A projektmenedzsment (PM) az egyik legigényesebb munka. Folyamatosan feladatokat osztasz ki, figyelemmel kíséred a csapat együttműködését és termelékenységét, miközben több projekt állapotát is nyomon követed.
A projektmenedzsment azonban már nem csak a kivételes vezetői képességeken vagy koordinációs készségeken múlik. Ha rendelkezik a megfelelő projektmenedzsment eszközzel, amely segít a komplex munkafolyamatok tervezésében, ütemezésében és nyomon követésében, akkor sikerrel járhat.
A Smartsheet és az Asana kiemelkedő helyet foglal el a projektmenedzsment szoftverek piacán, és számos funkciót kínál – például interaktív irányítópultokat, feladat-automatizálást és időkövetést – az egymással összekapcsolt munkafolyamatok kezeléséhez. Bár első ránézésre nem sokban különböznek egymástól, ha mélyebbre ás a Smartsheet és Asana közötti vitában a legjobb projektmenedzsment eszközökről, akkor jelentős különbségekre bukkanhat.
Segítünk megoldani ezt a dilemmát a Smartsheet és az Asana objektív összehasonlításával, és bemutatunk egy alternatív projektmenedzsment szoftvert, amely megoldást jelenthet minden PM-problémájára. 😉
Mi az a Smartsheet?
A Smartsheet nem egy tipikus projektmenedzsment eszköz – hanem a PM és az Excel funkciók hatékony kombinációja. Ha már ismeri az Excel és a Google Sheets programokat, akkor imádni fogja ezt a megszokott táblázatos formátumot. 📊
A Smartsheet robusztus projektmenedzsment funkciókat kínál, amelyekkel a projekt életciklusának minden szakaszát szemmel tarthatja. 👁️
Különböző nézetek révén különböző perspektívákat kínál a projektekre, így biztosítva, hogy a legapróbb részletek se kerüljenek el a figyelmét. Több száz eszköz áll rendelkezésére, amelyek segítenek a projekt tervezésétől a befejezésig.
Ossza fel a projekteket kisebb, nyomon követhető szegmensekre, állítsa be a munkafolyamatok automatizálását, és kezelje költségvetését és erőforrásait egyetlen platformról. A Smartsheet egyszerűsítheti a projektmenedzsment és a feladatkezelési folyamatokat, hogy csökkentse a teljesítménybeli szűk keresztmetszeteket és javítsa a csapatok együttműködését, az ügyfelek elégedettségét és a bevételi forrásokat. 💰
A táblázatszerű felülete azonban előny és hátrány is lehet, attól függően, hogy mennyire érzi kényelmesnek. Ha már megszokta a táblázatkezelő programokat, akkor könnyebben meg fogja érteni a Smartsheet működését. Ha azonban kezdő felhasználó, akkor a platform megértése és kezelése legalább az elején kissé nehéznek tűnhet.
A Smartsheet funkciói
A Smartsheet az egyik legjobb szereplő a projektmenedzsment területén, de mi teszi olyan különlegessé? Nézzük meg közelebbről ennek a népszerű eszköznek a legfontosabb funkcióit! 🧐
1. Projektmenedzsment sablonok
Amikor elkezdi használni a Smartsheetet, két lehetőség közül választhat: vagy teljesen újból építi fel a projektmenedzsment munkafolyamatát, vagy a platform alapvető sablonjait használja.
A Smartsheet sablonok minden projekt gerincét képezik, és keretrendszert kínálnak gyakorlatilag mindenhez, amivel a projektmenedzsment során találkozhat. 🚂
A sablonok iparág, típus és szint szerint vannak rendezve. Például kiválaszthatja az Agile Project With Gantt Template sablont, hogy vizualizálja az Agile vagy Scrum csapatok feladatait, azonosítsa a problémákat és folyamatosan tájékoztassa az érdekelt feleket.
Használja a Projektköltségvetési sablont a tervezett és tényleges kiadások nyomon követéséhez, csatolja a költségallokációs dokumentációt a projektekhez, és automatizálja a költségvetés-módosítások jóváhagyását.
Egyéb kedvelt projektmenedzsment funkciók közé tartozik a Napi feladatkezelő sablon. Segít a teendőlisták szervezésében, a határidők ellenőrzésében és a megfelelő intézkedések meghozatalában. A sablon valós idejű együttműködést tesz lehetővé, mivel megtekintheti az alkalmazottai által csatolt fájlokat és munkatételeket.
