
Prova la pianificazione basata sull'intelligenza artificiale, che consente di assegnare in modo efficiente attività e riunioni agli spazi liberi nel tuo calendario in base ai livelli di priorità. Puoi anche impostare regole di automazione personalizzate tramite ClickUp Brain per gestire le attività di routine. Dì addio al lavoro frenetico!
In che cosa differisce da una riunione ordinaria?
Ecco come una riunione improvvisata si differenzia da una tipica riunione ricorrente:
| Parametro | Riunioni regolari | Riunioni ad hoc |
|---|---|---|
| Pianificazione | Pre-programmate e ricorrenti | Convocati all'occorrenza con breve preavviso |
| Preparazione della riunione | Formale con programma e materiali strutturati | Preparazione minima o nulla; spesso informale |
| Scopo | Aggiornamenti, piano e retrospettive | Risposte tempestive a problemi urgenti |
| Durata | In genere più lunghi e dettagliati | Più brevi e con un obiettivo specifico |
| Partecipanti | intero team o gruppo fisso ricorrente | Solo i membri del team rilevanti per quella situazione |
| Risultato atteso | Decisioni tracciabili, nuovi piani o follow-up | Allineamento rapido o attenzione immediata a un problema |
| Formato | Di persona o virtuali; spazio strutturato per le riunioni | Flessibile: può essere asincrono, con sincronicità o anche una rapida chiamata su Slack. |
💡 Suggerimento professionale: risparmia tempo utilizzando un calendario online per verificare rapidamente la disponibilità e pianificare questi eventi occasionali, senza sovraccaricare il tuo team.
Quando ricorrere a una riunione ad hoc (e quando ripensarci)
I project manager esperti sanno che le riunioni improvvisate dovrebbero essere l'ultima risorsa, perché compromettono la produttività. 🧠
Diamo il meglio di noi quando siamo profondamente concentrati. Ma anche una breve riunione a sorpresa può distoglierci dal nostro flusso di lavoro e, secondo alcune ricerche, occorrono oltre 23 minuti per tornare in carreggiata dopo una distrazione!
Ecco quindi la vera domanda: questa riunione è urgente o è solo un riflesso condizionato?
Potrebbe sembrare che chattare brevemente risolva rapidamente le cose, ma a volte si tratta solo di una reazione istintiva. Prima di convocare tutti, chiediti: È questo il modo migliore per risolvere il problema o esiste un'alternativa più intelligente?
💡 Suggerimento professionale: prepararsi non significa necessariamente redigere un documento perfetto, basta effettuare un elenco di tre questioni da risolvere. Questo basta a trasformare il caos in chiarezza.
Questi sono cinque degli scenari più comuni in cui una riunione improvvisata può essere appropriata:
- In caso di riunione di crisi o di emergenza che influisce sull'attività aziendale
- Se ci sono informazioni urgenti o aggiornamenti che devono essere condivisi con il team e richiedono ulteriori spiegazioni o discussioni
- Se si presenta un'opportunità improvvisa che richiede una discussione e un processo decisionale rapidi per trarne vantaggio
- Quando è necessario un feedback o un contributo immediato su un problema urgente, un progetto o una decisione
- Quando è necessario un allineamento del team perché un evento imprevisto ha creato confusione all'interno del team
💡 Suggerimento professionale: prima di convocare una sessione ad hoc, chiediti: è possibile gestire la questione in modo asincrono? Un commento su ClickUp o un aggiornamento del documento potrebbero consentire al tuo team di continuare a lavorare in modo concentrato e ottenere lo stesso risultato, senza interruzioni inutili.
7 passaggi essenziali per condurre una riunione ad hoc di produttività
👀 Verifica dei fatti: ben il 92% dei dipendenti ritiene che le riunioni siano costose e improduttive.
Se non vuoi che le tue riunioni siano solo un altro riempitivo del Calendario, devi assicurarti che siano mirate, efficaci e vantaggiose per tutti i partecipanti.
