A Kanban-módszer az egyik leggyorsabban terjedő projektmenedzsment-módszer. Olyan cégek, mint a BBC, a Pixar és a Spotify is alkalmazzák ezt a projektmenedzsment-módszert!
A Kanban módszertan könnyen elsajátítható!
Mi a Kanban módszer, és hogyan lehet azt alkalmazni?
Ebben a cikkben áttekintjük ezt a projektmenedzsment módszertant, annak alapelveit, alapvető folyamatait, előnyeit és hátrányait. Számos szakértő véleményét is bemutatjuk arról, hogyan alkalmazzák a Kanban táblákat a projektjeikben.
Bónuszként bemutatjuk a legjobb Kanban projektmenedzsment szoftvert is, amellyel ezt a módszertant megvalósíthatja!
Mi az a Kanban projektmenedzsment?
A Kanban egy vizuális projektmenedzsment módszer, amely az Agile módszertanon alapul.
Mi az agilis módszer?
Az agilis projektmenedzsment egy olyan projektmenedzsment módszer, amelynek során a projektet kisebb, 1-4 hétig tartó fejlesztési ciklusokra bontja.
Miután minden ciklus befejeződött, bemutatja termékének verzióit ügyfeleinek, és visszajelzést kér tőlük, amelyet beépít a következő ciklusba.
Miben különbözik az agilis projektmenedzsment a hagyományos projektmenedzsmenttől?
A hagyományos szoftverfejlesztési folyamat a következőket tartalmazza:
- Projektterv készítése
- A végtermék leszállítása
Az agilis módszertan a projektet kisebb ciklusokra bontja, így Ön:
- Gyorsan hajtson végre változtatásokat, és szakaszról szakaszra javítsa a teljesítményt, ahelyett, hogy a projekt végéig várna.
- Vonja be az ügyfeleket a fejlesztési folyamatba
Mi az a Kanban módszer?
A Kanban módszerben a projekt feladatait post-it cetlikként (Kanban kártyákként) jeleníti meg egy táblán (Kanban táblaként).
(kép forrása: easyprojects.net )
Mivel minden kártyákon látható, valós időben követheted nyomon a csapatod munkáját. Emellett megismerheted a lehetséges szűk keresztmetszeteket is, így még azok zavart okozása előtt kezelheted őket.
Honnan származik a Kanban?
Az 1940-es években Taiichi Ohno, a Toyota mérnöke kifejlesztett egy „just-in-time” gyártási rendszert, amely vizuális kommunikáción alapult, hasonlóan a mai Kanbanhoz.
Hogyan alakította át a Kanban módszertan a Toyotát:
- Megszüntette az összes felesleges munkát, és a szükséges feladatokra összpontosított.
- Hatékonyabbá tette a gyártási folyamatot
- A csapatok termelékenységének növelése
Ezen előnyök miatt a Kanban-t ma már több ezer projektmenedzser használja!
A Kanban projektmenedzsment módszertan négy kulcsfontosságú eleme
1. Kanban tábla
A Kanban-csapatok nagymértékben függnek a Kanban-táblától.
A Kanban-tábla egy fizikai vagy digitális tábla, amelyet a következőkre használnak:
- A projekt összes feladatának vizualizálása
- Optimalizálja a csapat munkamenetét
Az alapvető Kanban-tábla három oszlopra van felosztva:
- Tennivalók: Elvégzendő feladatok
- Folyamatban lévő munkák: jelenleg feldolgozás alatt álló feladatok
- Kész: Befejezett feladatok
A munkafolyamatod alapján az online Kanban táblán annyi oszlopot hozhatsz létre, amennyi a csapatod egyedi folyamatait kiszolgálja.
Összeállítottunk egy listát 20 Kanban-tábla példával, hogy további ötleteket kapj.
2. Kanban kártyák
A Kanban módszertan szerint minden munkatétel vagy feladat kötelezően külön kártyaként kell megjelenjen a táblán.
A Kanban-kártya fizikai vagy virtuális jegyzetként képzelhető el, amely a munka előrehaladtával áthelyezhető egy másik oszlopba.
A Kanban-kártya egy adott munkatételre vonatkozó információkat tartalmaz, például:
- A feladat rövid leírása
- Ki felelős a feladatért?
- A feladat becsült időtartama
Ha Kanban szoftvert használ, ezek a kártyák tartalmazhatnak más értékes feladatinformációkat is, például alfeladatokat, megjegyzéseket és műszaki információkat.
