A költségtúllépés járványszerűen terjed. És gyakran késedelmes projektkivitelezéssel jár együtt. Ezek együttesen egy sikertelen projekt jelei.
Sajnos csak a projektek 43%-a mentes ettől a problémától. Miért van ez így? Azért, mert a legtöbb projektben hiányzik a funkcionális és jól bevált projektirányítás.
Szerencsére a projektirányítás nem rakétatudomány. Olvassa tovább a cikket, mert bemutatja, miről is szól ez az egész, és gyakorlatias tippeket ad a megvalósításához!
Mi az a projektirányítás?
A projektirányítás olyan rendszerek és folyamatok, amelyek a projekt hatókörének, költségének, ütemtervének, minőségének, erőforrásainak és kockázatainak kezelésére szolgálnak. Ezek az eszközök alapját képezik a hatékony projektmenedzsmentnek és támogatják a döntéshozatalt a projekt teljes életciklusa során.
A projektirányítási folyamatok alkalmazása segít biztosítani, hogy a projektek a tervek szerint haladjanak, mivel lehetővé teszi a potenciális problémák korai felismerését és a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát. Emellett lehetővé teszi a vezetők számára, hogy a teljesítményt a kitűzött célokhoz viszonyítva mérjék, és szükség esetén gyorsan korrekciós intézkedéseket hozzanak.
Projektirányítás és projektmenedzsment: mi a különbség?
A projektirányítást és a projektmenedzsmentet gyakran azonosnak tekintik, és hasonló projektelemeket határoznak meg, ami nem igaz. Először is tisztázzuk ezt a kérdést.
A projektmenedzsment a projekt sikeres megvalósításához szükséges ismeretek, készségek és technikák összessége. Hat alapvető projektkorlátot kezel, amint az alábbiakban látható.
Másrészt a projektirányítás a projektmenedzsment egy alrendszere, amely két korlátot felügyel: a projekt költségeit és az időt. Lényegében a projektirányítás a projektmenedzsment része, amely segít a projektadatok elemzésében és optimalizálásában, hogy a projekt időben és a meghatározott költségkereten belül valósuljon meg.
Egyszerűen fogalmazva: a projektellenőr tanácsot ad a vezetőnek az idővel és az ütemtervekkel kapcsolatos kérdésekben. Ezután a vezető dönti el, hogy végrehajtja-e ezeket a javaslatokat vagy sem.
Képzelje el a projektmenedzsert egy hajó kapitányaként, a projektellenőrt pedig a navigációs tisztként, aki megmondja, milyen messze vagy közel van a hajó a végállomáshoz. Ez a szerep azt is magában foglalja, hogy javaslatot tesz a célhoz vezető leggyorsabb útvonalra, és a kapitányra bízza, hogy követi-e a javaslatot, vagy sem.
A projektirányítás fontossága a projektmenedzsmentben
A projektirányítás biztosítja, hogy minden a tervek szerint haladjon és a projekt keretein belül maradjon, a kezdeti tervezési fázistól a projekt lezárásáig.
A projektmenedzsment gerincét képező projektirányítás segít a projektterv elkészítésében. A projekttervben az irányítás feladata az optimális ütemterv, a kiadások tervezése, az erőforrások elosztása stb. javaslata.
Ahogy a projekt a végrehajtási fázisba lép, a projektirányítás tájékoztatja a projektmenedzsert a projekt költségvetésének felhasználásáról és a határidő betartásáról. Ez segít a költségekkel és az ütemtervvel kapcsolatos KPI-k létrehozásában és nyomon követésében.
A projektirányítás előrejelzi a projekt költségvetési és időbeli alakulását. Ha esetleg eltérés tapasztalható, akkor feltárja ezeket a problémákat, és gyakorlati megoldásokat kínál azok orvoslására.
A projektirányítással nagyobb eséllyel kerülheti el a költségtúllépéseket a projekt életciklusa során. A PWC egyik jelentése szerint a megfelelő projektirányítás hiánya az egyik fő oka a költségtúllépéseknek.
Ennek fényében vessünk egy gyors pillantást néhány, a projektirányítást befolyásoló tényezőre.
A projektirányítást befolyásoló 4 tényező
Íme négy tényező, amely befolyásolhatja a projektirányítást.
1. A projekt hatálya
A projekt hatálya egy dokumentum, amely tartalmazza a projekt sikeréhez szükséges összes információt. A dokumentum meghatározza a projektben érintett feleket, az erőforrások elosztását, a határidőket, a teljesítendő feladatokat és a projekthez kapcsolódó korlátozásokat.
