{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az a folyamatirányítás?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A folyamatirányítás elemzi a szervezeten belüli meglévő folyamatokat, meghatározza és leírja az újakat, valamint ellenőrzi a meglévő és az új folyamatok végrehajtását, hogy azok a leírásnak megfelelően valósuljanak meg. " } } ] }
A helyzet a következő: a ClickUpnál mi folyamatok emberei vagyunk. Neked is az kellene lenned! Tudod, miért?
A jól meghatározott üzleti folyamatok segítenek a szervezeteknek azonosítani működésüket. Emellett segítenek a vezetőknek megérteni, hogyan lehet a vállalatokat hatékonyabban irányítani.
De az üzleti folyamatok legnagyobb előnye abban rejlik, hogy képesek elősegíteni az üzleti tevékenységeket. Végül is, melyik sikeres vállalkozás működik hatékonyan? Pontosan! Egyik sem.
Ezután már csak meg kell tanulnod a folyamatirányítás alapjait – pontosabban az üzleti folyamatirányítást (BPM). Éppen ezért állítottuk össze ezt a cikket neked.
Megtudhatja, mi az üzleti folyamatmenedzsment, miért fontos, és mit jelent. Imádni fogja az Ön számára összeállított sablonokat és példákat, valamint az üzleti folyamatok megfelelő eszközökkel történő optimalizálására vonatkozó javaslatainkat.
Kezdjük is azonnal, hogy minél hamarabb felgyorsíthasd üzleti folyamataidat!
Mi az a folyamatkezelés?
A folyamatirányítás elemzi a szervezeten belüli meglévő folyamatokat, meghatározza és leírja az újakat, valamint ellenőrzi a meglévő és az új folyamatok végrehajtását, hogy azok a leírásnak megfelelően valósuljanak meg.
Az összes fenti tevékenység végső célja az üzleti folyamatok javítása, illetve optimalizálása. De mi is pontosan az üzleti folyamat?
Az üzleti folyamat egy vagy több szerepkör által végzett feladatok (vagy lépések) sorozata, amelynek célja eredmény elérése és így egy cél megvalósítása. Ha például a cél egy mérföldkő elérése, akkor az üzleti folyamat meghatározza, hogyan lehet eljutni az egyik mérföldkövtől a következőig.
Folyamatkezelési példák
Könnyen levonható a következtetés, hogy az üzleti folyamatok menedzsmentje a csapatmunka kifejeződése, mivel több ember is részt vehet benne. És éppen az ő közös munkájuk, mint csapat vagy szervezet, kelti életre az üzleti folyamatokat.
Folyamatkezelés 1. példa: Online donut-rendelés teljesítése
- Egy ügyfél online megrendel 100 fánkot.
- Az üzletvezető elfogadja a megrendelést, és a vásárló ellenőrizheti a megrendelés állapotát.
- Van elég fánk a csomagoláshoz? Igen: a személyzet csomagolja a fánkot. Nem: az egyik alkalmazott elkészíti a megrendeléshez szükséges mennyiségű fánkot, míg a másik előkészíti őket.
- Igen: A munkatársai csomagolják a fánkot
- Nem: Az egyik alkalmazott elkészíti a megrendeléshez szükséges mennyiségű fánkot, míg a másik előkészíti őket.
- Az alkalmazott kiállítja a nyugtát, becsomagolja a fánkot, és a rendelés állapotát Készre frissíti.
- Egy alkalmazott átadja a becsomagolt fánkot a futárnak.
- A futár a megrendelés állapotát Kiszállítva -ra frissíti.
- Igen: a munkatársai csomagolják a fánkot
- Nem: Az egyik alkalmazott elkészíti a megrendeléshez szükséges mennyiségű fánkot, míg a másik előkészíti őket.
Folyamatkezelés 2. példa: Új munkavállaló beillesztése
- A HR megkapja a jelölt által aláírt ajánlatlevelet.
- A HR-csapat létrehoz egy alkalmazotti nyilvántartást, és elküldi az IT-nek a fiók beállításához.