2. Munkafolyamat-automatizálás
A Smartsheet a munkafolyamatok automatizálásában tűnik ki. Nem kell számítástechnikai zseninek lennie ahhoz, hogy használni tudja ezt a funkciót – a Smartsheet intuitív kialakítása megkönnyíti az ismétlődő, munkaigényes folyamatok optimalizálását, így csapata több időt fordíthat az értéknövelő feladatokra. 🦾
A Smartsheet munkafolyamatát vizuálisan tölti be folyamatábra buborék segítségével automatizálhatja. Ezek az együttműködési funkciók intelligens megoldást kínálnak, amely világos áttekintést ad az automatizálandó feladatokról, a kiváltó feltételekről és a következményekről.
Beállíthat szabályokat a párhuzamos munkafolyamatokhoz, ami segít automatizálni a feladatokat bármely szakaszban, legyen az beszerzés vagy számlázás, a átfogó projektmenedzsment eszközök és funkciók segítségével. 📦
3. Projekt- és feladatkezelés
Képzelje el, hogy szoros határidőn belül több mozgó alkatrészből álló, többfunkciós munkafolyamatot tervez. Egyetlen rossz becslés is összeomlaszthatja az egész projektet, mint egy kártyavárat. 🃏
A feladatok és az ütemtervek tervezése a projektmenedzsment legnehezebb területe, de a Smartsheet kiváló feladatkezelési funkciókat kínál, amelyek egyszerűbbé teszik ezt a frusztráló feladatot.
Kezdje a projekt céljainak és mérföldköveinek felvázolásával, majd adjon hozzá függőségeket és korlátozásokat, hogy reális megoldásokhoz jusson. Egyéb rendelkezésre álló lehetőségek:
- Fő feladatok és alfeladatok beállítása
- A elődök és utódok módosítása a hierarchia alapú osztályok közötti munkafolyamatok létrehozásához
- Gantt-diagramok használata az ütemtervek vizualizálásához és a valós idejű frissítések nyomon követéséhez, amikor a feladatok dátumai és függőségei megváltoznak.
- Függőségi jelentések készítése az egymással összefüggő feladatok áttekintéséhez, annak biztosításához, hogy azok a megfelelő ütemben haladjanak, a hibák észleléséhez és a szükséges kiigazítások elvégzéséhez.
A platform robusztus lehetőségeket kínál a legfontosabb projektmutatók értékeléséhez és az adatok táblázatokba történő összevonásához, ami segíthet a jövőbeli projektek tervezésében.
Egy másik értékes kiegészítés a Smartsheet Critical Chain Project Management (CCPM) funkciója. Ez lehetővé teszi a projekt hálózatának áttekintését és a kritikus út – a cél eléréséhez vezető legrövidebb út – kiszámítását. Emellett más befejezési utakat is azonosíthat az idő és az erőforrások tartalékainak tervezéséhez.
Smartsheet árak
- Ingyenes: 0 USD
- Előny: 7 USD/hó felhasználónként
- Üzleti: 25 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
*Az összes feltüntetett ár az éves számlázási modellre vonatkozik.
Mi az Asana?
Alig talál olyan projektmenedzsert, aki ne hallott volna az Asanáról. 🧘
A platform számos funkcióval rendelkezik a funkciók közötti csapatok irányításához, a feladatok prioritásainak meghatározásához, a kockázatok azonosításához és az előrehaladás nyomon követéséhez.
Felejtse el a több projekt kezelése közbeni másodpercenkénti tabok és ablakok közötti ugrálást. Az Asana központosítja a munkáját azáltal, hogy integrálja több száz népszerű együttműködési, termelékenységi és kommunikációs alkalmazást és programot.
Az Asana egyik legfőbb oka annak, hogy olyan népszerű a projektmenedzserek körében, a sokoldalúsága. A platform könnyen használható és különböző projektmódszerekhez, vállalatméretekhez és piaci résekhez alkalmazkodik.
Akár operatív, akár technikai munkafolyamatokat kezel, az Asana lehet az a projektmenedzsment varázsló, amely segít Önnek a pontos tervezésben és a késések és hibák kockázatának minimalizálásában. 🪄
Az Asana funkciói
Az Asana számos praktikus projektmenedzsment megoldással büszkélkedhet a projektek és feladatok kezelése terén. Nézzük meg néhányat a legszínesebb funkciók közül, amelyek kiemelik a Smartsheet és az Asana közötti küzdelemben. 🎨
1. Csapatmunkát segítő eszközök
A projektmenedzsment szorosan összefügg a csapatmunkával. Sajnos sok PM-eszköz nem kínál elegendő funkciót a valós idejű csapatmunka támogatásához, de ez az Asana esetében soha nem jelent problémát.
