A rendezetlen projekt káoszhoz vezet, a káosz pedig alacsony színvonalú munkához. 😵💫
A projektmenedzsereknek már így is elég dolguk van, nem kell újrafeltalálni a kereket ahhoz, hogy gyorsan, hatékonyan és időben kiváló minőségű munkát végezzenek. ⚙️
Ehelyett összpontosítson erőfeszítéseit a csapatára és azok munkaterhelésére, és támaszkodjon egy dinamikus projektmenedzsment megoldásra, amelynek célja, hogy elvégezze a nehéz munkát helyette.
Ez nem újdonság – tudjuk, hogy a megfelelő projektmenedzsment szoftver hogyan javíthatja a projektmenedzserek napi stresszszintjét, de ezek az eszközök csak annyira hatékonyak, amennyire az őket használó emberek! Komolyan, mi értelme van befektetni ezekbe a funkciókba, ha nem tudja, hogyan integrálja őket a munkafolyamatokba és hogyan ossza meg őket a csapattal?
Itt jönnek képbe a sablonok. 🙌🏼
Manapság mindenhez van sablon, és ezek hatékony eszközök lehetnek a projektmenedzsment legidőigényesebb aspektusainak, például új ötletek kidolgozásának, teljes projektek tervezésének és a munkafolyamatok kezelésének racionalizálásában.
Ha jelenleg pontosan ezekkel a problémákkal küzd, frissíteni szeretné a jelenlegi folyamatait, vagy egyszerűen csak minél hamarabb el kell kezdenie a munkát, akkor ez a blog Önnek szól. Átnéztük a sablonok tengerét, hogy összeállítsuk ezt a 11 mátrix sablonból álló listát, amelyekkel kezelheti, rendszerezheti és végrehajthatja projektmenedzsment munkafolyamatait a brainstormingtól a végrehajtásig. 📈
Mi az a mátrix sablon?
A mátrix sablonok segítenek az ötletek szervezésében és prioritásainak meghatározásában a projekt megvalósíthatósága és a felhasználói érték alapján. Más szóval, a mátrix sablon segít létrehozni azt a folyamatot és irányítási rendszert, amelynek segítségével meghatározható, mely potenciális projektek valósulhatnak meg és lehetnek sikeresek.
A jó hír az, hogy munkastílusától függetlenül bármilyen felhasználási esethez használhat mátrixdiagramot.
Lehet, hogy további oszlopokat vagy sorokat szeretne hozzáadni a mátrixdiagramjához, hogy helyet biztosítson például nagy adathalmazoknak, további részleteknek, médiának vagy kontextusnak. De semmi sem kötelező, csak az számít, hogy mi működik a legjobban az Ön számára!
A táblázatok, táblázatok és diagramok kiváló keretek a mátrix felépítéséhez, ezért az olyan eszközök, mint a Microsoft Excel és a PowerPoint, gyakran használatosak ezekhez a forrásokhoz. De csak azért, mert ezek az eszközök népszerűek, még nem jelenti azt, hogy a legfunkcionálisabbak, legintuitívabbak vagy legrugalmasabbak is. 👀
Részben ezért is olyan fontos kiindulási pontok a mátrix sablonok. Megalapozzák a hatékonyabb eszközhasználatot, és ami még fontosabb, segítenek gyorsabban elkészíteni a mátrix diagramot!
P. S. , Excel, PowerPoint és más programokhoz is mellékeltünk sablonokat, így nem kell megváltoztatnia a kedvenc szoftverét ahhoz, hogy a lehető legjobban kihasználhassa a mátrix sablonokat. 🙂
De hogyan is néz ki egy jó mátrix sablon? És melyek azok a kötelező elemek, amelyeket tudnia kell, mielőtt letölti? Megmutatjuk Önnek. 🤓
Mire kell figyelni a következő mátrix sablon kiválasztásakor?
A legjobb mátrix sablonok:
- Testreszabható
- Együttműködés
- Könnyen szerkeszthető
- Rendkívül vizuális
- Intuitív használat és olvasás
Ezek talán magától értetődő tulajdonságoknak tűnhetnek, de nehezebb, mint gondolnánk, olyan sablonokat találni, amelyek mindegyik területen kiválóak.
Ha a sablon nem testreszabható, akkor őszintén szólva nem is sablon. A mátrix sablonok kész keretrendszert biztosítanak a mátrix diagram elkészítéséhez. Nemcsak helyet biztosítanak a projekt részleteinek kitöltéséhez, hanem meg is mutatják, hogy melyik információ hova kerüljön.
