Smartsheet vs. Jira: Quale strumento di gestione dei progetti è il migliore?

È ora che il tuo team abbandoni il monitoraggio delle attività su carta o post-it? Esiste un'ampia gamma di strumenti di project management tra cui scegliere, ma Smartsheet e Jira sono alcune delle app più popolari per i team di grandi dimensioni.

Entrambe le soluzioni semplificano la pianificazione dei progetti e il project management, ma la loro configurazione e le loro funzionalità non sono proprio le stesse.

Quindi, quale opzione, Smartsheet o Jira, è più adatta al lavoro del tuo team?

In questa guida vedremo cosa offre ciascuna opzione di software di project management, le loro funzionalità più interessanti e come si posizionano l'una rispetto all'altra. Condivideremo anche uno strumento non proprio segreto per semplificare le attività, i progetti, le chat e i modelli del tuo team in un unico posto. ✨

Cos'è Smartsheet?

Smartsheet è uno strumento versatile per la gestione dei progetti che combina la familiarità di Excel con la potenza di una piattaforma SaaS per il project management (PM). Potrebbe sembrare una soluzione di database o foglio di calcolo, ma in realtà è una piattaforma di project management a livello aziendale progettata per essere scalabile.

Questo software di project management supporta la collaborazione in tempo reale e offre una serie impressionante di dashboard, diagrammi di Gantt, funzionalità di automazione e software di monitoraggio dei problemi per monitorare le attività.

Funzionalità di Smartsheet

Smartsheet è molto incentrato sui dati, quindi è ideale per i team che gestiscono grandi quantità di dati. Ma anche se non è il tuo caso, questo strumento di gestione dei progetti basato su cloud ha molto da offrire.

1. Visualizzazioni, flussi di lavoro e dashboard: che meraviglia!

Smartsheet è dotato di strumenti e modelli affidabili per gestire persone, progetti, risorse e grandi idee in un unico posto. I tuoi progetti vengono visualizzati per impostazione predefinita in una griglia, ma puoi passare alla vista diagramma di Gantt, grafico o calendario per osservarli da un'altra angolazione.

Smartsheet è dotato di moduli personalizzati per la raccolta dei dati che vengono inseriti nei fogli in tempo reale, il che è perfetto se sei un project manager incentrato sui dati.

Inoltre, il software di project management consente la collaborazione interna o esterna, quindi è perfetto per lavorare fianco a fianco con clienti, appaltatori o partner esterni. Il sistema include anche strumenti di correzione di bozze che rendono le revisioni creative un gioco da ragazzi e report di monitoraggio del tempo per la fatturazione o per gestire meglio le risorse internamente (o esternamente).

2. Gestione di progetti e portafogli (PPM)

La configurazione PPM di Smartsheet supporta la pianificazione, l'allineamento, l'implementazione e il ridimensionamento. Utilizza dati in tempo reale per individuare le inefficienze nel flusso di lavoro e nei progetti del tuo team, in modo da poter ridurre il lavoro manuale e dedicare le tue energie a cose che fanno davvero la differenza.

Non solo, ma Smartsheet PPM ti aiuta a standardizzare e migliorare i processi attraverso la selezione dei dati in tempo reale, quindi se sei ossessionato dall'efficienza, questa funzionalità di gestione delle risorse è indispensabile. Non guasta il fatto che Smartsheet sia dotato anche di automazioni del flusso di lavoro predefinite e personalizzabili.

3. Integrazioni

Anche se al momento stai effettuando il monitoraggio dei progetti su carta, è probabile che il tuo team utilizzi già vari strumenti. Ma non c'è bisogno di buttare via il bambino con l'acqua sporca: basta configurare un'integrazione Smartsheet con gli strumenti che il tuo team sta già utilizzando.

Le soluzioni di project management di Smartsheet si integrano con molte altre app, tra cui:

Se il tuo team è sempre in movimento, Smartsheet dispone anche di un'app mobile per iOS e Android.

Oh, e se hai bisogno di qualcosa di più personalizzato, Smartsheet ti permette di creare un'app totalmente personalizzata senza codice. 📱

4. Approvazioni e spazio di archiviazione delle risorse

Smartsheet può sembrare una piattaforma incentrata sui dati (e lo è sicuramente), ma ha anche funzionalità progettate per i professionisti del marketing e i team creativi. Sviluppa la tua strategia in Smartsheet e allineala con metriche quantificate dai tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI) per vedere contemporaneamente i tuoi grandi obiettivi e le prestazioni in tempo reale.

I budget sono fondamentali per il marketing, quindi utilizza Smartsheet per effettuare la previsione di programmi, risorse e altro ancora con dati in tempo reale.

Non è nemmeno necessario passare dal software di project management all'app di archiviazione cloud. Smartsheet archivia risorse di grandi dimensioni in vari formati, inclusi rendering 3D e video 8K.

