Projektmenedzserként tudja, hogy a feladatok elvégzésének módja ugyanolyan fontos, mint az, hogy miért végzi el azokat, és hogy pontosan min dolgozik. Az összes üzleti folyamat nyomon követése kulcsfontosságú ahhoz, hogy a csapat a terv szerint haladjon, és elkerülje a zavarokat.
A folyamatdokumentációs szoftver elengedhetetlen kiegészítője a projektmenedzsment keretrendszerének.
Itt megmutatjuk, mire kell figyelni az üzleti folyamatok dokumentációs szoftvereinek (BPMS) kiválasztásakor, és megosztjuk néhány kedvenc eszközünket, amelyekkel elvégezhető a feladat. 💪
Mit kell keresnie az üzleti folyamatok dokumentálására szolgáló szoftverekben?
A folyamatok dokumentálása útmutatóként szolgál a projektekhez. Ez egy kritikus eszköz, amelyet új munkatársak beillesztéséhez, nagy bevételt generáló projektek nyomon követéséhez és a vállalat által végzett összes tevékenység áttekintéséhez használhat.
Egy jó folyamatdokumentációs szoftver megtalálása egyszerűsíti ezt a folyamatot, hosszú távon időt és pénzt takarítva meg Önnek. ✨
A kiváló üzleti folyamatok dokumentációs szoftvereinek a következő tulajdonságokkal kell rendelkezniük:
- Eszközök a folyamatokkal kapcsolatos visszajelzések gyűjtéséhez és dokumentálásához: Interjúk, megbeszélések és terepi naplók segítségével betekintést nyerhet a kulcsfontosságú csapattagok gondolataiba, akik jól ismerik a folyamatokat, amelyekben részt vesznek. Ez a visszajelzés alapján alakíthatja ki az eljárásokat.
- Szervezeti nézetek: Egyes dokumentumfolyamatok bizonyos szempontból jobbak. A jó folyamatdokumentációs eszközöknek rendelkezniük kell szervezési eszközökkel különböző médiumokhoz, beleértve cikkeket, esettanulmányokat és naplókat.
- Integrációk biztosítása: Ha több üzleti szoftvert használ, akkor biztosan szeretné, hogy azok egymással együttműködjenek, ne pedig egymás ellen dolgozzanak. Keressen olyan folyamatkezelő eszközt, amely integrálható a rendszeresen használt egyéb szoftverekkel.
- Könnyen használható és megosztható: Sok projektmenedzser használ folyamatkezelő szoftvert az új alkalmazottak és a munkafolyamatok kezeléséhez. Válasszon olyan szoftvert, amelyet könnyen megoszthat a csapat összes tagjával, és amelynek felhasználóbarát felülete van.
A 10 legjobb folyamatdokumentációs szoftver
A folyamatdokumentációs szoftver segítségével vizualizálhatja vagy szervezheti a feladatok, projektek vagy üzleti műveletek mögött álló folyamatokat.
Itt megtalálja a 10 legjobb projektdokumentációs eszközt, amelyet érdemes kipróbálnia – függetlenül attól, hogy az alkalmazottak beilleszkedésének egyszerűsítésére, a szabványos működési eljárások rögzítésére vagy egy mélyreható tudásbázis létrehozására keres megoldást. 🛠️
1. ClickUp
A ClickUp segítségével a folyamatok dokumentálása és az SOP-k nyomon követése könnyebb, mint valaha. A sablonokban található több tucat dokumentumfolyamat segítségével könnyedén létrehozhat ellenőrzőlistákat az ismétlődő feladatokhoz, nyomon követheti a folyamat lépéseit, és ábrákat készíthet a különböző érdekelt felek számára.
Használja a ClickUp különböző nézetét, hogy vizuális ábrázolást kapjon az összes folyamatban lévő feladatról a Lista nézetben, vagy váltson át a Tábla nézetre, hogy közelebbről megvizsgálhassa az egyes üzleti szegmenseket és projekteket.
