Kiváló módszert talált ki a dokumentumok iktatására a vállalatában – gyors és könnyen megvalósítható. De a kollégája is kifejlesztett egy egyedi rendszert, amely azonban nagyon eltér az Önéktől.
A folyamatok szabványosítása tökéletes megoldás a rendezetlen munkafolyamatokból fakadó bizonytalanságra. Lehetővé teszi, hogy egyértelmű, egységes és következetes szabályokat és eljárásokat határozzon meg a feladatok elvégzésére és a műveletek végrehajtására a szervezet egészében.
Hogyan működik a folyamatok szabványosítása? És hogyan járhat ez előnyére a vállalatának? Megbeszéljük a folyamatok szabványosításának javításához szükséges lépéseket, és megosztunk néhány hasznos tippet, amelyek segítenek a sikerhez vezető úton. 😍
Mi az a folyamatok szabványosítása?
A folyamatok szabványosítása olyan szabályok létrehozását jelenti, amelyeket az alkalmazottaknak be kell tartaniuk, amikor meghatározott feladatokkal és felelősségekkel szembesülnek. Ez azon az elképzelésen alapul, hogy a vállalatoknak bizonyos szintű egységességet kell fenntartaniuk annak érdekében, hogy a műveletek maximális hatékonysággal és termelékenységgel zajlódjanak.
A cél az, hogy a vállalat minden alkalmazottja ugyanúgy kezelje az üzleti folyamatokat, biztosítva ezzel a maximális konzisztenciát és csökkentve a hibák kockázatát.
A folyamatok szabványosításának kiváló, könnyen érthető példája a McDonald’s. Világszerte több mint 40 000 étteremmel rendelkezik, ezért gondolhatnánk, hogy némi eltérés lehet a híres Big Mac hamburger elkészítésének módjában.
De gondolja át még egyszer! Akár az Egyesült Államokban, Szerbiában vagy Ausztráliában jár McDonald's-ba, a Big Mac íze mindenhol ugyanaz lesz! Ez az egységes, magas szinten szabványosított folyamatoknak köszönhető, amelyek biztosítják, hogy minden alkalommal a várt minőséget és szolgáltatást kapja. 🍔
Miért fontos a folyamatok szabványosítása?
Ha helyesen végzik, a folyamatok szabványosítása számos pozitív eredményt hozhat, a szolgáltatások vagy termékek minőségének javításától az erőforrások felhasználásának optimalizálásáig, sőt a megfelelőségi követelmények teljesítéséig. Vessünk egy közelebbi pillantást a folyamatok szabványosítását oly fontosá tevő néhány legfontosabb előnyre:
- Az egységesség biztosítása: A folyamatok szabványosítása azt jelenti, hogy egy feladat vagy projekt megközelítésére vonatkozóan egyértelmű irányelvek és szabályok vannak. Ez végső soron azt eredményezi, hogy az ügyfelek egységes minőségű termékeket vagy szolgáltatásokat kapnak.
- Hatékonyság javítása: A folyamatok szabványosítása hatékonyabb eljárásokat és műveleteket eredményez. Ezek az üzleti folyamatok minimalizálják a szűk keresztmetszeteket, a felesleges vagy ismétlődő lépéseket és az erőforrások pazarlását.
- A zavarok kiküszöbölése: A világosan meghatározott és szabványosított folyamatok segítenek az alkalmazottaknak tudni, mit kell tenniük, csökkentve ezzel a félreértések és a kommunikációs zavarok esélyét. Ez ugyanolyan fontos az új projektek kidolgozásához és a meglévők kezeléséhez.
- Működési költségek csökkentése: A folyamatok szabványosítása segíthet a felesleges költségek csökkentésében és a hozamok optimalizálásában – különösen komplex folyamatok esetén.
- Könnyebb képzés és beilleszkedés: Az új alkalmazottak képzése könnyebb és gyorsabb a világosan meghatározott szabványos működési eljárásoknak köszönhetően.
- Munkavállalói elégedettség: A munkavállalók kevésbé érzik magukat stresszesnek, ha átlátható, részletes irányelvek és dokumentált folyamatok segítik őket munkájuk elvégzésében és a tőlük elvárt feladatok teljesítésében.
- Jobb ügyfélszolgálat: A dokumentumok iktatására és az ügyfelekkel való kommunikációra vonatkozó eljárások bevezetése pozitív benyomást kelt és növeli az ügyfelek elégedettségét.
Hogyan javíthatja a folyamatok szabványosítását a szervezetében?