Íme egy példa.
Például, ha a projektje egy digitális névjegykártya létrehozása, akkor meg kell határoznia a szükséges szoftvert, készségeket, ütemtervet és egyéb változókat. Ez fogja alkotni a projekt hatókörét.
A projekt hatókörének meghatározatlansága megnehezíti az ütemtervhez és a költségbecsléshez való igazodást. Ha azonban meghatározott hatókörrel dolgozik, könnyebb nyomon követni a projekt állapotát. Így könnyen láthatja, hogy a projekt a határidőn belül és a költségvetés keretein belül befejeződik-e.
Nézze meg ezeket a költségvetési javaslat sablonokat!
2. Kockázatok és kihívások
A projektirányítás számos kockázatnak és kihívásnak van kitéve. Általában ezeket a kockázatokat két kategóriába soroljuk.
Az első a pénzügyi kockázatok, ideértve az anyagköltségek váratlan emelkedését, a vártnál magasabb munkaerőigényt stb. Ezek a kockázatok jelentősen befolyásolhatják a projektek pontos nyomon követésének vagy a pénzügyi előrejelzések készítésének képességét.
A többi projektkockázat azok, amelyek késleltethetik a projekt megvalósítását a előre meghatározott határidőn túlra. Ezek közé tartoznak például az ellopott anyagok, a nyomon nem követhető hibák vagy a munkaerő hirtelen csökkenése.
Lényegében ezeknek a kockázatoknak a nem várt következményei jelentősen befolyásolhatják a projekt menetét, és egyes esetekben megakadályozhatják a projekt ütemtervének és költségvetési céljainak teljesítését.
Ha proaktív intézkedéseket hoz a projektirányításban ezeknek a kockázatoknak a meghatározására és hatékony kockázatkezelési stratégiák kidolgozására, megelőzheti őket vagy hatékonyan kezelheti őket, hogy minden fronton biztosítsa a stabilitást.
Olvassa el még: Projekt terjedelem sablonok
3. A projekt költsége
A projekthez kapcsolódó költségek megértése a projektirányítás alapja. Általában minden projektnek kétféle költsége van: közvetlen és közvetett.
- A közvetlen költségek bizonyos termékekhez kapcsolódnak. Ide tartoznak az anyagköltségek, a fix munkaerő-költségek stb.
- A közvetett költségek a projekt általános lebonyolításával kapcsolatos költségek. Ezek a költségek magukban foglalják a minőség-ellenőrzési költségeket és a közüzemi díjakat.
Ezeknek a költségeknek a megértése nélkül lehetetlen meghatározni a projekt költségvetését.
Ezenkívül nem lesz képes nyomon követni a projekt pénzügyi helyzetét, és pontos előrejelzéseket készíteni. Ezért a projekt hajlamos lesz a költségvetés túllépésére, ami a projektirányítási folyamat kudarcát jelzi.
4. Projekt határidők
A projekt határideje a projekt befejezésének meghatározott időpontja és dátuma. A fogyasztói kutatások folyóirata szerint ez a határidő határozza meg a projekt relevanciáját és az észlelt sürgősségét.
A határidő hiánya azt jelenti, hogy a projektnek nincsenek befejezési kritériumai. Ezért a projekt állapotával kapcsolatos időadatok elemzése kihívást jelenthet.
Határidők nélkül nem lehet a projektben meghatározott feladatokat ütemezni. Ezenkívül nem lehet feladatprioritásokat meghatározni, és nem lehet a munkafolyamatban az idővel kapcsolatos egyéb korlátokat ellenőrizni.
Most, hogy megértette a projektirányítást befolyásoló négy fő tényezőt, válaszoljunk a következő kérdésre: hogyan lehet ez eket a tényezőket megfelelően kezelni és beépíteni a projektmenedzsment tervbe?
Ne aggódjon, mi gondoskodunk mindenről.
Hogyan valósítsa meg a projektirányítást a csapatában?
A projektirányítás megvalósításának öt módja van. Ezek segítségével jobban nyomon követheti projektjét, és a előre meghatározott költségvetést túllépés nélkül tarthatja a tervnek megfelelően.
1. Erőforrások
Az erőforrások azok a hajtóerők, amelyek minden projektet sikerre visznek. Ide tartoznak a pénz, az idő, a csapat tagjai és a projektmenedzsment eszközök, mint például a ClickUp és a Tara AI.
A projektirányításban az erőforrások hatékony kezelése határozza meg, hogy mennyire tudod hatékonyan irányítani a projekt költségeit, anyagait és időtartamát.
