„Aki jól kezd, az már félig meg is csinálta.”
A nagy filozófus, Arisztotelész tudta, hogy milyen fontos a jó kezdet. Ez az örökérvényű mondás a filozófiára és minden feladatra vonatkozik, különösen a projektjeinkre.
Megfelelően osztottuk el a projekthez szükséges erőforrásokat? Hogyan kezeljük az esetleges költségvetési korlátokat? Hogyan állapítsuk meg a minőségi szabványokat?
Ha nem sikerül jól elindítania a projektet, gyakran felmerülnek ilyen kérdések. A projekt elindítása minden projekt legfontosabb szakasza.
Akár tapasztalt projektmenedzser, akár kezdő, a projekt megkezdésének kérdése mindenképpen foglalkoztatja Önt. Ebben a cikkben bemutatjuk a projektindítási fázis alapjait, valamint a hatékony indítás lépéseit.
Mi az a projektindítás?
A Projektmenedzsment Intézet a projekt életciklusát öt szakaszra osztja:
- Kezdeményezés: A projekt meghatározása és az érdekelt felek bevonása
- Tervezés: Célok és ütemterv kidolgozása
- Végrehajtás: A projekt elindítása
- Teljesítmény: A teljesítmény mérése KPI-k segítségével
- Zárás: Ossza meg a részleteket az érdekelt felekkel
Ez a cikk a projektindításra összpontosít. Ahogy a neve is mutatja, a projektindítás a projekt első lépése. Ez magában foglalja a projekt általános szintű meghatározását, a legfontosabb érdekelt felek jóváhagyásának megszerzését és a projekt szilárd alapjainak lefektetését.
Ez a szakasz határozza meg a projekt jövőjét – folytatódik-e vagy sem? Csak az érdekelt felek jóváhagyásával kezdheti el a projektet. Ahhoz, hogy megkapja ezt a jóváhagyást, bemutatnia kell ötleteit, azok megvalósíthatóságát és üzleti értékét.
Ezért az ebben a szakaszban végzett tevékenységek a következőket tartalmazzák:
- Projekt meghatározása: A cél, a célkitűzések és a várható eredmények meghatározása
- Projektcharta: Projektcharta kidolgozása (erről később bővebben)
- A hatókör meghatározása: A projekt hatókörének, korlátainak és feltételezéseinek meghatározása
- Kockázatértékelés: A potenciális kockázatok és bizonytalanságok azonosítása
- Megvalósíthatósági tanulmány: A projekt megvalósíthatóságának megértése
- Költség-haszon elemzés: A projekt üzleti értékének azonosítása
- Erőforrás-tervezés: A szükséges erőforrások becslése és a projekt előzetes ütemtervének kidolgozása
- Az érdekelt felek bevonása: Az érdekelt felek azonosítása és bevonása
- Projekt jóváhagyás: Az érdekelt felek jóváhagyásának megszerzése
- Csapat kialakítása: A projektben dolgozó álomcsapat kialakítása
A korlátozott időn belül minden szempont kezelése megnehezíti a projektmenedzsmentet. Ezért a projekt teljes életciklusa alatt olyan eszközökre van szükség, amelyek segítenek a kockázatok, feladatok, erőforrások és teljesítmény kezelésében.
A ClickUp projektmenedzsment eszköze felgyorsítja a projekttervezést és -végrehajtást, biztosítja az átláthatóságot, nyomon követi a prioritásokat, és lehetővé teszi a projektek gyorsabb és jobb megvalósítását.
Projektindítás vs. projekttervezés
Könnyű összetéveszteni a projektindítási fázist a projekttervezéssel. Sokan a projektmenedzsmentről beszélve felcserélhető módon használják az indítás és a tervezés kifejezéseket. Ezek azonban két különböző fogalom.
Már tudja, mit jelent a projekt elindítása, ezért most beszéljünk a projekttervezésről. A projekttervezés a projektmenedzsment második fázisa. Ez magában foglalja a konkrét célok és eredmények meghatározását, valamint a terv apró részleteinek kidolgozását. Az ebben a szakaszban használt projekttervezési eszközök is eltérőek.
