Képzelje el, hogy részt vesz a harmadik ügyfélmegbeszélésen, és rájön, hogy a projekt egyáltalán nem olyan, amilyennek elképzelte.
Leállt az állkapcád?
Belsőleg sikít? 😱
Ebből nehéz felépülni... különösen, ha az ügynöksége a részletek iránti figyelemről ismert!
A projektindító megbeszélés segítségével elkerülheti ezt a kínos (és potenciálisan karrierjét veszélyeztető) helyzetet. Ez az első találkozó lehetőséget nyújt minden érdekelt félnek, hogy a projekt korai szakaszában egyeztesse álláspontját.
Ismerje meg az induló megbeszélések alapjait ebben az útmutatóban, és biztosítsa ügyfelei projektjeinek sikerét. Bemutatjuk, mi is az a projektindító megbeszélés, hogyan kell lebonyolítani, és milyen forrásokat vehet igénybe a kezdéshez.
Készen áll? Indítsuk el ezt a találkozó útmutatót (szójáték szándékkal)!
Mi az a projektindító megbeszélés?
A projektindító megbeszélés egy ügyfélmegbeszélés, amelyet minden új projekt kezdetén tartanak. A projektmenedzsment szakaszában a projektindító megbeszélés a tervezési fázis után kerül megrendezésre, és jelzi a végrehajtási fázis kezdetét.
A megbeszélés célja, hogy az ügynökség összes munkatársa és az ügyfél egyeztessenek a projekt legfontosabb részleteiről. Ezek főként a következőket tartalmazzák:
- Projektterv: A projekt leírása, áttekintve, hogy mit kell végrehajtani és hogyan.
- A projekt célja: Mit fog elérni a projekt, ami elősegíti ügyfele sikerét?
- Teljesítendő feladatok : Az a tétel vagy tételek gyűjteménye, amelyet ügynökségének létre kell hoznia és teljesítenie kell.
- Ütemezés: A projekt ütemezése, amelynek során az ügyfélnek átadja a teljesítéseket.
- Források: Hogyan fogja a projektcsapat tagjait és az eszközöket a projekthez rendelni?
Ha kis projektről van szó, valószínűleg csak egy indító megbeszélésre lesz szükség. Azonban egy több fázisból álló nagy projekt esetében általában minden szakasz elején tartanak indító megbeszélést.
Egy hosszú távú, folyamatos projekt esetén több kickoff-találkozóra is szükség lehet, hogy a csapat tagjai összhangba kerüljenek az ügyfél által megadott új irányelvekkel.
Ki vesz részt a projektindító megbeszélésen?
A projektben részt vevő valamennyi személynek – beleértve a csapat tagjait és az ügyfélvállalat kapcsolattartóit – részt kell vennie a kezdő megbeszélésen. Ezek általában a következők:
- Projektmenedzser: Az a személy, aki koordinálja és irányítja a projektet.
- Csapatvezetők: azok a személyek, akik a projektben részt vevő csapatokat vezetik.
- Projektcsapat tagjai: Az ügynökségnél azok a személyek, akik a termékek előállításán és kezelésén fognak dolgozni.
- Ügyfelek és projekt szponzorok: Azok a kapcsolattartók, akik a projektet az Ön ügynökségének kiszervező vállalatot képviselik.
Ezenkívül hívjon meg minden más projektben érdekelt felet, például egyéni vállalkozókat és partnerügynökségek kapcsolattartóit.
Szükséges-e projektindító megbeszélést tartani?
Természetesen! A kickoff meeting összehangolja az ügynökségét és az ügyfelet a projekt minden aspektusában, és előkészíti a projekt sikerét.
Megoszthatja a projekt összes részletét a projektcsapat tagjaival és az ügyféllel egy központi dokumentumon keresztül, és ezzel be is fejezheti a napot. De ez potenciálisan bizonyos részleteket értelmezésre hagyhat, és fontos kérdéseket megválaszolatlanul hagyhat.
Az eredmény? Félreértések és belső káosz – ami végül a projekt kudarcához vezet!
