Akár otthoni, akár üzleti projektről van szó, legyen az egyszerű vagy összetett, a sikeres projektek titka a megfelelő stratégia és végrehajtási terv.
Ezzel a hozzáállással, a megfelelő projektmenedzsment-módszerekkel és a megfelelő eszközökkel meg tudod csinálni (és jól is).
Ebben a cikkben megismerheted a projektmenedzsment alapjait, beleértve a legfontosabb sikertényezőket és fázisokat, valamint azt, hogy a projektmenedzsment eszközök hogyan tudják ezeket összetartani. Ezután öt valós projektmenedzsment példával bemutatjuk, hogyan működik mindez a gyakorlatban! 👌
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A projektmenedzsment életciklusa négy fázisból áll: kezdeményezés, tervezés, végrehajtás és lezárás.
- A siker legfontosabb tényezői közé tartoznak a SMART célok, a hatókör menedzsment, a kockázatkezelés, a világos szerepkörök, a hatékony kommunikáció és a projekt átláthatósága.
- A ClickUphoz hasonló projektmenedzsment szoftverek testreszabható nézetekkel, automatizálással, feladatállapotokkal és egyéb funkciókkal segítik a csapatokat a feladatok nyomon követésében.
- A valós példák bemutatják a projektmenedzsment alapelveit a marketing, a SEO, az ügyfél-támogatás, az oktatás és a termékbevezetések területén.
- A ClickUp funkciói különböző projektmenedzsment módszereket támogatnak, és megkönnyítik az együttműködést, a kockázatkezelést és a hatékony munkafolyamatokat.
A projektmenedzsment életciklusának 4 fázisa
A projektek kezdettől a befejezésig történő kezelése hosszú és összetett folyamatokkal járhat. Ezért, hogy mindenki munkáját megkönnyítsék, bevezették a projekt életciklusának fogalmát.
A projekt életciklusa, vagyis a projektmenedzsment folyamat négy fázisból áll: kezdeményezés, tervezés, végrehajtás és lezárás. Ez egy strukturált út, amelyet a projektek végigjárnak, hogy eljussanak a koncepciótól a befejezésig, és biztosítsák a projektcélok megvalósítását minden fázisban.
Vessünk egy pillantást arra, hogy a projektmenedzser milyen feladatokért felelős az egyes fázisokban:
1. A kezdeményezési szakasz
Vonj be mindenkit! A projektmenedzser meghatározza a szervezet, az ügyfél vagy a vevő célját, azonosítja a legfontosabb érdekelt feleket, a projektcsapatot és a projekt munkaterületét, valamint meghatározza a csapat mérhető céljait.
2. A tervezési szakasz
Készítsd elő és tervezd meg stratégiailag a projektet. A projektmenedzser feladata egy részletes projektterv elkészítése és a projekt ütemtervének felvázolása, amely tartalmazza a projekt főbb mérföldköveit, és leírja, hogy mely feladatok vagy eredmények alkotják az egyes mérföldköveket. Ez azért fontos, mert a projektterv stratégiát és projektellenőrző listát tartalmaz, amelyek segítenek a források, a költségvetés és az ütemterv megfelelő kezelésében a projekt életciklusa során.
3. A végrehajtási szakasz
Indulhat a munka. Ebben a fázisban a projektmenedzser fő feladata a csapat munkájának felügyelete és annak biztosítása, hogy mindenki tisztában legyen a tőle elvárt feladatokkal, a elvégzendő feladatokkal, valamint azok elvégzésének módjával és időpontjával, hogy minden a projekt ütemtervének megfelelően haladjon.
4. A záró fázis
Ideje lezárni a projektet. A projektmenedzsernek meg kell győződnie arról, hogy csapata minden kért eredményt teljesített, majd be kell mutatnia a végső terméket az érdekelt feleknek, hogy azok aláírják és hivatalosan lezárják a projektet.
📌 Főbb tanulság:
A projekt életciklusának követésével biztosíthatja, hogy:
- Az ügyfél elvárásainak megragadása
- A projekt sikerének előkészítése egy tervvel
- A projektfeladatok végrehajtása és a felmerülő problémák vagy kockázatok kezelése
- Zárja le a projektet, hogy megfogalmazza a tanulságokat és javítsa a következő projekteket
Választható projektmenedzsment módszerek 💪🏻
- Vízesés: Lineáris, egymást követő folyamat, amelyben minden fázist (pl. tervezés, tervezés, megvalósítás, tesztelés, bevezetés) be kell fejezni, mielőtt a következőre lépne.