3. Elkötelezettségi pont
A „Teendők” oszlopban azok a feladatok vagy ügyféljavaslatok szerepelnek, amelyeken dolgozni kell.
A kötelezettségvállalási pont az a pillanat, amikor egy munkát vagy feladatot kiválasztanak a „Teendők” oszlopból, és a csapat megkezdi annak elvégzését.
Miért van szükség elkötelezettségi pontokra?
A kötelezettségvállalási pontok a csapatodnak és az ügyfeleidnek képet adnak a következőkről:
- Amikor megkezdődött a munka a feladaton
- A becsült szállítási idő
Ezek lényegében olyan „mérföldkövek”, amelyek segítenek a csapatának felismerni, mikor indultak el a dolgok.
4. Szállítási pont
A szállítási pont az a pillanat, amikor a terméket leszállítják az ügyfélnek.
Minden Kanban-csapat célja, hogy a kártyákat a lehető leggyorsabban eljuttassa a kötelezettségvállalási ponttól a teljesítésig.
A Kanban projektmenedzsment alapelvei
A Kanban projektmenedzsment módszertanát öt alapelv határozza meg. Nézzük meg mindet:
1. A munkafolyamat vizualizálása
A Kanbanban a látás minden. 👀
A japán „kanban” szó szó szerinti jelentése „vizuális jel”!
A Kanban-módszer a következőket szemlélteti:
- A projektben szereplő összes feladat
- A munkafolyamat egyik szakaszból a másikba
A munkafolyamat vizualizálásával megtekintheti azokat a lépéseket, amelyekkel projektje egy egyszerű ötletből kész termékgé válik!
Ez a vizuális megközelítés segít a Kanban projektmenedzsernek látni, hogy minden csapat tag mit csinál.
2. Korlátozza a munkaterhelést
A Kanban-csapat tagjai gyors tempóban dolgoznak, de ez nem jelenti azt, hogy egyszerre egymillió feladatot kell elvégezniük!
Hogyan lehet ezt a legjobban megakadályozni?
Korlátozza a csapat által egyszerre elvégezhető munkamennyiséget.
Ezért a legtöbb Kanban-csapat konkrét korlátot szab arra, hogy egyszerre hány feladaton dolgozhatnak.
3. A projektfolyamatok prioritásainak meghatározása
Más projektmenedzsment módszerekkel ellentétben a Kanban a projektek – és nem az emberek – menedzseléséről szól.
A Kanban módszer a zökkenőmentes munkafolyamat létrehozásán és fenntartásán alapul.
Ha a munka zökkenőmentesen halad a gyártás egyik szakaszából a következőbe, a csapat gyorsabban befejezheti a projektet. Így kevesebb hangsúlyt kapnak az egyes csapattagok, és inkább a projekt teljes munkafolyamatára koncentrálnak.
4. Tegye átláthatóvá a folyamatokat
A Kanban bevezetéséhez csapatának egyértelműen meg kell határoznia a projektben részt vevő összes folyamatot.
Ha minden folyamatot pontosan meghatároztok, a csapatotok soha nem fog elakadni, mert tudni fogják, mit kell tenniük.
Csak akkor mondhatja a csapata, hogy elvégezte a feladatot, ha ezek a feltételek mind teljesülnek.
5. Fenntartja a visszacsatolási ciklusokat
A Kanban módszertan arra ösztönzi a csapat tagjait, hogy mondják el a véleményüket.
Alexis Nicole White, okleveles senior projektmenedzser (PMP) és scrum master (SMC), valamint projektmegvalósítási tanácsadó az ANW Media & Consultingnál ugyanerre a célra használja a Kanban táblákat.
„Kanban táblákat használtunk az agilis környezetünkben a haladás nyomon követésére. Napi állandó megbeszéléseink során a táblát a feladataink állapotának vizuális munkafolyamataként használjuk. Áttekinthetjük a folyamatban lévő munkákat, megbeszélhetjük az esetleges akadályokat, és meghatározhatjuk a következő lépésekben végrehajtandó intézkedéseket” – mondta.
A Scrum csapatokhoz hasonlóan a Kanban csapatok is rövid, 15 perces megbeszéléseket tartanak, hogy megvitassák:
- Mit csináltak az egyes csapattagok az előző napon?
- Ma min fognak dolgozni?