Akár távoli, akár hibrid csapatod van, az Asana mindenki számára egy virtuális központi hubot biztosít. A platform lehetővé teszi a fájlok megosztását, a feladatokhoz való hozzászólást, valamint a releváns csapattagok „követőként” való hozzáadását bizonyos feladatokhoz és projektekhez.
A platform különleges teret biztosít a csapat megbeszélésekhez és beszélgetésekhez. Emellett közvetlen üzeneteket is küldhet a csapat tagjainak, hogy bizalmas ügyekről kommunikálhassanak.
2. Több projektnézet
Néha csak egy nézőpontváltásra van szükség, hogy jobb rálátást nyerjen a projektjeire, és felismerje a megoldandó problémákat. 🩹
Az Asana több projektnézetével megszabadíthatja Önt a részletek ördögétől. 👿
A Kanban táblák segítségével a munkafolyamatokat post-it cetlikkel szervezheti és frissítheti. A naptárak és ütemtervek segítségével nyomon követheti a menetrendjét, és észreveheti az átfedéseket és késéseket. Az Asana listáival részletes bontást kaphat a projektekről és a mikroszolgáltatásokról.
Minden csapattag tetszése szerint válthat a nézetek között. Felügyelőként igénybe veheti a fejlett projektnézeteket, amelyek a projektmenedzsment különböző aspektusaira összpontosítanak, például a csapattagok munkaterhelésének nyomon követésére vagy a portfóliók kezelésére.
3. Agile és Scrum támogatás
Az Agile és a Scrum alkalmazását bizonytalanságok, félreértések vagy kommunikációs zavarok hátráltathatják, de az Asana segítségével könnyen meg lehet állapítani a felelősségi köröket.
Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a sprint tervezés, ütemtervek, hibakövetés és feladatiterációk, technológiai projektjeit teljes átláthatósággal és rugalmassággal futtathatja.
Tervezze meg sprinteit az Idővonal fülön, hogy csapata elegendő idővel rendelkezzen a feladatok elvégzéséhez. A Munkafogyasztás fülön vizualizálhatja és figyelemmel kísérheti a kapacitásokat, módosíthatja a személyzeti létszámot, és minimalizálhatja a kiégés kockázatát.
Az Asana még egy agilis Scrum fogalomtárat is tartalmaz, hogy gyorsan megismerkedhessen a platformmal. 🛋️
Az Asana árai
- Alap: Örökre ingyenes
- Prémium: 10,99 USD/hó felhasználónként
- Üzleti: 24,99 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
*Az összes feltüntetett ár az éves számlázási modellre vonatkozik.
Smartsheet vs Asana: funkciók összehasonlítása
Nem könnyű kiválasztani a kedvencét az Asana és a Smartsheet közötti küzdelemben, mivel mindkét termék robusztus funkciókkal rendelkezik. Hasonlítsuk össze őket három fő kategóriában: projektnézetek, felhasználói felület és munkafolyamat-kezelés. 🥊
1. Asana vs Smartsheet: Projektnézetek
Versenyzőink mindegyike négy projektelrendezést kínál. A Smartsheet rendelkezik rácsos (alapértelmezett), Gantt, naptár és kártya nézetekkel, amelyek mindegyike nagyrészt adatcentrikus és sok lehetőséget kínál a testreszabásra. Natív jelentéskészítési funkciók állnak rendelkezésre, amelyekkel több lap kulcsfontosságú mutatóit egyetlen ablakban konszolidálhatja.
Az Asana esetében a nézetek középpontja az adatokról a projektekre helyeződik át. A platform táblákkal, listanézetekkel, idővonalakkal és naptárnézetekkel rendelkezik, míg az alapértelmezett Kanban-stílusú nézet inkább a projektek különböző szakaszaiban történő nyomon követésére alkalmas.
Ha jobb koordinációs képességeket keres a projektmenedzsment szoftverében, akkor az Asana előnyösebb lehet a Smartsheetnél. Sajnos a natív jelentéskészítési funkciói korlátozottak, ezért minőségi jelentések készítéséhez harmadik féltől származó integrációkra kell támaszkodnia.
