A projektek mozgatják az üzleti világot. A projektmenedzsment szakemberek általában nagy elismerést kapnak a projektek sikeréért, de nem ők az egyetlenek, akik eredményeket érnek el. A projektmenedzserek kapják a legtöbb dicsőséget, de a projektvezetők azok, akik mozgatják a szálakat, felügyelik a projekteket, nagy ötleteket dolgoznak ki és kezelik az erőforrásokat.
A projektvezetőnek nem csak a határidők betartásáért és a feladatok felügyeletéért kell felelnie. Feladata a csapat tagjainak motiválása és a projekt céljainak elérése is. Ez nagyon hasonlít a projektmenedzser szerepéhez, de a két munkakör nem teljesen azonos.
Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, kik a projektvezetők és miben különböznek a projektmenedzserektől. Emellett bemutatjuk a hatékony projektvezetők legkeresettebb tulajdonságait, valamint 10 stratégiát, amelyek segítségével a világ legjobb projektvezetőjévé válhat. 🙌
Mi az a projektvezető?
A projektvezető kezeli a teljes projekttervet, és gondoskodik arról, hogy a teljesítések a megadott határidőn belül elkészüljenek. A hagyományos projektmenedzsertől eltérően a projektvezető inkább a projektcsapat irányítására és inspirálására koncentrál. A szerep magasabb szintű elkötelezettséget igényel, és inkább a csapatmenedzsment stratégiai és interperszonális aspektusaira összpontosít.
A projektvezetők általában az alábbi feladatokat látják el:
- A projekt hatókörének meghatározása
- Projektterv kidolgozása feladatokkal, ütemtervekkel, erőforrásokkal és mérföldkövekkel
- Célok és célkitűzések meghatározása
- Projektcsapat összeállítása
- Erőforrások és költségvetések kezelése
- Egyeztetés az összes érdekelt féllel
- A projekt előrehaladásának nyomon követése
- A csapat tagjainak motiválása és mentorálása
- A sikerek ünneplése és a kudarcok elemzése
A projektmenedzsment vezetők erős vezetői képességekkel rendelkeznek, és tudják, hogyan kell pozitív, produktív munkakörnyezetet teremteni, ahol mindenki úgy érzi, hogy a csapat tagja. Kiváló interperszonális készségekre van szükségük, de a projektmenedzsment eszközök és módszertanok, például a Scrum és a PMI irányelvek ismerete sem árt.
Projektvezető vs projektmenedzser
Ha projektvezetői pozíciót keres, akkor találkozhat mind projektmenedzseri, mind projektvezetői álláshirdetésekkel. Ezek a pozíciók némileg átfedik egymást, de valójában két különálló munkakörről van szó. Ismerje meg a két pozíció közötti legfontosabb különbségeket, hogy megtudja, melyik felel meg leginkább tapasztalatainak és készségeinek.
Elsődleges fókusz
A projektmenedzserek a végrehajtók. Ők hajtják végre a projektet és irányítják az összes mozgó alkatrészt. Feladatuk a projekt céljainak elérése, a munka projekt keretein belüli tartása és a projekt eredményeinek időbeni teljesítése.
A projektvezetők viszont a vizionáriusok. Nem ritka, hogy a projektvezetőnek jut eszébe az eredeti projektötlet. Ezek a mesteri delegálók átadják elképzeléseiket a projektmenedzsereknek, hogy azok végrehajtsák, míg ők a magas szintű projekt sikereire koncentrálnak. 💡
Bár a projektvezetők továbbra is realisztikusak és racionálisak, ők a projektmenedzsment őrült zsenijeinek számítanak. Hajlamosabbak kockázatot vállalni és merész ötleteket elfogadni. A projektmenedzserek ezt egy mérsékeltebb, cselekvésorientált megközelítéssel egyensúlyozzák ki, biztosítva, hogy a projektvezető ötletei valóban megvalósíthatók legyenek.
Hitelesítő adatok
A professzionális projektmenedzserek a Project Management Institute által Project Management Professionals (PMP) minősítéssel rendelkeznek. Ez egy speciális minősítés, amely bizonyítja, hogy a menedzser több módszertant vagy munkakeretrendszert is ismer.
A projektvezetőknek nincs hivatalos képesítésük. A PMP tanúsítvány megszerzése nagy előnyt jelent egy projektvezető számára, de nem mindig elengedhetetlen követelmény. Ez egy általánosabb szerep, ezért a projektvezető számára fontosabb az intézményi ismeretek, az interperszonális készségek és a jó képzelőerő.