A folyamatok szabványosításának megkezdése fontos első lépés a hatékonyság és a termelékenység növelése, a csapat elégedettségének fenntartása és az ügyfél-elégedettség javítása felé. Ugyanakkor ugyanolyan fontos megérteni, hogyan lehet szabványosítani az üzleti folyamatokat.
Ezért vagyunk itt, hogy egy egyszerű, lépésről lépésre bemutatott útmutatóban megosszuk a gyakorlatban bevált legjobb gyakorlatokat. A ClickUp nevű, első osztályú feladat- és projektkezelő eszközt fogjuk használni, amelynek segítségével a folyamatok szabványosítása gyerekjáték lesz.
1. lépés: Írja le és vizualizálja a szabványosítani szükséges legfontosabb üzleti folyamatokat.
Minden folyamatstandardizálási erőfeszítés azzal kezdődik, hogy kiderítjük, mely üzleti folyamatok igényelnek standardizálást. Nem minden eljárás egyformán fontos, és nem lehet mindet egyszerre standardizálni, ezért prioritásokat kell felállítani.
Elemezze munkafolyamatait, és azonosítsa azokat az üzleti folyamatokat, amelyek a legnagyobb értéket jelentik vállalatának – ezek azok a szabványosított folyamatok, amelyek a legtöbbet profitálhatnak a szabványosításból.
Például rájöhet, hogy ügyfélszolgálati részlege különböző módszereket alkalmaz ugyanazon problémák megoldására, azaz ugyanazon eredmények elérésére. A következő lépés az, hogy összehívja a csapatot, és meghatározza a leghatékonyabb folyamatot egy adott ügyfélszolgálati feladat kezelésére.
Ezt és még sok mást is megtehet a ClickUp Docs segítségével, amely egy egyedülálló dokumentumkezelő funkció a releváns dokumentumok létrehozásához, szerkesztéséhez, megosztásához és tárolásához. Hozzon létre egy ClickUp Doc-ot minden egyes folyamathoz, hívja meg a releváns csapattagokat, hogy hozzájáruljanak, és valós időben dolgozzon ki szabványosítási ötleteket.
A kapott feladatokat közvetlenül a dokumentumban rendelheti hozzá, a szöveget nyomon követhető feladatokká alakítva, vagy a csapat tagjainak megjegyzésekkel címkézve, hogy javítsa az üzleti folyamatokat.
A meglévő folyamatok írásba foglalása elengedhetetlen első lépés – a vizualizáció pedig új szintre emeli a folyamatok dokumentálását. Ehhez használhatja a ClickUp Whiteboards alkalmazást, azaz digitális vásznakat, amelyek ideálisak brainstorminghoz, vizuális együttműködéshez és a kreativitás kibontakoztatásához.
Használja a táblákat, hogy a koncepciókat valós időben ötletekké alakítsa, jegyzeteket fűzzön hozzájuk, és megvitassa a csapattal a folyamatok szabványosításának legjobb módszereit.
2. lépés: Határozzon meg egyértelmű célokat
A folyamatok szabványosítása nem olyan egyszerű, mint azt mondani: „Ezentúl így fogjuk elvégezni ezt a feladatot. ”
Ez gyakran magában foglalja a szabványosított folyamatok kiigazítását és újragondolását, vagy akár teljesen új folyamatok kidolgozását. A legfontosabb, hogy ne várjon azonnali eredményeket a szabványosítási erőfeszítéseitől.
Ahhoz, hogy a helyes úton haladjon, világos, mérhető folyamatok szabványosítására vonatkozó célokra van szüksége. Az ilyen célok kitűzése irányt ad erőfeszítéseinek és segít nyomon követni az előrehaladást. Természetesen ezek a célok csupán iránymutatások – idővel módosíthatja őket a folyamatos fejlesztés érdekében.
A ClickUp Goals pontosan az, amire szüksége van ahhoz, hogy a csapatot a helyes úton tartsa, és összekapcsolja a munkáját a céljaival. Ez a funkció segít könnyedén célokat kitűzni és mérni a sikert.
Csak annyit kell tennie, hogy a feladatokat vagy listákat egy célhoz kapcsolja, és a ClickUp automatikusan nyomon követi az előrehaladást, ahogyan azokat teljesíti. 🏅
Használja a ClickUp mappáit a célok szervezéséhez és kezeléséhez, a sprint ciklusok és az OKR-ek nyomon követéséhez, egyedi leírások hozzáadásához a célok kategorizálásához, határidők beállításához és a célok megosztásához a releváns csapattagokkal.
