Ahogy a projektcsapatok egyre globálisabbá és funkciók közötti együttműködésen alapulóvá válnak, a projektmenedzserek folyamatosan újraértékelik a folyamatokat. Ez pedig kényes feladat! A túl sok változás egyszerre megzavarhatja a csapat termelékenységét, másrészt a lassú fejlesztések elkerülhetetlenül károsítják az innovációt.
Találkozott már olyan kifinomult eszközökkel, mint a Gantt-diagramok és a Kanban táblák, de még nem teljesen meggyőződött arról, hogy ezek a megfelelő megoldások a projektje és csapata igényeinek kielégítésére.
Ez az útmutató elmagyarázza a Gantt-diagram és a Kanban-tábla közötti különbségeket, hogyan használhatja őket a projektmenedzsmentben, és milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a választáskor.
Gantt-diagramok és Kanban táblák: mélyreható ismertetés
Fontos megjegyezni, hogy ez a két projektmenedzsment eszköz nem jobb a másiknál. A projektmenedzsment eszköz bevezetésének, oktatásának és alkalmazásának módja dönti el a sikerét. A legjobb megközelítés a Gantt-diagram és a Kanban-tábla közötti választáshoz a következő:
A Gantt-diagramok a legalkalmasabbak több héten, hónapon, sőt éven át tartó, összetett projektek nyomon követésére. Egy mindennapi felhasználási példa egy projektmenedzser, aki több csapat kampányainak előrehaladását vizualizálja.
A Kanban táblák leginkább a folyamatos munkafolyamatra, az egyes feladatok prioritásainak meghatározására és a folyamatban lévő munkák korlátozására alkalmasak. Egy mindennapi felhasználási példa a szoftverfejlesztő csapatok, amelyek minden folyamatban lévő munkát vizualizálnak, ahogy a feladatok haladnak a befejezés felé.
Most nézzük meg mindkettőt részletesen, miközben folytatjuk a Gantt-diagram és a Kanban-tábla összehasonlítását!
Mi az a Gantt-diagram?
A Gantt-diagram egy vízszintes oszlopdiagram, amely a projekt ütemtervének kezdő és befejezési dátumait ábrázolja. A Gantt-diagramok a projekt fontos mérföldköveit és a feladatok egymástól való függőségét is megmutatják. Ezek a funkciók segítenek a csapatoknak bármilyen időtartamra vonatkozóan részletes, komplex projekteket tervezni.
A tipikus Gantt-diagram hat fő összetevője:
- Mérföldkövek: jelölje meg szimbólummal a projekt időbeni befejezéséhez és sikeréhez fontos dátumokat.
- Nyilak/vonalak: jelzik, mely feladatok blokkolják és várnak másokra (ezeket függőségeknek nevezzük).
- Vonaljelölő: megadja az aktuális dátumot, hogy egy pillantásra láthassa, mennyi munka van még hátra.
- Vízszintes sávok: az egyes projektfeladatok időtartamát jelzik.
- Bal oldali sáv: felsorolja a projektben szereplő összes feladatot.
- Időskála: a dátumkategóriákat napokban, hetekben vagy hónapokban jeleníti meg.
Alternatívát keres a Gantt-diagramokhoz? Nézze meg a 10 legjobb Gantt-diagram alternatívát.
5 ok, amiért érdemes a Gantt-diagramot választani projektmenedzsment eszközként
Alapvetően a Gantt-diagram felállítja és támogatja csapata tevékenységeit, így az egyes feladatok elvégzésére külön idő és erőforrások állnak rendelkezésre. Íme öt ok, amiért érdemes a Kanban táblát helyett a Gantt-diagramot választani:
1. A feladatoknak és alfeladatoknak konkrét határideje van, hogy az egész projekt időben elkészüljön.
A vízesés módszertanhoz hasonlóan a Gantt-diagramok is világosan felvázolják a feladatok ütemezését, így a csapat tagjai tudják, hogy egy feladat megkezdése előtt várniuk kell-e egy másik feladat megkezdésére vagy befejezésére. Például egy tervezőnek a kampány kreatív elemeinek elkészítése nem kezdődhet el, ha nem rendelkezik a szövegíró által készített tartalomtervezettel. A projektmenedzsernek tisztában kell lennie ezzel az időzítéssel, mert a munka késedelme az egész projekt ütemezését veszélyezteti.
Bónusz: Próbálja ki Gantt-diagram sablonjainkat tervezőknek.
2. Nyomon szeretné követni a legfontosabb feladatokat, hogy a projektje ne maradjon le a határidőktől.
A Gantt-diagram kritikus útvonala azoknak a feladatoknak a láncolata, amelyek elengedhetetlenek a projekt időbeni befejezéséhez. A kritikus útvonallal elkerülheti a nem kritikus feladatokat. Ez segít abban, hogy több erőforrást rendeljen a kritikus feladatokhoz, és lerövidítse a befejezési időt.
3. Egy komplex projektet szeretne kezelhető részekre bontani
A Gantt-diagram tökéletes vizuális áttekintést nyújt a teljes képhez, miközben betekintést enged a feladat egyes részeibe. Választ ad olyan kulcsfontosságú kérdésekre, mint:
- Melyik szakaszban kapcsolódik be a XYZ osztály a projektbe?
