Még mindig vitatkozik arról, melyik projektmenedzsment nézet a leghatékonyabb?
Nos, lélegezzen fel, mert nincs egyedül.
A PERT-diagramok és a Gantt-diagramok együttesen elengedhetetlen projektmenedzsment-nézetek a feladatok feltérképezéséhez, szervezéséhez és végrehajtásához a csapatában. Ez különösen igaz komplex projektek létrehozása és kezelése esetén, amelyekben több közreműködő és függőség van.
Mindkét nézet segít abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és a csapatok ugyanazon cél felé törekedjenek. Nagyszerű csapatmunka, nem igaz?
Ezek a két eszköz azonban messze nem felcserélhetőek.
Mindkettőnek megvannak a maga előnyei, hátrányai és felhasználási esetei, amelyeket a projektmenedzsereknek karrierjük bármely szakaszában és iparágtól függetlenül fontos szem előtt tartaniuk.
Ez az útmutató bemutatja a PERT- és Gantt-diagramok finomságait, beleértve azok előnyeit és hátrányait, hogy megérthesse, melyik eszköz melyik helyzetben alkalmazható. Bónuszként megmutatjuk, hogyan készítheti el őket egy olyan projektmenedzsment eszközben, mint a ClickUp. 🙂
🔍 Mik azok a PERT-diagramok?
A PERT diagramok (Program Evaluation Review Technique rövidítése) olyan hálózati diagramok, amelyek grafikusan ábrázolják a projekt ütemtervét, és a becsült befejezési idő alapján felbontják azt egyedi feladatokra.
Ha már lelkes Mind Map felhasználó, akkor a PERT diagramok is nagyon hasznosak lesznek Önnek.
Érdekesség: Az amerikai haditengerészet először az 1950-es években fejlesztette ki ezeket a diagramokat, hogy koordinálja a nukleáris tengeralattjárók felfegyverzéséért felelős alvállalkozókat. Természetesen a PERT-diagramok azóta nagy utat tettek meg, és ma már elsősorban sokkal kevésbé összetett célok elérésére használják őket. 😅
A PERT-diagram 4 kritikus eleme
A PERT-diagram bonyolultsága változatlan maradt. A diagramot négy fontos rész alkotja, amelyek a következők:
- Minden projekt mérföldkő egy csomópontként jelenik meg a hálózati diagramban.
- A mérföldköveket összekötő feladatok nyilakkal vannak jelölve.
- A nyilak függőségeket is jelölnek, amelyek megmutatják, mely mérföldköveket kell teljesíteni, mielőtt mások elérhetők lennének.
- Minden nyílnak legfeljebb három időbélyege van a feladat elvégzéséhez: optimista idő, pesszimista idő és a legvalószínűbb idő.
Kicsit bonyolultnak tűnik, de alapvetően az összes időbélyeg összeadásával megkapja a becsült befejezési időt és a projekt folyamatának áttekintését.
Ne feledje, hogy mindez a projekt komplexitásától függ. Valószínűleg többféle útvonalra lesz szüksége a befejezéshez. Például, ha szoftverplatformot épít, a programozásnak egyidejűleg kell történnie a teszteléssel, a front-end tervezéssel és egyebekkel.
Itt jönnek képbe a PERT-diagramok a kritikus út módszerrel történő projektmenedzsmentben.
A kritikus út módszer segít meglátni a szükséges feladatokat és a projekt befejezéséhez szükséges legkevesebb időt. Lényegében segít vizualizálni a projekt legalapvetőbb ütemtervét azáltal, hogy eltávolítja a közvetlen látómezőből minden felesleges zavaró tényezőt.
Különösen akkor, ha kevés az ideje, ez segíthet a legfontosabb feladatok prioritásainak meghatározásában, amelyeket minél hamarabb el kell végeznie, és elkerülheti azokat a további feladatokat, amelyek nem szükségesek a haladáshoz, vagy amelyek későbbi időpontra halaszthatók anélkül, hogy ez hatással lenne a projektre.