- A problémák, amelyekkel szembesültek
Nyitottságával és átláthatóságával a Kanban-csapat biztosíthatja, hogy mindenki tisztában legyen a projekt állásával. És amikor a teljes csapat többet tud a projektről, akkor törekedhet a folyamatos fejlesztésre.
Megjegyzés: A Kanban projektmenedzser szervezi ezt a megbeszélést – hasonlóan a Scrum mester szerepéhez a napi scrumok szervezésében.
Nézze meg ezeket a projektmenedzsment példákat!
A három Kanban projektmenedzsment folyamat
Más agilis projektmenedzsment módszerekkel ellentétben a Kanban hihetetlenül egyszerű használni.
Így működik:
1. Kezdje három oszlopmal
Bármely Kanban-folyamat első lépése az oszlopok beállítása.
Ha online Kanban eszközt használ, a munkafolyamatok szervezéséhez használhatja az alapértelmezett oszlopokat (Tennivalók, Folyamatban, Kész), vagy létrehozhat saját oszlopokat.
2. Kanban-kártyák hozzáadása a táblához
Most hozzon létre egy feladatlistát a projekthez. Miután kitalálta, milyen feladatokon fog dolgozni a csapata, ideje azokat felírni post-it cetlikre vagy Kanban kártyákra.
Ezeket a kártyákat aztán a megfelelő oszlopokhoz rögzítheti.
3. Állítsa be a WIP-korlátot
Sajnos a csapatod nem rakhat túl sok kártyát a „Folyamatban lévő munkák” oszlopba.
Ha igen, akkor többet vállalsz, mint amennyit elbírsz!
A Kanban projektmenedzsernek most korlátoznia kell az ugyanazon oszlopban elhelyezhető feladatok számát.
Ez lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy egy feladatra koncentráljanak, ahelyett, hogy a feladatok között ide-oda ugrálnának.
4. Dolgozz, mozogj, ismételj
A Kanbanban a fő cél az, hogy a feladatokat a „Teendők” oszlopból a végső „Elvégzett” oszlopba helyezzük át. Amint egy csapattag felvesz egy feladatot a „Teendők” oszlopból, a feladat kártyája átkerül a következő oszlopba.
Miután elkészült, átkerül az utolsó „Kész” oszlopba.
A Kanban projektmenedzsment öt előnye
1. Fokozott koncentráció
Sok csapat úgy véli, hogy a többfeladatos munkavégzés = megnövekedett termelékenység.
Úgy értem, ha több feladatot végzel egyszerre, akkor biztosan produktív vagy, nem?
De ez nem mindig így van!
A többfeladatos munkavégzés ronthatja a teljesítményét és károsíthatja az agyát!
A Kanban-folyamat kiküszöböli a többfeladatos munkavégzést, és lehetővé teszi, hogy egyszerre csak egy feladatra koncentrálj. Ennek eredményeként hatékonyabban tudod elvégezni a feladatot.
Ha egy feladatra koncentrál, az agya nem kerül túlterhelésbe – így amikor egy feladatot befejez, lesz elég energiája a következőre is!
2. Nagyobb rugalmasság
A Kanban projektterv valószínűleg rugalmasabb és agilisabb, mint bármely más módszer!
A Kanban-csapat kizárólag a jelenleg folyamatban lévő munkára koncentrál.
Miután a csapat tagjai kitöltöttek egy kártyát, felveszik a következő, rájuk váró kártyát.
Így a Kanban projektmenedzser átrendezheti a prioritásokat anélkül, hogy megzavarná a csapat munkáját.
A csapat tagjai kizárólag a következő kártyára koncentrálnak. Nem foglalkoznak a projekt ütemtervének változásaival. Mostantól zökkenőmentesen változtathat a dolgokon!
3. Nagyobb átláthatóság
A Kanban keretrendszer alapelve, hogy megjelenítse az összes feladatot egy táblán.
Minden csapattag láthatja, mi történik a projekttel, és ki min dolgozik – így biztosítva, hogy a csapattagok között ne legyenek titkok.
Alan Zucker, a Project Management Essentials alapítója beszámol arról, hogy a fokozott átláthatóság hogyan segíti projektjeit.
„A munkatételek átláthatóságának megteremtésével, a folyamatban lévő munkák korlátozásával és egy pull rendszer létrehozásával hatékonyabban tudjuk kezelni mindenféle munkát. A Kanban táblák nagyon jól működnek a komplex, több lépésből álló folyamatok munkamenetének nyomon követésében” – mondja.