- Az IT beállítja az új alkalmazott e-mail, számítógép és jelszó hozzáférését.
- A HR szervez egy orientációs megbeszélést és készít egy képzési ütemtervet az új alkalmazott számára.
- Az új alkalmazott részt vesz az orientációs programon, és megkezdi a képzést.
- A képzés befejezése után az új munkavállaló a vezetője iránymutatásával megkezdi a rábízott feladatok elvégzését.
- A vezető értékeli a munkavállaló első heteinek eredményeit, és visszajelzést ad a HR-nek.
Folyamatkezelés 3. példa: Termékfejlesztés
- A csapat azonosítja az ügyfelek igényeit vagy a piaci hiányosságokat.
- A csapat kutatásokat végez, hogy megértse a szükségleteket/hiányosságokat és a lehetséges megoldásokat.
- A kutatások alapján a csapat kidolgozza a termékfejlesztési tervet, amely tartalmazza az ütemtervet, a szerepeket és a szükséges erőforrásokat.
- A csapat megtervezi a terméket és elkészíti a tesztelésre szánt prototípust.
- A prototípust potenciális ügyfelekkel tesztelik, hogy visszajelzéseket gyűjtsenek és javításokat végezzenek.
- A végtermék elkészül és piacra kerül
- A csapat összegyűjti és elemzi az értékesítéssel, az ügyfelek visszajelzéseivel és a jövőbeli termékfrissítésekhez szükséges változtatásokkal kapcsolatos adatokat.
Ha azon tűnődik, mi hiányzik vagy mi lehetne másképp a folyamatban, büszkék vagyunk Önre! Mert Ön ráhangolódik az üzleti folyamatirányítás szellemiségére.
Bónusz: Folyamatábrázoló eszközök
Miért fontos az üzleti folyamatok menedzsmentje?
Ha komolyan veszi a munka hatékonyságát – és mi úgy gondoljuk, hogy így van –, akkor biztosan érdekli az üzleti folyamatok menedzsmentje. Ezzel simán, gyorsabban és kevesebb erőforrással érheti el üzleti céljait.
Megfelelő üzleti folyamatirányítás nélkül nem mindenki tudja, ki volt felelős egy projektben mely feladatokért. Ez csak még nehezebbé válik, ha további csapatok is csatlakoznak a projekthez.
Ha több csoport vesz részt a folyamatban, a csapatoknak feltétlenül áttekinthetőnek kell lennie a folyamat minden szakaszában. A folyamatkezelés összeköti a szervezet minden mozgó részét, hogy értéket teremtsen a projekt érdekelt felei és végső soron a vállalkozás számára.
A folyamatirányítás 5 szakasza
A felesleges időt vagy erőforrásokat pazaroló folyamatirányítási folyamatok nem hatékonyak. Ezeket vagy hatékonnyá kell tenni, vagy meg kell szüntetni.
De itt van a bökkenő: a nem hatékony folyamatok azonosítása és javítása kihívást jelent. Mert tudod, hogy amikor egy folyamat beépül egy szervezetbe, a megváltoztatása – enyhén szólva – ellenállást vált ki. Sajnos azonban a vállalatodban mindenképpen folyamatosan javítanod kell a folyamatokat.
Ehhez kövesse az üzleti folyamatok menedzsmentjének életciklusát:
1. szakasz: Tervezés
Ebben a fázisban először is elemeznie kell a vállalat üzleti stratégiáját. Ez az az irány, amelyet a szervezet követni kíván, hogy a jövőben elérje céljait. Ez az ismeret fogja irányítani az egész üzleti folyamatirányítási életciklust – ez az alapja.
Ahhoz, hogy folyamatirányítási tervet készítsen, először is meg kell tennie a következőket:
- Ismerd meg a vállalat jelenlegi üzleti céljait, célkitűzéseit és stratégiáját
- Azonosítsa a szervezeten belül létező üzleti folyamatokat, és különböztesse meg a már elemzett, meghatározott és leírt folyamatokat a még nem elemzett, meghatározott és leírt folyamatoktól.