A projekt indítási szakaszában a költségbecslés és a kiterjedt erőforrás-tervezés segíthet abban, hogy a költségvetést túllépés nélkül kezdje meg a projektet. Ezek a folyamatok megmutatják, milyen erőforrások állnak rendelkezésre, és hogyan lehet azokat optimálisan felhasználni.
Emellett a projekt előrehaladtával világos képet kell kapnia arról, hogyan tudja nyomon követni ezeket az erőforrásokat. Végezzen költségeltérés-becslést, hogy figyelemmel kísérhesse, mennyire hatékonyan használja fel pénzügyi erőforrásait. Ez a becslés segít megismerni a projekt aktuális pénzügyi teljesítményét.
Természetesen azt is biztosítani szeretné, hogy a projektcsapat hatékonyan dolgozzon. Ezért elengedhetetlen a munkaterhelésük kezelése és annak biztosítása, hogy senki ne legyen túlterhelve.
A ClickUphoz hasonló csapatkezelő eszköz segítségével láthatja csapata munkaterhelését, és pontosan meghatározhatja, mely tagok túlterheltek, illetve nem dolgoznak teljes kapacitással.
Ezzel a tudással jobban megérti, hogyan kell hatékonyan delegálni a feladatokat és kezelni az emberi erőforrásokat.
2. Projekt ütemterv
A projekt ütemtervének folyamatos nyomon követése és elemzése segít megérteni, hogy halad-e a projekt az előre meghatározott ütemterv szerint. Ezeket az adatokat a projektmenedzsment vagy a sprinttervező eszközből szerezheti be, ha a projektet iteratív sprintekkel valósítja meg.
Íme egy példa a ClickUp Naptár nézetében megjelenő kiadási projekt naptárra.
Mint fent látható, világos áttekintést kap a határidőkről, feladatokról és más fontos kapcsolódó területekről. Ezenkívül ezek az információk megkönnyítik a teljesítménymutatók és a mérföldkövek meghatározását, amelyekkel értékelheti az előrehaladást.
Ne feledje, hogy tartsa a projektben érdekelt feleket naprakészen a projekt előrehaladásáról. Ha a projekt eltér az eredeti tervtől, könnyedén azonosíthatja az okokat és megfelelő megoldásokat javasolhat.
Most már tudja, hogyan követheti nyomon a projekt ütemtervét. De hogyan hozhat létre hatékony ütemterveket? Itt jönnek képbe a Gantt-diagramok. Ezekkel a diagramokkal meghatározhatja az ütemterveket, nyomon követheti a függőségeket és prioritásokat rendelhet a feladatokhoz, ahogy az alábbi ábra mutatja.
Ha ezeket az ismereteket beépíti a munkafolyamatába, búcsút inthet a határidők elmulasztásának.
3. Kockázatelemzés
A kockázatelemzés szükséges a projekt megvalósítási idejét és költségvetését veszélyeztető szűk keresztmetszetek és kockázatok azonosításához.
A kockázatok megfelelő elemzéséhez meg kell határoznia a projektjéhez kapcsolódó leggyakoribb kockázatokat, amit SWOT-elemzés segítségével könnyedén megtehet. Az előző szakaszban említettük, hogy a legtöbb kockázat általában a pénzügyi és a projekt teljesítményéhez kapcsolódik. Példák erre a menetrendek késedelme, a kommunikációs késedelmek, az adatvédelmi incidensek stb.
Miután azonosította ezeket, használjon egy kockázatkezelő eszközt, például a ClickUp-ot, hogy rangsorolja és fontossági sorrendbe állítsa ezeket a kockázatokat.
A ClickUp több száz funkcióval segíti Önt a kockázati nyilvántartás létrehozásában, hogy könnyedén nyomon követhesse az esetleges kockázatokat, és még azok bekövetkezte előtt megelőző intézkedéseket hozhasson.
Íme egy példa:
Ha pedig szeretné látni, hogyan néz ki egy jó kockázati nyilvántartás, akkor használja a ClickUp kockázati nyilvántartási mappasablonját, amely segít a beállításban!
Miután a kockázati nyilvántartásban rangsorolta ezeket a kockázatokat, könnyebb lesz azokat megfelelően kezelni.
4. Változtassa meg az ellenőrzési folyamatot
Előfordul, hogy az érdekelt felek további feladatokat szeretnének beépíteni a projektbe, vagy a határidőket késleltetni. Ez a projekt terjedelmének kiterjesztése. A projekt terjedelmének kiterjesztése késedelmet és költségtúllépést okozhat.