A mátrixdiagramok létrehozásának egyik fő előnye, hogy vizuálisan és egyértelműen ábrázolják a legfontosabb prioritásokat sürgősség, fontosság és megvalósíthatóság szerint. A következő mátrix sablonok bármelyikével elkezdi rendezni vagy szűrni projektötleteit, hogy idejét a legértékesebb módon fektesse be.
Akkor ne is húzzuk tovább az időt, vágjunk bele! 🛠
Olvassa el még: RACI mátrix példák
11 mátrix sablon, amelyre minden projektmenedzsernek szüksége van
A mátrixdiagramok az adott ötlet potenciális kockázatát és potenciális hasznait mérlegelik. Elméletileg akár mátrixdiagramot is készíthet, hogy eldöntse, melyik sablon a legmegfelelőbb az Ön számára!
Bár a mátrixdiagramot a semmiből is létrehozhatja, a sablonok segítségével szükség esetén további fontos információkat is hozzáadhat, és ami még fontosabb, segítségükkel gyorsan elkészítheti a diagramot. 💨
Ráadásul még szépek is! Amikor döntéseit feletteseinek vagy a legfontosabb érdekelt feleknek kell megindokolnia, a mátrix sablonok tiszta és világos vizuális segédeszközként szolgálhatnak az ötletek gyors bemutatásához.
Használja ezt a 11 mátrix sablont, hogy vizuális és együttműködési elemet vigyen be projektmenedzsment döntéshozatali folyamatába a ClickUp, PowerPoint és Google Slides segítségével.
1. Feltételezési rács döntési mátrix sablon a ClickUp-tól
Akár költségvetést tervez, osztályt vezet, vagy marketingkampányt készít, a stratégiai döntéshozatali sablon elengedhetetlen minden technológiai rendszerhez. A ClickUp nem csak a legkiválóbb termelékenységi platform ezeknek a nagy volumenű projekteknek a kezeléséhez, hanem a ClickUp Assumption Grid Decision Matrix Template sablonja is a legkiválóbb sablon a kapcsolódó döntések könnyű és magabiztos meghozatalához.
Ez a testreszabható és rugalmas mátrix sablon a ClickUp együttműködési tábláinak segítségével a bizonyosság és a kockázat alapján rendezi ötleteit. Ezen az előre elkészített diagramon minden ötlethez hozzáadhat kritikus kontextust a saját jegyzetlapján, majd színekkel jelölt mátrixban rendezheti őket.
Ez a mátrixdiagram lefedi az alapokat, és helyet hagy további részletek, színek és média hozzáadására, ahogy ötletei fejlődnek. Ráadásul, míg a digitális táblaszoftverek népszerű projektmenedzsment eszközök, a ClickUp Whiteboards az egyetlen lehetőség, amely lehetővé teszi, hogy bármely ötletet közvetlenül megvalósítható feladattá alakítson. Ez azt jelenti, hogy ezzel a sablonnal rangsorolhatja legfontosabb ötleteit, és azonnal létrehozhat és kioszthat feladatokat a teljes munkafolyamat felépítéséhez.
A ClickUp sablon használatának másik nagy előnye? Automatikusan alkalmazza a Kezdő útmutatót ClickUp Doc, amely végigvezeti Önt minden részleten, és biztosítja, hogy a sablont a lehető leghatékonyabban használja.
2. Hatás-erőfeszítés mátrix sablon a ClickUp-tól
A stratégiai döntéshozatal magában foglalja a probléma meghatározását, az információk összegyűjtését, az alternatívák azonosítását és az eredmények figyelemmel kísérését. A ClickUp Impact Effort Matrix sablonja megkönnyíti ezt a folyamatot azáltal, hogy segít a projektmenedzsereknek azonosítani a problémák kiváltó okát, és a megoldásokat az erőfeszítés és a hatások valószínűsége alapján rendezni.
Akcióprioritási mátrixként is ismert, ez a testreszabható sablon a vezetők körében ugyanolyan népszerű, mint a csapatok körében, mivel segít a tagoknak hatékonyabban rangsorolni feladataikat és gyorsan azonosítani, hogy mire fordítsák leginkább az idejüket. A ClickUp Whiteboards segítségével stratégiaibb munkaterhelés mellett az Impact Effort Matrix Template segít a csapatoknak optimalizálni projektjük ütemtervét és erőforrásait, hogy elérjék céljaikat, miközben csökkentik az idő- és erőfeszítés-pazarlást.