- Fedezze fel az összes folyamatot irányító üzleti szabályokat!
- Fedezze fel, hogy az egyes folyamatok tartalmaznak-e gyenge pontokat, például szűk keresztmetszeteket, redundanciákat vagy magas költségeket, és ha igen, akkor hol.
- Határozd meg, hogy az egyes folyamatok összhangban vannak-e az 1. pontban leírt megállapításaiddal.
Ezután, a lépések során szerzett ismeretek alapján, több lehetőség közül választhatsz, hogy mit tegyél tovább. Választhatsz a következők közül:
- A tervezési és üzleti folyamatok dokumentálják a meglévő folyamatokat.
- Frissítsd vagy egészítsd ki azokat a folyamatokat, amelyek nem felelnek meg céljaidnak, célkitűzéseidnek vagy stratégiádnak, nem tartalmazzák a fontos üzleti szabályokat, vagy gyengeségeket és hatékonysági hiányosságokat tartalmaznak.
ISMÉTELD MEG Profi tipp: Gondoskodj róla, hogy legalább évente egyszer megismételd a folyamatok tervezésének szakaszát, mert új folyamatok is megjelenhetnek. Így mindig naprakész leszel az üzleti folyamataidat illetően.
2. szakasz: Modell
Ebben a fázisban meg kell terveznie és ábrázolnia az üzleti folyamatokat, szem előtt tartva, hogy azok különböző szerepkörök, rendszerek (nem feltétlenül mindig technológiaiak), információk és objektumok (az üzleti tevékenységétől függően) tevékenységét koordinálják.
A tervezés alatt azt értjük, hogy minden folyamatot koncepcionálisan megfogalmazunk, és szó szerint megrajzoljuk a hozzá tartozó munkafolyamatot (vagy munkafolyamatok sorozatát). Vizuálisan ezek diagramok vagy folyamatábrák, amelyek beépíthetők olyan fejlett projektmenedzsment eszközökbe, mint a ClickUp!
Ha olvasott vagy hallott már a munkafolyamat-kezelésről, az azért van, mert az üzleti folyamatokat munkafolyamatokkal (néha több munkafolyamattal) ábrázolják. Az üzleti folyamatok kezelése azonban több, mint a munkafolyamatok létrehozása és optimalizálása, ami a munkafolyamat-kezelés középpontjában áll.
Ne feledd, hogy a folyamatirányítási szakemberek gyakran a Business Process Model and Notation (BPMN) segítségével készítenek munkafolyamat-diagramokat.
Nézd meg a legjobb munkafolyamat-példáinkat !
3. szakasz: Végrehajtás
A korábban megtervezett üzleti folyamatok megvalósításához BPM eszközt kell használnia. Íme a két aranyszabály, amelyet javasolunk, hogy kövessen, amikor a választott eszközzel végrehajtja a folyamatokat:
- Tesztelje az újonnan tervezett folyamatokat néhány résztvevővel egy csapatból vagy osztályból.
- Fokozatosan engedje meg a szervezet többi tagjának, hogy átvegye a folyamatot.
Ez a körültekintő megközelítés a folyamatok végrehajtásához minimálisra csökkenti a lehetséges tervezési hibák hatását.
4. szakasz: Monitorozás
Üzleti folyamataid működnek? Rendben. Akkor elemeznie kell őket, hogy megnézze, pontosan hogyan működnek.
A folyamatok figyelemmel kísérése segít azonosítani a szűk keresztmetszeteket, az ismétlődő feladatokat és más problémákat, amelyeket meg kell oldani. Mélyebb szinten a jelenlegi folyamat figyelemmel kísérése azt jelenti, hogy alaposan megvizsgáljuk annak minden egyes részét. Az üzleti folyamatok automatizálása kiküszöböli ezeknek az ismétlődő feladatoknak a kézi elvégzését.
A cél annak meghatározása, hogy mely részek működnek jól, és melyek azok, amelyeken javítani kell (valamint milyen javításokra van szükség). Az ügyfelek vagy kliensek bevonási folyamatának elemzése hatékony módszer annak meghatározására, hogy a folyamat végrehajtása hogyan befolyásolhatja az ügyfelek elkötelezettségének szintjét.