La facilità d'uso di Smartsheet semplifica il caricamento, la condivisione e la collaborazione sui file con il tuo team. Lo strumento di correzione di bozze di Smartsheet tiene traccia della posizione delle tue risorse e se sono già state approvate, senza più attese nel limbo della progettazione grafica.

5. Trasformazione strategica

Hai bisogno di apportare cambiamenti significativi? Smartsheet ti copre le spalle. La sua configurazione di trasformazione strategica supporta revisioni complete dell'azienda, dalla gestione dei processi e dei flussi di lavoro intelligenti ai connettori di dati e alle strategie operative.

Prezzi di Smartsheet:

Cos'è Jira?

Il colosso del software Atlassian possiede Jira, uno dei più grandi strumenti di project management per lo sviluppo di software e i team agili. A differenza di Smartsheet, che si adatta a quasi tutti i tipi di lavoro, Jira è stato progettato appositamente per lo sviluppo di software.

Se sei a capo di un team creativo, probabilmente non ha senso utilizzare il software Jira, ma se sei responsabile di un team tecnico DevOps, questo è il chiaro vincitore nella sfida tra Smartsheet e Jira.

Jira potrebbe essere più di nicchia, ma fa anche parte dell'ecosistema Atlassian. Se hai bisogno di funzionalità o funzioni aggiuntive, puoi facilmente aggiungere altri componenti aggiuntivi in base alle tue esigenze, come Confluence o Open DevOps.

Funzionalità di Jira

Jira è la scelta ideale per i team di sviluppo grazie alla sua configurazione agile-first, ai modelli, agli strumenti di automazione drag-and-drop e altro ancora.

1. Crea un piano, effettua il monitoraggio, rilascia e genera reportistica in un unico posto

Inserisci i tuoi obiettivi ambiziosi per creare user story, effettuare il monitoraggio dei problemi e assegnare attività al tuo team. Visualizza i tuoi progetti in una Sequenza, una bacheca o una vista Gantt per una visibilità completa del progetto.

Se stai effettuando il monitoraggio di diverse versioni di software, Jira registra tutte le versioni in base alla data di inizio, alla data di rilascio e alla descrizione. Questo è un vero salvagente se stai gestendo più versioni contemporaneamente e hai bisogno di una vista dettagliata dello stato di ciascun progetto.

Desideri qualche dato in più? Dai un'occhiata alle visualizzazioni dei dati in tempo reale di Jira nella vista Sequenza o nella vista Bacheca. Jira è dotato di report tecnici predefiniti come report sprint, grafici burndown e grafici di controllo. Puoi anche estrarre report per utente e versione del software per vedere quanto è efficiente il tuo team.

Ma se hai bisogno di qualcosa di più personalizzato, Jira fa al caso tuo. Ti permette di creare una dashboard personalizzata che mostra solo i dati più importanti in un unico posto. 📊

2. Integrazioni

Jira ha così tante integrazioni che non riusciamo nemmeno a elencarle tutte qui. Questo perché le integrazioni provengono dall'impressionante e vasto marketplace Atlassian. Trova integrazioni da categorie come gestione delle relazioni con i clienti, macro, email, monitoraggio e altro ancora.

Tra le integrazioni più popolari figurano Miro, Figma e Gitlab, quindi se hai bisogno di effettuare una connessione tra la tua soluzione di gestione dei progetti e i tuoi strumenti tecnici, Jira è la scelta ideale.

3. Automazioni

L'automazione di Jira gestisce molte attività complesse al posto tuo, come l'invio di notifiche o l'avvio di flussi di lavoro.

Non è necessario alcun codice: scegli tra i trigger di automazione predefiniti di Jira o personalizzane uno tuo. Se non sai da dove iniziare, Jira ti consiglierà dei trigger in base alla configurazione e alla cronologia del tuo account.

Le sue automazioni sono ottime per creare report sul carico di lavoro degli utenti per una migliore gestione delle risorse, in modo da poter assegnare o delegare automaticamente il lavoro all'interno del team. L'efficienza nella pianificazione dei progetti può sicuramente migliorare quando si automatizzano i flussi di lavoro con le sue soluzioni di project management.

4. Modelli

Jira è dotato di modelli progettati per avviare i tuoi progetti. La maggior parte dei suoi modelli è destinata alla gestione del lavoro, ma Jira offre anche modelli per la gestione dei servizi, lo sviluppo di software e persino il marketing e la progettazione.

Non è necessario progettare un progetto da zero. Utilizza un modello per impostare rapidamente i progetti in un formato Kanban board o Scrum board per il monitoraggio dei problemi DevOps: il mondo è ai tuoi piedi.

Prezzi di Jira

Smartsheet vs. Jira: confronto delle funzionalità/funzioni

Smartsheet e Jira hanno la potenza necessaria per gestire progetti per grandi aziende e piccole imprese. Tuttavia, ci sono molte differenze tra queste due piattaforme e la scelta dell'opzione giusta dipende in ultima analisi dalle esigenze della tua azienda.