A PERT-diagramot tervezési eszközként felhasználva meghatározhatja, hogy mi a legjobb út, és mennyi időt vesz igénybe a megadott határidők betartása.
Hogyan néz ki egy PERT-diagram?
Ezen a ponton valószínűleg azon tűnődik, hogy egy PERT-diagram hogyan is nézhet ki a projektmenedzsment munkafolyamatában. Nos, a legegyszerűbb formájában egy PERT-diagram, amelyet a projekt kritikus útjának meghatározására használnak, körülbelül így néz ki:
Gondoljon „diagramra”, amikor PERT-diagramra gondol, és hagyja, hogy ez szárnyaljon a kreativitását!
Fejlessze ki projektje legfontosabb feladatait úgy, hogy összekapcsolja őket egymással a minden típusú projektmenedzsment szoftverben megtalálható, PERT-hez hasonló funkciók segítségével. Ez magában foglalhat diagram sablonokat, gondolattérkép eszközöket, vagy akár digitális táblákat is, amelyek segítenek a munkafolyamatot a lehető legjobban megtervezni.
A PERT-diagramok előnyei és hátrányai a projektmenedzsmentben
Nincs olyan módszer, amely minden projektkezeléshez egyformán alkalmas lenne. A PERT-diagram ideális megoldásnak tűnhet a csapat számára, és bár senki sem PERT-tökéletes, fontos, hogy mielőtt belevágna, megismerje az adott módszer erősségeit és gyengeségeit.
Először is, a jó dolgok. 🥰
Milyen előnyei vannak a PERT-diagramok használatának? Lehetőségek:
- Előrejelzés, nyomon követés és felülvizsgálat az egyes feladatokhoz szükséges időtartamról
- Adjon hozzá tartalékidőt, hogy a munka során az erőforrásokat a kritikusabb feladatokra tudja átcsoportosítani.
- Végezzen „mi lenne, ha” elemzéseket, hogy megnézze, hogyan változik a projekt, ha hozzáad egy feladatot vagy megváltoztatja egy másik feladat időtartamát.
- Azonosítsa az ismétlődő műveleteket, hogy idővel bővíthesse projektmenedzsmentjét.
- Idővel módosítsa a projektet – különösen, ha változás történik a kritikus útvonalon.
Jól hangzik, ugye? A PERT-diagramok népszerűsége nem véletlen.
Mégis, fontos megérteni a hiányosságokat is:
- Az egyes feladatok időtartama szubjektív. Ha az egyes időtartamokat nem a korábbi projektekből szerzett tapasztalatokra vagy reális elvárásokra alapozza, akkor véletlenül kudarchoz vezetheti a csapatot.
- Ha túl szűken összpontosít a kritikus útvonalra, akkor alábecsülheti azokat a fontos másodlagos feladatokat, amelyek szintén hozzájárulhatnak a projekt sikeréhez.
- Őszintén szólva, a PERT-diagramok elkészítése általában bonyolult, és gyakori frissítéseket igényelnek. Maga a folyamat időigényes lehet, és mivel a kritikus út gyakran változhat, a PERT-diagramok elég gyorsan elavulnak.
- Az ütemterv ugyan fontos, de a feladatok elvégzéséhez szükséges költségek és erőforrások is azok. Vigyázzon, ne terhelje túl a csapatát, és ne lépje túl a költségvetést azzal, hogy a PERT-diagramot minden más elé helyezi.
Ezek az előnyök és hátrányok miatt a PERT-diagramok kiválóan alkalmasak a projektmenedzsment egyes, de nem minden aspektusára. Itt jönnek képbe más eszközök, például a Gantt-diagramok.
Kezdje el használni a PERT-diagram sablonokat!
🔍 Mi az a Gantt-diagram?
A Gantt-diagram egy projekt idővonalának ábrázolása, de kétdimenziós, vízszintes oszlopdiagramként van megszervezve: az Y-tengely és az X-tengely.