A jobb megértés érdekében íme a két fogalom közötti általános különbség:
| Alapok | Projektindítás | Projekttervezés |
| Fázis | Első fázis | Második fázis |
| Cél | A projekt tág értelemben vett meghatározása és jóváhagyásának megszerzése | Részletes projektterv készítése, amelyben felvázolja, hogyan fogják a projektet végrehajtani, nyomon követni és ellenőrizni. |
| Fontos dokumentumok | Projektcharta | Projektmenedzsment terv, ütemterv, költségvetés és kockázatkezelési terv |
| Hatály | A széles körű hatókörre összpontosít | A részletekre összpontosít |
Miért fontos a projektindítási szakasz?
A projektindítási szakasz döntő jelentőségű lehet a projekt sikerét illetően. Ez a szakasz rendkívül kritikus, a projekt jóváhagyásától kezdve a csapat összeállításáig, amelynek feladata a vízió megvalósítása. Vessünk egy pillantást ennek a szakasznak a fontosságára.
A cél egyértelműsége
Ez egyértelmű megértést biztosít a projekt céljairól, célkitűzéseiről és céljáról. Ez garantálja, hogy minden összhangban legyen a projekt hatókörével, és minimálisra csökkenjen a hatókör kiterjedésének esélye.
Az érdekelt felek bevonása
Ehhez be kell vonni az érdekelt feleket és meg kell szerezni a jóváhagyásukat. Minél korábban bevonja őket, annál nagyobb esélye van a támogatás megszerzésére és a lehetséges kihívások enyhítésére. Minél korábban megnyeri a vezetői támogatást, annál nagyobb esélye van a projekt elindításának.
A kockázatok azonosítása
Ez a szakasz magában foglalja a kockázatok azonosításának és megértésének folyamatát. Ez elengedhetetlen a projekt tervezéséhez és a bizonytalanságok projektre gyakorolt hatásának minimalizálásához.
Az erőforrások összehangolása
Segít összehangolni az erőforrásokat, beleértve a humán, pénzügyi és technológiai eszközöket. Az erőforrások megfelelő elosztása csökkenti a jövőbeli fázisokban felmerülő akadályok esélyét. Az optimális erőforrás-elosztás biztosítja, hogy a projekt zökkenőmentesen és minimális problémákkal haladjon.
A projekt hatókörének és korlátainak meghatározása
Ez a fázis magában foglalja a projekt hatókörének egyértelmű meghatározását is. Ez, a korlátok és feltételezések azonosításával együtt, megteremti az alapot a reális tervezéshez és elvárásokhoz.
A projekt chartájának jóváhagyása
A projektcharta egyenértékű a projekt létezésével. Hivatalosan engedélyezi a projekt létezését. Ezzel a dokumentummal megkapja a jogot a projekt tevékenységek megkezdésére.
Kommunikáció kialakítása
A hatékony kommunikáció kulcsfontosságú minden projekt sikeréhez. Ebben a szakaszban alakulnak ki a leghatékonyabb kommunikációs csatornák a projektcsapat és a külső érdekelt felek között.
Míg ez a projekt teljes időtartama alatt (és a projekt végrehajtása után) ellenőrzésre kerül a félreértések elkerülése érdekében, segít megelőzni az idő és az erőforrások pazarlását.
A tervezés alapjai
A szilárd kezdet biztos alapot teremt a projekt tervezési szakaszához. A jól végrehajtott indítási szakasszal biztosíthatja, hogy a tervezés többi része pontos információkon és a projekt követelményeinek alapos megértésén alapuljon.
A kezdeményezési fázis tehát meghatározza a projekt irányát és erőforrás-igényét. Biztosítja, hogy minden érdekelt fél és csapattag ugyanazon az állásponton legyen a célok, a hatókör, a feladatok és a további lépések tekintetében.
5 lépés a hatékony projektindítási fázishoz
Most, hogy már tudja, miért és mikor kell elindítani a projektet, térjünk rá a hogyanra. Hogyan biztosíthatjuk a projektindítási fázis hatékonyságát? A válasz egyszerű: némi finesszel, a tökéletes projektmenedzsment eszközzel és ezekkel a lépésekkel! Ne felejtse el betartani a projektmenedzsment alapelveit.