- Agilis: Iteratív megközelítés, amelyben a csapatok rövid ciklusokban (sprintokban) dolgoznak, gyakran kis lépésekben haladnak előre, és a visszajelzések alapján alkalmazkodnak.
- Scrum: Meghatározott szerepköröket ( Scrum Master, Product Owner, Development Team), időkeretes sprinteket (általában 2-4 hét) és napi stand-up meetingeket használ a haladás fenntartása érdekében.
- Kanban: Oszlopokkal ellátott vizuális táblát (Teendők, Folyamatban, Befejezettek) használ a feladatok nyomon követésére és a folyamatban lévő munkák (WIP) korlátozására.
- Lean: A munkafolyamatok optimalizálásával és a hatékonyság javításával a minimális pazarlás mellett az értékteremtésre összpontosít.
- Six Sigma: Adat alapú döntéshozatal és statisztikai elemzés segítségével csökkenti a hibákat és a hatékonysági hiányosságokat ( DMAIC: meghatározás, mérés, elemzés, fejlesztés, ellenőrzés )
- PRINCE2: Strukturált módszer, meghatározott szerepekkel, szakaszokkal, valamint a kormányzásra és a kockázatkezelésre összpontosítva.
- Kritikus út módszer (CPM): Meghatározza a függő feladatok leghosszabb sorozatát, hogy kiszámítsa a projekt befejezéséhez szükséges legrövidebb időt.
Stratégiai előnyt szeretne szerezni? Ismerje meg, hogyan használhatja az AI-t a projektmenedzsmentben. 👇🏼
A sikeres projektmenedzsment kulcsfontosságú tényezői
A sikeres projektmenedzsment kritikus tényezői projektenként változhatnak, de itt van néhány tényező, amelynek állandónak kell maradnia, függetlenül a projekt típusától vagy az iparágtól, amelyben dolgozik:
- Állítson fel SMART célokat
- Ismerd meg a projekt hatókörét, és akadályozd meg a hatókör kiterjedését
- Azonosítsa a projekt kockázatait, és készítsen kockázatkezelési tervet
- Egyértelműen meghatározott szerepek és felelősségek
- Hatékony csapatkommunikáció
- Tartsa fenn a projekt magas szintű átláthatóságát
Hogyan biztosít rugalmasságot a projektmenedzsment szoftver a csapatoknak?
Annyi tényező befolyásolhatja a projekt sikerét, hogy a projektmenedzsment szoftver használata segíthet abban, hogy mindenki és minden a terv szerint haladjon, és felkészüljenek a váratlan eseményekre.
Egy jó projektmenedzsment alkalmazás jelentősen könnyítheti a projektmenedzsment terheit, mivel a csapatok számára biztosítja azokat az eszközöket, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy átfogó képet kapjanak munkájukról, egyszerűsítsék az üzleti folyamatokat, hatékony munkafolyamatokat hozzanak létre, hatékonyabban kommunikáljanak, és zökkenőmentessé és élvezetesebbé tegyék az együttműködést.
A ClickUp például segít a projektmenedzsereknek és a csapatoknak a projektek tervezésében, kezelésében, nyomon követésében és az egymással való együttműködésben – mindezt egy helyen. Teljesen testreszabható platformja rugalmasságot és fejlett eszközöket biztosít a csapatoknak, amelyekkel a projekt igényeiknek és preferenciáiknak leginkább megfelelő, leghatékonyabb munkafolyamatot hozhatják létre.
A projektfeladatok, a dokumentáció és a kommunikáció egyetlen, AI-alapú, összekapcsolt platformon található ClickUp a projektmenedzserek számára mindenre kiterjedő alkalmazás.
Mivel a platform teljes mértékben testreszabható, a ClickUp csapatai minden típusú projekt kezelésére és minden típusú projektmenedzsment módszertan támogatására fel vannak szerelve, beleértve a leggyakoribb megközelítéseket, mint például a Waterfall, Agile (Scrum és Kanban), Lean, Six Sigma és mások.
A ClickUp legfontosabb funkciói a hatékony projektmenedzsmenthez:
- Testreszabható nézetek: Tekintse meg projektjeit a saját módján; válasszon több mint 15 nézet közül, beleértve a Gantt-diagramot, az idővonalat és a munkaterhelés nézetet.
- Egyedi automatizálás: Időt takaríthat meg, folyamatai konzisztensek maradnak, és munkafolyamatai egyszerűsödnek.
