Ha vállalkozása beragadt a rutinba, a csekély intézkedések nem fognak segíteni. Ideje felrázni a dolgokat és újragondolni a „régi módszereket”, hogy tovább haladhasson előre.
Ismerje meg az üzleti folyamatok átalakítását (BPR) – egy hatékony megközelítést, amely forradalmasíthatja csapata működését és új magasságokba emelheti vállalkozását. Bár kihívást jelent és gyakran ellenállásba ütközik, ez elengedhetetlen minden olyan vállalat számára, amely releváns és versenyképes akar maradni.
Ebben az útmutatóban áttekintjük a BPR alapjait, és tippeket adunk a sikeres tervezéshez és megvalósításhoz. Görgessen tovább, hogy többet tudjon meg, és drámai javulást érjen el!✨
Mi az üzleti folyamatok átalakítása?
Az üzleti folyamatok átalakítása a szervezeten belüli munkafolyamatok és üzleti folyamatok alapvető áttervezése. A BPR célja a működés racionalizálása, az eredmények javítása, a költségek csökkentése és az üzleti folyamatok növekedésének ösztönzése.
A koncepciót Michael Hammer, az MIT informatika professzora dolgozta ki. 1990-ben írt egy híres cikket a Harvard Business Review-nak, amelynek címe: „Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate. ”
Hammer bírálta a vezetőket azért, hogy a technológiát eredendően hatástalan munkák automatizálására használják. Ehelyett azt javasolta, hogy gondolják át üzleti folyamataikat, és szüntessék meg azokat, amelyek nem jelentenek hozzáadott értéket.
A cikk egy olyan trendet indított el, amelyet sok vállalat gyorsan átvett. 1993-ra a Fortune 500 vállalatok 60%-a állította, hogy megkezdte az üzleti folyamatok átalakítását, vagy azt tervezte.
Miért fontos az üzleti folyamatok átalakítása?
A sikeres üzleti tevékenységhez alkalmazkodnia kell a folyamatos változásokhoz, lépést kell tartania a legújabb trendekkel, és mindig törekednie kell a fejlődésre. ⬆️
A korábban jól működő folyamatok elavulhatnak, vagy belső vagy külső fejlemények miatt akadályokba ütközhetnek. Bizonyos esetekben elegendő lehet egy-két lépés módosítása a jelenlegi folyamatokban, de vannak olyan helyzetek, amikor mindent be kell vetni, és radikális változtatásokat kell végrehajtani, hogy visszatérjünk a helyes útra. 🛤️
A meglévő folyamatok újragondolása számos előnnyel jár, például:
- Növekedett termelékenység
- Gyorsabb és jobb minőségű eredmények
- A felesleges, hatástalan vagy ismétlődő lépések eltávolítása
- Gyártási költségek csökkentése
- Alkalmazottak és ügyfelek elégedettsége
- Növekedés az üzleti tevékenységekben
Az üzleti folyamatok átalakítása nem könnyű feladat. Sok időt, pénzt és erőfeszítést igényel. Még így sem garantálható, hogy az új stratégiák sikeresek lesznek az új üzleti folyamatokban.
Mégis, a BPR hosszú távú előnyei messze meghaladják a kapcsolódó költségeket és a potenciális kockázatokat.
Üzleti folyamatok átalakítása vs. üzleti folyamatok javítása
Az üzleti folyamatok javítása (BPI) és az üzleti folyamatok átalakítása (BPR) ugyanazt a célt szolgálja: az üzleti folyamatok javítását és a hosszú távú siker elérését. Ezek azonban különböző megközelítésekkel igyekeznek elérni ezt a célt.
A folyamatok javítása a szűk keresztmetszetek azonosítását és a folyamatok folyamatos finomítását jelenti. Lehet, hogy néhány szabályt, lépést vagy eszközt megváltoztat, de az alapvető üzleti folyamatok változatlanok maradnak.
Az üzleti folyamatok átalakítása új perspektívák figyelembevételét, a konvenciók felrúgását, valamint a jelenlegi folyamatok és az üzleti motor minden egyes elemének újragondolását jelenti. Ez az üzleti folyamatok alapjaitól való újjáépítését jelenti. Sok esetben ez az üzleti folyamatok automatizálását is magában foglalja.
