Minden projektmenedzser arról álmodozik, hogy olyan ügyféllel vagy érdekelt féllel dolgozzon együtt, aki azt mondja: „Szánjon rá annyi időt, amennyit csak szükséges” és „A pénz nem számít”.
Ugyanakkor minden projektmenedzser tudja, hogy ezek a forgatókönyvek csupán ábrándok. Sajnos a legtöbbjük olyan projektkorlátokkal találkozik, amelyek hatással lehetnek a projekt életciklusára.
Ezek a bosszantó korlátok befolyásolják a projektek megközelítését, a teljesíthető feladatokat, a teljesítés határidejét és a teljesítmény minőségét. A projektkorlátok kezelése elengedhetetlen a sikeres projekt tervezéséhez.
A jó hír az, hogy a projektmenedzsment korlátai kezelhetők, orvosolhatók vagy teljesen megelőzhetők. A megfelelő eszközökre és folyamatokra van szükség ahhoz, hogy minden időben és a költségvetésen belül maradjon, és a projekt eredményei megfeleljenek az ügyfél elvárásainak.
Áttekintjük a leggyakoribb projektkorlátokat, és megosztjuk Önnel a kezelésükhöz szükséges tippeket és eszközöket, hogy csapata sikeresen teljesíthesse feladatait.
Mik a projektkorlátok?
A projektkorlátozások olyan tényezők, amelyek megakadályozzák a csapatvezetőket vagy a projektmenedzsereket a projekt sikeres befejezésében. A leggyakoribb projektkorlátozások a következők:
- A projekt ütemterve: El lehet-e végezni a munkát az eredetileg tervezett időkereten belül?
- Projektköltségvetés vagy költségek: Lehetséges, hogy a projekt túllépi a költségvetést?
- A munka minősége: Változik-e a munka minősége a csapat tagjai között?
- A projekt hatóköre : A projekt a részletesen kidolgozott terv szerint megvalósítható?
- A projekt céljai: A célok megegyeznek-e a kezdeti célokkal?
Ezek a korlátok összefüggenek egymással, vagyis ha az egyiket megváltoztatja, az általában hatással van a többire is. Például a projekt hatókörének bővítése több időt és pénzt igényelhet a befejezéshez.
Ha megérti ezeket a korlátokat, Ön és projektmenedzserei megfontolt döntéseket hozhatnak, hogy a terv szerint haladjanak.
Miért fontos a projektkorlátok kiegyensúlyozása?
A projekt sikere attól függ, hogy mennyire tudja kezelni a projekt korlátait, és megakadályozni, hogy azok hátráltassák a munkát. A projektmenedzserek több mozgó alkatrészt is egyensúlyoznak, de nem kell sok ahhoz, hogy a projekt kisikljon.
Például a csapata létrehozhatja a valaha volt legjobb projekt eredményeket. De ha késve és a költségvetést túllépve adja át őket, az érdekelt felek valószínűleg nem fogják újra igénybe venni a szolgáltatásait – és erre jó okuk is lesz.
A projekt tervezési folyamat során tehát meg kell határoznia a kompromisszumokat. Ez segít abban, hogy a projektet a előre meghatározott időkereten és költségvetésen belül, a rendelkezésre álló erőforrásokkal valósítsa meg.
Előfordulhat, hogy egy bizonyos ponton inspirálnia kell csapatát, hogy megtalálják a módját a projekt befejezésének anélkül, hogy drága vagy időigényes korlátokba ütköznének. Ismétlem: ha egy projektkorlátot elhanyagolnak, az hatással lehet a többi korlátra is.
Nem akarok úgy hangzani, mint egy szívtelen üzletember egy 1980-as évekbeli filmből, de az idő pénz! Két napos késés két további napnyi bért és munkaerőt jelent.
A korlátok kiegyensúlyozása biztosítja a projekt pénzügyi sikerét, ami azt jelenti, hogy vállalata újra vállalhat ilyen munkákat. Alapvetően ez a legjobb út ahhoz, hogy minden projektmenedzsment KPI-t teljesítsen.
A leggyakoribb projektkorlátok példáinak lebontása
Mint már említettük, többféle projektkorlát létezik, de a Project Management Institute szakemberei ezeket a projektmenedzsment három alapvető korlátjára bontották. Ezek a hatókör, az idővonal és a költségvetés.
