Sokat hallottál már a munkafolyamat-diagramokról, de fogalmad sincs, hogy mik is azok?
Nos, a zavar itt véget ér. ✋
Első pillantásra a munkafolyamat-diagramok bonyolult vázlatoknak tűnhetnek, amelyeket mindenáron el akarunk kerülni. Vagy azt gondolhatjuk, hogy csak egy bizonyos típusú ember képes megérteni a munkafolyamat-diagramokat.
Ha azonban csak néhány percet szán arra, hogy megismerje, miért olyan hasznosak a munkafolyamat-diagramok a csapatok és szervezetek számára, nagy eséllyel el fogja ragadni a diagramok készítésének varázsa.
Ha szeretné növelni termelékenységét és hatékonyabb munkafolyamat-rendszereket szeretne létrehozni, hogy csapata a legjobb munkát nyújthassa, akkor érdemes elmentenie ezt az útmutatót.
👉 Olvassa el a kapcsolódó cikket A 15 legjobb munkafolyamat-szoftver (2024 értékelés) címmel, hogy többet tudjon meg erről.
Akkor vágjunk is bele!
Mi az a munkafolyamat-diagram?
Lehet, hogy már hallottál róluk folyamatábrák vagy akár üzleti folyamatok leképezése néven. Mindegy, az alapgondolat ugyanaz.
A munkafolyamat-diagramok egy folyamat vizuális útitervének tekinthetők. Általában azért készülnek, hogy segítsék a csapatokat munkájuk folyamatainak felvázolásában és fejlesztésében. Például egy HR-csapatnak szüksége lehet egy munkafolyamat-diagramra az új alkalmazottak beillesztési stratégiájának finomításához, míg az IT-menedzsment részleg egy munkafolyamat-diagramot használhat a beszállítók ellenőrzési folyamatának fejlesztéséhez.
A munkafolyamat-diagram fogalmát az 1800-as évek végén Henry Gantt és Frederick Winslow Taylor alkotta meg . Miért ? Még jóval azelőtt, hogy a diagramkészítő szoftverek megjelentek volna, az ipari vállalkozások a menedzsment tudományt alkalmazták a hatékonyság javítására és a termelés minőségének biztosítására. Hogyan? Folyamatdiagramokat készítettek.
A folyamatábrák előnye, hogy nemcsak felvázolják a folyamatot alkotó feladatokat (mint egy kezdettel és végével rendelkező teendőlista), hanem segítenek vizualizálni az adatokat, a döntéshozatali folyamatokat, sőt, az adott folyamat legfontosabb mérföldköveit is. Fantasztikus, igaz? A vizualizáció pedig csak egy a sok előny közül.
Bónusz: Folyamatábra-sablonok és folyamatábra-szoftver!
A munkafolyamat-diagramok használatának előnyei
A munkafolyamat-diagramok elfogadásának része, hogy megismerjük az általuk kínált összes előnyt. Lényegében ezek a diagramok a fejlesztés előmozdításáról szólnak.
Javítsd a csapat kommunikációját
Ha van egy dolog, amit a csapatoknak meg kell tenniük, az az, hogy egy hullámhosszon legyenek. Emellett minél nagyobb egyértelműségre van szükségük.
A munkafolyamat-diagramok tökéletes eszközök a csapatok számára, hogy közösen vizualizálják azokat a rendszereket, amelyek segítenek nekik a projektjüket a célba vinni. Ez gyorsabbá teszi a folyamatokat és jelentősen csökkenti az erőforrások pazarlását. Emellett segít enyhíteni az irritáló szűk keresztmetszeteket is. ⌛
Fedezze fel a folyamatok szűk keresztmetszeteit
Meglepetés! Valószínűleg több folyamatbeli szűk keresztmetszet, problémás terület vagy konfliktus van a stratégiáiban, amelyeket el lehetne hárítani. De nehéz megmondani, ha nincs olyan vizuális elrendezés, amely segít a problémás területek pontos meghatározásában.
Minél több szűk keresztmetszetet fedez fel, annál hatékonyabb rendszereket hozhat létre, amelyek segítségével csapata a legjobb munkát tudja végezni. És ki ne szeretné ezt?
Dokumentálja rendszereit
Azt mondják, hogy a történelem megismétli önmagát, ha nem tanulunk belőle. Ugyanez vonatkozik arra is, ha nem dokumentáljuk, mi működött a múltban.
Akár digitális ügynökségről van szó, amely sok mozgó alkatrésszel és ügyfél-módosítással foglalkozik, akár teherfuvarozási szoftvercégről, amely ismétlődő rendszert használ a SaaS-eszközök gyors bevezetéséhez, érdemes dokumentálni, hogy mi működik a csapat számára.
A munkafolyamat-diagramok mindenki számára könnyen érthető módszert kínálnak a csapat tagjainak, hogy gyorsan megismerjék a vállalat folyamatait és feladatait. Nem is beszélve arról, hogy így kevesebb időt kell kérdésekkel és zavaros helyzetek tisztázásával tölteniük (hé, ez előfordul!).
