A Smartsheet projektmenedzsment az első számú választás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek számára az együttműködés egy táblázatban való közös munkát jelent. 😛
De ez valóban praktikus?
És a Smartsheet projektmenedzsment a megfelelő választás az Ön számára?
Ebben a cikkben bemutatjuk, mi is az a Smartsheet, milyen főbb funkciókkal, előnyökkel és korlátozásokkal rendelkezik. Emellett néhány intelligens megoldást is bemutatunk ezekre a problémákra.
Mennyire okos a Smartsheet? Derítsük ki!
Mi az a Smartsheet?
A Smartsheet egy táblázatalapú projektmenedzsment szoftver, amely lehetővé teszi több projekt valós idejű kezelését, nyomon követését és tervezését.
Nevéhez híven megpróbálja a táblázatokat „intelligenssé” tenni az alábbi funkciókkal:
- Projektállapot-jelentések
- Idővonal-követés
- Feladatkezelés
- Projektportfólió-kezelés
- Munkafolyamat-automatizálás
És be kell vallanunk, hogy a Smartsheet egyszerű projekteket jól kezel.
A teljes projektre kiterjedő feladatok valós idejű megjelenítése a lehető legnagyobb átláthatóságot biztosítja, ami lehet az oka annak, hogy egyes vállalatok a Smartsheetet használják projektmenedzsment eszközként.
Ha alternatívákat keres, olvassa el blogbejegyzésünket a Smartsheet alternatívák ról.
A Smartsheet 5 legfontosabb funkciója
Íme egy rövid áttekintés a Smartsheet projektmenedzsmentben való használatáról:
1. Együttműködés
Az együttműködés minden projektmenedzsment eszköz alapvető eleme.
És nem, nem a táblázatkezelő programok trükkjeiről és képleteiről beszélünk a munkatársával. 😝
A Smartsheet több csapatmunkára alkalmas lehetőséget kínál a táblázatok szerelmeseinek:
- Engedélyszintek: határozza meg, hogy a felhasználók megtekinthetik-e, szerkeszthetik-e vagy adminisztrátorok lehetnek-e
- Űrlapok: űrlapok létrehozása és megosztása a csapat tagjaival
- Munkaterületek: több Smartsheet-elem vagy egy teljes munkaterület megosztása
- Ellenőrzés: együttműködés széles körű tartalmak felülvizsgálatában és jóváhagyásában
- Beszélgetések: kommunikáljon munkája közben, említsen meg embereket, és folytasson beszélgetéseket lap- vagy sor szinten.
Így bár a Smartsheet továbbra is egy táblázatkezelő alapú eszköz, nem lesz gondja a csapatával való együttműködéssel.
2. Költségvetés
Mindannyian tudjuk, milyen kényelmesek a táblázatok a számításokhoz és a képletekhez. Ezért a Smartsheet kiváló eszköz a költségvetés elkészítéséhez.
De ez a projektmenedzsment eszköz még egy lépéssel tovább megy a költségtervezés terén, segítve Önt a számított, tervezett és tényleges kiadások összekapcsolásában a csapat tevékenységeivel.
A Smartsheet felhasználói a projektköltségvetési sablon segítségével egyszerűsíthetik a költségvetés nyomon követését és összehasonlíthatják azt a tényleges költségekkel. Így egyetlen kiadás sem maradhat figyelmen kívül.
3. Jelentések
A Smartsheet jelentéskészítési funkciója akkor jön jól, ha projekt- és portfóliószintű teljesítménymutatókat kell megosztania a projektben érdekelt felekkel.
A widget-alapú nézetnek köszönhetően több táblázatból is valós idejű adatokat kaphat.
Ossza meg a Smartsheet jelentéseket bárkivel, aki hozzáfér a jelentést kitöltő alapul szolgáló táblázatokhoz! Akár ismétlődő ütemezést is beállíthat, és a jelentések automatikusan elküldésre kerülnek.