1. Készítsen projekt chartát
A projektcharta a projektmenedzsment életciklusának egyik legfontosabb dokumentuma. Formálisan rögzíti a projektet, és iránymutatást ad mindenkinek. Alapvető felhasználási területei:
- A projekt jóváhagyása
- Mutassa meg, miért szükséges a projektje
- Tegye mindenkit felelőssé a saját szerepéért és feladataikért.
- Alapvető iránymutatásként szolgáljon a projekt teljes életciklusa során.
A projektcharta jelentősen eltér az üzleti esettanulmánytól. Az üzleti esettanulmányt nagyobb, több elemet tartalmazó projektekhez használják, míg a projektchartát kisebb, kevesebb elemet tartalmazó projektekhez.
A projekt chartájának tartalma
A projekt chartában a következőket kell feltüntetnie:
- A projekt neve: Adja meg a projekt nevét, és legyen az a lehető legkonkrétabb. Legyen fülbemászó és hatékonyan kommunikálja a projekt céljait.
- Cél és célkitűzés: Tartalmazza, mit kíván elérni a projekt, és miért javasolják azt.
- Költségvetés: Adja hozzá a becsült költségeket és a szükséges erőforrásokat.
- Teljesítések: Adja hozzá a teljesítéseket, a KPI-ket és a mutatókat.
- Kockázat: Tartalmazza a meghatározott célokat és a kockázatcsökkentési stratégiákat.
- Hatály: Határozza meg a projekt hatályát.
- Időtartam: Adja meg a projekt kezdési és befejezési időpontját.
- Érdekelt felek: Kinek fog jelenteni? Adja meg a legfontosabb érdekelt felek adatait.
- Szerepek és felelősségek: Határozza meg az egyes csapattagok szerepét és felelősségét a projektben.
Röviden: foglalkozzon a miért, mi és ki kérdésekkel: miért létezik ez a projekt? Mi a projekt hatóköre? És ki fog a projekten dolgozni? A legjobb módszer egy átfogó projektcharta létrehozására egy projektcharta sablon használata.
A projekt chartájának elkészítésére szolgáló módszerek
A projekt chartája döntő fontosságú lesz az érdekelt felek tájékoztatásában és meggyőzésében. Ezért vonzónak kell lennie. Használjon vizuális elemeket, például Gantt-diagramot vagy idővonal-nézetet, hogy vizuálisan vonzó legyen. Így az érdekelt felek könnyen befogadják az információkat.
Egy másik fontos dolog, amit szem előtt kell tartani, hogy a csapat kritikus tagjai is bevonásra kerüljenek a folyamatba. A Projektmenedzsment Iroda vagy PMO csapatként és csoportként működik. A projektindítási folyamat egy fontos lépés a projekt életciklusában, amelynek során több kulcsfontosságú érdekelt felet is be kell vonni a korai szakaszban.
A jó hír, hogy a legtöbb projektmenedzsment szoftver rendelkezik olyan funkciókkal, amelyek együttműködést és vizuális elemeket kínálnak. Így nem kell mindent manuálisan elvégeznie.
A projektmenedzserek a ClickUp projektcharta-sablonját használják, hogy átfogó képet kapjanak céljaikról és feladataikról. A sablon könnyen használható ellenőrzőlistát kínál a haladás nyomon követéséhez, valamint rugalmas dokumentummegosztási lehetőségeket az érdekelt felekkel. Csak regisztrálnia kell a ClickUp-ra, hozzá kell adnia a sablont, és meg kell hívnia a tagokat a munkaterületére, hogy megkezdődhessen az együttműködés.
2. Azonosítsa a legfontosabb érdekelt feleket
A projektindítás következő lépése az, hogy megtalálja azokat a kulcsfontosságú érdekelt feleket, akik aláírják a projekt chartáját. A Projektmenedzsment Intézet az érdekelt feleket olyan személyeknek definiálja, akik befolyásolják a projektet, vagy akiket a projekt befolyásol, például vezetők, szponzorok stb.