- Az Y-tengely felsorolja a projekthez kapcsolódó egyes feladatokat, valamint az egyes feladatok alapvető változóit, például a feladat tulajdonosát.
- Az X-tengely egy idővonalat vagy naptárnézetet mutat, amelyet néha napokra, hetekre vagy hónapokra osztanak, hogy lefedje a projekt teljes várható időtartamát.
A diagramon minden oszlop egy-egy feladatot jelöl. Megmutatja, mikor kezdődik a feladat, és az idővonalon végigkövethető, hogy mikor kell befejezni. Ez kiváló módszer a projektmenedzserek és más csapattagok számára, hogy könnyen nyomon követhessék a jelenlegi, a közelgő és a lejárt feladatokat.
Ezen két alapvető dimenzión túl a Gantt-diagram függőségei azokat a feladatokat mutatják, amelyek csak akkor kezdődhetnek el vagy fejeződhetnek be, ha mások már elkészültek. A feladatok közötti kapcsolatok és függőségek minden projektben előfordulnak, ezért fontos odafigyelni rájuk. Mindig lesznek olyan helyzetek, amikor egy feladat egy másik befejezésére vár, egy másikat blokkol, vagy más, egyidejűleg zajló feladatokhoz kapcsolódik.
A Gantt-diagramok egyszerűsége segítette őket abban, hogy az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment módszertanná váljanak. A Gantt-diagramok felhasználási esetei az építkezéstől az eseménytervezésen, a marketingen és az oktatáson át számos területre kiterjednek. Összefoglalva, a Gantt-diagramja körülbelül így nézhet ki:
A Gantt-diagram használatának előnyei és hátrányai a projektje számára
A Gantt-diagramok népszerűsége nem véletlen. A különböző iparágak projektmenedzserei a következő fő előnyök miatt támaszkodnak rájuk:
- A Gantt-diagramok könnyen olvashatók és rendkívül átláthatóak, ami kiválóan alkalmas csapat tagok, funkciók közötti csapatok és érdekelt felek számára egyaránt.
- Rugalmasak! Könnyedén frissítheti az egyes feladatok határidejét.
- A Gantt-diagramok segítségével fontos információk, mint például a határidők, a függőségek és néha a projekt mérföldkövei is könnyen áttekinthetők egy pillanat alatt.
- Több részre bonthatja őket, hogy a sokrétű projekteket könnyen kezelhető részekre osztva kezelhesse.
Ugyanakkor a Gantt-diagram választása nem fog varázsütésre sikeressé tenni a projektet. Mint bármely más eszköz esetében, ezzel a tervezési módszerrel is szembe kell néznie néhány lehetséges hátránnyal:
- A Gantt-diagramok túl egyszerűek lehetnek az Ön számára. Különösen komplex projektek vagy feladatok esetén a projektmenedzserek a határidők, függőségek és ütemtervek mellett további részleteket is kereshetnek.
- Egyes Gantt-diagramok nem rendelkeznek hierarchikus elemekkel, ami megnehezítheti a feladatok prioritásainak meghatározását.
- Különösen nagy, sok feladatot tartalmazó projektek esetében a Gantt-diagramok hatalmas méretűek lehetnek, és szinte lehetetlen őket egyetlen áttekintő képként megjeleníteni.
- A PERT-diagramokhoz hasonlóan a Gantt-diagramokon is becsült értékek szerepelnek a feladatok befejezési idejéről. Pontosságuk teljes mértékben a Gantt-diagramot készítő személytől függ, és pontatlanságuk esetén félrevezetőek lehetnek.
- A Gantt-diagramok korlátozottan képesek megjeleníteni az egyes feladatok laza időtartamait vagy a projekt befejezéséhez vezető kritikus utat.
🥊 A végső összecsapás: mikor érdemes PERT-t és mikor Gantt-diagramot használni?
Szóval, hogyan válasszon?