A Smartsheet irányítópultjai még több testreszabási lehetőséget kínálnak, a csapat tagjai ellenőrizhetik a projekt állapotát, kommunikálhatnak egymással és fontos döntéseket hozhatnak. Tárolja a kritikus adatokat és információkat egy központi Smartsheet irányítópulton, és adjon hozzá különböző widgeteket a különböző típusú jelentések beolvasásához.
4. Sablonok
A Smartsheet sablonkészleteket kínál, amelyek előre elkészített táblázatokkal, irányítópultokkal, űrlapokkal és jelentésekkel vannak tele.
Az előre elkészített megoldás pedig csak egy dolgot jelenthet... rengeteg megtakarított időt! ⌚
Például a projektkövetési és összesítő sablonkészlet egy egyszerű és gyors módja bármely projekt elindításának. Ez egyben a leggyorsabb módja annak, hogy jelentést tegyen a kockázatokról és a mérföldkövekről az érdekelt feleknek.
A Smartsheet egy teljes sabongalériát is kínál Önnek, ahol sablonokat találhat a következőkre:
- Projekt feladatlista
- Marketing költségvetések
- Építési projekt
- Agilis projektmenedzsment
- És még sok más
Ha nem találja meg a számára megfelelőt, bármikor létrehozhat saját sablont.
Testreszabás 101!
5. Integrációk
Az integrációk olyanok, mint a desszertek. 🎂
Soha nem elég, és mindig van hely még többnek.
A Smartsheet könnyen együttműködik más alkalmazásokkal és szolgáltatásokkal. A Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip stb. alkalmazásokkal zökkenőmentesen integrálható, így javíthatja munkamenedzsment képességeit.
De mint már említettük, az integrációk soha nem elégségesek.
És néha nem találja meg a szükséges alkalmazást.
Ekkor használhatja a Zapier alkalmazást a Smartsheet és más alkalmazások, például a Zoho Projects, az Asana stb. összekapcsolásához, vagy a nyílt API-val dolgozhat, hogy saját integrációját hozzáadja a szoftverhez.
Hasonlítsa össze az Asana és a Smartsheet programokat!
A Smartsheet projektmenedzsment 4 előnye
A Smartsheet projektmenedzsmentben való használatának legfontosabb előnyei a következők:
1. Ellenőrzés és biztonság a nyugalom érdekében
A vállalati projektmenedzsment nagy hangsúlyt fektet az adatok biztonságára. A Smartsheet évente biztonsági ellenőrzéseken és értékeléseken esik át, amelyeket harmadik fél végzi. Nyugodjon meg, tudva, hogy adatait a legmegbízhatóbb szolgáltatók TLS (Transport Layer Security) technológiája védi.
Ezen felül a Smartsheet titkosítással és biometrikus szkennelési protokollokkal biztonságosan tárolja adatait, és az adatokhoz való hozzáférést a műszaki üzemeltetési csapat felhatalmazott tagjaira korlátozza.
Hű, ez már egy magasabb szint!
Ez a Smartsheet egyik legnagyobb vonzereje és fő oka annak, hogy a Fortune 500-as cégek közel 80%-a használja.
2. Időmegtakarítást segítő automatizálások
A Smartsheet munkafolyamat-automatizálási funkcióival beállíthatja, hogy mely műveletek mely reakciókat váltanak ki. Ez automatizálja az ismétlődő feladatokat, így időt és energiát takaríthat meg.
Ezenkívül könnyű automatizált munkafolyamatokat létrehozni, ha rendelkezik olyan eszközzel, amely lehetővé teszi az összes „ha” és „akkor” utasítás megtekintését.
3. Mobilalkalmazások, amelyekkel magával viheti táblázatait
A Smartsheet mobilalkalmazásokkal rendelkezik iOS és Android eszközökhöz. 📱
Mivel a táblázatok nem a legkönnyebben kezelhetők mobiltelefonon, a Smartsheet optimalizálta a mobilalkalmazásokat a legjobb felhasználói élmény érdekében.
A mobilalkalmazás azonban csak fájlok ellenőrzésére vagy a csapattal való beszélgetésre alkalmas.
Projektütemtervet készít? Nem igazán.
4. Egyszerű, táblázatalapú felhasználói felület
Ha szereti a táblázatkezelő programokat, akkor imádni fogja a Smartsheetet.