A ClickUp vállalati folyamatok dokumentum sablonjával adja meg a feladatok vagy eljárások részleteit, hogy a csapat tagjai betekintést nyerjenek a vállalat működésébe. Használja új alkalmazottak felvételéhez és beillesztéséhez, vagy a vállalat elvárásainak ismertetéséhez.
A beépített S-Corp ülésjegyzőkönyv-sablon és szabadság-sablon segítségével néhány kattintással könnyedén kezelheti alkalmazottait. ✍️
A ClickUp legjobb funkciói
- A könnyen használható és testreszabható felhasználói felületnek köszönhetően személyre szabhatja az eszközt, hogy az megfeleljen az Ön üzleti igényeinek.
- Hozzon létre egy vállalati wikit a ClickUp Docs segítségével, amelyet rendszerezhet, munkafolyamatokhoz kapcsolhat és megoszthat a releváns felhasználókkal.
- A valós idejű együttműködésnek köszönhetően mindenki naprakész információkkal rendelkezik a folyamatban lévő projektekről és folyamatokról.
- Különböző nézetek és dokumentációs típusok, beleértve a diagramkészítő eszközöket is, lehetővé teszik írásbeli és vizuális dokumentációs folyamatok létrehozását.
A ClickUp korlátai
- Az ingyenes verzió öt felhasználóra korlátozódik, ami akadályt jelenthet, ha nagyobb csapatban dolgozik.
- Egyes új felhasználók eleinte túlnyomórészt a funkciók számát találják nyomasztónak, de a magas szintű testreszabhatóság miatt megéri megtanulni ezt a dokumentációs szoftvert.
ClickUp árak
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 6500 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 3500 értékelés)
2. Integrify
Az Integrify kódolás nélkül használható dokumentumautomatizáló szoftvert kínál. A Process Builder drag-and-drop felülettel rendelkezik, amelynek segítségével létrehozhatja, közösen szerkesztheti és tesztelheti eljárásait. A Foresight és Hindsight nézetek betekintést nyújtanak a feladatok függőségeibe, hogy azonosíthassa az esetleges szűk keresztmetszeteket.
Az Integrify legjobb funkciói
- Számos vállalati rendszerrel integrálható, valamint Excel-import és -export funkciókat kínál.
- Könnyedén beállíthat emlékeztetőket és testreszabható értesítéseket, hogy a csapat tagjai mindig tájékozottak legyenek és betartsák az ütemtervet.
- Az alacsony kódszintű környezetnek köszönhetően a szoftver minden csapattag számára elérhetőbbé válik, nem csak azok számára, akik ismerik a programozási nyelveket.
Integrify korlátai
- Ingyenes próbaverzió elérhető, de ingyenes csomag nincs.
- Egyes felhasználók szerint a szoftver nagyobb csapatok és nagy projektek esetében korlátozottan használható.
Integrify árak
- Előfizetés alapú: Egyedi árak minden költségvetéshez, a felhasználók számától és a szintbeli kedvezményektől függően.
Integrify értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (30+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (20+ értékelés)
3. SmartDraw
Készítsen folyamatdokumentációt a SmartDraw diagramjaival, munkafolyamat-ábráival és szervezeti összefoglalóival. A táblázatok és grafikonok alapján készült diagramok kristálytiszta képet adnak a különböző folyamatok szakaszairól.
Az ábrákhoz hasonló sablonok segítségével bármely projektet a kezdetektől a befejezésig vizualizálhat, míg a gondolattérképek segítségével könnyedén áttekintheti a szervezet felépítését a folyamatdokumentációs eszközökkel. 🗂️
A SmartDraw legjobb funkciói
- Több mint 70 különböző sablon, beleértve alaprajzokat és munkafolyamat-ábrákat a folyamatok ábrázolásának egyszerűsítéséhez.
- Zökkenőmentesen integrálható olyan eszközökkel, mint a Google Docs, a Microsoft Office, valamint az Atlassian Jira és Confluence szoftverei, hogy támogassa a munkafolyamatot.
- Könnyedén importálhatja a Visio és Lucidchart fájlokat, így gond nélkül válthat eszközöket.