Ők biztosítják a projekthez szükséges erőforrásokat és jóváhagyást. Elégedettségük pedig a projekt sikerének egyik legfontosabb tényezője.
Kétféle érdekelt fél létezik:
- Belső érdekelt felek: Ezek általában a szervezeten belül a projektben részt vevő személyek. Ide tartozik a projektcsapat, a menedzser, a szponzor és a belső csapatok.
- Külső érdekelt felek: Ezek az emberek érintettek a projekt eredményében, bár nem feltétlenül vesznek részt közvetlenül a projektben. Például külső ügyfelek, alvállalkozók, beszállítók és végfelhasználók.
Az érdekelt felek azonosításának másik módja a projekt érdekelt felek elemzése. Ennek alapján ossza az érdekelt feleket négy csoportba:
- Nagy befolyással és érdeklődéssel rendelkező személyek
- Nagy befolyással rendelkező, de kevés érdeklődést mutató emberek
- Alacsony befolyással és nagy érdeklődéssel rendelkező emberek
- Alacsony befolyással és alacsony érdeklődéssel rendelkező emberek
Az első csoportba tartozó emberek a legfontosabb érdekelt felek. Ha ezek az emberek melletted állnak, a projektednek nagyobb esélye van a sikerre, mivel segítenek azonosítani a kockázatokat és tapasztalataikat is bevonják a munkába. Ne felejts el létrehozni egy érdekelt felek nyilvántartását. Ez segít összehangolni a velük való kommunikáció gyakoriságát és módját.
Ennek a lépésnek egy másik fontos része az érdekelt felekkel való kommunikációs módszerek meghatározása. Ez a csapaton belüli kommunikáció során is hasznos lesz. Válassza ki a megfelelő kommunikációs és együttműködési eszközöket. Ide tartoznak az egyszerű eszközök, mint az e-mail, a Skype, vagy intuitívabb eszközök, mint a projektmenedzsment szoftverek.
3. Mutassa be projektjét
Miután megtalálta a legfontosabb érdekelt feleket, a projekt indításának következő lépése az, hogy bemutassa nekik a projektjét. A bemutatás magában foglalja a projekt bemutatását és népszerűsítését. Ha ez sikerül, akkor támogatást, erőforrásokat és összhangot kap azoktól az emberektől, akik befolyással lehetnek a projektjére.
Íme néhány szempont, amelyet figyelembe kell venni a projekt bemutatásakor:
- Készítsen meggyőző leírást a projektről. Kommunikálja a projekt célját, célkitűzéseit és eredményeit oly módon, hogy azok összhangban legyenek az érdekelt felek prioritásaival és érdekeivel.
- Határozza meg az érdekelt felek aggályait, elvárásait és prioritásait, és ezekhez igazítsa prezentációját.
- Világosan magyarázza el a projekt értékajánlatát. Feltétlenül hangsúlyozza a projekt előnyeit és pozitív hatását a szervezetre és a közösségre.
- Feltétlenül foglalkozzon a kockázatokkal és kihívásokkal. Ismerje el őket egyértelműen, és ossza meg a kockázatcsökkentési stratégiákat.
- Tegye vizuálisan vonzóvá a prezentációt. Használjon táblázatokat, grafikonokat és diákat, hogy tömör áttekintést nyújtson a projektről.
- Tegye interaktívvá és vonzóvá. Ösztönözze a kérdéseket és a vitákat, hogy az érdekelt felek kifejezhessék aggályaikat és visszajelzést adhassanak.
- Az időzítés nagyon fontos. Ezért válasszon megfelelő időpontot a projekt bemutatásához. Mielőtt lépne, vegye figyelembe a folyamatban lévő egyéb kezdeményezéseket és prioritásokat.
- Mindig kérjen visszajelzést. Foglalkozzon az érdekelt felek aggályaival, és szükség esetén ossza meg a további információkat.
- Végül pedig fogadja el a projekt szabványosítását. A szabványosított módszerekkel az Ön prezentációi világosabbá, következetesebbé válnak, és jobban igazodnak a szervezeti célokhoz.