Ezeket néha projektmenedzsment háromszögnek vagy vas háromszögnek is nevezik, ami, mint tudjuk, úgy hangzik, mint egy Bond-film gonoszának magánszigete. 🦹
A hármas korlátok mellett három további gyakori projektkorlát létezik: erőforrások, kockázat és minőségi szabványok. Íme a hat gyakori korlát és azok hatása a projektre:
1. A projekt hatóköre
A projekt hatálya felvázolja, hogy mit kell elérnie a projektnek, és mennyi munkát kell elvégezni. Világosan meg kell értenie a hatály korlátait, hogy eldönthesse, a projekt egyéb korlátai – például az ütemterv és a költségvetés – ésszerűek-e.
A projekt hatókörének megértése segíthet megelőzni a rettegett hatókör-kiterjedést, amikor egyre több feladat kerül hozzáadásra a projekthez.
Tegyük fel például, hogy a projektje egy 10 oldalas weboldal elkészítése, és hirtelen az ügyfele két további oldalt szeretne hozzáadni. Mivel ez nem szerepel az eredeti projekt terjedelmében, tudja, hogy vissza kell fordulnia az ügyfélhez, hogy megbeszéljék, hogyan befolyásolja a két oldal hozzáadása a projekt ellenőrzését (vagy a projekt ütemtervét és költségvetését).
Ezért olyan dokumentumok, mint a ClickUp munkaterület-sablon, elengedhetetlenek a projekttel kapcsolatos minden információ rögzítéséhez. Önnek és ügyfelének meg kell állapodnia a projekt hatóköréről szóló dokumentumban, azzal a megértéssel, hogy bármilyen változás más főbb projektkorlátokat is megváltoztat.
2. A projekt ütemterve
A projekt ütemterve az az időtartam, amely alatt el kell végeznie a projektet. Az ütemtervnek figyelembe kell vennie, hogy mennyi időbe telik a projekt teljes életciklusának végrehajtása – a kezdetektől a tervezésen át a projekt befejezéséig és lezárásáig. ⏰
Előfordulhat, hogy az érdekelt felek egy konkrét ütemtervvel fordulnak Önhöz. De lehet, hogy csak a projekt hatókörét ismertetik, és arra kérik Önt, hogy becsülje újra, mennyi időre lesz szüksége a csapatának a projekt befejezéséhez.
A projekt ütemtervének kidolgozásakor vegye figyelembe a függőségeket. Míg egyes feladatok egyszerre elvégezhetők, másokat előbb be kell fejezni, mielőtt továbbléphetne a munkafolyamat következő lépésére.
3. Projektköltségvetés
A projektköltségvetés azt határozza meg, hogy mennyi pénzt költhet a feladat elvégzésére. A költségvetés elosztásakor ne feledje, hogy a csapat tagjainak fizetése is a projekt költségeinek része (és gyakran a legnagyobb része). 💸
Hasonlóképpen, ha SaaS előfizetései és eszközei vannak, amelyeket csapata a munkájához használ, akkor ezeket a költségeket is be kell építenie a költségvetésébe. Azoknál a projektmenedzsereknél, akik minden belső érdekelt féllel együtt dolgoznak, meg kell erősíteniük, hogy a munkavállalók fizetései beletartoznak-e a költségvetésbe vagy sem.
Ha egy adott összeg áll rendelkezésre a projekt megvalósítására, és nem kell figyelembe venni a csapat tagjainak fizetését, akkor a költségvetést alapvető felszerelésekre fordíthatja. Ha azonban figyelembe kell vennie a fizetéseket, akkor figyelembe kell vennie a pontos ütemtervben a projekt megvalósításának költségeit is.
A ClickUp költségvetés-alapú projektmenedzsment sablonjának használata segíthet nyomon követni kiadásait és potenciális kiadásait, hogy elkerülje ezt a költséges korlátot.
4. Projekt erőforrások
Az erőforrások közé tartozik minden, ami a projekt megvalósításához szükséges, az idő és a pénz kivételével. Ez lehet a 10 oldalas – vagyis 12 oldalas – weboldal elkészítéséhez szükséges csapat tagjai.
Lehet, hogy szüksége lesz fejlesztőre, tervezőre és szövegíróra, de előfordulhat, hogy egyes erőforrások jelenleg vagy közvetlenül az új weboldal projektje után más projektekben dolgoznak. Ezért nagyon fontos, hogy elkerülje az erőforrás-korlátokat a projekt ütemtervében.
Tehát ami valóban szükséges, az a csapatok munkaterhelésének átfogó képe, hogy azonnal tudjon tervezni vagy módosításokat végrehajtani. Szerencsére a projektmenedzserek erőforrás-elosztó eszközöket használhatnak a munkaterhelés és az idő feladatok közötti elosztásának kezelésére, hogy ne legyen túl kevés vagy túl sok a kiosztott munka.