Az onboarding folyamatában részt vevő információs rendszerek eseménynapló-adatainak elemzésével pedig jeleket kaphat arra, hogy valami nem stimmel a folyamattal. Ez egy adatalapú megközelítés a folyamat teljesítményének megértéséhez.
Ez lehetővé teheti, hogy a folyamatelemzési adatokból automatikusan új folyamatokat fedezzen fel. De hogyan lehet valójában elemezni a folyamatokat? Egy üzleti folyamatfigyelő eszközzel.
Akárcsak egy vérvizsgálati jelentés, ez az eszköz is értékeli a folyamatok állapotát. Például értékelheti az ügyfél-elégedettséget, a ciklusidőt, a bevételt, a termelékenységet és sok más mutatót.
Az egészségügyi vizsgálathoz hasonlóan azonban néhány hetente vagy havonta meg kell ismételni. Ellenkező esetben csak akkor jöhet rá, hogy a folyamatai nem hatékonyak, amikor már késő elkerülni a folyamatok meghibásodását (az azzal járó költségekkel és hátrányokkal együtt).
Gondoskodj arról, hogy az üzleti folyamatok automatizálási eszközeit használják a napi munkád elvégzéséhez szükséges idő csökkentése érdekében. Az egész folyamatirányítási tervednek figyelmet kell szentelni bizonyos területeken – másoknál jobban.
5. szakasz: Optimalizálás
Az optimalizálási szakasz – vagyis az ellenőrzési szakasz – a fejlesztéshez szükséges üzleti folyamatok finomhangolásáról szól. Így tarthatja fenn azok hatékonyságát, és érheti el vállalatának üzleti céljait és átfogó folyamatirányítási tervét.
A folyamatirányítás optimalizálásának néhány példája lehet:
- Szüntesse meg a felesleges feladatokat és folyamatokat
- A munkafolyamatok automatizálása
- Javítsd a folyamatban résztvevők közötti kommunikációt megfelelő üzleti eszközökkel
Ne felejtsd el figyelemmel kísérni az általad optimalizált folyamatokat! Végül is ez egy ciklus.
Folyamatkezelési sablonok azonnali használatra
Térjünk vissza arra az elképzelésre, hogy a munkafolyamatok racionalizálásával optimalizálhatja az üzleti folyamatokat. A munkafolyamatok racionalizálása pedig az automatizálással valósítható meg.
Nos, a folyamatkezelési sablonok a munkafolyamat-automatizálás egyik alapja. Az alábbi három sablon azok, amelyeket érdemes megnéznie, ha először foglalkozik munkafolyamat-kezeléssel.
1. ClickUp PDCA folyamat táblás sablon
Ha érdekel a minőségirányítás, akkor már ismered a tervezés, végrehajtás, ellenőrzés és intézkedés (PDCA) ciklust, vagyis a folyamatos fejlesztési ciklust. De ez a ClickUp PDCA táblasablon egy teljesen új szintre emeli a PDCA folyamatirányítási tervedet.
Használd a feladatok PDCA ciklus négy szakaszába történő kategorizálásához. Lehet, hogy butaságnak tűnik, hogy sablon helyett tollat és papírt használsz, de bízz bennünk.
Ez a táblasablon üzleti folyamatirányítási szoftvert használ, és nem csak a feladatokat bontja kisebb lépésekre. A PDCA tábla támogatja a PDCA folyamatok végrehajtását a jobb projektirányítás érdekében.
2. ClickUp vállalati folyamatok dokumentum sablon
A ClickUp folyamatdokumentum-sablonjával az üzleti folyamatok dokumentálása sokkal egyszerűbbé vált. Használja a sablont a szabványos működési eljárások (SOP) dokumentálására, például a folyamatfejlesztéshez szükséges szabadság igénylésének lépéseire.
Mert egy dolog meghatározni a munkafolyamatban szereplő feladatokat, és egy másik dolog pontosan tudni, mit kell tenni a feladat elvégzéséhez.