Intuitív táblázatos felülete megkönnyíti a fájlok importálását a Microsoft Excel, a Microsoft Project, a Google Sheets és a Trello programokból.
A Smartsheet csak négy, a projektmenedzsmenthez elengedhetetlen nézetet kínál: rács, kártya (a Smartsheet Kanban-verziója), Gantt és naptár.
Például a Smartsheet Gantt-diagramjaival függőségeket és kritikus útvonalakat adhat hozzá, valamint feltételes formázást alkalmazhat.
Szerintünk ez...
Most, hogy már tudja, milyen hasznos lehet a Smartsheet, illendő megemlíteni, hogy mely területeken nem olyan hatékony.
A Smartsheet projektmenedzsment 5 korlátja (megoldásokkal)
A tökéletes eszköz nem létezik.
De vajon a Smartsheet közel áll ehhez?
Nu-uh! 🙅
Íme, miért:
1. A táblázatok nem praktikusak a modern projektmenedzsmentben
Miért léteznek ma projektmenedzsment szoftverek?
Így a csapatok nem fogynak ki a lendületükből, ha egész nap táblázatokkal dolgoznak!
A táblázatoknak általában ilyen hatása van.
Végül is stresszes feladat az adatokkal teli cellákat sorban végignézni. 😩
De várjon, még nincs vége!
Íme néhány további ok, amiért a táblázatok nem alkalmasak projektmenedzsmentre:
- Nem lehet gyorsan átfutni az adatokat
- A legtöbb adatot manuálisan kell megadnia.
- Nehéz nyomon követni a frissítéseket
- A táblázatokon keresztül történő koordináció nem a legegyszerűbb feladat.
- Nem lehet e-maileket küldeni táblázatokból
- Nem lehet jegyzeteket készíteni vagy dokumentumokat szerkeszteni a táblázatokban
Tudjuk, mire gondol: mikor ér véget ez a lista?
Tehát, ha nem akarja örökre elviselni a táblázatok korlátait, akkor a Smartsheet nem az Ön számára megfelelő projektmenedzsment megoldás.
Bár a Smartsheet néhány nem táblázatos nézetet is kínál, hiányzik belőle a modern projektkezelő eszközöktől elvárt rugalmasság.
Még akkor is, ha a rácsnézetről naptár- vagy Gantt-nézetre vált, munkájának nagy része egy adott lap feltételes formázásától függ.
Mi a teendő?
Bemutatjuk Önnek a ClickUp alkalmazást.
Ez a világ egyik legjobban értékelt projektmenedzsment szoftvere, amelyet kis és nagy szervezetek több csapata is használ.
A ClickUp számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek messze felülmúlják a Smartsheetet, így a Smartsheet legjobb alternatívájává válik. 💪
Íme, miért sokkal okosabb a ClickUp a Smartsheetnél:
ClickUp megoldás #1: Nézetek
A Smartsheet-től eltérően a ClickUp több rugalmas nézetet kínál.
Ezek közül néhány:
- Box nézet: a projekt feladatok előrehaladásának és az egyes csapattagok munkaterhelésének megtekintése
- Elméleti térkép: rajzolja meg projekttervét egy üres vászonra
- Gantt-diagram nézet: vizualizálja projekttervét, ütemtervét és függőségeit. Kiszámíthatja a kritikus utat is, hogy meghatározza a projekt befejezéséhez vezető legrövidebb utat.
- Táblázatos nézet: kezelje feladatait úgy, mintha egy kanban táblán lenne
- Lista nézet: munkádat lista formátumban tekintheted meg
Feladatnézet opciók a ClickUp-ban
És a Smarthseet-től eltérően a ClickUp-ban nem kell feltételes formázással vagy más táblázatkezelési problémákkal foglalkoznia. Mi minden szempontot figyelembe veszünk. 😉
ClickUp megoldás #2: E-mail ClickApp
ClickUp-nak levele érkezett! 📬
Küldje és fogadja az összes e-mailjét közvetlenül a ClickUp-ból, amely támogatja kedvenc e-mail szolgáltatóit, beleértve a Gmail, Outlook, Office 365 stb. szolgáltatásokat.
