Ön egy feltörekvő projektmenedzser? Vagy talán egy tapasztalt igazgató, aki már több tucat sikeres projektet tudhat magáénak?
Akár így, akár úgy, érdemes feleleveníteni a projektmenedzsment legjobb gyakorlatait. Végül is nehéz megítélni a projekt sikerét, ha nincsenek világos, mérhető célok.
Lehet, hogy ez egy plusz lépésnek tűnik, de a projekt céljainak meghatározása a munka megkezdése előtt a legjobb módja annak, hogy időt és fáradságot takarítson meg a későbbiekben – és talán még pár dollárt is. 💸
Ebben az útmutatóban elmélyülünk a projektmenedzsment céljaiban, miért olyan hasznosak, és hogyan lehet hatékony célokat kitűzni, amelyekkel csapata eléri a célvonalat.
Mik a projektcélok?
A projektcélok olyan célok, amelyek konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, relevánsak és időhöz kötöttek (SMART). Céljuk, hogy a munka megkezdése előtt meghatározzák, mit fog elérni a projekt.
A SMART projektcélokat tekintsd egyfajta útitervnek, amely végigkíséri a projektcsapatot a projekt életciklusán. Ugyanakkor egyfajta jövőképnek is tekinthető, amely mindenki figyelmét a feladatra és a projekt kereteire irányítja. (Mert az utolsó dolog, amire szükséged van, az a projekt kereteinek túllépése. )
A célok és a célkitűzések közötti legnagyobb különbség az, hogy a célkitűzések konkrétabbak és könnyebben megvalósíthatók. Például egy célkitűzés lehet például: „Növelni akarom a bevételt”. Egy célkitűzés viszont lehet: „A marketingcsapat a második negyedév végéig 10%-kal növeli a közösségi médiából származó hivatkozási forrásokat”. Látja a különbséget?
A projektcélok megfogalmazásának végtelenül sok módja van. Végül is a megfogalmazott cél a projekt céljára vezethető vissza. Üzleti célokat hozhat létre a következőkre:
- A felhasználói élmény javítása
- Új termék bevezetése
- Pénzügyi siker
- Funkciók bevezetése
A legtöbb projektnek több célja is van, ezért célszerű az céljait célok és kulcsfontosságú eredmények (OKR) szoftver vagy célkövető alkalmazások segítségével nyomon követni. Ezek az eszközök segítenek megőrizni a józan gondolkodást, miközben különböző csapattagokkal, feladatokkal és projektekkel kell foglalkoznia. 🤹
A projektcélok kitűzésének előnyei
A projektcélok meghatározása segít a célok kitűzésében a kezdetektől fogva. Ezután visszatekinthet a projektre, és – gyakran kemény adatokkal alátámasztva – bizonyíthatja, hogy a projekt sikeres volt. Ha pedig nem volt az, pontosan meghatározhatja, mennyire maradt el a kívánt eredményektől. 🎯
A projektcélok kitűzése sokféleképpen segíthet, de a legnagyobb előnyök a következők:
- Készítsen szilárd projekttervet: Csapatvezetőként Ön feladata a projektmenedzsment célok kidolgozása. A SMART célok segítségével olyan kiváló projekttervet készíthet, amely biztosítja, hogy a projekt időben és a költségvetés keretein belül megvalósuljon.
- Dokumentáció készítése: A projektcélok a projekt előrehaladásával a főnökeinek szükséges dokumentációt biztosítanak. A dokumentáció segít abban is, hogy a jövőben jobb projekteket tervezzen.
- Mérje teljesítményét: „Jó munkát végeztünk?” – ez a kérdés tartja ébren éjszakánként a projektmenedzsereket. Szerencsére a projektcélokból egyértelműen kiderül, hogy jól teljesített-e, vagy változtatnia kell valamit.