Prima di immergerti nei passaggi, assicurati di avere gli strumenti giusti. Le funzionalità per le riunioni online di ClickUp ti consentono di pianificare, collaborare e dare seguito in modo semplice, rendendo strutturate anche le sincronizzazioni spontanee.
Esploriamo i sette passaggi fondamentali per ottimizzare la logistica delle tue riunioni ad hoc.
Passaggio 1: definisci gli obiettivi e prepara un programma
Senza un obiettivo comune, anche una riunione giornaliera di 10 minuti può trasformarsi in una discussione dispersiva. Inizia con un obiettivo chiaro. Cosa vuoi ottenere entro la fine della sessione? Che l'obiettivo sia un rapido allineamento o una riunione per raccogliere informazioni, definire il risultato desiderato ti aiuta a guidare la conversazione.
Un ordine del giorno della riunione aiuta a dare priorità all'argomento specifico e definisce chiaramente gli obiettivi da raggiungere. Non è necessario un ordine del giorno completo per una riunione di 15 minuti, ma elencare i 3 obiettivi principali offre a tutti un punto di riferimento. Se hai poco tempo, utilizza un modello di ordine del giorno della riunione per organizzarti al meglio.
Conoscere il programma consente ai partecipanti di raccogliere le loro idee, i dati rilevanti o i materiali necessari, portando a una sessione incentrata sugli obiettivi. Al termine della riunione, potrai valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti o se sono necessarie ulteriori azioni.
Cerchi un modo veloce per organizzare e condividere il programma di una riunione improvvisata? ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, ti consente di creare e condividere programmi in pochi minuti, così il tuo team rimane allineato anche all'ultimo minuto.
ClickUp ti consente di creare documentazione all'interno di ClickUp Docs e di effettuare la condivisione internamente ed esternamente. I partecipanti possono utilizzare le funzionalità interattive di ClickUp, come i commenti o le liste di controllo, per aggiungere contributi o domande prima della riunione.
La piattaforma offre una selezione di modelli gratuiti per programmi di riunioni e conferenze che ti consentono di creare un programma dall'aspetto professionale in pochi minuti. Ad esempio, puoi provare il modello ClickUp All Hands Meeting per riunioni programmate a livello aziendale o il modello ClickUp Scrum Meeting per sessioni improvvisate con gruppi più piccoli.
🎉 Curiosità: uno dei primi team ad hoc della storia? Il Senato romano. Anche loro sapevano che non tutte le decisioni richiedevano una commissione al completo.
Passaggio 2: Identifica e avvisa i partecipanti giusti
Il giusto mix di persone può determinare il successo o il fallimento di una riunione ad hoc. Se inviti le persone sbagliate, queste penseranno che sia una perdita di tempo. Se manca qualcuno di fondamentale, rischi di prendere decisioni affrettate o di dover organizzare una riunione di follow-up.
Assicurati di includere:
- Coloro che sono direttamente coinvolti o hanno esperienza nella questione in esame
- Un membro del team che ha l'autorità di prendere decisioni se lo scopo della riunione è decidere una linea d'azione.
- Partecipanti in grado di offrire punti di vista diversi per evitare l'effetto eco
- Chiunque sarà interessato dal risultato
Mantieni il gruppo di dimensioni gestibili per una produttività ottimale, soprattutto nelle riunioni virtuali. Con ClickUp, puoi utilizzare le funzionalità di collaborazione in tempo reale e identificare i partecipanti giusti:
Vista Team e capacitàUtilizza la vista Team per vedere chi è assegnato a quali attività e controllare il loro carico di lavoro attuale. In questo modo sarà più facile invitare solo le persone giuste, disponibili ed essenziali per la discussione.
Connected nSearch & People DirectoryTrova rapidamente i membri del team per nome, ruolo o carico di lavoro utilizzando la ricerca Connected Search o la directory People. In questo modo avrai la certezza di coinvolgere i collaboratori giusti in base al contesto e alle capacità.