- Egyedi feladatállapotok: Adjon hozzá és rendeljen különböző szakaszokat a feladatokhoz, hogy javítsa a projekt átláthatóságát.
- Egyéni mezők: Adjon hozzá több kontextust a feladatokhoz, és jelenítsen meg fontos információkat.
- Kontextusfüggő kommunikáció: A csevegés integrálva van a feladatokkal és dokumentumokkal, így mindenki tudja, mi történik.
- Célok: Maradjon a tervnél, hogy elérje SMART céljait egyértelmű ütemtervekkel, mérhető célokkal és automatikus haladáskövetéssel.
- Projekt mérföldkövek: Könnyedén állíts be mérföldköveket, hogy ne szalassz el fontos határidőket, és nyomon követhesd a csapatod előrehaladását a főbb ellenőrzési pontok alapján.
- Függőségek: Adjon hozzá „blokkoló” vagy „várakozó” függőségeket a feladatok között, hogy egyértelműen meghatározza a műveletek sorrendjét, így csapata mindig tudja, hogy melyik feladattal kell először foglalkoznia.
- Feladatellenőrző lista: Készítsen teendőlistát minden egyes feladatnál, hogy biztosan minden lépés el legyen végezve, mielőtt továbbhaladna a feladattal.
- Műszerfalak: Hozzon létre egy irányító központot minden projekt, csapattag és egyéb elem számára, hogy minden projektben érdekelt fél rendelkezzen a szükséges információkkal a projekt kockázatainak ellenőrzéséhez és a projekt határidőn belüli megvalósításához.
- Globális időkövetés: kövesse nyomon a feladatokra fordított időt, állítson be becsléseket, adjon hozzá megjegyzéseket, és tekintse meg az időráfordításról szóló jelentéseket bárhonnan.
- Együttműködés: Dolgozzon a csapattal valós időben dokumentumokon és táblákon
- Hozzárendelt megjegyzések: Készítsen és rendeljen hozzá teendőket közvetlenül a megjegyzésben.
- Mobilalkalmazás: A ClickUp mobilalkalmazással bárhová magával viheti projektjeit.
- Integráció: Csatlakoztasd a ClickUp-ot több mint 1000 kedvenc munkaeszközödhöz, hogy egyszerűsítsd a munkafolyamatodat.
Most nézzünk meg néhány valós projektmenedzsment példát, és tanuljuk meg, hogyan valósítottak meg más iparági szakértők sikeresen projekteket a megfelelő módszertan és eszközök segítségével!
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 92%-a következetlen módszerekkel követi nyomon a teendőket, ami elmulasztott döntésekhez és késedelmes végrehajtáshoz vezet.
Akár nyomonkövetési jegyzeteket küld, akár táblázatokat használ, a folyamat gyakran szétszórt és hatástalan. A ClickUp feladatkezelési megoldása biztosítja a beszélgetések zökkenőmentes átalakítását feladatokká, így csapata gyorsan tud cselekedni és összehangoltan tud működni.
5 projektmenedzsment példa és tipp a sikeres projekt megvalósításához
1. Marketingprojekt példa: Funkciók közötti munkafolyamat létrehozása
Jakub Grajcar, az STX Next marketing menedzsere egy tartalom- és közösségi média szakértőkből álló csapatot vezet, irányítja a marketingosztály lead generációs és márkaismertségi stratégiáját, és több részleggel együttműködve valósítja meg a projekteket. A csapat egy tipikus napja során több mint öt tartalmi feladatot hajtanak végre, Jakub pedig gyakran egyszerre több mint 10 különböző projektet felügyel.
A probléma?
A terméktervezési részlegünkkel való együttműködés kaotikus folyamat volt. Csapatainknak nehézséget okozott a kommunikáció, mert nem volt áttekinthető a projekt – gyakran nem volt egyértelmű, hogy a feladatok még vizsgálat alatt állnak-e, vagy további munkára van szükség.
Szükségünk volt egy olyan rendszerre, amely lehetővé tette számomra és a terméktervezés vezetőjének, hogy áttekintést kapjunk az egész folyamatról, és kézben tartsuk az összes folyamatban lévő és jövőbeli feladatot.
A terméktervezési részlegünkkel való együttműködés kaotikus folyamat volt. Csapatainknak nehézséget okozott a kommunikáció, mert nem volt áttekinthető a projekt – gyakran nem volt egyértelmű, hogy a feladatok még vizsgálat alatt állnak-e, vagy további munkára van szükség.