Nem kell elhagynia a platformot, ami rengeteg időt takarít meg.
Hah! Próbálja meg ezt egy táblázatkezelő programmal.
E-mailek küldése és fogadása a ClickUp alkalmazásban
ClickUp megoldás #3: Notepad
Szeretjük az ötleteket, és ami még fontosabb, a praktikus módszereket, amelyekkel leírhatjuk őket.
Éppen ezért a ClickUp egy többcélú Notepad alkalmazást kínál Önnek.
Várjunk csak, többcélú?
Igen! Rendszeresen jegyzetelhet, de jegyzetét fel is használhatja, ha feladatként konvertálja.
Elképesztő, igaz? 🤯
Jegyzetek feladatokká alakítása a ClickUp alkalmazásban
ClickUp megoldás #4: Docs
A videohívás előtt néhány perccel még kétségbeesetten próbálja összehangolni a hét böngészőfület a képernyő megosztásához? 🤯
A ClickUp segítségével a kapcsolatok segítségével megtekintheti a kapcsolódó feladatokat és dokumentumokat... és mindezt ugyanazon az ablakon belül!
A ClickUp Doc tetején található Kapcsolatok alatt található oldalak linkjei
Ezekkel a funkciókkal könnyedén hozhat létre professzionális dokumentumokat:
- Aktiválja a szerző beállítást, hogy megjelenjen a dokumentum készítője és közreműködői.
- Válasszon egy egyedi borítókép a galériából, az asztaláról, egy linkről vagy az Unsplash könyvtárból.
- A könnyebb olvashatóság érdekében állítsa be a betűméretet (kicsi, normál, nagy).
- A lap tetején található aloldalak widget segítségével gyorsan elérheti az összes aloldalt.
- Bontsa ki a statisztikákat , hogy megtekintse a szavak számát, a karaktereket és az olvasási időt.
- Adjon hozzá feliratot , hogy kontextust nyújtson a közönségének, és még sok mást!
A dokumentumok rendszerezése segít megnyugtatni a folyamatosan változó projektmunka káoszát. Napi tevékenységeit javíthatja azzal, hogy az összes projektinformáció egy helyen elérhető.
Kis és nagy léptékű projektek egyaránt, mindet egyetlen dokumentumból keresheti és kezelheti! 💫
2. Korlátozott naptárnézet
A Smartsheet naptár nézet néhány ütemezési funkciót kínál, de ez nem elég.
Minden, ami nem dátumhoz kapcsolódik, korlátozásnak minősül.
Például a naptár nézet nem kínál erőforrás-kezelési funkciókat. Nem lehet feladatokat egy adott időpontra ütemezni sem.
ClickUp megoldás #1: Naptár nézet
A ClickUpnál az időgazdálkodás prioritás. És semmi sem állíthat meg abban, hogy feladatokat egy adott dátummal és időponttal ütemezzen, amikor rendelkezésre áll a hatékony Naptár nézet.
Irányítsa, hogy mit szeretne látni a naptárában, legyen az egy nap, négy nap, egy hét vagy egy egész hónap, hogy áttekintést kapjon.
Az erőforrásait közvetlenül a Naptár nézetben is kezelheti, így időt takaríthat meg a nézetek közötti váltás helyett.
Látja, a naptárunk nem csak feladatok ütemezésére alkalmas. 😎
A ClickUp naptárnézetében megtekinthető opciók
ClickUp megoldás #2: Idővonal nézet
A Timeline view (Idővonal nézet) egy másik lehetőség, amellyel lineáris formátumban áttekintheti projektjét.
Könnyedén húzhatja és helyezheti át feladatait a ütemezéshez, átrendezéshez stb.
Feladatok áthúzása a ClickUp idővonal nézetében
Szeretné személyre szabni az idővonalat?
Tökéletes, mert mindannyian a testreszabás mellett állunk!
Lehetőségek:
- Hétvégék elrejtése
- Alfeladatok megjelenítése
- Feladatnevek kibontása
- Feladatok színezése lista, állapot és egyéni mezők szerint
- És még sok más!
