A vállalkozások folyamatok alapján működnek. A felvételi eljárásoktól a kockázatértékelésig és a célok kitűzéséig a folyamatok és a munkafolyamatok a háttérben zajlanak, hogy biztosítsák a célok elérését.
A hatékony folyamatok meglétének ellenőrzése döntő fontosságú lehet a siker szempontjából. Ez azt jelenti, hogy nem hagyhatja, hogy a folyamatok csak úgy maguktól működjenek, hanem aktív szerepet kell vállalnia ezeknek a munkafolyamatoknak a kidolgozásában, fejlesztésében és folyamatos tökéletesítésében.
Ennek egyik módja a munkafolyamat-elemzés elvégzése. Ez magában foglalja a munkafolyamatok és eljárások rendszeres felülvizsgálatát, hogy megnézzük, mi működik jól és hol lehetne javítani.
Itt mélyebbre merülünk a munkafolyamat-elemzésbe, és felsoroljuk ennek a típusú felülvizsgálatnak az előnyeit. Emellett bemutatjuk a munkafolyamat-elemzés különböző típusait, lépésről lépésre bemutatjuk a munkafolyamat-elemzés elvégzésének módját, és valós példákkal segítjük Önt munkájában. ✨
Mi az a munkafolyamat-elemzés?
A munkafolyamat-elemzés az eljárások felülvizsgálatának folyamata, amelynek célja azok hatékonyságának növelése. Ez a fajta elemzés szerves része az üzleti menedzsmentnek.
Ehhez meg kell vizsgálni, mely munkafolyamatok nem hatékonyak, majd ezeket az információkat felhasználva jobb megoldásokat kell kidolgozni. Például azonosíthatja az automatizálható ismétlődő manuális feladatokat, vagy új módszert találhat a munka elosztására a csapat kapacitása alapján.
Röviden: a munkafolyamat-elemzés segítségével megvizsgálhatja a munkafolyamatok tendenciáit, felfedezheti a folyamatok gyenge pontjait, és javaslatokat fogalmazhat meg a fejlesztésre. 📝
Általában a munkafolyamat-elemzés a következőket tartalmazza:
- A meglévő munkafolyamatok dokumentálása
- A gyenge pontok és akadályok azonosítása
- Az automatizáláshoz ideális feladatok meghatározása
- Az elemzés eredményeit beépítő cselekvési tervek készítése
A munkafolyamat-elemzés bevezetésének 4 előnye
A munkafolyamat-elemzésnek számos előnye van, többek között jobb hatékonyság, egyértelműbb elvárások és egyszerűbb szabályozási megfelelés. A munkafolyamat-elemzés nemcsak a vállalati folyamatok belső működését racionalizálja, hanem jobb munkakörnyezetet is teremt, és versenyképesebbé teszi Önt a nagy színpadon.
Íme néhány fő előnye a munkafolyamat-elemzésnek.
1. Jobb hatékonyság a különböző csapatok között
Ennek az elemzésnek a legfőbb célja az üzleti folyamatok átalakítása és hatékonyabbá tétele. A munkafolyamatok racionalizálásával a fontosabb célokra koncentrálhat, anélkül, hogy bármi is elkerülné a figyelmét.
A folyamatok felülvizsgálata azt is jelenti, hogy ki kell szűrni a felesleges feladatokat, a csoportosított feladatokat a megfelelő csapattagoknak kell kiosztani, és prioritást kell adni a függőségekkel rendelkező feladatoknak. A munkafolyamat-kezelő eszközök használata lehetőséget kínál a munkafolyamatok automatizálására, így a csapattagok idejét felszabadíthatja, hogy más feladatokra koncentrálhassanak. 👩💻
2. Fokozott alkalmazkodóképesség a szűk keresztmetszetek felismeréséhez és elkerüléséhez
A megfelelő munkafolyamat-elemzés egy folyamatos folyamat. Ez azt jelenti, hogy ezt a folyamatot nem csak egyszer kell elvégezni.
Ehelyett negyedévente vagy évente végezzen munkafolyamat-elemzést, hogy újraértékelje a munkamódszereit. Építse be ezt a projekt utolsó lépéseként, hogy a meglévő projekt visszajelzések alapján megalapozhassa a jövőbeli projektek sikerét.
Az eljárások folyamatos felülvizsgálatával jobban tud alkalmazkodni a piaci változásokhoz, az ügyfelek elégedettségéhez és preferenciáihoz, valamint a munkavállalói fluktuációhoz. Emellett jobban felkészülhet a szűk keresztmetszetek kezelésére, ha dokumentálja a múltbeli erősségeit és gyengeségeit, valamint azokat a megoldásokat, amelyekkel ezeket kezelte.