👉 Nézze meg ezeket a munkafolyamat-sablonokat!
Íme 5 munkafolyamat-diagram példa
Nem minden munkafolyamat-diagram egyforma. Ha kíváncsi vagy, hogy néznek ki, íme egy összefoglaló a legnépszerűbbekről, amelyeket már ma elkezdhetsz használni.
1. Úszósáv diagram
Képzelj el egy úszómedencét. Ezután képzelj el egy vázlatot a feladatokkal, valamint jelöld meg a feladatokért felelős csapattagokat egy függőleges felépítésben. Ezt nevezzük úszósáv-diagramnak.
Ez egy hasznos munkafolyamat-diagram, ha megpróbálja megtalálni, hol ütköznek egymással a feladatok. Emellett ez egy megbízható módszer arra is, hogy a csapat tagjai felelősséget vállaljanak és meghatározzák a kulcsfontosságú feladatok tulajdonjogát egy adott folyamatban.
2. Idővonal diagram
Ez az ábra pontosan azt jelenti, amit a neve sugall: vizuálisan ábrázolja az események sorrendjét. Az idővonal-ábrák segítségével pontosabb áttekintést kaphat egy folyamat hatóköréről.
Ez segíthet kideríteni, hova megy az időd, és hol pazarolod a legtöbbet. Az időt is beleértve sok erőforrást felemésztő folyamatoknál hasznos lehet egy idővonal diagram használata. A projektmenedzserek és a raktárüzemeltetési igazgatók is hasznosnak találhatják ezt a diagramot.
3. Agilis munkafolyamat-diagram
Ez az ábra lehetővé teszi, hogy vizualizálja a termék vagy szolgáltatás létrehozásához szükséges teljes folyamatot. Ez az egyik legjobb ábra, amely a folyamat minden részét jól láthatóvá teszi. Emellett kiemeli, hogy a csapatában ki melyik feladatot kapta.
Az agilis diagramok leginkább összetettebb projektekhez alkalmasak. A mérnöki csapatok vagy rendezvénykoordinátorok az agilis diagramok segítségével hatékonyan és eredményesen szervezhetik a csapatokat és teljesíthetik a határidőket.
Bónusz: UML diagram szoftver!
4. Munkafolyamat-diagram
A folyamat munkafolyamat-diagrammal szemléltetheti a folyamatot alkotó feladatok közötti kapcsolatot. Nagyszerű megoldás a gyakran használt folyamatok szabványosítására. Például, ha HR-es munkakörben dolgozik, és dokumentálnia kell a felvételi és beilleszkedési folyamatot. A diagram az egyik legjobb módszer lehet a folyamat szervezésére és optimalizálására.
A folyamatábra egyszerű, ezért tökéletesen alkalmas a döntéshozatal elősegítésére és a már meglévő rendszer fejlesztésére.
5. Adatmunkafolyamat-diagram
Az adatfolyamat-diagram akkor működik a legjobban, ha egy folyamat adatáramlását szeretné vizualizálni, ahelyett, hogy csak felsorolná a folyamat elvégzéséhez szükséges feladatokat az elejétől a végéig.
Honnan származnak az adatok? Hová kerülnek, amikor egy adott feladat befejeződik? Hogyan ütközik egy adatpont egy döntéshozatali ponttal? Ezekre a kérdésekre könnyebben tudsz válaszolni, ha elkészíted az adatdiagramot.
Az adatsémák kiválóan alkalmasak arra is, hogy bemutassák, hogyan áramlanak az adatok a csapatokon belül, és hogy lesz-e ütköző adatfeldolgozás a szomszédos csapatokkal. Ez egy remek módszer arra, hogy feltérképezzük a már használt rendszert, hogy hatékonyabbá tehessük.
👉 Nézze meg a Diagram példák és sablonok útmutatónkat!
Hogyan készítsd el az első munkafolyamat-diagramodat
Bár a munkafolyamat-diagramok elkészítéséhez használhatja a hagyományos analóg módszert, a jó öreg tollat és papírt, itt van egy tanács: hagyja ezt. Sokkal jobb, ha digitális eszközt használ a diagramok elkészítéséhez.
Ezek megoszthatók, könnyen szerkeszthetők, és a laptopodon tárolhatod őket a végtelenségig. A ClickUp Whiteboard funkciója egy olyan felületet biztosít, amelyen könnyedén elkezdheted munkafolyamat-diagramjaid létrehozását és megosztását.