Feladatok
A projektmenedzserek felügyelik a projekt tervét, ütemtervét és a csapat munkamenetét. Általában ők kezelik az erőforrásokat és a költségvetést, bár egyes szervezetek ezt a feladatot a projektvezetőre bízzák. A projektmenedzserek gondoskodnak arról is, hogy a projektek megfeleljenek a PMI legjobb gyakorlataival és az iparági előírásokkal.
A projektvezető támogatja a csapat vízióját, és összehangolja azt a projekt céljaival. Az innovációra és a kreatív problémamegoldásra koncentrál. Mivel általában az interperszonális dinamikáért felelős, a projektvezető kezeli a konfliktusok megoldását. Akár a projektcsapaton belül, akár az ügyféllel merül fel probléma, ő a közvetítő.
Szerep a csapatdinamikában
A projektmenedzserek inkább a szabályokhoz igazodnak, és strukturált döntéshozatali folyamatokat követnek. A projektvezetők rugalmasabbak és alkalmazkodóbbak, mint a projektmenedzserek. Ennek érdekében a projektmenedzser inkább felügyelőként vagy projektkoordinátorként dolgozik. A projektvezető egyben a csapat vezetője is, aki mentorként is működik. Olyan együttműködésen alapuló és ösztönző munkakörnyezetet teremt, amely – ha jól működik – kiváló munkát és erős csapatkultúrát támogat.
A hatékony projektvezető jellemzői
A projektvezetőknek inspirálniuk és irányítaniuk kell a csapatot, hogy ne csak elérjék céljaikat, hanem fejlődjenek és kiemelkedő teljesítményt nyújtsanak a folyamat során. Ez egy meglepően igényes szerep, amelyhez konfliktuskezeléshez hasonló soft skill-ek és projektmenedzsmenthez hasonló hard skill-ek kombinációja szükséges. Minden vállalkozás más-más tulajdonságokat vár el projektvezetőitől, de az ilyen tulajdonságokkal rendelkező szakemberek biztos befutók. ✨
Jövőképes gondolkodás
A projektvezetőknek képesnek kell lenniük a nagy képet látni. Míg a projektmenedzserek a projektterv végrehajtásának apró részleteire koncentrálnak, a projektvezetők két lépéssel előrébb járnak, és a projekt céljait egy nagyobb vízióhoz igazítják. Előre látják a jövőbeli kihívásokat és lehetőségeket, és segítenek csapatuknak a szükséges rugalmasságban, hogy még jobb végterméket hozzanak létre.
Műszaki vagy iparági ismeretek
Bár az innováció és a kreativitás nagyon hasznosak egy projektvezető számára, technikai ismeretekre is szükség van. Egyes szervezetek PMP-tanúsítványt követelhetnek meg ehhez a pozícióhoz, míg mások iparág-specifikus tapasztalatot, tanúsítványokat vagy készségeket. A lényeg, hogy rendelkezzen a tapasztalt csapat irányításához szükséges kemény készségekkel.
Kiváló kommunikációs készségek
A projektvezetőknek kiválóan kell tudniuk kommunikálni mind szóban, mind írásban. Ők tartják mozgásban a hajót, ezért a világos, közvetlen kommunikáció elengedhetetlen. A jó vezetők beavatkoznak, hogy tisztázzák a félreértéseket és a zavarokat, ezért fontos tudni, hogyan kell kezelni a kommunikációs zavarokat anélkül, hogy frusztrálnák a csapatot.
Érzelmi intelligencia
Az emberek bonyolultak, ezért elengedhetetlen, hogy a projektmenedzser magas fokú érzelmi intelligenciával rendelkezzen. Az aktív hallgatás, a stresszkezelés, az empátia és az érzelmek szabályozása olyan tulajdonságok, amelyeket mindenki elvár egy projektvezetőtől. Ezek a készségek segítenek kezelni a projekt során elkerülhetetlenül felmerülő bonyolult kérdéseket, legyen szó interperszonális konfliktusról vagy ésszerűtlen ügyfél-határidőről.
Döntéshozatali képesség
A projektvezető az, aki a döntéseket hozza, ezért képesnek kell lennie arra, hogy nyomás alatt is időben megalapozott döntéseket hozzon. De nem minden döntés megfelelő itt; képesnek kell lennie innovatív, átgondolt döntések meghozatalára. Ez nem jelenti azt, hogy elszigetelten kell dolgoznia. A tapasztalt projektvezetők tudják, hogyan kell visszajelzéseket gyűjteni, értékelni és beépíteni a döntéshozatali folyamatba.