Szükségünk volt egy olyan rendszerre, amely lehetővé tette számomra és a terméktervezés vezetőjének, hogy áttekintést kapjunk az egész folyamatról, és kézben tartsuk az összes folyamatban lévő és jövőbeli feladatot.
A cél? Segíteni a globális együttműködés javítását a részlegek között és a tartalommarketing folyamatokban, felgyorsítani a projektek befejezését és átadását, valamint összehangolni a csapatokat a célok, a projekt ütemtervek stb. tekintetében egy funkciók közötti munkafolyamat létrehozásával és a folyamatok szabványosításával a ClickUp-ban.
Így valósította meg Jakub és csapata ezt a kezdeményezést:
Kezdeményezési szakasz
- A projekt azonosítása: Marketing Sprints sablonok és csapat Dashboardok létrehozása
- Határozza meg a kívánt eredményt: Több projekt kezelése, a partnerekkel való kapcsolattartás egyszerűsítése és a tartalomgyártási folyamat felgyorsítása
Tervezési fázis
- Projektmenedzsment módszertan: Agile
Végrehajtási szakasz
Feladatellenőrző lista:
- Hozzon létre hierarchiát a ClickUp-ban Hozzon létre mappákat az egyes részlegekhez, és állítson be listákat az egyes mappákban Az egyes listákon belül hozzon létre feladatokat és alfeladatokat, hogy a munkát még tovább bontsa Feladatokat sablonként mentse el, hogy azokat szükség szerint többször is felhasználhassa
- Hozzon létre mappákat az egyes részlegek számára, és állítson be listákat az egyes mappákban.
- Minden listán belül hozzon létre feladatokat és alfeladatokat, hogy a munkát még tovább bontsa.
- Mentse el a feladatokat sablonként, amelyeket tetszés szerint újra felhasználhat.
- Állíts be egyéni feladatállapotokat, hogy a projekt minden szakaszának saját nevet adhass.
- Adjon hozzá egyéni mezőket az egyes listákhoz, hogy a legfontosabb információk könnyen elérhetők legyenek.
- Egyedi automatizálás hozzáadása az akció automatikus elindításához és a projekt következő lépéshez való továbbításához
- Mentsd el a mappát sablonként, hogy újra felhasználhasd a következő Sprintben, és a folyamatok konzisztensek maradjanak.
- Készíts egy egyedi irányítópultot valós idejű jelentésekkel, hogy megjelenítsd a legfontosabb adatokat és javítsd a feladatok láthatóságát.
- Hozzon létre mappákat az egyes részlegek számára, és állítson be listákat az egyes mappákban.
- Minden listán belül hozzon létre feladatokat és alfeladatokat, hogy a munkát még tovább bontsa.
- Mentse el a feladatokat sablonként, amelyeket tetszés szerint újra felhasználhat.
Záró fázis
A projekt végén Jakub és az STX Next csapata tesztelte az új Marketing Sprints sablont és a Dashboardot, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a folyamat minden projektben részt vevő számára zökkenőmentes volt, és a ClickUp összes egyedi automatizálása megfelelően be volt állítva.
📌 Használja ezt a Marketing Sprint Folder sablont a projekttervezéshez , a projekttevékenységek átláthatóságának és szervezettségének megőrzéséhez, valamint a folyamatok racionalizálásához. Induljon el a előre beállított táblázati és listás nézetekkel, a feladatbecslési funkciókkal és a testreszabható automatizálással!
2. SEO-projekt példa: A tartalomgyártás méretezése
Adele Payant, a ClickUp SEO-szakértője felelős a lehetőségek kutatásáért és a tartalmi összefoglalók elkészítéséért, amelyeket az írók útmutatóként használhatnak a blogoldalra szánt cikkek megírásához. Ahhoz, hogy vonzó tartalmi összefoglalókat írjon, kulcsszó-kutatást, versenytársak elemzését és egyéb fontos kapcsolódó feladatokat kell elvégeznie, valamint gondoskodnia kell arról, hogy a tartalmi összefoglaló részletes és könnyen követhető legyen az írók számára.
A probléma?
SEO-blogunk munkafolyamatában a legnagyobb kihívás az volt, hogy a tartalomgyártásunk méretének növelésére összpontosítsunk anélkül, hogy ez hatással lenne az egyes blogok minőségére.
