Mi az érdekelt felek elemzése? Példák és tippek vezetőknek

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az az érdekelt felek elemzése?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Az érdekelt felek elemzése az a folyamat, amelynek során azonosítják a projekt által érintett személyeket és azok igényeit. Ez az elemzés magában foglalja a különböző típusú érdekelt felek csoportjainak szervezését és prioritásainak meghatározását. " } } ] }

Minden projektnek vannak érdekelt felei – olyan emberek, akiknek érdeke fűződik a munkához, vagy akik befolyással bírnak rá. A projekt sikeréhez elengedhetetlen, hogy tudjuk, kiket érint a projekt. A projektmenedzserek ezt a kritikus menedzsment lépést többek között az érdekelt felek elemzésével valósíthatják meg.

Ez az elemzés egy nagyobb érdekelt felek bevonási terv része, amelynek segítségével megismerheti ezeket az embereket. Emellett megmutatja, hogy a projekt milyen hatással van rájuk, és milyen szerepet játszanak a célok elérésében.

Ebben a cikkben bemutatjuk, mi is az érdekelt felek elemzése és miért fontos. Megtanulhatja továbbá, hogyan kell elvégezni az érdekelt felek elemzését, és találhat egy valós példát, amelyre hivatkozhat, amikor saját elemzését készíti. 🛠️

Mi az érdekelt felek elemzése?

Az érdekelt felek elemzése az a folyamat, amelynek során azonosítják a projekt által érintett személyeket és azok igényeit. Ez az elemzés magában foglalja a különböző típusú érdekelt felek csoportjainak szervezését és fontossági sorrendbe állítását.

A folyamat középpontjában a hasonló projektérdekelt felek csoportosítása áll, aszerint, hogy mennyire vesznek részt a projektben, milyen az érdeklődésük és milyen a befolyásuk. Kiemelt figyelmet fordítunk arra is, hogy hogyan lehet kommunikálni a különböző érdekelt felek típusával.

Az érdekelt felek elemzésének célja azoknak a belső és külső csoportoknak az azonosítása, amelyek hatalmuk vagy érdekeik révén hatással lehetnek a projekt kezdeményezéseire. Ez az érdekelt felek kezelésének első lépése és egy kritikus eleme a projekt támogatásának megszerzésének. ✨

Miért fontos az érdekelt felek elemzése?

Az érdekelt felek elemzése elengedhetetlen a projekt sikeres kimeneteléhez. Lehetővé teszi a korai összehangolást, segít elkerülni a potenciális akadályokat, és létrehoz egy kommunikációs útitervet a célok eléréséhez. Nézzük meg közelebbről, miért is olyan fontos az érdekelt felek elemzése. 👀

Nézze meg a legjobb érdekelt felek kezelő szoftvereket!

Világos célt és stratégiát fogalmaz meg.

A projektek korai szakaszai gyakran kaotikusak. Az érdekelt felek elemzése egyértelmű célt ad és stratégiát vázol fel a kulcsfontosságú személyek korai bevonására. Ez megkönnyíti a projektindító és a korai szakaszban tartott értekezletek összeállítását és hatékonyabbá teszi azokat.

Ráadásul a projekt nyomon követése zökkenőmentes, mivel világos elképzelése van.

Minden érdekelt fél tudni fogja, mit várnak tőle, és hogyan profitálhat a projekt céljaiból. Emellett egy folyamatúti térkép is a rendelkezésére áll, amely végigkíséri Önt, amikor frissítéseket kell nyújtania a potenciális érdekelt felek különböző csoportjainak.

Segít megszerezni a támogatást

A projekt tervezési szakaszában kritikus fontosságú, hogy a korai szakaszban tisztában legyen azzal, kire lesz hatással a munkája, és hogy támogatást szerezzen. Az érdekelt felek elemzése betekintést nyújt abba, hogy kik fognak segíteni, és kiknek lehet szükség némi ösztönzésre ahhoz, hogy támogassák az Ön elképzeléseit és céljait.