Rugalmasság
A határozottság fontos, de ugyanolyan fontos, hogy a projektvezető felismerje, mikor kell irányt váltani. Alkalmazkodnia kell a változó projektterületekhez, a csapat dinamikájához és az összes előre nem látható kihíváshoz, amely a projekt során felmerül.
Delegálási készségek
Nem tud mindent egyedül megcsinálni. A sikeres projektvezetők megértik a projektben részt vevők erősségeit, és ennek megfelelően osztják el a feladatokat. Ezzel tehermentesíti magát, de egyúttal megerősíti a csapatot és bizalmi kultúrát épít.
10 stratégia a sikeres projektvezetővé váláshoz
Egy megbízható projektvezető döntő szerepet játszhat a siker és a kudarc között. Kövesse ezeket a profi stratégiákat, hogy fejlessze készségeit és sikerre vezesse csapatát.
1. Használja a megfelelő eszközöket
A projekteknek nagyon sok mozgó alkatrésze van. Könnyű elveszíteni a fonalat, ha nincs szervezési rendszer vagy platform, amely támogatja Önt. Itt jönnek jól a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment szoftverek.
A ClickUp egy munka-, csapat- és projektmenedzsment platform, amely javítja a munkafolyamatokat és a feladatok szervezését. Ön koncentráljon a nagy ötletekre, mi pedig segítünk azok megvalósításában.
Nincs szükség napi állapotjelentésekre. Csak állítsa be a projektjét a ClickUp-ban, és testreszabhatja a műszerfalat, ahogy jónak látja. Válasszon több mint 15 egyedi nézet közül, hogy támogassa vezetői megközelítését, munkafolyamatait és preferenciáit.
De a projektmenedzsment csak a jéghegy csúcsa. A valós idejű dokumentumok, az AI írási asszisztens, a rengeteg sablon és a 100%-ban testreszabható irányítópultok segítségével a projektvezetés gyerekjáték lesz a ClickUp-ban.
2. Szervezze meg a napját
Valószínűleg sok megbeszélésen vesz részt. Ez nem hagy sok időt a tényleges munkájára. Ahelyett, hogy túlterhelné magát, gondosan szervezze meg a napját egy olyan eszközzel, mint egy napi tervező. Akár digitálisan, akár papíron követi nyomon, a heti előre tervezés sokkal könnyebbé teszi a feladatok és a megbeszélések közötti egyensúly megteremtését. Még a munkák delegálásának lehetőségét is megadja, ezért ne féljen előre tervezni!
3. Találja meg, mi nem működik, és javítsa ki!
Vannak, akik boldogan elfogadják a status quo-t. A projektvezetők azonban tudják, hogy a sikerhez néha változásokra van szükség. Ha tudod, hogy valami nem működik a csapatban, javítsd ki!
A folyamatok fejlesztése a hatékony projektvezetés része. Kérdezze meg csapatát a folyamatok, a technológia vagy a vezetési megközelítés hatékonyságának hiányosságairól és gyengeségeiről. Bármikor létrehozhat egy névtelen visszajelzési űrlapot, hogy őszinte visszajelzéseket gyűjtsön. A legfontosabb, hogy ezeket a javaslatokat ne söpörje a szőnyeg alá, hanem tegyen lépéseket. A cselekvés bizalmat épít a csapatában és javítja az üzletmenetét – mindenki nyer!
4. Legyen a prioritások meghatározásának mestere
Csak korlátozott mennyiségű erőforrás áll rendelkezésre ehhez a projekthez. Projektvezetőként megfelelő prioritási szinteket kell kijelölnie, és az erőforrásokat ennek megfelelően elosztania. Ahelyett, hogy érzelmei alapján hozna döntéseket, fontos, hogy a prioritásokat sürgősségük és fontosságuk alapján rangsorolja. Ehhez olyan eszközök használata lehet szükséges, mint a ClickUp Priority Matrix sablon, hogy elfogulatlan döntéseket hozhasson.
5. Tűzz ki célokat a személyes fejlődésedre vonatkozóan
A projektvezetők teljes szívvel elkötelezik magukat a csapatuk iránt. De mikor fektetett utoljára a saját fejlődésébe? Határozzon meg vezetői célokat, és fejlessze tovább projektvezetőként szerzett készségeit. Határozzon meg SMART célokat, például: „Az első negyedév végéig elvégzek egy online vezetői tanfolyamot” vagy „2024 decemberéig 5%-kal növelem a munkavállalói megtartási arányt”.