A két projektmenedzsment stílus előnyeinek és hátrányainak alapján ez a táblázat segíthet a csapatának helyzetéhez leginkább megfelelő döntés meghozatalában:
| Mikor érdemes PERT-diagramot használni? | Mikor érdemes Gantt-diagramot használni? |
|---|---|
| Szüksége van egy diagramra a belső projekttervezéshez | Szüksége van egy diagramra, hogy a projekt előrehaladásáról tájékoztassa a belső és külső érdekelt feleket. |
| A tervezés a projekt magas szintű mérföldköveire összpontosít, másodlagosan pedig az azok eléréséhez szükséges feladatokra. | A tervezés a nagyobb projekt egyes feladatait és alfeladatait veszi figyelembe. |
| Meghatározza a projekt kritikus útját | A projekt sikeréhez minél több feladatot kell időben elvégeznie. |
| Van elképzelése arról, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe, de meg kell becsülnie a projekt teljes befejezési idejét. | Tudja, mennyi időt vesz igénybe a projekt, de meg kell becsülnie, mennyi idő áll rendelkezésére az egyes feladatok elvégzésére. |
| Meg kell mutatnia, hogy az egyes feladatok hogyan függnek egymástól a projekt sikeres lefolytatása és befejezése érdekében. | Minden feladat tulajdonosának meg kell mutatnia a saját feladatának ütemtervét. |
Természetesen minden helyzet más. Még ha egymás mellett hasonlítjuk össze őket, akkor is vannak más tényezők, amelyeket figyelembe kell venni – ráadásul rengeteg olyan helyzet van, amikor mind a PERT-diagram, mind a Gantt-diagram használata értelmes.
Mivel a két diagram jelentősen eltér egymástól, a PERT- és Gantt-diagramokból származó információk együttesen nagyban hozzájárulhatnak a tervezési folyamat átláthatóságához és kezeléséhez.
Hogyan készítheti el saját Gantt- és PERT-diagramját
A folyamat utolsó lépése egyszerű: a mit és a miért kérdéseket hogyan kérdésekké alakítani.
Míg a Gantt-diagramokat hagyományosan táblázatokban állították össze, ma már rengeteg más dinamikus Gantt-diagram szoftver is rendelkezésre áll, amelyekkel a folyamat zökkenőmentesebbé, vizuálisabbá, felhasználóbarátabbá és könnyebben megvalósíthatóvá válik.
Függetlenül attól, hogy milyen ingyenes projektmenedzsment eszközt használ, az itt bemutatott elvek általánosan alkalmazhatók! Használja ezt útmutatóként saját diagramjainak elkészítéséhez, a már meglévő eszközei alapján.
Csak annyit kell tudnia, hogy a ClickUp minden intuitív funkciót biztosít , amire szüksége van a Gantt- és PERT-diagramok elkészítéséhez , ingyenesen, örökre. 😉
Gantt-nézetet, Mind Maps és ClickUp Whiteboards is bekerült a csevegésbe.
De először is, mi is az a ClickUp?
A ClickUp egy all-in-one termelékenységi alkalmazás, amelynek célja, hogy mindent kezeljen – a napi teendőktől a komplex projektekig, sőt, akár az egész üzleti munkafolyamatot is. A ClickUp bármilyen méretű és bármely iparágban működő csapatok számára készült, rengeteg testreszabható funkcióval és több mint 15féle munkamegtekintési móddal rendelkezik, beleértve a ClickUp Gantt-nézetét, a PERT-diagramhoz hasonló gondolattérképeket és egy együttműködési Whiteboard eszközt.
Most, hogy ezt tisztáztuk, térjünk rá a lényegre – kezdjük a Gantt-diagramokkal!
Mivel a ClickUp célja a folyamatok optimalizálása és az időmegtakarítás, a Gantt- és PERT-diagramok frissítéséhez általában manuálisan elvégzendő munkák nagy része automatizáltan történik ezen a platformon. Megmutatjuk Önnek. 🙂
Az ütemterv akkor alakul ki, amikor felvázolja a projekt feladatait. A Gantt-diagram létrehozásához a ClickUp-ban ez az első és legfontosabb lépés. Bármely projektmenedzsment szoftver – beleértve a ClickUp-ot is – használatának természetes kiindulópontja a Lista nézet.