SEO-blogunk munkafolyamatában a legnagyobb kihívás az volt, hogy a tartalomgyártásunk méretének növelésére összpontosítsunk anélkül, hogy ez hatással lenne az egyes blogok minőségére.
A cél?
Egy világos és megismételhető rendszer létrehozása, amely segít SEO-csapatunknak a briefek mennyiségének növelésében anélkül, hogy a briefek minősége romlana, és csökkenti a felesleges oda-vissza kommunikációt.
Így hajtotta végre Adele ezt a projektet:
Kezdeményezési szakasz
- A projekt azonosítása: Készítsen részletes és strukturált SEO-tartalom-összefoglaló sablont.
- Határozza meg a kívánt eredményt: Hozzon létre strukturált és következetes munkafolyamatot a tartalmi összefoglalók kutatásához és elkészítéséhez, és gyorsítsa fel a jóváhagyási folyamatot.
Tervezési fázis
- Projektmenedzsment módszertan: Agile
Végrehajtási szakasz
Feladatellenőrző lista:
- Vedd fel a kapcsolatot az írócsapattal, hogy visszajelzéseket kapj a jelenlegi folyamatról.
- Készítsen SEO blog ellenőrzőlistát a ClickUp Docs-ban Indítson el egy új dokumentumot, és használja a gazdag szerkesztési eszközöket az oldal strukturálásához Adjon hozzá fejléceket, hogy egyértelműen meghatározza a dokumentum szakaszait Ágyazzon be linkeket példa cikkekhez és más kulcsszókutatásból származó fontos adatokhoz Adjon hozzá beágyazott oldalakat, hogy a kijelölt író áttekintse a jegyzeteket, mielőtt megírná a cikket Mentse el a dokumentumot sablonként
- Indíts egy új dokumentumot, és használd a gazdag szerkesztőeszközöket az oldal strukturálásához.
- Fejlécek hozzáadása a dokumentum szakaszainak egyértelmű meghatározásához
- Beágyazott linkek példa cikkekhez és egyéb kulcsfontosságú adatokhoz a kulcsszó kutatásból
- Hozzon létre beágyazott oldalakat, hogy jegyzeteket készíthessen a kijelölt író számára, akinek át kell nézniük azokat a cikk megírása előtt.
- Mentsd el a dokumentumot sablonként
- Indíts egy új dokumentumot, és használd a gazdag szerkesztőeszközöket az oldal strukturálásához.
- Fejlécek hozzáadása a dokumentum szakaszainak egyértelmű meghatározásához
- Beágyazott linkek példa cikkekhez és egyéb kulcsfontosságú adatokhoz a kulcsszó kutatásból
- Hozzon létre beágyazott oldalakat, hogy jegyzeteket készítsen a kijelölt író számára, akinek azokat át kell tekintenie a cikk megírása előtt.
- Mentsd el a dokumentumot sablonként
Záró fázis
- Annak érdekében, hogy a blogtartalom összefoglalója megfelelő színvonalú legyen, a vezető SEO-menedzser, a vezető SEO-szakértő és a vezető tartalomkezelők áttekintették a dokumentumot, majd a sablont a tartalomíróknak mutatták be, hogy azok áttekintsék az olvashatóságot és visszajelzést adjanak. A projekt hivatalosan lezárult, miután minden érdekelt fél jóváhagyta.
📌 Használja ezt a SEO tartalomösszefoglaló sablont, hogy egyértelműen megfogalmazza céljait és célkitűzéseit, majd ossza meg íróival, hogy javítsa a tartalom szállítását.
További SEO projektmenedzsment tippekért olvassa el a ClickUp SEO vezető menedzserének cikkét: Tippek a munkafolyamat optimalizálásához .
3. Ügyfél-támogatási projekt: új program elindítása
Robin Wisner, a ClickUp LMS-adminisztrátora felelős egy új kezdeményezés megvalósításáért, amelynek célja, hogy a ClickUp ügyfelei szórakoztató és interaktív módon tanulhassák meg a ClickUp használatát és a platform funkcióinak maximális kihasználását.
A Customer Enablement csapat, amelynek Robin is tagja, 2021 novemberében elindította a ClickUp University (CUU) programot. Az új program rendkívül pozitív visszajelzéseket kapott a ClickUp felhasználóitól, és végül zöld utat kapott a csapat, hogy elindítson egy újabb lehetőséget a felhasználói élmény további javítása érdekében.
Ennek érdekében ő vezette a CUU tanúsítványok bevezetését célzó kezdeményezést, amelynek célja a ClickUp felhasználók termékismeretének elismerése és a tanfolyam vizsgáinak teljesítéséért való jutalmazásuk.