Íme egy példa. Ön egy kis gyorséttermi kiszállító szolgáltatást üzemeltet. Észreveszi, hogy a kereslet növekedésével nőnek a várakozási idők, és elveszíti ügyfeleit. A korábban jól működő manuális rendeléskezelő rendszer kezd összeomlani, és az ügyfél-elégedettség csökkenő tendenciát mutat.
A BPI valószínűleg új alkalmazottak felvételét vagy különböző részlegekből származó alkalmazottak ideiglenes áthelyezését javasolná a megrendelések kezelésére, ha szükséges. A BPR egy új, kevés emberi beavatkozást igénylő elektronikus szállításkezelő rendszer bevezetését jelentené.
Az előbbi megoldás olyan, mintha a port a szőnyeg alá söpörné, míg az utóbbi megakadályozza, hogy a por egyáltalán felhalmozódjon. 🧹
Üzleti folyamatok átalakítása vs. üzleti folyamatok menedzsmentje
A folyamatirányítás a kettő közül a tágabb fogalom. Ez a folyamat elemeinek és tevékenységeinek irányítása annak érdekében, hogy minden zökkenőmentesen működjön. Míg a BPR alkalomszerűen fordul elő, a BPM folyamatosan zajlik.
A BPM és a BPR néhány hasonló elemet tartalmaz. Mindkettő megköveteli, hogy vizsgálja meg a meglévő folyamatokat, azonosítsa és kijavítsa a problémákat. A cél is ugyanaz: a termék vagy szolgáltatás minőségének javítása.
Mikor érdemes BPR stratégiát alkalmazni?
Ideális esetben a BPR stratégiát minél hamarabb érdemes végrehajtani. Így könnyebb lesz megteremteni a feltételeket a jövőbeli munkákhoz és a bővítési törekvésekhez. Minél nagyobb a vállalkozása, annál drágább, nehezebb és időigényesebb lesz a folyamatok átalakítása.
A valóságban a BPR általában akkor kerül napirendre, amikor a vállalat stagnál vagy gyengén teljesít, és a BPI-kezdeményezések kudarcot vallanak. Ilyen esetekben a BPR-stratégia megvalósításának megfelelő időpontja most van.
Ha elszalasztotta az ideális lehetőséget, ne ess kétségbe. Bármikor, amikor megfelelőnek tartja, mélyreható változásokat hajthat végre az üzleti folyamatokban. Ez több munkát és gondos tervezést igényel, de sikerrel járhat. Mint már említettük, a hosszú távú előnyök miatt megéri.
Az üzleti folyamatok átalakításának négy lépése
A BPR-folyamat alakulása esetenként eltérő. Általában négy lépésből áll, amelyeket a következő szakaszban ismertetünk.
Ne feledje, hogy egy hatékony projektmenedzsment eszköz, mint például a ClickUp, megkönnyítheti a munkáját. Az adatok központosítása mellett számos funkciót kínál a hatékony projekttervezéshez és -végrehajtáshoz. Ahelyett, hogy több alkalmazást kellene kezelnie, egyetlen platformról futtathat komplex műveleteket, például BPR-t.
Időt takaríthat meg az előre elkészített ClickUp üzleti folyamatok átalakítására szolgáló projektterv-sablon használatával. A sablon előre beállított oszlopokkal és megtekintési módokkal rendelkezik, azaz olyan „nézetekkel”, amelyek segítenek Önnek magabiztosan kezelni az üzleti folyamatok átalakítását.
Mindez ingyenes! Most térjünk vissza a négy alapvető üzleti folyamat lépéséhez.
1. lépés: Felkészülés és kutatás
Egy olyan összetett feladat, mint a BPR, mindenki közreműködését igényli. 🤝
Össze kell állítania egy képzett és motivált csapatot, amely az átszervezési projektért lesz felelős. Az üzleti folyamatok munkacsoportjának tagjai között szerepelnie kell:
- A BPR területén jártas külső szakértők
- A csapatban vagy szervezetben a döntéseket meghozó vezető beosztású menedzser
- Tapasztalt alkalmazott, aki ismeri a folyamat minden részletét
Ahhoz, hogy kiderüljön, mi hiányzik, alaposan meg kell vizsgálnia a folyamatot. Elemezze a tevékenységeket, a résztvevőket, az eszközöket és a módszereket a kezdetektől a végéig. Kérje meg alkalmazottait és ügyfeleit, hogy töltsék ki az anonim visszajelzési kérdőíveket, és használja a ClickUp üzleti folyamatok átalakítására szolgáló projektterv-sablont, hogy még gyorsabban elérje célját.