Zucker hozzáteszi: „Mivel a Kanban nagyon vizuális, könnyen áttekinthető, hogy milyen munkák vannak folyamatban, azok állapota és a közelgő feladatok. A programmenedzserek vízszintes úszósávokat adhatnak hozzá, hogy könnyen nyomon követhessék az általuk kezelt összes projekt állapotát. A projektmenedzser és a projektcsapatok a Kanban segítségével nyomon követhetik a teljesítendő feladatokat és a teendőket.”
4. Csökkentett ciklusidő
A ciklusidő az az időtartam, amely alatt egy feladat elvégzésére kerül sor a projekt munkafolyamatában. Lényegében ez az az idő, amely a munka megkezdése és befejezése között telik el.
Minél rövidebb a ciklusidő, annál gyorsabban tud csapata értéket teremteni ügyfelei számára.
Mivel a Kanban egy agilis módszertan, úgy tervezték, hogy könnyen kezelje az ügyfelek visszajelzéseit, és gyorsan olyan eredményeket szállítson, amelyek kielégítik az ügyfeleket!
5. Kevesebb szűk keresztmetszet
A ciklusidő csökkentésének másik módja a projekt szűk keresztmetszeteinek megszüntetése.
A WIP-korlátok beállítása segít ebben.
Mivel korlátozott a feladatok száma, amelyeken egyszerre több csapattag dolgozhat, a munkatársak nem lesznek túlterheltek.
Ezzel csökken annak az esélye, hogy valamilyen akadály feltartóztatja a haladást, mivel mindenki konkrét feladatokra koncentrál, ahelyett, hogy többfeladatos munkavégzésre törekedne.
Heather Welch, az Ukelele Tabs erőforrás-menedzsere azt tanácsolja, hogy mivel a Kanban táblák „könnyen és intuitív módon használhatók a drag-and-drop funkciónak köszönhetően, használja ki a Kanban táblák vizuális tényezőjét. Keresse meg a táblán belüli szűk keresztmetszeteket, és kérdezze meg csapatát, hogyan lehetne jobban csinálni, és mire van szükségük ahhoz, hogy az adott feladatot sokkal gyorsabban elvégezzék.”
A Kanban projektmenedzsment két korlátja
Bár a Kanban rendszer más projektmenedzsment módszerekhez képest rendkívül hatékony, el kell ismerni, hogy van néhány hátránya is.
Szerencsére ezek a problémák megoldhatók egy speciális projektmenedzsment szoftver, például a ClickUp segítségével!
1. A rossz prioritások kockázata
Amikor a csapata megszokja a Kanban keretrendszert, elképzelhető, hogy megszállottan igyekeznek minél több feladatot áthelyezni a „Befejezett” oszlopba.
De... Nem minden feladat egyforma!
Bizonyos feladatok fontosabbak másoknál, és a Kanban használata során ez könnyen figyelmen kívül maradhat.
ClickUp megoldás: Prioritások
Használja a ClickUp Priorities funkcióját a projektfeladatok egyszerű prioritásba rendezéséhez.
Így a csapata tudni fogja, hogy az egyes feladatok mennyire fontosak, és melyeket kell elsőként elvégezni.
2. Lehetséges csapatkommunikációs problémák
A Kanban a csapat helyett a munkafolyamatra összpontosít.
A Kanban-csapatoknak nincs idejük gondosan figyelemmel kísérni mindenki munkáját, hogy minden zökkenőmentesen haladjon.
Ezért kell a Kanban csapatának hatékonyan kommunikálnia, hogy minden a tervek szerint haladjon. Kommunikáció nélkül rengeteg problémával kell szembenéznie.
ClickUp megoldás: Megjegyzések
Itt jönnek képbe a ClickUp megjegyzések.
A ClickUp-ban minden feladatnak van egy megjegyzés szakasza a következőkre:
- Ossza meg elvárásait a csapattal
- Kérdések a projektmenedzserhez
- Fontos dokumentumok küldése
A hozzárendelt megjegyzések funkcióval akár feladatokat is kioszthat a csapattagoknak.
A „Kijelölt” megjegyzéssel azonnal feladatot hozhatsz létre egy megjegyzésből, majd kijelölheted azt a csapattagjaidnak, hogy ne felejtsék el elvégezni a feladatot!
A legjobb Kanban-tábla 2022-re
A ClickUp nem csak a Kanban munkafolyamatában segít.