A probléma?
Egy ilyen méretű projekt legnagyobb kihívása az volt, hogy annyi csapatot kellett irányítani, amelyeknek egymással versengő prioritásaik voltak.
Egy ilyen méretű projekt legnagyobb kihívása az volt, hogy annyi csapatot kellett irányítani, amelyeknek egymással versengő prioritásaik voltak.
A cél?
A munka hatékony delegálása és az új tanúsítási program időben történő elindítása, hogy az ügyfelek számára mérhető folyamatot biztosítson a ClickUp felhasználóként való sikeres beilleszkedéshez és élményük javításához.
Íme, hogyan valósította meg Robin és a projektcsapat tagjai:
Kezdeményezési szakasz
- A projekt azonosítása: Indítsa el és népszerűsítse az új tanúsítási programot
- Határozza meg a kívánt eredményt: Különböző csapatokkal együttműködve megtervezni és elindítani az új tanúsítási programot.
Tervezési fázis
- Projektmenedzsment módszertan: Vízesés
Végrehajtási szakasz
Feladatellenőrző lista:
- Vázolja fel a célokat minden tanúsítási szint és tanfolyam számára a ClickUp Docs-ban.
- Béta tesztcsoport és SOP kidolgozása a ClickUp Docs-ban történő teszteléshez
- Vázolja fel a diagram taxonómiáját és az ügyfél utazását a ClickUp Whiteboards alkalmazásban.
- Hozzon létre ClickUp feladatokat a tartalomfejlesztéshez, és rendelje azokat a kijelölt csapattagokhoz.
- Használja a ClickUp űrlapot, hogy benyújtsa a tanúsítványok tervezési igényét.
- Kérjen új súgó központ áttekintő cikk létrehozását
- Együttműködés a Dev Ops csapattal a weboldal tervezésének kódolásában és kezelésében
- Végezzen teszteket a béta tesztcsoporttal, és gyűjtsön visszajelzéseket
- Készíts belső és külső támogató anyagokat
- Kérjen marketing promóciós anyagokat
Záró fázis
- A projekt lezárásához a projektben érdekelt felek áttekintették a kreatív terveket, és tesztelték a weboldal teljesítményét és felhasználói élményét. A jóváhagyás akkor történt meg, amikor a projekt követelményei teljesültek.
📌 Használja ezt a visszajelzési űrlap sablont, hogy testreszabhassa visszajelzéseinek gyűjtését, egy helyen tekintse át az összes visszajelzést, és javítsa termékeit és szolgáltatásait.
Bónusz: Projektmenedzsment szoftver szabadúszóknak
4. Oktatási projekt példa: Vállalat-szintű adatszolgáltatási irányítópultok létrehozása
Morey Graham, a Wake Forest Egyetem Alumni és Donor Services (ADS) igazgatója vezeti és irányítja a Wake Forest közösségen belüli adománygyűjtő kampányokat, az alumni kapcsolatokat, a márka identitását és a kiadványokat.
A probléma?
Mivel a csapatok különálló platformokon dolgoztak, ez munkasilókat hozott létre, ami párhuzamos munkavégzéshez és gyenge csapatkommunikációhoz vezetett. Emellett nem volt áttekinthetőek az adataink, ami befolyásolta a szervezet számára fontos üzleti döntések meghozatalát.
Mivel a csapatok különálló platformokon dolgoztak, ez munkasilókat hozott létre, ami párhuzamos munkavégzéshez és gyenge csapatkommunikációhoz vezetett. Emellett nem volt áttekinthetőek az adataink, ami befolyásolta a szervezet számára fontos üzleti döntések meghozatalát.
A cél?
Találjon egy új, minden részleg számára felhasználóbarát projektmenedzsment eszközt, és hozzon létre egy üzleti irányítópultot, amely valós időben jeleníti meg és frissíti az adatokat, hogy javítsa a projekt láthatóságát a szervezet egészében.
Így valósította meg Morey és az ADS osztály ezt a projektet:
Kezdeményezési szakasz
- A projekt azonosítása: Készítsen pontos és megbízható projektirányító táblázatot a vezetőség és a csapat tagjai számára.
- Határozza meg a kívánt eredményt: Javítsa az adatok jelentését és a feladatok láthatóságát az osztályok között, és hangolja össze a csapat céljait.