Mi okozza a legtöbb problémát?
Keresse meg azokat a lépéseket, amelyek rendszeresen késedelmet, hibákat és ügyfélpanaszokat okoznak. Ne felejtse el megjegyezni azokat a lépéseket is, amelyekről bebizonyosodott, hogy előnyösek.
Több oldalról gyűjtött információk segítségével a legreálisabb képet kaphatja. Ezzel a tudással könnyebben átalakíthatja a folyamatot és azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket.
A ClickUp segítségével az adatok gyűjtése és kezelése gyerekjáték. A ClickUp Forms segítségével hatékony visszajelzési kérdőíveket hozhat létre, több mint 10 mezőtípus közül választhatva. Kezelje BPR-csapatát lista vagy táblázat nézetben. Adja meg a kapcsolattartási adataikat vagy bármely más releváns információt az oszlopokban.
Adjon ki feladatokat vagy alfeladatokat, és hozzon létre függőségeket a hatékonyabb munkafolyamat érdekében. ✔️
2. lépés: Folyamatok feltérképezése
Most, hogy már tudja, mely részei működnek és melyek nem, itt az ideje átalakítani a folyamatot.
Lépésről lépésre hozza létre az új munkafolyamatot a folyamatábrázolás segítségével. Meg fogja tapasztalni, hogy a vizualizáció segít jobban megérteni a komplex folyamatokat és azt, hogy az egyes tevékenységek hogyan hatnak egymásra.
A ClickUp Whiteboard segítségével lenyűgöző folyamatábrákat és folyamatdiagramokat hozhat létre, amelyek bemutatják a BPR stratégiájában szereplő lépéseket.
Különböző formákkal jelölje a tevékenységek típusát. Például a rombusz alakú formák általában a döntési lépéseket jelzik. Nyilakkal jelölje meg az irányt és a feladatok közötti függőségeket. A formák és nyilak mellett bátran adjon hozzá képeket, videókat, webhelykártyákat, dokumentumokat vagy rajzokat is, hogy jobban érthetővé tegye mondanivalóját.
Miután áttekintette a teljes folyamatot, határozza meg a BPR-kezdeményezés kezdetét és végét, majd adja hozzá a közbenső lépéseket. A csomópontokat interaktív feladatokká alakíthatja, így további funkciók, például ellenőrzőlisták, megjegyzések és időkövetés válnak elérhetővé.
Még a felelős személyt vagy osztályt is megadhatja úgy, hogy mindegyikhez téglalapokat ad hozzá a háttérhez, és a feladatokat a vertikális tengely mentén rendezi aszerint, hogy ki kell azokat elvégeznie.
A táblák megkönnyítik az együttműködést a BPR szakértői csapattal is. Valós időben együtt dolgozhatnak a folyamatábrán, és jegyzetek segítségével megoszthatják ötleteiket. 💡
3. lépés: Tervezés és feladatkezelés
A következő lépés a projekt hatókörének meghatározása, azaz egy olyan végrehajtási stratégia kidolgozása, amely megvalósítja a folyamatábrát. Először is, határozza meg a végső célt, és magyarázza el, hogyan illeszkedik ez a vállalat céljaihoz.
Ezután sorolja fel az üzleti folyamatok átalakításához szükséges összes lépést. Gondolja át, hogy új munkatársakat kell-e felvennie, a jelenlegi alkalmazottakat képeznie kell-e, új berendezéseket kell-e vásárolnia, vagy a meglévőket kell-e korszerűsíteni.
Legyen a lehető legkonkrétabb, hogy elkerülje a félreértéseket. Ne felejtse el kiszámítani a költségeket, hogy pontos költségvetést tudjon összeállítani.
Végül határozza meg a siker mérhető mutatóit. Ezáltal pontosan láthatja, mennyivel javult a munkafolyamat az átszervezési folyamatnak köszönhetően.
Mivel már meghatároztad a BPR céljait és a meglévő folyamat hiányosságait, a KPI-k meghatározása nem okozhat nehézséget. Jó ötlet egy vészhelyzeti tervet is készíteni arra az esetre, ha az A terv nem válik be.
Mindezt a ClickUp Docs segítségével teheti meg. A fejlett formázási funkcióktól a verziókezelésig a ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a praktikus és vizuálisan vonzó dokumentumok létrehozásához.