A kezdő megbeszélés minimalizálja a félreértéseket, mivel minden érintett fél valós időben megbeszélheti a projektet. Ez egy lehetőség arra, hogy meghatározzák a projekttel kapcsolatos elvárásokat: mit kell szállítani, mikor kell szállítani, és hogyan kell szállítani.
Ez a produktív eszmecsere segít abban, hogy minden résztvevő ugyanazon az állásponton legyen, és megelőzze a projektmenedzsmentben gyakran felmerülő problémák későbbi kialakulását.
Mindenki nyer!
Hogyan lehet zökkenőmentesen lebonyolítani egy projektindító értekezletet?
A kickoff meeting hatékonysága nagyon fontos, ezért gondos tervezéssel és megbízható meeting management szoftverrel érdemes gondoskodni róla, hogy sikeres legyen.
Szerencséjére összeállítottunk egy listát azokról a lépésekről, amelyekkel a projektindító értekezlet napirendjét zökkenőmentesen lebonyolíthatja!
1. lépés: Készüljön fel alaposan, mielőtt összehívja az érdekelt feleket
A felkészülés a kulcs a sikeres projektindító értekezlethez.
Mielőtt elküldené a meghívót, készüljön fel az ideális projektindító megbeszélésre a következő négy lépéssel:
- Készítsen meghívott listát: Határozza meg, hogy az ügynökségéből, az ügyfelek közül és más fontos érdekelt felek közül kiknek kell részt venniük a megbeszélésen. Szerezze meg az e-mail címeiket, ha még nem tette meg, és gondoskodjon arról, hogy mindenki hozzáférjen a szükséges dokumentumokhoz.
- Gyűjtsön össze minden lényeges információt: Dolgozzon együtt az ügyféllel és más érdekelt felekkel, hogy a projekt összes ismert részletét – célját, hatókörét, várható eredményeit és menedzsment tervét – egy projekt chartába foglalják. Így nem kell a megbeszélés alatt lapozgatnia.
- Válasszon jegyzetelőt: Ne felejtse el kijelölni valakit a csapatból, aki felelős lesz a találkozó jegyzetének elkészítéséért. A ClickUp Notepad funkciója segítségével könnyedén elkészíthetik a találkozó jegyzetét. Sőt, a jegyzeteket feladatokká is alakíthatják!
- Készítsen kickoff-megbeszélés napirendet: Készítsen listát az összes megbeszélendő pontról/témáról, és szánjon mindegyikre elegendő időt.
Psst…a ClickUp Docs segítségével könnyedén készíthet professzionális értekezlet-napirendeket az alábbi funkciók használatával:
- Sablon: Időt takaríthat meg, ha professzionális projektindító sablonjaink egyikét használja a találkozó napirendjének elkészítéséhez.
- Rich Text szerkesztési lehetőségek: Tegye egyértelműbbé a napirendjét és csökkentse a félreértéseket a szövegek formázásával. Állítsa be a betűméretet (kicsi, normál, nagy), adjon hozzá címsorokat, használjon különböző betűszíneket, emelje ki a fontos részleteket és még sok mást!
- Beágyazott oldalak: Több oldalt (például a projekt chartát) ágyazhat be a szülő dokumentumba, hogy minden egy helyen legyen.
- Beágyazott nézet: Beágyazhat interaktív linkeket, például YouTube-videókat, Google Táblázatokat és más platformokról származó tartalmakat a Dokumentumokba.
Ha készen áll, ossza meg közvetlenül a napirendet, vagy csatolja egy e-mailhez az Email ClickApp segítségével, és küldje el a résztvevőknek.
2. lépés: Kezdje a bemutatkozásokkal
Minden szükséges előkészületet elvégeztél. Most már csak el kell indítani a show-t, és meg kell kezdeni az értekezletet!
Kezdje azzal, hogy bemutatja a csapatot az ügyfelének (és esetleges szponzorainak), és röviden ismerteti, hogy kik milyen feladatokért lesznek felelősek. Az ügyfélnek is lehetősége nyílik bemutatkozni a csapat többi tagjának, és elmagyarázni, hogy mi az ő érdekeltségük a projektben.