Tervezési fázis
- Projektmenedzsment módszertan: Agile
Végrehajtási szakasz
Feladatellenőrző lista
- Konszolidálja a munkaeszközöket és integrálja az alkalmazásokat, hogy egyszerűsítse az adatszolgáltatási folyamatot.
- Hívjon össze egy teljes létszámú megbeszélést a részlegnél, hogy visszajelzéseket gyűjtsön a jelenlegi folyamatról, és dokumentálja a megbeszélés jegyzetét egy Doc vagy Notepad fájlban.
- Állítsa be a munkaterületét, és hozzon létre egy külön helyet minden részleg számára. Hozzon létre egy teret minden részleg számára, hogy a munkát részlegek szerint szervezhesse. Minden térben hozzon létre egy mappát minden projekt számára. Minden mappában hozzon létre egy listát minden csapattag számára.
- Hozzon létre egy teret minden részleg számára, hogy a munkát részlegek szerint szervezhesse
- Minden térben hozzon létre egy mappát minden projekthez.
- Minden mappán belül hozzon létre egy listát minden csapattag számára.
- Testreszabhatja a projekt nézetét, és hozzáadhat fontos információkat az egyes feladatokhoz. Hozzon létre egyedi állapotokat a projekt minden szakaszához. Állítson be és adjon hozzá címkéket a feladatokhoz, hogy kategorizálja és összekapcsolja a kapcsolódó feladatokat.
- Hozzon létre egyedi állapotokat a projekt minden szakaszához
- Állíts be és adj hozzá címkéket a feladatokhoz, hogy kategorizáld és összekapcsold a kapcsolódó feladatokat.
- Határozza meg a célokat és dokumentálja az egyes célokat a ClickUp Goals alkalmazásban.
- Készítsen egyedi irányítópultot az egész szervezet, valamint az egyes részlegek és projektek számára Határozza meg az irányítópult célközönségét és adatsorát Válassza ki a megfelelő KPI-ket az adatsor támogatásához Válassza ki a jelentési követelményeknek megfelelő widgetet
- Határozza meg a műszerfal közönségét és az adatsorozatot
- Válassza ki a megfelelő KPI-ket az adatsor támogatásához
- Válassza ki a jelentési követelményeinek megfelelő widgetet
- Hozzon létre egy teret minden részleg számára, hogy a munkát részlegek szerint szervezhesse
- Minden térben hozzon létre egy mappát minden projekthez.
- Minden mappán belül hozzon létre egy listát minden csapattag számára.
- Hozzon létre egyedi állapotokat a projekt minden szakaszához
- Állíts be és adj hozzá címkéket a feladatokhoz, hogy kategorizáld és összekapcsold a kapcsolódó feladatokat.
- Határozza meg a műszerfal közönségét és az adatsorozatot
- Válassza ki a megfelelő KPI-ket az adatsor támogatásához
- Válassza ki a jelentési követelményeinek megfelelő widgetet
Záró fázis
- Mutassa be a projektet az osztályvezetőnek és a legfontosabb érdekelt feleknek, hogy áttekintsék és jóváhagyják a projekt lezárását.
📌 Hozzon létre egyedi irányítópultokat a ClickUp-ban, hogy átfogó képet kapjon minden kezdeményezéséről, kiemelje a KPI-ket, a projekt állapotát és az előrehaladást, így mindenki mindig naprakész és összehangolt maradhat.
5. Termékbevezetési projekt példa: Új termékfunkció bevezetése
A ClickUp projektmenedzsment funkcióinak további bővítése érdekében a vállalat hatalmas kezdeményezést indított egy új termékfunkció, a ClickUp Whiteboards fejlesztésére és sikeres bevezetésére. A projekt élén a ClickUp csoport termékmenedzsere, Zach Blodgett áll.
A vállalat célja egy hatékony, mégis könnyen használható digitális együttműködési eszköz létrehozása volt, amelyet a projektmenedzserek, vezetők és csapat tagok felhasználhatnak brainstorming, tervezés és végrehajtási folyamataik fejlesztésére.
A probléma?
A legnagyobb kihívás a csapat mérete és a gyorsan közeledő határidő volt. A határidő nem volt módosítható, és rengeteg érdekelt fél volt a GTM, az értékesítés, az árazás és csomagolás, a növekedés, a támogatás, a CSM-ek és az EPD részéről. Gondoskodnunk kellett arról, hogy tudják, mi fog megjelenni, mi lesz a következő lépés, és hogyan kell beszélni a Whiteboards-ról.