Notifiche personalizzate e menzioni Personalizza le tue preferenze di notifica per evitare un sovraccarico. Utilizza le @menzioni in Attività, Commenti, Documenti e Chat per avvisare direttamente singoli individui o gruppi. In questo modo, i partecipanti alla riunione saranno allineati prima ancora che la chiamata abbia inizio.
Gestione della posta in arrivo e delle notifiche La finestra In arrivo di ClickUp ti aiuta a rimanere aggiornato raggruppando le notifiche correlate e consentendoti di filtrare per menzioni o assegnazioni. Puoi anche posticipare gli elementi o contrassegnarli come non letti per mantenere il controllo dei tuoi follow-up.
💡 Suggerimento professionale: per riunioni ricorrenti o di grandi dimensioni, valuta la possibilità di utilizzare le automazioni di ClickUp per inviare promemoria o aggiornare automaticamente gli stati.
Passaggio 3: incoraggiare la partecipazione
La partecipazione attiva distingue una riunione con esito positivo da una che avrebbe potuto essere sostituita da un'email. Il valore principale delle riunioni improvvisate risiede nello scambio interattivo di idee e nella risoluzione collaborativa dei problemi.
È necessario incoraggiare intenzionalmente la collaborazione, in particolare da parte dei membri più silenziosi o di quelli che partecipano da posizioni diverse.
Ecco alcuni modi da fare:
- Consenti ai partecipanti di condividere le loro opinioni tramite chat, non solo a voce.
- Crea uno spazio per input asincroni dopo la chiamata
- Utilizza schemi visivi per il monitoraggio della situazione
🎉 Curiosità: il cervello umano è in grado di elaborare solo quattro blocchi di informazioni alla volta. Quindi, se la tua riunione improvvisata ti sembra troppo impegnativa... non è colpa tua.
Inoltre, i team remoti con orari di lavoro sovrapposti possono trovare difficili le riunioni sincrone. In questi casi, è possibile utilizzare software di collaborazione di team o StandUp giornalieri con il supporto di riunioni asincrone per facilitare il coinvolgimento di tutti i partecipanti. In definitiva, l'obiettivo è quello di creare un ambiente di riunione in cui tutti possano contribuire in modo efficace, indipendentemente dal loro stile di comunicazione preferito o dalla loro posizione.
Bonus: esplora il modello di riunione StandUp ClickUp per assicurarti che la voce di ogni partecipante abbia la giusta visibilità.
È progettata per semplificare i check-in quotidiani del team fornendo un hub centralizzato per la pianificazione, la presa di appunti e il monitoraggio dei progressi. È dotata di stati, campi e visualizzazioni personalizzabili, che consentono ai team di gestire le attività e monitorare gli aggiornamenti in tempo reale in modo efficiente.
Sostituendo i metodi di monitoraggio manuali, questo modello migliora la trasparenza, la responsabilità e la collaborazione all'interno dei team.
💡 Suggerimento professionale: le lavagne online di ClickUp sono perfette per stimolare la collaborazione creativa durante le sessioni improvvisate. I membri del team possono inserire note adesive, mappare visivamente le idee, tracciare connessioni tra le attività e persino assegnare azioni da intraprendere, direttamente dalla lavagna. È come un brainstorming dal vivo che si trasforma direttamente in azione.
Passaggio 4: Gestisci il tempo durante la riunione
Assicurarsi che una riunione improvvisata non vada per le lunghe è fondamentale per mantenere l'efficienza e coinvolgere i partecipanti. Presta attenzione a questi sette consigli su come mantenere la sessione in carreggiata:
- Inizia in orario
- Attenetevi al programma
- Assegna fasce orarie specifiche per ogni elemento del programma.
- Valuta l'utilizzo di un timer per rispettare gli slot prestabiliti.
- Assegna a qualcuno il ruolo di cronometrista per fornire gentili promemoria sul limite di tempo.
- Incoraggia la concisione nel parlare per risparmiare tempo
- Riserva gli ultimi minuti per una breve sintesi.
Con il monitoraggio del tempo nativo in ClickUp, puoi cronometrare le riunioni su diverse piattaforme: desktop, dispositivi mobili o browser web con un'estensione Chrome gratis. La parte migliore è che ClickUp si integra con le migliori app per riunioni, così puoi cronometrare comodamente le tue sessioni anche durante una riunione giornaliera su Slack o Zoom.