Ez az Ön idővonala, mi csak abban segítünk, hogy megvalósítsa elképzeléseit.
3. Korlátozott csapatjelentési funkciók
A Smartsheet rendelkezik csapatjelentési funkcióval, de ez nem intuitív.
A projekt előrehaladásának nyomon követéséhez kézzel kell bevinnie az adatokat egy részletes Gantt-diagram segítségével.
Ráadásul a jelentéseit nem korlátozhatja csak egy Gantt-diagramra.
Mi ez? A 90-es évek? 🤦♂️
A projektmenedzsernek több információra van szüksége, például sebesség-, burnup- és burndown-diagramokra, hogy lássa, hogyan haladnak a projektjei.
ClickUp megoldás: Dashboardok
A ClickUp dashboardjai segítenek összpontosítani az összes projekt eseményt egy helyen.
Több mint 50 widget segítségével jelentéseket készíthet és betekintést nyerhet a feladatokba, az előrehaladásba, az emberekbe, a sprintekbe stb.
Dashboard létrehozása a ClickUp-ban
A sprintekről szólva, a Sprint Widgets segítségével mindenféle hasznos adathoz hozzáférhet, beleértve a kumulatív áramlást, a burnupot, a sebességet, az átfutási időt és a burndown diagramokat.
Burndown diagram a ClickUp-ban
És nem hátráltunk meg attól sem, hogy testreszabási lehetőségeket is kínáljunk a műszerfalainkon.
Készítse el saját irányítópultjait egyedi widgetekkel , hogy munkáját a kívánt módon vizualizálhassa.
A widgeteket a következőkre használhatja:
- Vonaldiagramok
- Oszlopdiagramok
- Portfóliók
- Akkumulátor-diagramok
- Számítások
- És még sok más
Izgalmasnak találja saját, hatékony irányítópultok létrehozását?
Olvassa el részletes útmutatónkat arról, hogyan lehet létrehozni egy projektmenedzsment dashboardot , hogy azonnal elindulhasson!
4. Kézi időkövetés
A Smartsheet szoftver többféle módon is lehetővé teszi az idő nyomon követését, többek között „fél napok”, „órák és percek” és „tételes órák és percek” formájában.
Ahhoz azonban, hogy ezt használhassa, manuálisan jóvá kell hagynia a becsült időt, vagy magának kell megadnia az időtartamot.
A start gombra kattintva nyomon követheti az adott nap tevékenységét is.
De tudod, mi a helyzet?
A nyomon követett időt továbbra is manuálisan kell hozzáadnia a munkaidő-nyilvántartáshoz. Mintha a táblázatok kezelése még nem lenne elég manuális munka! 😫
ClickUp megoldás #1: Natív időkövetés
Hagyja, hogy a ClickUp nyomon kövesse az idejét, míg Ön a munkájára koncentrál.
Csak nyomja meg a Start gombot, és máris elkezdheti az időkövetést egy adott feladatnál.
Egy másik feladaton szeretne dolgozni?
Ugorjon rögtön a lényegre, és indítsa el az időzítőt az adott feladathoz.
Időkövetés a ClickUp-ban
Indítsa el és állítsa le az időzítőt, amikor csak akarja. Mi kiszámoljuk és elkészítjük a részletes időfelhasználási jelentéseket, így Ön nyugodtan pihenhet.
Tudta, hogy akár eszközök között is átugorhat, és folytathatja ugyanazon feladatok időkövetését?
Ez a globális időzítőnk előnye!
ClickUp megoldás #2: Időkövetési integrációk
Biztosak vagyunk benne, hogy a ClickUp minden igényét kielégíti.
De mindig van hely az integrációknak, igaz?
Éppen ezért a ClickUp lehetővé teszi, hogy kedvenc időkövető alkalmazásával, például az Everhour, a Time Doctor, a Toggl vagy a Harvest segítségével kövesse nyomon az időt.
Harvest időkövetés integrációja a ClickUp-pal
5. Árak
A Smartsheet nem kéri a hitelkártya adatait, és 30 napos ingyenes próbaidőt is kínál.