A SmartDraw korlátai
- Egyes felhasználók szerint az oldalsáv navigációja zavaros volt, és a nagyobb csapatok számára nem volt elegendő testreszabási lehetőség.
- Egyes felhasználók hibákat találtak a szoftverben, különösen az automatikus mentés terén.
SmartDraw árak
- Egyfelhasználós: 9,95 USD/hó
- Több felhasználó: 8,25 USD/hó 5 vagy több felhasználó esetén
SmartDraw értékelések és vélemények
- G2: 4,6/5 (több mint 230 értékelés)
- Capterra: 4,1/5 (110+ értékelés)
4. Bit. ai
A Bit. ai egy munkahelyi együttműködési eszköz, amelyet a projektdokumentáció egyszerűsítésére terveztek. Ezzel a folyamatdokumentációs eszközzel wikiket, interaktív oktatóanyagokat és ügyfélportálokat hozhat létre. Egyének, kis csapatok és nagy szervezetek számára tervezték, így akár kis, akár komplex projektekben is kihasználhatja a szoftver előnyeit.
A Bit. ai legjobb funkciói
- A folyamatok bevitelét több tucat sablon közül választhatja ki, így könnyedén elvégezheti a feladatot.
- Az AI Smart Editor megtisztítja munkáját és javítási javaslatokat kínál.
- Gyorsan összekapcsolhatja a dokumentumokat, beágyazhat linkeket és hozzáadhat intelligens widgeteket a kontextushoz.
A Bit. ai korlátai
- Az ingyenes verzió 5 MB-ra korlátozza a fájlokat, ami kihívást jelenthet azoknak a felhasználóknak, akik adatigényes elemeket, például videókat, diagramokat és egyéb grafikákat szeretnének használni.
- Egyes felhasználók szerint a formázási és betűtípus-beállítások korlátozottak voltak, ami megnehezítette a belső márkaépítési szabványok betartását.
Bit. ai árak
- Ingyenes
- Pro: 8 dollár/tag/hónap
- Üzleti: 15 USD/tag/hónap
Bit. ai értékelések és vélemények
- G2: 4/5 (10+ értékelés)
- Capterra: 5/5 (5+ értékelés)
5. Pellio
A Pellio segítségével három egyszerű lépésben hozhat létre üzleti folyamatdokumentációt. Először hozzon létre egy folyamatot a rich text szerkesztő segítségével. Ágyazjon be képeket, videókat és fájlokat a dokumentáció kiegészítésére. Ezután ossza meg a munkafolyamatot a releváns csapattagokkal. Végül rendeljen hozzá feladatokat és határidőket, hogy a projektek a terv szerint haladjanak. 🗓️
A Pellio legjobb funkciói
- Készítsen lépésről lépésre feladatokat az egyes csapattagok számára, és kövesse nyomon az előrehaladásukat egy áttekinthető felületen.
- A rich text editor perceken belül létrehoz egy tudásmenedzsment adatbázist, az áttekintő műszerfalak pedig lehetővé teszik a folyamatok hatékonyságának azonosítását.
- A csapat tagjainak szerepei alapján különböző hozzáférési szinteket rendelhet a dokumentációhoz.
A Pellio korlátai
- Az ügyfélszolgálat e-mailre korlátozódik, ezért a megoldások megszerzése több időt vehet igénybe, mint más szoftvereszközök használata esetén.
- Az eszköz csak angol nyelvet támogat, ami kihívást jelent azoknak a vállalatoknak, amelyek rendszeresen más nyelveket is használnak.
Pellio árak
- Lite: 15 USD/hó
- Startup: 47 USD/hó
- Pro: 97 USD/hó
Pellio értékelések és vélemények
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Az Evernote egy munka-, feladat- és ütemterv-alkalmazás, amely népszerű a projektmenedzserek és azok körében, akik szeretik növelni a termelékenységüket. Eredetileg jegyzetelésre szolgáló alkalmazás volt, ma azonban a vállalkozások folyamatok, projektek és ütemtervek kezelésére használják. Könnyedén hozzáadhat képeket, hangfájlokat és PDF-eket, és bármelyik jegyzetet feladattá alakíthatja, amelyet hozzáadhat az ütemtervéhez.