Fontolja meg egy jégtörő kérdés felvetését, hogy már az elején enyhítse a találkozóval kapcsolatos izgalmat, és minden résztvevő kényelmesen érezze magát. Ez a szórakoztató kérdés segít a csapatának is jó kapcsolatot kialakítani az ügyféllel.
3. lépés: Ismerje meg a projekt miért kérdését
Egy világos cél nélkül megkezdett út katasztrófához vezet. Ezért a következő lépés annak tisztázása, hogy az ügyfél miért fektet időt és erőforrásokat ebbe a projektbe.
Kérje meg ügyfeleit, hogy osszák meg a projekt fő céljait – ez a projekt hatókörének alapvető eleme. Egyértelműen meg kell osztaniuk, hogy mit fog elérni a projekt, és hogyan fogja előmozdítani az ügyfeleik céljait.
Sürgesse őket, hogy legyenek a lehető legkonkrétabbak, és ossza meg velük azokat az üzleti KPI-ket vagy referenciaértékeket, amelyek segítenek meghatározni, hogy mi számít sikernek. A csapatának nincs szüksége olyan homályos célokra, amelyek többféleképpen is értelmezhetők.
Például egy e-mail marketing projekt jól meghatározott célja lehet, hogy az első negyedév végéig 5%-kal növelje a konverziókat.
Ambiciózus célnak tűnik. De egyértelmű (a konverziók növelése) és nagyon konkrét (5%-kal a második negyedév előtt)!
Megjegyzés: Szüksége lesz egy hatékony módszerre, amellyel később rögzítheti és nyomon követheti céljait. Hagyja félre a táblázatokat, és egyszerűen táplálja be az adatokat a ClickUpba. Ez a projektmenedzsment szoftver rendkívül egyszerűvé teszi a haladás nyomon követését és a célok elérését a projekt megkezdése után.
Hogyan teheti ezt meg? A ClickUp Goals segítségével!
Különböző célokat tartalmazó célkitűzéseket hozhat létre, például:
- Számok: numerikus értékek, például százalékos növekedések
- Pénznem: pénzügyi célok, például a nyereség növelése
- Igaz/Hamis: megtörtént vagy nem történt meg, igen vagy nem
Ahogy teljesíti a céljait, a ClickUp automatikusan frissíti az előrehaladás százalékát. Így láthatja, hogy mennyire közel áll a céljához.
4. lépés: Beszéljen a várt eredményekről
Mostanra minden résztvevő megértette, miről szól a projekt és milyen célok elérését segíti elő. A következő lépés annak egyértelmű meghatározása, hogy ügynöksége mit fog létrehozni és átadni ügyfeleinek, hogy segítsen nekik a siker elérésében.
Minden eredménynek kapcsolódnia kell a projekt céljához. Ha nem tudja létrehozni ezt a kapcsolatot, akkor a feladat valószínűleg nem tartozik a projekt hatókörébe, és nem szabad figyelembe venni.
Legyen világos, amikor leírja a teljesítendő feladatokat, és kérje meg az ügyfél kifejezett jóváhagyását minden egyes feladathoz. Visszatérve a fenti e-mail marketing példánkhoz, néhány lehetséges teljesítendő feladat lehet:
- A kampány teljes lebontása az e-mailek sorrendjével és gyakoriságával
- Az e-mailekben megosztásra kerülő promóciós tartalom
- Kampányteljesítmény-jelentések
A teljesítendő feladatok leírása segít ügynökségének elkerülni, hogy ügyfeleinek túlzott szolgáltatást nyújtson anélkül, hogy ez további nyereséget hozna. Emellett a csapatának is egyértelművé teszi, hogy pontosan mit kell tennie a siker érdekében.
Ne feledje: jobb most megfogalmazni az elvárásokat, mint később kezelni őket!
5. lépés: Oszd meg a szerepeket a csapat tagjai között
Minden résztvevő jól ismeri a projektet. Most itt az ideje áttekinteni, hogy kinek mit kell tennie.
Más szavakkal, itt az ideje, hogy kiosztja a szerepeket és a legfontosabb feladatokat a projektcsapat tagjainak.