2. Asana vs Smartsheet: Felhasználói felület
Az Asana felülete modern és intuitív. Nincs szüksége részletes útmutatókra, videó oktatóanyagokra, ügyfélszolgálatra vagy oktatókra ahhoz, hogy megtanulja a platform használatát.
Másrészt a Smartsheet a régi stílust tartja fenn a táblázatszerű felületével, de sok felhasználó ezt túlterhelőnek vagy zavarosnak találja. 🧩
Ha kezdő vagy és nincs haladó szintű ismereted a táblázatokról, a Smartsheet kezdeti munkafolyamatainak beállítása kihívást jelenthet. De ha egyszer túljutsz a tanulási görbén, a projektmenedzsment eszköz lenyűgöző funkcióival komplex projekt hálózatokat hozhatsz létre!
A felhasználók az Asana felé hajlanak, ami a felület barátságosságát illeti, de ezt döntetlennek tekintjük, mivel ez személyes preferenciák kérdése.
3. Asana vs Smartsheet: Munkafolyamat-kezelés
A hatékonyság hiánya jelentős akadályt jelent a projekt sikerében. Szerencsére mindkét szoftver kiválóan növeli a munkaterület termelékenységét. Azonban a Smartsheet előnyösebb lehet, ha csúcsminőségű ütemezési funkciókat keres.
Az Asana beállítható felépítésű, a feladatokat kártyákként ábrázolja, amelyeket a különböző szakaszok között mozgathat. Támogatja a legtöbb projektmenedzsment módszertant, és kiváló egyéni kommunikációs eszközökkel biztosítja, hogy csapata mindig ugyanazon az oldalon álljon.
A platform feladatütemező funkciója azonban nem a legjobb, és zavarodottságot és rendezetlenséget okozhat. A Smartsheet sorok és oszlopok alapú megközelítése a legalkalmasabb a feladatok ütemezésére, még bonyolult helyzetekben is.
Könnyedén automatizálhatja a műveleteket, beállíthat értesítéseket, és szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá a táblázatokhoz vagy módosíthatja azokat, így munkafolyamata fegyelmezettebbé válik.
Ismerje meg a ClickUp-ot – a Smartsheet és az Asana legjobb alternatíváját!
A Smartsheet és az Asana közötti választás kompromisszumhoz vezethet – ha egy funkciót részesít előnyben, akkor másokat elveszíthet. 🥲
Mi lenne, ha nem kellene így lennie?
Ismerje meg a ClickUp , egy all-in-one projektmenedzsment szoftvert és termelékenységi megoldást. A platform gyakorlatilag minden olyan funkcióval rendelkezik, amelyre szüksége lehet ahhoz, hogy projektjeit és csapatait a siker felé vezesse. A feladatok tervezésétől és ütemezésétől az ügyfélkapcsolatok kezeléséig a ClickUp segítségével minden projektet és erőforrás-kezelési elemet magabiztosan irányíthat.
Az all-inclusive funkciókészletének köszönhetően a ClickUp a G2 2023-as év legjobb projektmenedzsment eszközének választották. Íme egy kis ízelítő a platform három legfontosabb funkciójából:
1. Használja a ClickUp Goals funkciót egyértelmű ütemtervek és mérhető KPI-k meghatározásához.
A célok kitűzése a projektmenedzserek számára elengedhetetlen, bár szorongást kiváltó feladat. A homályos cselekvési tervekkel nem jut messzire. Meg kell válaszolnia a csapatának a „mit”, „ki”, „mikor” és „miért” kérdéseket, miközben előre meghatározott és mérhető célokat kell kitűznie.
A ClickUp Goals célja, hogy rendet teremtsen csapatának napi rutinjában és átfogó céljaiban. 🫡
A ClickUp segítségével könnyedén meghatározhat nyomon követhető célokat, feladatokat, mérföldköveket és ütemterveket. A projekt típusától függően számszerűsítheti céljait, leíró nyelvet használhat, vagy igaz/hamis ítéleteket adhat hozzá.
A csapatmenedzsment gyerekjáték a Sprint ciklusok, a hátralékok, a heti alkalmazotti teljesítményértékelések és az OKR-ek automatikus nyomon követésének köszönhetően.
A platform egyik kiemelkedő funkciója, hogy a célokat mappákba csoportosíthatja, és az előrehaladást egyetlen ablakban követheti nyomon – ez életmentő lehet, ha hatalmas portfóliót kezel. 🍀
A ClickUp bármilyen projektmódszertanhoz alkalmazkodik, beleértve az Agile és a Waterfall módszereket is. Ön szabályozza, hogy ki láthatja és szerkesztheti az egyes célokat, így nem alakulhat ki zavar vagy nem kívánt változás a csapaton belül.