Az Evernote legjobb funkciói
- Az alkalmazásintegrációk között megtalálható a Slack, a Google Drive, az MS Teams, a Zapier és még sok más.
- Több tucat sablon közül választhat stratégiai tervezési keretrendszerek kidolgozásához vagy a feladatok fontossági sorrendjének megállapításához.
- Összekapcsolja az ütemterveket és a jegyzeteket a dokumentációs szoftver naptárintegrációjával.
- Az intuitív felhasználói felület megkönnyíti az üzleti folyamatok nyomon követését.
Az Evernote korlátai
- Egyes felhasználók több formázási lehetőséget szerettek volna látni a dokumentációs eszköz jobb szervezéséhez.
- Egyes felhasználók szerint a szinkronizálás néha lassú és megbízhatatlan.
Evernote árak
- Ingyenes
- Személyes: 14,99 USD/hó
- Professzionális: 17,99 USD/hó
Evernote értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 1900 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 8000 értékelés)
7. Hightail
Használja a Hightail folyamatkezelő eszközt a feladatok szervezéséhez, a nyomon követések hozzárendeléséhez és a projekttel kapcsolatos megbeszélések nyomon követéséhez. A következő lépések élő frissítései mindenkit tájékoztatnak a jelenlegi és a következő eseményekről. A fájlmegosztási funkcióval biztonságosan feltöltheti, elküldheti és tárolhatja a vállalati dokumentumokat. Használja a kreatív együttműködési eszközt a vizuális eszközök összegyűjtéséhez és megbeszéléséhez. 📊
A Hightail legjobb funkciói
- A fájlmegosztó szoftver biztosítja, hogy minden csapattag hozzáférjen a projektben rá háruló feladatok elvégzéséhez szükséges eszközökhöz.
- A kép- és vizuális tartalom funkciók ideálisak, ha olyan módot keres, amellyel megoszthatja, jóváhagyhatja és megtekintheti a kép- és videodokumentációt.
- Az Adobe és a Zapier integrációi gyorsabbá teszik a vizuális tartalom létrehozását és hatékonyabbá a ütemezést.
Hightail korlátozások
- A projektmenedzsment funkciók csak a Teams és Business csomagokban érhetők el.
- Egyes felhasználók fájlok vagy képek megosztásakor hibákat tapasztaltak.
Hightail árak
- Lite: Ingyenes
- Pro: 12 USD/hó
- Teams: 24 USD/hó
- Üzleti: 36 USD/hó
Hightail értékelések és vélemények
- G2: 4,2 /5 (680+ értékelés)
- Capterra: 4,4 /5 (280+ értékelés)
8. ProcessMaker
Automatizálja a munkafolyamatokat a ProcessMaker segítségével, egy üzleti folyamatok átalakítására szolgáló eszközzel, amely még a legbonyolultabb projekteket is egyszerűsíti. Az alacsony kódszintű szoftver lehetővé teszi, hogy a Process Modelerben feladatokkal dolgozzon, és vizuális gondolattérképeket és brainstorming diagramokat hozzon létre. Használja a Form Buildert a csapattagoktól származó adatok és visszajelzések rögzítésére, és használja ki a műszerfal nézeteket, hogy betekintést nyerjen a vállalat egészében zajló eseményekbe.
A ProcessMaker legjobb funkciói
- Csatlakozzon harmadik féltől származó alkalmazásokhoz, például a Salsforce-hoz és az Oracle-hez az API segítségével.
- Használja az automatizálási technológiát a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez, és kevesebb időt fordítson értelmetlen feladatokra.
- Szkennelje be és tárolja a fájlokat, hogy minden üzleti dokumentumának digitális változatát megőrizhesse.
A ProcessMaker korlátai
- A meredekebb tanulási görbe azt jelenti, hogy eleinte több időbe telik megismerni a platformot, ami néha késleltetheti a projekteket, ha azonnal bele kell vágni a munkába.
