Ebben a cikkben megismerjük, kik a projektmenedzsmentben érintett felek, milyen típusúak lehetnek, példákat láthatunk rájuk, és megtanuljuk, hogyan lehet őket elemezni. Megismerjük továbbá a projektben érintett felek kezelésének leghatékonyabb módszerét is.
Rendben, akkor nézzük meg, mit is kell tudni a projekt érdekelt feleiről. 🔍
Mi az a projekt érdekelt fél?
A projekt érdekelt fele olyan személy, szervezet vagy csoport, amely aktívan részt vesz a projekt tevékenységében vagy érdeklődik iránta, potenciális hatással van a projekt eredményeire és/vagy a projekt környezetére, és akit a projekt eredménye érint, vagy aki közel áll másokhoz, akiket a projekt érinthet.
Alapvetően az érdekelt felek olyan személyek vagy csoportok, akiknek a projektből nyereségük (vagy veszteségük) származik. A Projektmenedzsment Intézet a projekt érdekelt felét úgy definiálja, mint „olyan személyeket és szervezeteket, akik aktívan részt vesznek a projektben, vagy akiknek érdekei pozitívan vagy negatívan befolyásolhatók a projekt végrehajtása vagy sikeres befejezése eredményeként”.
Ha tehát a projektek jól mennek, akkor az érdekelt felek is profitálnak belőle.
Ha azonban a projekt sikertelen lesz, akkor az érdekelt felek is vele együtt buknak el… 😅
Kik a projekt érdekelt felei?
A projektmenedzsmentben az érdekelt feleket két típusba sorolhatjuk: belső és külső érdekelt felek.
A projektmenedzsmentben kétféle érdekelt fél létezik, amelyek a szervezethez fűződő kapcsolatuk alapján különülnek el:
Belső érdekelt felek
Ahogy a neve is sugallja, a belső érdekelt felek a szervezeten vagy vállalkozáson belülről származnak. Ők a projekt kockázataira koncentrálnak, és közvetlenül részt vesznek a projekt teljes folyamatában. Ezek a vállalati csapat tagjai általában mélyreható ismeretekkel rendelkeznek a közönségükről, ügyfeleikről és a vállalatról, és gyakran tekintélynek számítanak, gyakran magas szintű vezetői pozíciókat töltenek be, és közvetlenül együttműködnek a különböző szintű műveletekkel a kívánt eredmények elérése érdekében.
Projektmenedzserként az alábbiakban bemutatunk néhány gyakori belső érdekelt felet, akikkel kapcsolatba kerülhetsz:
- A projekt szponzora
- Projektbefektető
- Projektmenedzser
- A projektcsapat tagjai
Külső érdekelt felek
A külső érdekelt felek viszont nem tartoznak a szervezetéhez vagy vállalkozásához. Ezek a projektmenedzsment érdekelt felek kívülállók, például ügyfelek vagy végfelhasználók. Más szavakkal, az Ön felelőssége, hogy kezelje a kommunikációt a fontos érdekelt felekkel és a külső ügyfelekkel, miközben a kritikus információkat titokban tartja, amíg azok megosztása nem válik elengedhetetlenül szükségesé minden fél számára.
A különböző befolyásos érdekelt felek elvárásainak teljesítése, láthatóságuk biztosítása és tájékoztatásuk a projektmenedzsment terv felét képezi. Projektmenedzserként azonban először is meg kell tudnia nevezni ezeket az érdekelt feleket, és meg kell értenie a projekt szponzorainak igényeit. A legfontosabb, hogy világosan kommunikálja a projekt hatókörét, kezelje az érdekelt felek elvárásait, és néha a vezetés hosszú listáját tartalmazó igényeit.
Ez remek. De kik is azok az érdekelt felek egy projektben? Projektmenedzserként fontos, hogy már a kezdetektől azonosítsd a projekt érdekelt feleit, és a projekt végrehajtására koncentrálj. Az erőforrás-menedzserek, a funkcionális menedzserek és más felsővezetők inkább a projekt fázisaira és a projekt életciklusának tervezésére koncentrálnak, míg a támogató érdekelt felek minden projektcsapat-tagot egyenrangúként kezelnek, és szeretnek naprakészek lenni a projekt előrehaladásával és az ügyfelek visszajelzéseivel kapcsolatban.
Íme néhány gyakori külső érdekelt fél:
- Szállító
- Szállító
- Ügyfél
- Alvállalkozók
Hogyan kell elvégezni az érdekelt felek elemzését?