Azokkal az emberekkel együttműködve, akik befolyással vannak a projektjére, kihasználhatja tudásukat és szakértelmüket a végeredmény eléréséhez. Ezek az emberek egyfajta támogatást nyújtanak a projektjéhez, és befolyásolják a többi érdekelt felet, hogy csatlakozzanak a projekthez.

Elkerüli a konfliktusokat

Nincs rosszabb, mint néhány hét után rájönni, hogy egy kulcsfontosságú érdekelt fél nem támogatja a megközelítését, és máshova szeretné irányítani az erőforrásokat. A belső és külső érdekelt felek korai azonosításával elkerülheti ezeket a bonyodalmakat.

A sikeres érdekelt felek elemzésével kiszűrheti az esetleges kritikusokat és aggályaikat. Ezután ideje kidolgozni egy tervet, amely foglalkozik az ellenvetéseikkel, és bemutatja, hogyan járul hozzá a projekt az ő érdekeikhez. Ha még így sem hajlandók csatlakozni, akkor nem pazarolta el a projektcsapat idejét, és új megközelítést kereshet.

Hogyan kell elvégezni az érdekelt felek elemzését?

Az érdekelt felek elemzése nagyon eltérő lehet attól függően, hogy milyen iparágban dolgozik, vagy milyen típusú projekten dolgozik. Általában az alapvető lépések ugyanazok maradnak, még akkor is, ha az általános folyamat eltérő. Íme egy áttekintés arról, hogy a legtöbb szervezet hogyan végzi az érdekelt felek elemzését. ✍️

1. Az érdekelt felek azonosítása

Az első lépés az, hogy meghatározza azokat az érdekelt feleket, akiknek pénzügyi vagy érzelmi érdekeltségük van a projektben. Célszerű ezt a listát a lehető legátfogóbbá tenni. Szükség esetén később mindig szűkítheti a kört, de mindenképpen kerülje el, hogy kihagyjon bármely fontos szereplőt.

Az érdekelt felek azonosításához kezdje egy brainstorming üléssel a csapat tagjaival. Gyorsan határozza meg a projekt hatókörét, és dolgozzanak együtt a legfontosabb érdekelt felek azonosításán.

Ezek közé tartozhatnak a projekt érdekelt felei, például:

Legyen alapos az érdekelt felek azonosításában, és feltétlenül dokumentálja a projektmenedzsment folyamatot projektmenedzsment szoftver segítségével. Használjon érdekelt felek elemzésére szolgáló eszközöket, például gondolattérkép-készítő szoftvert, hogy egyszerűsítse a brainstorming folyamatot és nyomon követhesse a csapat megbeszéléseit.

Ne feledkezzen meg a különböző típusú érdekelt felekről, beleértve a belső és a külső érdekelt feleket is. Íme egy rövid áttekintés a három fő érdekelt fél típusról:

2. Az érdekelt felek kategorizálása

Miután meghatározta a legfontosabb szereplőket és elkészítette az érdekelt felek listáját, ideje azokat kategóriákba sorolni. A cél az, hogy az érdekelt feleket közös érdekeik vagy ösztönzőik alapján csoportokba sorolja.

Számos módszer létezik erre, de mi a két leggyakoribbra fogunk összpontosítani: a hatalom/érdeklődés rácsra és a Salience modellre. A folyamat megkönnyítésére olyan eszközöket is használhat, mint az érdekelt felek feltérképezésére szolgáló sablonok. 🙌

Hatalom/érdeklődés rács

Ez a módszer, más néven érdekmátrix, az érdekelt feleket érdeklődésük és hatalmuk szintje alapján sorolja be. Az elemzés négy kvadránsba osztja őket, és világos vizuális képet ad minden személy befolyásának és részvételének szintjéről.

Ahogy végigmegy az azonosított érdekelt felek listáján, ossza őket a következő négy kategóriába:

A szignifikancia modell

A második módszer a Salience Model, amely három paramétert és nyolc érdekelt fél osztályozást használ. Ideális, ha vállalata nagyobb, vagy összetettebb érdekelt felek csoportjával dolgozik.