Jól hangzik, igaz?
Nos...
Az alap Egyéni csomag ára 14 dollár/hó, míg a Vállalati csomag ára 25 dollár/felhasználó/hó-tól kezdődik. Ezután az árak úgy emelkednek, mint a felhőkarcolók.
A Smartsheet ára tehát mind magánszemélyek, mind nagyobb szervezetek számára drága.
Nem ez az a fajta egyenlőség, amit kerestünk!
De van egy jó hír:
ClickUp megoldás: örökre ingyenes csomag
Komolyan gondoljuk, amikor azt mondjuk, hogy ideálisak vagyunk kis csapatok, nagy szervezetek, sőt, akár szabadúszók vagy magánszemélyek számára is.
Mindenki hozzáférhet a ClickUp funkciókban gazdag Free Forever Plan csomagjához, amely korlátlan számú feladatot és felhasználót támogat.
És a „örökre” valóban örökre szól. Nincs semmi hátsó szándék!
Mi a helyzet a fizetős csomagokkal? Egy szóval: megfizethető!
Nézze meg saját szemével:
- Korlátlan (5 USD/felhasználó/hónap): Korlátlan integrációk Korlátlan irányítópultok Korlátlan egyéni nézetek És még sok más
- Korlátlan integrációk
- Korlátlan számú irányítópult
- Korlátlan számú egyéni nézet
- És még sok más
- Korlátlan integrációk
- Korlátlan számú irányítópult
- Korlátlan számú egyéni nézet
- És még sok más
- Business (9 USD/felhasználó/hónap): Idő a státuszban Sprint pontok Egyéni feladatazonosítók És még sok más
- Idő a státuszban
- Sprint pontok
- Egyéni feladatazonosítók
- És még sok más
- Idő a státuszban
- Sprint pontok
- Egyéni feladatazonosítók
- És még sok más
- Business Plus (19 USD/felhasználó/hónap): Alfeladatok több listában Egyéni szerepkörök létrehozása Személyre szabott adminisztrátori képzés És még sok más
- Alfeladatok több listában
- Egyéni szerepkörök létrehozása
- Személyre szabott adminisztrátori képzés
- És még sok más
- Alfeladatok több listában
- Egyéni szerepkörök létrehozása
- Személyre szabott adminisztrátori képzés
- És még sok más
De ez még nem minden.
Nem kell teljesen búcsút inteni a táblázatok funkcióinak, mert rendelkezünk táblázatos nézettel is. Itt kiszámíthatja a mezők összegét, átlagát stb., sőt, akár képet is hozzáadhat.
De még nem végeztünk.
Táblázat formázása a ClickUp táblázatnézetében
Íme egy kis ízelítő abból, hogy mire képes még a ClickUp:
- Egyetlen feladat több felhasználóhoz való hozzárendelése
- A wifi leállása esetén offline módban is hozzáférhet a ClickUp-hoz.
- A feladatok sürgősségét a Prioritások segítségével állíthatja be.
- Időbecslések beállítása
- Automatikus importálás más projektmenedzsment szoftverekből
- Döntse el, mi és mikor váltjon ki értesítést az egyéni értesítések segítségével.
A Smartsheet az intelligens választás?
A Smartsheet alkalmazás valóban megpróbálta a táblázatokat szórakoztatóbbá és kevésbé bonyolulttá tenni, mint az Excel. Azonban az, hogy jobb, mint az Excel, még nem jelenti azt, hogy ideális is.
Különösen, ha rendelkezik ClickUp-pal!
A ClickUp az ideális eszköz mindenféle szervezet és magánszemély számára, akik nem kérik Öntől, hogy táblázatokat nézegessen. (Hacsak nem akarja, akkor válassza a Táblázatos nézet t.)
A Smartsheet-től eltérően a ClickUp minden lehet, amit csak szeretne.
Feladatkezelő, erőforrás-elosztó, időkövető, jegyzetelő, dokumentumkezelő...
Ha tehát valóban „intelligens” eszközt szeretne, akkor még ma szerezze be ingyen a ClickUp-ot! 👋