A ClickUp táblázatos nézetével online Kanban táblaként is használhatja!
Mi az a ClickUp táblázatos nézet?
Ez a nézet interaktív Kanban- vagy Scrum-táblaként jeleníti meg a projekt feladatait. Nagyon kényelmes, hogy az összes feladatot egy helyen láthatja!
Öt ok, amiért a táblázatos nézet tökéletes a Kanban-stílusú megközelítéshez:
1. Drag and Drop, ha sietsz
Akárcsak egy fizikai táblán, a ClickUp feladatait is egyszerűen áthúzhatja a megfelelő oszlopokba. A ClickUp segítségével egy szempillantás alatt áthelyezheti a Kanban kártyákat!
2. Minden munkafolyamathoz illeszkedő egyedi projektállapotok
A táblázat nézetben a „státusz” a Kanban oszlop neve.
A ClickUp segítségével annyi egyéni státuszt hozhat létre, amennyire szüksége van.
A Kanban táblát a projekt típusa alapján testreszabhatja.
A státuszok jobb láthatósága érdekében minden státuszt színkóddal jelölhet.
Miután elkészítette az egyedi státuszokat egy adott projekthez, elmentheti őket sablonként több Kanban-tábla projektjéhez. Így nem kell minden új projektnél újra beállítania őket!
3. Rendezés és szűrés a feladatok szervezéséhez
A Kanban nézet oszlopai nem csak balról jobbra vannak elrendezve, mint egy hagyományos Kanban táblán.
Az oszlopokat egyenként rendezheti, hogy kiemelje a fontos feladatokat az oszlop tetején, így csapata tudja, mit kell először elvégeznie.
Fel is javíthatja feladatkezelési képességeit, ha feladatait azok státusza, neve, kezdési dátuma és egyéb jellemzők alapján szervezi!
Íme néhány a ClickUp által biztosított szűrők közül:
- Határidő : Azonosítsa a közeljövőben elvégzendő feladatokat.
- Kijelölt személy : Megtekintheti az adott Scrum-csapat tagjának kijelölt feladatokat.
- Időkövetés : Rendezze a feladatokat aszerint, hogy mennyi időt töltött velük
4. A címkékkel soha nem veszíted szem elől a feladatokat
További funkciókra van szüksége a feladatkezeléshez?
A címkék jelentősen megkönnyíthetik az életét.
Azonnal kategorizálhatja, hogy könnyebben felismerhető legyen.
Mostantól nem kell többé kapkodnia a projektfeladatok után.
5. Több nézet mindenki számára
Elég ritka, hogy olyan Kanban szoftvert találjon, amely az egész csapatának megfelel.
Szerencsére a ClickUp több nézetének köszönhetően a csapat tagjai tetszés szerint szervezhetik feladataikat. Akár ugyanazon a feladaton belül is válthatnak a nézetek között!
Vessünk egy pillantást a ClickUp által kínált nézetekre:
- Lista nézet: Az összes feladatot egy rendezett kis feladatlistában rendezi el. Kiváló azok számára, akik csak el akarják végezni a dolgukat!
- Box View: Lehetővé teszi, hogy az összes csapattag feladatát jelentéskártya formátumban tekintse meg.
- Naptár nézet: Tekintse meg és szerkessze napi/heti/havi ütemtervét
- Gantt-nézet: Tekintse meg projekttervét Gantt-diagramként
- Én mód: Csak a neked kiosztott feladatok megtekintése
Nézze meg a Kanban és a Gantt-diagramok közötti különbségeket.
Következtetés
A Kanban nem rakétatudomány!
Ez egy rendkívül egyszerű projektmenedzsment módszertan.
Akár személyes Kanban táblát használ a feladatkezeléshez, akár több projektet kezel egyszerre, ez a módszer segíthet a munkájának elvégzésében.
A Kanban hatékony megvalósításához Kanban menedzsment szoftverre van szükség.
A ClickUp minden olyan funkcióval rendelkezik, amelyre szüksége van a Kanban munkafolyamatok kezeléséhez és a Kanban táblák létrehozásához. Segít a csapatot naprakészen tartani, a feladatokat könnyedén áthelyezni és gyorsan alkalmazkodni a projekt változásaihoz.
Regisztrálj még ma ingyenesen, és gondoskodj arról, hogy projektmenedzsment-folyamatod soha ne legyen diszfunkcionális!