6. Tisztázza, hogyan dolgozik együtt a projektmenedzserekkel
Az utolsó dolog, amit szeretne, az az, hogy valakinek a tyúkszemére lépjen. A projektben mindenkinek kristálytiszta, egymást nem átfedő szerepkörre van szüksége. Kerülje el az újramunkálást és a neheztelést azzal, hogy pontosan meghatározza, ki miért felelős. A ClickUp-hoz hasonló eszközökkel mindig automatikusan kioszthatja a feladatokat, hogy minimalizálja a zavart.
7. Fejlessze csapatépítő készségeit
És nem, nem a bizalomépítő gyakorlatokról vagy a hétvégi kirándulásokról beszélünk. A csapatépítés nem csak az évente egyszer megrendezett rendezvényeken történik, hanem minden nap. A napi interakcióknak nagyobb hatása van a csapatkultúrára, mint bármi másnak, ezért ha produktívabb munkahelyet szeretne kialakítani, legyen a csapatépítés mestere. Ez a következőképpen nézhet ki:
- Képzési és tanulási lehetőségek biztosítása a csapatának
- Autonómia és döntéshozatali jogkör biztosítása a munkavállalók számára
- A csapatértekezletek hatékony irányítása
- A csapat tagjainak visszajelzéseinek komolyan vétele
- A csapat sikereinek elismerése
- Legyen Ön is csapatjátékos, függetlenül attól, hogy ez hosszabb munkaidőt vagy mások által nem vállalt feladatok elvégzését jelenti-e.
Ez nem hangzik olyan szórakoztatónak, mint egy bizalomépítő gyakorlat, de ezek a stratégiák valóban hatással vannak a csapatra, és elősegítik a projektcsapat összetartását.
8. Motiválja és inspirálja csapatát
A kiégés és a lelkesedés hiánya tönkreteheti a projekt előrehaladását és ronthatja a csapat morálját. Csapatvezetőként az Ön feladata, hogy mindenki elkötelezett maradjon. Ismerje el csapata kemény munkáját kézzelfogható jutalmakkal, ossza meg azokat a mutatókat, amelyek bizonyítják, hogy kemény munkájuk meghozza gyümölcsét, és reagáljon az alkalmazottak javaslataira vagy visszajelzéseire.
9. Legyen naprakész a legújabb trendekkel kapcsolatban
A projektvezetők innovátorok és álmodozók. Projektvezetőként az emberek arra számítanak, hogy új perspektívát és új ötleteket hozol a csapatba. Olvasd a híreket, próbáld ki a legújabb technológiákat, és tájékozódj az iparágban zajló eseményekről. Naponta legalább 10 percet szánj a trendek tanulmányozására, hogy képes legyél a szokásos kereteken túl gondolkodni.
10. Építsen ki sokszínű hálózatot
Ha minden idejét az üzleti vagy iparági ismerőseivel tölti, valószínűleg nem fog sok érdekes vagy új ötletet hallani. Az új ötletekért el kell hagynia a komfortzónáját, és új emberekkel kell kapcsolatba lépnie. Hallgasson podcastokat, olvasson könyveket, és vegyen részt más iparágak vagy érdekcsoportok networking eseményein. Soha nem lehet tudni, honnan jön a következő nagyszerű ötlete!
A ClickUp segítségével a projektek kezelése gyerekjáték
A projektvezetők gondoskodnak arról, hogy a projektek a terv szerint haladjanak, de ennél sokkal többet is tesznek. Egyenlő arányban őrült zsenik, látnokok és béketeremtők. Lehet, hogy nem kapnak annyi figyelmet, mint a projektmenedzserek, de az innováció nem jöhet létre a projektvezetők irányítása nélkül. 🏎️
Akár projektvezetői karriert fontolgat, akár már jó úton halad afelé, hogy projektvezető legyen, szüksége van a megfelelő eszközökre. A ClickUp minden lépésnél támogatja Önt. A csapat összes kommunikációját, nagy ötleteit, brainstorming dokumentumait, adatait és tartalmát egy helyen tároljuk, hogy Ön a valódi innovációra koncentrálhasson.
De ne csak a mi szavunkat higgye el. Hozzon létre most egy ingyenes ClickUp munkaterületet, hogy egy kattintással kezelhesse projektjeit.