Lehet, hogy az ügynökségének néhány vagy minden tagja már ismeri a feladatait. De ha a projektindító megbeszélésen kiemeli ezeket, az mindenkinek – az ügyfélnek, a szponzoroknak és a csapatának – segít megérteni, ki miért felelős, és a kérdéseiket azokhoz irányítani, akik képesek megválaszolni azokat.
6. lépés: Határozza meg a projekt ütemtervét és mérföldköveit
Már áttekintette a projekt miért (cél/feladat), mi (eredmények) és ki (szerepek) kérdéseit. Készítse el a teljes képet azzal, hogy áttekinti a mikor kérdést is, azaz a projekt ütemtervét.
Ossza meg, hogyan tervezi a projekt eredményeinek egyértelmű határidőkkel ellátott ütemtervbe foglalását, és szerezze meg ügyfele jóváhagyását.
Ez a rész lehetőséget kínál arra, hogy elutasítsa az ügyfelek irreális határidővel kapcsolatos kéréseit. Magyarázza el belső folyamatait, és támaszkodjon az iparági referenciaértékekre a teljesítési idők tekintetében, hogy felvilágosítsa őket.
Adjon áttekintést a projekt kritikus mérföldköveiről is. Így minden résztvevő megérti, hogyan fogják mérni a projekt előrehaladását a végrehajtási szakaszban.
A mérföldkövekről szólva: ezeket a ClickUp Gantt-diagramjában állíthatja be és követheti nyomon. Ez egy könnyen olvasható diagram, amelynek segítségével például a következőket teheti:
- Készítsen projekt ütemtervet
- Feladatok ütemezése
- Számítsa ki a kritikus útvonalat
- Függőségek kezelése
És még sok minden más!
Az Idővonal nézet egy másik lehetőség a projekt idővonalának vizualizálására. Gondoljon rá úgy, mint egy Gantt-diagramra, csak lineáris formátumban.
A drag-and-drop funkcióval gyorsan összeállíthatja és átrendezheti az ütemtervet. Olvassa el a Gantt-diagram és az ütemterv összehasonlítását , hogy megismerje a kettő közötti különbségeket.
Ezenkívül bármikor beállíthat határidőket a feladatokhoz, hogy a megbízottak tudják, mikor kell elvégezniük a munkájukat. A fontos eseményekhez emlékeztetőket hozhat létre az ütemtervében.
Ezeket akár másokra is átruházhatja, hogy ne felejtsenek el egyetlen fontos teendőt sem.
7. lépés: Állapodjon meg ügyfelével a kommunikációs és jelentési tervről
Ügyfele tudni szeretné, hogy ügynöksége hogyan fogja őt naprakészen tájékoztatni a projekt előrehaladásáról és teljesítményéről. Fontos, hogy ezt most vagy az ügyfél bevonási folyamat során tisztázza. Ehhez olyan kérdésekre kell válaszolnia, mint:
- Milyen gyakorisággal tájékoztatják az ügyfelet az előrehaladásról? Hetente, havonta kétszer vagy havonta egyszer?
- Hol fog zajlani a kommunikáció? Ügyfele hajlandó csatlakozni az ügynöksége által használt platformhoz?
- Ki lesz az ügynökségét képviselő kapcsolattartó? Mi a helyzet az ügyféllel?
Állapodjon meg egy olyan tervben, amely a legjobban megfelel a csapatának és az ügyfelének. A ClickUp segítségével a Naptár nézetet használhatja a rendszeres megbeszélések ütemezéséhez. A távoli csapatok kihasználhatják a Zoom integrációnkat, hogy kényelmesen csatlakozhassanak a megbeszélésekhez a feladatból.
Nézze meg ezeket az ügyfél-bevonási eszközöket!
Nincs mindig ideje szinkronizált megbeszélésekre? Semmi gond!
A nyilvános megosztás funkcióval minden nézetet, beleértve a naptárat, a Gantt-diagramot és a listát, egyszerű linkkel vagy beágyazási kóddal olvasási joggal megoszthat. Azonban a hozzáférési szinteket bármikor megváltoztathatja, így mások is szerkeszthetik azokat.
Így, még ha nem is tud találkozót tartani, a projekt frissítései mindenki számára láthatóak maradnak .
8. lépés: Kezdődjön a kérdés-válasz rész!