Inoltre, puoi utilizzare ClickUp Calendario per trovare il momento migliore per la tua riunione non pianificata senza sovraccaricare il tuo team. Ti consente di visualizzare i programmi del team, bloccare il tempo dedicato e impostare promemoria basati sugli eventi in modo che la riunione proceda secondo i piani. È particolarmente utile quando si devono gestire problemi urgenti e scadenze in varie posizioni.
💡 Suggerimento professionale: con ClickUp Calendario puoi vedere rapidamente chi è libero e chi è già in modalità concentrazione, in modo da non interrompere inutilmente il blocco di lavoro di nessuno.
Passaggio 5: Documenta le decisioni e gli elementi da intraprendere
Le note prese durante riunioni ad hoc efficienti devono essere concise e concentrarsi esclusivamente sugli aspetti critici. Documenta tutte le decisioni importanti nei verbali della riunione. Ciò fornirà supporto alle azioni successive alla riunione e servirà da riassunto per chi non era presente.
Inoltre, annota le attività specifiche da assegnare, indicando chi è responsabile di ciascuna attività e la scadenza.
ClickUp offre una suite completa di funzionalità che rendono la presa di appunti un gioco da ragazzi. I suoi modelli gratuiti per gli appunti delle riunioni garantiscono la coerenza tra le riunioni, aiutando a mantenere un formato standardizzato per acquisire le informazioni chiave.
Con AI Notetaker di ClickUp, non dovrai più preoccuparti di annotare tutto manualmente. Si unisce automaticamente alla tua riunione, registra la conversazione, genera verbali di riunione concisi ed evidenzia i momenti chiave come decisioni, azioni da intraprendere e assegnazioni dei titolari. Puoi trasformarli istantaneamente in attività, complete di scadenze, assegnatari e stato.
È particolarmente utile durante le riunioni improvvisate, quando non hai pianificato di prendere appunti dettagliati ma hai comunque bisogno di una registrazione accurata di ciò che è stato detto e di ciò che accadrà in seguito.
➡️ Ulteriori informazioni sull'uso dell'IA per gli appunti delle riunioni e su come semplifica il processo di follow-up.
➡️ Ulteriori informazioni sull'uso dell'IA per gli appunti delle riunioni e su come semplifica il processo di follow-up.
Per saperne di più: per flussi di lavoro di pianificazione più strutturati, consulta la nostra guida su come pianificare una riunione.
Passaggio 6: Assegna e effettua il monitoraggio delle attività di follow-up
Come abbiamo appena visto, i verbali delle riunioni sono strettamente collegati alle attività di follow-up. Se alla fine della sessione hai delle attività da assegnare, significa che la riunione non è stata solo un forum di discussione passivo, ma un catalizzatore per l'azione e il progresso.
Utilizza le attività di ClickUp per assegnare nuove azioni da intraprendere a una o più persone. I membri del team possono aggiungere commenti direttamente alle attività, facilitando una collaborazione trasparente.
Le attività secondarie e le liste di controllo personalizzabili della piattaforma aiutano a suddividere le azioni di follow-up complesse in passaggi gestibili. Sfrutta i campi personalizzati per includere informazioni specifiche sulle attività (come link web o file di progettazione). Il monitoraggio delle attività è facile grazie a:
- Stati personalizzati, come Da fare, In corso, Terminato
- Oltre 15 visualizzazioni (vista Elenco, vista Bacheca, ecc.)
A volte, un'attività creata dopo una riunione dipende dal completamento di un'attività esistente, oppure un'attività esistente dipende ora da un'attività di follow-up appena assegnata. ClickUp Dependencies ti consente di impostare dipendenze tra attività interconnesse, aiutandoti a integrare le attività di follow-up nel flusso di lavoro esistente.
📊 Lo sapevi? Ogni volta che qualcuno dice "ci risentiamo", nasce un'attività, ma raramente viene effettuato il monitoraggio. Scrivilo, altrimenti rischi di dimenticarla.