A legnagyobb kihívás a csapat mérete és a gyorsan közeledő határidő volt. A határidő nem volt módosítható, és rengeteg érdekelt fél volt a GTM, az értékesítés, az árazás és csomagolás, a növekedés, a támogatás, a CSM-ek és az EPD részéről. Gondoskodnunk kellett arról, hogy tudják, mi fog megjelenni, mi lesz a következő lépés, és hogyan kell beszélni a Whiteboards-ról.
A cél?
Használjon projektmenedzsment eszközt a feladatok kezeléséhez, a világszerte működő érdekelt felekkel való kommunikációhoz, valamint a kockázatok és szűk keresztmetszetek minimalizálásához, hogy a megállapodott határidőn belül elkészüljön az új, nagy várakozással övezett termékfunkció.
Így indította el Zach és a vállalat a sikeres projektindítást:
Kezdeményezési szakasz
- A projekt azonosítása: Új funkció bevezetése
- Határozza meg a kívánt eredményt: Hogy sikeresen megvalósítson egy reszponzív és funkcionális új funkciót, és GTM-kampányokat hozzon létre a bevezetés napjára.
Tervezési fázis
- Projektmenedzsment módszertan: Lean
Végrehajtási szakasz
Feladatellenőrző lista:
- A feladatokat a termék- és mérnöki csapat megfelelő tagjaira kell delegálni.
- Használja a ClickUp-Github integrációt a feladatokban szereplő ágak előnézetéhez.
- Készítsen videókat a fejlesztés során felmerülő hibák jelentésére és a komplex problémák más csapatoknak való egyszerű továbbítására.
- Vedd fel a kapcsolatot a kreatív csapattal, hogy promóciós videókat és hirdetéseket készítsetek!
- Vegye fel a kapcsolatot az egész céggel, hogy bétatesztelést végezzen és visszajelzéseket gyűjtsön.
- Teszteljen a biztonsági csapattal
- Együttműködés az értékesítési osztállyal az árképzési modell meghatározásában
- Dolgozzon együtt a termékmarketing GTM csapattal, hogy marketingkampány -tervet készítsen a bevezetéshez.
- Állítson be fontos mérföldköveket és ütemezzen be béta verziót
Záró fázis
- A vezérigazgató, a műszaki alelnök és más fontos projektérdekelt felek áttekintették a termék jellemzőit, és jóváhagyták a végleges terméket a bevezetés napja előtt.
Íme a végleges eredmény – nézd meg!
📌 Készíts lépésről lépésre egy tervet arra, hogyan fogja a szervezeted piacra dobni a terméket, és használd ezt a piacra lépési stratégia sablont, hogy gyorsabban tudj szállítani!
Egyéb hasznos projektmenedzsment sablonok az Ön számára
Bármilyen projektet magabiztosan kezelhet a ClickUp segítségével
A sikeres projektmenedzsment azzal kezdődik, hogy megértjük a projekt végső célját, megismerjük az intelligens projektterv kulcsfontosságú elemeit, és kidolgozunk egy zökkenőmentes, megvalósítható stratégiát a cél eléréséhez. Az ötletekhez segítséget nyújthatnak a fenti projektmenedzsment példák.
Emellett gondoskodnia kell a megfelelő módszertan bevezetéséről is, amely végigkíséri az egész folyamatot, és kihasználja a projekt életciklusát, hogy a terv szerint haladjon.
És hogy a projektmenedzserként való életét a lehető legkönnyebbé tegye, használjon egy olyan projektmenedzsment eszközt, mint a ClickUp, amely segít mindent rendben tartani és az összes munkáját egy központi helyre összegyűjteni. Használja a projekt előrehaladásának nyomon követésére, a projekt kockázatainak és erőforrásainak hatékony kezelésére, az egész szervezetével való együttműködésre és még sok másra.
A ClickUp, a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, egy helyen egyesíti a projekteket, a tudást és a csevegést – mindezt AI segítségével, amely gyorsabb és okosabb munkavégzést tesz lehetővé.
A testreszabható és funkcionális funkciók széles skálájával teljes mértékben felkészülhetsz bármilyen típusú projektmenedzsment megközelítés kezelésére, egyszerre több komplex projekt irányítására, a leghatékonyabb munkafolyamatok beállítására, távoli és hibrid csapatok támogatására, valamint arra, hogy minden alkalommal magabiztosan, időben szállítsd le a minőségi projekteket.
(cue „Ez könnyű volt” hanghatás 😉)