5. Projektkockázat
Egyes projektek kockázatosabbak, mint mások, de szinte minden projektben vannak kockázatok. Az építési projektmenedzsment esetében a kockázatok között szerepelhetnek a helyszíni balesetek vagy a berendezések elvesztése. A weboldal-projektmenedzsment esetében viszont fennáll a weboldal összeomlásának, a linkek megszakadásának, az utolsó pillanatban történő szövegmódosításoknak vagy a weboldal leállása miatti bevételkiesésnek a kockázata.
A projekt sikerének biztosítása érdekében még a kezdés előtt dolgozzon ki kockázatkezelési stratégiát.
A kockázatokat az építkezésen úgy csökkentheti, ha gondoskodik arról, hogy minden csapattagja biztonsági protokollokról szóló képzésben részesüljön, és hogy az építkezés biztosítva legyen. A webhely áttelepítésével járó kockázatokat pedig úgy csökkentheti, ha a változtatásokat késő este, a webhely forgalmának minimális idején végzi el.
Még ha úgy gondolja is, hogy egy projekt kockázata csekély, szánjon időt arra, hogy megkérdezze a csapat tagjait, mi szerintük mi mehet rosszul, és dolgozzon ki vészhelyzeti tervet. A ClickUp kockázatelemzési táblasablon segítségével előnyt szerezhet a potenciális problémák vagy projektkorlátok felkutatásában ebben a vizuális táblasablon formátumban.
Ez a projektkorlátozási sablon időt és energiát takarít meg az összes projektben, mivel biztosítja, hogy az összes potenciális projektkockázatot ugyanazon kritériumok alapján értékeljék. Ez azt jelenti, hogy hatékonyabb kockázatkezelési stratégiákat kaphat – gyorsabban.
6. A projekt minősége
Az utolsó korlát a projekt minősége, vagyis a projekt végrehajtásának színvonala. A csapat tagjai és az érdekelt felek a legjobb minőségű eredményeket szeretnék létrehozni és látni.
De az összes többi projektkorlátozás is befolyásolja, hogy milyen magas színvonalú munkát tud véghezvinni. Projektmenedzserként pedig el kell döntenie, hogy milyen kompromisszumokat hajlandó megkötni a projekt minőségét illetően annak érdekében, hogy a projektet gyorsabban vagy kevesebb pénzből tudja megvalósítani.
Hogyan kezeljük a projekt korlátait?
A projektkorlátok kezelése folyamatos zsonglőrködés. (Nem tudjuk, miért jönnek elő belőlünk ezek a cirkuszos analógiák – talán azért, mert a projektmenedzsernek lenni olyan, mintha az irodai cirkusz vezetője lennél. ) 🎪
A megfelelő eszközökkel azonban a projekt korlátai között is dolgozhat, és kiváló minőségű végterméket szállíthat. Íme 10 projektmenedzsment eszköz, amely segít a korlátok kezelésében.
1. Ismerje meg a projekt teljes körű hatókörét
A munkaterületet leíró dokumentumnak pontosan meg kell határoznia a projekt céljait, hatókörét és a projekt érdekelt felei által elvárt eredményeket. Ez a projekt egészében referenciaként szolgál, és segít megelőzni a hatókör kiterjedésének növekedését.
2. Készítsen projekt chartát
A projektcharta gyors áttekintést nyújt a projekt érdekelt feleiről, a csapat tagjairól, az erőforrásokról, a célokról, a hatókörről, a teljesítendő feladatokról, a mérföldkövekről, a kockázatokról és a jóváhagyási folyamatról. Ezáltal a csapat minden tagja átfogó képet kap, és Ön is könnyebben nyomon követheti a projektet.
A ClickUp Project Charter sablon segítségével pedig hozzáférhet egy ingyenes és kulcsfontosságú dokumentumhoz, amely hivatalosan engedélyezi a projekt létrejöttét. Ez a sablon lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy szervezeti erőforrásokat építsenek ki és allokáljanak a projekt tevékenységekhez. 🛠️
🎯További információ: Hogyan írjunk projekt chartát (példákkal)
3. Szervezzen egy kezdő megbeszélést
Miután áttekintette a projektet, ideje összehívni a projektcsapatot. A projektindító értekezleten elmagyarázhatja a projektet és annak korlátait minden résztvevőnek. A ClickUp projektindító értekezlet sablonjával egyszerűsítheti a ellenőrzőlistáját.