4. Végezzen megvalósíthatósági tanulmányt
A projektindítás következő lépése egy megvalósíthatósági tanulmány elvégzése. Ez a tanulmány értékeli a projekt megvalósíthatóságát a rendelkezésre álló erőforrások alapján. Megerősíti a piaci lehetőségeket és további információkat szolgáltat, mielőtt végleges döntést hozna.
Lényegében a következő kérdésekre ad választ:
- Rendelkezik-e a projektcsapat a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokkal?
- A projekt elégséges megtérülést biztosít ahhoz, hogy érdemes legyen folytatni?
A megvalósíthatósági tanulmányt a projekt bemutatása után készítik el. Ezt a SWOT-elemzéssel és a projekt kockázatértékelésével párhuzamosan is elvégezheti. A tanulmány elvégzésének lépései a következők:
- Végezzen előzetes elemzést
- Értékelje a projekt pénzügyi megvalósíthatóságát
- Végezzen piaci értékelést
- Tekintse át az összes megvalósíthatósági tanulmány során gyűjtött adatokat.
- És végül, hozza meg a döntést!
A ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment eszközök segítségével nyomon követheti a megvalósíthatósági tanulmányhoz kapcsolódó összes szükséges információt. Valós időben ellenőrizheti az előrehaladást, azonnal és egyszerűen együttműködhet, engedélyezheti a Team View funkciót, és racionalizálhatja az egész folyamatot.
Mielőtt megvalósíthatósági tanulmányt készítene, fontolja meg, hogy a projektjéhez szükség van-e rá. Mivel ez jelentős időt és erőforrásokat igényel, elengedhetetlen ezt meghatározni. Általában nem szükséges elvégezni kisebb projektek esetében, amelyek nem gyakorolnak jelentős hosszú távú hatást a szervezetre. Nem kell újra elvégezni, ha az elmúlt három évben már végzett hasonló projektet vagy tanulmányt.
5. Találja meg a megfelelő embereket
Az érdekelt felek jóváhagyásával és a projekt megvalósíthatóságával minden készen áll a projekt elindításához. Már csak az álomcsapatot kell megtalálnia. A projektcsapatban az Ön igényeinek megfelelően különböző részlegekből származó emberek vesznek részt.
A csapat néhány gyakori tagja:
- Projekt szponzor: A projekt víziójáért és irányításáért felelős személy. Általában a projektmenedzser felettese.
- Projektmenedzser: Az a személy, aki vezeti és irányítja a csapatot, döntéseket hoz, projekttervet készít, figyelemmel kíséri a projekt előrehaladását és kapcsolatot tart az érdekelt felekkel.
- Csapatvezető: Nagyobb csapatokban a csapatvezető nem azonos a projektmenedzserrel. Ők a csapatvezetési feladatokért felelősek.
- Csapat tagok: A szükséges készségekkel rendelkező személyek, akik különböző feladatok elvégzéséért felelősek.
A projektcsapatnak szükség szerint más tagjai is lehetnek. Végső célja az legyen, hogy megfelelő tapasztalattal és készségekkel rendelkező, működőképes csapatot állítson össze. Új embereket vehet fel, vagy átcsoportosíthatja a meglévő alkalmazottakat.
Nagy csapat esetén nehéz lehet nyomon követni a csapattagok előrehaladását. A projektmenedzsment eszközön elérhető csapatnézet segítségével azonban nyomon követheti az egyes alkalmazottak előrehaladását.
Következtetés
A projektfejlesztés első lépéseként a kezdeményezési fázis nagy hatással van a projekt többi részére.
Az ebben a fázisban hozott döntések hatással vannak a projekt teljes életciklusára, meghatározzák annak irányát és végső sikerét. A cikkben bemutatott egyes lépésekkel egyre közelebb kerülhet a legjobb projektindítási fázishoz.
Ezeknek a lépéseknek a követésével projektje elindítása okosabb és erőteljesebb lesz. Ne feledje, hogy ez az energia ne csillapodjon a projekt során. Gondoskodjon arról, hogy minden szempont, beleértve a projekt ütemtervét, a kapacitásépítést, a minőségirányítást és egyebeket, ugyanolyan energiával (vagy még annál is nagyobb energiával!) kezdődjön és végződjön.