Ha inkább a vizuális célkitűzés érdekel, akkor imádni fogod a ClickUp bőséges brainstorming eszközeit, mint például a táblák, folyamatábrák és gondolattérképek.
Utálja a nulláról induló tervezést? A platform több mint 1000 beépített sablonjával gyorsan elvégezheti az alábbi tevékenységeket:
2. Legyen háromszor hatékonyabb a ClickUp AI segítségével
Nem viccelünk. A ClickUp AI segítségével valódi projektmenedzsment-ninja válhat belőled. 🥷
Képzelje el, hogy egy szuperintelligens asszisztens segíti Önt a projektmenedzsment feladataiban. A ClickUp AI segítségével adat alapú útmutatásokat kaphat a projekt bármely szakaszában, az akciótervek elkészítésétől az értékesítés kezeléséig.
A platform egy AI írási eszközzel segít, amely csodákat tesz a termelékenységével és kreativitásával. Nincs többé blokkolás a projektleírások készítése, a funkciók elnevezése vagy az ügyfeleknek szóló e-mailek megfogalmazása közben. ⬛
Az írási eszköz összefoglalhatja a hosszú tartalmakat, feladatokból és dokumentumokból cselekvési tételeket generálhat, formázhatja az e-mailjeit, vonzóbbá teheti a kommunikációját, segíthet a marketingkampányokban és még sok minden másban.
A ClickUp AI az egyik kevés olyan eszköz, amely a fantáziádra hat – csak meg kell adnod neki a parancsokat, és máris megkapod az eredményeket!🕺
A tapasztalt projektmenedzserek már régóta használják ezt a funkciót, és azt állítják, hogy háromszor hatékonyabbá teszi őket a tervek és folyamatok mozgás közbeni kidolgozásában! ✈️
3. Használja ki a több mint 15 ClickUp nézetet, hogy különböző perspektívákat kapjon
Az Asana és a Smartsheet felhasználói négy projektnézettel kell beérniük. A ClickUp viszont több mint 15 ClickUp nézettel rendelkezik, amelyekkel a munkafolyamat minden apró részletét figyelemmel kísérheted és elemezheted. Mintha egy dzsinn lenne a képernyőn (csak három kívánság helyett). 🧞
Ha kedveli a szokásos táblázatkezelő programokat vagy a Kanban-alapú vázlatokat, válassza a ClickUp standard listája, táblája és naptárja nézetét. Ha azonban átfogóbb beállítást szeretne, részletes betekintéssel, fedezze fel a fejlett nézeteket, mint például a Gantt, az idővonal, a tevékenységek vagy a munkaterhelés.
Csapattársai nyomon követéséhez használja a Box View funkciót, hogy ellenőrizze az előrehaladást és felismerje, ha valaki alulteljesít vagy túlterhelt. Ha változtatni szeretne valamit, egy praktikus drag-and-drop eszközzel rendelhet fel feladatokat, módosíthat prioritásokat és oszthatja újra a csapat erőforrásait.
És igen, több személynek is kioszthat feladatokat! A ClickUp Automations segítségével az ismétlődő feladatokat automatizálhatja! 🚁
A ClickUp Page View opciói kiemelkednek, ha valós idejű együttműködést, brainstormingot vagy időgazdálkodási támogatást keres. Használja például a Doc View funkciót, hogy csapatával együtt dolgozzon a dokumentumokon és wikiken, a Chat View funkciót, hogy ötleteket cseréljen és azokat tervekké alakítsa, valamint a Form View funkciót, hogy egyedi űrlapokat hozzon létre ügyfelei és alkalmazottai számára. 🥂
Hasonlítsa össze a ClickUp és az Asana alkalmazásokat!
ClickUp – értékes tagja a projektmenedzsment csapatának!
A piacon több mint 200 egyéb projektmenedzsment eszköz található, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. Ha a döntéshozatal megnehezíti a választást, a ClickUp egy tökéletes, mindent egy helyen kínáló megoldás.
Átfogó jellege miatt nem kell kompromisszumot kötnie a fejlett funkciók és a rugalmasság vagy a könnyű használat között. Próbálja ki még ma a ClickUp ingyenes csomagját, és döntse el maga! 💝