Az érdekelt felek elemzése, vagy ahogyan egyesek nevezik, az érdekelt felek feltérképezése, azért FONTOS, mert:
- Bizalomépítés az érdekelt felekkel
- Meghatározza a projektterveket és biztosítja az átláthatóságot
- Növeli projektje sikerének esélyét
A projekt sikerének legjobb módja az, ha egyértelműen meghatározzuk a projekt elvárásait a releváns érdekelt felek számára, azonosítjuk a kockázatokat, és visszajelzést adunk a projekt érdekelt feleinek és azoknak a kezelésére.
A projekt sikerének egyetlen módja egy erős csapat felállítása, amelyben a projekt legfontosabb érdekelt felei is helyet kapnak.
Példa az érdekelt felek elemzésének kontextusdiagramjára:
Ezenkívül az érdekelt felek részvételének mintáinak azonosítása segít elkerülni az érdekelt felek negatív hatását a jövőben. A nagy érdeklődéssel rendelkező, nagy befolyással bíró érdekelt felek, tulajdonosok és más csapatok és/vagy más részlegek vezetői rejtett szándékokkal rendelkezhetnek, vagy egyszerűen nem értenek egyet Önnel és csapatával.
Akár pozitív, akár negatív, elengedhetetlen, hogy mindent megtegyen annak érdekében, hogy biztosítsa az ötletek, vázlatok, áttekintő információk kommunikálását, és hogy a befektetők és a legfontosabb érdekelt felek elégedettek legyenek a projekt ütemtervével, folyamataival és a csapat tagjainak együttműködésével.
Az érdekelt felek elemzését három lépésre bontjuk:
1. Azonosítsd a potenciális érdekelt feleket
Az első lépés az érdekelt felek azonosítása.
Meg kell határoznia mind a belső, mind a külső érdekelt feleket.
És mi megértjük. Néha ez elég nyilvánvaló.
Természetesen az ügyfél SPOC-ja és a projektcsapat tagjai a legfontosabb érdekelt felek.
De van még más is a történetben?
Ehhez szüksége lesz a projekt chartájára és más fontos projektdokumentumokra. A projekt megkezdése előtt létre kell hozni a projekt chartáját, és azt be kell mutatni az összes érdekelt félnek. Tájékoztatnia kell a fontos érdekelt feleket minden olyan potenciális kockázatról, beleértve a környezeti tényezőket is, amelyek befolyásolhatják a projekt eredményét.
Néhány nehéz érdekelt fél azonosítása órákon át tartó brainstorming üléseket és a dokumentáció áttekintését igényelheti.
Az ezekből az elemekből gyűjtött adatok segítenek felsorolni az összes érdekelt felet.
Ezt az elemzést a világ legmagasabb minősítésű termelékenységi és projektmenedzsment eszközeivel kezdheti el; hadd mutassuk meg, hogyan!
Ismerkedj meg a ClickUp-pal!
A ClickUp Docs segítségével rich text szerkesztéssel hozhatod létre az érdekelt felek listáját, beleértve a szalagcímeket, fejlécet, betűtípusokat stb. – bármit, ami érdekes lehet!
A dokumentumok kategóriák szerint vannak rendezve: Összes, Nekem hozzárendelve, Megosztott és Privát.
Használja a Docs továbbfejlesztett katalogizálási és wiki funkcióit, hogy hozzáférjen a projekt dokumentációjának minden eleméhez. Keressen szavak vagy kifejezések alapján, és találja meg az összes érdekelt fél nevét!
A legjobb az egészben, hogy az egész „érdekelt felek azonosítási folyamatot” feloszthatja a projektcsapat tagjai között.
Mindannyian folyamatosan azonosíthatják az érdekelt feleket, valós időben hozzáadhatják őket a Docs fájlhoz, és létrehozhatnak egy projekt érdekelt felek nyilvántartását.
A projekt érdekeltjeinek nyilvántartása tartalmazza az összes érdekelt fél nevét, szerepét, hatalmát és érdekeit.
Csapatmunka, hurrá!
2. Tudja, hogyan kell prioritásokat felállítani az érdekelt felek között projektmenedzserként
A Projektmenedzsment Intézet (PMI) szerint „ahhoz, hogy valaki vagy valamilyen csoport érdekelt félnek minősüljön, rendelkeznie kell olyan érdekeltséggel vagy befolyással, amely hatással lehet a projektre”.