3. A boldogabb alkalmazottak hatékonyabb munkafolyamatokat jelentenek
A munkafolyamat-kezelés és -elemzés jobb munkakörnyezetet teremt, különösen az alkalmazottak elkötelezettségét illetően.
Az alkalmazottaknak nem kell régi, elavult technológiával dolgozniuk. Ösztönözze csapatát, hogy tegyenek javaslatokat a folyamatfejlesztő eszközökkel kapcsolatban. Mivel ők azok, akik minden nap a munkafolyamat-kezelő szoftverrel dolgoznak, ők tudják a legjobban, hogy mi az, amit fejleszteni kell.
Ez nem csak jobb munkafolyamatokhoz vezet, hanem a munkatársait is motiválja. Úgy érzik, hogy meghallgatják és tisztelik őket, és nagyobb autonómiával és kontrollal rendelkeznek a munkafolyamatok felett. 🤩
4. Egyszerűbb megfelelés és szabályozási keretek
Az egészségügyi vállalatok, kormányzati szervek, pénzügyi és banki cégek üzleti folyamataiban a munkafolyamat-elemző eszközök megkönnyítik a szabályozási előírások betartását. Áttekintést és struktúrát biztosítanak, így mindenki tudja, mi a teendő, és valós időben kap tájékoztatást az előrehaladásról.
A meglévő üzleti folyamatok elemzésével kialakíthatja a jobb megfelelés struktúráját. Hozzon létre tudásbázisokat a munkafolyamatok részeként, hogy felsorolja az összes szükséges szabályozási keretrendszert, címkéket rendeljen a feladatokhoz a felelősség nyomon követése érdekében, és lépéseket hozzon létre a gyors auditjelentésekhez.
A munkafolyamat-elemzés fő típusai
Három különböző típusú munkafolyamat-elemzés létezik. Mindegyiknek közös célja a munkafolyamatok javítása és a hatékonyság növelése. 💪
A munkafolyamat-elemzésnek három típusa van:
- Lineáris munkafolyamat-elemzés: Ez a típusú felülvizsgálat az egyenes vonalban működő folyamatokra összpontosít. Ez a módszer leginkább olyan szervezetek számára alkalmas, amelyeknek világos feladatlépései, jól meghatározott folyamataik és egyértelmű alkalmazotti felelősségi körök vannak.
- Funkcióközi munkafolyamat-elemzés: Ez az elemzés típus olyan folyamatok felülvizsgálatára szolgál, amelyek több részlegen vagy olyan szervezeteken belül zajlanak, ahol a feladatok lépései nincsenek egyértelműen elhatárolva egymástól.
- Hibrid munkafolyamat-elemzés: Ez a típus a különböző részlegek közötti és a részlegeken belüli munkafolyamatok vizsgálatára összpontosít. Ideális olyan projektek folyamatainak értékeléséhez, amelyekben különböző részlegek vesznek részt, de a részlegeken belül is vannak olyan folyamatok, amelyeket racionalizálni kell.
Minden típusú munkafolyamat-elemzés felhasználható az üzleti munkafolyamatok javítására. Gondoljon át vállalatának vagy projektjének struktúráját, és válassza ki a munkafolyamat-optimalizálási igényeinek leginkább megfelelő elemzés típusát.
Hogyan kell elvégezni a munkafolyamat-elemzést?
Készen áll arra, hogy beépítse az elemzést a munkafolyamat-kezelő rendszerébe? Íme négy munkafolyamat-elemzési lépés, amelyekkel hatékonyabban végezheti és tervezheti meg az üzleti folyamatokat. 🗺️
1. Gyűjtsön adatokat, hogy megértse, mit kell javítani
Mielőtt elkezdené az optimalizálást, meg kell ismernie, hogy mi működik jól és mi az, amit javítani kell. A szükséges adatok típusa attól függ, hogy milyen típusú munkafolyamatot optimalizál.
Feltétlenül értékelje mind a mennyiségi adatokat (például a befejezetlen feladatok számát), mind a minőségi adatokat (például a csapat tagjainak véleményét a feladat elvégzéséhez szükséges erőforrásokról).
Az adatok gyűjtésének legjobb módja, ha egy olyan eszközzel, mint a ClickUp Whiteboards, áttekinti a meglévő folyamatokat, és folyamatábrákat készít, amelyek segítségével vizuális diagramok segítségével nyomon követheti és optimalizálhatja működését. Lépésről lépésre haladjon, és jegyezze fel, ki felelős az egyes feladatokért, és jelölje meg a lehetséges akadályokat. ⚠️
Érdemes interjúkat is készíteni az alkalmazottakkal, hogy betekintést nyerjen a projekt alapszintjébe. Bonyolultabb projektek esetén szervezzen workshopot, ahol minden alkalmazott bemutathatja a saját munkafolyamatát.