A fontosabb csapattagok felhívhatják a figyelmet a projekt lehetséges kockázataira, az ütemtervvel vagy a költségvetéssel kapcsolatos problémákra, így Ön a lehető leghamarabb megbeszélheti azokat az érintettekkel.
Bónusz: Nézze meg a 10 legjobb projektindító sablonunkat találkozókhoz a Docs & PPT-ben
4. Szervezze meg a munkamegosztási struktúrát
A munkamegosztási struktúrában a projektet az összes olyan feladatra bontja, amelyet a projektcsapatnak el kell végeznie a teljesítmények elkészítéséhez. Ez segít megkezdeni a tevékenységek ütemezését és az idővonal felépítését.
A munkamegosztási struktúrák lehetővé teszik, hogy tevékenységeit listában, állapot táblázatban vagy Gantt-diagramban lássa, így valóban láthatóvá válik, hogyan érheti el a projekt sikerét. Ez megakadályozza, hogy bármely projektkorlátozás átvegye az irányítást az egész folyamat felett.
5. Készítse el projektmenedzsment tervét
A projekttervvel hivatalosan is elindíthatja a projektet. Kezdje el a tevékenységek ütemezését, adjon hozzá függőségeket, és kövesse nyomon az előrehaladást az időgazdálkodási stratégiája részeként.
A ClickUp példa projektterv sablonját használhatja a kezdéshez, vagy további sablonokat is felfedezhet, amelyek megfelelnek az Ön által preferált projektmenedzsment módszereknek – az Agile-t ől a Waterfall-on át a Kanban-ig.
6. Készítsen költségvetési bontást
A költségvetés felosztásával a projekttervben szereplő egyes tevékenységekre oszthatja el a költségvetés egy részét. Ezután a projekt előrehaladtával nyomon követheti a kiadásokat, hogy megtudja, a csapata a költségvetésen belül marad-e, vagy túllépi azt.
7. Végezzen kockázatelemzést
Kezdje el a kockázatok kezelését a projekt kezdetétől fogva. Ez lehetővé teszi a potenciális kockázatok elemzését és súlyosságuk szerint történő rendszerezését. Így vészhelyzeti tervet készíthet, és gyorsan kezelheti a legsúlyosabb kockázatokat.
8. Áttekintés a munkaterhelésről
A munkamenedzsment az erőforrás-menedzsment elengedhetetlen része. A ClickUp Workload nézetével azonnal láthatja csapattagjai kapacitását, így megakadályozhatja, hogy túlterheltek legyenek, ami segít elkerülni a határidők elmulasztását vagy a rosszabb minőségű munkát.
9. Automatizálja az ismétlődő feladatokat
Az egyik legjobb időgazdálkodási eszköz, amely Ön és csapata rendelkezésére áll, a munkafolyamat-automatizálás. Az ismétlődő feladatok automatizálásával gyorsabban tudja befejezni a projekteket, és csapata több időt tud fordítani a fontosabb feladatokra.
10. Minőség-ellenőrzés bevezetése
A ClickUp minőség-ellenőrzési ellenőrzőlista sablon segítségével magasabb minőségű eredményeket érhet el. Minden csapattagja felhasználhatja a saját munkájának nyomon követésére, a lektorok pedig biztosíthatják, hogy minden megfeleljen a szabványoknak. Így amikor a projekt eléri a jóváhagyási folyamatot, minden zökkenőmentesen fog zajlani. ⛵️
Korlátozva érzi magát? Próbálja ki a ClickUp-ot!
A megfelelő projektmenedzsment szoftver segítségével könnyedén kézben tarthatja a projekt összes korlátait, az ütemtervtől és a költségvetéstől kezdve a kockázatokig és a minőség-ellenőrzésig. Így sikeres projektet tud majd irányítani. 🏆
A ClickUp a projektmenedzsment csapatok számára a legjobb eszköz. Segít megszervezni a munkát a projekt irányítópultok, az automatizálás és a már használt eszközökkel való integráció révén. Ráadásul több ezer sablon közül választhat, így megtervezheti és nyomon követheti az összes projektkorlátozást.
Így még ha az Ön érdekelt fele nem is egy excentrikus milliárdos, a ClickUp segítségével úgy érezheti, hogy a projekt költségvetése és időbeli korlátai nem jelentenek problémát.
A költségvetésről szólva: a ClickUp használatát ingyenesen megkezdheti. Ez biztosan illeszkedik a projekt korlátai közé.