Passaggio 7: Rivedi e rifletti
La riunione è terminata, ma è stata un esito positivo? Riflettere su ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato è utile per migliorare le riunioni organizzate all'ultimo minuto in futuro.
Raccogliere feedback dai partecipanti potrebbe aiutarti a comprendere le loro prospettive e cosa cambiare la prossima volta. Ecco alcune domande che potresti porre:
- Qual è stata la tua esperienza complessiva della riunione?
- Cosa ti ha colpito di più?
- Secondo te, in che misura la riunione ha raggiunto i suoi obiettivi?
- Ritieni che questa riunione fosse necessaria o che gli obiettivi avrebbero potuto essere raggiunti con altri mezzi?
- Quanto ti sei sentito a tuo agio partecipando alla riunione? Quali fattori hanno influenzato il tuo livello di coinvolgimento?
- Lo spazio dedicato alla riunione era confortevole?
- Cosa si potrebbe migliorare per rendere più efficaci le riunioni organizzate con breve preavviso?
Desideri utilizzare gli strumenti giusti per raccogliere feedback? Puoi personalizzare i moduli ClickUp per includere domande specifiche relative alla tua riunione improvvisata e poi effettuare la condivisione con i partecipanti tramite un link.
Le risposte ai moduli di feedback possono essere convertite automaticamente in attività in ClickUp. Ciò è particolarmente utile se il feedback suggerisce elementi da intraprendere o aree di miglioramento.
Non hai bisogno di un piano perfetto, ma di un obiettivo condiviso. Decidi cosa significa "terminato" prima che qualcuno inizi a parlare. ✅
3 sfide comuni nelle riunioni ad hoc [con soluzioni]
La rapidità con cui la tua azienda si adatta e risponde alle situazioni emergenti potrebbe determinarne la forma futura. Le riunioni ad hoc offrono l'agilità necessaria per ottenere la risposta immediata richiesta dalla gestione di queste situazioni. Tuttavia, proprio questa agilità comporta una serie di sfide. Esaminiamole, non solo per comprenderne le implicazioni, ma anche per affrontarle in modo efficace.
1. Interruzione dei flussi di lavoro
Abbiamo già fatto una menzione sul fatto che le interruzioni hanno un impatto negativo sulla produttività e riducono la capacità di concentrarsi sul lavoro. Tuttavia, incidono anche sul morale dei dipendenti.
Quando le riunioni interrompono costantemente la concentrazione, si crea ansia per il ritardo nell'esecuzione di attività critiche, soprattutto se la riunione non produce risultati chiari. E se questo diventa un modello ricorrente, la fiducia e l'impegno del team possono risentirne.
Per saperne di più: Le continue interruzioni possono portare al burnout. Ecco come iniziare a ridurre l'ansia sul posto di lavoro attraverso una migliore gestione delle riunioni.
Soluzione
Blocca il tempo dedicato alla concentrazione nel Calendario ClickUp utilizzando lo stato "Occupato" o le impostazioni di disponibilità condivisa. In questo modo ti assicuri che non vengano programmate interruzioni inutili durante le ore di massima produttività del tuo team. Puoi anche impostare ore di silenzio per il lavoro solo asincrono in varie posizioni.
Ti meriti un po' di respiro. Le riunioni senza sosta uccidono rapidamente la produttività. Ecco come evitare riunioni consecutive e creare spazio per un lavoro approfondito.
2. Mancanza di struttura
Non c'è niente di peggio di una riunione improvvisata senza una direzione precisa, con chiacchiere senza fine e conclusioni vaghe del tipo "ne riparleremo". Senza un obiettivo chiaro, anche una riunione di 15 minuti può sembrare una perdita di tempo.
Questo accade spesso quando una riunione giornaliera è triggerata da fattori esterni, come un reclamo di un cliente o un ostacolo interno, ma nessuno si prende il tempo di definirne lo scopo.