- Egyes felhasználók úgy találták, hogy a felület nem olyan elegáns, mint szeretnék, vagy hogy több kódolást igényel, mint várták.
ProcessMaker árak
- Standard: 1495 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: 2479 USD/hó felhasználónként
- Egyedi: banki, felsőoktatási és beágyazott megoldásokhoz
ProcessMaker értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (270+ értékelés)
- Capterra: 4,5 /5 (170+ értékelés)
9. Document360
A Document360 segítségével létrehozhat egy vállalati tudásbázist, amelyet belsőleg a munkatársakkal, vagy külsőleg az ügyfelekkel oszthat meg. A folyamatok dokumentálásához hozzon létre technikai irányelveket és SOP-kat, például munkavállalói kézikönyveket és marketingkeretrendszereket. Készítsen rendszerdokumentumokat, oktatóanyagokat és referenciaútmutatókat, amelyeket a munkatársak a munkájukhoz felhasználhatnak. 🌻
A Document360 legjobb funkciói
- A Document360 csapata elvégzi az átállást más tudásbázis-rendszerekről. Ez azt jelenti, hogy nem kell aggódnia az átállás időigényessége miatt.
- Több tucat sablon közül választhat, hogy tudásbázisokat és útmutatókat hozzon létre.
- Az intuitív felületnek köszönhetően a szoftver még az új alkalmazottak számára is könnyen használható.
A Document360 korlátai
- Jelenleg egyszerre csak egy személy szerkesztheti a dokumentumot, ami korlátozza a csapatmunkát.
- Néhányan úgy találták, hogy az analitikai irányítópult nem volt olyan robusztus, mint a versenytársaké.
Document360 árak
- Ingyenes
- Standard: 149 USD/projekt/hónap
- Professzionális: 299 USD/projekt/hónap
- Üzleti: 399 USD/projekt/hónap
- Vállalati: 599 USD/projekt/hónap
Document360 értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (340+ értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 160 értékelés)
10. Gluu
Olyan interaktív útmutatókat és tudásbázisokat szeretne létrehozni, amelyeket alkalmazottai valóban szívesen használnak? A Gluu segítségével vizuális és együttműködésen alapuló dokumentumokat készíthet üzleti folyamataikhoz. A beépített folyamattervező segítségével könnyedén feltérképezheti a folyamatokat, kioszthatja a feladatokat és elkészítheti az ütemtervet.
A Gluu legjobb funkciói
- A Gluu folyamatarchitektúra funkciója azonosítja az ismétlődő folyamatokat, hogy egyszerűsítse a munkafolyamatokat.
- Ossza meg a kontrollt és a hatáskört a különböző csapat tagok között, hogy delegálhassa a menedzsmentet és a felügyeletet.
- A változások azonnali értesítéseket generálnak, így minden csapattag naprakész marad és tájékozott.
A Gluu korlátai
- A szoftver célja a belső folyamatok egyszerűsítése, de egyes felhasználók azt szerették volna, ha a szoftver támogatná a külső megosztást is az ügyfelek számára tervezett tudásbázisok esetében.
- A szűrőnézetek nem kerülnek mentésre, ezért minden alkalommal újra be kell írnia őket, amikor kilép és újra megnyit egy dokumentumot.
Gluu árak
- Alap: 12 USD/hó
- Pro: 25 USD/hó
- Vállalati: Egyedi árazás
Gluu értékelések és vélemények
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (20+ értékelés)
Hatékonyabb folyamatdokumentáció készítése
A ClickUp egy projektmenedzser álma. Több száz sablon közül választhat, így gyorsabban készítheti el az összes folyamat dokumentációját. A munkavállalói kézikönyvektől és az új munkavállalók beilleszkedését segítő ellenőrzőlistáktól a projektek költségvetési eljárásain és a mérföldkövek naptárán át mindent megtalál, amire szüksége van a dokumentáció elkészítéséhez.
Próbálja ki még ma a ClickUp ingyenes projektmenedzsment megoldásait!