További információkért próbálja ki ezeket a folyamatdokumentum-sablonokat!
3. ClickUp üzleti folyamatok és eljárások sablon
Miután vállalata elkezdte az üzleti folyamatok végrehajtását BPM szoftverrel, használja a ClickUp által készített folyamat- és eljárás sablont, hogy áttekintést kapjon a belső folyamatairól az alábbiak szerint:
- A folyamatok javításának részletei a határidők, prioritások, befejezési arányok és a befejezett feladatok száma alapján (például a folyamatok osztályok szerint csoportosítva)
- Azok a feladatok, amelyek dokumentumok létrehozását igénylik, és azok a szakaszok, amelyekben ezeket a dokumentumokat
- Hogyan fogják a folyamatok egymásba áramlani egy projektmenedzsment rendszeren keresztül?
Bónusz: SOP szoftver!
Optimalizálja a folyamatirányítást üzleti folyamatirányítási szoftver segítségével
A BPM-csomag – amely számos BPM-szoftverből áll – segít az üzleti folyamatok menedzsmentjének minden szakaszában. Mielőtt továbbmennénk, hadd mutassunk be néhány előnyös tulajdonságot a BPM-ről és a projektmenedzsment eszközökről (például a ClickUp-ról).
- Automatizálják a munkafolyamatokat: Életre keltheti a vállalat összes üzleti folyamatát, és megszüntetheti a manuális és ismétlődő munkákat előre definiált és testreszabott automatizálásokkal.
- Támogatják az együttműködést: Tisztázza az eljárásokat anélkül, hogy elveszítené a folyamat kontextusát, vagy az e-mailek tűk a szénakazalban. A BPM eszközök lehetővé teszik a csapat tagjainak, hogy megjegyzéseket fűzzenek a feladatokhoz, és fájlokat csatoljanak azokhoz. Még a megjegyzéseket is feladatokká alakíthatja!
- Jelentéseket kínálnak: átfogó, megbízható folyamatadatokat biztosítanak, amelyekkel ellenőrizheti, hogy hatékonyan tervezte-e meg folyamatait. Ezek a jelentések lebontják a csapat teljesítményét, így ellenőrizheti a termelékenységüket egy bizonyos időszak alatt.
Az üzleti folyamatok automatizálásának előnyei
Az üzleti folyamatok menedzsmentjének öt szakasza az automatizáláshoz vezető szükséges lépések. A ClickUp-hoz hasonló BPM-eszközök pedig segítenek automatizálni a feladatokat és a munkafolyamatokat, ezért szeretnénk itt kiemelni az üzleti folyamatok automatizálásának előnyeit:
- Idő- és költséghatékonyság: Az ismétlődő feladatok automatizálása időt és pénzt takarít meg, így a munkavállalók fontosabb feladatokra koncentrálhatnak.
- Fokozott konzisztencia és pontosság: Az automatizálás csökkenti az emberi hibák számát, ami nagyobb konzisztenciát és pontosságot eredményez a folyamatokban. Ez egyúttal jobb ügyfél-elégedettséget is jelent.
- Racionalizált folyamatok: Az üzleti folyamatok automatizálása segít racionalizálni a folyamatokat, kiküszöbölni a felesleges lépéseket és egyszerűsíteni az eljárásokat.
- Valós idejű adatelemzés: Az automatizált folyamatok segítségével valós idejű adatelemzéseket gyűjthetsz, amelyek segítségével megalapozottabb üzleti döntéseket hozhatsz.
Általában a jelentéseket widgetekkel testreszabhatja, amelyek tájékoztatják Önt a befejezett feladatokról, a feldolgozott feladatok számáról, a befejezetlen feladatokkal rendelkező tagokról, az időbecslésekről, a nyomon követett időről és sok más mérőszámról.
Próbáld ki a ClickUp-ot, és írd meg nekünk, mit gondolsz róla. Alig várjuk, hogy megtudjuk, hová szeretnél eljutni az üzleti folyamatok kezelésével!