3. lépés: Készítsen folyamatábrát
A folyamatok feltérképezése segít vizualizálni a folyamatokat, azonosítani azok hatékonyságát és a fejlesztésre szoruló területeket, valamint felvázolni az események és feladatok sorrendjét. Mint ilyen, a folyamatok feltérképezése fontos szerepet játszik a folyamatok szabványosításában – segít megérteni a folyamatokat, felismerni az inkonzisztenciákat, azonosítani a bevált gyakorlatokat, és azok alapján új szabályokat alkotni. ✨
A ClickUp Mind Maps segítségével könnyedén feltérképezheti folyamatait. Ez egy egyedülálló lehetőség, amely lehetővé teszi az ötletek, feladatok és projektek tervezését, szervezését és összekapcsolását. Ezek a térképek drag-and-drop kialakításúak, így kapcsolatokat rajzolhat és egyedi vizualizációkat hozhat létre.
Válasszon a feladat- vagy csomópont-alapú gondolattérképek közül, ossza meg őket munkatársaival, és szükség szerint könnyedén módosítsa őket.
Nem szeretne a semmiből létrehozni gondolattérképeket? A ClickUp sablonok segítenek! Előre elkészített szakaszaik végigvezetik Önt a teljes folyamat-térképezési gyakorlaton.
Javasoljuk a ClickUp folyamatábra táblasablont és a ClickUp PDCA folyamatábra sablont, mivel mindkettő segít a folyamatok kategóriákba sorolásában, ami megkönnyíti a kezelést.
4. lépés: Hozzon létre szabványos működési eljárásokat
A szabványosított működési eljárások (SOP-k) a folyamatok szabványosításának középpontjában állnak, mivel ezek garantálják a következetességet és a hatékonyság javulását. Ezeket használhatja a különböző feladatok és tevékenységek kezelésére vonatkozó lépésről lépésre szóló utasítások kidolgozásához.
Tekintettel az SOP-k fontosságára, azok kidolgozásakor különösen óvatosnak kell lennie. Az SOP-knak tömöreknek és részleteseknek kell lenniük, nem hagyhatnak teret bizonytalanságoknak és „mi lenne, ha” kérdéseknek.
Használja ismét a ClickUp Docs szolgáltatást az SOP-k megfogalmazásához – adja hozzá a releváns csapattagokat a dokumentumhoz, és hozzon létre átfogó irányelveket a vállalatán belüli különböző helyzetek és feladatok kezelésére. Dolgozzon együtt csapatával valós időben, hagyjon megjegyzéseket, és dolgozzon ki olyan eljárásokat, amelyek a legnagyobb értéket hozzák.
Mivel a kiváló minőségű SOP-k kidolgozása bizonyos készségeket igényel, a ClickUp SOP-sablonok használatával magabiztosabbnak érezheti magát. Például használhatja a ClickUp SOP-sablont – ez a Doc-sablon tartalmazza az utasításokat, hogy mit kell belevenni a dokumentum egyes szakaszaiba.
Így minimalizálhatja annak kockázatát, hogy fontos információk vesznek el.
Használhatja a ClickUp szabványos működési eljárások sablonját is. Ez egy másik dokumentumsablon, amely segít szabványosítani az olyan folyamatokat, mint az új munkatársak beillesztése, képzése és előléptetése.
5. lépés: Ismétlődő folyamatok automatizálása
Csapata sok időt fordít olyan ismétlődő feladatokra, amelyek nem hoznak nagy értéket a vállalatának? Ha igen, van egy egyszerű módszer, amellyel ezt megváltoztathatja, és alkalmazottai fontosabb feladatokra koncentrálhatnak: a ClickUp Automations.
Az automatizálás segítségével növelheti a termelékenységet, minimalizálhatja a hibák kockázatát és biztosíthatja a folyamatok racionalizálását. Az automatizálás a következőket tartalmazza:
- Kiváltó események: Az automatizálást elindító események (alkalmazhatók feladatokra, alfeladatokra vagy mindkettőre)
- Feltételek: Az automatizálás elindításához teljesítendő kritériumok
- Műveletek: Azok az események, amelyek a feltétel teljesülése után következnek be.
A ClickUp több lehetőséget kínál az automatizálás használatához. Ha egy adott eredményt szeretne elérni, létrehozhat egyéni automatizálásokat. Vagy választhat egy gyorsabb megoldást, és használhatja az előre elkészített triggerekkel és műveletekkel rendelkező automatizálási sablonokat. Ezek testreszabhatók és jól alkalmazkodnak a folyamataihoz.