A Salience Model három tulajdonság alapján bontja le az érdekelt feleket:

Ez a három tulajdonság képezi a három nagy körből álló Venn-diagram alapját. Ezután nyolc területet kapunk, ahol az érdekelt feleket tulajdonságaik alapján kategorizálhatjuk.

3. Az érdekelt felek fontossági sorrendbe állítása

Az érdekelt felek elemzési folyamatának utolsó lépése a prioritások meghatározása. Tudja, hogy kiket érint a projekt, kategóriákba sorolta őket, és most itt az ideje, hogy a legnagyobb befolyással és érdekeltséggel rendelkezőket magasabb prioritással lássa el. ✅

Ez a prioritás a projekt során változhat. Az elején előfordulhat, hogy először a pénzügyi érdekelt felek igényeit kell kielégítenie.

Később szükség lehet a fejlesztési szektorban az érdekelt felek fontossági sorrendjének megállapítására. Az érdekelt felek ismerete és igényeik megismerése képezi a fontossági sorrend megállapításának alapját.

Miután rangsorolta az érdekelt feleket, dolgozzon együtt a többi csapattaggal, hogy kommunikációs stratégiákat dolgozzanak ki a különböző érdekelt felek számára. Néhányuknak rendszeres, magas szintű frissítésekre lesz szüksége, míg másoknak csak rövid tájékoztatásokra, hogy naprakészek legyenek.

Érdekelt felek elemzésének példája

Olyan érdekelt felek elemzését keres, amelyet referenciaként használhat a saját elemzésének elkészítésekor? Mi segítünk Önnek. Itt végigvezetjük Önt az érdekelt felek elemzésének elkészítésének folyamatán a ClickUp érdekelt felek elemzési mátrix sablonjának segítségével.

Tegyük fel, hogy egy marketingcégnél dolgozik, és érdekelt felek elemzését végzi egy közelgő projekt számára, amelynek keretében hirdetéseket fog közzétenni egy nagy platformon. Ez egy teljesen új projekt lesz. A projekt sikerének biztosítása érdekében szüksége van a vállalat vezetői és a marketingosztály többi tagjának támogatására.

Először is meg kell határoznia, kik az érdekelt felek. Gyűjtse össze csapatát, hogy ötleteket gyűjtsenek, és jelöljék meg azokat, akik érdeklődhetnek a megadott projekt iránt, vagy befolyással lehetnek rá. Használjon gondolattérképeket a folyamat dokumentálásához, vagy egyszerűen csak jegyezze fel a neveket és szerepeket egy listára.

Néhány érdekelt fél, akiket érdemes figyelembe venni:

Miután elkészítette a listát, jegyezze fel az összes adatot egy könnyen elérhető helyen. Használja a mátrixot, hogy hozzáadja az egyes személyekre vonatkozó információkat. A sablon színes rácsot tartalmaz, amely kiemeli a különböző érdekeket és hatalmi szinteket. A jobb oldalon töltse ki az érdekelt felek listáját, és jelölje be őket közvetlenül a mátrix sablonba.

Helyezze el a különböző érdekelt feleket a táblázatban az érdeklődésük és hatalmuk szintje alapján. Minden rácsmező színekkel van jelölve, hogy könnyen látható legyen, melyik csapattagokat kell előnyben részesíteni, és melyiket kell figyelemmel kísérni vagy tájékoztatni a folyamat során.

Ebben a marketingcég példájában a marketingmenedzsert és a kontrollert magas hatalmi szintre helyezné. A kontrollert azonban alacsonyabb érdeklődési szint jellemzi, mint a marketingmenedzsert.

Ugyanez vonatkozik a listán szereplő összes többi szereplőre is. A projektmenedzserek valószínűleg nagy érdeklődést tanúsítanak, de kevésbé rendelkeznek hatalommal. Azok az írók, akik a hirdetéseit készítik, szintén érdekelt felek, bár hatalmuk és érdeklődésük is kisebb.