Ne felejtse el hagyni időt a kérdésekre.
Ez egy lehetőség minden résztvevő számára, hogy tisztázzák a projektindító megbeszélések során megvitatott összes kérdést. Ösztönözze mindenkit, hogy a lehető legjobban kihasználja ezt a lehetőséget, különösen az ügyfelet.
Miután megválaszolta a kérdést, kérdezze meg, hogy ez tisztázta-e a dolgokat. Nem szeretné, hogy bárki is kétségekkel távozzon a megbeszélésről!
9. lépés: Hozzon létre és rendeljen hozzá feladatokat a csapattagokhoz
Mielőtt megköszönné mindenki részvételét és lezárná az értekezletet, emlékeztesse mindenkit a végrehajtási szakasz első feladatára. Az értekezlet befejezése után ossza szét a teendőket a projektmenedzsment szoftverben a csapattagok között, hogy elindulhasson a folyamat.
A ClickUp segítségével könnyedén hozzárendelhet bármilyen feladatot egy vagy akár több személyhez. Van egy csapata, amelynek valamit el kell végeznie? Semmi gond. Csak rendeljen feladatokat az egész csapatnak a ClickUp-ban.
Ugyanakkor az összes teendő nyomon követése mindenki számára megterhelő lehet. Szerencsére a ClickUp nézetek nagyon sokat segítenek ebben.
Ez lehetővé teszi, hogy ne csak az aktív feladatokat és projekteket, hanem a teljes munkafolyamatot is vizualizálja.
Válassza ki az Ön igényeinek leginkább megfelelő nézetet:
- Alapvető feladatnézetek: A feladatok gyors áttekintése
- Részletes nézetek: mélyebb, magas szintű nézetek, idővonalakkal, előrehaladással és egyéb információkkal kiegészítve.
- Oldalnézetek: Valós idejű együttműködés a Docs-ban, amely lehetővé teszi a szöveg aktív feladatokká alakítását.
Most már csak annyi a teendő, hogy munkához lásson, és fantasztikus projektet valósítson meg.
Sok sikert!
Olvassa el még: Több mint 130 kérdés csapatértekezletekhez
5 projektindító értekezlet sablon, amely minden alapvető kérdést lefed
A projektindító értekezlet megtervezése és lebonyolítása fárasztónak tűnik, de nem feltétlenül kell annak lennie. Tegye úgy, mint egy profi (de feleannyi erőfeszítéssel), ingyenes projektindító értekezlet sablonjaink segítségével!
1. ClickUp projektindító értekezlet sablon
Ha külső vagy belső projektindító megbeszélés előtt elkészít egy ellenőrző listát, akkor könnyebben követheti a tervet, és minden fontos témát át tud venni. Az ellenőrző lista elkészítése azonban időigényes.
Szerencsére a ClickUp projektindító értekezlet sablonját használva azonnal nekiláthat a felkészülésnek.
A csomaghoz tartozik egy előre elkészített ellenőrzőlista, amely tartalmazza a kickoff-találkozón általában felmerülő fontos témákat, például:
- A legfontosabb feladatok delegálása az összes csapattagnak és ügyfélnek a megbeszélés előtt
- A csapat tagjainak bemutatása az ügyfélnek és fordítva
- A projekt áttekintése
- A legfontosabb eredmények kiemelése
És még sok más!
A checklistet testreszabhatja az ülés lefolyásának és a tárgyalni kívánt további témáknak megfelelően.
2. ClickUp értekezlet jegyzőkönyv sablon
Lássuk be: a hagyományos naptáralkalmazások pocsékak!
Egy pillantásra nem adnak elég információt a közelgő megbeszélésekről. Vagy rákattintasz egy kártyára, vagy a megbeszélés szervezőjét kell zaklatnod, hogy több információt kapj.
A ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablonja áttekintést ad az összes közelgő értekezletről és a résztvevőkről. A résztvevők minden fontos részletet áttekinthető formában láthatnak.
Ezenkívül ez a találkozó jegyzőkönyv sablon lehetővé teszi, hogy a csapat tagjainak határidővel ellátott kulcsfontosságú feladatokat rendeljen hozzá.