Ha az automatizálási rendszered más alkalmazásokhoz, például a Calendly, a GitHub vagy a Hubspot alkalmazásokhoz kapcsolódik, akkor bármikor létrehozhatsz integrációs automatizálást.
6. lépés: Az új eljárások kommunikálása
A folyamatok szabványosítása gyakran azt jelenti, hogy jelentősen megváltozik a csapattagok feladatmegoldási módszere. Segítsen nekik megérteni ezeket a változásokat hatékony kommunikáció révén. Ez azt jelenti, hogy mindent írásban kell rögzítenie, és az érintetteket minden, munkájukkal kapcsolatos részletről tájékoztatnia kell.
Továbbá, ha a folyamatok szabványosítása új eszközök és eljárások használatát jelenti, gondoskodjon arról, hogy csapata megfelelő képzést kapjon. Így magabiztosan tudnak majd hozzáállni az új folyamatokhoz, és 100%-ig biztosak lehetnek abban, hogy tudják, mit csinálnak.
A ClickUp segít a csapatával való kommunikációban és az átláthatóság fenntartásában. A Csevegés nézetben megoszthatja a frissítéseket, feladatokhoz rendelhet elemeket, valamint linkeket és fájlokat csatolhat.
Emellett hozzáadhatja a releváns személyeket a ClickUp Docs és a ClickUp Whiteboards alkalmazásokhoz, megkérheti őket, hogy mondják el véleményüket a folyamatok szabványosításáról, és bevonhatja őket a döntéshozatali folyamatba.
Ha csapata gyakran kommunikál e-mailben, használhatja a ClickUp ClickApp e-mail funkcióját, és a platform elhagyása nélkül küldhet és fogadhat e-maileket, így központosítva munkáját. 📩
A ClickUp folyamatdokumentációs sablonjai segítenek minden folyamatot részletesen leírni és megosztani az érdekelt felekkel. Javaslataink a ClickUp folyamatterv-sablon és a ClickUp hatékony folyamatlétrehozási sablon.
7. lépés: Elemezze és figyelje minden lépést
Létrehozta a szabványos működési eljárásokat, megbeszélte azokat a csapatával, és elindította a terveket. De a munkája ezzel még nem ért véget. A folyamatos siker biztosítása érdekében szorosan figyelemmel kell kísérnie és elemeznie kell a folyamatokat.
A ClickUp Dashboards segítségével mindez lehetséges. Ez az Ön irányító központja, ahonnan figyelemmel kísérheti és nyomon követheti a vállalatán belüli minden folyamat teljesítményét. A Dashboards segítségével figyelemmel kísérheti csapata munkaterhelését és teljesítményét, vizualizálhatja az erőforrásokat, megtervezheti és kezelheti a célokat, valamint részletes betekintést nyerhet a folyamatok minden aspektusába.
Válasszon a több mint 50 rendelkezésre álló widget közül, hogy figyelemmel kísérje folyamatainak egyes aspektusait, és felismerje a fejlesztésre szoruló területeket.
Példák a folyamatok szabványosítására
A folyamatok szabványosításának elméleti részét már áttekintettük. Nézzük meg két valós példán, hogyan működik ez a gyakorlatban.
Ügyfélszolgálat
Vegyünk példának egy ügyfélszolgálati csapatot egy előfizetéses média streaming platformot kínáló vállalatnál. Feladatuk az e-mailekre való válaszadás, valamint pontos és releváns információk nyújtása a jelenlegi és potenciális ügyfeleknek.
A csapat 10 főből áll, és mindenki a saját módján válaszol az ügyfelek e-mailjeire. Például Jenny barátságos, közvetlen hangnemet használ, míg John inkább a professzionális stílust részesíti előnyben.
A csapaton belüli többféle személyiség és megközelítés zavarba ejtheti az ügyfeleket, és negatív benyomást kelthet bennük, mivel soha nem tudják, mire számíthatnak. Ráadásul a csapat gyakran elfoglalt, így egyes ügyfél-e-mailek elveszhetnek a káoszban.
Az e-mailben érkező ügyfélkérések kezelésének folyamatainak szabványosítása időt takaríthat meg, növelheti a termelékenységet és biztosíthatja a következetességet.