- Végezzen fontos munkát: Épített már valaha olyasmit, amit a vállalkozása nem használt? Ez nagy időpazarlás. A projektcélok biztosítják, hogy a projekt eredményei összhangban legyenek az üzleti célokkal. Például, ha a szervezet növelni szeretné az e-kereskedelemből származó bevételeket a nemzetközi vásárlóktól, de a marketingcsapata a belföldi értékesítésre koncentrál, akkor ez egy olyan eltérés, ami nem fogja túlzottan örömmel tölteni a vezérigazgatót.
A projektcélok típusai
A projektek nem egyformák, és a projektcélok sem lehetnek azok. A projektjétől függően előfordulhat, hogy olyan célt kell kitűznie, amely egy vagy több alábbi kategóriába tartozik:
- Minőségi célok: Ez a projektcél a minőségre összpontosít. Állítson fel olyan célt, amely referenciaértékekre, mutatókra vagy bizonyos szabványokra összpontosít. Ez lehet például az ügyfélszolgálati elégedettségi arány vagy a weboldal elhagyási aránya.
- Pénzügyi célok: A pénzügyi célok mozgatják a világot. Az ilyen típusú projektcélok a jövedelmezőségre és a költséghatékonyságra helyezik a hangsúlyt. Ez egyben jó módszer a projektköltségvetés nyomon követésére is.
- Időbeli célok: Ha több projekt is szerepel a hátralévő feladatok listáján, akkor mindent a lehető leggyorsabban el kell végeznie. Az időbeli célok segíthetnek a projekt időkereteinek jobb kezelésében, de a projekt mérföldköveinek nyomon követésében is.
- Folyamatcélok: A folyamatcélok esetében a csapat együtt dolgozik egy bizonyos munkafolyamat javításán vagy új módszerek kidolgozásán a hatékonyság növelése érdekében. Ez egy nagyon gyakori cél a webfejlesztő csapatok számára, amelyek az Agile módszertant követik.
- Tanulási célok: Szeretné fejleszteni csapata készségeit? Kövesse nyomon képességeiket a tanulási célok segítségével. Ezekkel mérheti csapata képesítési és tudásszintjét.
- Teljesítménycélok: Ezek a projekt célkitűzései, például a sebesség vagy a hatékonyság. A teljesítménycélok segítségével nyomon követheti csapata, projektje vagy termékének teljesítménymutatóit.
- Megfelelési célok: Senki sem szeret levelet kapni a jogi osztálytól. A megfelelési célok biztosítják, hogy vállalkozása megfeleljen bizonyos iparági vagy jogi előírásoknak.
A projekttől függően előfordulhat, hogy hibrid projektcélt kell létrehoznia. Például, lehet, hogy javítania kell az árajánlat-készítési folyamatot és időt kell megtakarítania (kombinált folyamat- és időcél).
A célokat tetszés szerint testreszabhatja, amennyiben azok egyértelműek és hasznosak.
Hogyan ne írjunk projektcélokat
Tudjuk, hogy elfoglalt. De a projektcélok lényege, hogy a csapata egy irányba haladjon. Ha csak azért ír meg homályos, haszontalan célokat, hogy gyorsan kipipálhassa a feladatot, az nem fog segíteni a csapatának a SMART projektcélok megfogalmazásában.
Íme néhány példa nem megfelelő projektcélokra:
- „Készítsen jobb terméket!” Mit jelent a „jobb”? Biztonságosabb? Olcsóbb? Honnan tudja, hogy a termék „jobb”, mint a jelenlegi?
- „Növelje a ügyfél-elégedettséget. ” Nem vagyunk elégedetlenek ezzel a projektcéllal, de mégsem túl hasznos. Határozza meg, hol szeretné növelni az ügyfél-elégedettséget, mennyivel kell növelni, és mikor.
- „A csapat teljesítményének javítása.” Mit jelent Önnek a „teljesítmény”? Határozza meg, melyik csapatról beszél, melyek a legfontosabb teljesítménymutatók, mennyivel várhatóan javulnak ezek a mutatók, és milyen időtávon belül.
Bár egy olyan célkitűzés, mint „A projekt időben történő befejezése” elméletileg jól hangzik, a gyakorlatban nem túl hasznos.