Véglegesítse terveit az összes feladat és alfeladat felsorolásával és kiosztásával a ClickUp alkalmazásban. Csatoljon mellékleteket, ellenőrzőlistákat és fontos információkat, hogy segítsen a megbízottaknak feladataik elvégzésében.
A Munkafolyamat nézet segítségével értékelheti az egyéni kapacitást és rendelkezésre állást. A Gantt vagy Idővonal nézetben megtekintheti és kezelheti az ütemtervet és a mérföldköveket. ⏱️
4. lépés: Végrehajtás
Ha készen áll, kezdje el kis léptékben végrehajtani az üzleti folyamatok átalakításának tervét. Dokumentálja és ellenőrizze az összes tevékenységet, és értékelje az előrehaladást minden egyes mérföldkő után. Ugyanakkor hozzon létre szilárd projektellenőrzési mechanizmusokat a költségek és az ütemterv betartásának biztosítása érdekében.
Ha a választott KPI-k nem mutatnak jelentős javulást az alapszinthez képest, térjen vissza a tervezési szakaszhoz, értékelje újra a helyzetet, majd próbálkozzon újra. Ha az eredmények az új folyamat mellett szólnak, fokozatosan alkalmazza azt nagyobb léptékben.
Utólag mérje fel és gyűjtsön visszajelzéseket az érdekelt felektől.
A ClickUp segítségével nyomon követhető célokat állíthat be, és automatikusan mérheti az előrehaladást. A platform számos egyéb automatizálási lehetőséget kínál, beépített és egyedi megoldásokat egyaránt.
A ClickUp segítségével a folyamat átalakításának minden lépésében együttműködhet csapatával. Beszélje meg a kérdéseket a feladatokhoz fűzött megjegyzésekben vagy a Csevegés nézetben. Szerkessze a dokumentumokat és egyéb fájlokat, valós időben tekintse meg a változásokat, és kapjon értesítéseket róluk.
Munkatársai az alkalmazáson belül is nyomon követhetik az időt, ami megkönnyíti a kompenzációs eljárásokat. 💸
Üzleti folyamatok átalakításának példái
A tanulás egyik leghatékonyabb módja a példák bemutatása, ezért nézzünk meg két híres BPR sikertörténetet!
T-Mobile: távközlés
A probléma: 2015-ig a T-Mobile telefonos ügyfélszolgálata elsődleges ügyintézőkből és különböző típusú problémákra szakosodott több részlegből állt. Emiatt a hibaelhárítás általában több hívásátadást igényelt. A folyamat sok időt vett igénybe, és az ügyfelek elégedetlenségét váltotta ki.
A megoldás: A folyamat elemzése után a T-mobile rájött, hogy a leghatékonyabb megoldás az lenne, ha ügyfélszolgálati ügynökeit kiképeznék arra, hogy az összes hívást elejétől végéig kezeljék. A vállalat többfunkciós szakértői csapatokat állított össze az ügynökök képzésére. A T-mobile emellett megváltoztatta ügynökei értékelési gyakorlatát, és egyéni és csapat teljesítményalapú modellre váltott.
Az eredmény: Az egy fiókra jutó hívások száma 21%-kal csökkent, és a hívásonkénti költségek is visszaestek. Az ügyfélmegtartás minden idők legmagasabb szintjét érte el. A munkavállalói fluktuáció drasztikusan visszaesett. A T-Mobile soha nem látott sikert ért el.
Honeywell: Technológia és mérnöki munka
A probléma: Az 1990-es években a Honeywell célja az volt, hogy csökkentse a hibák számát az egyik arizonai egységének építési folyamatában. A vizsgálat során kiderült, hogy a két fő probléma a csapatok közötti együttműködés hiánya és a munkájukat érintő döntésekkel kapcsolatos hatáskör hiánya volt.
A megoldás: A Honeywell leállította minden tevékenységét, és létrehozott egy új, integrált gyártási rendszert, amely teljes körű minőség-ellenőrzési rendszerrel rendelkezik. A munkavállalók képzésen vettek részt. Többfunkciós csapatokat állítottak össze, amelyek feladata a termékek gyártásának kezelése volt a kezdetektől a végéig. A T-Mobile-hoz hasonlóan a vállalat is bevezette a minőség- és teljesítményalapú értékelési modellt.
Az eredmény: A folyamat három évig tartott, de az eredmények magukért beszélnek. A Honeywell 70%-kal csökkentette a hibák számát, 72%-kal csökkentette az alkatrészek ciklusidejét, és számos egyéb előnyt is elért.