Először elemzze a jelenlegi üzleti folyamatokat. Vegye figyelembe a válaszadási időket, a jegyek létrehozását és kategorizálását, a prioritások meghatározását és az ügyfelek visszajelzéseinek gyűjtését. Vizualizálja az egész folyamatot, hogy jobban megértse azt, és pontosan meghatározza azokat a területeket, amelyekre figyelmet kell fordítania.
Most itt az ideje célokat kitűzni. Ha például ügyfelei a lassú válaszidőre panaszkodnak, akkor érdemes erre a mutatóra koncentrálnia. Gondoskodjon arról, hogy céljai mérhetőek legyenek, hogy nyomon követhesse az időbeli előrehaladást.
Ezután SOP-kat kell létrehoznia. Dokumentálja, hogyan kell az ügyfélszolgálati képviselőknek válaszolniuk az e-mailekre. Sablonok segítségével részletes, lépésről lépésre bemutató útmutatót készíthet a különböző típusú e-mailek kezeléséről. Ezenkívül kidolgozhat módszereket az e-mailek kategorizálására és prioritásba sorolására, valamint biztosíthatja, hogy minden ügyfél válaszoljon.
Az automatizálás itt értékes szerepet játszhat: használja azt arra, hogy visszaigazoló e-maileket küldjön az ügyfeleknek, biztosítsa, hogy az e-mailek a megfelelő képviselőhöz jussanak el, és kérjen visszajelzést az ügyfelektől.
Ossza meg az SOP-kat az egész csapattal, vizsgálják át közösen, és válaszoljon a képviselők esetleges kérdéseire. Használja az SOP-kat az új alkalmazottak betanításához és az üzleti műveletek jobb megszilárdításához.
Végül ne felejtsd el időnként felülvizsgálni üzleti folyamataidat, hogy megbizonyosodj arról, hogy azok továbbra is hatékonyan működnek. Ehhez elemezheted nemcsak ügyfeleid, hanem csapatod visszajelzéseit is.
Élelmiszer-előkészítés
Képzeljük el, hogy Ön egy több évtizedes tapasztalattal rendelkező családi hamburgerezőt üzemeltet. Az étterem finom ételeiről és bőséges adagjairól híres.
A tulajdonosok azonban a közelmúltban több panaszt is kaptak a hamburgereikkel kapcsolatban – úgy tűnik, hogy a termék minősége gyakran változik, különösen az ízét illetően.
Szabványosítani szeretné a hamburgerkészítési folyamatot. Először elemezze a jelenlegi eljárást – áttekintést kap mindenről, a beszerzéstől a főzési időn, a feltéteken és az adagokon át.
Az elemzés során valószínűleg megtalálja a „leggyengébb láncszemet” – ez lehet az inkonzisztens főzési idő, a változó húsminőség vagy az elavult alapanyagok. Készítsen folyamatábrát, hogy vizualizálja és megértse a legjobb fejlesztési lehetőségeket.
Ezután kidolgozhatja az SOP-kat. Például létrehozhat egy listát a hamburgerhúsok jóváhagyott beszállítóiról, felvázolhatja a grillezési részleg szervezésének lépéseit, meghatározhatja a főzési időket és leírhatja a zsemle pirításának folyamatát. Megbeszélheti az élelmiszer-biztonságot és a megfelelő adagokat is.
Miután meghatározta az SOP-kat, hívjon össze egy értekezletet, ahol megbeszéli azokat a szakácsokkal és asszisztensekkel. Az SOP-kat kinyomtathatja és a munkaállomás közelében tárolhatja, hogy mindenki szükség esetén elolvashassa őket.
Rendszeresen tartson megbeszéléseket a személyzettel, hogy biztosítsa a folyamat hatékonyságát, és gyakran kérjen visszajelzést vendégeitől. Ezek az egyszerű változtatások hatékonyabbá teszik az üzleti tevékenységeket.
ClickUp: a folyamatok szabványosításának segítője
A folyamatok szabványosítása kiváló módszer a munkafolyamatok optimalizálására, idő és pénz megtakarítására, valamint a csapat és az ügyfelek elégedettségének fenntartására. Ez azonban gyakran kemény munkát és a részletek iránti figyelmet igényel.
A folyamatok dokumentálására, vizualizálására és kezelésére szolgáló robusztus opcióival a ClickUp minden szükséges eszközzel rendelkezik ahhoz, hogy struktúrát hozzon a munkafolyamatokba és összehangolja a csapatát.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, fedezze fel kiemelkedő funkcióit, és kezdje el forradalmasítani a folyamatok szabványosítását. 🔁