- Melyek az egyes projektek/feladatok követelményei?
- Mely projektek vagy feladatok jelentik a mérföldköveket?
- Az XYZ projekt, feladat vagy alfeladat?
Ha módosítania kell egy projekt kezdési és befejezési dátumát, azt egyszerűen megteheti egy modern Gantt-diagramon! Húzza át a feladatot vagy* az egész ütemtervet, hogy tükrözze az új kezdési/befejezési dátumokat.
*A modern Gantt-diagram csak néhány kattintásra van! Tervezze meg az időt, kezelje az erőforrásokat, vizualizálja a függőségeket és még sok minden mást a ClickUp egyszerű Gantt-diagram sablonjával!
✅ A Gantt-diagram előnyei
- A Gantt-diagramok segítségével egyetlen nézetből több ütemtervet is kezelhet.
- A Gantt-diagramok madártávlatból mutatják be az egész projektet.
- A Gantt-diagramok kiemelik a függőségeket és a kritikus utat.
❌ Gantt-diagram hátrányai
- A Gantt-diagram vízszintes sávjai félrevezetőek lehetnek a feladat elvégzéséhez szükséges erőforrások vagy munkamennyiség meghatározásában.
- A csapatokkal való együttműködés a Gantt-diagram elkészítéséhez első alkalommal használók számára nehéz lehet.
- Idővel a Gantt-diagramok karbantartása kihívássá válhat.
Tekintse meg a Gantt-diagram sablonok teljes listáját!
Mi az a Kanban-tábla?
A Kanban-tábla egy munkafolyamat-vizualizációs eszköz, amely leginkább olyan projektekhez alkalmas, amelyek nem igényelnek prioritási vagy függőségi stratégiákat. A Kanban-táblák inkább a munkafolyamat állapotánként a folyamatban lévő munkák korlátozásában segítenek. A kártya (amely a feladatot jelenti) balról jobbra halad át az egyes oszlopokon (amelyek a munkafolyamat állapotát jelzik), amíg el nem éri a KÉSZ állapotot.
A Kanban táblák folyamatos szállításra lettek kialakítva, ezért a kezdési és befejezési határidők ezeken a táblákon nem olyan szigorúak, mint a Gantt-diagramokon.
A Kanban-tábla három fő összetevője:
- Kártyák: a projekt befejezéséhez szükséges feladatok külön kártyákra vannak felosztva, amelyek az első oszlopban kezdődnek, és a munkafolyamaton keresztül haladnak, amíg el nem érik a Kész oszlopot. Minden kártya tartalmazza a feladat szükséges adatait, például a leírást, a felelős(ek)et és a határidőt.
- Oszlopok: a legegyszerűbb formájában egy Kanban-tábla három oszlopból áll. A hagyományos oszlopnevek: Teendők, Folyamatban és Befejezettek. További Kanban-oszlopok adhatók hozzá a részletes munkafolyamatokhoz, és szakaszokként, konkrét csapatokként vagy egyéni csapattagokként definiálhatók.
- WIP-korlátok: a folyamatban lévő munkák (WIP) korlátja az a feladatlapok száma, amelyeket egy Kanban-tábla oszlopában egy adott időpontban tárolni lehet. Nincs „tökéletes” szám a WIP-korlátok beállításához. A számok a csapat kapacitásától és képességeitől függenek.
5 ok, amiért érdemes a Kanban táblát választani projektmenedzsment eszközként
A Kanban táblák tökéletesek azoknak a projektcsapatoknak, amelyeknek szabványosítaniuk kell a folyamatokat a hatékonyság fenntartása érdekében, miközben a feladatok haladnak az egyes szakaszokon. Íme öt ok, amiért érdemes a Gantt-diagram helyett a Kanban táblát választani:
1. Megbízható irányítási rendszert szeretne, amely méri az összes munka elkötelezettségét és teljesítési pontjait.
A feladat akkor kezdődik, amikor a kérés beérkezik, vagy amikor a csapat megkezdi a munkát? A kérést benyújtó személy szerint az előbbi, de a Kanban rendszerben az utóbbi a helyes.
A kötelezettségvállalási pont az a művelet, amikor egy Kanban kártyát a munkafolyamatba húzunk, hogy megkezdjük a munkát. Ez azt jelenti, hogy minden tudás összegyűjtésre került, a megbízott személy jól felkészült a feladat megkezdésére, és az óra elindult. Amikor egy feladat befejeződik, elérte a szállítási pontot.
Szóval, hol tárolják a feladatokat, amikor még nem állnak készen a végrehajtásra? A Kanban-tábla elején található egy speciális oszlop, a backlog, ahol tárolják őket. A backlog egy olyan hely, ahol a projektmenedzserek a prioritás, az egyértelműség és a megvalósíthatóság alapján válogathatják a feladatokat. Ez segít a csapatnak a tervezésben, az elosztásban és a folyamatok nyomon követésében. (Erről bővebben a 3. pontban!)