Ez egy egyszerű, vertikális halmaz mindenről, ami előtted áll. Nagyon hasonlít egy bevásárlólistához. De a ClickUp nagyszerűsége abban rejlik, hogy egyszerűen átválthatsz a Lista nézetről a Gantt nézetre, hogy prioritásba helyezd a keresett információkat.
Ahogy kitölti az alfeladatok, a kezdési dátumok, a határidők és a frissítési feladatok részleteit az egyéni állapotokkal, a Gantt-diagram automatikusan több információt fog megjeleníteni minden pillantásra. Kezdje el hozzáadni a függőségeket az egyes feladatokhoz, hogy megkezdhesse a projektfolyamat felépítését.
A legtöbb hagyományos Gantt-diagram ekkor már elkészült volna, de mi még csak most kezdjük.
Emlékszik még arra, hogy a hagyományos Gantt-diagramok használatakor nem lehetett megtalálni a laza időt vagy a kritikus utat? Ez nem feltétlenül kell így lennie. Egyszerűen használja a ClickUp kritikus út és laza idő számítási opcióit a Gantt-diagram nézetben, és mindkettő automatikusan kiszámításra kerül.
És íme, elkészült a saját Gantt-diagramja! Ráadásul, mivel a ClickUp-on belül található, máris összekapcsolódik a munkafolyamatával, és minden előrehaladás vagy feladatidő-módosítás automatikusan frissül, és első pillantásra egyértelmű.
Kezdje több Gantt-diagram sablonnal, hogy kihagyhassa a beállítást:
A PERT-diagramok kissé bonyolultabbak, de ha már elkészítette a Gantt-diagramját a ClickUp-ban, két fontos funkció segítségével könnyedén elkezdheti a PERT-diagramjának elkészítését.
A ClickUp Mind Maps segítségével hálózati diagramot hozhat létre, amely felvázolja a projekt folyamatát, és ezzel a legtöbb PERT-diagrammal megegyező előnyöket biztosít.
A ClickUp tábláin bármilyen típusú diagramot elkészíthet, beleértve a PERT diagramokat is! Adjon hozzá alakzatokat, amelyeket közvetlenül ClickUp feladatokká alakíthat, és rajzoljon összeköttetéseket közöttük, hogy könnyen megmutathassa a munkafolyamatot.
Profi tipp: A ClickUp rengeteg sablont kínál, amelyekkel bármilyen szintű tapasztalattal elindulhat mindkét eszköz – és a Gantt-nézet – használatában.
Az intuitív felhasználói felületnek köszönhetően a ClickUp Mind Maps és Whiteboards segítségével könnyű megtanulni a PERT-diagramok készítését, de ehhez egy kicsit több kreativitás szükséges, mint a platformon egy Gantt-diagram létrehozásához. De az igazság az, hogy éppen ebben rejlik a PERT-diagramok valódi ereje.
A Mind Map és a Whiteboard funkciók lehetővé teszik, hogy kihasználja a PERT diagramok előnyeit, miközben automatikusan összekapcsolja őket a munkafolyamatával. Egyszerűen fogalmazva: ezeknek a funkcióknak az az ötlete, hogy gyorsabban és könnyebben megvalósíthassa ötleteit – és ki ne szeretné a racionalizált folyamatokat? 😍
Készen áll a további ismeretek elsajátítására? Nincs jobb alkalom a ClickUp használatának megkezdésére, mint a jelen.
Tegye egyszerűbbé, vizuálisabbá és teljesen átláthatóvá projekttervezési folyamatát a ClickUp automatizált Gantt- és PERT-diagramjaival.
Ha tetszett ez az összehasonlítás, akkor nézze meg a Kanban és Gantt diagramok összehasonlítását is!