1. Ismerkedjen meg a munkafolyamat-diagramok és -ábrák szimbólumaival
A munkafolyamat-diagramoknak van logikájuk és oka. Más szavakkal, szabványosított alakzatokból épülnek fel, amelyeknek jelentést rendelnek hozzá, így mindenki, aki elolvassa a munkafolyamat-diagramot, ugyanazt érti alatta. Íme egy rövid összefoglaló:
- Nyíl/vonal: Ezeket a diagram irányának és áramlásának jelölésére használják. Emellett bizonyos alakzatokat/feladatokat összekötő szimbólumként is használják őket. ➡️
- Párhuzamos négyszög: Ezekkel pontosan megmutathatja, hol kerülnek új adatok a folyamatba. 📒
- Gyémánt: Ez az alakzat arra szolgál, hogy a munkafolyamatban megjelölje azt a döntést, amely a következő lépéshez szükséges. 🔶
- Téglalap: A téglalapot egy munkafolyamat-diagram egyetlen lépésének szimbolizálására használhatja 🟪
- Henger: Adatokat szeretne hozzáadni a munkafolyamathoz? Erre szolgál a henger. 🔋
- Ovális: Ezek jelzik a munkafolyamat kezdő- és végpontját. 🏉
Most, hogy már ismeri a munkafolyamat szimbólumokat, íme, hogyan válassza ki a megfelelő diagramot.
2. Válassza ki a diagramot a végső céljának megfelelően
A megfelelő munkafolyamat-diagram kiválasztása a végső cél szem előtt tartásával kezdődik. Például döntse el, hogy:
- Vizualizáljon egy új folyamatot egy közelgő projekthez
- Futtasson munkafolyamat-elemzést a régi rendszer hatékonysági hiányosságainak azonosításához.
- Optimalizálja az összes erőforrás felhasználását a folyamat során
- Állítsa be a csapat elvárásait egy adott munkafolyamatra vonatkozóan, és javítsa a kommunikációt!
- Bontsa le a rendkívül összetett folyamatot, amely rengeteg különböző feladatot, döntési pontot és adatot tartalmaz.
Ezután minden feladatot különböző típusú munkafolyamatokkal lehet megtervezni. Tegyük fel, hogy Ön egy építészeti cégnél dolgozik, amelynek optimalizálnia kell az új ügyfelek bevonásának folyamatát. Ebben az esetben célszerű lehet egy folyamatábra készítése (lásd a fenti listánkat).
Tehát, most már kiválasztotta a számára megfelelő munkafolyamat-diagramot. De a megfelelő eszközök nélkül nem tudja elkészíteni. 🛠️
3. Regisztrálj a ClickUp-ra (a whiteboard funkciója ingyenes!) 👀 🙌
Ha a munkafolyamat-diagramok készítésének egyik legegyszerűbb módját keresed, akkor ne keress tovább, mint a ClickUp.
A Whiteboard funkció minden olyan eszközt tartalmaz, amelyre szükséged van a munkafolyamatok létrehozásához, amelyeken a csapatod együtt dolgozhat és megoszthatja azokat, amikor szükséges.
Miután regisztráltál, egyszerűen navigálj a + View menüpontra, görgess lefelé, és kattints a Whiteboard gombra.
Egy szép, tiszta táblával találkozol, ahol elkezdheted megrajzolni a kívánt diagramot.
4. Készítsen egy whiteboard vázlatot, és hívja meg csapattagjait
Nem kell egyedül elkészítenie a munkafolyamat-diagramot! Meghívhatja csapattagjait, hogy együttműködjenek és részt vegyenek a folyamatban.
Ehhez lépjen a Space Setting (Térbeállítások) menübe, majd kattintson a Sharing & Permissions (Megosztás és jogosultságok) gombra, és hozzáadhat tagokat a térhez. Miután felvette a csapattagokat, elkezdheti a diagramon való munkát valós időben.
Mindannyian láthatjátok egymás kurzorát, miközben alakzatokat hoztok létre és feladatokat kapcsoljátok össze.
5. Készítse el munkafolyamat-diagramját az alakzat eszközzel
Innentől kezdve a whiteboard a tiéd. Annyi munkafolyamat-diagramot hozhatsz létre, amennyit csak akarsz, és elmentheted, megoszthatod, bemutathatod őket egy prezentációban, vagy bármikor módosíthatod őket, ha szükséges.
Intuitív módon alakzatokat hozhat létre, összekapcsolhatja őket, és a Szöveg funkcióval megfelelően megjelölheti őket. Az képfeltöltő eszköz segítségével akár saját egyedi alakzatokat és képeket is feltölthet.
Bónusz: Projektmenedzsment munkafolyamat-példák!
Készítsen fantasztikus rendszereket munkafolyamat-diagramokkal
Bár ez nem tartalmazza az összes lehetséges munkafolyamat-diagramot, amelyeket használhat, mégis jó kiindulási pontot jelent a munkafolyamat-diagramok világába.
Használja ezeket útmutatóként a következő brainstorming ülésen vagy csapatértekezleten.
A munkafolyamat-diagramok segítségével Ön és csapata irányíthatják a folyamatokat, miközben mindenki ugyanazon az oldalon marad.
Ezek megbízható módszerek a kommunikáció javítására, a folyamatok szűk keresztmetszeteinek kezelésére és a rendszerek hatékony dokumentálására.
Ahhoz, hogy megismerkedhessen a munkafolyamat-diagramok összes előnyével, csak ki kell választania a végső céljának leginkább megfelelőt. Ha készen áll a diagram összeállítására, kezdje el ingyenesen használni a ClickUp Whiteboard funkcióját itt!