A ClickUp érdekelt felek elemzési sablonját is felhasználhatja az érdekelt felek listájának elkészítéséhez. Először töltse le a sablont, majd kattintson a „Feladat hozzáadása” gombra. Töltse ki az érdekelt fél nevét, szerepét, e-mail címét, támogatási szintjét, befolyását és tevékenységét.

Ugorjon az Érdekelt felek tevékenységek szerint nézetre, hogy megnézze, mely személyek milyen szempontból járulnak hozzá a projekthez. A szűrők segítségével csak azokat a személyeket láthatja, akik pénzügyi tevékenységeket befolyásolnak – például a kontrollert –, vagy akik szerepet játszanak a projekt ellenőrzésében és tervezésében, például a projektmenedzserek.

Az Érdekelt felek támogatás szerint nézet segítségével láthatja, kik támogatják a projektjét, és kiknek van negatív véleményük a munkáról. Ezzel az információval prioritásként kezelheti a több útmutatásra szoruló személyekkel való kommunikációt. Feltétlenül foglalkozzon az aggályokkal, hogy ők is támogassák a projektet.

Ezenkívül vegye igénybe a legfontosabb érdekelt felek támogatását, hogy biztosítsa a háttértámogatást és más személyek bevonását. Ezek a személyek nagyobb befolyással bírnak kollégáikra, és értékes támogatást nyújtanak, amikor arra a legnagyobb szükség van.

Tegyük fel például, hogy marketingmenedzsere úgy gondolja, hogy a hirdetési projekt remek módja a bevétel növelésének és a márka építésének. A pénzügyi vezető azonban úgy véli, hogy ez pénzkidobás. Ha a marketingmenedzser segít elmagyarázni a projekt pénzügyi következményeit a pénzügyi vezetőnek, az elősegítheti a támogatás megszerzését.

Az Érdekeltek befolyása nézet segítségével megtekintheti, kik a legbefolyásosabb érdekeltek. Így kommunikációs erőfeszítéseit ezekre a személyekre összpontosíthatja. Ez magában foglalja a korai szakaszban történő elindítást, valamint a projekt során történő rendszeres frissítéseket.

Most, hogy már tudja, ki hol áll, ideje elkészíteni a kommunikációs tervet mindegyikük számára. Adjon hozzá feladatokat a ClickUp-ba a rendszeres nyomon követés és kommunikáció érdekében, különösen a legfontosabb érdekelt felek esetében.

Érdemes időt szánni arra, hogy a kontrollerek naprakészek legyenek, különösen mivel ők szkeptikusan állnak a projekthez. Azoknál, akik kevésbé érdeklődnek, ritkább frissítéseket tervezhet. Azoknál, akik nagy érdeklődést és nagy hatalmat képviselnek, a leggyakrabban kell frissítéseket végezni.

Automatizálja az értekezleteket és az előrehaladási jelentéseket, hogy mindig tisztában legyen a projekt sikerével és eredményeivel. Heti vagy kéthavi értekezleteket tervezhet előre, hogy az érdekelt felek mindig tájékozottak legyenek. Ne feledje, hogy a különböző érdekelt felek csoportjai eltérő gyakorisággal igénylik a jelentéseket.

Hatékony érdekelt felek elemzésének elvégzése

Ahhoz, hogy hatékony projektmenedzser lehessen, tudnia kell, hogy projektjei hogyan hatnak a csapat és a vállalat tagjaira. Hatékony érdekelt felek elemzésével világos stratégiát tud kidolgozni, elkerülheti a konfliktusokat, és megszerezheti a szervezet kulcsfontosságú szereplőinek támogatását.

Próbálja ki még ma a ClickUp-ot, és kezdjen el informatív érdekelt felek elemzést készíteni minden fontos projektjéhez. A ClickUp eszközökkel időt takaríthat meg az érdekelt felek listájának összeállításával és a legmegfelelőbb megközelítések kidolgozásával!