A sokoldalúság és az intuitív kialakítás miatt ez a mátrixsablon értékes eszköz a projektmenedzserek, csapatvezetők és scrum mesterek számára, akik a csapat termelékenységét szeretnék maximalizálni.
A ClickUp Impact Effort Matrix sablon a tevékenységeket a következőkre vetíti:
- A munkamennyiség szintje: A kívánt eredmény eléréséhez szükséges kapacitás és erőforrások bemutatása
- A hatás mértéke: annak meghatározásához, hogy az eredmény milyen értéket képvisel a projekt vagy a vállalat számára.
3. Üzenetküldő mátrix sablon a ClickUp-tól
Hónapokat töltött egy új termék fejlesztésével – most itt az ideje, hogy megossza a világgal! A bevezetés előtt győződjön meg arról, hogy a megfelelő csatornákat választotta a célközönség eléréséhez.
A ClickUp üzenetküldési mátrix sablonja segít a leghatékonyabb üzenetküldési stratégiák kihasználásában egy előre elkészített és testreszabható útitervvel a márka pozicionálásához.
A vállalkozások gyakran promóciós kampányokra támaszkodnak, hogy a termékük bevezetése előtt felkeltse az érdeklődést és a lelkesedést. Ez a mátrix sablon összefoglalja és rendszerezi márkájának üzeneteit, hogy biztosítsa, hogy minden közzétett tartalom összhangban legyen az alapvető értékajánlatával.
Ez a tartalmas mappa olyan funkciókat használ, mint a címkék, az egyéni állapotok és a több projektnézet, hogy segítsen Önnek az e-mailek, a közösségi platformok, a weboldal szövegei és az SMS-ek sikeres termékbevezetésének kritikus lépéseinek lefedésében.
4. Eisenhower mátrix sablon a ClickUp-tól
A ClickUp Eisenhower Matrix sablonja kiváló kiindulási pont a mátrixdiagramok kezdőinek. A ClickUp Whiteboards és List view funkciók segítségével ez a sablon segít a vizuális gondolkodóknak és a problémamegoldóknak a feladatok, az idő és az ötletek kezelésében.
Valójában ez az egyszerű, de hatékony sablon a projektmenedzserek kedvence, mivel lehetővé teszi a feladatok gyors prioritásba rendezését az egyéni mezők segítségével, valamint az ötletek kidolgozását a tervezési szakasztól kezdve a közös táblájukon.
A ClickUp Eisenhower Matrix sablon naprakész és megbízható információforrásként szolgál a projektmenedzsment folyamat során, hogy a csapatok jobban megértsék a prioritásokat és a projekt ütemtervében szereplő eredményeket.
A táblás mátrix diagramunk négy kvadránsból áll, amelyek sürgősség és fontosság alapján vannak felosztva, így a projektmenedzserek hatékonyan törölhetik, delegálhatják, elvégezhetik vagy dönthetnek arról, hogyan haladjanak előre a közelgő teendőkkel:
- Az 1. kvadráns a fontos vagy sürgős feladatokra vonatkozik.
- A 2. kvadráns a fontos, de nem sürgős feladatokra vonatkozik.
- A 3. kvadráns a kevésbé fontos, de sürgős feladatokra vonatkozik.
- A 4. kvadráns a kevésbé fontos és nem sürgős feladatokra vonatkozik.
Bónusz: Technikai adósság kvadráns
5. Prioritási mátrix sablon a ClickUp-tól
Ha olyan mátrix sablonmintát keres, amellyel rendezheti feladatait és biztosíthatja, hogy semmi fontos ne kerüljön véletlenül háttérbe, akkor a ClickUp Priority Matrix Template sablonra van szüksége! Ez a sablon egy döntéshozatali eszköz, amely segít a hosszú távú célokra koncentrálni azáltal, hogy vázlatot ad a sürgős feladatok prioritásainak meghatározásához.
A Whiteboard mátrix sablon előnye, hogy testreszabható és gyakorlatilag bármilyen felhasználási esetre alkalmazható, így ideális elfoglalt csapatok, egész részlegek vagy a teljes termelékenység növelésére törekvő vezetők számára. A valódi mátrixdiagramokhoz hasonlóan ez az előre elkészített sablon négy kvadránsra osztva segíti a feladatok elemzését:
- 1. kvadráns a sürgős feladatokhoz, először elvégzendő
- 2. kvadráns a fontos, de nem sürgős feladatokhoz, amelyeket később elvégezhet.
- 3. kvadráns a nem fontos, de sürgős feladatokhoz, amelyeket delegálni kell.