2. Meg akarja határozni a munkafolyamat szakaszaiban előforduló szűk keresztmetszeteket és időpazarlásokat
Az agilis vagy prediktív projektmegközelítések a Kanban rendszerrel működnek a legjobban, mert javítják a következetes teljesítést. Például egy projektmenedzser könnyen láthatja, hol halmozódnak fel túl sok feladat egy oszlopban, vagy hol töltenek a feladatok kicsit túl sok időt. Amikor a szűk keresztmetszetet észleli, a projektmenedzser intézkedik annak eltávolításáról, és talán felfedez egy lehetséges folyamatfejlesztési lehetőséget is:
- Jamie egy nap alatt csak három feladatot tud átnézni. Be tudunk vonni egy másik csapattagot, hogy segítsen a további feladatok átnézésében?
- Automatizálható-e ez a munkafolyamat szakasza, hogy időt és emberi erőforrásokat takarítsunk meg?
- Alábecsültük a feladatokkal kapcsolatos információk összegyűjtéséhez szükséges időt. Hozzunk létre egy puffert ebben a szakaszban, hogy a csapatunknak legyen egy kis lélegzetvételnyi ideje. Mi lenne, ha létrehoznánk egy új egyéni státuszt?
3. Szeretné ellenőrizni az adott időpontban folyamatban lévő munkák mennyiségét
Mindannyian átéljük ezt: minden beérkező kérésre igent mondunk, anélkül, hogy teljes mértékben megértenénk a munka terjedelmét. Ha udvarias módon szeretne nemet mondani, akkor a Kanban táblák jönnek jól!
A folyamatban lévő munkák (WIP) korlátozása megkönnyíti az erőforrások kezelését, vagyis az erőforrások lehető leghatékonyabb tervezését, elosztását és nyomon követését. Az intuitív* Kanban táblán a WIP korlátozások meghatározzák az oszlopban megengedett maximális feladatokat, és figyelmeztetnek, ha a korlátot túllépik.
*A ClickUp intuitív Kanban táblái máris használatra készek! Próbálja ki a Kanban sablon hatékony drag-and-drop funkcióját, és tegye projektcsapatait még produktívabbá.
✅ A Kanban-tábla előnyei
- A Kanban táblák lerövidítik a projekt munkafolyamatának ciklusidejét.
- A Kanban táblák növelik a gyorsabb eredmények esélyét
- A Kanban táblák korlátozzák az adott időpontban folyamatban lévő munkákat.
❌ Kanban-tábla hátrányai
- Nincs meghatározva/hozzárendelve időkeret az egyes fázisokhoz.
- A rossz prioritások kockázata
- Nem iterációbarát
A Gantt-diagramokról és a Kanban-táblákról szerzett új ismereteivel most eljött az ideje eldönteni, melyik projektmenedzsment szoftver teszi stresszmentessé a munkafolyamatot! Más platformoknál választania kell a Gantt-diagramok és a Kanban-táblák között, de a ClickUpnál azt mondjuk: „Legyen mindkettő!”
A Gantt-nézet és a Tábla-nézet használata a ClickUp-ban a projektmenedzsmenthez
A ClickUp egy all-in-one termelékenységi platform, ahol a csapatok összeülnek, hogy feladatok, dokumentumok, csevegés, célok, táblák és egyéb eszközök segítségével megtervezzék, megszervezzék és együttműködjenek a munkában. A ClickUp néhány kattintással könnyen testreszabható, így minden típusú és méretű csapat hatékonyabban végezheti munkáját, és új magasságokba emelheti termelékenységét! A nézetek pedig a ClickUp titkos összetevői.
A nézetek olyanok, mint a szemüveg lencséi. Minden nézet egyedi perspektívát nyújt, és az egyéni és csapatpreferenciáknak megfelelően is beállítható. A különböző csoportosítási, rendezési és szűrési módszerekkel teljes ellenőrzést kap a feladatok megjelenítésének módja felett.
Hogyan adhat hozzá Gantt-nézetet a ClickUp-ban?
Nézze meg Gantt-nézet bemutatóunkat, amelyben tippeket és trükköket talál a Gantt-nézetek használatához! ⬇️
Hogyan adhat hozzá táblázatnézetet a ClickUp-ban?
Ismerje meg, hogyan használhatja a táblázat nézetet a saját előnyére, és szerezzen profi tippeket, amelyekkel gyorsabban haladhat a nap folyamán! ⬇️
A ClickUp rugalmasságot biztosít, hogy a munkáját a saját módján tekintse meg.
A ClickUp több mint tucatnyi módszert kínál a feladatok és egyéb munkák szervezésére és vizualizálására. A Gantt-diagram és a Kanban-tábla terén mindkettő remek eszköz a saját környezetében, de a ClickUp-ban még hatékonyabbak. ⚡️
A ClickUp-ban lehetőségek várnak Önre, amelyekkel javíthatja projektjeinek kezelését. Készen áll arra, hogy új irányt adjon termelékenységének? Regisztráljon még ma ingyen!
Ha tetszett ez az összehasonlítás, akkor nézze meg a Pert és a Gantt összehasonlításunkat is!