Soluzione
Anche se hai fretta, prenditi un momento per delineare una struttura di base per la riunione. Potrebbe essere semplice come definire l'obiettivo principale della riunione e alcuni punti chiave di discussione.
Stabilisci un limite di tempo rigoroso per la riunione e rispettalo. Valuta la possibilità di chiedere ai partecipanti di alzarsi in piedi durante la riunione: potrebbe risultare imbarazzante nelle riunioni online, ma può rafforzare il rispetto di tutti per i limiti di tempo. 😏
3. Uso eccessivo e dipendenza
Le riunioni ad hoc offrono un feedback immediato e il fascino di risolvere istantaneamente problemi urgenti, il che può essere allettante. I manager nuovi o junior potrebbero ritenere che ci si aspetti da loro riunioni frequenti per dimostrare la loro leadership proattiva e il loro coinvolgimento.
Potrebbero ritenere che questo sia un modo per rimanere in contatto e informati, soprattutto se stanno ancora costruendo relazioni con il loro team in ambienti di lavoro da remoto o ibridi.
Soluzione
Le riunioni ad hoc non sono sessioni di team building. Stabilisci linee guida chiare su quando convocare una riunione improvvisata e quando utilizzare la comunicazione asincrona. Il tuo team può utilizzare strumenti di project management come ClickUp per effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti e dei problemi minori. Ad esempio, se una domanda può essere risolta tramite commenti rapidi o aggiornamenti di progetto in un documento condiviso, non è necessario convocare una riunione.
🎉 Curiosità: la presenza del tuo cane alla riunione improvvisata aumenta il morale del team dell'87%. (Ancora nessuna prova scientifica. Ma è vero lo stesso.)
Porta la tua riunione ad hoc nella giusta direzione con ClickUp
Le riunioni ad hoc sono un'arma a doppio taglio: offrono agilità e concentrazione, ma possono compromettere la produttività del tuo team se non stai attento. Perché non trasformare questa sfida in un'opportunità con ClickUp?
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Domande frequenti
Cosa si intende per riunione ad hoc?
Una riunione ad hoc è una riunione non pianificata per affrontare un argomento specifico che richiede un'azione immediata. Il termine ad hoc deriva dal latino e significa "per questo scopo". Queste riunioni sono solitamente triggerate da problemi urgenti, aggiornamenti imprevisti o opportunità che richiedono una risposta rapida.
📌 Qual è un esempio di riunione ad hoc?
Un product manager convoca una riunione improvvisata con il team di sviluppo e quello di controllo qualità per risolvere un problema critico scoperto proprio prima del lancio. Non c'è alcuna sincronizzazione programmata, solo una discussione rapida e mirata per allinearsi e decidere i passaggi successivi. Si tratta di una riunione improvvisata o, in questo caso, di una riunione ad hoc.
Cosa significa "ad hoc" nel mondo del lavoro?
Nel mondo del lavoro, il termine "ad hoc" descrive qualsiasi cosa creata per un evento occasionale o un'esigenza temporanea. Un'attività, un comitato o una riunione ad hoc esistono per risolvere un problema specifico, non come parte di un processo di routine.
Perché si chiama ad hoc?
Ad hoc è un'espressione latina che significa "per questo". Viene utilizzata nel contesto aziendale per descrivere soluzioni, riunioni o decisioni prese sul momento per gestire situazioni impreviste o problemi urgenti.
Quando non dovrei programmare una riunione ad hoc?
Evita di organizzarne una se:
- Il problema non è urgente né importante
- Il problema può essere risolto tramite un'email di riepilogo/riassunto o un aggiornamento asincrono sul progetto.
- I partecipanti necessari non sono disponibili
- Stai reagendo emotivamente invece di rispondere in modo strategico
Utilizza una lista di controllo rapida o la matrice di Eisenhower per valutare la necessità.
Come posso documentare le riunioni ad hoc?
Utilizza una struttura semplice e mirata che includa:
- Punti principali della discussione
- Decisioni prese
- Seguite le attività con i titolari e le scadenze
- Eventuali ostacoli o dipendenze
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