- 4. kvadráns azoknak a feladatoknak, amelyek végső soron kiküszöbölhetők.
6. BCG mátrix táblasablon a ClickUp-tól
A növekedési-részesedési mátrixként is ismert BCG Matrix Whiteboard Template by ClickUp egy portfóliókezelési keretrendszer közepes és nagyvállalatok számára, amelynek segítségével kezelhetik termékcsaládjaikat.
Ez a BCG mátrix sablon a portfóliótermékeket kezelhető kategóriákba rendezi olyan tényezők alapján, mint az ár (népszerűség), a minőség (prémium) és a funkcionalitás. Ez a sablon különösen hasznos a projektmenedzserek számára, mivel könnyen használható és képes komplex és absztrakt információkat vizuálisan közvetíteni.
A növekedés és a piaci részesedés a két legfontosabb mutató, amelyek alapján ez a sablon segítségével meghatározható egy termék sikere, és ezeket a két tengely mentén ábrázolják, hogy létrehozzák a négy mátrix-negyedet:
- Cash Cows: Magas piaci részesedéssel rendelkező, de alacsony növekedésű kategóriába tartozó termékeket jelöl.
- Kutyák: Az érett iparágban alacsony részesedéssel és alacsony nyereséggel rendelkező termékeket jelentenek, amelyeket be kell szüntetni.
- Csillagok: Magas teljesítményű termékek, amelyek folyamatos beruházást igényelnek, hogy megelőzzék a versenyt és megőrizzék piaci részesedésüket.
- Kérdés Jelölések: Az ebben a kategóriában szereplő termékek alapos elemzést igényelnek. A befektetés ezeket a termékeket pénzt hozó termékekké teheti, vagy kudarcot vallhat, és veszteséges termékekké válhatnak.
7. Érdekelt felek elemzési mátrix sablon a ClickUp-tól
Függetlenül attól, hogy mennyi időt és kutatást szentelt új kezdeményezésének kidolgozásának, minden a projekt érdekeltjeinek jóváhagyásán múlik. 😳
Elengedhetetlen, hogy biztosítsa a projektben érintett felek – legyenek azok kollégák, munkatársak, felettesek vagy ügyfelek – támogatását és jóváhagyását. Az érintett feleknek gyorsan és könnyen meg kell érteniük, hogy a projekt hogyan illeszkedik a nagyobb üzleti képbe.
A ClickUp által készített érdekelt felek elemzési mátrix sablon segít a csapatoknak és a projektmenedzsereknek abban, hogy a hatalom, a befolyás és az érdekek alapján meghatározzák, hogyan érdemes együttműködni a vezetőkkel, az ügyfelekkel vagy a potenciális érdekelt felekkel.
Ez az átfogó elemzés mátrixdiagramot használ a legfontosabb érdekelt felek azonosítására és prioritásainak meghatározására, az egyes személyek befolyása és érdekei alapján. Az érdekelt felek elemzése ebben az esetben felkészíti Önt a szükséges támogatás megszerzésére és az esetleges ellenállásra.
Power Interest Grid néven is ismert, ez a ClickUp Whiteboard projektmenedzsment sablon segít Önnek:
- Nyerje el a bizalmat, hogy támogatást szerezzen a jövőbeli projektekhez
- Gyűjtsön össze fontos információkat a projekt sikeréhez
- Tervezzen előre és készüljön fel az esetleges visszaesésekre
- Biztosítsa az erőforrásokat és a beruházásokat, hogy a terv szerint haladjon
8. Pugh Matrix sablon a ClickUp-tól
A termékekkel vagy folyamatokkal kapcsolatos döntések meghozatala nehéz lehet, különösen akkor, ha számos tényezőt kell összehasonlítani. Hogy ez könnyebb legyen, használja a ClickUp Pugh Matrix sablont! Ez a sablon egyszerű módszert kínál az opciók gyors és pontos mérlegelésére, hogy megalapozott döntést hozhasson.
A Pugh Matrix sablon segít a csapatoknak:
- Értékelje a termékopciókat előnyeikkel és hátrányaikkal egy helyen
- Vizualizálja, melyik termékterv rendelkezik a legnagyobb potenciállal
- Adatokon alapuló döntésekkel haladjon előre
9. Mátrix PowerPoint sablon
Akár projektértékelést, akár SWOT-diagramot készít, a Matrix PowerPoint sablon segít a feladat elvégzésében. 💪🏼
Ez a testreszabható sablon igazán akkor jön jól, ha termékfejlesztési folyamatokat szeretne bemutatni, az információáramlást kiemelni, vagy komplex mátrixdiagramokat készíteni, amelyek több különböző tényező alapján mérlegelik az ötleteket.