1. Caso d'uso

Smartsheet sostiene di funzionare bene per i team IT, ma non è stato progettato per lo sviluppo o l'IT come Jira. Jira può funzionare per i team non tecnici, ma non ne trarrete il massimo vantaggio (e probabilmente confonderete i colleghi del marketing con soluzioni di project management inutilmente complicate).

Smartsheet, tuttavia, funziona bene per una più ampia varietà di casi d'uso. Se avete intenzione di passare a un'unica soluzione di project management per tutta la vostra organizzazione, Smartsheet è più versatile e ha una curva di apprendimento più breve.

Vincitore: Smartsheet per la versatilità; Jira per i team di sviluppo software

2. Modelli

Hai bisogno di risparmiare tempo? Sia Jira che Smartsheet offrono modelli. Jira offre circa 40 modelli che si concentrano principalmente sulla formattazione dei progetti. Smartsheet, d'altra parte, offre modelli in più lingue e ha oltre 190 modelli in inglese per tutto, dai quiz a sorpresa alle roadmap dei prodotti alle campagne email. È l'opzione migliore se desideri modelli per vari usi.

Vincitore: Smartsheet

3. Automazione e IA

Sia Jira che Smartsheet sono dotati di strumenti di automazione del flusso di lavoro drag-and-drop. Ma nel confronto tra Jira e Smartsheet, resta da vedere quale dei due prevarrà in termini di IA.

Smartsheet sta attualmente testando in versione beta l'IA per la creazione di formule, la creazione di grafici e un assistente IA live. Al momento non è disponibile per tutti, ma il piano per il rilascio è previsto a breve.

Al momento, Jira offre l'intelligenza artificiale sotto forma di agenti virtuali per alleggerire il carico di lavoro dei membri del team che ricoprono ruoli di supporto clienti. Ma c'è di più: iscriviti alla lista d'attesa per essere tra i primi a testare la sua IA Atlassian Intelligence, che promette di generare contenuti, occuparsi degli appunti e dei riassunti delle riunioni e rispondere a tutte le tue domande su un progetto.

Vincitore: Troppo presto per dirlo

4. Gestione delle risorse digitali

La gestione delle risorse digitali (DAM) è indispensabile per conservare i file della tua organizzazione in uno spazio digitale ordinato e organizzato. Purtroppo, Jira non offre affatto la DAM: per questo devi acquistare un altro prodotto Atlassian, Brandfolder.

Smartsheet offre DAM, che rende semplicissimo organizzare, garantire la sicurezza e la condivisione di documenti sia internamente che con partner esterni. Non preoccuparti: è dotato anche di solide funzionalità di autorizzazione per tenere le tue informazioni al sicuro.

Vincitore: Smartsheet

5. Prezzi

Jira e Smartsheet non sono molto distanti in termini di prezzo. Jira costa 1,15 dollari in più per utente (per 10 utenti) nel suo piano standard. Tuttavia, Jira è più economico a 16 dollari per utente per il piano Premium, mentre Smartsheet costa 25 dollari per utente per il suo piano Business.

Fortunatamente, sia Smartsheet che Jira offrono versioni gratuite, quindi puoi provarle prima di acquistarle.

Vincitore: Jira per le funzionalità di base; Smartsheet per gli account di livello superiore

Jira contro Smartsheet su Reddit

Come potete vedere, non c'è un chiaro vincitore nella discussione tra Smartsheet e Jira. Abbiamo consultato gli utenti di Reddit per valutare quale strumento di project management sia migliore per diverse applicazioni.

Alcuni utenti sono fan sfegatati di Jira: "Avendo utilizzato Asana, Trello, MS Project e Smartsheet, non riesco a immaginare di essere altrettanto produttivo senza la semplicità e l'affidabilità che associo a Jira", ha affermato uno di loro.

Tuttavia, altri utenti hanno ritenuto che Jira non fosse del tutto adatto alle loro esigenze. Un utente ha affermato: "È passato un po' di tempo dalla nostra ricerca di strumenti, ma mi sembra di ricordare che abbiamo deciso che Jira era un po' troppo pesante per il nostro problema. Semplicemente non era adatto. Abbiamo provato tutta una serie di strumenti. Ora, Smartsheet + Teams ha cambiato le carte in tavola".

Un altro utente ha affermato che l'implementazione di Jira era troppo complessa e che "strumenti come Trello e Smartsheet sono più versatili e più adatti a team più piccoli che hanno bisogno di muoversi rapidamente".

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Guarda, non c'è un chiaro vincitore nella sfida tra Jira e Smartsheet. Ognuno ha i suoi pro e contro. Dipende dal tuo flusso di lavoro e dalle tue esigenze.

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