Szerencsére azonban van egy módszer a hatókör-kiterjesztés megakadályozására: a változáskezelési folyamat.
A változáskezelési folyamat egy proaktív intézkedés, amely felkészíti Önt a projekt hatókörének esetleges változásaira. Ezzel a folyamattal értékelheti a változásokat, hogy azok szükségesek-e vagy sem.
Szükség esetén tovább részletezheti a dolgokat azáltal, hogy meghatározza azokat, amelyeket a projekt hatókörét vagy a szállítási határidőt nem befolyásolva engedélyezhet.
Ha ezek a változások nem befolyásolják az ütemtervet vagy a hatókört, akkor integrálhat egy változáskezelési terv sablont a munkafolyamatába. Ezzel könnyedén megtervezheti, nyomon követheti és végrehajthatja ezeket a változásokat.
A változáskezelési folyamat segítségével a csapat tagjai minden változásról tájékozottak maradnak. Ezáltal úgy érzik, hogy részt vesznek a folyamatban és tájékozottak, így hatékonyan tudják kezelni a változásokat.
5. Teljesítmény figyelemmel kísérése
A teljesítményfigyelés segít a projekt sikerének kezelésében. A teljesítmény figyeléséhez SMART KPI-k szükségesek. Ezek a KPI-k a ROI-tól és a számlázott óráktól a határidőre történő teljesítésig és a kiadások nyomon követéséig terjednek a kiindulási értékhez viszonyítva.
A SMART KPI-k az alábbi kritériumoknak felelnek meg.
Nem kell megvárnia a projekt befejezését, hogy eldöntse, sikeres volt-e vagy sem. Ezek a projektmutatók hatékony projektirányítási eszközként szolgálnak, amelyek segítségével mérheti az előrehaladást, és ellenőrizheti, hogy még mindig a helyes úton halad-e.
A projektirányítást munkamegosztási struktúrával kezelni?
A WBS hatékony használatához be kell írnia az elérni kívánt átfogó célt. Tegyük fel, hogy egy tanfolyamot szeretne létrehozni. Ez az átfogó cél. Ezután ossza fel a projektet kezelhető részekre és fázisokra, például ötletelés, írás, lektorálás, kiadás stb.
A WBS -ben szereplő összes elemnek pontosan azt kell tartalmaznia, ami a cél eléréséhez szükséges. Nincs szükség felesleges vagy nem kapcsolódó feladatokra.
Ezután adja meg ezeket a feladatokat a WBS-táblázatban különböző szinteken, az ellenőrzési számláktól a munkacsomagokig, az alábbiak szerint.
A ClickUp-ban saját munkamegosztási struktúrát hozhat létre a semmiből, vagy egyszerűen használhatja az alábbi ClickUp munkamegosztási struktúra sablont, hogy valami hasonlót hozzon létre.
Ezzel a struktúrával könnyedén nyomon követheti feladatait, és láthatja, mennyire tartja be a határidőket és az optimális költségvetés-felhasználást.
Kezelje a projektirányítást a ClickUp segítségével!
A projektirányítás elengedhetetlen a projektek kezeléséhez és a határidőre történő teljesítéshez. Emellett olyan előnyökkel is jár, mint az optimális erőforrás-elosztás, a költségtúllépések megelőzése, a magas minőségű eredmények és az optimális ütemezés.
Ugyanakkor figyelembe kell vennie olyan tényezőket, mint a projekt határideje, költségei, hatóköre és kockázatai, hogy a projektirányítás ne váljon hiábavalóvá.
A jó projektirányítási gyakorlatok magukban foglalják az erőforrások kezelését, a projekt ütemtervének nyomon követését és elemzését, valamint a következetes kockázatelemzés elvégzését. Emellett figyelemmel kell kísérnie teljesítményét a KPI-k segítségével, és oda kell figyelnie a változáskezelési folyamatra, hogy elkerülje a projekt hatókörének kiterjedését. Végül integrálja a munkamegosztási struktúrát a munkafolyamatába.
Kövesse ezt a projektirányításról szóló átfogó útmutatót, és használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp és a Tara A I, amelyek segítségével a projekteket mindig időben és a költségkereten belül tudja megvalósítani.
Vendégszerző:
Tam Pham a Tara AI üzleti műveletek vezetője. A Tara egy termék szállítási platform, amelynek célja, hogy segítse a mérnöki csapatokat a fejlesztési ismeretek megszerzésében, a teljesítmény javításában és a kiszámítható szállításban.