Bár a PowerPoint már rendelkezik beépített mátrixstílusokkal, ezek meglehetősen elavultak. Ez a sablon esztétikusabbá és könnyebben olvashatóvá teszi a diagramot, mivel különböző projektekhez illeszkedő, különböző tervezési stílusok közül választhat.
10. Döntéshozatali mátrix sablon PowerPoint-hoz
Projektmenedzserként számos nehéz döntést kell meghoznia, de ez a sablon egy világos struktúrát biztosít, amely segít eltávolítani az érzelmeket és a találgatásokat a döntéshozatali folyamatból.
A döntéshozatali mátrix sablon PowerPointban vagy Google Slidesben használható, és három diatervezéssel rendelkezik, így hasznos vizuális segédeszközként szolgálhat a fontos döntések indoklásához a vezetők és az érdekelt felek előtt a megbeszéléseken.
Különösen kockázatértékelések bemutatásakor, súlyozott döntési mátrix modellezésénél vagy ok-okozati elemzések javaslatakor ez a sablon segít Önnek megvalósítható következtetésekre jutni és azokat közölni számos témában.
11. Kommunikációs mátrix sablon
A sablon előnye, hogy Google Slides, PowerPoint vagy Keynote programokban is használható! A kommunikációs mátrix sablon akkor jön jól, ha a projektmenedzser, a HR-osztály vagy a csapatvezető szeretné közölni, ki felelős a projekt melyik szakaszáért és milyen eredményeket várnak el.
Ez a sablon kiválóan alkalmas cselekvési terv készítésére, amelyet az egész osztályon terjeszthet. Az egyes oszlopokat az adott felhasználási esetnek megfelelően testreszabhatja, hogy olyan információkat közvetítsen, mint a közelgő teendők, a lehetőségek területei vagy a költségvetés tervezése, majd feloszthatja a következő lépésekben részt vevő személyeket.
Ez egy remek vizuális segédeszköz, amelyet hozzáadhat az SOP-khoz, és amely részletesen bemutatja a megfelelő kommunikációs csatornákat és a javasolt belső kommunikációs irányelveket más részlegekkel, vezetőkkel vagy érdekelt felekkel.
Ebben a mátrix sablonban a különböző belső kommunikációs kategóriák külön oszlopokban vannak elrendezve, többek között:
- Formátum: Kommunikációs eszközök, például e-mail, videohívás, csevegés és üzenetküldés
- Gyakoriság: Milyen gyakran kell üzeneteket küldenie
- Tulajdonos: A kérelmek feldolgozásáért felelős osztályvezetők
- Terjesztés: Az érintett részlegek
- Eskaláció: Kérdések vagy kérések feldolgozásának és továbbításának módjai
Nézze meg ezeket a kommunikációs terv sablonokat!
Kapcsolódó források
Az egyetlen megoldás a mátrix sablonokhoz
A szerkeszthető mátrix sablonok világos és egyértelmű utat jelölnek ki a csapatok számára a jobb kommunikáció és együttműködés felé.
Akár a legfontosabb érdekelt felek, akár néhány csapattag között, a projekt céljainak és ötleteinek tisztázása jelentősen növeli az esélyeket a határidők betartására – mert valljuk be, senki sem szeret rosszul kommunikált projekten dolgozni.
Szerencsére a ClickUp minden szükséges funkcióval, erőforrással, integrációval és teljesítménnyel rendelkezik, hogy mindezt és még többet is megvalósítson.
A listán szereplő mátrix sablonok csak a felszínt kapargatják, ha arról van szó, hogy a ClickUp hányféle módon képes felülről lefelé racionalizálni a folyamatokat. A folyamatosan bővülő sablonkönyvtár minden felhasználási esetet kiszolgál, és mivel a ClickUp minden árazási tervbe rengeteg hatékony funkciót csomagol, ez az all-in-one termelékenységi eszköz teljes körű megoldásokat kínál az egész vállalat számára.
Ha regisztrál a ClickUp ingyenes örökös csomagjára, hozzáférhet ezekhez a testreszabható mátrix sablonokhoz, a gazdag együttműködési funkciókhoz, több mint 1000 integrációhoz, korlátlan feladatokhoz és még sok máshoz. A fizetős csomagokkal pedig még több funkciót nyithat meg, már 5 dollártól kezdve.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, hogy még ma elkezdhesse szervezni projektjeit és megvalósítani ötleteit.