A projektcéloknak a SMART rövidítésnek kell megfelelniük, hogy egyértelmű célokat lehessen kitűzni. Így Ön (és csapata) pontosan tudja, mit szeretne elérni.
Például a „projekt időben történő befejezése” SMART projektcél a következő lehet:
- Konkrét: Nevezze meg a konkrét projektet, különösen, ha egyszerre több projektet is vezet (szerencsés Ön).
- Mérhető: Állítson be számszerűsíthető mérőszámot százalékos vagy más kiszámítható mérőszámmal.
- Elérhető: Egy vállalati marketing tervet nem lehet egy nap alatt megfordítani, ezért válasszon egy ésszerűen elérhető célt.
- Releváns: A célok testreszabása a projektre szabva
- Időhöz kötött: Határozzon meg egy szigorú határidőt
Egyértelműen meghatározott projektcélok példái, amelyeket érdemes követni
Ezen a ponton már tudja, mit nem kell tennie. A projektcélokat tetszése szerint megfogalmazhatja, de a legtöbb projektmenedzser „célkitűzésként” írja le őket.
A SMART keretrendszer alapján alakítsunk át néhány kevésbé hasznos projektcélt megvalósítható célokká:
- A „jobb termék készítése” célkitűzés „a generátor teljesítményének 5%-kal történő növelése a negyedik negyedévi termékbevezetésig” célkitűzéssé válik.
- „A vevői elégedettség növelése” helyett „A Net Promoter Scores (NPS) 20%-os növelése az élelmiszer- és italipari ügyfelek körében”
- A „csapat teljesítményének javítása” célkitűzés „A csapat vezetési készségeinek fejlesztése a munkavállalói fluktuáció 45%-os csökkentése érdekében a következő két évben” célkitűzéssé válik.
Látja a különbséget?
Ezek az új célok sokkal egyértelműbbek. A projekt végén könnyű visszatekintve megállapítani, hogy elérted-e a célodat. Ez egy egyértelmű cél, szemben egy olyan homályos kijelentéssel, mint például: „Keressünk több pénzt!”.
Ha inspirációra van szüksége, íme néhány további példa a projektcélokra:
- „Célzott tartalommarketing-stratégiával növelje a webes forgalmat 20%-kal a következő negyedévben.”
- „Csökkentse az ügyfélszolgálati válaszadási időt 30%-kal a következő hat hónapban egy új CRM segítségével”
- „A termék renderelési folyamatának automatizálásával 15%-kal csökkentse a gyártási költségeket a következő pénzügyi évben.”
- „Növelje az eladásokat 10%-kal a következő negyedévben azáltal, hogy új ügyfélszemélyiségeket céloz meg egy közösségi média marketing kampányban.”
- „Az év végéig új, ingyenes projektmenedzsment szoftvert kell bevezetni, hogy a projekt befejezési ideje 25%-kal csökkenjen.”
- „Növeljük hírlevelünk előfizetőinek számát 30%-kal hat hónap alatt azáltal, hogy egy feliratkozási gombot helyezünk el az e-kereskedelmi fizetési oldalon.”
Hogyan állítsunk fel és kövessünk nyomon projektcélokat?
Oké, tehát elsajátította a kiváló projektcélok megfogalmazásának alapjait. Sokat dolgozott, hogy megfogalmazza őket. Most itt az ideje, hogy a lehető leginkább megvalósíthatóvá és észrevehetővé tegye őket.
Kövesse ezeket a tippeket a projektcélok nyomon követéséhez, hogy mindig szem előtt tartsa céljait. 🏆
Igazodjon a szélesebb körű szervezeti célokhoz
A projektmenedzsment célok kitűzése előtt beszéljen a vállalat vezetőségével vagy más fontos személyekkel. Kérdezze meg őket, hogy mik a szervezet céljai az évre vonatkozóan.