Nem minden azonosított érdekelt fél egyenlő egy projektben.
Néhányuk befolyása miatt fontosabb.
A második lépés tehát az érdekelt felek fontossági sorrendjének megállapítása.
Íme néhány kérdés, amely segít projektcsapatának megkülönböztetni az elsődleges és a másodlagos érdekelt feleket:
- Osztják-e az Ön elképzeléseit a projekt alapvető céljairól?
- Jelentősen hozzájárulhatnak-e kapacitásához pénzeszközök, információk, a projekt hatóköre stb. formájában?
- Nagyon nehéz vagy lehetetlen őket helyettesíteni?
Ha a válasz ezekre a kérdésekre „igen”, akkor ők az elsődleges érdekelt felek.
Az elsődleges és másodlagos érdekelt felek listája segíthet az érdekelt felek gondolattérképének elkészítésében.
Ehhez szüksége lesz a ClickUp Mind Maps alkalmazásra.
Hozzon létre annyi csomópontot, amennyit csak szeretne, referenciapontként a ClickUp Mind Maps alkalmazásban.
Vázolja fel az érdekelt feleket a Blank mode segítségével, hogy láthatóvá tegye mindazokat, akik befolyásolhatják a projektjét, illetve hogy hogyan kapcsolódnak egymáshoz.
3. Vonja be az érdekelt feleket
Most, hogy már ismeri az összes fontos érdekelt felet és tudja, kiket kell előnyben részesíteni, itt az ideje az érdekelt felek bevonásának.
A korábbi lépésekkel ellentétben az érdekelt felek bevonása a projekt egész ideje alatt folyamatos folyamat. Meg kell határoznia az érdekelt felek elvárásait, és foglalkoznia kell az aggályaikkal.
A ClickUp pedig minden lépésnél segít Önnek.
Hogyan kezeljük a projekt érdekelt feleit?
Az érdekelt felek elvárásainak kezelése elsősorban arról szól, hogy elégedettek legyenek.
Az érdekelt felek átlátható kommunikáció révén szereznek információkat.
Segítünk Önnek egy érdekelt felek kezelési folyamatot kialakítani ehhez.
1. Mutassa meg nekik a projekttervét
Képzeld el az érdekelt feleket úgy, mint a vendégeidet az éttermedben.
Mi az első lépés? Mutassa meg nekik, mi szerepel a mai menüben.
Hasonlóképpen, az érdekelt felek kezelése azzal kell kezdődjön, hogy megmutatja nekik a projekttervét, amely tartalmazza:
- A projekt céljai
- A projekt céljai
- A projekt ütemterve
- Függőségek
- Források
A mai különlegesség? Kommunikáció!
De először is létre kell hoznia egy projekttervet.
A ClickUp Gantt-diagramja tökéletes a projekttervezéshez, és mindössze három egyszerű lépésben elkészítheted.
- Kattints a + jelre bármelyik térben, listában vagy mappában.
- Válassza a Gantt-diagramot
- Nevezd meg!
Ennyi. Kész is van a gyönyörű Gantt-diagramja.
Az összes feladat kezdő és befejezési dátumának újrarajzolása
2. Készíts kommunikációs tervet, hogy összehangold, tisztázd és sikeres, pozitív környezetet teremts, ahol mindenki csapatként tud együttműködni.
A legfontosabb érdekelt felek számára a projektmenedzsment lényege a megfelelő időben történő frissítések.
Minden érdekelt csoportot és egyént tájékoztatnia kell, amihez kommunikációs tervre van szükség.
E-mailek, kickoff meetingek, videokonferenciák és telefonos megbeszélések segítségével?
Mint például a ClickUp Chat View funkciója. Bármilyen témáról beszélgethetsz anélkül, hogy el kellene hagynod a projektmenedzsment platformot.
Hát nem praktikus?
Nem kell időt pazarolnia az alkalmazások vagy akár a lapok közötti váltással a kommunikációhoz.
Adjon hozzá vendégeket (külső érdekelt feleket) a csevegéseihez, és döntse el, hogy létrehozhatnak-e csevegési nézetet vagy sem.
Nem szereti a csevegést?
A Zoom integrációnak köszönhetően közvetlenül a ClickUpból szervezhetsz és csatlakozhatsz Zoom-találkozókhoz.