Néhány adat, amelyet érdemes megnéznie:
- Az egyes csapattagok feladatkörének száma
- A projekt feladatok általános időkerete
- Egy feladat elvégzéséhez szükséges idő
- Egy feladat ismétlésének száma
- A feladatok teljesítésének vagy elutasításának gyakorisága
Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást az adatok megjelenítéséhez és elemzéséhez. Ez magas szintű áttekintést nyújt az összes olyan feladatról, amely a vállalati célok eléréséhez szükséges. Gyorsan megtekintheti, mi van folyamatban és mi késik a tervtől. Ezenkívül azonosíthatja a felesleges elemeket, így a funkciók közötti munkafolyamat-elemzés áttekintésével hatékonyabbá teheti munkafolyamatait.
2. Elemezze az adatokat, hogy feltárja a fejlesztésre szoruló területeket
Miután összegyűjtötte az információkat, itt az ideje elemezni az adatokat. Ne feledje, hogy a fő cél a nem megfelelően működő folyamatok optimalizálása. Néha nagy változásokat kell végrehajtania, máskor csak kisebb kiigazításokra van szükség.
A ClickUp munkafolyamat-kezelési funkciói megkönnyítik az egyedi adatok elemzését. Létrehozhat egy munkafolyamat-diagramot, amely vizuális útitervet ad az összes meglévő folyamatról. Így feltárhatja a szűk keresztmetszeteket és dokumentálhatja a fejlesztésre szoruló meglévő rendszereket.
Egy másik remek eszköz a ClickUp Board View, ahol végiglapozhatja az összes feladatot, és gyorsan megnézheti, hogyan haladnak a projekt szakaszaiban.
Nézze meg az összegyűjtött adatokat, és tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Szükséges ez a feladat vagy folyamat?
- Mi a célja ennek a feladatnak?
- Értékes célt szolgál?
- Ez a feladat időigényes?
- Vannak mutatók a teljesítmény mérésére?
- Ez a folyamat felhasználóbarát élményt nyújt?
- Ehhez meredek tanulási görbe vagy jelentős bevezetési erőforrások szükségesek?
- A munkavállalók rendelkeznek-e a lépés elvégzéséhez szükséges erőforrásokkal?
- Automatizálható ez a manuális folyamat?
Hasznos megvizsgálni, hogy mely változások lesznek a legnagyobb hatással, különösen akkor, ha kevés az idő vagy korlátozottak az erőforrások.
A ClickUp feladatprioritások segítségével négy jelölő közül választhat, hogy meghatározza a legfontosabb elemeket. Elsőként a legnagyobb hatással bíró és a legkevesebb munkát igénylő változtatásokat helyezze előtérbe. Ezek nagy változást hozhatnak anélkül, hogy hatással lennének a költségvetésére, és utána foglalkozhat a kevésbé sürgető változtatásokkal. 🙋🏻♂️
3. Vezesse be a megállapításai alapján szükséges változtatásokat
Miután áttekintette az adatait, meg kell értenie, hogy milyen változtatásokat kell végrehajtania a munkafolyamatokban.
Talán azonosított olyan feladatokat, amelyek automatizálásával időt takaríthat meg. Talán meghatározta azokat a területeket, ahol a más csapat tagoknak történő átadások racionalizálhatók. Talán úgy döntött, hogy új munkafolyamatokra van szüksége, vagy szükség esetén projektellenőrzéseket szeretne bevezetni, hogy a költségvetésen belül maradjon.
Bármit is mondanak az adatok, gondolkodjon el azon, hogyan tud változtatásokat végrehajtani a munkafolyamatok racionalizálása érdekében.
A folyamatok automatizálására szolgáló eszközök, mint például a ClickUp Whiteboard funkciója, lehetővé teszik a munkafolyamat változásainak vizualizálását. Miután véglegesítette a munkafolyamatot, másodpercek alatt létrehozhat feladatokat közvetlenül a Whiteboardból, és dokumentumokkal, leírásokkal és fájlokkal kiegészítheti azokat. 💪
Feltétlenül tájékoztassa az összes érdekelt felet a változásokról. A projektmenedzsment csapattól a humánerőforrás osztályig, értesítsen mindenkit, aki részt vesz a folyamatban. Készítsen egyértelmű irányelveket és utasításokat a változásokra vonatkozóan, hogy mindenki tudja, mire számíthat a jövőben.
4. Rendszeresen vizsgálja felül üzleti munkafolyamatát
A munkafolyamat-elemzés nem ér véget a megvalósítással. Rendszeresen felül kell vizsgálnia és elemeznie kell a folyamatokat, hogy biztosítsa a munkafolyamat hatékonyságát és a zökkenőmentes működést.