Még ha ez egy általános cél is, mint például „pénzt megtakarítani”, az is egyértelmű irányt ad a munkához. Például ez nem a megfelelő idő arra, hogy olyan célokat tűzzön ki, mint „A marketingkiadásokat 50%-kal növelni”.
Ha ismeri szervezetének átfogóbb céljait, akkor olyan projektcélokat választhat, amelyek relevánsabbak a konkrét projekt szempontjából.
Ráadásul sokkal könnyebb megnyerni a projekt érdekeltjeinek támogatását, ha bizonyítani tudja, hogy céljai összhangban vannak a szervezet éves céljaival.
Használjon sablonokat az időmegtakarítás érdekében
Nincs ideje saját projektcélokat kitűzni? Semmi gond. Megértjük, hogy ezeknek a céloknak a kitűzése időbe telik, és néha ez olyan plusz idő, amellyel Ön nem rendelkezik.
Ha kritikus pillanatban van, használjon sablonokat az OKR-ekhez és a célokhoz. Ezeket testreszabni kell, de a formázás önmagában is több órányi időmegtakarítást jelent havonta.
Próbálja ki a ClickUp Company OKR-ek és célok sablonját, hogy létrehozzon egy szervezeti struktúrát, amely tükrözi vállalatának vízióját és értékeit – mindezt egy helyen!
Célok kitűzése csapatként
Ki mondta, hogy minden munkát egyedül kell vállalnia? Használja ki csapattagjai szakértelmét, és közösen állítsák fel a projekt céljait.
Két fej jobb, mint egy, és a csapatmunka nagy különbséget jelenthet. Az agyteljesítmények egyesítésével olyan nagyobb, jobb célokat lehet kitűzni, amelyekre egyébként nem gondolt volna.
Kövesse nyomon KPI-jeit a ClickUp Goals segítségével
Remek projektcélokat állított fel, de hogyan tudja rávenni a csapatát, hogy azokért felelősséget vállaljon? Használja a ClickUp Goals szolgáltatást!
A ClickUp Goals segítségével állítsa be projektcéljait, és hatékonyan kövesse nyomon azokat a feladatokkal és munkafolyamatokkal párhuzamosan. Ahelyett, hogy különböző eszközök és platformok között váltogatna, minden szükséges eszköz egy helyen található.
Beszéljünk az időmegtakarításról. ⏱️
A ClickUp Goals segítségével az ütemtervek és a célok kristálytiszták lesznek. Különböző típusú célokat állíthat be a következőkre:
- Számadatokkal kifejezett célok
- Pénzügyi célok
- Igaz/hamis célok
- Feladatok
Feladatot célkitűzéssé kell alakítania? A ClickUp segítségével ezt egyetlen kattintással megteheti – soha többé nem kell kétszer beírnia ugyanazt az adatot.
A Célok mappa rendszer egy irányítópulton szervezi és követi nyomon az összes projektcélját. Akár bizonyos csapatoknak és személyeknek is hozzárendelhet célokat, hogy mindenki felelősséget vállaljon.
Tudjuk, hogy nincs ideje a csapatát a projekt állásáról folyamatosan kérdezni.
Egyszerűen rendeljen határidőt a céljaihoz, és a ClickUp hetente küldi Önnek a haladásról szóló frissítéseket. Az automatikus nyomon követésnek köszönhetően nem kell aggódnia a többiek státusza miatt. A csapat így inkább a tényleges munkára koncentrálhat, nem pedig a jelentésekre.
A projekt sikerét automatizálja
A projektcélok elengedhetetlenek minden stratégiai projektben. A csapatmunka és a sablonok sokat segítenek. De ha munkáját és magas szintű stratégiáit egy platformra kell összevonnia, válassza a ClickUp-ot.
A ClickUp egy adag józan észzel tölti meg a projektmenedzsment folyamatokat, hogy munkája – merjük mondani? – szórakoztatóvá váljon.
De ne higgyen csak nekünk! Regisztráljon a ClickUp-ra, hogy egyszerűsítse a folyamatokat, és kezdjen el megvalósítható projektcélokat kitűzni.