Indítson Zoom-értekezletet közvetlenül a ClickUp feladatról
Ha pedig Ön is azok közé tartozik, akik nem tudnak lemondani az e-mailekről, akkor is van megoldásunk az Ön számára.
Az Email ClickApp segítségével közvetlenül a ClickUpból küldhetsz és fogadhatod az e-maileket.
Ha már az e-mailekről van szó, ha olyan jogi dokumentumokat vagy szerződéseket kell elküldenie, amelyeken módosításokat kell végrehajtani, akkor nem kell máshol keresnie.
A Proofing funkcióink PDF-megjegyzések hozzáadását is lehetővé teszik.
3. Ossza meg munkaterhelésének elosztását
A munkaterhelés elosztásának megosztása fontos része az érdekelt felek kezelési tervének, mert ez megmutatja nekik:
- A projekt céljai elérhetők
- Tudod, mit csinálsz
- Megvannak a megfelelő erőforrások
Ezután mutassa meg az érdekelt feleknek, min dolgozik a Munkafolyamat nézet segítségével.
És voilá!
Az érdekelt felek többé nem maradnak a sötétben.
Ezenkívül a munkaterhelés elosztása alapján több időt, erőforrást vagy szakértelmet igényelhet.
4. Tegye lehetővé a vezetőség és a legfontosabb érdekelt felek számára, hogy megtekintsék a felelősségi köröket és betekintést nyerjenek a folyamatokba
Ki ne szeretné látni, ahogy a mutató mozog? A projektvezetők és más érintettek mindig érdeklődnek a projekt előrehaladása iránt, és különösen annak sikeres befejezésében való részvétel iránt.
A projekt érdekelt felei szeretnék tudni, hogy a projekt hogyan halad, és milyen messze van a befejezéstől. És mi lehetne jobb egy projekt irányítópultnál, amely Önnek és az érdekelt feleknek betekintést nyújt a projekt előrehaladásába.
Az első lépés az, hogy kipróbálja a ClickUp Dashboards alkalmazást .
Használj testreszabható widgeteket a ClickUp Dashboards felületen a saját irányítóközpontod felépítéséhez.
A projektre vonatkozó információkat a következő widgetek hozzáadásával jelenítheti meg a műszerfalon:
- Sprint
- Időkövetés
- Prioritások
- Egyedi
- Állapotok
És még sok más!
A ClickUp Sprint Widgets segédprogramja hasznos projektmenedzsment-diagramokat kínál, amelyekkel vizualizálhatja projektje előrehaladását:
- Velocity Chart: vizualizálja a projektfeladatok teljesítési arányát, és határozza meg a jövőbeli sprintek munkakapacitását.
- Kumulatív áramlási diagram: tekintse meg feladataid állapotának időbeli alakulását, és fedezd fel a szűk keresztmetszeteket!
- Burnup Chart: vizualizálja az elvégzett munkát és a teljes projektmunkát
- Burndown-diagram: nyomon követi a hátralévő munkamennyiséget és a munkavégzéshez rendelkezésre álló időt.
A belső érdekelt felek számára a jogosultságok segítségével megoszthatja a hozzáférést a megtekintéshez vagy szerkesztéshez.
Döntsd el te!
Külső érdekelt felek esetében az adatok bármikor exportálhatók a Dashboards Widgets alkalmazásból többféle formátumban, például PDF, JPEG, CSV stb.
Teljes körű érdekelt felek kezelése egy helyen
Az érdekelt felek befolyása döntő hatással lehet a projekt eredményére. Ez pozitív vagy negatív hatással lehet az érdekelt felekkel való kapcsolatokra is.
Ennyire hatékonyak lehetnek.
Figyelembe kell vennie az érdekelt felek igényeit, folyamatosan tájékoztatnia kell őket, és figyelembe kell vennie az összes szervezetben jelen lévő egyéb kulcsfontosságú szereplőket is.
Mindezt pedig csak egy szilárd érdekelt felek kezelési stratégiával és egy hatékony projektmenedzsment eszközzel lehet megvalósítani.
Itt jön be a ClickUp.
Ez egy all-in-one eszköz a projektfeladatok kezeléséhez, azok kiosztásához, az idő nyomon követéséhez, sőt, a projekt érdekeltjeinek kezeléséhez is!
Szerezd be még ma ingyen a ClickUp alkalmazást, hogy te és az érdekeltek egymás után sikeres projekteket valósíthassatok meg!