3. ClickUp projektmenedzsment értekezlet jegyzőkönyv sablon
A kickoff meeting jegyzetek nagyon tömör és szervezett módon kell, hogy tartalmazza a lényeges információkat. De ezeket a kickoff meeting során strukturálni nehéz, különösen, ha a jegyzetelőnek lépést kell tartania a gyors előadóval!
Használja a ClickUp projektmenedzsment értekezlet-jegyzőkönyv sablonját, hogy leküzdje ezt a kihívást. A sablon előre elkészített táblázatokkal rendelkezik, amelyekbe feljegyezheti a feladatokat, problémákat és egyéb fontos információkat a napirendi pontokhoz. Könnyedén testreszabhatja őket a kezdő értekezletéhez.
Ráadásul a teendőket közvetlenül a jegyzetekhez rendelheti hozzá, megjelölve az érintett személyt, ahelyett, hogy egy másik nézetben kellene azokat nulláról létrehoznia. Ha projektmenedzser, akkor szerintünk imádni fogja.
Nézze meg ezeket az értekezlet-jegyzőkönyv eszközöket!
4. ClickUp professzionális szolgáltatások sablon
Gratulálunk a sikeres projektindító megbeszéléshez! Most itt az ideje, hogy végigkísérje a projektet, hogy ügyfelei ne csak elégedettek legyenek, hanem hatékonyan is együttműködjenek Önnel.
Ez azonban könnyebb mondani, mint megtenni, ha ügynökségének rengeteg folyamatban lévő projektje van, amelyekre oda kell figyelnie. Az egyik ügyféltől a másikhoz való ugrálás és a kontextusváltás bizonyára megterheli Önt – ezért van szüksége a projektjeinek áttekinthető képre.
A ClickUp Professional Services Template egy kattintással megkönnyíti a dolgát! Egyszerűen hozzon létre egy teljes, testreszabható listát, és szervezze meg ügyfele projektjének összes elemét, miközben valós időben követi nyomon azok előrehaladását.
És a legjobb az egészben? Az Ön által más ügyfelek számára testreszabott formátumot egyszerűen újra felhasználhatja.
5. ClickUp ügynökség/ügyfél felfedező dokumentum sablon
A kezdő megbeszélések elengedhetetlenek ahhoz, hogy először találkozzon ügyfeleivel, mielőtt még megkezdené a kommunikáció és az együttműködés belső működésének megbeszélését. Ezért fontos, hogy az első beszélgetés során mindent rögzítsen, így bőven lesz mivel dolgoznia – legyen szó szerződés előterjesztéséről vagy a következő lépések megtervezéséről.
A ClickUp felfedező dokumentum sablon használatával könnyedén rögzítheti és nyomon követheti mindazt, amire szüksége van egy új vagy potenciális ügyféllel való találkozó megkezdéséhez. Testreszabhatja ezt a dokumentumot, hogy tartalmazza ügynöksége legfontosabb folyamatait, kérdéseit és legfontosabb értékesítési érveit, így nem fog zavarba jönni, ha az ügyfelek kérdéseket tesznek fel a befektetés megtérüléséről, a költségekről vagy a sikerarányról.
Ez egy remek dokumentum belső projektindító értekezletekhez vagy elkötelezett projektmenedzserek számára.
Indítsa el a ClickUp segítségével!
Nincs garancia arra, hogy a projekt a kezdő megbeszélés után zökkenőmentesen fog haladni. De ha van egy terved, akkor nagyobb az esélye, hogy a projektindító megbeszélés sikeres lesz, és ez biztosan csökkenti a félreértéseket és a szűk keresztmetszeteket.
Egy olyan értekezlet-eszközzel, mint a ClickUp, ez a folyamat gyerekjáték lesz.
És ez még nem minden...
Képzelje el, mit tehet a ClickUp az egész projektjéért a feladat-, munkafolyamat-, erőforrás-, idő- és dokumentumkezelési funkcióival. Ez a tökéletes projektmenedzsment eszköz marketingügynökségek számára!
Tegye projektindító értekezletét sikeressé, ha még ma ingyenesen letölti a ClickUp alkalmazást!