Gyakori üzleti folyamatok átalakításával kapcsolatos kihívások és megoldások
Az üzleti folyamatok átalakítása általában hosszú és bonyolult folyamat, ezért számos problémát okozhat. Az alábbiakban néhányat közülük ismertetünk:
Támogatás hiánya
Amikor egy vezető változást kezdeményez, gyakran ellenállásba ütközik a felsőbb vezetés részéről. Meggyőzni őket az ötlet elfogadásáról bonyolult lehet, még akkor is, ha a kezdeményező szakértője a kérdéses folyamatnak.
A felettesek és a tulajdonosok támogatása egy dolog, de a beosztottak rávenni a megvalósításra már egészen más tészta. 🐟
Még ha a pénz nem is jelent problémát, a meglévő és megszokott modell megváltoztatása már igen.
Lehetséges megoldások:
- Gyűjtsön össze minél több bizonyítékot arra, hogy vállalata profitálni fog az üzleti folyamatok átalakításából.
- Kínáljon ösztönzőket a részvételért
- Legyen türelmes és kitartó!
- Vezessen be fokozatos változásokat, hogy az átállás zökkenőmentesebb legyen.
Nem megfelelő felkészülés
A felkészülési szakaszban sok minden rosszul sülhet el.
Például, ha a szakértői csapat elfogult, akkor olyan tervet erőltethet, amely nem feltétlenül a legjobb a vállalat számára. A csapatban túl sok ember zavart okozhat, míg a túl kevés tag nem biztos, hogy képes lépést tartani. A tudás vagy a motiváció hiánya szintén problémát jelenthet.
Egy másik gyakori akadály a nem megfelelő okok elemzése. Ha nem ismeri a folyamatok hatékonyságának hiányosságainak valódi okait, akkor azok ismétlődésére lehet számítani.
Lehetséges megoldások:
- Ne siesse el az előkészítési folyamatot!
- Állítson össze egy sokoldalú szakemberekből álló csapatot!
- Gyűjtsön visszajelzéseket többféle perspektívából, és ösztönözze az átláthatóságot.
Erőforrás-korlátok
A források hiánya valószínűleg a leggyakoribb BPR-probléma, és súlyosan akadályozhatja a folyamat előrehaladását. Legyen szó időről, pénzről vagy munkaerőről, a változás megvalósításához bizonyos területeken meg kell spórolni.
Ez csak akkor lehetséges, ha mindenki részt vesz benne, és a felkészülést jó előre elvégzik.
Lehetséges megoldások:
- Legyen tisztában a BPR-hez szükséges idő és erőfeszítés mértékével.
- Összpontosítson az új folyamat által hozott előnyökre
- Kezdje el időben a tervezést
- Javítsa szervezési és időgazdálkodási készségeit!
Szabálytalan végrehajtás
Elérte a megvalósítási szakaszt. Hurrá! 🎉
Még nincs vége. Az új folyamatot továbbra is következetesen kell végrehajtania. Ha nem megfelelően és következetlenül alkalmazza, akkor nem lesz sikeres.
Egy másik fontos szempont, hogy a BPR nem egyszeri esemény. Ez egy folyamatos, mélyreható fejlesztési folyamat. Ha nem méri az üzleti folyamatok átalakításának stratégiájának hatékonyságát, akkor ki mondhatja, hogy jobb-e az előzőnél?
A KPI-k azt mutathatják, hogy az új megközelítés egyes részei nem optimálisak, és újra kell értékelni őket.
Lehetséges megoldások:
- Fogadja el, hogy a munka nem ér véget az új folyamat bevezetésével.
- Kezdje kicsiben, és fokozatosan hajtsa végre a változásokat!
- Folyamatosan teszteljen és mérjen
- Felügyelje az alkalmazkodást, és szükség esetén nyújtson további támogatást.
Törje meg a hagyományokat és érjen el új szintű hatékonyságot a BPR segítségével
A munkafolyamatok alapvető átalakításával racionalizálhatja működését, csökkentheti költségeit és ösztönözheti növekedését. Bár ez kihívást jelent, a BPR hosszú távú előnyei miatt érdemes vállalkozás minden olyan cég számára, amely dinamikus üzleti környezetben szeretne előnyt szerezni.
Ki a régivel, be az újjal! Adjon új lendületet szervezetének az üzleti folyamatok átalakításával. 🛫