Állítson be egy ütemtervet a munkafolyamatok teljesítményének felülvizsgálatára. Használja ki a jelentéskészítő és retrospektív eszközöket, hogy folyamatosan figyelemmel kísérhesse a folyamatok előrehaladását.
A ClickUp projekt retrospektív sablon segítségével könnyedén gyűjtheti a visszajelzéseket, megtalálhatja a munkafolyamat erősségeit és gyengeségeit, és változtatásokat hajthat végre a jövőbeli projektek javítása érdekében. ✍️
Beszélgessen a csapattagjaival, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen. Értékes visszajelzéseket kaphat, amelyeket megvalósíthat, és a munkatársak javaslatai alapján javíthatja a munkafolyamatokat.
3 munkafolyamat-elemzési példa
Elméletben ez mind remekül hangzik, de a gyakorlatban még jobb! Szeretne néhány valós munkafolyamat-elemzési példát? Különböző felhasználási esetekkel állunk rendelkezésére. 👀
1. felhasználási eset: A vállalat növekedésének egyszerűsítése
Ahogy a vállalatok egyre sikeresebbé válnak, úgy nőnek is. Azok a folyamatok és eljárások, amelyeket egy 5-10 fős kis csapatban használt, hirtelen megszakadnak, amikor 50 vagy több alkalmazottra bővül a vállalat. Ez akadályozza a hatékonyságot, és akár a növekedést is gátolhatja.
A változásokkal való lépéstartáshoz finomabb hangolású vagy szegmentáltabb munkafolyamat-rendszerre van szükség. Használja a munkafolyamat-automatizálást, hogy nagyobb csapattal új útitervet készítsen a sikerhez, és javítsa ezeket a folyamatokat.
Ráadásul, minél több ember vesz részt a folyamatban, annál sokszínűbb betekintést és szélesebb körű visszajelzéseket kap, ami kreatív megoldásokhoz vezet. 🥳
2. felhasználási eset: Kézi folyamatok racionalizálása
Sok projektmenedzser és csapata manuálisan végzi az ismétlődő feladatokat. Ez néha azt jelenti, hogy e-mailben kell válaszolni az ügyfelek számláira. Máskor ez a munka magában foglalhatja ugyanazon blogcikk vázlatának újra és újra történő megírását a semmiből.
Ezek a feladatok időigényesek, és amikor bővülni kezd vagy nagyobb projektekben dolgozik, időrablóvá válhatnak.
Automatizálja a manuális folyamatokat, amikor csak lehetséges. Ez azt jelentheti, hogy pénzügyi eszközöket, például a QuickBookst használja a kifizetések és számlák kezeléséhez. Azt is jelentheti, hogy tartalomkészítő alkalmazásokat és más sablonokat használ, hogy csökkentse az ismétlődő tartalmak létrehozásának idejét. ⌚️
3. felhasználási eset: Hatékonyabb kapcsolattartás az ügyfelekkel
A vevőkkel való kommunikáció rendkívül fontos. Szüksége van a felhasználók visszajelzéseire, hogy jobb termékeket és szolgáltatásokat tudjon nyújtani.
A kisvállalkozások számára könnyű személyes szinten kapcsolatba lépni az ügyfelekkel. Válaszolnak az e-mailjeikre, tanácsot adnak a termékek és szolgáltatások használatával kapcsolatban, és megoldják a felmerülő problémákat.
Egy nagyobb vállalatnál, több teljes munkaidős alkalmazottal – vagy ha nagyobb projekteket vállal – nehezebb lehet ezeket a feladatokat egyedül elvégezni. Ráadásul erőfeszítéseit valószínűleg jobban összpontosíthatja nagyobb célokra és fontosabb feladatokra.
A CRM munkafolyamat-eszköz az automatizált munkafolyamatok segítségével jobb módja az ügyfélkapcsolatok kezelésének. A meglévő folyamatok elemzése után a CRM segítségével automatizálhatja a válaszokat és generálhat feladatokat a releváns csapat tagjai számára. 📚
Végezzen munkafolyamat-elemzést és racionalizálja folyamatait a ClickUp segítségével
Támogassa az üzleti tevékenységeket és vezessen hatékonyabb csapatokat azáltal, hogy felveszi a munkafolyamat-elemzést a teendőlistájára. Ezzel a praktikus útmutatóval minden szükséges eszköz a rendelkezésére áll az adatok gyűjtéséhez, az eredmények elemzéséhez és a munkafolyamat-felülvizsgálat alapján intézkedési pontok létrehozásához.
Próbálja ki még ma a ClickUp-ot, és használja ki a munkafolyamat-funkciókat, beleértve a diagramokat, folyamatábrákat és több száz sablont, amelyek célja, hogy munkáját módszeresebbé tegyék. Mindegyik testreszabható, így az eszközt az Ön üzleti igényeinek megfelelően tudja használni. 🏙